EY Advisory マイナンバー制度 −民間企業への影響と求められる対応アドバイザリー事業部公認会計士澤泉 • Izumi Umezawa 公認情報システム監査人、公認不正検査士。金融機関、製造業、小売業、サービス業などの会計監査を経て、個人情報保護をはじめとする情報セキュリティー監査や、データセンター事業者・クラウドサービス事業者の顧客向けサービスに係る内部統制の保証業務に従事。 Ⅰ マイナンバー制度とは 2013年5月、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下、番号法）が制定され、16年1月から個人番号（以下、マイナンバー）の利用が開始されます。このマイナンバー制度は、社会保障、税および災害対策の各分野における行 • 人事・給与業務従業員等からマイナンバーの提供を受け、給与所得の源泉徴収票、給与支払報告書、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届等の必要な書類に記入し、税務署や市区町村、年金事務所といった関係機関に提出する業務 • 個人相手の取引に対する支払業務政運営の効率化を図り、国民にとって生活の利便性を外部の専門家（顧問弁護士、税理士、社会保険労務高めることを目的として導入されます。士等）に対する報酬、個人家主に対する賃料、外部番号法が施行されると、民間企業は主に「個人番号関係事務実施者」（番号法2条13項）として、マイナンバーを記載した書面の作成・提出等が必要になる各種業務の範囲内でマイナンバーを取り扱うことになります。講師に対する講演料、非上場会社の個人株主に対する配当金の支払い等のために、マイナンバーの提供を受けて支払調書に記載し、税務署に提出する業務 • 金融機関における顧客との取引業務金融機関の場合、顧客からマイナンバーの提供を受け、顧客への配当金や保険金等の支払調書に記載し、 Ⅱ 民間企業の実務に与える影響税務署に提出する業務 1. 民間企業とマイナンバー制度の関係マイナンバー制度は、行政機関や地方自治体等が、 Ⅲ 民間企業に求められる対応番号法で定められている事務で、効率的な情報の管理・利用や、迅速な情報の授受を実現する仕組みです。 1. 制度対応に向けた留意事項これらの事務に関しては、マイナンバーの収集や利用等民間企業がマイナンバー制度に対応するに当たり、認の活動が、民間企業で処理された上で行政機関等に流れ識しておくべき留意点として次の事項が挙げられます。ていくという手続が存在するため、民間企業もマイナンバー制度の影響を少なからず受けることになります。（1）組織横断的な対応が必要 Ⅱ.2で説明したように、民間企業がマイナンバー制 2. どのような業務が影響を受けるか具体的に民間企業が影響を受ける主な業務としては、次のものが挙げられます（＜図1＞参照）。 20 情報センサー Vol.99 December 2014 度の影響を受ける業務は多岐にわたります。このため、多くの場合、マイナンバーは特定の一部門だけではなく、複数の部門にまたがって取り扱われることになり、 ▶図1 マイナンバーを取り扱う業務とシステム（例）人事部門総務部門企画部門営業部門給与等の支払業務家主（個人）への店舗家賃等の支払業務外部講演者（個人）への謝礼金の支払業務販促キャンペーンに係る外部業者（個人）への支払業務人事・給与システムセミナー管理システム契約管理システム給与所得の源泉徴収票マイナンバーデータベース会計システム不動産の使用料等の支払調書人事部をはじめ経理部、情報システム部や支店、営業営業支援システム経理部門報酬、契約金、賞金等の支払調書 ▶図2 民間企業が対応すべき事項所、工場等も交えた、全社的なプロジェクト体制の下組織で対応を検討する必要があります。 • マイナンバー対応プロジェクトの • システムへの影響度 • プロジェクト・マス • システムの改修・（2）限られた準備期間での対応が必要 15年10月以降、市区町村から本人の元にマイナンバーが通知カードという形で郵送され、16年1月にはマイナンバー制度そのものが開始されます。民間企業は、残された1年ばかりの短い期間で、マイナンバーの収集から利用、保管、廃棄までのルールと運用体制を整えなければならず、早期の準備対応が求められます。（3）厳しい罰則が適用される個人情報保護法に比べ、番号法では罰則が厳しく規定されています。不正な利益を図る目的でマイナンバーを提供・盗用した場合、詐欺・不正アクセス等によりマイナンバーを取得した場合等には、その行為者のみならず、行為者が所属する組織（民間企業等）に対しても、行政指導を経ることなく直接、懲役または罰金が科せられます（直罰規定）。システム体制構築ター・スケジュールの作成 • 規程類の見直し • 従業員等への教育研修、周知徹底調査テスト民間企業のマイナンバー対応 • 対象業務の洗い出し • 業務フローの追加・修正 • 業務担当者の明確化 • 操作手順書の見直し • セキュリティー要件における過不足の検討 • モニタリング体制の確立・実施業務プロセス情報管理 • マイナンバーの収集時に実施する本人確認の方法、および利用目的を漏れなく明示するための手順 • 利用・保管時におけるマイナンバーの漏えい、滅失きそんや毀損を防止するための安全管理の措置 • 廃棄時におけるマイナンバーの確実かつ速やかな廃棄・削除のための管理方法今後、民間企業は自社のどの業務、どのシステムがマイナンバーの対象となるかを正しく見極め、16年1月 2. 民間企業が対応すべき事項民間企業がマイナンバーを適正に取り扱うためには、の制度開始までに、必要となる対応について早期に検討、着手することが望まれます。事前の準備と、マイナンバーの収集から廃棄に至るまでの、段階に沿った対応の検討が必要です。対応すべき事項を組織、業務プロセス、システム、情報管理という四つの視点から整理すると＜図2＞のとおりです。特に、マイナンバーを取り扱う各段階を意識した上で、対応すべき事項を検討する際のポイントとして、次の事項について、あらかじめ的確に取り決めておくこお問い合わせ先アドバイザリー事業部 Tel：03 3503 3500 E-mail：[email protected] とが挙げられます。情報センサー Vol.99 December 2014 21