横浜市立市民病院診療録等院外保管管理業務委託 仕様書 １ 趣旨 委託者横浜市病院事業管理者（以下「委託者」という。）と受託者（以下「受託者」という。 ）とは、 横浜市病院経営局契約規程及び委託契約約款に定めるもののほか、表記業務の実施に際して必要な事 項をこの仕様書に定める。 ２ 定義 この仕様書において診療録等とは、横浜市立市民病院診療記録取扱要領第２条に規定する診療記録 をいう。 ３ 業務内容 (1) 診療録等保管管理業務 受託者は、以下の区分により、設計図書内訳書に示された分量の診療録等を保管管理する。 ア 入院診療録、外来診療録、入院患者ファイル、外来患者ファイル、シネＣＤ (ｱ) 対象となる診療録等 平成７年分から平成 19 年分までの入院診療録 平成 17 年分から平成 25 年分までの外来診療録（がん検診センター分は平成 21 年分まで） 事前に委託者が指定する保存延長対象の外来診療録 平成 20 年分から平成 21 年分までの入院患者ファイル 平成 20 年分から平成 21 年分までの外来患者ファイル 平成 17 年分から平成 18 年分までのシネＣＤ (ｲ) 保管管理方法 Ａ４版図書が収納できる規格の書棚等で保管し、委託者の求めに応じていつでも取り出せる ように、種類別・年別・科別・患者番号順等適切な方法で管理する。 イ Ｘ線フィルム (ｱ) 対象となる診療録等 平成 17 年分から平成 23 年分までのフィルム（がん検診センター分は平成 19 年分まで） 事前に委託者が指定する保存延長対象のフィルム (ｲ) 保管管理方法 縦 38cm×横 48cm のフィルムが収納できる規格の書棚等で保管し、委託者の求めに応じてい つでも取り出せるように、種類別・年別・科別・患者番号順等適切な方法で管理する。 ウ 分娩監視記録・透析記録 (ｱ) 対象となる診療録等 平成 17 年分から平成 25 年分までの分娩監視記録 平成 13 年分から平成 22 年分までの透析記録 (ｲ) 保管管理方法 委託者から引き取った箱詰め等の状態のまま保管する。 エ 受託者は、毎月初めに、前月分の診療録等保管管理業務の概要を、別添１『月次業務完了報告 書』により、委託者に報告する。 オ 業務受託に際して保管状況の判るリストを作成し、委託者に報告する。 カ 診療録等保管管理業務には、受託者による保管場所及び保管設備の提供が含まれる。 (2) 院外保管分診療録等返却業務 受託者は、委託者から診療録等の返却請求を受けたときは、以下の手順により、２日以内（翌日 が休日の場合はその翌業務日）に委託者に届ける。 ア 受託者は、委託者の病歴室から、別添２『カルテ返却依頼書』による返却請求を受付し、受託 者が管理している診療録等の在庫状況と照合し、 『カルテ返却依頼書』に結果を記録する。 『カル テ返却依頼書』は該当する診療録等を回収するまで保管する。 イ 診療録等の在庫状況を委託者の病歴室に連絡する。 ウ 在庫が確認された診療録等を、 『カルテ返却依頼書』に在庫確認済みのチェックがされたリス トを同封して、受渡しが確実な配送方法により委託者に送付する。 エ 院外保管分診療録等返却依頼を行う、インターネット等を利用したシステム等を受託者が提供 可能な場合は、委託者と事前に協議したうえで、上記の方法によらずに当該システム等により実 施することができるものとする。 オ 受託者は、上記の手順によらない返却請求があった場合は、別途手順を調整のうえ対応する。 カ 受託者は、毎月初めに、前月分の院外保管分診療録等返却業務の概要を、別添１『月次業務完 了報告書』により、委託者に報告する。 (3) 院外保管分診療録等回収業務 ア 受託者は、委託者に返却した診療録等を、委託者と協議のうえ決定した時期に回収する。 イ 受託者は、保管している『カルテ返却依頼書』またはシステム上把握されている院外保管分診 療録等の所在管理情報をもとに、回収した診療録等を委託者に返却する前の状態に戻すように収 納する。 ウ 収納が済んで不要になった『カルテ返却依頼書』は、受託者が責任を持って廃棄する。 エ 受託者は、毎月初めに、前月分の院外保管分診療録等回収業務の概要を、別添１『月次業務完 了報告書』により、委託者に報告する。 (4) 診療録等引取業務 受託者は、委託者と協議のうえ決定した時期に、設計図書内訳書に示された分量の以下の診療録 等を引取る。業務完了後、別添３『診療録等引取完了報告書』で報告する。 ア イ ウ エ ウ ４ 平成 21 年分のがん検診センター分外来診療録 平成 20 年分から平成 21 年分までの入院患者ファイル 平成 20 年分から平成 21 年分までの外来患者ファイル 平成 23 年分のＸ線フィルム 平成 25 年分の分娩監視記録 機密保持 本業務の遂行にあたっては、別添「個人情報取扱特記事項」を遵守すること。 ５ その他 (1) 業務実施に際して発生する費用及び作業に伴う交通費等の諸費用は契約金額に含む。 (2) 新規に本件業務を受託するに際して発生する移転費用は受託者が負担する。 移転費用には梱包作業人件費・包装用段ボール代・トラック輸送費用等の一切の費用を含むもの とする。 (3) 受託者は、業務の実施に支障が生じるおそれがある事故の発生を知ったときは、その事故発生の 帰責の如何に関わらず、直ちに委託者に報告するとともに、適切な対応策を取ること。 (4) この仕様書に定めるもののほか、本委託業務に関して必要な事項は委託者受託者別途協議して定 める。
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