white paper 01 frühjahr 2016 erlebnisse entwickeln und gestalten thomas goiser, ritchie pettauer www.konferenzkathi.net @konferenzkathi www.konferenzkathi.net inhaltsverzeichnis allgemeines, hospitality und diversity // 04 anmeldung // 05 digitales // 06 referent/inn/en betreuen und einbinden // 07 kulturelle besonderheiten, socializing // 08 essen und trinken // 09 nützliches, impressum // 10 über dieses white paper business events und konferenzen sind in ständiger entwicklung. aus der arbeit für www.konferenzkathi.net und dem besuch einiger veranstaltungen entstand die idee, besondere eindrücke hier lose gegliedert zusammenzufassen und beispiele vorzustellen. wir hoffen, dass auch für sie einige nützliche gedanken und anregungen für ihre veranstaltungen, konferenzen, events und sonstige anlässe sowie deren erfolgreiche gestaltung dabei sind. viel spass beim lesen und alles gute bei ihren events! das team von www.konferenzkathi.net www.konferenzkathi.net ist ein kostenloser informationsdienst zu konferenzen und events in deutsch land, österreich und der schweiz. die website ist für alle da, die sich bei events inspirieren lassen und etwas dazulernen wollen – interessante neue leute kennen lernen nicht ausgeschlossen. unsere themenfelder: medien, wirtschaft, gesellschaft, t echnologie, kunst, nachhaltigkeit und zukunft. wir freuen uns über infos, hinweise und zusendungen von event veranstalter/inne/n, agenturen, bildungseinrichtungen, ngos etc. an [email protected] das projekt hat seine wurzeln an der fachhochschule st. pölten. unser team besteht aus dem socialmedia-berater ritchie pettauer (www.pettauer.net), den studieren den lisa augustin, magdalena fürst, stephanie kopp, lisa kornsteiner, sophia ramoser, vanessa schautz und dem pr- und unternehmens berater thomas goiser. // 02 www.konferenzkathi.net liebe leserin, lieber leser events sind so vielfältig wie das leben; sie entwickeln sich auch laufend weiter. die grenzen zwischen einzelnen kategorien verschwinden, künstlerische elemente werden wichtiger und der anspruch des publikums an professionelle gestaltung und umfassenden service wächst. das gilt für alle kategorien – internationale fachkongresse genauso wie opulente kultur-events, aufwändige galas und hochspezialisierte marketing-präsentationen. mit den erwartungen des publikums steigen auch die p rofessionalität und qualität von veranstaltern und dienstleistern. berufsbilder erweitern und wandeln sich, viele finden in der eventbranche beruf und berufung. das bietet für uns neue chancen. die plattform „konferenzkathi.net“ dokumentiert seit mitte 2015 mit einer gemeinsamen kalender-website für den deutschsprachigen raum hochkarätige konferenzen zu zukunftsthemen. das ist ein praktisches tool für veranstalter, besucher, medien, und alle, die einen raschen überblick gewinnen möchten. ihre eindrücke und einige tipps dokumentieren die gründer in diesem white paper, über das wir uns sehr freuen. bis bald! österreich und seine kongresshauptstadt wien freuen sich auf ihren besuch und ihre veranstaltungen! mit freundlichen grüßen, peter hosek, branchensprecher der eventbrache in der wirtschaftskammer österreich // 03 www.konferenzkathi.net allgemeines, hospitality und diversity kompetenz kennen und nutzen: mitarbeiter/innen können meist mehr, als man denkt – und das lässt sich im vorhinein erheben und dann gezielt/spezifisch einsetzen, z.b. sprach- und kultur kenntnisse, weitere berufsausbildungen, erste hilfe, … nicht überall ist heute schon volle barrierefreiheit gegeben; einzelne personen aus dem team sollten dafür zuständig sein, menschen mit behinderungen gezielt zu helfen. und alle können dafür stärker sensibilisiert werden. kinderfreundlichkeit: angebotene kinderbetreuung und ein richtungen wie wickeltisch, kinderwagen-parkplatz bei garderoben (achtung: fluchtwege!) und ruheräume etablieren sich langsam. sollten badges sich aufgrund von lanyards umdrehen können, empfiehlt es sich, diese beidseitig zu bedrucken. zentrale ladestationen und ggf. adapterstecker werden gerne nachgefragt. transportkapazitäten und garderobe kann man steuern: durch mobilitätshinweise und lagepläne schon auf der einladung, hinweise und avisos an taxizentralen, … safety: um rasch und wirksam erste hilfe leisten und einsatzkräfte alarmieren zu können, sollten alle mitarbeiter/innen von allen an einem event tätigen dienstleister/inne/n gemeinsam gebrieft werden – wo sind welche ressourcen (erste-hilfe-kästen, defibrillatoren, ärztinnen und ärzte, wie erreicht man diese)? wer ist bei notfällen vorrangig wofür zuständig? wenn spezielle sicherheitskontrollen nötig sind, sollte allen klar sein, wonach eigentlich gesucht wird (und wie intensiv): gefährliche gegenstände? mitgebrachte getränke und speisen? … sonst führt das leicht zu missverständnissen und verstimmung schon am eingang. // miteinander anders reden während der 2 ½ wochen des europäischen forums alpbach hält geschäftsführer philippe narval täglich um 8 uhr morgens ein team-meeting ab. dieses dauert knapp 15 minuten, wird von ihm strikt moderiert und ist von der philosophie der „art of hosting“ geprägt. jede/r kann zu wort kommen. gemeinsam ist man auf erfolge stolz, verarbeitet rück schläge und missverständnisse und bereitet sich gezielt auf die konkreten herausforderungen des kommenden tages vor. das meeting ist auch der ort, um persönliche wertschätzung auszudrücken – ob für leitende mitarbeiter/innen oder putzkräfte. www.alpbach.org // 04 www.konferenzkathi.net anmeldung viele veranstalter bewerben ihren event auf der eigenen website und auf sozialen netzwerken. vor allem auf facebook besteht die gefahr, dass gäste eine event-zusage mit einer verbindlichen anmeldung verwechseln. klare kommunikation vermeidet solche missverständnisse. bei kleineren, selbstorganisierten veranstaltungen wie barcamps haben sich wikis als organisationstool bewährt. bei größeren events empfiehlt sich die verwendung eines spezialisierten dienst leisters, der anmelde- und gegebenenfalls bezahlprozesse abwickelt. wer selbst programmierte oder drittanbieter-systeme zur automatisierten datenverarbeitung nutzt, muss die jeweiligen datenschutz-richtlinien klar an die teilnehmer/innen kommunizieren. macht eine datenweitergabe zur kontaktaufnahme sinn – etwa bei networking veranstaltungen – sollte ein explizites opt-in möglich sein. bei der geplanten veröffentlichung von vortrags-präsentationen und anderen referent/inn/en-unterlagen sollten die urheberrechte unbedingt vorab geklärt werden: immer wieder verwenden vor tragende beispielsweise stock-photos, für die sie nicht die onlineveröffentlichungsrechte besitzen … werden fotos / videos von der veranstaltung veröffentlicht, holt man am besten bereits im zuge der anmeldung die entsprechende zustimmung aller teilnehmer/innen ein, da ein nachträgliches clearing erfahrungsgemäß unpraktikabel bis unmöglich ist. die no-show rate beträgt erfahrungsgemäß bei kostenlos zugäng lichen events bis zu einem drittel der angemeldeten teilnehmer. die einhebung einer minimalen gebühr bei der anmeldung, die bei erscheinen rückerstattet (oder für einen guten zweck gespendet) wird, sorgt für höhere planungssicherheit. // dauerhaft vernetzt die veranstalter des mobile world congress barcelona setzen auf umfangreiche networkingmöglichkeiten bereits im vorfeld der veranstaltung. zusammen mit dem zutritts-badge erhält jede/r teilnehmer/in ein login für die web seite, die zugleich als informations zentrale und b2b social network fungiert: anhand der eingetragenen profil-informationen, interessen und rollen kann man direkt nach beginn der anmeldephase face2face meetings vereinbaren bzw. die jeweilige agenda bereits vorher online diskutieren. nach dem ende der veranstaltung dient das persönliche profil als notizbuch mit kontaktverwaltung, wobei sich die gesammelten daten auch leicht in andere systeme übertragen lassen. www.mobileworldcongress.com // 05 www.konferenzkathi.net digitales ein kostenloses und einfach zugängliches wlan für gäste ist mittlerweile standard, sonst sind gäste aus dem ausland benachteiligt (roaming-gebühren). dialoge lassen sich einfach fördern – z.b. indem man bereits das badge als kommunikationsmittel nutzt und darauf auch twitter-name und hashtag angibt. plattformen und tools gezielt wählen und nutzen: besonders linkedin verfügt über gute diskussionsmöglichkeiten und gruppen funktionen; andere plattformen, wie xing, haben sich bei teilnehmer/innen-verwaltung und -abrechnung bewährt. pro plattform bzw. kanal empfiehlt es sich für veranstalter/innen jeweils eine sprache zu wählen und durchgehend zu verwenden. twitter- und andere accounts möglichst von veranstalter/innenseite und dauerhaft persönlich betreuen. seltsam ist, wenn der dialog plötzlich abreißt (z.b. weil etwa der auftrag der betreuenden agentur oder der social-media-praktikant/inn/en geendet hat). die grundsätzliche entscheidung, einen etablierten veranstaltungs titel oder einzelne events (mit jahreszahl) als hashtag zu wählen, hat einfluss auf auffindbarkeit und nachvollziehbarkeit – spätestens im folgejahr. streaming bitte ganz oder gar nicht. kürzlich wurde ein event zur beteiligung von bürger/innen an der digitalen gesellschaft(!), die um 9 uhr begann, erst ab 15 uhr gestreamt ... // sichtbarkeit die berliner agentur triad entwickelte ende 2015 für die veranstaltungs reihe “digitising europe“ des vodafone institut für gesellschaft und kommunikation ein tool, das ge sprochene worte der r eferent/inn/en nach twitter-hashtags trackt. auf einer europakarte konnte man quasi live sehen, von wo aus auf twitter gerade die genannten b egriffe ebenfalls verwendet werden (selbstverständlich auch via live-streaming). das illustrierte das thema der diskussion „big data – towards a human-centered data revolution“ sehr raffiniert. digitising-europe.eu // 06 www.konferenzkathi.net referent/inn/en betreuen und einbinden key note speaker und referent/inn/en sind oft wichtige symbole und publikumsmagnete. ihr einsatz ist eine frage der balance und kann manchmal ein sensibles thema sein (viel diskutiert: person/ thema/inhalt, bedeutung/beliebigkeit, geschlechterverhältnis). manche referent/inn/en können auch selbst starke kommunikator/inn/en für einen event sein – vor allem durch ihre social-media-kanäle und kontakte. dazu kann man sie gezielt mit informationen versorgen. achtung aber auf copyrights bei geteilten bildern und grafiken … im rahmen der veranstaltung ist auch ein angebot für referent/inn/en zur vernetzung untereinander ein mögliches (und unterschätztes) qualitäts- und unterscheidungsmerkmal – z.b. referent/inn/endinner und/oder, lounges. keine falsche eitelkeit: verständlichkeit und klarheit der diskussion leiden darunter, wenn fremdsprachen nicht ausreichend beherrscht werden. es ist kein problem ein panel mehrsprachig zu führen, wenn ein dolmetschdienst zur verfügung steht. die unterbringung in besonderen locations macht auch auf referent/inn/en eindruck. // dialogmanagement für das global peter drucker forum versammelt die drucker society europe jahr für jahr hunderte führungskräfte und wissen schaftler/innen in wien. bereits monate davor wird – über blog, linkedin und medienkooperationen – gezielt für die veranstaltung ge worben und das thema diskutiert. meist stehen die referent/inn/en und ihre themen im zentrum. auch nach der veranstaltung wird der dialog fortgesetzt, werden artikel ausge tauscht und diskutiert. www.druckerforum.org // 07 www.konferenzkathi.net kulturelle besonderheiten, socializing gesamtinszenierungen nehmen weiter zu – gerade im b2bbereich. gleichzeitig zeigt sich eine neue bescheidenheit, wo man mit einfachen dingen und wenig ressourceneinsatz viel erreichen kann. je mehr gestaltet ist, desto eher fallen die nicht gestalteten, improvisierten oder schlicht vergessenen dinge auf. netzwerken wird als selbstständiger zweck von events und konferenzen anerkannt und daher wird diesem gezielt (allerdings manchmal krampfhaft) raum gegeben. dress code hinweise können helfen, stress bei gästen und missverständnisse zu vermeiden. bereits bei der planung kann man fest- und feiertage diverser kulturen und religionen berücksichtigen. einen guten überblick hat das afro-asiatische institut wien herausgegeben: www.aai-wien.at/interreligioeser-festtagskalender-2016 mehrsprachige beschilderungen und hinweise werden langsam zum standard bei internationalem publikum und erleichtern dem personal vor ort die arbeit. // gute mischung jahr für jahr sorgt der schweizer harbour club mit seinem s ymposium für einen besonderen „anlass“. durch gute betreuung der community und ein besonders gastfreundliches ambiente mit wiederkehrenden elementen in der organisation sowie eine sehr professionelle und fachlich aus gezeichnete moderation fühlen sich die gäste gut betreut, informiert und eingebunden. www.harbourclub.ch/de/anlasse/ harbourclubsymposium // 08 www.konferenzkathi.net essen und trinken vegetarische alternativen setzen sich durch, auch auf unverträglichkeiten (bsp.: laktose) und religiöse/kulturelle speisevorschriften wird stärker rücksicht genommen. regionalität und saisonalität sind bereits ein etabliertes qualitätskriterium bei caterings. die kennzeichnung von allergenen wird bei veranstaltungen höchst unterschiedlich gelöst. hier kann etwa die app www.foodnotify.com helfen. je besser zugänglich bzw. lesbar gestaltet die bezeichnung von speisen und allfällige hinweise sind, desto kürzer sind die durchlaufzeiten. möglicherweise sollten auch diese mehrsprachig verfügbar sein. manchmal werden die einzelnen speisen bzw. die zusammensetzung des buffets bereits im programm angegeben, um den gästen die auswahl zu erleichtern. die zusammenarbeit mit foodbanks (meist bekannt als „tafel“ bzw. „partage“) und sozialunternehmen ist für immer mehr cateringunternehmen und veranstalter/innen ein zeichen sozialer verantwortung. // versorgungssicherheit „tap water is drinkable in austria“ steht während internationaler kon ferenzen an einer österreichischen universität auf in den toiletten auf gehängten schildern. ein wichtiger hinweis ... // 09 www.konferenzkathi.net impressum: dieses white paper gibt persönliche eindrücke und einschätzungen der autoren wieder und basiert auch auf der redaktionellen arbeit des teams von www.konferenzkathi.net. autoren: thomas goiser & ritchie pettauer herausgeber: thomas goiser, 3071 böheimkirchen, österreich, [email protected]; kostenloser download via www.konferenzkathi.net erstellt im februar 2016 fotonachweise: cover: ritchie pettauer, innen/team: philipp horak, portrait hosek: richard tanzer haftungsausschluss: erstellt mit großer sorgfalt. für richtigkeit der umsetzung der genannten ideen und empfehlungen und konformität mit geltenden vorschriften in den umfassten ländern kann jedoch keine haftung übernommen werden. // nützliches literatur: http:// webshop.wko.at/index.php?id p=59&idpd=2776 andreas hladky, dr. klaus vögl, professionelles event marketing und -management links: www.eventnet.at – website des fachverbandes der freizeit- und sportbetriebe der wirtschafts kammer österreich mit freundlicher unterstützung von www.zukunftsinstitut.de – zukunfts institut, studie „event der zukunft“ www.wrk.at/veranstaltungssicherheit/ – wiener rotes kreuz, competence center event safety management // 10
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