第4章就業規則の見直し 56 １．採用時の提出書類への追加 ◆ 就業規則の改正は必須ではありません。必要に応じて改正してください。１採用時の提出書類への追加 ○ 採用時の提出書類として、番号法上の本人確認、番号確認のために、個人番号カード、通知カード又は個人番号が記載された住民票の写し、住民票記載事項証明書、運転免許証等の提示又は送付を受けることを記載します。第○条（採用時の提出書類）役職員として採用された者は、採用された日から○○日以内に次の書類を提出しなければならない。 ① 履歴書 ② 住民票記載事項証明書（個人番号が記載されていないものに限る） ③ 自動車運転免許証の写し（自動車運転免許証を有する場合に） ④ 資格証明書の写し（何らかの資格証明書を有する場合） ⑤ 番号利用法に定める個人番号カード、通知カード又は個人番号が記載された住民票の写し、住民票記載事項証明書（個人番号カード又は通知カードについては提示の場合は原本の提示、送付の場合は写しの送付による） ⑥ 本人確認書類（対面で本人確認を行う場合は原本を提示する） ⑦ その他会社が指定するもの２前項の定めにより提出した書類の記載事項に変更が生じたときは、速やかに書面で変更事項を届け出なければならない。 57 ２．利用目的に関する規定の追加２利用目的に関する規定の追加 ○ 役職員に対する個人番号の利用目的の通知・公表の方法は、就業規則に規定することもができます。 ○ 利用目的の通知・公表は、扶養家族、役職員以外の個人に対して通知しなければならない。第○条（個人番号の利用目的）当社は、役職員から提供を受けた、番号利用法に基づく「個人番号」を次の各号に掲げる目的で利用する。 ① 源泉徴収関連事務（扶養控除等<異動>申告書含む） ② 配偶者特別控除申告書作成事務 ③ 給与支払報告書作成事務 ④ 給与支払報告特別徴収に係る給与所得者異動届出書作成事務 ⑤ 特別徴収への切替申請書作成事務 ⑥ 退職所得に関する申告書作成事務 ⑦ 退職手当金等受給者別支払調書作成事務 ⑧ 健康保険、厚生年金、企業年金申請・請求事務 ⑨ 財産形成住宅貯蓄･財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書、申込書作成事務 ⑩ 健康保険、厚生年金、企業年金届出事務 ⑪ 国民年金第三号届出事務 ⑫雇用保険、労災保険証明書作成事務 ⑬ 雇用保険、労災保険届出事務 ⑭ 雇用保険、労災保険申請・請求事務 ⑮ 上記①から⑭までの事務以外の関連事務 58 ３．トラック運送事業者による代理提出服務規律の追加３トラック運送事業者による代理提出 ○ 個別の申請書について列挙せず、以下の規程とすることも可能です。「社会保険関連の申請・届出書等について、役職員等に代わって提出先へ提出することができる。」第○条（会社による代理提出）当社は、役職員等本人が個人番号を記入し提出する必要がある届出書のうち、次に掲げるものは役職員等に代わって提出先へ提出することができるものとする。 ① 高年齢雇用継続給付受給資格確認票・高年齢雇用継続給付支給申請書 ② 育児休業給付受給資格確認票・育児休業給付金支給申請書 ③ 介護休業給付金支給申請書 ④ 療養費の支給の申請 ⑤ 移送費の支給の申請 ⑥ 埋葬料の支給の申請 ⑦ 家族埋葬料の支給の申請 ⑧ 傷病手当金の支給の申請 ⑨ 出産育児一時金の支給の申請 ⑩ 出産手当金の支給の申請 ⑪ 限度額適用認定の申請 ⑫ 限度額適用・標準負担額減額の認定の申請等 ⑬ 高額療養費の支給の申請 ⑭ 上記①から⑬以外の代理提出に関連する事務４個人番号変更の場合 → 服務規律の追加 ○ 役職員又はその扶養家族の個人番号が変更した場合にトラック運送事業者に対して届出を求めるための規定です。個人番号が漏えいした恐れがある場合は、市区町村に申請により又は職権で変更されることがあります。第○条（個人番号の提供及び本人確認）番号法に基づく個人番号関係事務を円滑に実施するために、役職員は個人番号の提出、本人確認に応じなければならない。 59 ４．変更後の個人番号の届出懲戒事由への追加５変更後の個人番号の届出 ○「服務規律」とは、役職員等がトラック運送事業者の役職員として守るべきルール（行為規範）であり、服務規律に反することはトラック運送事業者の秩序を乱すこと（秩序違反）につながります。懲戒処分の対象となります。第○条（変更後の個人番号の届出）役職員は、個人番号が漏えいした等の事情により、自ら又は扶養家族の個人番号が変更された場合、変更後の個人番号を届出するものとする。６情報漏えい等 → 懲戒事由への追加 ○ 番号法６７条において、個人番号関係事務実施の従事者が、正当な理由がなく、その業務に関して取り扱った個人の秘密に属する事項が記録された特定個人情報ファイルを提供したときは、4年以下の懲役若しくは200万円以下の罰金に処し、又はこれを併科することとされています。このような場合は、トラック運送事業者の業務上重要な秘密を漏えいする場合と同様に懲戒解雇事由とすることが妥当です。 ○ 個人番号を提供しないことを懲戒の事由に追加することは、妥当ではありません。第○条（懲戒の事由）１役職員等が次のいずれかに該当するときは、情状に応じ、けん責、減給又は出勤停止とする。（追記する事項は以下の通りです） ○ 正当な理由なく、業務上重要な秘密（番号利用法上の特定個人情報ファイルを含む。）を外部に漏洩して会社に損害を与え、又は業務の正常な運営を阻害したとき 60 メモ 61