Das kleine Einmaleins der Unternehmensdokumentation

BrIMaCS –
Brühl Interim Management and Consulting
Solutions
Das Einmaleins einer
Unternehmensdokumentation
Februar 2016
Brühl Interim Management and Consulting Solutions
Inhaltsverzeichnis
1
EINLEITUNG .............................................................................................................................................. 3
2
BASIS UNTERNEHMENSDOKUMENTATION ................................................................................... 4
2.1
UNTERNEHMENSDEFINITION .......................................................................................................................... 4
2.1.1 Unternehmensform / Rechtsform ............................................................................................................ 4
2.1.2 Finanzen .............................................................................................................................................................. 4
2.1.3 Historie und Zukunft des Unternehmens .............................................................................................. 6
2.2
OPERATIVES UNTERNEHMEN ......................................................................................................................... 6
2.2.1 Operatives Geschäft ........................................................................................................................................ 6
2.2.2 Kundenübersicht / Analyse ......................................................................................................................... 7
2.2.3 Lieferanten und Einkauf ............................................................................................................................... 7
2.3
ALLGEMEINE INFORMATIONEN ...................................................................................................................... 8
3
SCHLUSSWORT ........................................................................................................................................ 9
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1 Einleitung
Zuerst einmal möchte ich Ihnen dazu gratulieren, dass Sie das Thema Risikomanagement ernst
nehmen und dafür sorgen möchten, dass Ihr Unternehmen auch im Unglücksfall durch eine
Unternehmensdokumentation handlungsfähig bleibt, bzw. jemand in die Lage versetzt wird,
mit Ihrem Unternehmen nach Ihren Wünschen zu verfahren.
Grundsätzlich gilt, dass jede Form einer strukturierten Dokumentation besser ist als gar keine
Dokumentation. Aus diesem Grund möchte ich auch auf die sogenannten Notfallkoffer oder
Notfallordner der Verbände (IHK, HWK, …) sowie der Banken hinweisen. Diese Unterlagen sind
zwar finanz- und rechtslastig, sind aber durchaus eine gute Basis, um zumindest das
Unternehmen am Leben zu halten, sei es die Bezahlung offener Verpflichtungen oder
Auszahlung der Löhne am Ende des Monats.
Im Folgenden möchte ich Ihnen eine Übersicht der absolut notwendigen Basisdokumente
geben, die Sie bitte zur Sicherung Ihres Unternehmens ablegen oder ggf. auch noch erstellen.
Dokumente stellen natürlich einen aktuellen Informationsstand dar und müssen von Zeit zu
Zeit aktualisiert werden. Dazu werde ich im weiteren Verlauf je Dokumententyp einen kurzen
Hinweis geben.
Sollten Sie bei der Erstellung einiger hier beschriebener Dokumente Unterstützung oder
einmal einen Sparringspartner benötigen oder aber zur Erkenntnis kommen, dass Ihnen eine
Basisdokumentation nicht ausreicht und Sie eine individuelle professionelle Dokumentation
aufbauen möchten, stehen wir Ihnen natürlich gerne mit unserem Wissen und unserer
Erfahrung zur Seite.
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Zusammenstellung der Dokumente und hoffe, dass Sie
nie in die Situation kommen, dass durch einen Unglücksfall die Dokumentation benötigt wird.
Auf alle Fälle können Sie die Dokumentation später als Basis zur Nachfolgeregelung benutzen.
Merzig, im Februar 2016
Heinrich Brühl
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2 Basis Unternehmensdokumentation
2.1 Unternehmensdefinition
2.1.1 Unternehmensform / Rechtsform
Dieses Themengebiet stellt die rechtliche Basis Ihres Unternehmens dar.
Hierzu gehört:

Gesellschaftervertrag
Bei Änderungen z.B. Veränderung der Gesellschafterstruktur immer die neueste Version
abspeichern, aber die alten Versionen nicht löschen oder ersetzen.

Aktueller Handelsregisterauszug
Bei Änderungen z.B. Veränderung der Gesellschafterstruktur immer die neueste Version
abspeichern, aber die alten Versionen nicht löschen oder ersetzen.

Gesellschafterentscheidungen in Form eines Kurzprotokolls
Jeweils neue Versionen ergänzen, Historie immer beibehalten.

Prokura
Stellen Sie sicher, dass im Todesfall oder auch bei plötzlich eintretender Einschränkung der
Geschäftsfähigkeit jemand in Ihrem Namen eine Prokura erhält. Die Möglichkeiten zur
Sicherstellung einer Prokura bei nicht mehr vorhandene Geschäftsfähigkeit kann Ihnen am
besten ein Anwalt aufzeigen.
2.1.2 Finanzen

Schriftverkehr mit Finanz- und Steuerbehörden
Hierzu jeden offiziellen Schriftverkehr archivieren. Dazu gehören Steuerunterlagen,
Bescheide, Einsprüche, etc.

Geschäftsbericht
Jährlich die neue Version ablegen, alte Versionen aber nicht entfernen. Hier ist eine Historie
äußerst wichtig.
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
Übersicht der Finanzierung
Übersicht erstellen zu allen Finanzierungsfragen. Dazu gehören Bankkredite, aber auch ggf.
vorhandene Privatkredite (wenn z.B. ein Verwandter kurzfristig mal ausgeholfen hat).
Diese Übersicht bei jeder Veränderung sofort aktualisieren und ablegen!

Alle laufenden Kreditverträge
Auch hier bei Veränderungen die neueste Version ablegen. Ausgelaufene Verträge entfernen,
da diese für eine Analyse keinen Nutzen haben.

Liquiditätsplanung
Sie sollten hier eine Übersicht mit einer durchgängigen Liquiditätsplanung archivieren, die
eine Darstellung der Entwicklung der letzten 5 Jahre und eine Planung der nächsten drei Jahre
enthält.

Inventarliste
Jährlich die aktuelle Version ablegen.

Leasing- und Mietverträge
Eine Übersicht und jeweils eine Kopie von allen laufenden Leasingverträgen archivieren
(Autos, Maschinen, Gebäude, etc.). Diese Übersicht bei Änderungen aktualisieren und nicht
mehr gültige Verträge entfernen.

Lizenzen / Patente /Markenrechte
Sollten Sie in Ihrem Unternehmen Patente und Markenrechte besitzen, diese Information
archivieren.
Sollten Sie Lizenznehmer sein, auch diese Information und ggf. existierende Verträge
archivieren.
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2.1.3 Historie und Zukunft des Unternehmens

Unternehmenspräsentation
Ein Dokument, das in max. 5 Seiten beschreibt, woher das Unternehmen kommt mit zeitlichen
Meilensteinen und wie die Entwicklung über die Zeit war.
Aktualisierung des Dokumentes in Form einer Fortschreibung bei wichtigen Meilensteinen im
Unternehmen.

Businessplan
Wenn Sie einen Businessplan erstellt haben, ist das eine sehr gute und strukturierte Übersicht
zu Ihrem Unternehmen den Sie auch archivieren sollten. Falls Sie den Businessplan aktualisiert
haben oder dies in Zukunft tun, die aktualisierte Version zusätzlich archivieren, um so die
Historie besser zu dokumentieren.

Strategiepapier
Schreiben Sie einmal alle Ihre Ideen in Form eines Strategiepapieres strukturiert auf. Dieses
Dokument können Sie auch ideal benutzen um 1x jährlich Ihre Strategie auf den Prüfstand zu
stellen und ggf. anzupassen. Neue Versionen dann immer archivieren, alte Dokumente als
Historie aber nicht entfernen.
2.2 Operatives Unternehmen
2.2.1 Operatives Geschäft

Geschäftsmodell
Eine Übersicht, welche Geschäftsvorfälle Ihr Unternehmen definieren. Dazu gehören z.B.
was Ihr Unternehmen einem potentiellen Kunden bietet? (Verkauf von Waren und Produkten,
Service und Wartung, Beratung, kundenindividuelle Produktion, etc.)
Aktualisierung des Dokumentes bei Veränderungen im Geschäftsmodell (Erweiterungen aber
auch bei Einstellung von Teilen der Geschäftstätigkeit).

Organigramm
Wer macht was im Unternehmen in Form eines Organigramms. Aktualisierung bei
Änderungen notwendig.
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
Geschäftsprozesse
Eine grobe Übersicht, welche Geschäftsprozesse Ihr Unternehmen definieren. Dazu gehören
u.a.:
Wie werden Aufträge generiert?
Wie werden diese eingesteuert?
Wie werden Sie abgewickelt?

Qualitätsmanagement
Sollten Sie Ihr Unternehmen zertifiziert haben, legen Sie das Zertifikat, den dazugehörigen
Bericht und die Übersicht zur internen Auditplanung ab. Aktualisierung der internen
Auditübersicht jährlich bzw. Aktualisierung der Dokumente bei Re-Zertifizierung.

Key Player Analyse
Eine Übersicht der wichtigen Personen im Unternehmen mit kurzer Beschreibung des
Schlüsselwissens und warum sie wichtig für den Fortbestand des Unternehmens sind.
Aktualisierung des Dokumentes bei Veränderungen (Wissen nicht mehr relevant, Weggang
eines Mitarbeiters,…)
2.2.2 Kundenübersicht / Analyse

Übersicht der Top 10 Kunden – wenn vorhanden
Verteilung des Umsatzes basierend auf Kunden (wichtige Information wenn z.B. mit einem
Kunden 30% des Umsatzes gemacht wird).

Kundenverträge
1. Vorlagen zu Angebotserstellung, Auftragserteilung, AGB`s, Rabattsystemen usw.
(Aktualisierung bei Änderungen der Vorlagen)
2. Beispielhafte reale Auftragsdokumente
2.2.3 Lieferanten und Einkauf

Lieferantenübersicht
Übersicht der Lieferanten einmal jährlich überprüfen und anpassen. Analog zur
Kundenübersicht auch hier die Hauptlieferanten und ggf. Zweitlieferanten hervorheben.
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
Lieferantenverträge
Ablage aller vorhandenen aktiven Lieferantenverträge, ausgelaufene Lieferantenverträge ggf.
entfernen.
2.3 Allgemeine Informationen

Passwort und Schlüsselliste
Erstellen Sie eine Liste mit allen wichtigen Passwörtern, die für den Geschäftsbetrieb
notwendig sind. Dazu gehören z.B. Ihr Passwort für Ihren Computer oder Laptop,
Zugangsdaten für Onlinebanking, etc.
Die Schlüsselliste enthält die Informationen, wo man welche Schlüssel findet (z.B.
Ersatzschlüssel Fahrzeuge, Tresorschlüssel, Schließfachschlüssel, etc.).

„Leichen im Keller“
Bitte machen Sie sich einmal Gedanken, ob es irgendwelche Informationen gibt, die Ihr
eigentliches Tagesgeschäft nicht beeinflussen, die aber für einen Nachfolger interessant sein
könnten. Ich nenne diese Liste gerne die Leichen im Keller, wobei ich diese Leichen im Keller
nicht negativ verstehe. Es kann sich hierbei natürlich auch um positive Informationen handeln.
Es wäre aber sicherlich hilfreich, wenn Sie sich einmal die Zeit nehmen und überlegen, ob es
eine solche wertvolle Information in Ihrem Umfeld gibt. Wie Sie diese Liste oder Information
benennen, ist natürlich Ihnen überlassen.
Beispiele hierbei könnten sein:




Anschubfinanzierung durch ein zinsloses Darlehen der Oma
Zusage zur Unterstützung des örtlichen Fußballvereins bei der Renovierung des
Vereinshauses
Stille Teilhaberschaft an einem anderen Unternehmen
Information zu einem Nummernkonto im Ausland
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3 Schlusswort
Die vorstehenden Themen sollen Ihr Unternehmen beschreiben und helfen, Ihr Unternehmen
im Notfall schnell zu erfassen.
Ich empfehle Ihnen die Dokumente als PDF-Dateien zu archivieren. Als Struktur zur
Archivierung der Dokumente können Sie die Struktur nutzen, in der ich die einzelnen
Dokumente beschrieben habe.
Diese Auflistung stellt eine allgemeingültige Basis dar. Jedes Unternehmen ist anders und so
kann es sein, dass in Bezug auf Ihr spezielles Unternehmen einige zusätzliche Dokumente sehr
hilfreich sein würden.
Ich empfehle Ihnen, Ihre Unternehmensdokumentation z.B. bei Ihrem Notar oder einer
anderen Person Ihres Vertrauens zu platzieren, damit man im Notfall kurzfristig Zugriff auf die
Informationen hat.
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