2015 年度サークル新歓・場所（ブース）選択、飲酒講習会公認サークル新規・継続登録、部室申請等の日程・手続について１．新歓・場所割りについて早稲田大学では、例年 3 月末から 4 月初週の 5 日間を新入生歓迎（以下、新歓）期間と定め、キャンパス内での新歓活動を一部認めています。またそれに伴い、希望するサークルには、早稲田キャンパスでの新歓活動で利用できる場所（以下、新歓ブース）を選択いただきます。以下、新歓期間やブース割り当ての詳細を記載いたします。早稲田キャンパスのブース選択は、公認サークルと公認ではないサークルとで、申し込み日程および手順が異なりますのでご注意ください。新歓ブースマップは、2 月 19 日(木)に発表予定です。なお、新歓ブースは発表された順番に場所を指定していく方法ですので、順番によっては希望する場所を指定できないことや、全体の申し込み状況によって希望する全てのサークルにブースが割り当てられないことがある旨、予めご了承ください。 2015 年度日新歓期間時：3 月 30 日（月）～4 月 3 日（金）9:00～17:00 ※入学式の 4 月 1 日（水）は 18：00 まで、最終日のみ 16:00 までとなります場所：早稲田キャンパス・戸山キャンパス内 ※他キャンパスについては、各キャンパスの事務所にたずねてください。 ※4 月 1 日は、入学式が行われているため、戸山キャンパスでの新歓活動は一切禁止します。 ※大隈講堂で学部行事が開催され、入退場時の混乱を避けるため、大隈講堂前広場、正門前広場およびロータリー周辺での新歓活動を終日禁止とします。 ※高田馬場駅周辺および BIG BOX 前での集合禁止例年、サークル新歓期(4 月)には、多くのサークルが高田馬場駅周辺および BIG BOX 前に集合するため、歩行者の通行を妨げるなど近隣住民や駅利用者に対して多大な迷惑となっています。毎年注意喚起をしているのですが改善が見られないため、ブース選択の際に提出する申請書に新歓コンパの集合場所を記載いただきます。記載のないサークルは、2015 年度のブース選択には参加できませんので予めご了承ください。 ■公認サークル対象（１）ブース選択（２）ブース選択会内容選択順発表方法掲示板、ウェブサイト会場にてブースを選択日程 2 月 19 日（木）：予定 2 月 25 日（水）（１）新歓ブース選択選択順発表 2 月 19 日（木）に、学生部ウェブサイトおよび学生会館内学生生活課用掲示板にて発表します。（２）新歓ブース選択会 ①選択日時：2 月 25 日（水）・「学生の会」 10:00 開始 12:00 頃終了予定・「学生の会」以外の公認サークル 14:00 開始 16:30 頃終了予定 ※上記時間は、全体の運営時間です。サークルによって集合時間、終了時間が異なります。2 月 19 日(木) 発表予定の順番結果をご確認のうえ、会場へお越しください。なお、集合時間に遅れた場合、適宜順番は後回しで抽選を進めますので、予めご了承ください。 ②実施場所：学生会館地下 2 階 B202（飲酒マナー講習会会場：まずはこちらにご集合下さい）学生会館地下 2 階 B201 多目的ホール（選択会会場） 1 ③選択方法：「飲酒マナーに関する講習会」を受講後、会場 B201 へ移動し、2 月 19 日(木)発表の順に希望のブースを選択します。選択会は、必ず学生証を持参の上、原則サークルの幹事長が参加してください。幹事長の参加が難しい場合は、他の三役やサークル所属の学生さんに参加いただくこととなりますが、一度選択したブースを変更することはできませんので、ご注意ください。選択会参加希望サークルは、必ず「飲酒マナーに関する講習会」を受講する必要があります。講習会未受講の場合、選択会に参加できません。また、講習会開始後の途中入場はできません。 ※2 月 25 日(水)に選択をしなかった公認サークルは、新歓ブースが残っている場合に限り、2 月 26 日(木)・ 2 月 27 日(金)に学生生活課事務所③番カウンターにて先着順で受付します。 ※2 月 27 日（金）までに手続をしなかった公認サークルは、場所が残っている場合に限り、以下の公認ではないサークル対象の手順で新歓ブースを選択いただきます。 ■公認ではないサークル対象内容（３）残部選択会方法会場にてブースを選択日程 3 月 4 日（水）（３）残部選択会 ①選択日時：3 月 4 日（水） 14:00～14:15 受付、14:20～飲酒マナー講習会開始、14:55～抽選開始 ②選択場所：学生会館地下 2 階Ｂ201 多目的ホール ③受付方法：「飲酒マナーに関する講習会」を受講後、抽選で希望場所を選ぶための順番を決め、その順番で希望場所を選択。 ※公認ではないサークルは、当日「登録（未公認）サークル申請書」を提出することを条件に申し込みを受付します。 ※3 月 4 日（水）に手続しなかったサークルは、場所が残っている場合に限り、3 月 5 日(木)・6 日(金) に学生生活課事務所③番カウンターにて先着順で受付します。（４）リサイクル活動への協力早稲田大学ではエコキャンパスを目指し、資源のリサイクルを進めています。また、例年、新歓期に配布するチラシが路上やキャンパスに散らかり、足を滑らせるなど危険な状態となっています。そこで、紙資源リサイクルのため、また、皆さんの新歓活動をより安全に快適な環境で行うために、学生サークル「環境ロドリゲス」の協力で実施する、ビラ回収のリサイクル活動への参加をお願いします。 ①対象団体：早稲田キャンパスの屋外ブース使用団体 ②作業内容：チラシを回収し、リサイクル BOX へ集める ③所要時間：15 分程度 ④参加人数：各団体 1 名以上 ⑤集合場所：10 号館前ブース、14 号館前ブース ⑥集合日時：新歓ブース選択会時に決定したブース番号により異なります。 (５)注意事項・申し込みをしていないサークルは、使用サークルの無いブースであっても、新歓期間中にブースを使用することできません。また、空いたスペースを占拠し、その場所をブースのように使用することも禁止です。・新歓ブースの重複使用はできません。屋外・ラウンジ・１０号館教室の中から、各サークル１ブースのみの割り当てになります。・同一団体によるブースの複数の申し込みや使用が発覚した場合は、新歓期間中であってもブース使用を中止します。・新歓活動可能なラウンジは 1･3･6･8･11･15･16 各号館のラウンジです（14 号館 3 階は活動不可）。・10 号館教室は、1 教室 6 サークルの割り当てになります。10 号館の机・椅子は、当日教室に掲示された配置図に従い、自主的に移動させ、新歓期間終了後に原状復帰させてください。教室内では飲食禁止、マイクなど備品の使用はできません。 2 ・今回の場所割りについては 3 月 30 日(月)～4 月 3 日(金)の新歓期間の混乱を一時的に回避することが目的であり、今回のブース選択をもってサークルの恒常的な占拠を認めるものではありません。4 月 4 日(土) 以降は今まで通りサークルの占拠を禁止します。・原則 2 月 25 日（水）までに新歓ブースの割り当てを受けた公認サークルに限り、早稲田ウィークリー入学記念特別号にて、ブース場所を掲載する予定です。２．公認サークル新規申請、継続手続について早稲田大学のサークル「公認」資格は年度更新となっており、新規に公認サークルを申請したい場合や公認サークルを次年度継続したい場合は、以下の日程で学生生活課宛てに書類提出してください。「公認」資格を継続申請しないサークルは公認サークルではなくなり、公認サークルへの便宜供与が受けられません(学生会館が使用できない、課外活動補助金の申請コースが変わるなど)。 ①交付公認サークル継続の場合：3 月 20 日（金）に各サークルのメールボックスに投函します。新規サークル申請の場合：3 月 20 日（金）～26 日（木）学生生活課事務所③番カウンターにて配布します。 ②提出期間：4 月 3 日（金）～9 日（木） ③受付時間：9:00～16:00 ※学術院承認サークルは、交付方法や提出期間・場所など継続手続について、所管の各学部・研究科の事務所の指示に従ってください。３．課外活動補助金申請について課外活動補助金とは、講演会、演劇・演奏公演、スポーツ大会、遠征等イベントに対して、各サークルの補助金年度予算を上限として、その直接経費の半額を交付する制度です。課外活動補助金を希望するサークルは、「課外活動補助金申請要項」を熟読し、上記公認サークル新規申請、もしくは継続手続の際に、関連書類（課外活動補助金申請書、銀行口座振込依頼書、通帳１ページ目のコピーなど）を提出してください。2015 年度の公認サークル（新規含む）及び、課外活動補助金の各サークル予算等は 6 月上旬に発表いたします。 ※4～5 月中に終了したイベントのイベント実施報告書の提出は、6 月上旬の補助金予算の発表後、1 ヶ月以内にご提出いただく予定です。４．部室使用基準について（１）学生の会学生の会には原則単独部室が割り当てられ、毎年継続書類の一つである「単独部室使用申請書」を提出することで、その使用を続けることができます。ただし、「合宿・遠征届」、「活動報告書」または「イベント実施報告書」を前年度１度も提出しないサークルはその使用が制限され、3 日利用の曜日指定部室利用に変更されます。（２）同好会・学術院承認サークル・学外ＮＰＯ等に所属するサークル学生の会ではない公認サークルは、条件を満たすことで曜日指定部室を使用することができます。曜日指定部室の詳細につきましては「5.曜日指定部室の使用について」にて説明します。 ■曜日指定部室・以下のような継続登録期間に応じて使用可能の日数(最長３日)が異なります。また、いずれの場合でも、前年度に主体となって行った「合宿・遠征届」、「活動報告書」や「イベント実施報告書」のいずれかを年１回以上提出していることが条件となります。＜3 日使用＞：10 回以上連続して、「公認サークル申請書」もしくは「継続願い」を提出していること＜2 日使用＞：5 回以上連続して、「公認サークル申請書」もしくは「継続願い」を提出していること＜1 日使用＞：2 回以上連続して、「公認サークル申請書」もしくは「継続願い」を提出していること ※最近、部室内等で盗難被害が出ています。貴重品の管理には十分気をつけてください。なお、部室入退室者に関わる情報は、個人情報保護の観点から公開できませんのでご了承ください。 3 ■単独部室を新規で使用するための条件同好会、学外 NPO 等に所属するサークル・学術院承認サークルは、以下の条件を満たし、大学が認めた場合に単独部室の使用ができます。同好会の場合：以下の条件を満たし、学生の会へ昇格すること・同好会として 5 回以上連続して「継続願い」を提出し、その後さらに 5 回以上連続して「学生の会設立申請書」を継続願の提出期間中に提出していること・学生の会設立申請書提出期間中、合宿・遠征届、活動報告書、イベント実施報告書のいずれかを毎年提出していること・設立の趣旨および会の活動運営等について、特に問題のないこと・学生の会昇格にふさわしいサークルであること学外 NPO 等に所属するサークル・学術院承認サークルの場合：以下の条件を満たすこと・公認サークルとして 5 回以上連続して「継続願い」を提出し、その後さらに 5 回以上連続して「単独部室申請書（学生の会設立申請と同様のもの）」を継続願の提出期間中に学生生活課へ提出していること。・単独部室申請書提出期間中、合宿・遠征届、活動報告書、イベント実施報告書のいずれかを毎年提出していること。・設立の趣旨および会の活動運営等について、特に問題のないこと ※学生の会設立申請書および単独部室使用申請書は、新規サークル申請書類の交付期間（3 月下旬）に学生生活課で配布します。＜継続使用するための条件＞・公認サークルであること。・主体となって行った合宿・遠征届、活動報告書やイベント実施報告書を前年度１回以上提出していること（いずれも提出しなかった場合には、３日利用の曜日指定部室へ変更）。５．曜日指定部室の使用について 2015 年度の曜日指定部室について、4 月にサークル継続登録を行うことを前提とし、先行して申し込みを受付します。各サークルの使用権利日数は、学生部ウェブサイトおよび学生会館内学生生活課用掲示板掲載の「曜日指定部室権利一覧」を参照してください。なお、曜日指定部室の使用は、「合宿・遠征届」、「活動報告書」または「イベント実施報告書」を年度内に１回以上提出していることが条件となります。また、申請の際には事前に「曜日指定部室使用希望申請書」をご記入いただきます。その他手続き上の注意事項についても、必ず以下を確認してください。曜日指定部室使用申請方法曜日指定部室の割り当ては先着順で決定しますので、予定数に達した場合、3 日使用権限がある場合でも 2 日もしくは 1 日使用の部室割り当てになることがあります。なお、割当予定の部室は、施設利用状況によって変更する場合がありますので、あらかじめご了承ください。 ①申込期間：1 月 30 日（金）～2 月 24 日（火） ②申込場所：学生生活課事務所③番カウンター ③3 日使用割り当て部室（予定）※地下階,10 階は音楽系サークルのみ B127,E331,E332,E402,E424,E616,E633,E709,E710,E715,E722,E730,E735,E812,E813,E814,E817, E819,E829,E832,E835,E838,E907,E909,E910,E916,E926,E1021 ④2 日使用割り当て部室（予定）E409,E410,E412,E426,E429,E430,E431 ⑤1 日使用割り当て部室（予定）E309,E310,E312,E329 ※予定数に達した場合、部室の割り当てができません。また、割当予定の部室は、施設利用状況によって変更する場合がありますので、あらかじめご了承ください。注意事項・手続者は、学生生活課へ提出している会員名簿に記載した早大生に限ります。未記載者は手続できません。 4 ・手続の際には、学生証が必要になります。忘れた場合は手続できません。・申請書の中に、現幹事長の名前・学籍番号・連絡先(携帯電話・PC アドレス)の記入欄があります。予め把握しておくとともに、幹部が交代している場合は届出事項変更願を事前に提出してください。６．アトリウムでのサークル紹介について新歓活動におけるサークル支援の一環として、学生会館 2 階アトリウムの展示用木枠に、5 月上旬までサークル紹介の掲示を受付します。サイズは最大Ａ2 サイズまで、枚数は１枚とします。希望するサークルは、2 月 28 日（土）～3 月 13 日（金）17:00 までに、学生生活課事務所③カウンターまで提出してください。（注１）学生会館 2 階大ラウンジ横にある各サークルのメールボックスには、大学からの通知文および各サ－クル宛の郵便物等を投函していますので、定期的に（少なくとも１週間に一度）確認するよう心がけてください。（注２）最近サークル提出書類（サークル継続願、課外活動補助金申請書、イベント実施報告書等）の会長署名欄を偽造して提出するサークルがあります。会長の先生の承諾なく勝手に先生の署名・捺印をした場合は、私文書偽造罪に該当し、サークルの登録取消や補助金交付の停止・補助金の全額返還となる場合があります。必ず会長の自署・捺印をもらってから各種書類を提出してください。以上 2015 年 1 月 19 日学生部学生生活課 5