新潟県職員履歴書管理要領

新潟県職員履歴書管理要領
平成 24 年3月 23 日制定
(趣旨)
第1
この要領は、職員の任免、服務、給与その他人事管理上必要な事項の記
録等、職員の履歴書の管理について必要な事項を定める。
(定義)
第2
この要領において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定める
ところによる。
(1)
履歴管理システム
情報処理システム(電気計算機及びプログラムの
集合体であって、情報処理の業務を一体的に行うよう構成されたものを
いう。)を利用して職員の履歴管理に関する事務の処理を行う仕組みであ
って、人事課長が管理するもの
(2)
部局主管課
(3)
所属長
本庁各部局主管課及び地域振興局企画振興部
「新潟県職員服務規程」(昭和 35 年3月新潟県訓令第6号。
以下「服務規程」という。)第1条の2に定める所属長
(履歴書の管理)
第3
人事課長は、新たに職員となった者に対し、服務規程第 17 条第1項に
定めるところにより履歴事項を申告させ、これに基づき履歴書を作成する。
2
職員の履歴書は、別記様式のとおりとし、履歴管理システムにより管理す
る。ただし、平成 24 年3月 31 日以前に退職した者の履歴書については、な
お従前の例により用紙による保管を継続する。
3
履歴書の保存年数は、永年とする。
4
履歴管理システムの利用は、部局主管課長補佐(地域振興局企画振興部に
あっては副部長)又は総務担当係長(以下「システム利用職員」という。)
に限るものとする。なお、利用は、履歴書の閲覧のみとし、いかなる方法に
よっても履歴情報の印刷・保存を行ってはならない。
5
人事課長は、システム利用職員に対して閲覧のための利用番号及び暗証番
号を付与する。システム利用職員は、付与された利用番号及び暗証番号を厳
重に管理しなければならない。
6
システム利用職員は、所管する職員の履歴書の内容と、辞令その他の発令
記録との一致について、四半期毎に確認を行い、不一致のある場合は、人事
課長に報告しなければならない。
(留意事項)
第4
履歴書に記録する事項は服務規程第 17 条第3項のとおりとし、記録に
当たっては下記に留意するものとする。
(1)
ア
写真
各年4月1日現在満 40 歳及び満 50 歳である職員については、履歴
書の写真の更新を行う。
イ
所属長は、各年度4月 30 日までに、更新対象職員の写真を電子デー
タにより部局主管課長を通じて人事課長に提出するものとする。
(2) 学歴
ア
学歴は、職員の初任給、昇格、昇給等に関する規則(昭和 32 年人事
委員会規則第6- 45 号)別表第8「学歴免許等資格区分表」
(以下「学
歴免許等資格区分表」という。)に掲げる学校の卒業(修了、中退を含
む。)に限り記録を要するものとする。ただし、同表に掲げる各種学校
に準ずる各種学校の卒業又は修了で、その事実が本人に有利となると
想定されるものについては、「学歴」又は「勤務記録事項」において記
録して差し支えないものとする。
イ
通信教育についての学歴の追記は、卒業した後認められるものであ
り入学のみは記録を要しない。
ウ
卒業又は修了を目的としない在籍(科目履修生、科目履修を伴わな
い研究員等)については、学歴としての記録を要しない。
エ
学制改革、転校、編入学等によるものについてはその都度別個の学
歴として記録する。ただし、最終義務教育課程中における転校等につ
いてはその必要はなく、卒業年次の属する学校名で記録する。
(3)
資格・免許
資格・免許は、下記のいずれかに該当するものに限り記録を要するも
のとする。
ア
別表に定める資格・免許のうち、職に関連するもの
イ
学歴免許等資格区分表に掲げる資格試験の合格
(4) 研修
ア
新潟県自治研修所の研修計画に基づく研修については、研修所長の
届け出又は実施機関の修了等通知により整理する。
イ
上記以外の研修については、職員から服務規程第 17 条第2項に定め
る申請があった場合に追記を行うものとする。
(5)
ア
発令事項
本県採用前に職歴のある職員の履歴事項については、その経歴の長
短にかかわらず、勤務記録事項としてその勤務所名、身分、給与等を
年代順に記録する。
イ
本県採用後の発令事項のうち、非常勤の特別職に関する発令(○○
○調査員、×××審議会委員を命ずるという発令等)及び受任者が自
己の権限に基づいて発令した勤務課、係の所属(△△事務所××課勤
務を命ずる、○○分所××課勤務を命ずるという発令等)については、
記録を要しない。
(注)
(ア)
本県採用前の職歴とは、官公歴(本県の臨時的任用職員、非常勤
職員及び非常勤嘱託員の経歴を含む。)、民間歴及び軍歴のすべてを
いうものであること。
(イ)
本県採用前に自家において農林漁業に従事していた職員の当該従
事期間は、本県採用前の職歴中に入るものであること。
ウ
本県採用後、下記(ア)に掲げる派遣等により他団体の業務に従事し
た場合又は県以外の団体へ派遣を命じられた場合については、当該派
遣等の期間中に派遣等先の団体において発令された下記(イ)の事項を
履歴書に記録するものとする。なお、派遣等先団体における発令事項
の確認は、下記(ウ)の所属が派遣等先の団体に対し発令事項を証明する
文書の提出を求め、部局主管課長を経由して人事課長に提出すること
により行う。
(ア)
派遣等の種類
①
国等への割愛退職
②
特定法人への退職派遣
③
地方自治法第 252 条の 17 の規定による派遣
④
県及び他の地方公共団体の職員の派遣に関する規則に基づく派遣
⑤
公益的法人等への派遣
⑥
研修派遣
(イ)
①
履歴書に記録する事項
割愛退職及び退職派遣の場合
派遣等先の団体における履歴書又は人事記録等に記載する事項
②
現職派遣(県職員の身分を有したままでの派遣。以下同じ。)の
場合
派遣等先団体の交付する辞令に記載する事項
(ウ)
①
発令事項の確認
割愛退職の場合
人事課(当該職員の県復帰後)
②
退職派遣の場合
派遣等先団体を所管する所属(当該職員の県復帰後)
③
現職派遣の場合
派遣職員の派遣元所属(発令の都度)