新潟市防災情報配信メールシステム 再構築業務委託仕様書 平成 27 年 2 月 新潟市危機管理防災局危機対策課 新潟市防災情報配信メールシステム再構築業務委託仕様書 1.業務名 新潟市防災情報配信メールシステム再構築業務 2.委託期間 契約締結の日から平成 27 年 5 月 31 日まで ※ 再構築の委託期間終了後、平成 28 年 3 月 31 日までシステム利用に関する契約 を別途締結する。 3.納入場所 新潟市危機管理防災局危機対策課が指定する場所 4.本業務の目的 新潟市（以下「本市」という。）では、市民への災害関連情報の伝達、及び本市 職員への災害時参集関連情報の伝達を目的として、平成 20 年 4 月より「にいがた 防災メール配信システム」、及び「職員参集メール配信システム」 （以下、一括して 「現行システム」という。）を運用している。 現行システムは運用開始から既に 6 年以上を経過しているが、現行仕様に起因す る各種制約・問題点の発覚、経年に伴う技術の陳腐化、防災行政に対する最新動向 への対応力不足、など様々な問題を抱えており、現行システムの継続運用に対する リスクが日増しに高まっている。 そのため、現行システムの各機能範囲を継承しつつ、時代の要請に応えられる最 新機能を備えた、 「新潟市防災情報配信メールシステム」 （以下「本システム」とい う。）の構築を実施する（以下「本業務」という。）。 5.システム再構築の背景 本システムの再構築の背景について、現行システムの機能毎に示す。 (1) にいがた防災メール配信機能 ア．市民向けメール配信機能 「市民向けメール配信機能」とは、パソコンや携帯電話のメールアドレスを登 録した者に対して、市民向けの災害関連情報（以下「市民向けメール」という。） として、電子メールで伝達する機能である。 平成 26 年 4 月、内閣府作成の「避難勧告等判断伝達マニュアル作成ガイドライ ン」により、避難勧告等の避難情報をきめ細やかに発表することが定められた。 しかし、現行システムは登録者全員に情報配信することしかできず（例えば、 北区の情報を西蒲区の登録者にも配信している。）、きめ細やかな配信ができない。 これを登録者の属性情報（住所区情報等）に基づき、より登録者の属性に沿った 情報配信ができるよう改善することを目指している。 イ．要援護施設向けメール配信機能 「要援護施設向けメール配信機能」とは、病院、保育園、老人ホームなどの要 援護者利用施設（以下「要援護施設」という。）に対して、要援護施設向けの災害 関連情報（以下「要援護施設向けメール」という。）として、電子メール・インタ 1 ーネットファックスで伝達する機能である。 現行システムは、市民向けメール配信機能と登録者情報を共有していることか ら、要援護施設向けメールの登録者が新たに市民向けメールの登録者になろうと する場合、重複登録扱いとなり、本市担当職員が管理画面にて、別途手作業によ り登録しなければならない。これを市民向けメールの登録者でも容易に要援護施 設向けメールの登録者となれるよう改善することを目指している。 (2) 職員参集メール配信機能 「職員参集メール配信機能」とは、災害発生時の警戒配備・非常配備体制を本 市職員に伝達するメール配信サービスである。パソコンや携帯電話のメールアド レスを登録した本市職員に対して、緊急情報を迅速かつ確実に伝達し、参集の可 否、参集時間等の把握を行い、本市の配備体制を確立することを目的としている。 現行システムは「にいがた防災メール配信機能」とは別の機能として運用して いる。また、メールを配信する機能と、職員からのメール返信を確認する機能（以 下「安否確認機能」という。）が分離する構成であり、かつ、安否確認機能側でメ ール配信機能と共有の職員データベースを持っている。 このような構成のため、安否確認機能側で、職員情報が登録されている職員で なければメール配信することができず、職員の所属異動などの度、職員参集メー ルの既存ベンダーが、安否確認機能側の本市の職員データベースを入れ替える手 間が発生している。 また、そのデータベース修正は既存ベンダーにしか実施できない作業かつ、デ ータの入れ替えに 1 週間程度時間がかかっており、作業中には、正確に警戒配備・ 非常配備の配備通知を実施することができないという脆弱性がある。これを解消 するよう改善することを目指している。 ※ 以下、市民向けメール配信機能及び要援護施設向けメール配信機能の登録者 と、職員参集メール配信機能の登録職員を総称して「会員」という。 6.システム構築の前提条件 6.1. システム構築の根拠 本業務は、下記に例示の資料を根拠に実施すること。なお、業務実施にあたり 例示する資料に不足があるときは、資料を収集のうえ、業務の成果に不足が発生 しないように行うこと。 ・ 「避難勧告等判断伝達マニュアル作成ガイドライン」 （平成 26 年 4 月 内閣府 発行） ・「災害対策基本法」（昭和 36 年 11 月 15 日法律第 223 号） ・「新潟市災害対策本部規程」 ・「新潟市警戒配備及び非常配備に関する要綱」 ・今後内閣府、国土交通省、新潟県より発行される本業務に関する通知 6.2. システム構築の方式 本業務は、本市が防災情報配信業務を円滑に遂行するために必要な要件を満た すべく、システム構築を実施する。 必要なイニシャルコストと稼働以降システム廃止までに必要なランニングコス 2 トを総合的に考慮し、ライフサイクルコストを安くする機能設計・構成とするこ と（本市がシステム機器等を保有しない「サービス利用形式（ASP）」を想定して いる）。また、システム構築によって、防災情報配信業務に関連しないシステム機 能に悪影響を及ぼさないよう配慮すること。 防災情報配信業務は、個人情報等の秘匿性の高い情報を取り扱うため、セキュ リティ要件に充分に留意するとともに、本市が保有する既存資産を充分に活用で き、防災情報配信業務の運用や本システムの操作性を充分に考慮した利便性の高 いシステム構築を実施すること。 7.スケジュール 本市が想定する本業務に関するスケジュールは、次の表 1 のとおり。 表 1 想定スケジュール マイルストーン・ 2月 作業工程 マイルストーン 3月 4月 5月 業者決定 契約 運用開始 3/19（予定） 4/1（予定） 6/1 6 月∼翌 3 月 委託業者選定 作業計画 開発 運用テスト 移行期間 利用期間 8.委託業務の範囲 本業務の委託範囲を次の表 2 に示す。なお、各委託業務の内容は、 「9.委託業務 の内容」に記載のとおりとし、詳細は本市と受託者で協議のうえ決定するものと する。 表 2 委託業務の範囲 項番 委託業務の概要 9.1. プロジェクト管理 (1) プロジェクト計画書の作成 (2) 会議体の運営 (3) 進捗管理の実施 (4) 課題管理の実施 9.2. システム構築の要件定義 (1) 要件定義の基本事項 3 (2) 9.3. 要件定義書の作成 システム構築の実施 (1) 詳細設計 (2) 製造 (3) テスト 9.4. 付帯作業の実施 (1) マニュアル類の作成 (2) 研修の実施 (3) 運用テスト支援 (4) 現行システムからの移行作業 9.委託業務の内容 9.1.プロジェクト管理 本業務を開始する際は、本市及び受託者によって構成するプロジェクトを立ち 上げることとし、受託者は、本業務を円滑に進めるために、スケジュール管理、 品質管理、要員管理、情報セキュリティ管理、会議体の運営、進捗管理、リスク・ 課題管理等の必要な作業を行うこと。 (1) プロジェクト計画書の作成 本業務の契約締結後 10 日（行政機関の休日に関する法律（昭和 63 年法律第 91 号）第 1 条第 1 項各号に挙げる日を除く。以降、日数に関する記載は同様とする。） 以内に、本業務の「プロジェクト計画書」の素案を作成し本市へ提出すること。 なお、プロジェクト計画書は、本業務の次工程「9.2. システム構築等」におい て使用することを前提としたうえで、次の「ア．プロジェクトの定義」から「キ． その他」に例示する内容を明確にし、本市及び受託者で協議・決定のうえ、本市 の承認を受けたものを正式版とする。記載内容を変更する場合は、本市の承認を もって改版することとする。版数の管理は受託者が行うこと。 また、本市が特に重要と判断した作業については、 「プロジェクト計画書」とは 別に、詳細な「作業計画書」を速やかに提出すること。 ア．プロジェクトの定義 （ア）スコープ 本業務におけるプロジェクトの目的と目標、プロジェクトの全体像、業 務の対象範囲等、プロジェクト範囲等を明確にすること。 なお、成果物の名称は、実際に作成される成果物の名称と一致させ、成 果物が複数のドキュメントで構成される場合は、成果物の構成要素として、 そのドキュメントの名称も記載すること。 （イ）作業構成及び役割分担 受託者は、WBS（Work Breakdown Structure）の作業方法を参考に、本業 務で必要と想定する作業項目をできる限り詳細に洗い出したうえで、4 段階 4 程度で各作業に分解し、工程順に表形式で記載すること。 なお、分解した各作業には、受託者と本市との役割分担を明確にするこ と。 イ．マスタースケジュール 受託者は、前述の「ア． （イ）作業構成及び役割分担」で作成する作業構成 に対応し、プロジェクト全体の把握及び進捗管理を可能とする「マスタース ケジュール」を作成すること。 なお、各作業の従属性や関連性（前工程が終わらないと次工程に進めない 等）がわかるよう工夫すること。また、マイルストーンを明確にすること。 ウ．作業内容と成果物 受託者は、前述の「ア． （イ）作業構成及び役割分担」で作成する作業構成 に対応した、各工程の作業内容及び各工程の成果物の名称や内容、納入期限 を明確にすること。 また、成果物の構成を明確にするため、実際に作成される成果物の名称に より、成果物の構成要素となる複数のドキュメントについて、階層化した成 果物の構成図表を記載すること。 エ．品質管理・保証計画 受託者は、成果物の高品質化を図るため指標や手法、検証方法、工程完了 判断の基準を明確にすること。 オ．プロジェクト体制 本市及び受託者における本業務の実施体制、各担当者の氏名及び所属、役 割、連絡先等を明確にすること。 なお、本市及び受託者双方の本業務に関する業務責任者および主任担当者 を明確にすること。 カ．コミュニケーション計画 受託者は、本業務に関する会議体、本市及び受託者間の連絡手法や資料等 の交換ルール等を明確にすること。 なお、各会議体の内容・開催予定時期・開催頻度・出席者の範囲等を明確 にすること。 また、本市が備えていない連絡手法や資料等の交換に関するツールを利用 する場合は、本市と協議すること。 キ．その他 受託者は、進捗管理や課題管理の他、要員配分等のリソース管理、リスク 管理や変更管理等、本市及び受託者が業務の遂行上、事前に合意すべき事項 並びにプロジェクト管理において作成すべきドキュメントの種類や概要を明 確にすること。 (2) 会議体の運営 受託者は、前述の「(1) プロジェクト計画書の作成」の「カ．コミュニケーシ ョン計画」で定めた本業務に関する全ての会議体を開催し、会議体の進行、資料 の作成・印刷・説明等を行うこと。 5 なお、各会議体は、出席予定者のスケジュール及び開催場所の確保のため、開 催予定日の原則 7 日前までに本市と調整を行ったうえで開催日時を決定し、開催 場所は、原則本市が用意し、受託者へ連絡を行う。 また、緊急を要する場合や、やむを得ず予定通りに開催できない場合は、参加 者や開催場所の調整等が必要となるため、すみやかに本市と協議を行うこと。 ア．会議体の種類 会議体は、次の「（ア）キックオフ会議」及び「（イ）プロジェクト定例会」 を必ず開催することとし、その他、担当者による「(ウ) 打ち合わせ等の会議 体」は、内容や開催時期等を本市と協議のうえ、決定すること。 （ア）キックオフ会議 受託者は、前述の「(1) プロジェクト計画書の作成」の「オ．プロジェ クト体制」に記載する受託者並びに本市の業務責任者及び主任担当者等を 招集のうえ、キックオフ会議を開催すること。キックオフ会議は、本市と 合意したプロジェクト計画書をもとに本業務の進め方等を本市へ説明し、 本市の業務責任者からプロジェクト開始の宣言を得ること。 なお、受託者並びに本市の業務責任者及び主任担当者は必ず出席するも のとする。 また、キックオフ会議を開始していない場合は、契約締結や資料準備等 の必要行為以外の作業着手は認めない。 （イ）プロジェクト定例会 受託者は、前述の「(1) プロジェクト計画書の作成」の「オ．プロジェ クト体制」に記載する受託者並びに本市の業務責任者及び主任担当者等を 招集のうえ、プロジェクト定例会を月 1 回開催 すること。プロジェクト定 例会は、後述の「(3) 進捗管理の実施」で挙げる「ア．マスタースケジュ ール」及び「イ．進捗報告書」等をもとに進捗状況を説明すること。 なお、受託者並びに本市の業務責任者及び主任担当者は必ず出席するも のとし、進捗報告日は、プロジェクト定例会開催日の原則 2 日前とする。 また、後述の「10.(5) 作業プロセス」に記載する作業を実施した場合は、 当該作業の作業報告書をもとに実施報告を行うこと。 （ウ）打ち合わせ等の会議体 受託者は、前述「(1) プロジェクト計画書の作成」の「オ．プロジェク ト体制」に記載する受託者並びに本市の主任担当者等を招集のうえ、打ち 合わせ等の会議を随時開催すること。 なお、会議は、会議カレンダ等により開催日をスケジュール化し、開催 の際には、受託者並びに本市の主任担当者が必ず出席することを原則とす る。 イ．会議内容の記録 会議を開催した場合、受託者が「議事録」を記録し、会議実施後 3 日以内 に本市に提出のうえ、本市の承認を受けること。 なお、受託者並びに本市の承認者は、業務責任者とする。 6 また、 「議事録」は、議事の流れや発言の趣旨、決定事項・申し送り事項等 を明確に記録するとともに、課題管理が必要な事項については、管理対象で あることが判別できるようにすること。 ウ．会議資料の準備 会議における議事の進行を速やかに行うため、受託者は、会議で使用する 資料及び関連する資料を、会議開催日の原則 2 日前までに本市に電子ファイ ルで提示すること。やむを得ず、会議開催日の事前に提示できない場合は、 すみやかに本市へ報告し、対応を協議すること。 なお、会議当日に必要となる資料は、原則として受託者が用意すること。 (3) 進捗管理の実施 本市及び受託者は、プロジェクト計画書の記載事項を遵守し、受託者は、本業 務が遅滞なく円滑に進められるように責任を持って進捗管理を行うこと。 なお、受託者は、プロジェクト定例会において、次の「ア．マスタースケジュ ール」及び「イ．進捗報告書」を基本資料として、本業務の進捗状況を報告する こと。 ア．マスタースケジュール 進捗報告日時点における進捗状況を把握するため、受託者は、前述の「(1) プロジェクト計画書の作成」の「イ．マスタースケジュール」を使用し、イ ナズマ線等で各報告日時点の進捗状況を表示した資料を作成すること。 なお、遅延発生等の特記事項があれば、一目でわかるように補足すること。 また、前回報告時のイナズマ線は色を変えて残し、進捗の度合いが分かるよ うにすること。 イ．進捗報告書 受託者は、各作業構成の進捗状況や次回の進捗報告予定日までの作業内容 を記載した「進捗報告書」を作成すること。 なお、作業効率化や遅延防止等に関して本市への要求事項がある場合は、 その旨を記載し、本業務全体及び各作業構成で遅延が予測できた場合は、状 況報告や予防策を記載すること。 また、遅延が発生した場合は、遅延理由や状況、遅延の回復手段や回復予 定時期、本業務全体及び他作業構成への影響を記載すること。 (4) 課題管理の実施 本業務の目的を達成するために解決すべき課題・実施すべき事項・要望（以下 「課題等」という。）が発生した場合、受託者は、下記に示す事項を管理する「課 題管理表」を用意のうえ、本業務全体の進捗に影響を与えないように課題等の進 捗管理をすること。 ・課題等の種類、業務種別等の種類に応じた分類 ・課題等の内容、原因、発生日、解決予定日及び解決日 ・課題等の起票者及び対応者 ・課題等の完了判断基準及び課題解決に向けた活動等の進展状況等 また、前述の「(2) 会議体の運営」の「 イ．会議内容の記録」に記載する課題 7 管理が必要な事項に関しては、必ず課題管理の対象とすること。 なお、課題管理表を更新した場合は、本市へ随時報告を行い、情報共有を図る とともに、解決予定日までに課題等の解決が見込めない場合は、影響範囲を調査 したうえで、対応策を本市と協議すること。 9.2.システム構築の要件定義 受託者は、本業務のプロポーザルにて提案した事項を踏まえたうえで、本市と 本業務においてシステム構築を行う範囲や機能等の検討を行い、本市が求める機 能の全貌を的確に把握できるように、次の「(1) 要件定義の基本事項」に基づい て、後述の「(2) 要件定義書の作成」を実施すること。 (1) 要件定義の基本事項 ア．要件の明確化 受託者は、本市が提示する既存資料の分析及び本市担当者に対して資料を 用いたヒアリングを実施し、本業務で必要となる要件や本市の要求を明確に すること。 また、本業務のプロポーザルにて提案した機能については、システム構築 の対象として要件定義を行うこと。 なお、現時点で本市の想定するシステム構築の機能要件は、別紙 1「本シス テムに求める機能要件」のとおり。 ※ 別紙１「本システムに求める機能要件」は参加申請の手続きにて、 「新 潟市防災情報配信メールシステム再構築業務公募型プロポーザル実施要 綱」様式第 8 号「秘密保持宣誓書」を提出した者に別途配布する。 イ．実現可能性の検証 受託者は、前述の「ア．要件の明確化」を踏まえ、システム構築に関する 実現可能性を検証すること。なお、検証した結果は、資料を用いて本市担当 者へ説明したうえで、本市の合意を得ること。 ウ．ドキュメントの可読性 受託者は、ヒアリングや打ち合わせ等に用いる資料及び「要件定義書」を 構成する各成果物等のドキュメントについて、本市担当者が理解できるよう に可読性の高いものとすること。 また、ドキュメントの作成にあたっては、表やイメージ図等を用いて可視 化するよう工夫するとともに、文言の統一化を図り、 「表記のゆれ」がないよ うにすること。 なお、 「要件定義書」は、必要に応じて項目の追加・修正・階層化・詳細化 を行い、項目の名称や内容だけでなく、全体の構成や展開を含めて本市と協 議のうえ作成し、真に役立つシステムの要件を組み立てること。 エ．名称等の正確性 受託者は、 「要件定義書」に記載する配属、人物、場所、システム及びサブ システム、画面、帳票、機能、項目等の固有名詞について、正確な名称を用 いること。 オ．その他ドキュメントの作成ルール 8 受託者は、前述の「ウ．ドキュメントの可読性」及び「エ．名称等の正確 性」で示す事項のほか、本市と協議・合意のうえ、ドキュメントを作成する こと。 (2) 要件定義書の作成 受託者は、次の「ア．システム構築の目的と目標・方針の明確化」から「ケ． 用語の定義」に示す各項目を構成とし、各項目の内容を明確に記載した「要件定 義書」を作成すること。 「要件定義書」は、システム構築の実施規模について、実施内容、数値等を用 いて明確化（以下「システム構築規模の明確化」という。）するとともに、システ ム構築における見積根拠の提示及びシステム構築における成果物の作成内容並び に作成規模と整合し、過不足のないものとすること。 なお、本業務はサービス利用形式（ASP）によるシステム構築を想定している。 サービス利用形式を採用した場合に限り、本項記載の各要件を満たし、記載内容 について本市が承諾することを条件に、 「要件定義書」の一部又は全てを既存のド キュメント（ユーザ向け説明書・設計書、等）により構成することができる。 ア．システム構築の目的と目標・方針の明確化 本システムの概要、本システムが対象とする組織（部署）、行政事務、取り 扱う情報等を簡潔に記載するとともに、本市が、システム構築によって求め る目的及びシステム構築の目標を明確にすること。 なお、システム構築の目標については、本システムのシステムライフサイ クルを考慮し、システム構築による達成条件や見直し条件を明確にすること。 イ．対象範囲の明確化 前述「9.2.(1)ア．要件の明確化」により明らかにした要件に対応する機能 を構築するにあたり、必要な機能の実装に向け、体系化した資料を作成する こと。 また、システム構築が必要となる機能・帳票を抽出し、システム構築の対 象となる範囲及び実装すべき機能要件を明確にする資料を作成すること。 ウ．課題の整理 本業務に関し想定される課題等について、抽出のうえ整理し、対応策を検 討した結果をまとめた資料を作成すること。 エ．機能要件（業務プロセス）の明確化 フローチャート図等を用いて可視化した「事務処理フロー図」を作成する こと。 オ．機能要件（機能）の明確化 システム構築において実装すべき、機能（画面、帳票、処理等）の「画面・ 帳票一覧（機能定義書）」を作成すること。 なお、「画面・帳票一覧（機能定義書）」の記載は、システム構築規模の明 確化を図ること。 カ．機能要件（データ）の明確化 システム構築において実装すべき、データ項目及び想定するデータ量を一 9 覧化した「データ項目定義書」を作成すること。 なお、 「データ項目定義書」の記載は、当該データを用いる画面・帳票が分 かるようにするとともに、データベースの項目追加及びデータ移行等に関す るシステム構築規模の明確化を図ること。 キ．非機能要件の明確化 システム構築において実装すべき、非機能面（性能や信頼性、操作性、保 守性、拡張性、セキュリティ等）に関する要件を記載した「非機能要件定義 書」を作成すること。 なお、記載にあっては、システム構築規模の明確化を図ること。 ク．運用・操作等要件の明確化 前述の記載で示す事項のほか、システム構築において実施すべき、その他 の要件（機器等の調達、テスト、本市職員の研修等）を記載した「運用・操 作等要件定義書」を作成すること。 なお、 「運用・操作等要件定義書」の記載は、システム構築規模の明確化を 図ること。 ケ．用語の定義 本業務に関連する、技術的・専門的用語を定義し、一覧表等を用いて明確 にすること。 なお、本市の多様な関係者が共通の理解を得られるようにするため、情報 通信技術等の知識を前提とした専門用語の使用をできるだけ控え、平易な表 現を用いるよう努めること。 また、やむを得ず専門用語を使用する場合も、前後の文脈から意味を補完 できるよう努めること。 9.3.システム構築の実施 受託者は、前述「9.2.システム構築の要件定義」を基に、本業務におけるシス テム構築に関する次の「(1) 詳細設計」から「(3) テスト」までの作業を実施す ること。 (1) 詳細設計 ア．詳細設計書の作成 システム構築の方式や運用方法を考慮したうえで、業務機能定義、画面、 帳票、メッセージ等、システム構築を行う範囲の詳細な仕様を設計し、図表 を用いる等工夫して記載した下記に例示する「詳細設計書」を作成すること。 また、後述の「(2) 製造」で使用するために、プログラム単位でシステム の内部構造を設計すること。 なお、本業務はサービス利用形式（ASP）によるシステム構築を想定してい る。サービス利用形式を採用した場合に限り、本市及び受託者で協議のうえ、 「詳細設計書」の内容を「作業内容の実態に即した設計資料」の内容とする ことができる。 （ア）ユーザインターフェース設計工程 「外部設計書(業務システム仕様書)」、「システム方式設計書」、「運用設 10 計書」を作成すること。 また、テスト環境並びに本番環境を構築するための「システム環境設計 書(システム構成設計書)」を作成すること。 なお、本市の担当者とユーザインターフェース設計を行う際は、要件定 義書に基づいて、あらかじめ画面遷移図案及び画面レイアウト案等を用い て、打ち合わせを実施すること。 （イ）システム構造設計工程 「システム構造設計書」を作成すること。 イ．テスト計画書の作成 システム構築に影響する範囲を検証するため、システム構築の方式や運用 方法を考慮したうえで、本業務で実施する全てのテストの実施計画を記載し た「テスト計画書」を作成すること。 (2) 製造 前述「(1) 詳細設計」で作成した「詳細設計書」に基づき、本業務に必要な画 面や帳票、機能等のプログラミング作業、システム設定を実施すること。 (3) テスト 前述「(1) 詳細設計」で作成した「テスト計画書」に基づき、本業務で作成し た機能等の結合テスト及びシステム全体の運用を考慮したシステムテスト（性 能・負荷・信頼性・運用性等）を実施し、テスト計画書と照らし合わせた機能テ ストの結果を記載した「テスト仕様書兼成績書」を作成すること。 9.4.付帯作業の実施 (1) マニュアル類の作成 ア．システム操作マニュアル 受託者は、本市担当者を対象とした、本システムの操作に関するマニュア ルを作成すること。 なお、マニュアルには各画面の名称及び説明、各機能の名称及び説明等を 記載し、表やイメージ図等を用いて可読性の高いものとすること。 イ．システム運用マニュアル 受託者は、本市担当者を対象とした、本システムの運用に関するサーバ運 用、バッチ運用及びオンライン操作に関するマニュアルを作成すること。 なお、マニュアルにはバッチ処理等の説明等を記載し、表やイメージ図等 を用いて可読性の高いものとすること。 (2) 研修の実施 受託者は、システム操作研修（システム管理者向け）を実施すること。 受託者は、本市危機管理防災局職員を対象とし、前述の「(1) マニュアル類の 作成」の「イ．システム運用マニュアル」で作成したマニュアルに基づき、本シ ステムの操作研修を開催すること。 なお、研修は、受講者数約 18 名、回数 2 回（１回あたり 20 分程度）を予定し ている。受託者は、本市へ事前に「研修計画書」を提出し、本市の承認を得るこ と。 11 また、受託者は、研修で用いる資料を準備したうえで、進行や質疑応答等を行 うこと。研修会場の確保や研修参加者への周知連絡、受付は本市が行う。 (3) 運用テスト支援 受託者は，本市が実施する運用テストの支援を実施すること。 ア．運用テスト仕様書の作成 受託者は、本市が運用テストを実施するにあたって使用する「運用テスト 仕様書」を作成し、事前に本市の承認を得ること。 イ．運用テスト支援 受託者は、運用テスト実施のために必要となるテストデータの作成を支援 すること。また、運用テストを実施するためのシステム環境を構築すること。 なお、本市が運用テストを実施するにあたっての問い合わせ対応を行うこ と。 (3) 現行システムからの移行作業 受託者は、以下の移行作業を実施すること。 ア．会員情報の移行作業 現行システムに登録されている会員情報を本システムに移行すること。 なお、平成 27 年 2 月現在の登録件数は以下のとおり。 ・市民向けメール会員 約 20,000 件 ・要援護施設向けメール会員 約 2,000 件 ・職員参集情報 約 8,000 件 イ．職員参集メール配信機能のテンプレート移行 「別紙 1 本システムに求める機能要件」の「2.1.(3) メール作成・配信画面」 に示す配信文書のテンプレートデータについて、現行システムの設定内容を 本システムに移行すること。 なお、平成 27 年 2 月現在のテンプレート数は約 50 件、最大文字数は約 200 文字である。 ウ．職員参集メール配信機能の配信パターン移行 「別紙 1 本システムに求める機能要件」の「2.1.(4) 会員管理画面」に示す 配信分類、及び、同「2.1.(3) メール作成・配信画面」に示す配信パターン について、現行システムの設定内容を本システムに移行すること。 なお、平成 27 年 2 月現在の配信パターン数は約 50 件である。 ※ 現行システムで登録されている会員情報データ（csv ファイル）及び、 現行システムで利用している配信文書のテンプレート・配信パターンのデータ （csv ファイル）は本市から提供する。 10.業務の進め方 (1) 実施体制 本業務を行うにあたり、受託者は、業務責任者及び本市と連絡及び調整を行う 一元的な窓口となる主任担当者を配置すること。 なお、病気等のやむを得ない理由により、業務責任者及び主任担当者等の作業 12 担当を変更するときは、書面により本市に提出して承認を受けること。また、受 託者は、本業務に関する十分な知識、理解及び類似経験のあるスタッフを常時確 保し、主任担当者が本業務に専念できる環境を作ること。 (2) 作業従事者名簿の提出 受託者は、契約締結時に、本業務の業務責任者や主任担当者等の作業従事者全 員を、本市が提示する「作業従事者名簿」に必要事項を記入したうえで、本市へ 提出し、承認を受けること。 なお、作業従事者を追加・変更する場合は、すみやかに変更後の「作業従事者 名簿」を提出すること。 (3) 役割分担 本業務は、原則として受託者が実施すること。ただし、本市において実施する ことが適当と考えられる場合や、受託者が本市の協力を必要とする場合等、受託 者以外の者に作業を実施させようとする場合には、受託者及び本市で協議のうえ、 作業者を決定することとする。 (4) 業務プロセス 受託者は、あらかじめ準備した「工程表」等によって本市へ各作業工程の説明 を行い、本市の検討、評価、確認、承認を受け、次の作業工程を行うこと。特に、 各工程の実施前には、本市と受託者で作業内容を協議し、作業の手戻りが発生し ないようにすること。 なお、作業工程に変更が生じることが判明した場合は、事前に本市と協議を行 い、変更となった場合には、変更した「工程表」を速やかに提出すること。 (5) 作業プロセス 受託者は、本市が本システムを使用して行政事務を行う環境において作業する 必要があるときは、作業実施の 7 日前までに、各作業項目及び作業担当、各作業 項目の作業時間帯を記載した作業スケジュールを付した「作業実施計画書」を本 市に提出のうえ説明し、本市の承認を得ること。 なお、作業開始時及び作業終了時は、本市の担当職員に連絡すること。また、 作業実施後は、前述の作業スケジュールに実績時間を記載して付した「作業実施 報告書」を本市に提出すること。 (6) 成果物等の品質担保 受託者が本市へ納める成果物及び会議体等で提示する資料は、本市へ提示する 前に、作成者以外の担当者による品質チェックを実施すること。 なお、品質チェックは、誤字・脱字の修正はもちろんのこと、フォントの種類 や文字の大きさ、資料構成や文章表現のわかりやすさ等を最大限考慮すること。 (7) 作業場所 本業務に必要となる作業場所等の環境は、受託者の負担で用意すること。ただ し、本市が作業場所を提供した場合はその限りではない。 なお、打ち合せ及び進捗報告など、本市及び受託者が会議を行う場所について は、事前に日程調整を行ったうえで本市が用意する。 (8) 業務用機材 13 本業務の遂行のため、受託者が必要とする機材は、受託者が用意すること。た だし、本市が本システムを使用して行政事務を行う環境と切り離した、開発環境 等が利用できる場合は、その限りではない。 (9) 交通費等 本業務の遂行のため、受託者が必要とする交通費、食事代等は、受託者で負担 すること。 (10) 提言・助言と協力 本業務を遂行するにあたり、受託者は、必要に応じて本市の担当職員へ提言・ 助言を行うこと。 なお、受託者が本市の担当者へ提言・助言を行うにあたっては、極力専門用語 は用いず、可視化した資料等を用いて本市職員が理解できるように工夫すること。 (11) 本業務の再委託 「新潟市防災情報配信メールシステム再構築業務委託契約書」 （以下、 「契約書」 という。）の記載による。 (12) セキュリティポリシーの遵守 「契約書」の記載による。 11.成果物等 (1) 成果物 次の表 3 に掲げる成果物について、Microsoft office 製品を用いて、もしくは PDF 形式で作成のうえ、CD-R 等に格納したものと紙面に印刷したもの 1 部を 1 セ ットにして納入すること。 なお、次の表に掲げる成果物の統合及び次の表に掲げる成果物以外の成果物の 作成が必要となった場合は、受託者及び本市で協議のうえ、前述の「9.1.プロジ ェクト管理」の「(1) プロジェクト計画書の作成」において、あらかじめ成果物 の名称及び内容、納入期限等を明記のうえ、作成すること。 また、成果物の作成にあたり、同一の納入期日の成果物は一冊にまとめ、各ド キュメントの概要を記載したドキュメントと各ドキュメントにインデックスを付 すること。 表 3 成果物一覧 No. 1 名 称 内 容 媒体 納入期限 プ ロ ジ ェ クト 計 「9.1.(1) プロジェクト計画書 文書、 契約日より 10 日 画書 の作成」に示す、作業体制図、 電子文書 以内 「9.1.(2)イ.会議内容の記録」 文書、 会議実施後 3 日 に示す、打合せ等の会議体の内 電子文書 以内 「9.1.(3)イ．進捗報告書」に示 文書、 定例会 2 日前ま す、各作業構成の進捗状況や次 電子文書 で 会議体、業務内容、運用ルール、 成果物等を記載した計画書。 2 議事録 容を記録した文書。 3 進捗報告書 回の進捗報告予定日までの作業 14 内容を記載した文書。 4 課題管理票 「9.1.(4) 課題管理の実施」に 文書、 定例会 2 日前ま 示す、課題の内容や原因、解決 電子文書 で 「 9.2. シ ス テ ム 構 築 の 要 件 定 文書、 平成 27 年 5 月 30 義」に示す、本業務においてシ 電子文書 予定期限、担当者、完了判断基 準や課題解決に向けた活動や進 展状況等を記録した一覧表。 5 要件定義書 日 ステム構築を行う範囲や機能等 の検討を行い、本市が求める機 能の全貌を的確に把握できるよ うに記載した文書。ただし、サ ービス利用形式の場合は、本市 と協議の上、内容の一部又は全 てを既存のドキュメント（ユー ザ向け説明書・設計書、等）に より構成することができる。 6 詳細設計書 「9.3.詳細設計書」に示す、業 文書、 務機能定義、画面、帳票、メッ 電子文書 平成 27 年 5 月 30 日 セージ、システム構成図等、シ ステム構築を行う範囲の詳細な 仕様を記述した文書。ただし、 サービス利用形式の場合は、本 市と協議の上、内容を「作業内 容の実態に即した設計資料」の 内容とすることができる。 7 テスト計画書 「9.3.(1)イ．テスト計画書の作 文書、 成」に示す、本業務で実施す各 電子文書 平成 27 年 5 月 30 日 テスト計画書を記述した文書。 8 テ ス ト 仕 様書 兼 「9.3.(3) テスト」等に示す、 文書、 成績書 各テストで実施したテスト仕様 電子文書 平成 27 年 5 月 30 日 書にテストの実施結果を記述し た文書。 9 システム操作/運 「 9.4.(1) マ ニ ュ ア ル 類 の 作 文書、 用マニュアル 成」に示す、本システムの操作 電子文書 平成 27 年 5 月 30 日 方法、本システムの運用方法を 記載した文書。 10 研修計画書 「9.4.(2) 研修の実施」に示す、 文書、 本システムの操作研修の研修方 法を記載した文書。 15 電子文書 平成 27 年 5 月 30 日 11 運 用 テ ス ト仕 様 「9.4.(3)ア．運用テスト仕様書 文書、 書 の作成」に示す、本市が実施す 電子文書 平成 27 年 5 月 30 日 る運用テストの実施事項を記述 した文書。 12 シ ス テ ム 移行 計 「9.4.(4) 現行システムからの 文書、 画書 移行作業」に示す、現行システ 電子文書 平成 27 年 5 月 30 日 ムから移行するにあたり必要と なる作業項目、前提条件、制約 事項、移行手順等について記載 した文書。 13 システム一式 「9.3.システム構築の実施」に 文書、 示す、詳細設計・製造・テスト 電子文書 平成 27 年 5 月 30 日 を実施した本システム一式。作 成した画像、イラスト、マーク 等のデータを含む。 14 履行報告書 No.1 から No.12 を一冊にまとめ、 文書、 各ドキュメントの概要を記載し 電子文書 平成 27 年 5 月 30 日 た目次と各ドキュメントにイン デックスを付したもの。 15 事故等報告書 「契約書」第 12 条に示す、本業 文書、 事故発生後 3 日 務の実施に支障が生じるおそれ 電子文書 以内 がある事故が発生した際の、詳 細な報告、及び事故後の方針案 を記述した文書。 (2) 著作権 「契約書」の記載による。 (3) 検査方法 「契約書」の記載による。 (4) 瑕疵担保責任 「契約書」の記載による。 (5) 委託料の支払 「契約書」の記載による。 12.その他特記事項 (1) 疑義の解釈 本業務について疑義を生じた場合は、速やかに本市と受託者で協議を行い、業 務を実施すること。 (2) 業務評価の特記仕様 本業務の履行完了など、契約終了後に受託者の業務内容について、本市は下記 の基準により評価を行い記録の保存を行うものとする。 16 なお、受託者は評価結果について異議を申し立てることはできないものとする。 また、評価結果が契約条件に影響を与えることは一切ないものとする。 評価ランク 評価基準 A 成果物の品質、納入などで仕様を超える成果があった。 B 通常の指示により仕様どおりの成果を得た。 C 仕様書のほかに口頭の指示などにより仕様どおりの成果を得た。 D 担当者が相当程度指導するなどして、なんとか仕様レベルの成果を得た。 E 仕様を達成できなかった（契約解除等） 。 (3) 法令等の遵守 本業務の履行にあたっては、関係法令及び本市の条例、規則、要綱などを十分 理解すること。なお、本市で定める規程類は、本市のホームページ （http://www.city.niigata.lg.jp/）の例規集及び要綱集に掲載のとおりである。 (4) 本業務の実施について 本業務に係る受託者の選定（公募型プロポーザル）は平成 26 年度中に実施する が、本業務は新潟市議会において、平成 27 年度予算の議決（新潟市平成 27 年度 予算の全部または本業務に係る部分）がされた場合に限り実施する。予算議決が ない場合、プロポーザル参加者に係る不利益に対して、本市は一切責任を負わな い。 17
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