別紙１ 渋谷区住民戸籍課証明書作成及び交付業務委託に関する業務委託仕様書 １ 業務委託期間 平成２８年４月１日から平成２９年３月３１日までとする。 ２ 業務従事時間 窓口開設時間内に受け付けた申請等に全て対応すること。なお、窓口開設時間は下記 のとおりであるが、窓口開設時間の直前直後における申請等については、臨機応変に対 応すること。 ３ 該当日 窓口業務時間 平日：月～金曜日 8：30～17：00 履行場所 履行場所は、以下のとおりとする。 業務内容 後述項番４－１～11、17～19 履行場所 渋谷区渋谷一丁目１８番２１号（第１庁舎） １階 住民戸籍課内 ４ 委託対象業務 次に掲げる業務を行うものとする。 ４－１ 証明書作成業務 （１）戸籍謄抄本・附票・身分証明書等請求・申請による証明書作成業務 （２）住民票関係請求による証明書作成業務 （３）印鑑登録証明書交付申請による証明書作成業務 （４）特別区民税・都民税証明交付申請による証明書作成業務 ※対象となる証明書は、４頁の「証明書一覧」のとおりとする。 ４－２ 証明書交付業務 （１）上記４－１により作成した証明書を交付するものとする。 （２）その他、職員により作成した証明書を交付するものとする。 （証明書は次のとおりとする：転出証明書、国民健康保険証、印鑑登録カード、 広域交付住民票、就学通知書、受理票） （３）その他の証明書等の交付及び手数料の徴収並びに収納に関する業務 パートナーシップ証明は、レジのみ行うものとする。 1 ４－３ 出張所に対する戸籍関係証明書の作成・交付業務 （１）出張所及び区民サービスセンター向け戸籍関係証明書発行業務 ４－４ 住民異動処理業務 （１）転入通知について、職員から受領し、本庁対応分と出張所対応分で仕分けを行 う。また、仕分けられた通知（本庁対応分）の入力および入力確認を行う。 内容により、他の自治体へ照会を行ない、記録を残す。 （２）職権記載入力について、他自治体からの 9 条 2 項通知、19 条 2 項通知入力処理 を行う。また、窓口に戸籍届出のあった即時交付を伴わない 9 条 2 項通知の入 力処理を行い、通知書、届書、職権記載に伴い発生した印鑑登録副本（除鑑） 等の編綴作業を行う。 （３）住居表示台帳入力について、地域振興課より回送されてきた住居表示台帳の新 規・変更・修正依頼分をシステム入力し、原簿を更新する。 （４）通知発送及び投函業務について、職員発送分、受注者異動作業分、窓口発送分 のメーリング作業を行う。 （５）郵送転出届について、届書の内容確認、届書作成、入力、更新、発送作業を行 う。 ４－５ 公金取扱業務 （１）公金取扱については、区と調整し、収納事務受託者としての指定を受けること。 （２）住民戸籍課内における手数料納付業務を行うこと。 （３）業務で収受した手数料の管理を行うこと。 （４）納付書類を作成し納付を行うこと。 （５）業務で必要なつり銭の準備および管理を行うこと。 （６）現金出納簿を完備し、手数料の納付と共に区に報告を行うこと。 （７）手数料については、集計表とともに翌日午前中に区に納付を行うこと。 尚、納付先は次のとおりとする。 ・仮設庁舎内みずほ銀行派出所 ４－６ 統計業務 （１）交付証明書及び手数料の集計結果については、日計報告として翌日の午前中に 区に報告を行うこと。また、月報・年報についても作成し報告を行うこと。 （２）月次にて、窓口来庁者数を報告すること。 ４－７ その他附帯業務について （１）業務開始までに指定された端末等を立ち上げ、業務終了後はスイッチを切るこ と。 （２）業務開始までにカウンター周辺の整理整頓及び簡易な清掃、申請書の準備等を 行うこと。 （３）業務内容が適切であるか確認するため、業務開始前までに業務処理手順を作成 2 し承認を得ること。また、執行状況を確認するため、定期に業務処理手順を報 告すること。 ４-８ その他 （１）セキュリティにおいて ISO27001（ISMS）またはプライバシーマークを有してい ること。 （２）環境保全については ISO14001 を取得し、環境負荷を低減させるような業務を提 供すること。 （３）セキュリティ及び品質管理について内部監査を実施し、区に報告し、維持・改 善に努めること。またセキュリティ研修を実施し、区に報告を行うこと。情報 保護の方策については、事前に区に説明を行うこと。 （４）各業務の月次報告、業務改善提案等を行うため、業務が終了した翌月内に定期 報告会を毎月行うこと。 （５）定例会における業務件数報告内容は、以下のとおりとする。 ア．共通事項として、営業日、残業日数を報告すること。 イ．処理数報告は、受託業務区分毎に行うこと。 ウ．最低限、満たさなければならない報告内容 エ．その他必要な項目は事前に区と協議の上決定すること。 ※委託業務に関して区が求めた統計データについては、報告できるよう、完 備しておくこと。 3 ＜証明書一覧＞ 区分 住民票 証明書 活用システム 住民票（メモ有り分含む） 住民記録システム 記載事項証明書 住民記録システム 記載事項証明書（手書き） 住民記録システム 不在住証明書 ＩＴパソコン 特定閲覧 - 住民票コードの再交付 住民記録システム 印鑑証明書 印鑑登録証明書 住民記録システム 税 課税証明書 住民記録システム 納税証明書 住民記録システム 全部（個人）事項証明書 戸籍システム 除籍・全部（個人）事項証明書 戸籍システム 改製原戸籍・除籍謄（抄）本 戸籍システム 事故簿 紙原本からコピー 附票 戸籍システム 附票（80 年保存） 戸籍システム 受理証明書 戸籍システム 戸籍 行政証明書 民刑 受理証明書（平成１６年以前） ＩＴパソコン 受理証明書（大） 戸籍システム 届書記載事項証明書（非本籍含む） 紙原本からコピー 届書記載事項証明書（記載不要） 紙原本からコピー 一部事項証明書 戸籍システム 不受理証明書 戸籍システム 告知書（除籍・改製原・存籍） IT パソコン 告知書（除票の保存年限切れ） IT パソコン 廃棄告知書 戸籍システム、IT パソコン 原・除附票の廃棄証明書 戸籍システム、IT パソコン 身分証明書（３ヶ月以内含む） 戸籍システム 不在籍証明書 ＩＴパソコン 独身証明書 戸籍システム 婚姻要件具備証明書 戸籍システム 労働基準法１１１条証明 ＩＴパソコン ４１条証明 戸籍システム 届書預かり証明 戸籍システム 出産一時金 ＩＴパソコン 本籍地番変更 ＩＴパソコン 受附帳記載事項証明 ＩＴパソコン 受附帳に記載の無い証明 ＩＴパソコン 行政証明を発行できないことの通知 ＩＴパソコン 仮戸籍記載事項証明 ＩＴパソコン 住居表示実施証明 ＩＴパソコン 町名変更証明 ＩＴパソコン 地番変更証明書 ＩＴパソコン 身上調査照会回答書 戸籍システム 備考 手数料収受のみ 掛け紙発行有 漢字の書体加工有 前本籍地への照会業務有 海外での届出の報告証明 証明できない事項を含む 警察・本人からの請求 4 ５ 委託品質基準 業務委託の品質については、区の証明窓口業務の基盤をなすものである。 品質を保つため、十分な体制を準備すること。 ６ 業務遂行上で渋谷区が負担するもの 渋谷区で準備し、委託業者へ貸与する備品について記載するものである。 ＜貸与する事務機器＞ 費目 数量 住記システム端末 ３台 戸籍システム端末 ３台 ＩＴパソコン ２台 プリンター ４台 契印機 ２台 ＰＯＳレジ ２台 固定電話 ４台 備考 住民記録システム用２台、戸籍システム用２台 ＜渋谷区が活用しているシステム＞ ①住民記録システム ＮＥＣ製「ＣＯＫＡＳ－Ｘ」 ②戸籍システム 富士ゼロックスシステムサービス製 「戸籍総合システム・ブックレス」 ③記載不要届管理システム 富士ゼロックスシステムサービス製 「記載不要届管理システム」 ＜渋谷区が負担するもの＞ （１）施設内管理用資材（トイレットペーパー、蛍光灯、手洗い用洗剤など） （２）光熱水費 （３）通信費 （４）廃棄物処理 ※ただし、業務上使用し不要となった個人情報に係る書類は、シュレッダーす ること。 ７ 委託業者持ち込み備品（参考） 委託業者により持ち込む備品がある場合には、区に事前申請を行い、承認を得ること。 申請書は、任意様式を可能とする。 5 ８ 処理件数 （１）平成２６年度の統計数値について 平成２６年度の実績は、以下のとおりである。 統計費目 数量 証明窓口来庁者数 ５９，５６８人 戸籍関係発行数（本庁） ５９，３２５通 戸籍関係発行数（出張所） ３２，８４３通 住民票発行数 ４７，４９１通 印鑑登録証明書発行数 １４，４２６通 税証明発行数 妊娠届出数 （２）その他統計数値 ①電話受付件数 ２，６８８通 ５５３件 １日平均２００本以上 ９ 事務従事者について （１）渋谷区の窓口業務を遂行する上での接遇及びスキルを身につけるため、事前研修及 び業務開始後に計画的な研修を行うこと。 （２） 一日及び年間を通じ窓口業務に支障を来たすことのないよう従事者を確保すること。 （３）業務における現場管理責任者を選任すること。 （４）業務従事者の名簿及び業務体制表を作成し提出すること（変更があればその都度提 出すること）。 （５）業務を迅速かつ的確に履行するだけでなく服装、態度に気を配り（風紀・業務規律 を乱さないこと）、親切・丁寧に対応すること。 （６）事務従事中は従事者へ、名札を着用させること。 （７）業務従事者は、業務上知り得たことを第三者に漏らしてはならない。このことは、 本契約終了後も同様とする。 （８）従事者は、身体障害者等が来所し、付き添いが必要と判断した場合、適宜、介助ま たは区に引き継ぐこと。 （９）従事者は、事故、災害等緊急事態が発生した場合は、来所者の安全を図るよう適切 な行動をとること。 10 業務引き継ぎについて （１）業務開始に向けては、区の職員より、業務引き継ぎを行うものとする。 （２）協議の上、引き継ぎ書を作成し、提出すること。 11 個人情報の保護 （１）受託者は、個人情報の保護に関する法律（平成 15 年法律第 57 号）及び渋谷区個人 情報保護条例（平成元年渋谷区条例第 40 号）の規定を遵守し、個人情報の漏えい、 6 滅失、改ざん及びき損の防止その他の個人情報の適切な管理のために必要な措置を 講じなければならない。 （２）この契約による業務（以下「本業務」という。 ）の全部若しくは一部に従事している 者若しくは従事していた者は、本業務に関して知り得た個人情報をみだりに他人に 知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。 （３）受託者は、本業務を実施するに当たっての個人情報の取扱いについては、別記「個 人情報の保護及び管理に関する特記事項」を遵守しなければならない。 12 情報セキュリティ （１）業務は誠実かつ公正に職務を執行し、情報資産の取扱いについては、別紙参考資料 「個人情報の保護及び管理に関する特記事項」、 「渋谷区情報セキュリティ基本方針」 及び「戸籍システム情報セキュリティ実施手順（抜粋）」に従い、個人情報保護に十 分留意し、業務を行う。特に ID、ログ、パスワードについては、区側の管理下とす る。 （２）業務従事者へ研修を行い、事務従事前に情報セキュリティに関する誓約書を取り交 わすこと。なお、情報セキュリティに関する措置について実施報告書を提出するこ と。 13 再委託の禁止 受託者は、本委託業務の全部又は一部を第三者に委託し、又は、請け負わせてはなら ない。但し、業務の一部を第三者に委託し、又は請け負わせることについて、合理的か つやむを得ない事情があり、あらかじめ書面にて区から承認を受けた場合はこの限りで ない。 14 法令等の遵守 本業務の履行に当たっては関係法令を遵守し、関係法令に基づく事務手順書等に従う こと。 15 その他 この仕様書の解釈について疑義を生じたとき又はこの仕様書に定めのない事項につい ては、渋谷区と協議のうえ解決すること。 7
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