平成２７年３月２５日 平成２７年度文部科学省外国人留学生学習奨励費給付制度 （日本語教育機関）に係る事務処理の手引き 独立行政法人日本学生支援機構 留学生事業部 国際奨学課 目 次 Ⅰ．学習奨励費手続きの流れ ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ１ １．年間スケジュール ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ１ ２．推薦手続きの流れ ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ１ Ⅱ．推薦書の提出 １．提出書類 ２．提出期限 ３．書類作成 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ２ ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ２ ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ２ ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ３ Ⅲ．ゆうちょ銀行通常預金口座の開設 ・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ５ Ⅳ. 留学生給与等給付システムへのデータ登録 ・・・・・・・・・・・・Ｐ６ １．データ登録期間 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ６ ２．登録方法 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ６ ３．システム登録上の注意 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ７ Ⅴ. 選考結果等 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ１１ １．選考結果 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ１１ ２．推薦書類提出後の異動手続き ・・・・・・・・・・・・・・Ｐ１１ Ⅵ．在籍確認報告 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ１２ １．在籍確認簿の作成 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ１２ ２ ．「 留 学生 給与 等給 付 シス テム 」 によ る在 籍 確認 報告 ・ ・・ ・ ・Ｐ１３ ３．振込者データのダウンロード ・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ１４ ４．学習奨励費の振込 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ１４ Ⅶ. 受給者の異動及び補欠者の推薦 ・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ１５ １．受給者の異動 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ１５ ２．補欠者の推薦 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・Ｐ１６ Ⅷ．学習報告書 Ⅸ．確認表 ・ ・・ ・・ ・ ・・ ・・ ・ ・・ ・・ ・・ ・・・ ・ ・・ Ｐ１７ ・ ・・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・・・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・・・ ・ ・ Ｐ ２ １ Ⅹ ． 参 考 ：学 習 奨 励 費 関 係 一 覧 表 ・ ・・・ ・ ・ ・ ・ ・・ ・ ・ ・・ ・ ・ Ｐ ２２ Ⅰ．学習奨励費手続きの流れ １. 年間スケジュール 12 か月採用（推薦手続きの流れ） 3月 ４月 下旬 月中 月中 5月 6月 ７日（木）～ ～１５日（金） 日本学生支援機構ＨＰに「文部科学省外国人留学生学習奨励 費給付制度（日本語教育機関）募集要項（以下「募集要項」と いう。）」等の掲載・推薦依頼通知 受給候補者学内選考 学生（受給候補者）はゆうちょ口座開設 ４月分の「文部科学省外国人留学生学習奨励費（日本語教育 機関）在籍確認簿（以下「在籍確認簿」という。）に署名（受給候 補者全員分） JASSO 大学等 ５月分の在籍確認簿に署名（受給候補者全員分） 「留学生給与等給付システム（以下「システム」という。）への受 給候補者データ登録 大学等 推薦書提出（該当様式） 月中 6 月分の在籍確認簿に署名（受給候補者全員） 中旬 学習奨励費実施委員会 大学等 JASSO １８日（木）頃 選考結果の通知（予定） １８日（木）～ 新規採用データをシステムからダウンロード １９日（金）～ システムにて 6 月分在籍確認報告 ７日（火）～ 振込者データをダウンロード 大学等 １５日（水） 4 月分～6 月分学習奨励費振込（予定） JASSO システムにて月ごとに在籍確認報告 大学等 在籍確認報告に応じて各受給者に学習奨励費振込 JASSO 大学等 7月 7月 （各月） ｜ 翌年 3 月 （各月） 翌年４月 ３０日（土）まで 学習報告書の提出 大学等 【学習奨励費受給候補者推薦手続き】Ⅱ.推薦書の提出（P２～） Ⅲ.ゆうちょ銀行通常預金口座の開設（P５～） Ⅳ.留学生給与等給付システムへのデータ登録（P６～） 【選考結果】 Ⅴ.選考結果等（P１１～） 【7 月分以降の在籍確認報告】 Ⅵ.在籍確認報告（P１２～） 【学習報告書の作成】 Ⅶ.学習報告書（P１７～） ※本制度に係る事務処理が適正に行われていない場合や留学生の在籍管理について不適切な状況が見受け られる場合は、推薦依頼数に対し採用数が減じられる場合があります。 システムにおける受給候補者の登録（5 月） 、在籍確認報告（6 月分～来援 3 月分までの毎月）、新規採用者 データ等の取込み等の日程については、 「留学生給与等給付システム データ処理日程表（以下「日程表」 という。 ） 」を必ずダウンロードしてご確認ください。 1 手 続 き の 流 れ 推 薦 書 の 提 出 Ⅱ．推薦書の提出 １.提出書類 様式 名称 (1) １ 文部科学省外国人留学生学習奨励費（日本語教育機関）受給者推薦書 (2) ２ 文部科学省外国人留学生学習奨励費（日本語教育機関）在籍確認簿 【4 月分、5 月分】 (写し) ２.提出期限 平成２７年５月１５日（金）１７：００ まで（必着）です。 ※封筒に「文部科学省外国人留学生学習奨励費受給者推薦書等在中」と朱書きしてください。 ※書留または宅配便等配達の記録の残る方法で送付してください。 【各種書類等提出先】 独立行政法人日本学生支援機構 留学生事業部 国際奨学課 学習奨励費担当 住所：〒135-8630 東京都江東区青海２－２－１ 電話：０３－５５２０－６０３０ FAX：０３－５５２０－６０３１ 2 ３．書類作成 各様式（Ａ４判）を下記の機構ホームページからダウンロードの上、作成してください。 学習奨励費担当者用ホームページアドレス http://www.jasso.go.jp/scholarship/shihi.html ※各推薦書における推薦依頼数は、採用者数を確約するものではありません。 【様式１】 ＜記入例を参照＞ 文部科学省外国人留学生学習奨励費（日本語教育機関）受給者推薦書 ⅰ）在籍者数（A）について ・平成２７年５月１日現在、貴学に在籍する私費外国人留学生数を記入してください。 ⅱ）推薦数について 過去３か年の進学者数合計（B） 、推薦依頼数（Ｃ）について 『平成２７年度文部科学省外国人留学生学習奨励費（日本語教育機関）推薦依頼数について』 に記載されている数字を記入してください。 ⅲ）推薦数（Ｄ）について ・ 「推薦依頼数（Ｃ） 」を超えないようにしてください。 ＊「推薦数（Ｄ）」は、 「推薦依頼数」（Ｃ）にかかわらず、平成２７年５月１日現在の「在籍者 数」 （Ａ）の２０％を超えて推薦することはできませんので、該当する機関は、 「在籍者数」 （Ａ） の２０％で算出した人数（小数点以下四捨五入）を「推薦数」 （Ｄ）に記入し、推薦数としてく ださい。 また、 「在籍者数」 （Ａ）が５人未満の機関については、 「推薦依頼数」 （Ｃ）にかかわらず推薦 できませんので、該当する機関は推薦を行わないでください。 3 推 薦 書 の 提 出 【様式２】 推 薦 書 の 提 出 ＜記入例を参照＞ 「文部科学省外国人留学生学習奨励費（日本語教育機関）在籍確認簿」 （平成２７年４月分・５月分） 様式が大学等とは異なりますので、必ず日本語教育機関用の様式を使用してください。 ※推薦書類の提出時に在籍確認簿の写しを必ず提出してください。 ※提出に際して、受給候補者の署名を得たものを提出してください。 【５月分の在籍確認簿が締切りまでに間に合わない場合】 ６月１日（月） （必着）までに FAX 又はメールにて提出してください。 FAX ⇒ ０３－５５２０－６０３１ 学習奨励費担当者宛 メール ⇒ [email protected] 件名「（学校番号）在籍確認簿 5 月分写し」 ・PDF ファイル（在籍確認簿５月分）をメールに添付する。 【書類作成担当者欄について】 書類作成担当者欄に記入された担当部署、担当者名、E-mail アドレス等は学習奨励費担当部 署として登録いたしますので、様式提出後に変更があった場合は、必ず機構までご連絡ください。 年度内もしくは次年度における学校の状況が変更になる場合（統合、休校等）もご連絡ください。 ※推薦に係る手続きについては、巻末にある確認表もご活用ください。（提出不要） 4 Ⅲ．ゆうちょ銀行通常預金口座の開設 学習奨励費の受給には受給者本人の「ゆうちょ銀行通常貯金」の口座が必要です。 口座開設 推薦する学生に学生本人名義の口座を速やかに開設させ、 期限までにシステムへのデータ登録を行えるようにしてください。 ※ゆうちょ銀行の口座を開設する際に時間がかかる場合がありますので、ご留意 ください。 ＊＊＊注意事項＊＊＊ 【通帳について】 ・口座登録はカナで行いますので、カナ氏名入り通帳が必要です。カナ氏名が 記載されていない通帳は、郵便局で切替が可能です。 ・転居の際はゆうちょ銀行で通帳の住所変更手続を必ず行ってください（住所変 更等の手続を行っていないために口座が凍結され、口座番号、カナ氏名等が正 しく登録されていても振込不能となる場合があります） 。 ・振込結果の確認の際に必要となることがありますので、通帳のコピーを保管し ておくことをお勧めします。 ・推薦者口座情報に変更があった場合は、採用前であれば機構にご連絡ください。 受給者として決定後であれば「異動届（様式３） 」に変更内容を「異動事項」内 の詳細欄に記入して提出してください。 ＊＊＊[来日して６か月未満の外国人留学生が口座を開設する場合]＊＊＊ 外国人留学生の方が来日して６か月未満の場合は「通常貯金」の口座を開設させてください。この 口座は他の銀行などからの送金はできませんが、学習奨励費は受給できるため、送金機能が付いて いなくてもかまいません。 補足：外国人留学生が来日して６か月未満の場合は、『送金機能がついていない「通常貯金」 の口座となるが、学習奨励費は受給することができる』旨を受給候補者へ説明してく ださい。 5 口 座 の 開 設 シ Ⅳ．留学生給与等給付システムへのデータ登録 ス テ １．データ登録期間 ム データ登録期間は、平成２７年５月７日(木)～５月１５日（金）です。 へ の ２．登録方法 デ | インターネットにて、「留学生給与等給付システム」からユーザＩＤ、パスワードを使用し、必 タ 要項目を登録・報告する。 登 ※ユーザＩＤ、パスワードが送付されていない場合は、平成２７年４月１７日（金）までに機 録 構へ連絡ください。 （日本人学生用の ID・パスワードとは異なりますのでご注意ください。） マニュアル： 「留学生給与等給付システムの取扱いについて（以下「システムの取扱いについて」という。）」 ※下記サイトからダウンロードする。 http://www.jasso.go.jp/scholarship/shihi.html ＊＊＊［登録の手順］＊＊＊ １ 学生用入力ページ http://www.sas.jasso.go.jp/abr/ ◆学生用パスワードでログイン 奨学金振込口座届の提出（誓約欄・個人情報・振込口座情報） ※マニュアル「システムの取り扱いについて」第４章参照 ２ 学校担当者用入力ページ http://www.sas.jasso.go.jp/abr/ac/ ◆担当者用パスワードでログイン 新規留学生振込口座届確認（口座届の確認・カナ氏名等の入力･訂正） ※マニュアル「システムの取り扱いについて」第５章参照 ３ 給付予定者または推薦者の報告 推薦書（受給候補者）全員について上記の１と２の登録が完了したあとに、 作成・送信してください。 ４ 給付予定者または推薦者の一覧表の印刷 推薦者について確認の上印刷し、保管してください。 重要：３の推薦書報告処理まで完了しないと、登録にはなりませんのでご注意ください。 6 ３．システム登録上の注意 「奨学金振込口座届の提出」 マニュアル： 「システムの取扱いについて」第４章 学生用入力ページ 誓約欄について 【誓約日付】 ・データの入力日としてください。 【氏名入力】 ・パスポートの氏名と同一にしてください。 ・氏名が姓名に分けることができない場合は、姓に最初の１文字を入力し、残りを名と する等して入力してください。 例： 「IKUZOU」→ 姓「I」 名「KUZOU」 姓「IKU」 もしくは 名「ZOU」 ・ミドルネームは「名」の欄に記入し、名とミドルネームの間にはスペースは入力しな いでください。 ・使用可能文字 ＞ アルファベットの大文字と記号の「'」 「-」「.」のみ ※姓や名の入力欄にはスペースを入力しないでください（エラーになります） 。 振込口座情報について 【口座開設】 ・データ登録時までに「ゆうちょ銀行通常貯金」口座開設を完了しておいてください。 【通帳番号】 ・通帳番号が８桁に満たない場合は、先頭に「０」を付して８桁で入力してください。 例： 「記号 1xxx0 番号 555551」⇒ 番号「00555551」と入力 【メールアドレス】 ・帰国等しても連絡のつくメールアドレスを入力してください（在籍校で配布さ れるメールアドレスや日本での携帯電話のメールアドレスは除く）。 【口座申込者】 ・誓約欄の氏名が表示されます。※口座への振込についてはカナ氏名で行われますの で通帳の氏名と相違していても振込は行われます。 受付番号について 【受付番号】 ・申込終了後は、必ず受付番号をひかえて保管してください。 重要：申込終了後に必要なこと ・申込終了後は、学校担当者用入力ページにて ◆口座届の確認・カナ氏名等の入力 ◆給付予定者または推薦者の報告 の両方の処理が必須です。必ず最後まで行ってください。 （次のページを参照） 7 シ ス テ ム へ の デ | タ 登 録 ④給付予定者または 推薦者の一覧表の 印刷 ③給付予定者または 推薦者の報告 ②口座届の確認・カナ 氏名等の入力 【学校担当者用ページ】 ①口座入力者一覧表 学校担当者用画面における報告の流れ にて全推薦者を確認 ※学生用入力ページ にて全推薦者が登録 シ ス テ ム へ の デ | タ 登 録 「奨学金振込口座届の確定」 マニュアル：「システムの取扱いについて」第５章 学校担当者用入力ページ ①口座入力者一覧表にて全推薦者を確認 口座入力者一覧表にて全推薦者（学生）を確認してください。 ②口座届の確認・カナ氏名等の入力処理 カナ氏名について 【氏名入力】 ・文字・順番とも口座の通帳どおりに正確に入力してください。 ・氏名が姓名に分けることができない場合は、姓に最初の１文字を入力し、残り を名とする等して入力してください。 例： 「イクゾウ」→ 姓「イ」 姓「イク」 名「クゾウ」 もしくは 名「ゾウ」 ・ミドルネームは「名」の欄に入力し、名とミドルネームの間にはスペースは入 力しないでください。 ・使用不可文字 ＞ アルファベット・記号などの文字及びスペース ※姓や名の入力欄にはスペースを入力しないでください（エラーになります）。 ・姓、名が長い場合は各欄に 15 文字目まで入力してください。 推薦順位について 【付番】 ・番号が飛んだ順位、重複した順位等がないように付番してください。 ・成績等で推薦順位が並んだ場合でも、同じ順位をつけないでください。 在留期間について 【入力】 現在取得している在留期間を入力する（予定の期間は含まない） 。 8 成績評価係数について 確認＊1 【算出】 ・募集要項に定める算出方法により成績評価係数ポイントを算出してください。 ※成績評価係数が条件に満たない場合には推薦できません。 ・評価パターンに当てはまらない場合は、適宜学校で判断の上、相当数を計算式に当 てはめてください。 【算出不可】 ・算出できない場合は、成績評価係数２．３０相当以上で特に成績が優秀とする根拠 を選択してください。 （成績評価係数２．３０相当以上で特に成績が優秀と認められる者が対象） どちらかを選択 仕送りについて 【入力】 ○入学者選抜試験の成績 ／ ○母国等の成績 確認＊2 ・仕送りがある場合のみ、平均の月額を入力してください。 （入学金・授業料等は含ま ない） 在日扶養者について 【入力】 → 確認＊3 ・在日扶養者がいる場合のみ、氏名をカタカナで入力してください。 ・在日扶養者が配偶者の場合は、続柄「その他」を選択してください。 【対象者】 ・在日扶養者とは推薦者を経済的に援助している者を指します。単に住居を提供して いる者は含まれません。 他奨学金ついて 【入力】 確認＊4 ・今回申請する学習奨励費の給付期間中（平成 27 年 4 月 1 日～平成 28 年 3 月 31 日）に受給する、もしくは受給予定（※申請中の他奨学金は除く）の他奨学金につい て入力してください。 在籍確認について 確認＊5 【署名】 ・在籍確認簿（様式２）に必ず当該月中に署名を得てから入力してください。 ※4 月分の在籍確認簿は 4 月中に受給候補者全員から署名を得ること。 【選択】 4 月分の在籍確認についての選択： 4 月中に在籍確認簿にサインが取れた者を「在籍確認しました」とする。 5 月分の在籍確認についての選択： 5 月のシステムの締切までにサインが取れた者を「在籍確認しました」とする。 ※在籍確認簿にサインが取れない者は各月ごとに「未確認です」とする。 ※確認＊1～＊5 の項目について、証明書等を必ず確認し、学校で保管してください。 9 シ ス テ ム へ の デ | タ 登 録 シ ス テ ム へ の デ | タ 登 録 ③給付予定者または推薦者の報告（報告書の提出）処理 推薦書の報告について 【予定者一覧】 ・給付予定者一覧画面にて全推薦者と推薦者数を確認してください。 【推薦書】 ・推薦書作成画面の「推薦状況表」にてかならず推薦者数を確認してください。 ・メールアドレスは学校担当者のメールアドレスを入力してください。 ④給付者または推薦者の一覧表の印刷 印刷画面について 【提出年月日】 【印刷】 ・一覧表の印刷画面に進み、 「報告書提出年月日」が提出日になっているか確認してく ださい。 ・推薦者の報告後、一覧表を印刷し、内容を確認してください。 ・各推薦者の詳細を「詳細ボタン」で印刷し、内容を確認してください。 ＊＊＊重要＊＊＊ ※推薦書作成画面にて「送信」ボタンを押し、報告結果が表示されると 推薦者の登録・報告が完了になります。 報告書が送信されているか、必ず「給付予定者または推薦者の一覧表」に て確認してください。 ＊＊留意点＊＊ システムによる報告と推薦書類の提出は締切日（5 月 15 日（金））までに 手続きを行ってください。書類は締切日の 17:00 必着とします いずれか一方のみの手続きでは推薦を受理しません。 「留学生給与等給付システム データ処理日程表」ホームページアドレス http://www.jasso.go.jp/scholarship/shihi.html 《平成２７年度１２か月採用》 事務処理について ≫ 文部科学省外国人留学生学習奨励費給付制度（日本語教育機関）に係る 「留学生給与等給付システム データ処理日程表（平成２７年度版）」 10 Ⅴ．選考結果等 １．選考結果 選考結果は、システム及び郵送される通知にてお知らせします。 ※通知には奨学生番号は記載されていません。 選考結果通知 平成２７年６月１８日（木）頃に通知（予定） 平成２７年６月１８日（木）以降 ・システムで採用された学生のデータをダウンロードし、氏名、奨学生番 号等を確認し、6 月分からの在籍確認簿に必ず記入してください。 新規採用データのダウンロード ※奨学生番号は在籍確認簿、異動届及び問合せの照会等で必要に なりますので必ずデータで確認してください。 ※マニュアル「システムの取扱いについて」 第７章「新規採用データ等の取込み」参照 ２．推薦書類提出後の異動手続き 推薦書類提出後に、受給候補者に募集要項「１０．受給者の異動」に該当する異動が生じた場 合は、奨学生番号を確認の上、６月２２日（月）１７：００までに異動届（様式３）を提出して ください。 ＜記入例を参照＞ 補欠者の採用を希望する場合は、併せて申請書・推薦調書（様式４）を提出してください（郵 送にて必着） 。＜記入例を参照＞ なお、この場合の補欠者の採用・給付開始は７月分以降となりますのでご注意ください。 ※７月以降の異動届の提出及び補欠者の推薦は、異動者の異動年月の１５日までに行ってください。 ※異動の手続きについては、Ｐ１５「Ⅶ．受給者の異動及び補欠者の推薦」も参照してください。 11 選 考 結 果 等 Ⅵ．在籍確認報告 在 籍 １．在籍確認簿の作成 確 認 受給者の在籍確認報告のため、月ごとに「文部科学省外国人留学生学習奨励費（日本語教育機関） 報 在籍確認簿（様式２） 」 （以下「在籍確認簿」という。）に署名（自署）を得てください。 告 ※学習奨励費受給者として正式採用された場合でも、署名を得ていない月の学習奨励費は給付さ れません。 【推薦時の在籍確認簿の取扱いについて】 ・４月分の在籍確認について ⇒ 受給候補者全員分の署名を得る（４月中） ⇒ 写しを提出。 ・５月分の在籍確認について ⇒ 受給候補者全員分の署名を得る (５月中) ⇒ 写しを提出。 ※６月以降は在籍確認簿の提出は不要、原本は学校保管。 ＊＊＊［注意事項］＊＊＊ 【署名について】 ・在籍確認は受給月当月中に行う必要があり、例えば、７月分在籍確認簿に８月以降 になって署名を得ることはできません。署名を得ることができなかった月は、その 学生は「在籍未確認者」として処理してください。 【システム登録について】 ・作成した在籍確認簿（様式２）に基づき、毎月、在籍確認報告を行う。 ・２回目の期限までにシステムによる在籍確認者の報告が行われない場合、その月の 学習奨励費は給付されません。 ・在籍確認報告後に誤りがあった場合は、速やかに機構（学習奨励費担当）まで該当 登録期間内（毎月の各回のシステム登録期間内）にご連絡ください。 【登録における重要事項】 ・署名を得ることができなかった学生を「未確認者」として奨学生番号を入力して登 録する。 （ 「未確認者」として登録されなかった者は在籍確認者として登録されます。 ） ・全員の署名を得た場合は、 「全員の在籍状況を確認しました」で処理する。 ・ 「未確認者」で報告した場合は当月の奨学金は給付されません。 ・当月の在籍確認報告期間中にシステムにて報告がなかった場合（未報告）、当月の 奨学金は給付されません。 【保存期限】 ・在籍確認簿は、採用年度の翌年度の４月１日から５年間の保管をお願いします。機 構からの求めがあった場合、速やかに提出できるようにしておいてください。 12 ２．「留学生給与等給付システム」による在籍確認報告 ・システムの学校担当者用ページにて、ユーザＩＤ、パスワードでログインして入力。 ・システムによる登録は期限までにメニュー画面の「在籍確認」にて「在籍確認」及び「在籍確 認報告書の提出」処理を行う。※マニュアル「システムの取扱いについて」第６章参照 システムのホームページアドレス http://www.sas.jasso.go.jp/abr/ac/ １ ＜システムによる在籍確認報告について＞ 処理の流れ図 ２ ４ 報告 登録 確認 ④在籍確認報告状況の 確認 ③在籍未確認者の 一覧印刷画面に 印刷 進みます 未確認者がいる 在籍確認報告書の提出 全員確認 在籍確認 ３ システムでの「在籍確認報告書の提出」後に必ず「在籍確認報告状況の確認」にて ①登録状況 ②報告状況 ③在籍確認報告日 CHECK! の登録内容を確認し、印刷ボタンで印刷してください。 ！ ※登録状況が「確」であれば該当者は確認として報告されています。 ※報告状況がが「済」であれば該当者の報告は完了しています。 システムの画面 【処理の種別】 使用しない 上図①の処理 上図②の処理 上図③の処理 上図④の処理 13 在 籍 確 認 報 告 在 籍 確 認 報 告 月分 システムによる登録処理 期間 4 月分 5 月分 「新規留学生振込口座届確認」 （学校担当者用ページ） ・口座届の確認・カナ氏名等の入力画面 【受給者推薦期間】 5 月 7 日～5 月 15 日 6 月分 「在籍確認」 （学校担当者用ページ） ・「在籍確認」及び「在籍確認報告書の提出」画面 7 月分以降 「在籍確認」 （学校担当者用ページ） ・「在籍確認」及び「在籍確認報告書の提出」画面 【在籍確認報告期間】 6 月 19 日～7 月 1 日 （6 月 2 回目） 【各月の報告期間】 7 月 1 回目～ 「日程表」にて確認 ＊＊＊注意事項＊＊＊ 【システムでの在籍確認報告について】 毎月 2 回の報告期間があります。できるだけ１回目の 報告期限までに受給者から在籍確認簿に署名をもらい、システムにて在籍確認 者として報告してください。 【1 回目】 ・1 回目で全員確認（署名）が取れて報告を行った場合は、2 回目の処理は不要。 ・1 回目で１人も確認（署名）が取れなくても、「未確認」で報告を行う。 【2 回目】 ・1 回目の未確認者から全員分署名を得た場合は、 「全員の在籍状況を確認しま した」で処理を行う。 ・当月中に署名を得ていないものがいる場合は、対象者（未確認者）を登録する。 ※在籍確認報告後に誤りがあった場合は、速やかに機構（学習奨励担当）まで当該期間内 （例：７月１回目なら７月１回目のシステムにおける報告期間の間）にご連絡ください。 ３．振込者データのダウンロード 学習奨励費の振込者データをダウンロードすることにより、在籍確認報告を行った学生に入金 されることを確認してください（「システムの取扱いについて」第７章と「日程表」参照） 。 ４．学習奨励費の振込 学習奨励費は、システムによる学校からの毎月の在籍確認報告に応じて、機構から受給者の口 座（学生の個人口座）に振込みます。 【４月分～６月分】 ⇒ まとめて７月１５日（水）に振込予定です。 【７月分から】 ⇒当該月中における毎月の在籍確認報告に応じた振込になります。 ・１回目の在籍確認報告期間の場合は当月中の振込み ・２回目の在籍確認報告期間の場合は翌月中の振込み 年度を通しての日程については「在籍確認報告・振込日【抜粋版】 」を参照。 ホームページアドレス http://www.jasso.go.jp/scholarship/shihi.html ※採用決定後、帰国等の理由により振込口座が解約された場合は、当月以降の学習奨励費は辞退 したものとみなします。 14 Ⅶ．受給者の異動及び補欠者の推薦 １．受給者の異動 （１）異動届の提出 受給者に異動が生じた場合（募集要項１０参照）、速やかに、「文部科学省外国人留学生学習 奨励費（日本語教育機関）受給者に係る異動届（様式３）」 （以下「異動届」という。 ）を作成 し、機構に提出してください。 ・異動年月は、学習奨励費の氏名等の登録変更月、在籍機関の修了月・退学月等となります。 他の奨学金に採用されたため辞退する場合は、他の奨学金の受給開始月を記入してください。 ・異動届の提出は、異動者の給付が終了する月の１５日まで（郵送にて必着）に行ってくださ い。 ＊＊＊［異動届に係る注意事項］＊＊＊＜記入例を参照＞ ・休学又は留学によって学習奨励費の受給を休止をする場合（募集要項１２参照） 、異動事項８に○を 付けて、学習奨励費の受給を休止する期間を「休止期間」欄に記載してください。 ・休学又は留学による「異動届（様式３）」を提出後、休止期間が変更になった場合は、再度、「異動 届（様式３）」を提出してください。 ・休学又は留学であっても、在籍機関の判断により、休止ではなく辞退を選択して、補欠者の推薦を 行うことができます（採用年度を超えて休学・留学の状態が続く場合等）。その場合は、 「異動届（様 式３）」の異動事項２に○を付けて（※異動事項８には○を付けない） 、提出してください。 （２）学習奨励費の返納について 異動に伴い既に給付した学習奨励費を返納する必要が生じた場合（例：留学生が遡り処分を受 けた場合等）には、速やかに返納理由書を作成し、機構に提出してください（返納理由書の作 成方法については、機構にお問い合わせください） 。 ※返納の必要が生じた場合、機構の指定する期日までに指定口座に返納する必要があります。期日を過ぎた場 合年率 5.00％の延滞金がかかる場合があります。 ２．補欠者の推薦 募集要項「１０.受給者の異動」（1）～（4）の異動事項により受給者に異動が生じた場合は、 補欠者を推薦することができます。 補欠者を推薦する場合は、 「異動届（様式３）」とともに、採用希望月の前月の１５日までに、 「文部科学省外国人留学生学習奨励費（日本語教育機関）受給者申請書・推薦調書（補欠者推薦 用） （様式４） 」 （以下「申請書・推薦調書」という。 ）を提出してください。 15 異 動 及 び 補 欠 異 動 及 び 補 欠 〈参考例〉 ・他の奨学金の受給が決定し、学習奨励費の受給資格を失った・・異動事項「２」補欠可 ・自己都合により在籍校を退学した ・・・・・・・・・・・・・異動事項「３」補欠可 ・提出書類の記載事項に虚偽が発見された・・・・・・・・・・・移動事項「５」補欠不可 ・試験でカンニングを行い、在籍校で処分を受けた ・・・・・・移動事項「６」補欠不可 ・入学料又は授業料の未納により在籍校で処分を受けた・・・・・異動事項「６」補欠不可 ・補欠推薦の対象となる者は、次のⅰ～ⅱの条件をすべて満たす必要があります。 ⅰ）募集要項「４．応募者及び受給者の条件」に規定する資格を満たしていること。 ⅱ）在籍する日本語教育機関において処分を受けていないこと。 ・補欠者を採用するに当たってのシステムへのデータ登録は、機構で行いますので、学校では行 う必要はありません。 ・補欠者への給付開始月は、機構からの決定通知を受け、かつ、システム上で在籍確認報告がで きた月分からとなります。 ※補欠者として採用される以前の月に遡って給付することはできません。 ＊＊＊［申請書・推薦調書記入上の注意事項］＊＊＊＜記入例を参照＞ ・口座名義はカタカナで 文字・順番とも通帳に記されているとおり正確に記入してください。 ・必ず、推薦される留学生本人の署名（コピー不可）を得てください。 16 Ⅷ．学習報告書 １．データ登録期間 データ登録期間は、平成２８年４月１日（金）～４月３０日（土）です。 ２．登録方法 「留学生給与等給付システム」の学校担当者用ページにて、ユーザＩＤ、パスワード （２８年度のものを使用）でログインして登録を行ってください。 「システムの取扱いについて」ホームページアドレス http://www.jasso.go.jp/scholarship/shihi.html 文部科学省外国人留学生学習奨励費給付制度に係る事務処理について ≫ 留学生給与等給付システムの取扱いについて ≫ 「第８章 学習報告書の提出」 ＊＊＊［登録の手順］＊＊＊ ［１］学習報告書の入力 （ 「取扱いについて」第８章） http://www.sas.jasso.go.jp/abr/ac/から担当者用パスワードでログインしてください。 ↓ ［２］学習報告書の提出 （ 「取扱いについて」第８章） 表示されている全員について［１］の登録が完了した後に作成・送信してください。 ↓ ［３］学習報告書の提出者一覧の確認・印刷 （「取扱いについて」第８章） 報告者について確認の上印刷し、保管してください。 ※ ［２］の学習報告書の提出「送信」まで完了しないと、提出したことになりませんのでご注 意ください。 17 学 習 報 告 書 ３．登録上の注意 学 習 報 告 書 【入力について】 平成２７年度学習奨励費採用者について、全員分を作成してください。途中辞退者や、採用 されたがすぐに辞退し、結果として全く受給しなかった者についても作成をお願いします。 なお、年度途中で受給期間が終了した者については、原則として受給年度の成績評価係数を 入力してください。年度途中の退学等で、受給年度途中までの成績評価係数しか算出できな い場合は、それまでの成績評価係数を算出してください。また、成績評価係数を算出可能で あるが、算出した成績評価係数が０の場合は、その数値を入力してください。 【メールアドレスについて】 メールアドレスは全員分入力をお願いします。 ※メールアドレスは学習奨励費元受給者に、機構が在籍機関等を通じてその後の進路状況等の 追跡調査を行う際に必要となりますので、必ず卒業後でも連絡がとれるメールアドレス（在 籍校のメールアドレス、日本での携帯電話のメールアドレス等を除く）を入力してください。 学習奨励費採用者が学校を卒業、修了等によって連絡がつかなくなるような場合は、事前に 対象者に連絡がとれるメールアドレスを確認してください。 ＊＊＊［システム登録上の注意事項］＊＊＊ （１）学習報告書の入力[「取扱いについて」第８章] ⅰ）受給年度成績評価係数について ・受給年度の成績評価係数を算出できない場合は、その理由を選択するとともに、学習奨励 費受給年度の学習内容について、所定欄に全角 100 字以内で記入してください。学習内容 については必ず記入してください。なお、年度途中の退学等で学習内容が記入できない場 合は、その旨を記入してください。 理由は以下の４種類の中からプルダウンで選択してください。 「学年毎の評価は行われないため」 ・・・大学院レベルの博士課程等で、修了時にならない と成績判定（評価）が出ない場合 「学位論文作成中により履修授業がなかったため」 ・・・大学院レベルの博士課程等で、最 終学年での学位論文作成、研究期間中であり履修授業がなかった場合 「その他」→隣欄に具体的理由を全角 30 字以内で記入してください。 18 ⅱ）在籍課程について ・学習奨励費採用年度における在籍課程については、「日本語教育機関」と表示されます。 iii）専攻区分について ・学習奨励費採用年度における専攻区分については、「人文科学」と表示されます。 ⅳ）メールアドレスについて ・必ず卒業後でも連絡がとれるアドレスを全員分入力してください。 （半角英数記号） ・学習奨励費元受給者に、進路状況に係るアンケート等を行う予定です。 ⅴ）在籍・進学状況について ・該当するものを選択してください。 在籍・進学状況は以下の８種類の中からプルダウンで選択してください。 「卒業・修了」 ・・・平成２７年度中に卒業または修了した者。 「退学・除籍」 ・・・平成２７年度中に、退学・除籍となった者。 「進級」 ・・・平成２８年４月に進級した者。 「同学年・コース」 ・・・年度途中入学者のため平成２８年４月に進級せず、引き続き平 成２７年度と同じ学年に在籍する者。 （年度途中入学者でも平成２８年４月に進級した者 は、 「進級」を選択してください。また、年度途中入学者でも平成２８年４月に卒業・進 級できずに留年した者は、 「留年」を選択してください。）また、学年がなく平成２８年 ４月以降も引き続き同じコースに在籍する者。 「留年」 ・・・平成２８年４月に卒業・進級できずに留年した者。 「休学」 ・・・平成２８年４月現在、休学の者。 「留学」 ・・・平成２８年４月現在、留学の者。 「保留・未定」・・・平成２８年４月現在の在籍状況が、保留や未定である者、また選択 肢のどれにも当てはまらない者。 ⅵ）進路先について ・在籍・進学状況について「卒業・修了」を選択した場合のみ入力してください。 ・ 「卒業・修了」後の進路先について、該当するものを選択してください。 進路先は以下の４種類の中からプルダウンで選択してください。 「日本国内」、 「出身国」、 「その他の国」、 「不明」 ＊「不明」には、日本国内にいるのか出身国に帰ったのか、それ以外の国に行ったのかが 不明な場合、選択してください。 19 学 習 報 告 書 学 習 報 告 書 ⅶ）進路状況について ・在籍・進学状況について「卒業・修了」を選択した場合のみ入力してください。 ・ 「卒業・修了」後の進路状況について、該当するものを選択してください。 進路状況は以下の３種類の中からプルダウンで選択してください。 「進学」 、「就職」、 「その他（不明を含む） 」 ＊進学待機者（入学試験に合格し進学先は決まっているが、入学時期等の関係で、卒業 後、直ちに進学しない状態の者）は、 「進学」を選択してください。 ＊進学準備中（入学試験に不合格のため進学先が決まっておらず、次回の受験機会に備 えて当面、受験勉強をする者等）は、 「その他」を選択してください。 ＊進学にも就職にも当てはまらない場合（進路未決定者を含む）や、進路状況を把握し ていない場合は、 「その他」を選択してください。 （２）学習報告書の提出[「取扱いについて」第８章] ・送信後、報告結果画面（学習報告書を送信した直後に表示される画面）を必ず確認して ください。 （３）学習報告書の提出者一覧の確認・印刷[「取扱いについて」第８章] ・学習報告書の送信後、学習報告書提出済者の一覧を印刷し、内容を確認してください。 【卒業者・修了者について】 ※質問「３－（４）．在籍・進学状況について」にて「卒業・修了」と選択された方については、卒 業後進路状況のフォローアップ調査の対象となりますので、次年度以降でも連絡がとれるようにして ください。 20 Ⅸ．確認表 ◆◆◆確認表◆◆◆ 今年度の推薦に係る事務処理について、確認が出来た内容にチェック を入れてください。 推薦の手続き （12か月採用） 月 処理 4月中 書類作成 4月 推薦予定者 ●在籍確認簿（4月分）に署名を得る。 （または希望者） 選考 4月中旬ま で （連絡） 5月中 書類作成 内容 対象 学校 学校 ※応募の条件を満たしていて、かつ 機構からの推薦依頼数を超えない人数を選考。 今年度、推薦予定者がいるが、新規でID・パスワード がない学校は、機構へ必ず連絡をする。 推薦予定者 ●在籍確認簿（5月分）にサインを取る。 確認欄 □ 確認 □ 確認 □ 確認 □ 確認 ■学生用パスワードにて推薦者が登録を行う。 【必須】 ゆうちょ銀行口座 ／ 個人メールアドレス 5月上旬 システム登録 （学生用入力 ページ） 推薦者 学生用入力ページ http://www.sas.jasso.go.jp/abr/ 参考マニュアル【システムの取扱について 第4章】 □ 確認 注：推薦者がいない場合はシステム登録は不要です。 ＊先に必ず学生用入力ページで登録をしてから処理を 行う。 システム登 録・報告 5月の締切 日まで （学校担当者用 学校 ■学校担当者用パスワードにて推薦者全員を報告す る。 □ 確認 入力ページ） 学校担当者用入力ページ http://www.sas.jasso.go.jp/abr/ac/ 参考マニュアル【システムの取扱いについて 第5章】 5月の締切 日まで 書類送付 ●提出書類を機構へ送付。 □ 必要様式一式 確認 学校 参考 【必要書類等：ダウンロードをしてご使用ください。】 ●在籍確認簿（様式書類） 募集要項等掲載ホームページアドレスに掲載 ■参考マニュアル 「留学生給与等給付システムの取扱いについて」 h t t p: / / www. jasso . go . jp/ sc h o lar sh ip/ sh ih i. h t m l ■システム登録・報告の日程 「留学生給与等給付システム データ処理日程表」 ※推薦にあたり、学習奨励費の募集要項、事務処理の手引き等に基づき、適格者の推薦をお願いします。 日本学生支援機構 文部科学省外国人留学生学習奨励費給付制度 21 Ⅹ．参考 学習奨励費関係一覧表 書 類 関 係 募集要項 ホームページに掲載 様式 ホームページに掲載 手引き ホームページに掲載 Q&A ホームページに掲載 http://www.jasso.go.jp/scholarship/shihi.html 【学生用ページ】 http://www.sas.jasso.go.jp/abr/ 推薦者登録 シ ス テ ム 関 係 在 籍 確 認 インターネット登録 【担当者用ページ】 http://www.sas.jasso.go.jp/abr/ac/ マニュアル ホームページに掲載 日程表 ホームページに掲載 「給与等給付システムの取扱いについて」 http://www.jasso.go.jp/scholarship/system.html 「給与等給付システム データ処理日程表」 ID・ パスワード 通知を送付 前年度に受給者がいた学校 （※新規登録の場合は要連絡） 在籍確認簿 ※上記「様式」参照 当該月の「在籍確認報簿(○月分）」を作成 当該月中に署名を取る 在籍確認報告･振込日【抜粋版】 ホームページに掲載 振込日 ※上記【抜粋版】参照 http://www.jasso.go.jp/scholarship/shihi.html 【抜粋版】「振込日」で確認。 【担当者用ページ】 http://www.sas.jasso.go.jp/abr/ac/ 報告処理 インターネット登録 ※上記「マニュアル」参照 [取扱いについて：第6章 奨学生の在籍確認] 予 約 制 度 【日本留学試験予約者】 【渡日前入学許可制度】 日本留学試験 予約制度 ホームページに掲載 試験の予約者 番号一覧 ホームページに掲載 http://www.jasso.go.jp/scholarship/yoyakuseido.html 渡日前入学許可制度 ホームページに掲載 （大学推薦） 日本留学試験利用 渡日前入学許可校 ホームページに掲載 http://www.jasso.go.jp/scholarship/shihi.html http://www.jasso.go.jp/eju/baij.html 日本学生支援機構文部科学省外国人留学生学習奨励費給付制度 22
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