Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“
Kundeninformation
„ELStAM im laufenden
Betrieb“
Version 11
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Angela Spietschka
abresa GmbH
24.02.2016
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Inhalt
Inhalt ....................................................................................................................................................... 2
1
Einleitung ....................................................................................................................................... 10
2
Ablauf bei laufendem ELStAM-Verfahren ..................................................................................... 14
2.1
Rechtliche Grundlagen für ELStAM-Abruf und Datenpflege ................................................. 14
2.1.1
Verpflichtung zum Datenabruf ...................................................................................... 14
2.1.2
Recht zum Datenabruf................................................................................................... 14
2.1.3
Relevanz des Geburtsdatums ........................................................................................ 15
2.1.4
Ausweis der abgerufenen ELStAM gegenüber dem Arbeitnehmer .............................. 15
2.1.5
Arbeitgeberwechsel ...................................................................................................... 15
2.1.6
Beschäftigungsende ...................................................................................................... 16
2.1.7
Fehlende Abrufberechtigung und gesperrte ELStAM ................................................... 16
2.1.8
Aufbewahrungspflicht ................................................................................................... 16
2.1.9
Kirchensteuer und deren verzögerte Meldung in den ELStAM..................................... 17
2.2
Welche Verpflichtungen des Arbeitgebers werden systemseitig erfüllt?............................. 17
2.3
Regelmäßige Abläufe im System ........................................................................................... 18
2.3.1
Anlässe im SAP-System für An- und Abmeldungen ....................................................... 18
2.3.2
Ablauf für Ausgangsmeldungen .................................................................................... 19
2.3.2.1
Grundlegender Ablauf ............................................................................................... 19
2.3.2.2
Quarantäne................................................................................................................ 21
2.3.3
2.4
Ablauf für Eingangsmeldungen ..................................................................................... 21
2.3.3.1
Grundlegender Ablauf ............................................................................................... 21
2.3.3.2
Reihenfolge beim Einspielen der von der Clearingstelle gelieferten ELStAM-Sätze . 23
Erläuterung der ELStAM-Felder im IT 0012 ........................................................................... 25
2.4.1
Feld "Hauptarbeitgeber" (HAG) .................................................................................... 25
2.4.2
Feld "Änderung durch ELStAM" .................................................................................... 25
2.4.3
Feld "Sperre ELStAM" .................................................................................................... 26
2.4.4
Feld "Sonderverarbeitung"............................................................................................ 26
2.4.5
Feld "Sonderverarbeitung Anmeldung" ........................................................................ 28
2.4.6
Feld "Sonderverarbeitung Abmeldung" ........................................................................ 28
2.4.7
Feld "Datum Abmeldung zum" ...................................................................................... 29
2.5
Prüfung und Beeinflussung des Meldeablaufs bestimmter Personalnummern ................... 29
2.5.1
Meldezustand einer Personalnummer im Infotyp 0012 anzeigen ................................ 29
2.5.2
Vorhandene Meldungen prüfen .................................................................................... 30
2.5.3
Zu erstellende Meldungen prüfen................................................................................. 32
2.5.4
Meldeverlauf beeinflussen ............................................................................................ 33
2
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2.5.5
2.6
3
Programm „Meldungen im Fehlerfall erneut zuordnen“ .............................................. 35
Statuskonzept der ELStAM-Meldungen ................................................................................ 35
Häufige Geschäftsvorfälle ............................................................................................................. 38
3.1
Die „ELStAM-Denkweise" ...................................................................................................... 38
3.2
Konstellationen bei der Datenpflege .................................................................................... 39
3.2.1
Reaktion auf Papierbescheinigungen ............................................................................ 39
3.2.1.1
Besondere Bescheinigung nach §39 Abs. 1 Satz 2 EStG ............................................ 39
3.2.1.2
Mitteilung über die gespeicherten ELStAM .............................................................. 40
3.2.2
Unbekannte Geburtsdaten............................................................................................ 41
3.2.3
Fehlende IdNr ................................................................................................................ 41
3.2.4
Personen, für die mehrere aktive Personalnummern im System geführt werden
(doppelte IdNr, Mehrfachbeschäftigung)...................................................................................... 41
3.2.5
3.2.5.1
Achtung, Gegenmeldung ........................................................................................... 42
3.2.5.2
Vorgehen zur Änderung der Steuerdaten ................................................................. 43
3.2.5.3
Änderung von Hauptarbeitgeber auf Nebenarbeitgeber und anders herum ........... 43
3.2.6
3.3
Änderung steuerlicher Daten auf Mitarbeiterebene .................................................... 42
Wohnsitzfinanzamt im IT 0012...................................................................................... 43
Besondere Konstellationen bei Ein- und Austritt oder organisatorischem Wechsel ............ 43
3.3.1
Nachträgliche Zahlung an einen ausgeschiedenen Mitarbeiter.................................... 43
3.3.1.1
Laufende Zahlung ...................................................................................................... 44
3.3.1.2
Einmalzahlung ........................................................................................................... 44
3.3.1.3
MA verstorben........................................................................................................... 45
3.3.2
Anmeldung bei vorschüssiger Abrechnung oder bei Verzögerungen im Anmeldeverlauf
45
3.3.3
Abmeldung bei vorschüssiger Abrechnung oder bei Verzögerungen im Abmeldeverlauf
45
3.3.4
Verschiebung des Eintritts, Korrektur des Anmeldedatums ......................................... 45
3.3.5
Reihenfolgeproblematik bei rascher Abfolge von Ein- und Austritten ......................... 46
3.3.6
Rückwirkender organisatorischer Wechsel zwischen Einheiten mit unterschiedlicher
Arbeitgebersteuernummer ........................................................................................................... 46
3.4
Abmeldung eines Arbeitnehmers ohne Austrittsmaßnahme ............................................... 47
3.4.1
Abmeldung zum Eintrittsdatum .................................................................................... 48
3.4.2
Ablauf zur Abmeldung eines Arbeitnehmers mit zunächst falschem RefDatumAG ..... 48
3.4.3
Fallbeispiel Anmeldung der falschen von zwei Personalnummern zur selben IdNr ..... 49
3.4.4
Fallbeispiel Anmeldung der falschen von zwei IdNrn ................................................... 50
3.5
Teilzeiträume im IT 0012 ....................................................................................................... 50
3.6
Wechsel der Arbeitgebersteuernummer, des ELSTER-Zertifikats oder des
Abrechnungssystems......................................................................................................................... 51
3.6.1
3
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Erneuerung bzw. Verlängerung des ELSTER-Zertifikats ................................................ 51
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3.6.2
3.6.2.1
Erläuterung der Finanzbehörden .............................................................................. 52
3.6.2.2
Erläuterungen der SAP .............................................................................................. 54
3.6.3
3.7
Zuteilung einer neuen Arbeitgebersteuernummer durch das Betriebsstättenfinanzamt
52
Wechsel der Steuernummer des Zertifikates für den Datenlieferanten....................... 58
Jahreswechsel mit ELSTAM ................................................................................................... 60
3.7.1
Jahreswechsel 2014/2015 ............................................................................................. 60
3.7.2
Lieferung der Freibeträge und Kinderfreibeträge für das Folgejahr ............................. 61
3.7.3
RPISTJD0 - Anlage eines neuen Datensatzes zum Jahresersten.................................... 61
3.7.4
Umgang mit ELStAM-Daten fürs Vorjahr....................................................................... 62
3.7.5
Berücksichtigung geänderter ELStAM Daten fürs Vorjahr in den Stammdaten und in
der Abrechnung ............................................................................................................................. 62
3.7.5.1 Fallbeispiel mit Öffnung des Steuerjahres durch ELStAM für alle rückwirkenden
Lieferungen................................................................................................................................ 63
3.7.5.2 Fallbeispiel mit Schließung des Steuerjahres nach der Januar-Abrechnung ohne
Öffnung durch ELStAM .............................................................................................................. 63
3.7.5.3 Fallbeispiel mit Öffnung des Steuerjahres durch ELStAM nur für einen Teil der
rückwirkenden Änderungslisten ............................................................................................... 64
3.8
Löschen im B2A-Manager ..................................................................................................... 64
3.9
Aktivieren/Deaktivieren der E-Mail-Benachrichtigung über das Bereitstehen neuer
Änderungslisten................................................................................................................................. 65
3.10
3.10.1
Beibehaltung der Arbeitgebersteuernummer............................................................... 65
3.10.2
Neue Arbeitgebersteuernummer .................................................................................. 66
3.11
4
Übernahme von Mitarbeitern aus einem anderen System .................................................. 65
Arbeiten mit der Sachbearbeiter Aufgabenliste ................................................................... 66
Fehlersituationen .......................................................................................................................... 67
4.1
Antwort der Clearingstelle bleibt aus.................................................................................... 67
4.1.1
Klärung der Ursache ...................................................................................................... 67
4.1.2
Meldungen erneut senden ............................................................................................ 68
4.2
Verfahrenshinweise der Clearingstellen ............................................................................... 69
4.2.1
Hinweise auf Ebene der Datenlieferung/Kommunikation ............................................ 69
4.2.1.1
190017501 Bei der Ermittlung der ZID ist ein Fehler aufgetreten ............................ 69
4.2.1.2
510005200 Datenuebermittler mit Steuernummer XYZ wurde nicht gefunden ...... 69
4.2.1.3
550003014 Keine Kommunikation zu Zobel möglich ................................................ 69
4.2.1.4
551000009 Zur zugeordneten Zobel-Id liegt eine neue Steuernummer vor ............ 69
4.2.1.5
551001001 Validierungsfehler .................................................................................. 70
4.2.1.6
551005001 Fehler bei der Verarbeitung in Zobel ..................................................... 70
4.2.1.7
551005002 Kein Arbeitgeber im Request ................................................................. 70
4.2.1.8
551005003 Der Datenübermittler ist als nicht lebend gemeldet ............................. 70
4
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4.2.1.9
551005004 Der Datenübermittler zur Steuernummer kann nicht bestätigt werden 70
4.2.1.10
551005005 Der Arbeitgeber zur Steuernummer kann nicht bestätigt werden. ... 71
4.2.1.11
551005006 Keine Arbeitgeberkennung gefunden ................................................ 71
4.2.1.12
551005007 Der Arbeitgeber ist als nicht lebend gemeldet .................................. 71
4.2.1.13
gemeldet
551005008 Die Steuernummer [betroffene StNr] ist nicht als Arbeitgeber
72
4.2.1.14
551005010 Arbeitgeber XYZ: Ungültige Schnittstellenversion in <Art der
Änderungsliste> JJJJMMNNN .................................................................................................... 72
4.2.2
4.2.2.1
Meldungen auf Arbeitgeber-Ebene ............................................................................... 72
552010001 Keine Änderungen für Arbeitgebersteuernummer … Monatsliste …. ... 72
4.2.2.2 552010102 Das in der An-/Ummeldung für den AG mitgeteilte Bundesland weicht
von dem im Datenpool ELStAM gespeicherten Bundesland ab ................................................ 72
4.2.2.3 552010103 refDatumAG liegt nicht zwischen dem 01. des Monats des Eingangs und
dem 01. des Folgemonats nach Eingang ................................................................................... 73
4.2.2.4
551005004 Der Datenübermittler zur Steuernummer kann nicht bestätigt werden 73
4.2.2.5 551005005 Der Arbeitgeber zur Steuernummer [betroffene StNr] kann nicht
bestätigt werden ....................................................................................................................... 73
4.2.2.6
551005006 Keine Arbeitgeberkennung gefunden .................................................... 74
4.2.2.7
551005007 Der Arbeitgeber ist als nicht lebend gemeldet ...................................... 74
4.2.2.8
551005008 Die Steuernummer [betroffene StNr] ist nicht als Arbeitgeber gemeldet
74
4.2.3
Meldungen auf Arbeitnehmer-Ebene ........................................................................... 74
4.2.3.1 551010113 Das refDatumAG der Anmeldung muss nach dem Ende der
Beschäftigung aus der letzten Abmeldung liegen (Beschäftigungsende) ................................. 74
4.2.3.2
552020001 Abmeldung erfolgreich ........................................................................... 75
4.2.3.3
552020100 Keine Abrufberechtigung ....................................................................... 75
4.2.3.4 552020101 Keine Abrufberechtigung, da der Abruf der ELStAM für den Arbeitgeber
bereits anderweitig erfolgt ist ................................................................................................... 75
4.2.3.5
552020102 Keine Abrufberechtigung mehr ab ......................................................... 76
4.2.3.6 552020103 Wechsel des Hauptarbeitgebers. Neues refDatumAG für das aktuelle
Arbeitsverhältnis ....................................................................................................................... 78
4.2.3.7
552020200 Keine Anmeldeberechtigung .................................................................. 79
4.2.3.8 552020201 Keine Abrufberechtigung, da der Abruf der ELStAM für den Arbeitgeber
bereits anderweitig erfolgt ist ................................................................................................... 80
4.2.3.9
552020202 Arbeitnehmer unbekannt: Die IdNr kann nicht verifiziert werden ....... 80
4.2.3.10
552020203 Erneute Anmeldung nicht möglich - Arbeitnehmer ist bereits
angemeldet 82
4.2.3.11
552020204 Anmeldung nach Kulanzfrist, neues refDatumAG der aktuellen
Beschäftigung [refDatumAG = …] .............................................................................................. 84
5
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4.2.3.12
552020205 refDatumAG liegt vor Beginn der Meldepflicht ................................. 85
4.2.3.13
Jahres)
552020206 refDatumAG liegt vor Jahresbeginn (bei Eingangsdatum ab 01.03. des
86
4.2.3.14
552020211 Freibetrag gekürzt, da verfügbares Hinzurechnungsvolumen kleiner
als angeforderter Freibetrag ..................................................................................................... 86
4.2.3.15
552020213 Das refDatumAG der Anmeldung muss nach dem Ende der
Beschäftigung aus der letzten Abmeldung liegen ..................................................................... 86
4.2.3.16
552020214 Anmeldung nach Kulanzfrist, neues refDatumAG der aktuellen
Beschäftigung. [refDatumAG = … ] ............................................................................................ 87
4.2.3.17
552020214 Anmeldung nach Kulanzfrist, neues refDatumAG der aktuellen
Beschäftigung. [refDatumAG = $datum] ................................................................................... 88
4.2.3.18
552020215 Wechsel des Hauptarbeitgebers nicht möglich. Zu dem refDatumAG
der Anmeldung liegt bereits ein Hauptarbeitsverhältnis vor .................................................... 88
4.2.3.19
552020300 Ab-/Ummeldung des Arbeitnehmers (IdNr und Geburtsdatum) ist
nicht möglich, weil kein Arbeitsverhältnis besteht ................................................................... 89
4.2.3.20
552020303 refDatumAG aus der Abmeldung stimmt nicht mit refDatumAG aus
der An-/Ummeldung überein .................................................................................................... 89
4.2.3.21
552020306 Beschäftigungsende des Arbeitsverhältnisses geändert
[Beschäftigungsende alt = $datum] [Beschäftigungsende neu = $datum] ............................... 90
4.2.3.22
552020307 Wechsel des Hauptarbeitgebers. Abmeldung zum übermittelten
Beschäftigungsende nur mit aktualisiertem refDatumAG des Arbeitsverhältnisses möglich. . 90
4.2.3.23
552020400 Keine Ummeldeberechtigung............................................................. 91
4.2.3.24
552020900 Verarbeitungsabbruch - bitte kontaktieren Sie Ihr zuständiges
Betriebsstätten-Finanzamt ........................................................................................................ 91
4.3
Fehler bei den Clearingstellen ............................................................................................... 91
4.3.1
Änderungsdaten für abgemeldete Arbeitnehmer......................................................... 91
4.3.2
Falsche Daten von den Clearingstellen geliefert ........................................................... 91
4.3.2.1
Korrektur der Daten nicht rechtzeitig für die Abrechnung ....................................... 92
4.3.2.2
Gültigkeit ................................................................................................................... 92
4.3.2.3
Situation im IT 0012 vor der Änderung ..................................................................... 92
4.3.2.4
Erfassen der anzuwendenden Steuerabzugsmerkmale ............................................ 93
4.3.2.5
Vorläufiger Ausschluss von ELStAM .......................................................................... 93
4.3.2.6
Ausblick...................................................................................................................... 94
4.3.2.7
Reaktion des Systems auf den Ausschluss ................................................................ 94
4.3.3
ELStAM Daten für 2013 in der Monatsliste von Anfang April 2014 oder später .......... 94
4.4
Steuerklasse 6, weil eine Anmeldung als Hauptarbeitgeber innerhalb der 6-Wochen-Frist
nicht möglich war .............................................................................................................................. 95
4.5
Fehler- und Warnmeldungen des SAP-Systems .................................................................... 96
4.5.1
Meldung "Fehler beim Kinderfreibetrag in ELStAM" .................................................... 96
4.5.2
Methode GET_OPEN_LISTS: GLBID nicht vorhanden .................................................... 96
6
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4.5.3
Keine Anmeldung zu AGSTNR … in Tabellen für An-/Um-/Abmeldungen gefunden .... 98
4.5.4
Tag Nutzdatenblock wurde nicht gefunden oder Tag Datenpaket wurde nicht
gefunden 98
4.5.5
Kein Status in P01E2_STATUS vorhanden ................................................................... 100
4.5.6
Fehlermeldung AGSTNR xxx nicht im System vorhanden. Vorhandene Zuordnung
AGSTNR yyy ................................................................................................................................. 100
4.5.7
Fehlermeldung Keine XML-Antwort(Returnwert) vorhanden, Fehler beim Öffnen einer
RFC-Verbindung sowie Folgefehler ............................................................................................. 101
4.5.8
Abmeldung zum <Datum> wird erstellt, da zugehörige Anmeldung zum <Datum>
fehlerhaft ..................................................................................................................................... 101
4.5.9
Es sind Meldungen in Quarantäne, speichern nicht möglich ...................................... 102
4.5.10
Fehler beim Auswerten des Transfertickets, Tag <Transferticket> nicht vorhanden . 102
4.5.11 Fehler: Tag Datenpaket wurde nicht gefunden mit Returncode 190017301 Es ist ein
Fehler beim Zugriff auf das Backend-System aufgetreten .......................................................... 102
4.5.12
Fehlercode 510009100 Meldungsnummer 852 .......................................................... 104
4.5.13
PB/PTB: Differenz zwischen AGSTNR(X) Rückmeldung u. AGSTNR(Y) Meldung ......... 104
4.5.14
Abmeldung zum <Datum> nicht möglich, obwohl Arbeitsverhältnis angemeldet ist 104
4.5.15
Fehler beim Konvertieren der ELSTAM-Daten aus dem XML(IDNR X) ........................ 106
4.5.16
Fehler bei Bestimmung des Beschäftigungsbeginns laut Arbeitsvertrag .................... 106
4.5.17
Es sind An- und Abmeldungen im Prozess. Speichen nicht möglich ........................... 107
4.5.18
Meldungen mit NDTIC <Nutzdatenticket> wurden bereits verarbeitet...................... 107
4.5.19 AG <AG-Steuernummer>/Monatsliste <Periode>: Monatsliste zukünftiger Monat
<Periode> bereits vorhanden ...................................................................................................... 109
4.5.20
Überlauffehler Konvertierung ELSTAM-Daten ............................................................ 109
4.5.21 Zu GUID <Personalnummer> in Feld GUID_REF_ANAB konnte keine Meldung gelesen
werden 109
4.5.22
Kein Eintrag in Tabelle V_T596L für ... vorhanden ...................................................... 110
4.5.23
Kein Eintrag in P01E2_TRANS_ST mit NDTIC vorhanden ............................................ 110
4.5.24 <AG-Steuernummer>/Monatsliste <Periode>: Erste Monatsliste für
Arbeitgebersteuernummer ......................................................................................................... 110
4.5.25
Keine Meldung zu AGSTNR in Tabellen für An-/Um-/Abmeldungen gefunden .......... 111
4.5.26
Pernr zur IdNr und AG-Steuernr zum <Datum> nicht eindeutig ................................. 111
4.6
Fehler und Ereignisse im Meldeablauf ................................................................................ 112
4.6.1
Statusänderung von Hauptarbeitgeber auf Nebenarbeitgeber und andersherum .... 112
4.6.2
Versehentliche Anmeldung durch einen anderen Arbeitgeber als Hauptarbeitgeber 113
4.6.3
Rückwirkende Änderung des Personalbereichs .......................................................... 115
4.6.4
ELStAM mit gleichem Inhalt und unterschiedlichem Gültigkeitsbeginn ..................... 115
4.6.5
An- und Abmeldung in falscher Reihenfolge verarbeitet ............................................ 115
4.6.6
Eine Monatsliste der Clearingstelle (Finanzamt) fehlt ................................................ 116
4.6.7
Mailbenachrichtigung aus dem ELSTEROnline-Portal zu einer falschen AGSteuernummer ............................................................................................................................ 116
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4.6.8
4.7
5
Anmeldung als Hauptarbeitgeber nach der Sechs-Wochen-Frist ............................... 117
Inkonsistente Bescheinigungszeiträume ............................................................................. 118
Praxiserfahrung in Form von Schritt-für-Schritt-Anleitungen ..................................................... 119
5.1
Vorgehensbausteine zur Datenanalyse ............................................................................... 119
5.1.1
Ermitteln des Meldungsstatus mit Transaktion "Meldungen anzeigen" .................... 119
5.1.2
Ermitteln der Meldedetails mit Transaktion "Meldungen anzeigen" ......................... 120
5.1.3
Einen fehlenden Verarbeitungsschritt und die nötigen Aktivitäten ermitteln ........... 122
5.1.4
Inhalt einer Meldedatei analysieren ........................................................................... 123
5.1.5
Klären des Melde-Zustands einer IdNr bei der Clearingstelle ..................................... 125
5.2
Vorgehensbausteine zum Beeinflussen der Daten und des Meldeverlaufs ....................... 126
5.2.1
Alle Meldungen einer kompletten Meldedatei neu erzeugen .................................... 126
5.2.2
Durchführen einer Massenab- und Anmeldung .......................................................... 129
5.2.3
Kompletter Meldeablauf für eine Personalnummer ................................................... 130
5.2.3.1
Schritt 1: Meldung erstellen .................................................................................... 130
5.2.3.2
Schritt 2: Meldung sammeln ................................................................................... 131
5.2.3.3
Schritt 3: Meldung versenden ................................................................................. 131
5.2.3.4
Schritt 4: Rückmeldung abholen ............................................................................. 132
5.2.3.5
Schritt 5: Rückmeldung zur Personalnummer zuordnen ........................................ 132
5.2.3.6
Schritt 6: Rückmeldung in den Infotyp 0012 einspielen ......................................... 133
5.2.4
Nutzung der Transaktion "Meldungen im Fehlerfall erneut zuordnen" zur Datenpflege
133
5.2.5
Historisch korrekte Arbeitgebersteuernummer über Teilapplikation LSTZ ................ 135
5.2.6
Ummeldung auf sich selbst ......................................................................................... 136
5.3
Praxisfälle ............................................................................................................................ 137
5.3.1
Meldung "Es sind An- und Abmeldungen im Prozess. Speichen nicht möglich" erscheint
über einen längeren Zeitraum hinweg ........................................................................................ 137
5.3.2
Abwicklung des Wechsels zwischen Hauptarbeitgeber- und NebenarbeitgeberEigenschaft .................................................................................................................................. 138
5.4
Hilfs- und Analysereport RPUE2BD0 ................................................................................... 140
5.4.1
Anzeigen der Verfahrenshinweise............................................................................... 140
5.4.2
Statusinformationen zu einer Person anzeigen .......................................................... 141
5.4.3
Quarantäne anzeigen und zurücksetzen ..................................................................... 142
5.4.4
Rascher Überblick über die bisher eingelesenen Änderungslisten und erzeugten
Ausgangsdateien ......................................................................................................................... 142
5.4.5
Status eines Transfertickets ändern ............................................................................ 143
5.4.6
Anzeige des Inhalts einer Meldedatei ......................................................................... 143
5.5
Nutzung von Varianten in den ELStAM-Programmen ......................................................... 144
5.5.1
Vorbelegung von Datumsfeldern durch die Reports bewahren ................................. 144
5.5.2
Datumsfelder mit bestimmten variablen Datumswerten belegen ............................. 145
8
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5.6
Nutzung der ToDo-Liste....................................................................................................... 145
5.6.1
Einstieg ........................................................................................................................ 146
5.6.2
Meldungen bearbeiten................................................................................................ 147
5.6.3
Sicht auf die Daten ...................................................................................................... 148
5.6.4
Versehentlich auf erledigt gesetzte Meldung zurückholen ........................................ 150
5.7
Praxiserfahrung anderer Unternehmen .............................................................................. 150
A
Namen wichtiger Reports und zugehörige Transaktionen.......................................................... 151
B
Abkürzungen ............................................................................................................................... 152
C
Stichwortverzeichnis ................................................................................................................... 153
9
©abresa GmbH
Version: 11, 24.2.2016
Angela Spietschka
Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“
1 Einleitung
Die abresa Kundeninfo ELStAM im laufenden Betrieb richtet sich gezielt an PersonalabrechnungsFachbereiche. Dabei wird bewusst auf die Darstellung technischer Zusammenhänge verzichtet, die
vom Systemberater umzusetzen sind.
Bitte lassen Sie sich nicht von der Fülle an Informationen abschrecken. Es wurden bewusst
Redundanzen eingefügt, um die Auffindbarkeit der Information aus verschiedenen Kontexten heraus
zu verbessern. Die Kundeninformation ist vor allem als Nachschlagewerk für Sonderfälle in der Arbeit
mit ELStAM gedacht.
Kapitel 2 stellt grundlegende Abläufe im ELStAM Verfahren dar.
Kapitel 3 geht das Thema ELStAM aus Sicht der Geschäftsvorfälle der Personalabteilung an.
Kapitel 4 zeigt Lösungen und Erklärungen für Fehlersituationen auf.
Kapitel 5 vermittelt fallorientiert Hilfe zur Selbsthilfe.
Anmerkung: Viele Aussagen wurden aus Informationsschriften der Finanzbehörden sowie aus SAPHinweisen, -Folien, -Dokumentationen und -Hilfetexten zusammengestellt. Dabei wird auf Grund der
Vielzahl der Zitate und Teilzitate nicht immer exakt die Quelle angegeben. Gelegentlich wurden
Originaltexte dem umgebenden Textfluss angepasst und technische Formulierungen so verändert,
dass sie für die Zielgruppe verständlicher sind.
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass angesichts der Fülle des Materials etliche Aussagen ungeprüft
übernommen werden mussten. Es wurden die üblichsten Geschäftsvorfälle berücksichtigt. Immer
wieder wird es aber Spezialfälle geben, für die uns noch keine Praxiserfahrungen vorliegen und für
die auch keine Handlungsanleitung der SAP zitiert werden kann. Wenn Sie ein Thema hier vermissen,
teilen Sie uns das bitte mit.
Wir bitten um Verständnis, dass die Information in Zukunft Überarbeitungen erfahren kann. In
diesem Fall wird ein Update in einer neuen Version erfolgen.
Insbesondere ändert sich mit ELStAM-Releases auf Seiten der Clearingstelle sowie mit Hinweisen
bzw. Support Packages auf SAP-Seite das Systemverhalten, so dass hier angegebene
Vorgehensweisen möglicherweise nicht mehr funktionieren.
Wenn Sie auf Aussagen treffen, die Sie als unvollständig oder unzutreffend empfinden oder wenn Sie
auf Konstellationen treffen, die hier nicht beschrieben sind, benachrichtigen Sie uns bitte.
Alle Informationen wurden nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt, müssen jedoch
ohne Gewähr bleiben. Diese Informationsschrift ersetzt nicht die individuelle juristische Beratung.
Ihre Fragen und Anmerkungen richten Sie bitte an unser Kontaktformular unter www.abresa.de.
10
©abresa GmbH
Version: 11, 24.2.2016
Angela Spietschka
Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“
Versionsinformation:
Version 1
Version 2
Version 3
Version 4
Version 5
Version 6
14.1.2014
26.2.2014
23.4.2014
7.5.2014
12.06.2014
18.9.2014
Version
Was geändert
Wo
11
Ergänzung um neue Sachlage vom 1.1.2016 bis 31.12.2016
3.2.4
11
Gedanken aus weiteren Systemumzügen und aus Version 11 des Hinweis
1276664 ergänzt
3.10.1
11
Ergänzung aus Hinweis 1758477 Version 38
4.2.1.10
11
Kapitel zu Meldungen auf Arbeitgeberseite neu, aufgrund neuer Version des
Hinweises 2006902
4.2.2.4
bis
4.2.2.8
11
Kapitel 552020101 Keine Abrufberechtigung, da der Abruf der ELStAM für
den Arbeitgeber bereits anderweitig erfolgt ist neu
4.2.3.4
11
aktualisiert
4.2.3.9
11
Text aus Hinweis 2006902 Version 4 ergänzt
4.2.3.15
11
Kapitel Kein Eintrag in Tabelle V_T596L für ... vorhanden an die produktive
Formulierung der Fehlermeldung angepasst und um eine Praxiserfahrung
ergänzt.
4.5.22
11
Kapitel Kein Eintrag in P01E2_TRANS_ST mit NDTIC vorhanden neu
4.5.23
11
Kapitel <AG-Steuernummer>/Monatsliste <Periode>: Erste Monatsliste für
Arbeitgebersteuernummer neu
4.5.24
11
Kapitel Keine Meldung zu AGSTNR in Tabellen für An-/Um-/Abmeldungen
gefunden neu
4.5.25
11
Kapitel Pernr zur IdNr und AG-Steuernr zum <Datum> nicht eindeutig neu
4.5.26
11
Beachtung des Systemverhaltens nach Hinweis 2207261
4.6.1
11
Kapitel Historisch korrekte Arbeitgebersteuernummer über Teilapplikation
LSTZ neu
5.2.5
11
Kapitel Ummeldung auf sich selbst überarbeitet und von 4.7. auf 5.2.6
umgezogen
5.2.6
(früher
4.7)
11
Kapitel Nutzung der ToDo-Liste neu
5.6
10
In den Kapiteln Ablauf für Eingangsmeldungen und Ablauf für
Ausgangsmeldungen Hinweise zur Erfolgskontrolle ergänzt
2.3.2
Kapitel Meldezustand einer Personalnummer im Infotyp 0012 anzeigen neu
auf Grund Hinweis 2158101
2.5.1
10
11
©abresa GmbH
Version 7
Version 8
Version 9
Version 9a
Version 10
Version 11
Version: 11, 24.2.2016
12.11.2014
9.2.2015
14.4.2015
20.4.2015
2.9.2015
24.2.2016
2.3.3.1
Angela Spietschka
Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“
1 Einleitung
Version
Was geändert
Wo
10
Ergänzung von Kapitel Unbekannter Wohnsitz um eine detailliertere
Handlungsanleitung, besserer Verweis aus Kapitel 552020200 Keine
Anmeldeberechtigung zu den Lösungsbeschreibungen unter 4.2.3.4
4.2.3.4.
2
10
In Kapitel 552020202 Arbeitnehmer unbekannt: Die IdNr kann nicht
verifiziert werden Punkt Ursache Kopie des IT 0012 ergänzt
4.2.3.8
10
Kapitel Abmeldung zum DATUM nicht möglich, obwohl Arbeitsverhältnis
angemeldet ist um ein eigenes Fallbeispiel ergänzt, bei dem auf die von SAP
empfohlenen Ummeldung besser zu verzichten ist
4.5.14
10
SAP Hinweis 2164490 eingearbeitet
4.5.18
10
Kapitel Überlauffehler Konvertierung ELSTAM-Daten neu
4.5.20
10
Kapitel Zu GUID in Feld GUID_REF_ANAB konnte keine Meldung gelesen
werden neu
4.5.21
10
Kapitel Kein Eintrag für Teilapplikation LSTK im View V_T596L vorhanden
neu auf Grund HW 2148763
4.5.22
10
Kapitel Anmeldung als Hauptarbeitgeber nach der Sechs-Wochen-Frist neu,
Ergänzung Kapitel Versehentliche Anmeldung durch einen anderen
Arbeitgeber als Hauptarbeitgeber
4.6.2,
4.6.8
10
Kapitel Klären des Melde-Zustands einer IdNr bei der Clearingstelle neu
5.1.5
10
Kapitel Nutzung der Transaktion "Meldungen im Fehlerfall erneut
zuordnen" zur Datenpflege neu
5.2.4
10
Kapitel Abwicklung des Wechsels zwischen Hauptarbeitgeber- und
Nebenarbeitgeber-Eigenschaft neu,
Ergänzung der Kapitel Statusänderung von Hauptarbeitgeber auf
Nebenarbeitgeber und andersherum und Versehentliche Anmeldung durch
einen anderen Arbeitgeber als Hauptarbeitgeber
5.3.2
4.6.1
4.6.2
10
Übersicht Reportnamen/Transaktionen, Abkürzungsverzeichnis und
Stichwortverzeichnis eingefügt
A bis C
9
Beschreibung der regelmäßigen Abläufe aktualisiert
2.3.
9
Hinweis 2097249 "ELStAM: Korrekturen und Verbesserungen 1 2015"
eingefügt
2.3.3
9
Erläuterung der ELStAM-Felder des Infotyps 0012 erweitert
2.4
9
Beeinflussung des Meldeablaufs ergänzt
2.5
9
Statuskonzept aktualisiert
2.6
9
Erfahrungsbericht aus dem DSAG zur Variantensteuerung bei
Reihenfolgeproblemen auf Grund von knapp verlängerten befristeten
Verträgen berücksichtigt
3.5.3
9
Änderung in HW 1992566 "ELStAM: Informationen zum Wechsel der
Arbeitgebersteuernummer" berücksichtigt
3.6.2.2
4.2.3.18
9
Hinweis 2037566 "ELStAM: Hinweis 510005200 - Datenuebermittler mit
Steuernummer XYZ wurde nicht gefunden" eingefügt
4.2.1.2
12
©abresa GmbH
Version: 11, 24.2.2016
4.2.3.6
Angela Spietschka
Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“
1 Einleitung
Version
Was geändert
Wo
9
Kapitel 551000009 Zur zugeordneten Zobel-Id liegt eine neue
Steuernummer vor neu auf Grund einer neuen Version des Hinweises
1992566 "ELStAM: Informationen zum Wechsel der
Arbeitgebersteuernummer"
4.2.1.4
9
Aufnahme HW 2132956 "ELStAM: Verfahrenshinweis 552020101 "Keine
Abrufberechtigung, da der Abruf der ELStAM für den Arbeitgeber bereits
anderweitig erfolgt ist"
4.2.3.7
9
Kapitel Abmeldung zum DATUM nicht möglich, obwohl Arbeitsverhältnis
angemeldet ist neu gem. HW 2097249 "ELStAM: Korrekturen und
Verbesserungen 1 2015"
4.5.14
9
Kapitel Fehler beim Konvertieren der ELSTAM-Daten aus dem XML(IDNR X)
neu gem. HW 2132751 "ELStAM: Korrekturen und Verbesserungen 07/2015"
4.5.15
9
Kapitel Fehler bei Bestimmung des Beschäftigungsbeginns laut
Arbeitsvertrag neu
4.5.16
9
Kapitel Es sind An- und Abmeldungen im Prozess. Speichen nicht möglich
neu
4.5.17
9a
Kapitel Meldungen mit NDTIC <Nutzdatenticket> wurden bereits
verarbeitet neu
4.5.18
9a
Kapitel AG <AG-Steuernummer>/Monatsliste <Periode>: Monatsliste
zukünftiger Monat <Periode> bereits vorhanden neu
4.5.19
9
Kapitel 551005010 Arbeitgeber XYZ: Ungültige Schnittstellenversion in <Art
der Änderungsliste> JJJJMMNNN neu gem. HW 2120608 "ELStAM:
Korrekturen und Verbesserungen 05/2015"
4.12.1.1
3
9
Kapitel Praxiserfahrung und Unterkapitel neu
5
9
Kapitel Hilfs- und Analysereport RPUE2BD0 verschoben
5.4
(früher
3.11.)
Die Beschreibung der Änderungen älterer Versionen basiert teilweise auf inzwischen verschobenen
Kapitelnummern, so dass diese besser direkt aus den älteren Versionen entnommen werden sollten.
13
©abresa GmbH
Version: 11, 24.2.2016
Angela Spietschka
Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“
2 Ablauf bei laufendem ELStAM-Verfahren
2.1 Rechtliche Grundlagen für ELStAM-Abruf und Datenpflege
2 Ablauf bei laufendem ELStAM-Verfahren
2.1 Rechtliche Grundlagen für ELStAM-Abruf und Datenpflege
2.1.1 Verpflichtung zum Datenabruf
Mit der Erstanmeldung einer Identifikationsnummer (IdNr) endet für den Arbeitgeber die
Übergangsfrist zum Einstieg in ELStAM für diese IdNr.
Danach ist er verpflichtet, die ELStAM neu eingestellter Arbeitnehmer abzurufen und in das
Lohnkonto zu übernehmen (§ 39e Absatz 4 Satz 2 EStG). Dies erfolgt jeweils ab Beginn des
Arbeitsverhältnisses. Der Abruf erfolgt durch den Arbeitgeber ohne Einwilligung des Arbeitnehmers
und ohne Bescheinigung des Finanzamts.
Allerdings ist kein Abruf ohne die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers möglich. Sollte ein
Mitarbeiter keine IdNr. haben, muss er eine der alten Lohnsteuerkarte ähnliche Bescheinigung vom
seinem Wohnsitzfinanzamt vorlegen, die den Arbeitgeber von der Pflicht des Abrufs von ELStAM
befreit, bis eine IdNr. vorliegt (§39e Absatz 8 EStG).
Fehlt die IdNr. ohne Verschulden des Arbeitnehmers, kann der Arbeitgeber bis zu drei Monaten die
voraussichtlichen familiengerechten Lohnsteuerabzugsmerkmale anwenden (§ 39c Absatz 1 Satz 2
EStG). Der Arbeitnehmer hat nachzuweisen, dass er die Verzögerung der Vorlage der IdNr. nicht zu
vertreten hat. Der Arbeitgeber muss diesen Sachverhalt im Lohnkonto dokumentieren.
Wenn der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber seine IdNr. vorsätzlich oder fahrlässig nicht mitteilt, ist der
Arbeitgeber verpflichtet, die Steuerklasse 6 anzuwenden, da er ohne IdNr. die ELStAM nicht abrufen
kann (§ 39c Absatz 1 Satz 1 EStG). Er sollte dies im Lohnkonto vermerken. Das gilt auch, wenn die
ersten drei Monate nach Beginn der Beschäftigung verstrichen sind, ohne dass der MA seine IdNr.
mitgeteilt hat.
Fazit:
Bei fehlender IdNr. hängt Ihre Reaktion also sehr vom Verhalten des Arbeitnehmers ab. Nur wenn er
unverschuldet seine Daten nicht mitteilt und Ihnen nachweisen kann, dass er das Fehlen der IdNr.
nicht zu vertreten hat, dürfen Sie die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale für maximal 3
Monate anwenden.
2.1.2 Recht zum Datenabruf
Die FAQ der ELStAM-Internetseite treffen zum Recht auf Datenabruf durch den Arbeitgeber folgende
Aussage:
Kann ein Arbeitgeber auch nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses und Abmeldung des
Arbeitnehmers dessen ELStAM weiterhin abrufen? Antwort: Nein.
Da immer wieder die Frage aufkam, wann genau der Arbeitgeber das Recht zum ELStAM-Abruf oder
auch zur Weiternutzung der ELStAM hat, wurden folgende Fragen an die fachliche ELStAM-Hotline
gesendet und telefonisch wie folgt beantwortet.
Frage 1: Reicht das Bestehen eines Arbeitsverhältnisses und die Mitteilung der IdNr durch den
Arbeitnehmer, um den Arbeitgeber zum Abruf der ELStAM zu berechtigen?
Antwort: Schon die Mitteilung der IdNr. durch den Arbeitnehmer berechtigt den Arbeitgeber zum
Abruf der ELStAM.
Frage 2: Wann kann ein Arbeitgeber ein Hauptarbeitsverhältnis anmelden? Benötigt er dazu
irgendein Dokument oder muss er sich zumindest vom Arbeitnehmer irgendeine Art Willenserklärung
unterschreiben lassen?
Antwort: Wenn der Arbeitnehmer nichts Gegenteiliges äußert, kann ein Abruf als Hauptarbeitgeber
14
©abresa GmbH
Version: 10, 20.4.2015
Angela Spietschka
Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“
2 Ablauf bei laufendem ELStAM-Verfahren
2.1 Rechtliche Grundlagen für ELStAM-Abruf und Datenpflege
erfolgen. Am besten ist es aber, die Haupt-/Nebenarbeitgebereigenschaft im Einstellungsbogen
abzufragen.
Frage 3: Kann ein Hauptarbeitsverhältnis zur Abwicklung einer nachträglichen Einmalzahlung (z.B.
Abfindung) bestehen bleiben, obwohl der Arbeitsvertrag bereits beendet ist, wenn der Arbeitnehmer
kein Folgearbeitsverhältnis hat? Analog Rentenzahlungen (ggf. von mehreren verschiedenen
Rentenzahlern): Hier besteht kein Arbeitsverhältnis. Reicht die einfache Willenserklärung des
Zahlungsempfängers, um einen der Rentenzahler zum Abruf als Hauptarbeitgeber zu berechtigen?
Antwort: In beiden Fällen sollte eine entsprechende Willenserklärung vom Arbeitnehmer bzw.
Rentner unterschrieben werden. Diese hat dann dieselbe Wirkung wie ein bestehender
Arbeitsvertrag.
Frage 4: Gibt es eine Regelung, die den Abruf der ELStAM ohne Arbeitsverhältnis oder eine ähnliche
Rechtsgrundlage verbietet?
Antwort: Es gibt keine spezifische Regelung, nur das Datenschutzgesetz. Ein Arbeitgeber kann im
Zweifel jedoch die ELStAM abrufen. Der Arbeitnehmer kann bestimmte Arbeitgeber für den Abruf
sperren lassen. Damit hat der Arbeitnehmer gegenüber bestimmten ehemaligen Arbeitgebern seinen
Datenschutz selbst in der Hand.
2.1.3 Relevanz des Geburtsdatums
Zur Prüfung der IdNr. gegen Eingabefehler wird das Geburtsdatum gegengeprüft. Bei Personen,
deren Geburtstag, Geburtsmonat und /oder Geburtsjahr nicht bekannt ist, ist die fehlende Angabe
jeweils mit Nullen aufzufüllen, z.B. 00.02.1978.
2.1.4 Ausweis der abgerufenen ELStAM gegenüber dem Arbeitnehmer
Die Lohnsteuerabzugsmerkmale gelten gegenüber dem Arbeitnehmer als bekannt gegeben, sobald
der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den Ausdruck der Lohnabrechnung mit den darin ausgewiesenen
ELStAM aushändigt oder elektronisch bereit gestellt hat (vgl. § 39e Absatz 6 Satz 3 EStG i.V.m. § 39
Absatz 1 Satz 5 und Satz 6 EStG). Die vom Arbeitgeber abgerufenen ELStAM sind daher in der
üblichen Lohnabrechnung anzugeben (§ 39e Absatz 5 Satz 2 EStG). Damit ist sichergestellt, dass der
Arbeitnehmer zeitnah über seine aktuellen ELStAM informiert wird.
2.1.5 Arbeitgeberwechsel
Der lohnsteuerliche Grundsatz, dass es zu einem Zeitpunkt nur ein Hauptarbeitsverhältnis geben
kann, bleibt auch im elektronischen Verfahren bestehen.
Bei der Anmeldung eines Arbeitnehmers als Hauptarbeitgeber wird daher geprüft, ob bereits ein
Arbeitgeber für diesen Arbeitnehmer eine Anmeldung als Hauptarbeitgeber vorgenommen hat.
Ist bisher kein Hauptarbeitgeber vorhanden, kann die Anmeldung eines Arbeitnehmers als
„Hauptarbeitgeber“ auch rückwirkend bis zum 01.01. des Jahres (bei Anmeldung bis zum
28.02./29.02. rückwirkend bis zum 01.01. des Vorjahres) erfolgen.
War ein anderer Hauptarbeitgeber vorhanden und hat dieser das Arbeitsverhältnis bereits
abgemeldet, kann die Anmeldung des neuen Arbeitgebers rückwirkend bis zur Abmeldung des
bisherigen Arbeitgebers erfolgen.
Ist bereits ein Hauptarbeitgeber vorhanden und hat dieser bis zur Anmeldung des neuen
Arbeitgebers als Hauptarbeitgeber den Arbeitnehmer nicht in der ELStAM-Datenbank abgemeldet,
führt die Anmeldung des neuen Arbeitgebers dazu, dass der bisherige Arbeitgeber vom Haupt- zum
Nebenarbeitgeber wird. Die Anmeldung als Hauptarbeitgeber „verdrängt“ den bisherigen
Hauptarbeitgeber. Der neue Arbeitgeber wird grundsätzlich mit Wirkung zum Tag der Anmeldung
zum Hauptarbeitgeber. Als Ausnahme davon gilt folgende 6-Wochen-Regelung:
15
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Version: 11, 24.2.2016
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Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“
3 Häufige Geschäftsvorfälle
3.1 Die „ELStAM-Denkweise"
Seiten 38 und 39 des Originaldokuments
3 Häufige Geschäftsvorfälle
3.1 Die „ELStAM-Denkweise"
Bei ELStAM müssen Sie sich immer bewusst machen, dass Sie zwei Systeme mit ihren Zuständen vor
sich haben, die sich nur über eine unvollständige Schnittstelle gegenseitig abstimmen. Zudem haben
Sie über den Zustand im System der Clearingstelle oft nur eine lückenhafte Information. Dies ist vor
allem der Fall, wenn ein zweiter Arbeitgeber mit seinen Meldungen diesen Zustand verändert, was
Sie jedoch nur einmal monatlich über die Änderungsliste der Clearingstelle erfahren.
Hier ein (konstruiertes aber realistisches) Beispiel für die bei ELStAM nötige Denkweise:
Ein Arbeitnehmer (AN) ist bei der Clearingstelle von seinem Arbeitgeber (AG) als Nebenarbeitgeber
gemeldet. Das SAP-System führt den MA im Zustand „nicht angemeldet“. Ziel ist es, den AG für den
AN als Hauptarbeitgeber anzumelden.
Auf dem Zeitstrahl der Clearingstelle (in Folge immer blau) ergibt sich folgende Ausgangssituation:
1.6.
AG ist Nebenarbeitgeber des AN seit 1.6.
Auf dem Zeitstrahl des SAP-System des AG (in Folge immer rot) sieht es dagegen so aus
(???? bezeichnet eine unbekannte Historie):
* AN ist nicht bei ELStAM angemeldet
Auf Grund der Unkenntnis des Zustands bei der Clearingstelle wird zu einem Stichtag (*) eine
Anmeldung als Hauptarbeitgeber ausgelöst.
Als Antwort wird eingelesen: „Erneute Anmeldung nicht möglich, Arbeitnehmer ist bereits
angemeldet“. Dies zeigt dem AG, dass er als Arbeitgeber des AN hinterlegt war (ob als Haupt-oder
Nebenarbeitgeber ist ihm hier noch unbekannt). Die Zeitstrahlen bleiben im Zustand:
????
AG ist Nebenarbeitgeber des AN seit 1.6.
1.6.
?????
*
AN ist nicht bei ELStAM angemeldet
Eine Abmeldung aus dem SAP heraus ist nicht möglich, da nur MA abgemeldet werden können, die
im SAP den Zustand „angemeldet“ haben. Um dem SAP den Anmelde-Zustand des AN bei der
Clearingstelle bekannt zu machen, erfolgt eine Ummeldung zum 1.9. (siehe 5.2.6 Ummeldung auf
sich selbst und 5.1.5 Klären des Meldezustand einer IdNr bei der Clearingstelle).
Als Antwort wurden Nebenarbeitgeber-ELStAM für den AN geliefert. Der Zustand der Zeitstrahlen ist
nun:
AG ist Nebenarbeitgeber des AN seit 1.6.
1.9.
1.6.
?????
AN ist nicht bei ELStAM angemeldet
AG ist Nebenarbeitgeber von AN seit 1.9.
Für die Statusänderung auf Hauptarbeitgeber kommt nur eine Abmeldung zum 1.9. und eine
Anmeldung zum 2.9. in Frage (siehe 5.3.2 Abwicklung des Wechsels zwischen Hauptarbeitgeber und
Nebenarbeitgeber). Anmerkung: Die Abmeldung muss den bei der Clearingstelle dort verzeichneten
Meldebeginn6 berücksichtigen, was ggf. durch eine doppelte Abmeldung erfolgt. Zustand der
Zeitstrahlen nach Anmeldung als Hauptarbeitgeber und Änderung des IT 0012 für den 1.9.:
AG ist Hauptarbeitgeber des AN seit 2.9.
AG ist NAG vom 1.6. bis 1.9.
1.9. 2.9.
1.6.
?????
6
AN ist nicht bei ELStAM angemeldet
AG ist im IT 0012 Hauptarbeitgeber des AN seit
1.9., jedoch erst seit 2.9. auf Basis einer ELStAMMeldung
Der offizielle Begriff dafür lautet „RefDatumAG“.
38
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Version: 11, 24.2.2016
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Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“
3 Häufige Geschäftsvorfälle
3.2 Konstellationen bei der Datenpflege
3.2 Konstellationen bei der Datenpflege
3.2.1 Reaktion auf Papierbescheinigungen
3.2.1.1 Besondere Bescheinigung nach §39 Abs. 1 Satz 2 EStG
Beispiel:
Diese Bescheinigung hat dieselbe Funktion wie früher die Lohnsteuerkarte und wie die ELStAM. Sie
wird nur einmal je IdNr. erstellt und kann daher als Grundlage für die Hauptarbeitgeber-Eigenschaft
herangezogen werden. Daraus ergibt sich auch folgerichtig die Notwendigkeit, diese Bescheinigung
nur im Original anzuerkennen. Der Finanzbeamte, der eine solche Bescheinigung ausstellt, hat die
Pflicht, die ELStAM für die Gültigkeitsdauer der Bescheinigung zu sperren, damit die ELStAM nicht
wie eine zweite Steuerkarte wirken. Wenn dies erfolgt ist, erhalten Sie über einen ELStAM-Abruf die
Steuerklasse 6 wegen vorliegender Sperre. Daher müssen Sie für den MA im IT 0012 eine
Nichtteilnahme wegen der Besonderen Bescheinigung eintragen.
Es empfiehlt sich, als eine Art Wiedervorlage im IT 0012 einen Satz zum ersten Tag nach Gültigkeit
der Bescheinigung anzulegen und dort "Anmeldung erzwingen" einzutragen. Wenn der Mitarbeiter
vor Ausstellung der Bescheinigung nicht angemeldet werden konnte, wird er zu diesem Datum
angemeldet. Wenn der MA schon angemeldet war, ist die erneute Anmeldung unnötig und wird
daher abgelehnt. Diese Ablehnung können Sie jedoch als Anlass zur Prüfung der Daten nehmen.
Noch eine Anmerkung: Wundern Sie sich nicht, wenn Sie trotz der Bescheinigung ELStAM-Daten mit
familiengerechter Steuerklasse abrufen können. Dann hat der Finanzbeamte die Sperre vergessen.
Das System löscht die Nichtteilnahme, wenn die ELStAM-Daten mit den von Ihnen eingegebenen
Daten übereinstimmen.
Wenn ein bereits angemeldeter Mitarbeiter eine Besondere Bescheinigung vorlegt, nutzen Sie bitte
die Sonderverarbeitung Manuelle Pflege angemeldeter AN (nach Einspielung von Hinweis 205060).
Die SAP schreibt dazu: „Benutzen Sie diese Ausprägung zur Dokumentation, wenn Sie die ELStAMDaten für angemeldete Mitarbeiter manuell überschreiben. Dadurch ist eine Korrektur möglich, wenn
eine Anmeldung erfolgreich ist, die Clearingstelle aber falsche Daten zum Anmeldedatum zurück
liefert.
Unterschied zur Ausprägung 'nicht teilnehmen':
•
Es sind weniger Gründe für die manuelle Pflege auswählbar.
•
Wird nach erfolgreicher Anmeldung zum Anmeldedatum (P0012-BEGDA) die
Sonderverarbeitung 'nicht teilnehmen' gesetzt, erfolgt eine Abmeldung mit dem Report
39
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Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“
3 Häufige Geschäftsvorfälle
3.6 Wechsel der Arbeitgebersteuernummer, des ELSTER-Zertifikats oder des Abrechnungssystems
Seiten 58 und 59 des Originaldokuments
An-/Abmeldungen über die normale Funktionalität des Reports RPCE2VD0_OUT.
Schritt 1: Ändern Sie die Zuordnung zum Stichtag im Personalbereich Berichtswesen für
Teilapplikation LSTB 'Lohnsteuerbescheinigung'.
Schritt 2: Splitten Sie den Infotypsatz 'Organisatorische Zuordnung' (0001) zum Stichtag.
Schritt 3: Die Abmeldung mit der Steuernummer der alten lohnsteuerlichen Betriebsstätte sowie die
Anmeldung mit der Steuernummer der neuen lohnsteuerlichen Betriebsstätte werden mit dem
normalen Lauf des Reports 'ELStAM: An- und Abmeldungen erstellen' (RPCE2VD0_OUT) erstellt.
3.6.3 Wechsel der Steuernummer des Zertifikates für den Datenlieferanten
Die Clearingstelle identifiziert den Empfänger von Änderungsinformationen über eine Kombination
aus Zertifikat und Arbeitgebersteuernummer, die bei der Anmeldung eines jeden Arbeitnehmers zu
dessen IdNr zugeordnet wird. Jede Änderung an relevanten steuerlichen Daten der IdNr wird, sofern
relevant, mit Arbeitgebersteuernummer und Zertifikat bei der Clearingstelle zur Abholung hinterlegt.
Solange sich bei Ihnen nichts an der Steuernummer oder am Zertifikat ändert, kann diese
Information (die monatliche Änderungsliste) somit von Ihrem SAP abgerufen werden.
Bei Änderungen an Arbeitgebersteuernummer oder Zertifikat erfolgt dieser Abruf durch das SAP
jedoch unter einer veränderten Arbeitgeber-Identifizierung. Die Clearingstelle ordnet dabei die für
Ihre Mitarbeiter hinterlegte Information nicht Ihrem Abholversuch zu. Im Ergebnis bekommen Sie
keine monatlichen Änderungslisten.
Leider tritt dieses Symptom jedoch oft nicht so klar auf. Wenn Sie nach der Änderung an
Arbeitgebersteuernummer oder Zertifikat neue Mitarbeiter anmelden, weiß die Clearingstelle, dass
Sie auf Änderungen von Arbeitnehmern warten. Wenn sich an den Daten dieser neuen Arbeitnehmer
nichts ändert, erhalten Sie eine Liste mit dem Hinweis, dass für Ihre Arbeitnehmer keine Änderungen
vorliegen. Sie sehen aber nicht, dass diese Information nur für die wenigen Neueintritte gilt. Im
Resultat kann ein kritischer Fehlerzustand vorliegen, der durch ein plausibles Systemverhalten
komplett maskiert wird! Sie bemerken den Schiefstand i.d.R. nur noch durch Beschwerden der MA
über nicht nachvollzogene steuerliche Änderungen. Auf Grund der normalen Verzögerung bei der
Übermittlung solcher Daten von der Quelle (z.B. Einwohnermeldeamt) zu Ihnen geht dabei zusätzlich
oft wertvolle Zeit verloren.
Was ist zu tun?
Ein reiner Wechsel der Arbeitgebersteuernummer wird i.d.R. von der Clearingstelle selbst bis in die
ELStAM-Zuordnung der MA nachvollzogen, siehe Kapitel 3.6.2 (Zuteilung einer neuen
Arbeitgebersteuernummer durch das Betriebsstättenfinanzamt). In diesem Fall müssen Sie lediglich
eine einzige An-, Ab- oder Ummeldung für die Steuernummer vollziehen, ebenfalls siehe Kapitel
3.6.2. Gem. Hinweis 2113924 sollte zudem Teilapplikation LSTZ gepflegt werden.
Es werden Spezialfälle beschrieben, in denen dieser Wechsel durch die Clearingstelle nicht
funktioniert. Sie können entweder im Dialog mit dem Betriebsstättenfinanzamt klären, ob Ihr
Steuernummernwechsel ein solcher Spezialfall ist oder abwarten, ob Sie im Folgemonat eine
Änderungsliste erhalten. Sollten Sie keine Änderungsliste erhalten, können Sie die Abholung mit der
Einstellung
58
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Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“
3 Häufige Geschäftsvorfälle
3.6 Wechsel der Arbeitgebersteuernummer, des ELSTER-Zertifikats oder des Abrechnungssystems
wiederholen. Stellt sich dann heraus, dass Sie auf diese Art zusätzliche Änderungen für Ihre
Arbeitnehmer geliefert bekommen, müssen Sie die unter der betroffenen Steuernummer
gemeldeten Personalnummern ummelden, siehe Kapitel 5.2.6 (Ummeldung auf sich selbst).
Bei einem Wechsel des ELSTER-Zertifikats (nicht Verlängerung!) kommt es auf die
Arbeitgebersteuernummer an, für die das Zertifikat erstellt wurde. Diese Steuernummer wird zur
Identifizierung des sogenannten Datenlieferanten herangezogen. Wenn Sie sich nicht
hundertprozentig sicher sind, dass es keinen Wechsel der mit dem Zertifikat verknüpften
Steuernummer gab, müssen Sie die mit diesem Zertifikat gemeldeten Personalnummern ummelden,
siehe Kapitel 5.2.6 (Ummeldung auf sich selbst).
Bitte beachten Sie besonders, dass Monatslisten, die für ein Zertifikat mit veralteter Steuernummer
bereitgestellt wurden nicht mehr abgeholt werden können. Inwieweit sie durch die Clearingstelle
noch einmal für das neue Zertifikat bereitgestellt werden können, wurde von uns noch nicht eruiert.
Ebenso wichtig ist, dass nach einer Ummeldung ältere Monatslisten nicht mehr abgeholt werden
können.
Achtung Terminierung!
Zitat aus den ELStAM-FAQ der SAP (Hinweis 1758477, Punkt 5.7):
"Nach der Ummeldung können eventuell noch erstellte Monatslisten für die betroffenen
Arbeitnehmer nicht mehr abgeholt werden. Beispiel: Die Monatsliste ist zum 01.04. von der
Clearingstelle noch für den alten und damit falschen Datenlieferanten erstellt, aber noch nicht vom
Kunden abgeholt worden. Erfolgt nun am 05.04. die Ummeldung zum 01.04. kann die Monatsliste
nicht mehr abgeholt werden. Aus diesem Grund sollte bei solchen Konstellationen darauf geachtet
werden, dass die Monatslisten und auch sonstige noch offene Antwortlisten vor der Ummeldung
abgeholt werden.“
Gem. „ELStAM – Informationen für Arbeitgeber“, Version 1.1 vom 28.2.2013, Kapitel B.7 haben Sie
folgende Möglichkeit, mit deren Hilfe Sie die verloren gegangenen Daten zumindest manuell
korrigieren können:
„Es kann vorkommen, dass aufgrund technischer Probleme oder sonstiger Vorkommnisse alle ELStAM
beim Arbeitgeber verloren gehen. In diesem Fall kann der Arbeitgeber bei seinem
Betriebsstättenfinanzamt beantragen, dass ihm eine sog. Brutto-Liste zum Abruf bereitgestellt wird.
Das Finanzamt fordert dann eine Liste mit den aktuellen ELStAM aller aktiven Arbeitnehmer des
jeweiligen Arbeitgebers an. Diese kann zu einem Datum in der Vergangenheit (maximale Rückwirkung
1 Jahr) oder mindestens zu dem Antragsdatum erstellt werden. Zusätzlich sind in der Brutto-Liste
auch alle Daten, die erst ab dem Folgemonat für einen Arbeitnehmer gelten, enthalten.“
59
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Version: 11, 24.2.2016
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Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“
4 Fehlersituationen
4.1 Antwort der Clearingstelle bleibt aus
Seiten 67 bis 69 des Originaldokuments
4 Fehlersituationen
4.1 Antwort der Clearingstelle bleibt aus
Die Antwort der Clearingstelle auf ELStAM-Meldungen kann durchaus 5 Tage dauern. Nach Ablauf
dieser Frist sollte eine Anfrage nach dem Verbleib der Rückmeldungen gestellt werden. Auf Grund
technischer Probleme sind bereits bei der Clearingstelle Daten verloren gegangen.
4.1.1 Klärung der Ursache
Unter dem Link https://www.ELSTER.de/elstam_kformular.php findet sich ein Formular, das wie folgt
ausgefüllt werden muss.
B2A-Mananger aufrufen, die fragliche Ausgangsmeldung markieren, Anzeigen.
Im Internetformular Kontaktdaten, Transferticket, Sendedatum, Systemversion und
Problembeschreibung angeben.
67
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Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“
4 Fehlersituationen
4.1 Antwort der Clearingstelle bleibt aus
4.1.2 Meldungen erneut senden
Gemäß HW 1984245 können Sie wie folgt vorgehen, um ganze ELStAM Dateien erneut zu versenden:
„In Ausnahmefällen kann es vorkommen, dass die Clearingstelle zu geschickten Meldungen, trotz
eines zurückgelieferten Transfertickets, keine Antwort erstellen kann. Bei der Nachfrage mit dem
Transferticket bei der Clearingstelle wird dem Kunden mitgeteilt, diese Daten nochmal zu schicken.
Bisher mussten dazu die Meldungen gelöscht, neu erstellt, gesammelt und verschickt werden.
Zukünftig kann dazu der Eintrag im B2A-Manager mit dem Status "in Verarbeitung - XML
übertragen" manuell auf "Fehler – neu verarbeiten/senden wiederholen" geändert werden. In
diesem Status können dann dieselben Meldungen über den Button "Ausführen" nochmals zur
Clearingstelle gesendet werden.“
Sollte das aus irgendeinem Grund nicht möglich sein, kann wie folgt vorgegangen werden (lassen Sie
sich bitte im Zweifel vom Ihrem Systembetreuer unterstützen).
Anmerkung: Wenn Sie kein Nutzdatenticket haben, können Sie gem. Kapitel 5.2.1 (Alle Meldungen
einer kompletten Meldedatei neu erzeugen) vorgehen.
Filtern Sie das erneut zu versendende Nutzdatenticket:
Die gefundene Menge an Meldungen sollte im Idealfall noch mit dem ursprünglichen
Versandprotokoll verglichen werden.
Dann können Sie das Filterergebnis markieren.
Ändern Sie den Status auf "abgelehnt von CS".
Bei erneuter Meldungserstellung werden dann die Meldungen neu erzeugt.
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4 Fehlersituationen
4.2 Verfahrenshinweise der Clearingstellen
4.2 Verfahrenshinweise der Clearingstellen
4.2.1 Hinweise auf Ebene der Datenlieferung/Kommunikation
4.2.1.1 190017501 Bei der Ermittlung der ZID ist ein Fehler aufgetreten
Der Fehler weist auf ein temporäres Problem der Clearingstelle hin. Versuchen Sie die
Datenabholung nach 1 Std. bzw. nach 24 Std. noch einmal. Sollte danach der Fehler weiterhin
bestehen, wenden Sie sich an die Clearingstelle.
4.2.1.2 510005200 Datenuebermittler mit Steuernummer XYZ wurde nicht gefunden
In einigen Fällen kann es vorkommen, dass die Steuernummer des Datenlieferanten noch nicht in der
Datenbank der Clearingstelle angelegt ist. (Anmerkung für die Kommunikation mit Hotlines der
Finanzbehörden: es handelt sich genauer um die sog. Zobel-ID der Steuernummer.) In diesem Fall
müssen zuerst Anmeldungen für diese Steuernummer an die Clearingstelle geschickt werden.
Dadurch wird die Steuernummer (bzw. Zobel-ID) dort registriert. (Siehe auch 3.6 Wechsel der
Arbeitgebersteuernummer, des ELSTER-Zertifikats oder des Abrechnungssystems)
Möglicherweise haben Sie aber Ihre Anfrage auch aus einem Testsystem versandt. In NichtProduktivsystemen wird die Abfrage der Änderungslisten als Testabfrage gekennzeichnet. (Dies
geschieht über den Tag <Testmerker> mit dem Wert 700000001). Ist für den Datenlieferanten ein
echtes Zertifikat im Testsystem hinterlegt, liefert die Clearingstelle die oben genannte
Verfahrensnummer.
Siehe auch Hinweis 2037566 "ELStAM: Hinweis 510005200 - Datenuebermittler mit Steuernummer
XYZ wurde nicht gefunden".
4.2.1.3 550003014 Keine Kommunikation zu Zobel möglich
Zitat aus Hinweis 2006902 "ELStAM: Erläuterungen zu den Verfahrenshinweisen":
"Diagnose:
Ergänzender Text der Clearingstelle: "Dies führt zu einer DefaultZID, d.h. die Daten können nicht
abgeholt werden, da der Absender nicht ermittelt werden konnte."
Bei der Verarbeitung der Daten kam es bei der Clearingstelle zu einem Fehler bei der Abfrage der
Datenbank mit den Arbeitgebersteuernummern (Zobel-ID).
Vorgehen:
Klären Sie mit der Clearingstelle unter Angabe des Transfertickets, ob die Meldungen verarbeitet
wurden oder nicht.
Abhängig davon müssen Sie die Meldungen (An-/Abmeldungen) nochmals verschicken oder
Ummeldungen erzeugen:
•
Nochmaliges Verschicken
Löschen Sie die betroffenen Meldungen. Danach erstellen, sammeln und verschicken Sie diese
erneut.
•
Ummeldung
Erzeugen Sie für die betroffenen Mitarbeiter eine Ummeldung und verschicken Sie diese."
4.2.1.4 551000009 Zur zugeordneten Zobel-Id liegt eine neue Steuernummer vor
Gemäß Hinweis 1992566 "ELStAM: Informationen zum Wechsel der Arbeitgebersteuernummer"
weist dieser Verfahrenshinweis auf einen Wechsel der Arbeitgebersteuernummer durch das
Betriebsstättenfinanzamt hin. Siehe auch 3.6.2 (Zuteilung einer neuen Arbeitgebersteuernummer
durch das Betriebsstättenfinanzamt).
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4 Fehlersituationen
4.5 Fehler- und Warnmeldungen des SAP-Systems
Seiten 104 und 105 des Originaldokuments
4.5.12 Fehlercode 510009100 Meldungsnummer 852
Im Datenabfrage-Programm RPCE2AD0_IN erhalten Sie die Meldung
Bisher war hierfür immer eine Nichterreichbarkeit der Clearingstellen ursächlich. Bitte gehen Sie
nach Kapitel 4.5.11 (Fehler: Tag Datenpaket wurde nicht gefunden mit Returncode 190017301 Es ist
ein Fehler beim Zugriff auf das Backend-System aufgetreten) vor.
4.5.13 PB/PTB: Differenz zwischen AGSTNR(X) Rückmeldung u. AGSTNR(Y) Meldung
Mit Hinweis 2113924 "ELStAM: Korrekturen und Verbesserungen 03/2015" (SP Februar 2015) kann
diese Meldung durch Pflege der bisherigen Arbeitgebersteuernummer in den Daten des Personal
Berichtswesens der Teilapplikation LSTZ (durch Ihre HCM-Systemberater) unterdrückt werden. Auf
diese Art kann die, eigentlich nicht zeitraumgemäß pflegbare, Arbeitgebersteuernummer in ihrem
historischen Ablauf abgebildet werden. Wichtig ist, dass Sie Ihrem Systemberater das Datum des
Steuernummernwechsels mitteilen.
Aus dem Hinweistext: "Bei einer Rückmeldung auf eine An-/Um-/Abmeldung weicht die
Arbeitgebersteuernummer(AGSTNR) von der von der Clearingstelle(CL) zurückgelieferten AGSTNR ab.
In diesem Fall wurde die Warnung "PB/PTB: Differenz zwischen AGSTNR(X) Rückmeldung u.
AGSTNR(Y) Meldung" ausgegeben. Diese Konstellation wird i.d.R. durch einen Wechsel der AGSTNR
des Finanzamts ausgelöst. Zukünftig wird geprüft, ob die AGSTNR der Antwort in der Teilapplikation
LSTZ hinterlegt ist. Wenn ja, wird keine Warnung mehr ausgegeben."
4.5.14 Abmeldung zum <Datum> nicht möglich, obwohl Arbeitsverhältnis
angemeldet ist
Diese Meldung kann nach Einspielen des Hinweises 2097249 "ELStAM: Korrekturen und
Verbesserungen 1 2015" (SP Februar 2015) auftreten.
"Wenn bei der Erstellung einer Abmeldung keine zugehörige Anmeldung oder Ummeldung gefunden
wird, obwohl das Arbeitsverhältnis angemeldet ist, wird diese Fehlermeldung ausgegeben und in die
Sachbearbeiterliste geschrieben.
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4 Fehlersituationen
4.5 Fehler- und Warnmeldungen des SAP-Systems
Beispiel:
01.01.2014 Eintritt:
Anmeldung erfolgreich
31.03.2014 Austritt:
Abmeldung abgewiesen mit VH 552020300 'Ab-/Ummeldung des
Arbeitnehmers (IdNr und Geburtsdatum) ist nicht möglich, weil kein
Arbeitsverhältnis besteht.'
01.05.2014 Wiedereintritt:
Anmeldung abgewiesen mit VH 552020203 'Erneute Anmeldung nicht
möglich - Arbeitnehmer ist bereits angemeldet.'
01.11.2014
Änderungsliste mit VH 552020103 'Wechsel des Hauptarbeitgebers.
Neues refDatumAG für das aktuelle Arbeitsverhältnis. [refDatumAG =
01.11.2014]
30.11.2014
Austritt
Für die Abmeldung zum 30.11.2014 kann keine zugehörige Anmeldung gefunden werden: Die
Anmeldung zum 01.05.2014 ist abgelehnt worden, die Anmeldung zum 01.01.2014 ist durch die
Abmeldung vom 31.03.2014 verknüpft.
altes Systemverhalten: Es ist zum 30.11.2014 keine Abmeldung erstellt worden.
neues Systemverhalten: Es wird weiterhin keine Abmeldung zum 30.11.2014 erstellt, da keine
passende An- / Ummeldung gefunden werden kann. Es wird eine Fehlermeldung in die To-Do-Liste für
den Sachbearbeiter geschrieben, da aufgrund der Zeitscheiben festgestellt wird, dass das
Arbeitsverhältnis abzumelden ist.
Diagnose aus dem Langtext der Meldung:
Zur Abmeldung kann keine zugehörige Anmeldung oder Ummeldung bestimmt werden. Laut ELStAMMeldungen ist der Mitarbeiter aber bei der Clearingstelle angemeldet.
Vorgehen aus dem Langtext der Meldung:
Prüfen Sie die ELStAM Meldungen des Mitarbeiters.
Melden Sie den Mitarbeiter um. Nach der Ummeldung kann das Arbeitsverhältnis mit Referenz auf
die Ummeldung abgemeldet werden.
Vorgehen: (noch nicht erprobt)
Bitte führen Sie unbedingt den Schritt "Prüfen Sie die ELStAM Meldungen des Mitarbeiters" aus. Die
Meldung tritt nicht nur bei sich widersprechenden Rückmeldungen auf und die von SAP empfohlene
Ummeldung kann durchaus in einigen Fällen vermeiden werden.
Das folgende eigene Beispiel zeigt einen vermutlich nicht ganz untypischen Fall.
• Ein MA hat eine Nebentätigkeit ab dem 20.4. ausgeführt und wurde von diesem AG
versehentlich in der Rolle des HAG angemeldet. Er wurde daher bei seinem eigentlichen HAG
zum 19.4. abgemeldet, dieser wird somit ab 20.4. als NAG mit Steuerklasse 6 geführt.
• Anfang Juni teilt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber mit, dass die versehentliche Anmeldung
zum 1.5. korrigiert wurde und es wird um Abrechnung mit Steuerklasse 1 ab dem 1.5.
gebeten. Durch Anlegen eines Satzes mit Steuerklasse 1 ab 1.5 im IT 0012 wird eine
Abmeldung des Nebenarbeitsverhältnisses zum 30.4. und eine Anmeldung als HAG zum 1.5.
ausgelöst. Dabei tritt die genannte Fehlermeldung auf.
• Ein Blick in den Meldeverlauf zeigt, dass eine noch nicht versandte Abmeldung zum 30.6. im
System gespeichert ist. Ursache ist ein bereits erfasster zukünftiger Austritt des MA.
• Eine Ummeldung ist in diesem Fall nicht nötig. Es reicht, mit Report "ELStAM-Daten
verwalten" (RPCE2ZD0, Menüpunkt "Meldungen im Fehlerfall erneut zuordnen") die erst
künftig benötigte Abmeldung zu löschen. Danach können die Abmeldung als NAG zum 30.4,
die Anmeldung als HAG zum 1.5. und die Abmeldung zum 30.6. problemlos erstellt und
(unter Nutzung der Quarantäne siehe 2.3.2.2 Quarantäne) abgewickelt werden.
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5 Praxiserfahrung in Form von Schritt-für-Schritt-Anleitungen
5.1 Vorgehensbausteine zur Datenanalyse
Seiten 119 bis 121 des Originaldokuments
5 Praxiserfahrung in Form von Schritt-für-Schritt-Anleitungen
In diesem Kapitel soll eine Art Baukasten von Handlungsanleitungen entstehen, mit denen Sie
versuchen können Arten von häufig an uns herangetragenen Fällen, selbst zu lösen. Anders als die
Kapitel 3 und 4 wird hier nicht vom Geschäftsvorfall oder Fehler ausgegangen. Vielmehr wird
ausgehend von typischen Fragestellungen erklärt, wie die vorhandene Situation analysiert werden
kann, wie Einfluss auf den Meldeverlauf genommen werden kann und wie sich komplexe Praxisfälle
durch Kombination dieser Vorgehensweisen auflösen lassen.
5.1 Vorgehensbausteine zur Datenanalyse
5.1.1 Ermitteln des Meldungsstatus mit Transaktion "Meldungen anzeigen"
Generell sollten Sie die Anzeige immer auf eine Personalnummer beschränken.
Um eine problematische Meldung schnell zu finden, ist es meist sinnvoll, den Haken im Feld "nur
aktuelle Datensätze selektieren" bestehen zu lassen. Wenn Sie jedoch nach der Ursache für ein
Problem, z.B. für die Meldung "Speichern nicht möglich ...", suchen und diese dann nicht erkennbar
ist, benötigen Sie einen Gesamtüberblick über die Meldungen zu der Person. In diesem Fall entfernen
Sie bitte den Haken im Feld nur aktuelle Datensätze selektieren.
Wenn es unübersichtlich viele Meldungen zu der Personalnummer gibt, können Sie eine
Einschränkung über das Datum vornehmen:
Einen ersten Überblick über den Meldeverlauf und den Status der Meldungen verschaffen Sie sich
mit dem Kurzprotokoll:
Suchen Sie im Ergebnis Meldungen in einem nicht abgeschlossenen Status. Bei einer übersichtlichen
Liste finden Sie diese Meldungen i.d.R. schnell. Sie befinden sich meistens unten in der Liste. Weitere
Informationen zu dem vorgefundenen Status finden Sie in Kapitel 5.1.3 (Inhalt einer Meldedatei
analysieren).
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5 Praxiserfahrung in Form von Schritt-für-Schritt-Anleitungen
5.1 Vorgehensbausteine zur Datenanalyse
Auch wenn mehrere offene Meldungen bestehen wie im nachfolgenden Beispiel, können Sie gemäß
Kapitel 5.1.3 (Einen fehlenden Verarbeitungsschritt und die nötigen Aktivitäten ermitteln) vorgehen.
Meist ist es dann sinnvoll, zuerst die Meldung zu analysieren mit dem am weitesten
fortgeschrittenen Status (in der Tabelle in Kapitel 5.1.3 am weitesten unten).
5.1.2 Ermitteln der Meldedetails mit Transaktion "Meldungen anzeigen"
Rufen Sie eine passende Auswahl an Meldungen zu einer Personalnummer auf wie in Kapitel 5.1.1
(Ermitteln des Meldungsstatus mit Transaktion "Meldungen anzeigen") beschrieben.
Wählen Sie dabei die Ausgabeoption "Protokoll".
Wenn Sie in der Liste die "Personen" und dann die Personalnummer expandieren, sehen Sie alle zur
Anzeige ausgewählten Meldungen.
120
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5 Praxiserfahrung in Form von Schritt-für-Schritt-Anleitungen
5.1 Vorgehensbausteine zur Datenanalyse
Zur Anzeige eines Verfahrenshinweises der Clearingstelle expandieren Sie eine "Antwort" oder eine
"Änderungsliste" auf und doppelklicken auf "Änderungsdaten".
Im Listenbereich "Änderungsdaten" (untere Fensterhälfte) wird nun eine Tabelle mit den
Originaldaten des Finanzamts angezeigt. Rechts in der Tabelle finden Sie den gemeldeten
Verfahrenshinweis der Clearingstelle mit Hinweistext, sowie eine im SAP-System vorgenommene
Klassifizierung des Verfahrenshinweises unter der Überschrift "Hinweistyp".
Der Hinweistext wird hier bereits in der in SAP-Tabellen gesicherten Form angezeigt. In seltenen
Fällen, wenn das SAP den Hinweistext nicht korrekt abspeichern konnte, sehen Sie hier daher nicht
dasselbe, wie in der Original-Meldung von der Clearingstelle. Wenn Sie im konkreten Fall diesen
Verdacht bestätigen wollen, müssen Sie sich die Meldung aus der Meldedatei ansehen, siehe Kapitel
5.1.4 (Inhalt einer Meldedatei analysieren) oder 5.4.6 (Anzeige des Inhalts einer Meldedatei).
Auch wenn Sie die Meldedaten der Clearingstelle einsehen wollen, z.B. weil Sie die Daten nicht
maschinell sondern nur manuell übernehmen möchten, gehen Sie wie oben beschrieben vor. Die
Meldedaten finden Sie in linken Teil der Tabelle "Änderungsdaten".
Wenn Sie die Details einer An- oder Abmeldung sehen möchten, öffnen Sie die Tabelle
"Anmeldedaten" oder "Abmeldedaten" so wie oben für die Tabelle "Änderungsdaten" beschrieben.
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5 Praxiserfahrung in Form von Schritt-für-Schritt-Anleitungen
5.7 Praxiserfahrung anderer Unternehmen
ab Seite 151 des Originaldokuments
A Namen wichtiger Reports und zugehörige Transaktionen
"ELStAM: An- und Abmeldungen erstellen" (RPCE2VD0_OUT)
PC00_M01_CE2VD0_OUT - An- und Abmeldungen erstellen
"ELStAM: An- und Abmeldungen sammeln" (RPCE2SD0_OUT)
PC00_M01_CE2SD0_OUT - An- und Abmeldungen sammeln
"ELStAM: Abfrage der Clearingstelle nach Rückmeldungen" (RPCE2AD0_IN)
PC00_M01_CE2AD0_IN - Eingangsmeldungen abholen (Clearingstelle)
"ELStAM: XML-Daten in ELStAM-Tabelle übernehmen" (RPCE2SD0_IN)
PC00_M01_CE2SD0_IN - Eingangsmeldungen zuordnen
"ELStAM: Stammdaten durch ELStAM aktualisieren" (RPCE2VD0_IN)
PC00_M01_CE2VD0_IN - Eingangsmeldungen verarbeiten (Aktualisierung Stammdaten)
"ELStAM: Lohnsteuermerkmale Anzeigen" (RPCE2LD0)
PC00_M01_CE2LD0 - Meldungen anzeigen
"ELStAM: Sachbearbeiter Aufgabenliste" (RPCE2LD0_TODO)
PC00_M01_CE2LD0_TODO - Aufgabenliste bearbeiten
"ELStAM-Daten verwalten" (RPCE2ZD0) "
PC00_M01_CE2ZD0 - Meldungen im Fehlerfall erneut zuordnen
"ELStAM: Hilfs- und Analyseprogramm" (RPUE2BD0)
PC00_M01_UE2BD0 - ELStAM: Hilfs- und Analyseprogramm
ELStAM-Menü:
151
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5 Praxiserfahrung in Form von Schritt-für-Schritt-Anleitungen
5.7 Praxiserfahrung anderer Unternehmen
B Abkürzungen
AG
Arbeitgeber
AN
Arbeitnehmer
CS
Clearingstelle
DSAG
Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe e.V.
EFOLGE
gem. FAQ-Hinweis 1758477: Verursachungsdatum einer Meldung
HAG
Hauptarbeitgeber
HW
Hinweis
IdNr.
Identifikationsnummer (siehe auch Kapitel 3.2.3 Fehlende IdNr)
IT
Informationstyp
Juper
Juristische Person
MA
Mitarbeiter
NAG
Nebenarbeitgeber
OSS
Fehlerdatenbank der SAP (OSS-Meldungen sind entsprechend Support-Meldungen der
Kunden an SAP)
RefDatumAG Meldebeginn für ein Arbeitsverhältnis in der ELStAM-Datenbank (siehe auch Kapitel
3.1 Die "ELStAM-Denkweise")
VH
Verfahrenshinweis
XML
technische Sprache zur Darstellung hierarchisch strukturierter Daten
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5 Praxiserfahrung in Form von Schritt-für-Schritt-Anleitungen
5.7 Praxiserfahrung anderer Unternehmen
C Stichwortverzeichnis
Änderung durch ELStAM 25, 85, 87, 93
Änderungsliste 13, 17, 21, 23, 24, 31, 38, 53,
54, 58, 60, 63 ff, 69, 72, 77, 78, 91, 98, 100,
105, 113, 116, 132, 141
für das Vorjahr 62
Arbeitgebersteuernummer 33, 36, 37, 47, 51
ff, 65, 66, 69, 70, 72, 75, 84, 89, 98, 100,
101, 104, 107, 109, 115, 116, 129, 132, 135,
136, 138
Austritt 125, Siehe Austrittsmaßnahme
Austrittsdatum 29, 44, 106, Siehe auch
Austrittsmaßnahme
Austrittsmaßnahme 19, 29, 43 ff, 53, 62, 101,
105, 106
B2A-Manager 20, 32, 35, 60, 64, 68, 70, 71,
72, 96, 99, 106, 107, 109, 122, 123, 129,
131, 142
Beschäftigungsbeginn 122
Betriebsstättenfinanzamt 52, 53, 54, 58, 59,
69, 70, 71, 72, 73, 89, 91, 104
Clearingstelle 10, 20 ff, 35 ff, 45 ff, 54, 55, 58
ff, 62, 64, 65, 67 ff, 79, 80, 82, 84, 86, 88 ff,
92, 96, 98 ff, 104 ff, 109, 110, 113, 115 ff,
121 ff, 129, 131, 132, 137, 141, 151, 152
Datenabruf 14
Datenlieferant 33, 52, 58, 59, 65, 69, 75, 89,
100, 116, 136, 137
Datenpaket 98, 102
Datenübermittler 52, 70, 80
Datum Abmeldung zum 29
Eintritt Siehe Eintrittsmaßnahme
Eintrittsdatum 27, 36, 47, 48, 88, Siehe auch
Eintrittsmaßnahme
Eintrittsmaßnahme 19, 21, 36, 41, 45, 46, 47,
53, 82, 95, 105, 112
Einwohnermeldebehörde 77
ELSTER-Zertifikat 33, 51, 52, 58, 59, 65, 69,
70, 75, 89, 100, 101, 107, 116
Feld
Änderung durch ELStAM Siehe Änderung
durch ELStAM
Datum Abmeldung zum Siehe Datum
Abmeldung zum
Hauptarbeitgeber Siehe Hauptarbeitgeber
Sonderverarbeitung Siehe
Sonderverarbeitung
Sonderverarbeitung Abmeldung Siehe
Sonderverarbeitung Abmeldung
153
©abresa GmbH
Sonderverarbeitung Anmeldung Siehe
Sonderverarbeitung Anmeldung
Sperre ELStAM Siehe Sperre ELStAM
Finanzamt Siehe Clearingstelle, Siehe
Betriebsstättenfinanzamt, Siehe
Wohnsitzfinanzamt
Freibetrag 27, 61, 86, 106, 109, 122
Geburtsdatum 15, 17, 36, 37, 41, 54, 55, 80,
81, 89, 105, 106
Gegenmeldung 42, 115, 139
GLBID 64, 96
GUID 110
GUID_REF_ANAB 110
HAG Siehe Hauptarbeitgeber
Hauptarbeitgeber 14 ff, 19, 25, 27, 32, 34, 38,
39 ff, 43 ff, 47, 74, 78, 81, 83 ff, 95, 102,
105, 106, 112 ff, 117, 122, 130, 138, 152
Hauptarbeitsverhältnis Siehe
Hauptarbeitgeber
Identifikationsnummer Siehe IdNr
IdNr 14, 15, 17, 18, 22, 26, 33, 36, 37, 39, 47,
52, 54, 55, 58, 66, 80, 81, 89, 105, 106, 123,
138
fehlende 41
mehrere 41, 49
Jahreswechsel 60
Kennzeichen
Änderung durch ELStAM Siehe Änderung
durch ELStAM
Anmeldung erzwingen 84, 85, 86, 89, 101
Datum Abmeldung zum Siehe Datum
Abmeldung zum
Hauptarbeitgeber 25, 74, 83, 88, Siehe
Hauptarbeitgeber
Massenabmeldung 130
Sonderverarbeitung Siehe
Sonderverarbeitung
Sonderverarbeitung Abmeldung Siehe
Sonderverarbeitung Abmeldung
Sonderverarbeitung Anmeldung Siehe
Sonderverarbeitung Anmeldung
Sperre ELStAM Siehe Sperre ELStAM
Zeitraum aus Variante 144
Kinderfreibetrag 36, 37, 61, 96
Kirchensteuer 17, 62
Kulanzfrist 113
Lohnsteuer 42, 53, 62
Lohnsteuerbescheinigung 42, 63, 64, 94
Version: 11, 24.2.2016
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Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“
5 Praxiserfahrung in Form von Schritt-für-Schritt-Anleitungen
5.7 Praxiserfahrung anderer Unternehmen
Lohnsteuerkarte 14, 39, 41, 80, 95
Massenabmeldung 54 ff, 129, 130
Massenanmeldung 54 ff, 129, 130
Mehrfachbeschäftigung 41
NDTIC Siehe Nutzdatenticket
Nebenarbeitgeber 15, 16, 19, 27, 28, 38, 41,
43, 47, 62, 74, 78, 81, 83, 88, 102, 105, 106,
112 ff, 117, 122, 130, 138, 152
Nutzdaten 22, 144
Nutzdatenblock 64, 98
Nutzdatenticket 13, 68, 100, 107
P01E2_STATUS 100
PC00_M01_CE2AD0_IN siehe Report ->
ELStAM Abfrage der Clearingstelle
PC00_M01_CE2LD0 siehe Report -> ELStAM
Lohnsteuermerkmale anzeigen
PC00_M01_CE2LD0_TODO siehe Report ->
ELStAM Sachbearbeiter Aufgabenliste
PC00_M01_CE2SD0_IN siehe Report -> XMLDaten in ELStAM-Tabelle übernehmen
PC00_M01_CE2SD0_OUT siehe Report ->
ELStAM An- und Abmeldungen sammeln
PC00_M01_CE2VD0_IN siehe Report ->
ELStAM Stammdaten durch ELStAM
aktualisieren
PC00_M01_CE2VD0_OUT siehe Report ->
ELStAM An- und Abmeldungen erstellen
PC00_M01_CE2ZD0 siehe Report -> ELStAMDaten verwalten
PC00_M01_UE2BD0 siehe Report -> ELStAM
Hilfs- und Analyseprogramm
Personalnummer
weitere zur IdNr 26, 49, 111
Pflegeview
V_5D0P_B 98, 111, 136
V_T596L 110, 135
V_T596M 135
Quarantäne 20, 21, 46, 83, 102, 105, 112,
122, 131, 142
redDatumAG 113
RefDatumAG 38, 47, 48, 84, 85, 90, 115, 122,
130, 136, 152
Report
Abfrage der Clearingstelle nach
Rückmeldungen 65
An- und Abmeldungen erstellen 81, 136
ELStAM Abfrage der Clearingstelle 21, 35,
98, 100, 102, 104, 107, 109, 116, 129,
132, 151
ELStAM An- und Abmeldungen erstellen
114, 151
154
©abresa GmbH
ELStAM An- und Abmeldungen erstellen
19, 26, 28, 32, 35 ff, 40, 42, 46, 47, 55 ff,
66, 81, 82, 83, 84, 90, 91, 102, 112, 129,
137, 138, 144
ELStAM An- und Abmeldungen sammeln
20, 21, 35, 46, 60, 122, 129, 131, 151
ELStAM Eingangsmeldungen zuordnen 22
ELStAM Hilfs- und Analyseprogramm 151
ELSTAM Hilfs- und Analyseprogramm 23,
32, 96, 100, 106, 109, 116, 123, 129, 140
ELStAM Lohnsteuermerkmale anzeigen 30,
151
ELStAM Sachbearbeiter Aufgabenliste 47,
76, 80, 151
ELStAM Stammdaten durch ELStAM
aktualisieren 22, 23, 35, 36, 37, 63, 64,
76, 80, 94, 130, 133, 151
ELStAM XML-Daten in ELStAM-Tabelle
übernehmen 25, 35, 36, 96, 100, 107,
108, 109, 116, 132, 151
ELStAM-Daten verwalten 46, 81, 100, 101,
105, 111, 123, 126, 130, 133, 151
RPISTJD0 61
Stammdaten durch ELStAM aktualisieren
112
RFC-Verbindung 98, 101
RPCE2AD0_IN Siehe Report -> ELStAM
Abfrage der Clearingstelle
RPCE2LD0 Siehe Report -> ELStAM
Lohnsteuermerkmale anzeigen
RPCE2LD0_TODO Siehe Report -> ELStAM
Sachbearbeiter Aufgabenliste
RPCE2SD0_IN Siehe Report -> ELStAM XMLDaten in ELStAM-Tabelle übernehmen
RPCE2SD0_OUT Siehe Report -> ELStAM Anund Abmeldungen sammeln
RPCE2VD0_IN Siehe Report -> ELStAM
Stammdaten durch ELStAM aktualisieren
RPCE2VD0_OUT Siehe Report -> ELStAM Anund Abmeldungen erstellen
RPCE2ZD0 Siehe Report -> ELStAM-Daten
verwalten
RPUE2BD0 Siehe Report -> ELStAM Hilfs- und
Analyseprogramm
Sechs-Wochen-Frist 16, 113, 117, 138, 139
Solidaritätszuschlag 62
Sonderverarbeitung 26
Sonderverarbeitung "Anmeldung mit
Abmeldung Vorgängersatz" 27
Sonderverarbeitung "Manuelle Pflege
angemeldeter AN " 28
Sonderverarbeitung "nicht teilnehmen" 26
Version: 11, 24.2.2016
Angela Spietschka
Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“
5 Praxiserfahrung in Form von Schritt-für-Schritt-Anleitungen
5.7 Praxiserfahrung anderer Unternehmen
Grund " Angabe HAG oder NAG liegt nicht
vor " 27
Grund " Steuerkarte /besondere
Bescheinigung liegt nicht vor " 27
Grund "Auslandswohnsitz" 26
Grund "Besondere Bescheinigung" 26
Grund "Eingetragene Lebenspartnerschaft "
27
Grund "IdNr nicht mitgeteilt" 26
Grund "Kundenvorgabe" 27
Grund "Steuerfreie Zahlung " 27
Grund "weitere Personalnummer zur IdNr"
26
Grund "wohnsitzlos" 27
Sonderverarbeitung Abmeldung 28
Sonderverarbeitung Anmeldung 28
Sperre ELStAM 26, 39, 45, 62, 75 ff, 85, 92
Status einer Änderungsliste 96, 100, 107 ff,
116
Status einer ELStAM-Meldung 35, 119
abgelehnt von CS 36, 68, 115, 139
beantwortet 35
empfangen 36, 123
erledigt 80
fehlerhaft 35, 37, 46, 47, 101
gesammelt 35, 122
manuell verarbeitet 37, 46
neu 33, 35, 122
nicht zugeordnet 37, 123
obsolet 36, 86
'obsolet' 47
übertragen 21, 35, 122
verarbeitet 36
verteilt 37
zugeordnet 36, 123
Status eines B2A-Manager-Eintrags 99
Fehler - senden wiederholen 68, 70, 71, 72,
109
in Verarbeitung/XML übertragen 68
neu 20
Status eines Transfertickets 143
Status in der Sachbearbeiterliste 66
Steuerjahr 62, 63, 64, 94
Steuerklasse 17, 19, 23, 25, 26, 33, 39, 41, 45,
78, 83, 85, 96, 105, 112 ff, 138
II (2) 36, 37, 61
VI (6) 14, 16, 18, 23, 25, 26, 29, 39, 41, 42,
44, 45, 62, 75 ff, 83 ff, 88, 89, 90, 95, 96,
105, 112, 113, 130
Steuernummer 69, 70, 71
Tabelle T5D2M 63
Teilapplikation
155
©abresa GmbH
LSTB 57, 110, 111, 135
LSTK 116
LSTZ 52, 58, 104, 129, 135, 144
Transaktion
An- und Abmeldungen erstellen siehe
Report -> ELStAM An- und Abmeldungen
erstellen
An- und Abmeldungen sammeln siehe
Report -> ELStAM An- und Abmeldungen
sammeln
Aufgabenliste bearbeiten siehe Report ->
ELStAM Sachbearbeiter Aufgabenliste
Eingangsmeldungen abholen
(Clearingstelle) siehe Report -> ELStAM
Abfrage der Clearingstelle
Eingangsmeldungen verarbeiten siehe
Report -> ELStAM Stammdaten durch
ELStAM aktualisieren
Eingangsmeldungen zuordnen siehe Report
-> XML-Daten in ELStAM-Tabelle
übernehmen
ELStAM Hilfs- und Analyseprogramm siehe
Report -> ELStAM Hilfs- und
Analyseprogramm
Meldungen anzeigen siehe Report ->
ELStAM Lohnsteuermerkmale anzeigen
Meldungen im Fehlerfall erneut zuordnen
siehe Report -> ELStAM-Daten verwalten
Transferticket 67, 68, 102, 132, 143
Ummeldung 23 ff, 27, 30, 35 ff, 51, 53 ff, 58,
59, 69, 72, 73, 80, 83, 84, 87 ff, 98, 100, 104
ff, 116, 126, 129, 136, 137
Verfahrenshinweis 53, 69, 121, 133, 140, 152
552010001 72
552010102 72, 73
552020100 75
552020101 75, 76, 80
552020102 76
552020203 46, 82, 83, 84, 86, 92, 105, 115
552020214 113
552020215 47, 88
552020300 54, 55, 89, 105, 130
552020303 48, 82, 89
552020307 47, 48, 89, 90, 130
Vertragsverlängerung 33, 125
Vorarbeitgeber 16, 87, 88, 117
Vorjahr 62
Wiedereintritt 21, 44, 81, 83, 105, 112
Wohnsitzfinanzamt 14, 16, 26, 27, 43, 50, 76,
77, 79 ff, 88, 91, 92, 95, 96
Zeitscheibe 29, 30, 105, 125, 141
Zertifikat Siehe ELSTER-Zertifikat
Version: 11, 24.2.2016
Angela Spietschka
Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“
5 Praxiserfahrung in Form von Schritt-für-Schritt-Anleitungen
5.7 Praxiserfahrung anderer Unternehmen
ZID Siehe Zobel-ID
Zobel-ID 69, 70
156
©abresa GmbH
Zuflussmonat Siehe Zuflussprinzip
Zuflussprinzip 16, 44, 45
Version: 11, 24.2.2016
Angela Spietschka

ELStAM - Hamburg

Information Thema: Wiederholte Ausgabe der

Mietpreise Aathalstrasse 11

Fragebogen zur Personalstammdatenerfassung (PDF

Die wichtigsten Grenzwerte für geringfügig Beschäftigte

Clearingstelle Eibach - St. Walburga, Nürnberg

Meldeformular - Hamburger Staffelrudern

Juliane Vierjahn Illebener Anger 22 99947 Bad Langensalza Tel.

Anmeldung zur Bläserklasse

Kundeninformation - sav – UNABHÄNGIGE

Unser CVJM-Wochenende Perouse 2015