青山学院大学科研費支出取扱いまとめ版（2015 年 6 月 17 日版） 経費の支出基準について 科学研究費補助金（直接経費）の支出取扱いについては、文科省・学振機関使用ルール 及び本学規則に準拠し以下の通りとする。 物品費 －物品を購入するための経費－ 購入の手続き及び必要書類 【機器備品】 ① 執行依頼書 →１点又は１組 が耐用年数１年 以上かつ５万円 以上のもの。 ② 見積書 ③ カタログなど（製品の仕様を説明する書類） ④ 納品書（要 検収印） ⑤ 請求書 ＊施設担当より発注する場合、④⑤は後日提出する。 ＊20 万円未満で研究者発注の場合、②は無くても差しつかえない。 研究者発注が認められていない購入について ・ 一度に合算して 20 万円以上の物品を購入する場合は 2 社以上の業者による見積合わせを行 った上で、大学から発注手続きを行う。見積合わせに当たり、見積書の入手が困難な場合は 業者選定理由書を提出すること。1 点が 20 万円未満であってもまとまって発注して 20 万円 以上になる場合にも大学から発注手続きが必要になるので注意すること。 購入した機器備品の寄付について ・ 科研費によって購入した機器備品（5 万円以上の書籍を含む）は所属機関に直ちに寄付（寄 付申込書の提出）を行うこと。寄付書提出の依頼は事務よりその都度行う。 機器備品購入時の注意点 ・ 機器備品の納入日が 1 月 1 日以降の場合は、研究に十分使用し得る旨の 理由書を作成し、提出すること。 （様式あり） ※基金課題は不要。 （最終年度を除く） 【消耗品】 →上記の機器備 品に該当しない もの 注意事項 ① 執行依頼書 ② 納品書（要 検収印） ③ 請求書 ※ 立替購入の場合、②③に代えて領収書（レシート）の提出で差し支えないが、宛名は「青山学院 大学研究代表者名又は研究分担者名」とし、購入したものが明示されていること。 消耗品に関する注意点 ・ ソフトウェア（ライセンスを含む）は 5 万円以上であっても消耗品扱いとする（カタログ等 内容がわかるものを添付すること） 。 ・ 印鑑、朱肉、名刺類、椅子等の什器類の購入は不可。 ・ 次年度のための物品（今年度まったく使用しないもの）、年度末に消化しきれない（と見な される）大量の物品の購入は控えること。 ・ 換金性の高い物品を管理するため検収時に発行される管理シールを対象物品に貼り付ける こと。対象物品：パソコン（デスクトップ・ノート・タブレット）デジタルカメラ、ビデオ カメラ、テレビ、録画機器、プリンター、スキャナー、モニター ・証憑書類の日付が空欄になっていないか確認すること。 ・証憑書類には研究代表者の印を押印すること。学内の研究分担者が申請する場合は研究分担者と研 究代表者の印を押印すること。 ・汎用性が高いと判断される物品については研究においてどのように使用するのかを執行依頼書のコ メント欄に記載すること。 ・請求書の支払いを原則とする。ただし、請求書払いが不可能な場合等で立替払いをした場合には執 行依頼書のコメント欄にその理由を記載すること。 ・アマゾン等で WEB 発行される領収書で再表示した際に「再発行」と表示されることがあるので注 意すること。再発行の表示がある場合には再発行の理由を執行依頼書のコメント欄に記載すること。 ・支払は月末締め翌月末払いの経理処理のため学内の支払日程を守り、書類は速やかに提出すること。 ・遠隔地等での納品の場合や検収センターで検収を受けられない場合は、写真を撮って納品確認がで きるようにすること。 1 旅費 －国内・国外出張のための経費（交通費、宿泊費、日当）－ 出張に伴う手続き、必要書類 【国内出張】 ●出張者が本学所属教員・研究支援者・本学学生の場合 出張申請時 ① ② ③ ④ 出張伺書 プログラム等（出張内容・日程の根拠資料） 休講・代講情報（休講・代講が発生する場合に必要） 出張依頼書（学生を出張させる場合に必要） 出張後 ⑤ 国内出張報告書 ⑥ 宿泊証明書又は現地発行の領収書等宿泊した事実がわかるもの ●出張者が学外者の場合 ①外部者出張依頼・講師派遣等申込用紙 ②プログラム等（出張内容・日程の根拠資料） ※ 事務より先方へ出張依頼の手続きを行う。 旅費の算出について 鉄道賃：普通旅客運賃を支出する。なお、距離により次の料金を加算する。 →鉄道乗車区間 100km を超える場合、新幹線特急料金、特急料金、 急行料金及び指定席料金等 航空賃：次の地域への出張、又はその他やむを得ない事情により所属長が必要と ※ 認めた場合は最下級の航空運賃実費を支出する。 →①本州のうち青森県（東北新幹線沿線を除く） 、 秋田県（秋田新幹線沿線を除く） 、 鳥取県、島根県及び山口県 ②北海道、四国、九州及び沖縄 ③離島 航空券代を請求する際は、領収書又は請求書に加え、搭乗日やクラスが確認 できるもの（予約票など）を提出すること。 宿泊料（1 泊につき） ： （一律）11,000 円 日当（1 日につき） ： （A）4,000 円（B）3,500 円（C）3,000 円 ※ ※ （A）は教授（B）は准教授・専任講師（C）は（A） （B）以外 日当は業務日数に応じて支出する。 日帰り日当：（一律）1,500 円 日帰り日当の対象は、都内または神奈川県・埼玉県・千葉県への出張で用務時間が 4 時間を超え る場合。出張伺書コメント欄に用務時間を記載すること。 その他の経費について タクシーは電車・バス等の交通網が発達していない、あるいは時間がかかりすぎて 非効率であるといった場合に限り利用可。出張伺書コメント欄等にその旨を記載すること。 ※ 2 【国外出張】 ●出張者が本学所属教員・研究支援者・本学学生の場合 出張申請時 ① ② ③ ④ ⑤ 出張伺書 国外出張許可願 国外出張日程表 プログラム等（出張内容・日程が分かるもの） 国外出張に伴う補講計画書（休講が発生する場合に必要） ⑥ 出張依頼書（学生を出張させる場合に必要） 帰国後 ⑦ ⑧ ⑨ ⑩ 帰国届及び国外出張報告書 パスポートの写し（出入国スタンプ欄） 航空券（搭乗券）の半券（又は E チケットの写し） 宿泊証明書又は現地発行の領収書等宿泊した事実がわかるもの ●出張者が学外者の場合 ①外部者出張依頼・講師派遣等申込用紙 ②プログラム等（出張内容・日程の根拠資料） ※事務より先方へ出張依頼の手続きを行う。 旅費の算出について 航空賃：最下級の航空運賃実費を支出する。 ⑪ 航空保険特別料金（任意の保険料は不可） ・空港使用料等も含む。 ⑫ 航空券代を請求する際は、領収書又は請求書に加え、搭乗日やクラスを 確認できるもの（予約票など）を提出する。 国内での交通費：国内と同様。但し、成田エクスプレス、京成スカイライナーは 100km 以下でも利用可。 現地での交通費：実費精算（領収書を提出すること） ⑬ 領収書貼付用紙に糊付けし、 “どこからどこまで・何の料金か”がわかるよう 用紙の余白に記載する。 宿泊料（1 泊につき） ： （A）甲地区 ：18,000 円 （B）甲地区 ：16,000 円 それ以外の地域：16,200 円 それ以外の地域：14,400 円 ※（A）は教授 （B）は(A)以外 ⑭ 機内泊は支給しない。 ⑮ 地域区分については、地域区分表を参照。 日当（1 日につき） ： （A）甲地区 ：9,000 円 それ以外の地域：8,100 円 ※（A）は教授 （B）は(A)以外 （B）甲地区 ：8,000 円 それ以外の地域：7,200 円 ⑯ 日当は出張日数に応じて支給する。 ⑰ 国外出張に伴う日本国内の移動については日当を支給しません。 但し、国内での宿泊は国内旅費規則通り、11,000 円を上限として支給する。 （例）羽田発早朝便利用の際の前日移動。 その他の経費について 雑費（予防注射、旅券の手数料及び査証手数料ならびに入出国税など） ： 業務遂行にあたり必要不可欠な場合、領収書を提出のうえ、実費を支出する。 インターネット利用料 明確な利用理由がある場合に支給する。 3 注意事項 ・宿泊費・日当は申請に基づき、規定額の範囲内で支払う。ただし、実費払いを希望する場合は事前 にその旨を申し出、帰着後に領収書等を提出すること。 ・日程に変更があった場合は、直ちに出張変更届を提出すること。 ・前泊、後泊する場合は以下の条件を満たし、出張伺書のコメント欄にその理由を記載すること。前 泊日、後泊日の日当の支給対象にはなりません。 前泊：朝 6 時以前に自宅を出発しなければ、用務に間に合わない場合。 後泊：東京のターミナル駅（東京、上野、品川、新宿等）への帰着時間が 21 時半を超える場合 地域区分表 区分 A 甲地区 地域名 北米地域 北アメリカ大陸 グリーンランド 欧州地域 ヨーロッパ大陸(区分 B の欧州地域に指定する地域を除く) 中近東地域 アラビア半島 アフガニスタン ルダン シリア トルコ 上記地域以外の シンガポール モスクワ ハワイ諸島 イスラエル バミューダ諸島 イラク イラン グアム クウェート ヨ レバノン アビジャン 指定都市 B その他(甲地区以 欧州地域 外の地域) アルバニア 旧ソヴィエト連邦 ポーランド 旧ユーゴスラビア チェコ スロバキア ハンガリー ブルガリア ルーマニア アジア地域 中南米地域 (メキシコ以南) アフリカ地域 大洋州地域 オーストラリア大陸 ニュージーランド ポリネシア海域 メラネシア海域(上記周辺の島しょを含む) 4 ミクロネシア海域 謝金 －研究の協力（実験補助、資料整理、翻訳・校閲など）をする者に対する支払－ 【報酬・謝礼金】 ①執行依頼書 →講演、翻訳・校 閲、専門的知識の 供与など個人への 支払 ②振込口座登録用紙（振込の場合） ③受領証（現金払いの場合） ※報酬謝礼内容によって下記を提出すること。 講演会謝礼 ○講演プログラム等（内容、講演日時、支給対象者の役職名がわかるもの） ※ 謝礼の他に宿泊料等旅費が伴う場合「外部者出張依頼・講師派遣等申込用紙」を 提出すること。 90 分（基準）当たり上限： （著名な研究者等） 70,000 円 （教授等） 50,000 円 （准教授及び教諭等） 40,000 円 （助教及び非常勤講師等） 30,000 円 ※ 要した時間が基準を下回ったときは以下により調整の上、支給する。 ⅰ.基準の１／３未満→上限支給額の２／５の金額を限度とする ⅱ.基準の１／３以上２／３未満→上限支給額の３／５の金額を限度とする ⅲ.基準の２／３以上→上限支給額の４／５の金額を限度とする 知識技術指導、ヒアリング等謝礼 ○指導等を受けた内容がわかる文書（様式任意） １回当たり上限：30,000 円（研究者を対象とした内容の場合） 90 分当たりの上限：30,000 円（学生を対象とした内容で指導者が教授の場合） 90 分当たりの上限：20,000 円（学生を対象とした内容で指導者が准教授等の場合） 翻訳料、校正料、テープ起こし ○完成稿 翻訳料：日本語から外国語（300 ワード程度）上限：5,800 円 外国語から日本語（400 字程度）上限：5,800 円 校正料：（外国語 300 ワード程度）上限：2,600 円 テープ起こし：（60 分当たり）上限：9,000 円 研究補助業務に係る謝礼 ○報酬・謝礼支給申請書 ○成果物 1 件当たり（想定する所要時間が 8 時間） 支払い対象者が学生上限：7,200 円 支払い対象者が上記以外上限：19,200 円 5 【給与】 →労働の対価とし ての個人への支払 （パートタイム職 員、研究支援者） パートタイム職員の雇用について 雇用前 ① パートタイム職員雇用願い (1 ヶ月を超えて雇用する場合) ② パートタイム職員契約内容 ③ 履歴書（ＴＡ等で提出済みの場合は不要） ④ 扶養控除申告書（本学を主たる勤務場所とする場合） 雇用中 ① 執行依頼書と勤務表を翌月の 1 日頃までに提出すること。 ② 勤務日に所定の場所でタイムカードを打刻すること。 退職時 ①雇用期間満了の場合は退職届を提出すること。 ②雇用契約期間の途中で退職する場合は退職願を提出すること。 ※ 支払基準単価（時給） 学生：888 円 学生以外：930 円 ※上記以外の単価（1,000 円、1,200 円、1,500 円、1,800 円、2,400 円）を設定する 場合は理由書が必要。 ※勤務にあたっては、1 日 7 時間以内とし、6 時間以上勤務する場合は休憩を 取らせること。 ※週の所定労働時間が 20 時間以上の場合には雇用保険に加入が必要となるので人事 部の取扱いになるので雇用の一カ月以上前に提出すること。 研究支援者の任用について 研究分担者及び連携研究者以外の研究者を雇用できる。手続きにあたっては 事務に相談すること。 ※ 給与に加え、雇用保険料等の事業主負担分も科研費から負担する。 ※ 学振特別研究員に採用されている者は雇用できない。 6 その他 －物品費・旅費・謝金以外の当該研究を遂行するための経費－ ① 執行依頼書 ② 請求書または領収書 学会等参加費 ※ ※ ※ 科研費での出張に係る参加費に限る（必ず出張申請を行うこと） 。 年会費、懇親会費は不可。 学会の論文集を購入した場合は検収を受けること。 会議等開催経費 ○会議録（様式有り） ⅰ.会場借料 ⅱ.研究打合せ時飲食代 学内者のみの場合 一人当たり上限 学外者を含む場合 一人当たり上限 ⅲ.懇親会費用 学内者のみの場合 一人当たり上限 1,500 円（税別） 2,000 円（税別） ※ ※ ※ 昼食 1,500 円（税別） 夕食 5,000 円（税別） 学外者を含む場合は「青山学院謝礼等の支払基準に関する内規」参照。 飲食代が多く支出されると監査の指摘事項になるので必要最低限にすること。 アルコール類は不可。 論文掲載料 ○論文（1 部分でも可） ※ 謝辞に科研費による研究である旨を記載すること。 （和文）本研究は JSPS 科研費（8 桁の課題番号）の助成を受けたものである。 （英文）This work was supported by JSPS KAKENHI Grant Number( 8 桁の課題 番号 ). 印刷費 ・印刷費に関しては施設担当より発注するので事前に相談すること。 通信費（切手、通話料等） 、運搬料（宅急便等） ・宛先（氏名・所属等） 、送付内容や用途を明記のこと。 ・封筒代は消耗品（物品費）として扱う（郵送前に検収が必要） 。 研究実施場所借上げ費 ・以下に該当する場合に支出できる。 ・学院の施設において補助事業の遂行が困難な場合 ・計画調書または交付申請書に記載されている ※ 事前に事務に相談すること。 機器修理費用 ・備品の場合、備品番号を執行依頼書に記載すること。 業務委託費用（英文校正、ソフトウェア開発、調査委託など） ○原稿のコピー、仕様書、完成版のマニュアル等（要検収） 業務の内容により必要な提出書類が変わることがあるため、事前に事務へ 相談すること。 レンタル費用（自動車、実験機器、器具等機械など） ○理由書（レンタカーの場合） ※ 出張行程中のレンタカー代金は電車・バス等の交通網が発達していない、 あるいは時間がかかりすぎて非効率であるといった場合に限り利用可。 その他（上記に当てはまるものが無い場合は事務へ相談すること。） 7 《科研費に関する問い合わせ先》 相模原事務部 研究推進課（相模原ｷｬﾝﾊﾟｽ B 棟 2 階） 〒252-5258 神奈川県相模原市中央区淵野辺 5-10-1 Tel ： 042-759-6056(ﾀﾞｲﾔﾙｲﾝ) Fax ： 042-759-6042 内線 ： 46053、42096、42097 e-mail ： [email protected] HP ： http://rs.aoyama.ac.jp/ 8
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