平成２６年月日町内自治会長様千葉市町内自治会連絡協議会会長大槻勝三 ○○区町内自治会連絡協議会会長 ○ ○ ○ ○ 千葉市町内自治会事務委託契約に係る世帯数情報の整備について日頃より町内自治会活動にご尽力いただきまして、誠にありがとうございます。さて、町内自治会において回覧している行政資料については、千葉市長と千葉市町内自治会連絡協議会長とで委託契約を結び、加入世帯数に応じて各町内自治会へ委託料が支払われています。先般、単位町内自治会が区役所に届け出ている加入世帯数に関して、中央区内のある単位町内自治会において会員から疑義が寄せられ、区役所が調査を行ったところ、届出に誤りがあることが判明し、不当利得として過去 10 年間遡って、約 200 万円を過払い分として市から返還を求められるという事案が発生しました。各町内自治会におかれましては、委託料の算出基礎となる「加入世帯数」を正確に把握するとともに、下記の点にご留意くださいますよう、お願い申し上げます。１加入世帯数を定期的に確認し、町内自治会内で正確な数を把握してください。２会員から疑義が寄せられることのないよう、加入世帯数や会計については、いつでも会員に説明できるよう整備してください。３加入世帯数について疑義が生じた時は、市から確認を求められることがあります。町内自治会活動等でご多用の折り、会長・役員の皆様方には大変なご負担をおかけいたしますが、公金からの支払いを受けるにあたって、疑義を招くことのないよう、適正にご対応くださいますよう、ご協力をお願いいたします。【参考】千葉市町内自治会事務委託契約（抜粋）甲＝千葉市乙＝千葉市町内自治会連絡協議会（委託事務）第１条甲は、乙に所属する各町内自治会（以下「町内自治会」という。）に係る次に掲げる事務（以下「委託事務」という。）の処理を乙に委託し、乙は、これを受託する。また、実際の事務は町内自治会が行うものとする。（１）行政資料の回覧及び配布事務（２）その他甲が必要と認める事務（委託料）第３条甲は、委託料として、円（平成年月日における町内自治会の加入世帯数に２００円を乗じた額）を、前金払により支払うものとする。（後略）（世帯（会員）名簿の整備）第４条町内自治会は委託事務に関する事項を明らかにするため、世帯（会員）名簿を整備するものとし、甲の求めがあった場合は、速やかに甲へ提出するものとする。（委託料の返還等）第５条委託料の算出の基礎となった町内自治会の加入世帯数について疑義が生じた場合、甲は町内自治会に対して調査を行うことができる。その結果不正が認められた場合は、甲は町内自治会に対して委託料の全部または一部を返還するよう命ずるものとする。千葉市町内自治会連絡協議会事務局（千葉市市民自治推進課）担当植草、竹野電話２４５－５１３８ ○○区町内自治会連絡協議会事務局（○○区地域振興課地域づくり支援室）担当 ○○ 電話 ○○○―○○○○