新潟県職員履歴書管理要領平成 24 年３月 23 日制定（趣旨）第１この要領は、職員の任免、服務、給与その他人事管理上必要な事項の記録等、職員の履歴書の管理について必要な事項を定める。（定義）第２この要領において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。 (1) 履歴管理システム情報処理システム（電気計算機及びプログラムの集合体であって、情報処理の業務を一体的に行うよう構成されたものをいう。）を利用して職員の履歴管理に関する事務の処理を行う仕組みであって、人事課長が管理するもの (2) 部局主管課 (3) 所属長本庁各部局主管課及び地域振興局企画振興部「新潟県職員服務規程」（昭和 35 年３月新潟県訓令第６号。以下「服務規程」という。）第１条の２に定める所属長（履歴書の管理）第３人事課長は、新たに職員となった者に対し、服務規程第 17 条第１項に定めるところにより履歴事項を申告させ、これに基づき履歴書を作成する。２職員の履歴書は、別記様式のとおりとし、履歴管理システムにより管理する。ただし、平成 24 年３月 31 日以前に退職した者の履歴書については、なお従前の例により用紙による保管を継続する。３履歴書の保存年数は、永年とする。４履歴管理システムの利用は、部局主管課長補佐（地域振興局企画振興部にあっては副部長）又は総務担当係長（以下「システム利用職員」という。）に限るものとする。なお、利用は、履歴書の閲覧のみとし、いかなる方法によっても履歴情報の印刷・保存を行ってはならない。５人事課長は、システム利用職員に対して閲覧のための利用番号及び暗証番号を付与する。システム利用職員は、付与された利用番号及び暗証番号を厳重に管理しなければならない。６システム利用職員は、所管する職員の履歴書の内容と、辞令その他の発令記録との一致について、四半期毎に確認を行い、不一致のある場合は、人事課長に報告しなければならない。（留意事項）第４履歴書に記録する事項は服務規程第 17 条第３項のとおりとし、記録に当たっては下記に留意するものとする。 (1) ア写真各年４月１日現在満 40 歳及び満 50 歳である職員については、履歴書の写真の更新を行う。イ所属長は、各年度４月 30 日までに、更新対象職員の写真を電子データにより部局主管課長を通じて人事課長に提出するものとする。 (2）学歴ア学歴は、職員の初任給、昇格、昇給等に関する規則（昭和 32 年人事委員会規則第６－ 45 号）別表第８「学歴免許等資格区分表」（以下「学歴免許等資格区分表」という。）に掲げる学校の卒業（修了、中退を含む｡）に限り記録を要するものとする。ただし、同表に掲げる各種学校に準ずる各種学校の卒業又は修了で、その事実が本人に有利となると想定されるものについては、「学歴」又は「勤務記録事項」において記録して差し支えないものとする。イ通信教育についての学歴の追記は、卒業した後認められるものであり入学のみは記録を要しない。ウ卒業又は修了を目的としない在籍（科目履修生、科目履修を伴わない研究員等）については、学歴としての記録を要しない。エ学制改革、転校、編入学等によるものについてはその都度別個の学歴として記録する。ただし、最終義務教育課程中における転校等についてはその必要はなく、卒業年次の属する学校名で記録する。 (3) 資格・免許資格・免許は、下記のいずれかに該当するものに限り記録を要するものとする。ア別表に定める資格・免許のうち、職に関連するものイ学歴免許等資格区分表に掲げる資格試験の合格 (4）研修ア新潟県自治研修所の研修計画に基づく研修については、研修所長の届け出又は実施機関の修了等通知により整理する。イ上記以外の研修については、職員から服務規程第 17 条第２項に定める申請があった場合に追記を行うものとする。 (5) ア発令事項本県採用前に職歴のある職員の履歴事項については、その経歴の長短にかかわらず、勤務記録事項としてその勤務所名、身分、給与等を年代順に記録する。イ本県採用後の発令事項のうち、非常勤の特別職に関する発令（○○ ○調査員、×××審議会委員を命ずるという発令等）及び受任者が自己の権限に基づいて発令した勤務課、係の所属（△△事務所××課勤務を命ずる、○○分所××課勤務を命ずるという発令等）については、記録を要しない。（注） (ｱ) 本県採用前の職歴とは、官公歴（本県の臨時的任用職員、非常勤職員及び非常勤嘱託員の経歴を含む。）、民間歴及び軍歴のすべてをいうものであること。 (ｲ) 本県採用前に自家において農林漁業に従事していた職員の当該従事期間は、本県採用前の職歴中に入るものであること。ウ本県採用後、下記（ｱ）に掲げる派遣等により他団体の業務に従事した場合又は県以外の団体へ派遣を命じられた場合については、当該派遣等の期間中に派遣等先の団体において発令された下記（ｲ）の事項を履歴書に記録するものとする。なお、派遣等先団体における発令事項の確認は、下記(ｳ)の所属が派遣等先の団体に対し発令事項を証明する文書の提出を求め、部局主管課長を経由して人事課長に提出することにより行う。 (ｱ) 派遣等の種類 ① 国等への割愛退職 ② 特定法人への退職派遣 ③ 地方自治法第 252 条の 17 の規定による派遣 ④ 県及び他の地方公共団体の職員の派遣に関する規則に基づく派遣 ⑤ 公益的法人等への派遣 ⑥ 研修派遣 (ｲ) ① 履歴書に記録する事項割愛退職及び退職派遣の場合派遣等先の団体における履歴書又は人事記録等に記載する事項 ② 現職派遣（県職員の身分を有したままでの派遣。以下同じ。）の場合派遣等先団体の交付する辞令に記載する事項 (ｳ) ① 発令事項の確認割愛退職の場合人事課（当該職員の県復帰後） ② 退職派遣の場合派遣等先団体を所管する所属（当該職員の県復帰後） ③ 現職派遣の場合派遣職員の派遣元所属（発令の都度）