仕様書１．件名戸籍住民窓口及び入出力等業務の一部委託２．業務目的中野区役所本庁舎における住民票の写し等各種申請に係る窓口受付、各種証明書・住民異動等の届出、印鑑登録及びその他の申請に関する入出力業務、各種証明書等の郵送申請に伴う業務等を迅速かつ正確に処理することで、届出・申請のあった区民サービスの向上に資することを目的とする。３．業務委託期間平成２７年７月１日から平成２８年３月３１日まで４．業務日時・態勢等 (1)業務内容、業務終了については下表のとおり。業務内容各種証明書等の窓口受付、郵送業務日平日月～金曜日随業務業務終了８：３０～１７：００（火曜日を除く）平日火曜日申請、入出力及び電話対応等付窓口開設時間（参考）８：３０～２０：００日曜日（※臨時閉庁日を９：００～１６：００窓口開設（左記）に伴う受託該当業務が終了するまで除く） ※日曜開庁の臨時閉庁日は、年末年始（１２月２９日～翌年１月３日）、システム等改修点検、選挙投票日、区役所１階を利用する祭典の実施などによる。 ※「平日月～金曜日（火曜日を除く）」及び「平日火曜日」とは、国民の祝日に関する法律に規定する休日と年末年始（１２月２９日～翌年１月３日）を除いた日のことである。 ※日曜開庁が臨時閉庁となる日数は、業務委託期間中１０日以内であり、異動届の入力業務等を行う日曜開庁は５日以内である。これらの日数等に大幅な変更がある場合、区（以下「甲」という。）と受託者（以下「乙」という。）で協議する。なお、システム改修により臨時閉庁となる場合、臨時閉庁となる日及びその前後の日時において、乙は甲と協議し、機器の操作及び改修に伴う作動業務を実施する。 (2)日曜開庁が臨時閉庁となる日程、または日曜開庁実施日において、住民異動等の届出、 1 印鑑登録等の入力業務を実施する（平日火曜日の午後８時までの窓口開設時の業務と同様）日程が決定した場合、甲は、乙にその日程を速やかに伝えなければならない。 (3) 乙は、業務の通常・繁忙状況等を勘案しながら、効率的かつ効果的運営が可能な体制を確保し、甲が指定するエリア内の入出力端末・業務席において、迅速かつ正確な処理を行わなければならない。 (4)甲が指定する業務エリア内における標準的な配置ポストは下表のとおりとする。ただし、乙は各業務の繁閑状況に応じ、配置ポストの増減及び下記①・②を適宜兼職するなど柔軟かつ弾力的な配置をすることで業務を効率的に執行するものとする。 ①証明系窓口・郵送業務（電話対応含む）予測される業務量に対応する通常時期繁忙期（2 月中旬～５月中旬、月曜日、連休明け業務区分時間午前 8 時 30 分～13 時ごろ８ポスト程度１０ポスト程度午後 13 時～業務終了まで９ポスト程度１１ポスト程度火曜開庁業務対応終了まで２ポスト程度３ポスト程度日曜開庁時（異動届系無）３ポスト程度日曜開庁時（異動届系有）４ポスト程度 ②入出力業務対応予測される業務量に対応する通常時期繁忙期（2 月中旬～５月中旬、月曜日、連休明け）業務区分時間午前 8 時 30 分～13 時ごろ７ポスト程度９ポスト程度午後 13 時～17 時 15 分ごろ９ポスト程度１０ポスト程度窓口終了後 30 分～90 分程度４ポスト程度６ポスト（異動届中心）程度火曜開庁業務対応終了まで７ポスト程度８ポスト程度日曜開庁時（異動届系無）４ポスト程度日曜開庁時（異動届系有）１０ポスト程度 2 ５．業務場所中野区役所区民サービス管理部戸籍住民分野内６．業務体制とその管理等 (1) 乙は、第７項に規定する業務（以下「業務」という。）を処理するにあたり、業務に必要な知識及び技術を有するとともに、住民基本台帳法、戸籍法、中野区印鑑条例及びその他関係法令等（以下「関係法令」という。）の趣旨と業務の公的性を十分理解し、円滑に業務を行うことができる者（以下「従事者」という。）を甲の指定する場所に配置し、従事させるものとする。 (2)当該月の従事者名簿を、前月２５日までに甲に提出する。 (3)従事者に変更が生じ、臨時に変更するときは、直ちにその旨及び臨時の従事者氏名を甲に通知し、業務の遂行に万全を期すこと。なお、この臨時的措置が長期に及ぶときは速やかに甲に報告するとともに、管理上所要の措置をとるものとする。 (4) 乙は、業務遂行にあたり、業務エリア（『別紙１』）で第７項の業務を関係法令を遵守し適切に行うものとする。また、業務遂行時において、乙が判断しかねる事柄が発生した場合は遅滞なく甲に報告し、引き渡す。 (5)乙は、従事者を指揮監督するために、あらかじめ管理責任者、副管理責任者(以下「管理責任者等」という。)を定め、次の職務を行うこととする。なお、管理責任者等の氏名は事前に甲に届け出るものとする。 ①甲との連絡調整、第７項の業務及び写真付名簿を提出する。なお、庁舎内駐輪場の利用については「駐輪許可証交付申請書」を速やかに甲に提出すること。変更が生じた場合も同様とする。 ②従事者に対する指揮監督、指導・教育、連絡・引継を行い、円滑な委託業務の履行を管理する。 ③窓口等の繁閑状況に応じて従事者を弾力的に配置する。 (6)乙は、業務遂行に適した服装及び写真付名札を着用しなければならない。また、業務の遂行にあたり、甲の「みだしなみガイドライン」に準じる服装とするように努めるものとする。なお、当該写真付名札に係る費用については、乙の負担とする。 (7)乙は甲と協議し、業務開始後、必要に応じて研修等を実施する。 3 (8)乙は、本業務が極めてプライバシー性の高い事務であるため、細心の注意を要するものであることを深く認識し、その従事者に対し、この認識を徹底させなければならない。７．業務内容業務の主な内容は、次のとおりとし、端末の入出力は「かな入力」による。また、業務詳細一覧（『別紙２』）を参照すること。なお、甲が可否の判断を伴う公権力の行使にあたる業務については、本業務の対象外である。 (1)業務項目(内容) ①住民票の写し・戸籍全部事項等証明書等（以下「証明書等」という。）の窓口受付業務。ア証明書等の請求・申請(以下「請求等」という)の受付・住民票の写し、印鑑登録証明書、住民票記載事項証明書、現況届、不在籍・不在住証明書、住居表示証明書等の受付。・自動車臨時運行許可申請書の受付。・畜犬登録、注射済証、その他行政証明書の受付。イ証明書等の受付において、請求書等に記載された事項が、法令上、必要な内容を満たしているかどうか形式的な確認を行う。この場合において、形式的要件が不十分な場合、請求等の任に当たっている者（以下「請求者等」という）に対し、加筆、修正等を求めること。ウ請求者等が本人であるかどうか法令等に基づき確認すること。また、代理人等である場合、委任状等の提出を求め、その者が代理権限等を有しているかどうか確認すること。エ請求等に際して必要な添付書類が添付されているかどうかの確認を行うこと。この場合、添付書類が不足または不適当な時は、適宜追完、差し替え等を求めること。オアからエにおいて、形式的な確認ができない請求等を受けた場合、速やかに甲に引き渡すこと。カドメスティック・バイオレンス及びストーカー行為等の被害者の保護のための住民基本台帳事務における支援措置に関する請求等及び相談を受けた場合、速やかに甲に引き渡すこと。 4 ②証明書等の出力（作成）業務ア証明書等の出力・作成・住民票の写し、印鑑登録証明書、住民票記載事項証明書、現況届、不在籍・不在住証明書、住居表示証明書等の作成。・地域事務所を経由して申請がある戸籍謄本等の作成。・自動車臨時運行許可申請書等の手書きによる書類の作成。・畜犬登録、注射済証、その他行政証明書の作成。イ申請書等と各種証明書との合致申請書と出力した証明書等を合致させ、所定のホルダーに入れ、甲（証明書等審査担当職員）に照合を求めるための引き渡し。 ③住民基本台帳カード（以下「住基カード」という。）への証明書交付用アプリケーションの登録甲が受付けた申請書に基づき、コンビニエンスストアで住民票の写しと印鑑登録証明書（印鑑登録をしている者のみ）を交付できるようにするため、住基カードにアプリケーションを搭載する。 ④住民基本台帳法に基づく転出入等の届出の入力甲が受付けた転入・転出・転居等に係る届出に基づき、住民情報を入力し、甲に引き渡すこと。 ⑤印鑑登録事務に係る入力業務甲が受付けた印鑑登録申請書及び印鑑登録廃止申請書等に基づき、印鑑登録、印鑑登録廃止等の入力をし、甲に引き渡すこと。 ⑥国民健康保険証・介護保険証等の入出力転出入等に係る届出等に基づき、国民健康保険・介護保険の資格等の入力と、各保険証の出力を行い、甲に引き渡すこと。 ⑦住民票の写し等各種証明等の証明書郵送請求の事務処理に係る業務ア金券等を含む郵便物の収受・分類イ証明書の請求の処理（公用請求を含む）ウ郵送申請に係る電話問合せ対応エ各種申請書等の梱包・整理等附帯業務 5 ⑧証明書の電話予約受付住民票の写し、印鑑登録証明書、特別区民税・都民税（住民税）証明書の電話予約を受け付ける。 ⑨電話による各種照会対応ア指定する電話(３回線)に対する受付を行うこと。イ証明書等に関する問い合わせについて案内を行うこと。ただし、請求等の交付不交付の判断に係る電話請求等については、速やかに甲に引き渡すこと。ウ甲へ引き渡した概要を記録すること。 ⑩閲覧用リストの受け渡しア甲による閲覧者の本人確認の後、閲覧用リストの受け渡し及び受け取り対応。イ閲覧リストの貸出時間の記載、リストの保管確認。 ⑪その他付随業務この仕様書に定めのない付随業務について、乙は甲と協議のうえ業務を行う。業務の実施にあたり、疑義を生じたときは、甲乙協議のうえ定めるものとする。 (2)日報及び月報 ①乙は、毎日の業務実施状況について、業務日報を甲に提出する。業務日報の内容は以下のアからウを満たすものとする。ア甲が指定したエリアの端末及び業務履行席での届出入出力件数、証明書類等の作成件数を日ごとに集計し、甲に報告する。イ郵送に伴う交付件数について日ごとに集計し、甲に報告する。ウ電話照会等の件数を日ごとに集計する。なお、業務に伴う特筆事項は原則記録し、遅滞なく甲に報告する。 ②乙は、毎月の業務実施状況について、月報を甲に提出し報告するとともに完了届を提出する。８．業務履行の質の確保乙は、当該業務を実施するにあたり、業務の安定した履行を確保するため、様々な観点からサービスの質を高める取り組みを行うよう努めなければならない。９．個人情報の保護に関する遵守事項等「別紙３」及び「別紙４」のとおり。 6 １０．再委託の禁止乙は、この契約に基づく委託業務について、甲の許可なく第三者に再委託してはならない。１１．賠償責任乙は、この仕様書に定めた事項及び別途、中野区から指示された内容の情報安全対策に基づく遵守事項に違反し、又はその他乙の責に帰すべき事由により、甲又は第三者に損害を与えたときは、乙の責任においてその損害を賠償しなければならない。なお、本契約終了後に損害が発生した場合も同様とする。１２．危機管理乙の責務において、業務に関する安全対策に万全を期し、事故防止に関する必要な措置を講じること。万一、機器等の障害が発生した場合や、様々な障害、事故、災害などの緊急事態が発生した場合においても、本業務遂行に支障をきたすことがないよう甲と連携して十分な対応を図ること。また、事前に緊急時の体制を整備すること。１３．貸与する物品甲は、業務を遂行するのに必要な物品を乙に無償で使用させること。ただし、甲からその使用について変更等の指示がある場合はその指示による。貸付可能物品は「別紙５」のとおり。なお、本業務を遂行するために必要な消耗品は、甲が用意する。ただし、業務の執行上必要な物品及び消耗品について、甲の許可を得て調達したものは除く。１４．その他の責務 (1)乙は、常に善良なる管理者の注意をもって業務を遂行し、業務の進捗状況について確認のうえ適宜報告すること。 (2)乙は、従事者に対して、法律で定められた雇用者としての一切の義務を履行しなければならない。 (3)乙は、契約期間終了時（契約解除により契約終了の場合を含む）には、本業務に関し、貸与を受けた施設、機器、資料等を遅滞なく甲に返還しなければならない。 7 なお、貸与されたものについて、損害が生じた場合は、乙はその損害を賠償するとともに、施設については乙の責任において現状に復帰すること。また、本契約期間中に甲が指定する引継ぎ期間に業務引継を行うこと。その際には、引継書を引継ぎ期間前に３部作成し、うち１部は乙にて保管し、２部を甲に提出し引継ぎを行うこと。また、甲からの資料等の請求は、すべて応じることとする。さらに、甲が行う後任受託者への事前説明に必要に応じて立ち会うこと。１５．委託料の支払い毎月末日業務完了、検査合格後に、乙の正当な請求があった日から３０日以内に当該月分を支払う。１６．環境マネジメントシステムへの対応 (1)乙は、この契約による業務の遂行にあたり、著しい環境側面が発生する場合は、甲の関連する手順書等を確認し、遵守するものとする。 (2)乙は、この契約の実施において、省資源、省エネルギー及び廃棄物の減量に努めるものとする。 (3)乙は、必要に応じて甲が実施する環境マネジメントシステムに関する教育訓練に乙の従事者を参加させるとともに、その従事者に甲の要求事項を確実に周知するものとする。１７．その他 (1)本仕様書の内容に疑義が生じた場合は、甲と協議の上、決定する。 (2) (1)に関することを除く契約履行上の打合せに関しては、事業執行担当者と行うこと。 (3)本契約の履行に当たって自動車を使用し、又は使用させる場合は、①都民の健康と安全を確保する環境に関する条例（平成１２年東京都条例第２１５号）他、各県条例に規定するディーゼル車規制に適合する自動車とすること、②自動車から排出される窒素酸化物及び粒子状物質の特定地域における総量の削減等に関する特別措置法（平成４年法律第７０号）の対策地域内で登録可能な自動車利用に努めること。なお、適合の確認のために、当該自動車の自動車検査証（車検証）、粒子状物質減少装置装着証明書等の提示又は写の提出を求められた場合には、速やかに提示又は提出すること。 8 (4)乙は、一般財団法人日本情報経済社会推進協会が承認する「プライバシーマーク」又は「ＩＳＭＳ適合性評価制度」の認定を受けた事業者でなければならない。 (5)非常時における対応大地震の発生などにより本業務の遂行が困難な状況となった場合は、別途甲と十分に協議の上、その解決に努力する。新型インフルエンザなどの感染症の大流行などにより業務の遂行方法を変更しなければならない場合、事業者はあらかじめ区に業務継続計画書を提出するとともに区の承認を受けなければならない。 9 【別紙１】業務エリア【別紙２】業務詳細一覧【別紙３】個人情報保護に関する遵守事項【別紙４】外部委託情報安全対策遵守事項【別紙５】貸付可能物品一覧 10