海外出張精算（EXCEL併用時）

目　次
１．導入部（精算画面まで）
初期画面から精算画面まで
・・・・　P.1 ～ 2
出張先国名、同行者の入力
・・・・　P.3
２．「EXCEL：海外出張精算用明細表」への入力
海外出張精算用明細表の在り処
・・・・　P.4
海外出張精算用明細表への入力例と注意点
・・・・　P.5 ～ 6
明細表のGLOVIA WorkFlowへ添付方法
・・・・　P.7
３．「EXCEL：海外出張精算用明細表」からGLOVIA WorkFlowへ入力
交通費・食費・宿泊費等（国内外発生）の入力方
・・・・　P.8 ～ 10
日当の入力方法
手土産、会食費、交際費等の入力方法
・・・・　P.11 ～ 17
・・・・　P.18 ～ 21
登録完了後の表示例
・・・・　P.22
４．複数部門への費用分割・海事助成金対象の入力
海外助成金対象と複数部門への費用負担入力
・・・・　P.23
５．確認作業
回送前の確認
・・・・　P.24
６．回送作業
所属部門の回送
・・・・　P.25～27
海外の助成金の場合
回送登録完了後の表示例
・・・・　P.28～29
・・・・　P.30
７．台紙の記入・送付方法
台紙記入方法と領収書添付方法
・・・・　P.31
１．導入部　初期画面から精算画面まで
ログイン後
1.「旅費」をクリックします。
2.「海外出張精算書」をクリックします。
Ｐ.１
１．１．導入部　初期画面から精算画面まで
1.精算処理を行う海外出張届をクリックします。
承認が完了している出張届が表示されるので選択して下さい。
1．
Ｐ.２
１．１．導入部　出張先国名、同行者の入力
2.伝票日付は原則初期値のままで構いません。
3.出張先国名、同行者を入力します。
＜入力例＞
出張国名：台湾、シンガポール/マレーシア、インド
同行者：情報システム部秋山部長
2．
3．
Ｐ.３
２．１．海外出張精算用明細表の在り処
4.「EXCEL：海外出張精算用明細表」は、マニュアルと同じ場所にあります。
※出張前にブランクのものを自分の端末に保存すると便利です。
4．
Ｐ.４
２．２．海外出張精算用明細表への入力例と注意点
5.海外出張精算添付明細の記入方法
①1領収書に1行使用します。複数領収書の合算はしないで下さい。
②日付ごとに入力します。
③各種交通費の精算について領収書が無い場合は、
”領収書無し”の欄にチップ、バス、電車等の使途を明記下さい。
④日当を超える場合の食事があれば、こちらに記入して下さい。
※日当はEXCELの左上に記載しています。
1日の食事代が日当を超えた場合には、超えた日の食事代右隣
「日当超過食事代」セルに「朝食・昼食・夕食」どれかわかる様記入して下さい。
⑤各項目とも、通貨・レートごとに合計金額・レートを外貨計欄に記入して下さい。
＜領収書の留意点＞
①領収書を日付順に整理し、番号を領収書上に記載する
②交際費関係の領収書には、以下4点を記載下さい。
『接待した会社名、相手氏名、MB出席者（含む現地法人社員）、合計人数』
※手土産の領収書には贈答先会社名と手土産であることを記載します。
5．①～④
＜注意点＞
本明細書は、GLOVIA WorkFlow：海外出張精算届に必ず添付下さい。
また申請後、添付台紙を出力し本明細書と領収書を貼付け回覧して下さい。
⑤
Ｐ.５
２．２．海外出張精算用明細表への入力例と注意点
7.海外出張精算明細表の記入例は以下のとおりです。
7．
Ｐ.６
２．３．海外出張精算用明細表のGLOVIA WorkFlowへ添付方法
8.海外出張用明細表.xlsを添付します。
GLOVIA WorkFlowの『参照』をクリックし、作成したEXCELを添付して下さい。
8．
Ｐ.７
３．１．交通費・食費・宿泊費等（国内外発生）の入力方法
9.海外出張精算用明細.xlsの各費用の合計金額をGLOVIAに入力します。
各種交通費・食費・宿泊費等（国内発生分・海外発生分両方）は『出張明細』の詳細から入力します。
『詳細』をクリックして下さい。
9．
Ｐ.８
３．１．交通費・食費・宿泊費等（国内外発生）の入力方法
10．
10.各種交通費・食費・宿泊費等のうち、国内発生分：914-10（課税）を入力します。
国内外出張区分を『海外（国内移動分）』にし、出張区分を『出発日』にして下さい。
旅費交通費欄に、添付したEXCELの『914-10（課税）』の科目合計金額を入力します。
図のように入力後『確定して戻る』をクリックして下さい。
Ｐ.９
３．１．交通費・食費・宿泊費等（国内外発生）の入力方法
11．
11.各種交通費・食費・宿泊費等のうち、海外発生分：914-02（課税対象外）を入力します。
国内外出張区分を『海外（海外移動分）』にし、出張区分を『中日』にして下さい。
旅費交通費欄に、添付したEXCELの『914-02（課税対象外）』の科目合計金額を入力します。
図のように入力後『確定して戻る』をクリックして下さい。
Ｐ.1０
３．２．日当の入力方法
以上で交通費・食費・宿泊費等の入力は完了します。
12. 続いて日当の入力に移ります。
日当を請求する場合と、日当を請求しない場合と説明します。
※日当はその日の昼食代・夕食代合計が日当金額を越えない場合に支給されます。
超えた場合には前の画面で請求済みなはずです、重複精算しないよう気をつけて下さい。
このマニュアルの入力例では、
出発日の「海外（海外移動分）」が出発明細にありませんし、出発日の日当を請求出来ます。
また帰着日の食事代は日当金額を超過してしまってますので、日当が請求出来ません。
（帰着日の食事代は赤く囲った箇所の金額に含まれてます。）
まずは出発日の日当を請求します、『明細追加』をクリックして下さい。
12．
Ｐ.１１
３．２．日当の入力方法
13.明細行が追加出来たら、詳細をクリックして下さい。
13．
Ｐ.１２
３．２．日当の入力方法
14.国内外区分を「海外（海外移動分）」、出張日を入力して下さい。
出発日であれば、出発時刻を入力し出張日区分を出発日に、
中日であれば、出張日区分を中日に、
帰着日であれば、到着時刻を入力し出張日区分を到着日、
それぞれ入力して下さい。
今回は、出発日の場合です。
14．
Ｐ.１３
３．２．日当の入力方法
15.国内外区分、出張日区分、出発時刻・到着時刻を正しく入力後、
『自動計算』をクリックすると日当が表示されます。
※EXCELで日当超過時の食事代を請求している場合には、
日当を０円へ変更して下さい。
問題がなければ、『確定して戻る』をクリックして下さい。
15．
Ｐ.１４
３．２．日当の入力方法
16.出発日の日当が入力出来ました。
出張日が足りない場合等には明細追加をクリックし、
先程と同じ要領で入力して下さい。
続いて帰着日の日当入力に移ります。
16．
Ｐ.１５
３．２．日当の入力方法
17.国内外区分を「海外（海外移動分）」、出張区分を「帰着日」、
到着時刻を入力して『自動計算』をクリックすると日当が表示されます。
今回は帰着日の食事代が日当を超過しており、
食事代を個別請求している為日当が０円となります。
日当は０円となり、明細行内の金額が全て０円ですので『削除』
をクリックして下さい。
既に精算済みの為、
日当は０円となります。
17．
Ｐ.１６
３．２．日当の入力方法
18.日当の入力が完了しました。
続いて、手土産等の精算を行う「その他明細」の処理方法に移ります。
Ｐ.１７
３．３．手土産、会食費、交際費等の入力方法
19.手土産や、会食、商談打合せ、接待の費用請求は『その他の明細』にて入力します。
『明細追加』をクリックして『その他明細行』を追加して下さい。
19．
Ｐ.１８
３．３．手土産、会食費、交際費等の入力方法
20.明細追加をクリックした結果、出張明細行が1行増えました。
詳細をクリックして詳細画面より入力して下さい。
20．
Ｐ.１９
３．３．手土産、会食費、交際費等の入力方法
21.現地追加種別コードを『日本：円』、レートを『１円』にして下さい。
品目を品目一覧より選択します。
「海外出張精算用明細表.xls」の色付けした箇所の説明を参考に選択して下さい。
金額は各品目の合計金額を入力します。
21．
Ｐ.２０
３．３．手土産、会食費、交際費等の入力方法
22.以下が入力例です。入力後『確定して戻る』をクリックして下さい。
例）『商談打合せ単価5,000円以下』の費用なので、
品目より『海外打合・会食等：1人5000円以下』を選択します。
費用の合計金額が33,000円なのでWorkFlowに33,000円を入力します。
22．
Ｐ.２１
３．４．登録完了後の表示例
23.添付したEXCELを全て入力するとこのようになります。
23．
Ｐ.２２
４．海外助成金対象、複数部門への費用負担の入力
24.精算の入力が終ったら、スクロールバーを下へ動かして下さい。
1.海外事業戦略室の助成金対象の場合には、備考欄に助成金適用案件NO.を入力して下さい。
2.複数部門に跨って費用を計上する場合には、費用分割項目欄に負担部門と負担割合を入力して下さい。
※複数部門に費用を計上する場合は領収書の有無に関わらず、台紙を印刷して
一番上に「費用分割あり」と記入して下さい。
18．
Ｐ.２３
５．確認作業　回送前の確認
回送前に以下の項目を確認して下さい。
1.実費金額と精算金額が正しい金額になっているか確認して下さい。
2.否決・取戻した場合には申請区分を「再申請」、再申請理由をそれぞれ変更して下さい。
3.備考には特に注意して欲しい内容等を入力して下さい。
4.負担元所属が正しい部門になっているか確認して下さい。
※変更する場合には部門コード4桁を正しく入力もしくは右隣の「▼」をクリックして下さい。
確認後、申請する場合には『回送先指定』をクリックして下さい。
一度入力を中断したい場合には「保存」を押して下さい。
コメントを入力すると、次回以降「履歴」画面でコメントを確認出来ます。
「回送先指定」：申請フロー画面に移ります。
「保存」：入力内容を保存します。
保存したデータは申請伝票一覧より確認出来ます。
詳しくは「0003.保存→伝票申請」をご覧下さい
Ｐ.２４
６．回送作業　所属部門の回送
25.申請者の役職・部門によって設定されたフローが表示されます。
原則変更する必要はありませんので、そのまま「回送」をクリックして下さい。
「回送」を押すと階層No.10の方に申請されます。
19．
＜フローの流れ：上記の場合＞
各階層毎にどなたかが承認すれば、次の階層に進みます。
＜申請フローを変更する場合＞
承認者を追加　：「次に追加」もしくは「先頭に追加」をクリックして下さい。
承認者の変更　：「変更」をクリックして下さい。
承認者を飛ばす：「省略」をクリックすると、当該階層は省略され次の階層へ行きます。
※承認者が出張等でおらず、緊急の場合には、「省略」もしくは「変更」にてフローを編集して下さい。
※承認者の変更・追加方法については、「0005.回送フロー」をご覧下さい。
Ｐ.２５
６．回送作業　所属部門の回送
26.承認者の変更を行います。
※階層を追加したい場合も概ね同じ方法になります。
①赤く囲った箇所が表示されていない場合には「行追加」をクリックして下さい。
②会社欄の▼をクリックすると候補が表示されます。会社は「E1」を選択して下さい。
③社員欄の▼をクリックすると承認社員検索画面が開きます。
社員名を入力して検索を押し、該当する社員の社員名をクリックして下さい。
20．
Ｐ.２６
６．回送作業　所属部門の回送
27.「更新」をクリックすると承認の変更が登録されます。
※階層を追加した場合も概ね同じ方法になります。
①承認区分が「単独」になっていることを確認して下さい。そうでない場合は単独へ変更をお願いします。
②承認者が正しくセットされていることを確認し「更新」をクリックして下さい。
21．
Ｐ.２７
６．回送作業　海外助成金の場合
28.営業企画室、新規ビジネス開拓助成金適用案件の場合には
「阿部室長」を追加します。
追加先は管掌役員もしくは管掌事業部長の次になります。
『次に追加』をクリックして「阿部室長」を追加して下さい。
承認社員の変更と同じ要領です。
新規ビジネス開拓助成金適用案件ではない場合には、
そのまま回送を押して下さい。申請されます。
22．
Ｐ.２８
６．回送作業　海外助成金の場合
29.「阿部室長」が登録されました。
29．
Ｐ.２９
６．回送作業　回送登録完了後の表示例
30.承認フローに問題がなければ、『回送』をクリックして下さい。
※「戻る」を押すと回送先を変更した場合には、変更前の状態に戻るので気をつけて下さい。
※領収書を貼る為の台紙を印刷して下さい。台紙印刷方法は「0001.領収書提出方法」をご覧下さい。
24．
Ｐ.３０
７．台紙の記入・送付方法　台紙記入と領収書添付方法
費用分割あり
費用分割時の台紙は次のようになります。
1.領収書には申請者のみ捺印して下さい。
2.承認者、申請者は台紙のバーコード横（青く囲んだ箇所）に、捺印して下さい。
3.領収書は剥がれないようセロテープ等でしっかり留めて下さい。
海外出張精算用明細表も必ず貼り付けて下さい。
4.出張精算にて費用を複数部門に計上した場合は、
台紙の一番上に赤字で「費用分割あり」と書いて下さい。
※台紙に費用分割ありと書くだけでは、費用は分割されません。
以上で海外出張精算の終了となります。
秋
山
古
米
Ｐ.３１

Download Report