文書の電子化プロセス 第4章 ３．スキャナによる入力プロセス ここでは JIS Z 6016 の電子化プロセスに従って説明する。 (1) 作成規定と管理規定 ① 文書の保存期間 電子化した文書の保存期間を、文書ごとに規定するとともに、電子化が終 了した後も保存すべき元の紙文書も明確にする。その保存する文書は、次に よる。 ・法令、文書管理規定などによって、紙文書又はマイクロフィルム文書の 第 まま保存することが義務付けられた文書 ・色の識別が重要な構成要素となっている文書 4 章 ・厳格な寸法が要求される文書 ・訴訟中の文書又は訴訟に関するおそれの大きい文書 ・電子化文書にすることで合理的な管理を失うおそれの強い文書 このほか歴史的に価値のある貴重な文書は、通常の文書管理とは異なった 取り扱いとして保存する。 ② 管理台帳の作成と保存 登録内容が文書ごとに明確な管理台帳をダブリンコアの各項目の基本要素 に従って作成し、長期保存する。この場合、ファイル形式は検索可能なテキ スト形式が望ましい。 管理台帳の記載例を下に示す。 ・文書名 ・紙文書の作成元情報（作成者、作成者の所属、作成日時） ・電子化文書の情報（ページ数など） ・電子化文書の登録部署（登録部門、 登録責任者、保管管理部門及び責任者、 移行責任者名） ・電子保管庫への登録日時 ・電子化文書のファイル形式（TIFF や PDF など） ・電子化文書の関連情報（登録媒体、媒体保存場所、電子署名やタイムス タンプの有無） 55 id3_143701_4章.indd 55 12.3.8 10:49:56 AM 第4章 文書の電子化プロセス (2) 入力時のスキャナ設定 ① 解像度 解像度が高い方がより精細な表現が可能となるが、解像度を大きくすると、 読み取り時間およびファイルサイズは増大するため、読み取る文書の利用目 的や、原稿に含まれる文字の大きさに応じて適切な設定を行うことが必要で ある。 一般に保険やカード申込書の約款には、小さい文字が印刷されている。 この文字は JIS Z 8305 に規定する４ポイントの大きさ相当する。このため、 国税関係書類では、４ポイント文字が認識できることが要求され、画像を確 認するために JIS X 6933 に準拠したテストチャートで 4 の相対サイズの文 字および ISO 図形言語を認識することができるように求めている。 表４−２ 各種規定におけるスキャニングにおける具体的要件 規定 JIS Z 6016 解像度・階調 一般文書：200dpi、精細な復元を要求：300dpi、400dpi 一般文書：モノクロ２値、中間階調が必要なもの：多 階調、カラー：256 階調 経産省ガイドライン 経産省ガイドライン カラー：256 階調・150dpi 以上 モ ノ ク ロ： ２ 階 調・200dpi 以 上 ま た は 中 間 調・ 150dpi 以上 カラー 256 階調・200dpi 以上 国税関係書類 （4 ポイントの文字を認識できること） 備考）文字高さ ‐ JIS やアメリカの活字規格 １ポイント ＝ 0.3514mm（JIS Z 8305） ‐ Mac や Windows の１ポイントは １／ 72 ＝ 0.3527mm ‐ 写植組版で使われ始めた日本語組版の文字サイズ単位。 １級＝ 0.25mm この文字高さは文字が組まれる枠の大きさであり（仮想ボディ） 、実際の 文字の高さ（実ボディ）は、これより１割程小さい値を示す。 なお、JIS では漢字およびかなの活字に対しては原則として幅は大きさに 等しくするとしているが、一般には規定していない。 表４−３ 文字サイズ ポイント 4 6 8 10 文字高さ (mm) 1.406 2.108 2.811 3.514 56 id3_143701_4章.indd 56 12.3.8 10:49:57 AM
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