User Guide Basware Free e-Invoice Email Basware Transactions Service Basware Corporation © Copyright Basware Corporation All rights reserved 2 (14) Version 1.5 Inhalt 1 Übersicht............................................................................................................................................................. 3 2 Voraussetzungen und Registrierung .................................................................................................................. 4 3 Pflichtfelder der Rechnung ................................................................................................................................. 5 4 Erstellung und Versand von Rechnungen .......................................................................................................... 6 4.1 Rechnungslayout ...................................................................................................................................... 6 4.2 Erstellen der PDF-Rechnung .................................................................................................................... 6 5 Beispiele für kostenlose PDF Programme .......................................................................................................... 7 5.1.1. PDF Converter ............................................................................................................................... 7 5.1.2. doPDF ............................................................................................................................................ 8 5.1.3. Cute PDF ..................................................................................................................................... 10 5.1.4. Microsoft Office Word PDF converter Add In ............................................................................... 12 5.2 Anhänge hinfügen ................................................................................................................................... 13 5.3 Senden der Rechnung ............................................................................................................................ 13 6 Kontaktinformationen ........................................................................................................................................ 14 Basware Corporation | Linnoitustie 2, Cello, P.O. Box 97, FI-02601 Espoo, Finland | Tel. +358 9 879 171 | Fax +358 9 8791 7297 | www.Basware.com 3 (14) Version 1.5 1 Übersicht Basware Free e-Invoice Email ist ein Service mit dem Sie elektronische Rechnungen an Ihren Kunden mit Ihrem eigenen E-Mail-Programm senden können. Mit diesem Service können Sie einfach und bequem Rechnungen mit jedem beliebigen Programm erstellen und diese in ein PDF-Dokument konvertieren. Die Rechnung muss hierbei von einem Programm erstellt werden, welches sicherstellt, dass immer das gleiche Rechnungslayout verwendet wird. Gescannte oder andere bildhafte Rechnungen können nicht verarbeitet werden. Die Darstellung der Rechnungsinhalte (Bezeichnung der Inhalte und deren Position) muss immer auf die gleiche Art und Weise erfolgen. Erstellen Sie Ihre Rechnungen einfach als PDF Datei und senden Sie diese als Dateianlage an die von Basware bereitgestellte Empfängeradresse. Beispiel: Speichern Sie die Rechnung im PDF-Format und fügen Sie diese einer E-Mail bei. Die E-Mail wird an den Basware-Dienst versandt, unter Verwendung einer speziellen Kunden E-Mail-Adresse z.B.: [email protected] Die Liste der E-Mail-Adressen finden Sie hier. Basware Corporation | Linnoitustie 2, Cello, P.O. Box 97, FI-02601 Espoo, Finland | Tel. +358 9 879 171 | Fax +358 9 8791 7297 | www.Basware.com 4 (14) Version 1.5 2 Voraussetzungen und Registrierung Basware Free e-Invoice Email hat keine Beschränkungen der für die Erstellung der Rechnungen benutzten Software. Alles was Sie machen müssen, ist Ihre Rechnungen im PDF-Format zu speichern. Sie können Ihre PDF-Rechnungen mit jeder E-Mail-Software und von jedem Computer, der einen Internet-Anschluss hat, senden. Bei der Registrierung des Services, können Sie bis zu 5 Kontaktadressen Ihres Unternehmens angeben, von denen Sie die Rechnungen senden werden. Basware wird in Ihrem Benutzerkonto diese E-MailAdressen hinterlegen und eingehende Rechnungen werden nur dann verarbeitet, wenn sie von diesen Adressen empfangen werden. Fügen Sie Ihre Kunden E-Mail-Adressen zum Adressbuch Ihrer E-MailClient-Software hinzu oder laden Sie sie als vCard herunter. Sobald Sie sich registriert haben, erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail von Basware mit weiteren Anweisungen. Ihre im Basware Account hinterlegten Email-Adressen können auch noch nach der ersten Übertragung geändert werden, indem Sie eine E-Mail an [email protected] senden. Jede Änderung wird Ihnen mit € 25 berechnet. Basware Corporation | Linnoitustie 2, Cello, P.O. Box 97, FI-02601 Espoo, Finland | Tel. +358 9 879 171 | Fax +358 9 8791 7297 | www.Basware.com 5 (14) Version 1.5 3 Pflichtfelder der Rechnung Basware extrahiert aus Ihrer PDF-Rechnung bestimmte Informationen, speichert diese in einer elektronischen Datei und liefert diese zusammen mit der Original-PDF-Datei an den Empfänger. Bitte stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Felder auf Ihrer Rechnung enthalten sind. Die Liste der Pflichtfelder ist nachfolgend aufgeführt: Allgemeine Informationen Lieferanten Informationen Kunden Informationen Rechnung / Gutschrift (zeigt an, ob Debitoren-‐ oder Kreditoren-‐Rechnung) Rechnungsdatum Rechnungsnummer Lieferdatum Währung Nettobetrag (ohne MwSt) Bruttobetrag (mit MwSt) MwSt / USt angewandter Satz Aufschlüsselung der Besteuerungsgrundlage (ohne MwSt.) pro MwSt / USt Steuersatz oder Befreiung Insgesamt zu zahlender Betrag MwSt / USt (insgesamt MwSt.-‐Betrag) Zusätzliche Angaben im Falle der Steuerbefreiung oder wenn der Leistungsempfänger Steuerschuldner ist: Einen Hinweis darauf, dass für die Leistung eine Steuerbefreiung gilt bzw. diese der Verlagerung der Steuerschuld unterliegt. Im Fall der innergemeinschaftlichen Lieferung neuer Fahrzeuge sind die in § 1b Abs. 2 und 3 UStG bezeichneten Merkmale anzugeben. Im Fall einer Reiseleistung (§ 25 UStG) und der Differenzbesteuerung (§ 25a UStG): Einen Hinweis darauf, dass diese Sonderregelung angewandt wurde. Im Fall der steuerpflichtigen Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück: Einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers nach § 14b Abs. 1 S. 5 UStG. Vollständiger Lieferantenname Vollständige Lieferantenadresse Die Umsatzsteuer-‐Identifikationsnummer des Lieferanten (entsprechend der ISO-‐Norm unter der Gegenstände oder Dienstleistungen geliefert werden) oder die Steuernummer Vollständiger Kundenname Vollständige Kundenadresse Empfänger USt-‐Nummer Darüber hinaus könnten Ihre Empfänger weitere Pflichtfelder benötigen (z.B. Lieferantennummer, Bestellnummer etc.). Alle Informationen, die Ihr Empfänger fordert, müssen auf der Rechnung (allgemein verständlich bezeichnet) angegeben werden! Basware Corporation | Linnoitustie 2, Cello, P.O. Box 97, FI-02601 Espoo, Finland | Tel. +358 9 879 171 | Fax +358 9 8791 7297 | www.Basware.com 6 (14) Version 1.5 4 Erstellung und Versand von Rechnungen 4.1 Rechnungslayout Basware erstellt Ihr Servicekonto entsprechend der Rechnungsvorlage des ersten von Ihnen übermittelten Dokumentes. Bitte beachten Sie, dass Ihre Rechnungsvorlage immer das gleiche Layout und die gleiche Sprache haben muss. Bitte kontaktieren Sie Basware unter [email protected] bevor Sie Ihr Layout ändern. 4.2 Erstellen der PDF-Rechnung Verwenden Sie Ihr aktuelles Abrechnungssystem oder Ihre Textverarbeitungssoftware, um Ihre Rechnungen im PDF-Format zu generieren. Wenn Ihr aktuelles System nicht in der Lage ist, PDFRechnungen zu erstellen, benötigen Sie ein Programm zur Erstellung von PDF-Dokumenten. Sie können jedes PDF-Konverter-Programm benutzen. Benutzen Sie bitte die Hilfefunktion Ihres Programms, wenn Sie Schwierigkeiten beim Konvertieren der Rechnungen in PDF-Dateien haben oder installieren Sie einen der kostenlos im Internet verfügbaren PDF-Konverter. Beachten Sie jedoch dass die PDF-Version, die Sie an den Basware Service senden, 1.4 oder neuer sein muss. Das PDF darf kein „Bild“ sein. Bitte überprüfen Sie dies vor dem Versand: Öffnen Sie das erzeugte PDF. Versuchen Sie, den Rechnungstext mit der Maus zu markieren. Ist dies nicht möglich, handelt es sich um ein „Bild“ und kann nicht verwendet werden. In diesem Fall ändern Sie bitte die Einstellung Ihres PDF-Druckers. Wenn Sie den Text kopieren und z.B. in Word, WordPad oder andere Text-Editoren einfügen und den Text hier lesen können, können Sie Rechnungen versenden. Falls der kopierte Text nicht lesbare Sonderzeichen enthält, ändern Sie bitte die in der Rechnung verwendete Schriftart und erstellen das PDF erneut. Basware Corporation | Linnoitustie 2, Cello, P.O. Box 97, FI-02601 Espoo, Finland | Tel. +358 9 879 171 | Fax +358 9 8791 7297 | www.Basware.com 7 (14) Version 1.5 5 Beispiele für kostenlose PDF Programme 5.1.1. PDF Converter PDFConverter Desktop ist für Windows verfügbar und erlaubt Ihre Dateien direkt in PDF umzuwandeln. PDFConverter Desktop verwendet einen Online Dienst, um Dateien umzuwandeln. PDFConverter Desktop unterstützt die Umwandlung von 68 Dateitypen in PDF, darunter CSV, DOC, DOCX, JPG, ODT, HTML etc. Sie können PDFConverter Desktop herunterladen unter: http://www.freepdfconvert.com/pdf_converter_desktop.asp. Klicken Sie einfach auf den Link im Download-Bereich. Die Installation startet mit einem selbsterklärenden Assistenten. Nach dem letzten Schritt erscheint ein Benachrichtigungsfenster und gibt eine kurze Beschreibung über die Verwendung der Anwendung. Nachdem die Anwendung installiert ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, die Sie konvertieren möchten, die Möglichkeit "Convert to PDF" ist verfügbar. Die PDF-Dateien werden im gleichen Verzeichnis gespeichert. Basware Corporation | Linnoitustie 2, Cello, P.O. Box 97, FI-02601 Espoo, Finland | Tel. +358 9 879 171 | Fax +358 9 8791 7297 | www.Basware.com 8 (14) Version 1.5 5.1.2. doPDF doPDF ist ein kostenloser PDF Creator, der PDF-Dateien erstellt. Einmal installiert, ermöglicht er es Ihnen, jede Art von druckbaren Dokumenten in PDF-Dateien umzuwandeln. Sie können die Anwendung herunterladen unter http://www.dopdf.com/ Laden Sie einfach das Installations-Kit herunter. doPDF installiert sich als virtueller PDF-Druckertreiber. Nach erfolgreicher Installation wird er in Ihrer Drucker- und Faxgeräteliste sowie in der Liste aller Programme angezeigt. doPDF kann PDF auf zwei Arten umwandeln: 1. Umwandeln zu PDF über den virtuellen Druckertreiber doPDF. Das Ergebnis des Druckvorgangs ist eine PDF-Datei. Öffnen Sie das umzuwandelnde Dokument (Word, Excel, PowerPoint, WordPad, Notepad oder jedes druckbare Dokument), wählen Sie „Drucken“ und wählen Sie „doPDF“ aus der Liste der Drucker aus. Sie werden gefragt, wo die PDF-Datei gespeichert werden soll. Nach Fertigstellung wird das PDF automatisch mit Ihrem Standard-PDF-Reader geöffnet. 2. doPDF Startfenster nutzen doPDF hat eine ausführbare Datei (erreichbar von der Start-Programm-Gruppe), Basware Corporation | Linnoitustie 2, Cello, P.O. Box 97, FI-02601 Espoo, Finland | Tel. +358 9 879 171 | Fax +358 9 8791 7297 | www.Basware.com 9 (14) Version 1.5 die Sie ausführen können, um einen Konvertierungs-Assistenten zu starten, ähnlich dem der angezeigt wird, wenn sie den doPDF Drucker nutzen. Nach Auswahl der umzuwandelnden Datei, drücken Sie den „Erstellen“ Knopf und ein neues Fenster wird angezeigt. Basware Corporation | Linnoitustie 2, Cello, P.O. Box 97, FI-02601 Espoo, Finland | Tel. +358 9 879 171 | Fax +358 9 8791 7297 | www.Basware.com 10 (14) Version 1.5 Nach Auswahl des Zielordners wird die PDF-Datei gespeichert und angezeigt. 5.1.3. Cute PDF CutePDF ist ein weiterer frei verfügbarer PDF-Writer. Wenn Sie CutePDF verwenden möchten, folgen Sie bitte den Installationsanweisungen auf der offiziellen CutePDF Website: http://www.cutepdf.com/ Sie können Ihre PDF-Rechnung erzeugen, indem sie wie folgt vorgehen: • Erstellen Sie Ihre Rechnung in Ihrer Rechnungs-Software • Drucken Sie die Rechnung (in der Regel kann dies im Menü Datei durch Auswahl Print oder mit der Tastenkombination STRG-P durchgeführt werden). Im Druck-Fenster wählen Sie den CutePDF Writer Basware Corporation | Linnoitustie 2, Cello, P.O. Box 97, FI-02601 Espoo, Finland | Tel. +358 9 879 171 | Fax +358 9 8791 7297 | www.Basware.com 11 (14) Version 1.5 Speichern Sie die erstellte PDF-Datei auf Ihrer Festplatte, indem Sie die Schaltfläche Speichern drücken. Basware Corporation | Linnoitustie 2, Cello, P.O. Box 97, FI-02601 Espoo, Finland | Tel. +358 9 879 171 | Fax +358 9 8791 7297 | www.Basware.com 12 (14) Version 1.5 5.1.4. Microsoft Office Word PDF converter Add In Dieses Add-In ist verfügbar für Microsoft Office 2007 und neuere Versionen. Sie ermöglicht dem Anwender, eine mit Microsoft Office bearbeitete Datei als PDF zu speichern. Zum Herunterladen des Add-In, gehen Sie bitte auf: http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=9943 Laden Sie die Datei herunter, indem Sie den Download-Button drücken und speichern Sie die Datei auf Ihrer Festplatte. Doppelklicken Sie auf die SaveAsPDF.exe Programmdatei, um das Setup-Programm zu starten. Der Installations-Assistent führt Sie durch den Prozess. Nachdem Sie das Add In installiert haben, öffnen Sie das umzuwandelnde Dokument. Je nach Programm, das Sie verwenden wählen Sie aus Office oder im Menü Datei „Save to PDF“. Basware Corporation | Linnoitustie 2, Cello, P.O. Box 97, FI-02601 Espoo, Finland | Tel. +358 9 879 171 | Fax +358 9 8791 7297 | www.Basware.com 13 (14) Version 1.5 5.2 Anhänge hinfügen Basware Free e-Invoice Email ermöglicht es Ihnen, zusätzliche Dateien als Anhänge mit zu versenden. Diese werden zusammen mit dem Rechnungs-PDF an den Empfänger weitergeleitet. Das Format Anlagen muss PDF sein und der Name muss das Wort „Anlage“ (z.B. Anlage_112233.pdf, 123Anlage.pdf etc.) enthalten. Die Anhänge fügen Sie der E-Mail mit der Rechnung als Anlage hinzu und senden diese an den Empfänger. Bitte beachten Sie, falls Sie die zusätzliche Datei nicht als „Anhang“ benennen, wird die E-Mail als Spam erkannt und wird weder verarbeitet noch weitergeleitet. 5.3 Senden der Rechnung Erstellen Sie eine neue E-Mail mit Ihrer E-Mail-Client-Software und fügen Sie das auf Ihrem Computer gespeicherte Rechnungs-PDF mit an. Das Betreff-Feld ist nicht relevant für die Rechnungsverarbeitung. Bitte schreiben Sie keinen Kommentar zu Ihrer Rechnung. Für den Empfänger werden die E-Mail sowie der Kommentar nicht sichtbar sein! Stellen Sie sicher, dass Sie die korrekte Empfänger- E-Mail-Adresse im Feld „An“ verwenden. Senden Sie ausschließlich über die im Basware Service eingerichteten E-Mailadressen (e.g. Empfä[email protected]). Senden Sie keine E-Mails mit Rechnungen direkt an Ihren Kunden! Ihr Kunde erhält eine E-Rechnung mit strukturierten Daten zur automatisierten Verarbeitung und ein PDF mit dem Abbild Ihrer Rechnung. HINWEIS: Sie können in jeder E-Mail nur ein Rechnungs-PDF versenden. Für jede Rechnung muss eine eigene E-Mail erzeugt werden. Basware Corporation | Linnoitustie 2, Cello, P.O. Box 97, FI-02601 Espoo, Finland | Tel. +358 9 879 171 | Fax +358 9 8791 7297 | www.Basware.com 14 (14) Version 1.5 6 Kontaktinformationen Wenn Sie weitere Fragen haben, kontaktieren Sie bitte [email protected]. Basware Corporation | Linnoitustie 2, Cello, P.O. Box 97, FI-02601 Espoo, Finland | Tel. +358 9 879 171 | Fax +358 9 8791 7297 | www.Basware.com
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