BBK Nr. 5 vom 04.03.2016 - NWB DokID [AAAAF-67424] S. 218 Auslandsreisekosten ab 1. 1. 2016 BMF-Schreiben und Arbeitshilfe zu Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten Michael Heuser* Mit Schreiben vom 9. 12. 2015 1 hat das BMF die maßgeblichen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten aktualisiert. Daneben wird nochmals die steuerliche Wirkung von gestellten Mahlzeiten aufgezeigt; dies insbesondere für den Fall, dass an einem Tag mehrere Länder bereist werden. BMF, Schreiben vom 9. 12. 2015 - IV C 5 S 2353/08/10006: 006 [KAAAF-18413] In der NWB Datenbank steht Ihnen für die Berechnung von Auslandsreisekosten das Excel-Tool „Reisekosten Abrechnung Ausland – 2016“ zur Verfügung. Es erleichtert Ihnen die vollständige und steuerlich korrekte Erfassung Ihrer Kosten für berufliche und betriebliche Auslandsreisen für die Rechtslage ab 2016. Berechnungsprogramm „Reisekosten-Abrechnung Ausland – 2016“ [EAAAF-19225] Eine Kurzfassung des Beitrags finden Sie hier. I. Pauschalierung von Reisekosten Verpflegungsmehraufwendungen können in Höhe der jeweiligen Pauschbeträge entweder Verpflegungsmehraufvom Mitarbeiter als Werbungskosten geltend gemacht oder alternativ vom Unternehmen wendungen steuerfrei erstattet werden. Die Pauschbeträge sind wie folgt gestaffelt: > bei Abwesenheit von mindestens 24 Stunden je Tag, > bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden je Tag sowie An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen. Hingegen sind Übernachtungskosten nur in tatsächlicher und nachgewiesener Höhe als Wer- Übernachtungskosten bungskosten bzw. Betriebsausgaben abziehbar. 2 Dem Arbeitgeber bleibt es jedoch unbenommen, derartige Kosten pauschal zu vergüten. Dies kann bis zur Höhe der jeweils geltenden Pauschbeträge steuerfrei erfolgen. 3 Sofern der Arbeitgeber hierbei Mahlzeiten stellt, d. h. er bucht und bezahlt die Dienstreise, Langenkämper, ReiseS. 219 werden die für eine 24-stündige Abwesenheit geltenden Verpflegungsmehraufwendungen kosten, infoCenter des bereisten Landes um 40 % für ein Mittag- bzw. Abendessen und um 20 % für ein Frühstück [TAAAB-05371] gekürzt. 4 * 1 2 3 4 Dipl.-Finw. (FH) Michael Heuser, Steuerberater, Expert in European VAT, WTS AG Köln (www.wts.de). BMF, Schreiben vom 9. 12. 2015 - IV C 5 - S 2353/08/10006: 006, BStBl 2015 I S. 1058[KAAAF-18413]. R 9.7 Abs. 2 LStR; R 4.12 Abs. 2 und 3 EStR. R 9.7 Abs. 3 LStR. § 9 Abs. 4a Satz 5 EStG. BBK Nr. 5 vom 04.03.2016 - NWB DokID [AAAAF-67424] 1 © NWB Verlag. Das Dokument darf ausschließlich im vertraglich vereinbarten Rahmen und in den Grenzen des Urheberrechts genutzt werden. Die Veröffentlichung im Internet ist nicht gestattet. Das BMF-Schreiben vom 9. 12. 20155 regelt die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwen- BMF, Schreiben vom 9. dungen und Übernachtungskosten für insgesamt 179 Länder. Bei größeren Ländern besteht 12. 2015 - IV C 5 S 2353/08/10006: 006 zudem noch eine Unterscheidung in dortige Städte bzw. Regionen. [KAAAF-18413] Hinweis: Für nicht in der Übersicht aufgeführte Länder gelten die für Luxemburg geltenden Pauschbeträge. Bei nicht erfassten Übersee- und Außengebieten eines Landes ist der Pauschbetrag des Mutterlandes maßgebend. II. Verpflegungspauschalen 1. Eintägige Auslandsreisen Bei eintägigen Auslandsreisen ist hinsichtlich der Verpflegungsmehraufwendungen der Eintägige AuslandsreiPauschbetrag des letzten Tätigkeitsorts im Ausland maßgebend. se Beispiel 1 A reist morgens zur Konzernzentrale eines Kunden nach Marseille und hat am Nachmittag eine Besprechung bei der Tochtergesellschaft im 40 km entfernten Toulon. In Marseille wird er vom Kunden zum Mittagessen eingeladen; am Abend kehrt er nach Hause zurück. Lösung Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen: 29 € Keine Kürzung der Verpflegungsmehraufwendungen, da die Mahlzeit nicht vom Arbeitgeber gestellt wird. Die eintägige Auslandsreise wird im Excel-Tool wie folgt abgebildet: 5 Berechnungsprogramm, ReisekostenAbrechnung Ausland – 2016 [EAAAF-19225] BMF, Schreiben vom 9. 12. 2015 - IV C 5 - S 2353/08/10006: 006, BStBl 2015 I S. 1058[KAAAF-18413]. BBK Nr. 5 vom 04.03.2016 - NWB DokID [AAAAF-67424] 2 © NWB Verlag. Das Dokument darf ausschließlich im vertraglich vereinbarten Rahmen und in den Grenzen des Urheberrechts genutzt werden. Die Veröffentlichung im Internet ist nicht gestattet. S. 220 2. Mehrtägige Auslandsreisen 2.1 Anreisetag Für Anreisetage bei mehrtägigen Auslandsreisen gelten die gleichen Verpflegungsmehrauf- Mehrtägige Auslandswendungen wie bei mindestens 8-stündiger Abwesenheit, und zwar unabhängig von der tat- reise sächlichen Abwesenheit an diesem Tag. Beispiel 2 B fliegt am Sonntag 10. 1. 2016 von Düsseldorf zu einer dreitägigen Konferenz nach London. Er kommt dort um 22.30 Uhr an; im Flugzeug erhält er zum Getränk einen Müsliriegel. Lösung Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen am 10. 1. 2016: 41 € Keine Kürzung der Verpflegungsmehraufwendungen, weil der Müsliriegel noch nicht als Mahlzeit gilt. 6 6 BMF, Schreiben vom 19. 5. 2015 - IV C 5 - S 2353/15/10002[AAAAE-91069], Abschnitt 2. BBK Nr. 5 vom 04.03.2016 - NWB DokID [AAAAF-67424] 3 © NWB Verlag. Das Dokument darf ausschließlich im vertraglich vereinbarten Rahmen und in den Grenzen des Urheberrechts genutzt werden. Die Veröffentlichung im Internet ist nicht gestattet. 2.2 Zwischentag(e) Bei den Tagen zwischen An- und Abreise gelten die für eine mindestens 24-stündige Abwesenheit gültigen Verpflegungsmehraufwendungen des Ortes, der vor 24.00 Uhr Ortszeit erreicht wird. Beispiel 3 Wie Beispiel 2, jedoch besucht B Montagvormittag (11. 1. 2016) zunächst einen Kunden in Oxford und kehrt erst Montagabend nach London ins Hotel zurück; eine dienstliche Tätigkeit findet am Montag in London nicht statt, Mahlzeiten werden an diesem Tag nicht gestellt. Lösung Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen am 11. 1. 2016: 62 € (für London) Die mehrtägige Auslandsreise nach London (Beispiele 2 und 3) wird im Excel-Tool wie folgt dargestellt: Abwandlung S. Nachdem B am Montagvormittag (11. 1. 2016) in Oxford einen Kunden besucht hat, reist er am Nachmittag weiter nach Dublin (Irland). 221 BBK Nr. 5 vom 04.03.2016 - NWB DokID [AAAAF-67424] 4 © NWB Verlag. Das Dokument darf ausschließlich im vertraglich vereinbarten Rahmen und in den Grenzen des Urheberrechts genutzt werden. Die Veröffentlichung im Internet ist nicht gestattet. Lösung Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen am 11. 1. 2016: 44 € (für Irland) 2.3 Abreisetag Für den Abreisetag bei mehrtägigen Auslandsreisen gilt – sowohl bei Abreise vom Inland in das Schmidt, Reisekosten, Ausland als auch vom Ausland in das Inland – der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes. Grundlagen [PAAAE-49479] Beispiel 4 C nimmt an einem einwöchigen Workshop vom 4. bis 8. 1. 2016 in Mailand teil. Der Arbeitgeber bucht und bezahlt das Hotel; A erhält täglich ein Frühstück. Am 8. 1. tritt A um 17.00 Uhr die Heimreise an und kehrt um 22.15 Uhr zur Wohnung zurück. Lösung Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen am 8. 1. 2016: 26 € (für Mailand) Die Verpflegungsmehraufwendungen sind zu kürzen um: 7,80 € (20 % • 39,00 €; Mailand). Die Verpflegungsmehraufwendungen für den Workshop in Mailand werden im Excel-Tool wie folgt berechnet: BBK Nr. 5 vom 04.03.2016 - NWB DokID [AAAAF-67424] 5 © NWB Verlag. Das Dokument darf ausschließlich im vertraglich vereinbarten Rahmen und in den Grenzen des Urheberrechts genutzt werden. Die Veröffentlichung im Internet ist nicht gestattet. 3. Aufeinander folgende Dienstreisen 3.1 Maßgebliche Verpflegungspauschale Schließt sich am Rückreisetag von einer Dienstreise eine weitere ein- oder mehrtägige Aus- Auslandsreise mit wärtstätigkeit an, ist für diesen Tag die höhere Verpflegungspauschale anzusetzen. wechselnden Orten 3.2 Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber Bei einer Gestellung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber (oder auf Veranlassung dessen durch einen Dritten, in der Regel das Hotel/Restaurant) ist die Kürzung tagesbezogen vorzunehmen. Es ist unerheblich, in welchem Land die Mahlzeit tatsächlich eingenommen wird. Wird also die jeweils höhere Verpflegungspauschale angesetzt, richtet sich die Kürzung ebenso an diese – für dasselbe Land für eine 24-stündige Abwesenheit geltende – VerpflegungspauS. 222 schale. Beispiel 5 D kehrt am 7. 1. 2016 mittags von einer mehrtägigen Geschäftsreise aus Wien an seinen Wohnort Köln zurück. Am gleichen Abend fliegt er nach Brüssel zur Teilnahme an einer dortigen Konferenz. Der Arbeitgeber hatte das Hotel mit Frühstück in Wien gebucht. D bezahlt vor Ort und erhält die Kosten vom Arbeitgeber erstattet. Lösung Pauschbetrag für die Verpflegungsmehraufwendungen am 7. 1. 2016: 28 € (für Belgien) Die Verpflegungsmehraufwendungen sind zu kürzen um: 8,20 € (20 % • 41,00 €; Belgien). Die aufeinander folgenden Dienstreisen nach Wien bzw. Brüssel werden in der Arbeitshilfe wie folgt dargestellt: BBK Nr. 5 vom 04.03.2016 - NWB DokID [AAAAF-67424] 6 © NWB Verlag. Das Dokument darf ausschließlich im vertraglich vereinbarten Rahmen und in den Grenzen des Urheberrechts genutzt werden. Die Veröffentlichung im Internet ist nicht gestattet. III. Übernachtungskosten Das Unternehmen kann Übernachtungskosten bis zur Höhe der im BMF-Schreiben vom Erstattung von Über9. 12. 20157 aufgeführten Pauschbeträge gemäß § 3 Nr. 13 und 16 EStG steuerfrei erstatten. nachtungskosten Der Mitarbeiter oder der Unternehmer können – wenn keine Erstattung erfolgt – Übernachtungskosten jedoch nur in tatsächlicher – und nachgewiesener – Höhe als Werbungskosten nach § 9 Abs. 1 Satz 1 EStG oder als Betriebsausgaben gemäß § 4 Abs. 4 EStG geltend machen. Beispiel 6 Mitarbeiter E ist von Montag (4. 1. 2016) bis Freitag (8. 1. 2016) auf Dienstreise in Krakau (Polen). Er übernachtet die ersten drei Nächte im Hotel und eine Nacht bei einer befreundeten Familie. Das Hotel kostet je Übernachtung (ohne Frühstück) 90,00 €. Lösung Die Firma kann E steuerfrei 352,00 € (4 • 88,00 €) erstatten, auch wenn für die vierte Übernachtung tatsächlich keine Aufwendungen angefallen sind. Mangels eigener Aufwendungen hat E keine Werbungskosten. Die Berechnung der zu erstattenden Übernachtungskosten wird im Excel-Tool wie folgt vorge- Berechnungsprogramm, ReisekostenS. 223 nommen: Abrechnung Ausland – 2016 [EAAAF-19225] 7 BMF, Schreiben vom 9. 12. 2015 - IV C 5 - S 2353/08/10006: 006, BStBl 2015 I S. 1058[KAAAF-18413]. BBK Nr. 5 vom 04.03.2016 - NWB DokID [AAAAF-67424] 7 © NWB Verlag. Das Dokument darf ausschließlich im vertraglich vereinbarten Rahmen und in den Grenzen des Urheberrechts genutzt werden. Die Veröffentlichung im Internet ist nicht gestattet. Hinweis: Erstattet die Firma nach interner Richtlinie (nachgewiesene) Übernachtungskosten z. B. nur bis max. 80,00 € je Nacht, erhält E 240,00 € vergütet und kann die selbst getragenen Kosten von 30,00 € (3 • 10,00 €) noch als Werbungskosten bei seiner Einkommensteuer geltend machen. Werbungskostenabzug Fazit Die mit der Abrechnung von Reisekosten befassten Mitarbeiter eines Unternehmens sollten sich mit den im BMF-Schreiben vom 9. 12. 20158 erläuterten einschlägigen Regelungen auseinandersetzen, um die Vergütungen steuerlich korrekt behandeln zu können. Auch für den Unternehmer und die Mitarbeiter kann diese Kenntnis nützlich sein, um bei nicht angefallenen oder auch bei nicht oder nur teilweise erstatteten Aufwendungen die richtigen Beträge als Betriebsausgaben oder Werbungskosten geltend zu machen. Strohner/Gödtel, Reisekosten, 2. Aufl., Herne 2015 AUTOR Michael Heuser, Dipl.-Finw. (FH), Steuerberater, Expert in European VAT, WTS AG Köln (www.wts.de). 8 BMF, Schreiben vom 9. 12. 2015 - IV C 5 - S 2353/08/10006: 006, BStBl 2015 I S. 1058[KAAAF-18413]. BBK Nr. 5 vom 04.03.2016 - NWB DokID [AAAAF-67424] 8 © NWB Verlag. Das Dokument darf ausschließlich im vertraglich vereinbarten Rahmen und in den Grenzen des Urheberrechts genutzt werden. Die Veröffentlichung im Internet ist nicht gestattet.