Dossier Azienda Banca

DOSSIER - ANORC
38 AZIENDABANCA - ottobre 2014
DOSSIER - ANORC
Il paperless volano
per l’identità digitale
LA BANCA PAPERLESS NON È UNA RIVOLUZIONE, MA
L’EVOLUZIONE DI UN NATURALE PERCORSO VERSO LA
DIGITALIZZAZIONE CHE LE BANCHE STANNO COMPIENDO GIÀ
DA TEMPO, FIN DALLA INTRODUZIONE DELL’INTERNET BANKING,
COME AFFERMA ANDREA LISI, PRESIDENTE DI ANORC. UN
AMMODERNAMENTO CHE SI LEGA A UN PROGETTO MOLTO PIÙ
AMPIO E CHE INTERESSA TUTTO IL PAESE: LO SVILUPPO DI UN
SISTEMA PUBBLICO DI IDENTITÀ DIGITALE.
Anche se ancora lontano, il progetto della banca paperless
è un obiettivo verso cui tutte
le banche, grandi o piccole, si
stanno muovendo. Attraverso
percorsi diversi e articolati, ma
che riguardano sempre due importanti sfere dell’attività bancaria: l’efficientamento interno,
cui si collega un minore rischio
operativo, e il rapporto con la
clientela, oggi sempre più digitalizzata e aperta a una relazione
2.0. Due strade complementari
cui le banche si approcciano con
priorità differenti. «Spesso sono
le dimensioni della banca a fare
la differenza – racconta Luigi Foglia, Delegato territoriale per la
sede di Lecce e Responsabile
della conservazione digitale di
ANORC. Le realtà più piccole,
infatti, hanno mediamente preferito partire dalla digitalizzazione delle procedure interne con
la produzione di documenti nativamente informatici, meno numerosi rispetto a quelli presenti nei grandi istituti, che hanno
portato a un risparmio di costi in
termini di economia della carta
ma soprattutto un miglioramento dell’efficienza interna e dei
processi di gestione documentale. Il risultato è un minore rischio operativo, un alto livello
di correttezza dei documenti e
una interoperabilità tra le varie
funzioni della banca molto più
estesa, grazie alla condivisione
dei documenti in formato elettronico».
Dalla carta al digitale: i rischi
Sicuramente le banche che
hanno deciso di partire dalla
dematerializzazione dei documenti hanno dovuto ridefinire i
processi e le responsabilità sul
controllo del ciclo di vita del
documento. «I rischi non mancano – prosegue Foglia – ad
esempio acquisendo la copia
per immagine di un documento
cartaceo si perdono tutti quegli
elementi che si possono riscontrare solo sulla carta, come la
profondità del solco di una firma, la pressione esercitata, etc.
che possono essere utili nei casi
di disconoscimento di una sottoscrizione».
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PER GARANTIRE UNA
MAGGIORE SICUREZZA E
VALIDITÀ AI DOCUMENTI
DIGITALI IL PERCORSO
MIGLIORE SAREBBE
QUELLO DELLA
DEMATERIALIZZAZIONE
AB ORIGINE
USO DELLA MARCA TEMPORALE
La garanzia della conservazione
digitale a norma
Ed è qui che entra in gioco
la conservazione digitale, già
adottata dal 55,6% delle 18 banche intervistate nel 2013 da ABI
Lab in occasione della survey sul
tema dematerializzazione, i cui
principali risultati sono riportati all’interno delle Linee Guida
per la conservazione digitale in
banca cui ha contribuito anche
ANORC. «Le nuove regole tecniche ormai non pongono più
barriere alla validità dei documenti cartacei acquisiti elettronicamente e, naturalmente, convalidano quelli dematerializzati
ab origine – conferma Andrea
Lisi, Presidente di ANORC. L’equivalente documento in formato digitale, infatti, è immodificabile e, grazie alla marcatura
temporale permette di datare in
modo certo il documento digitale prodotto». Solitamente, la
conservazione sostitutiva è un
processo dato in outsourcing
(44,4% del campione) e i principali documenti conservati sono
quelli interni alla
banca, anche se si
iniziano a vedere
archiviazioni di do-
cumenti relativi all’iter di conto
corrente, deposito titoli, incassi
e pagamenti.
Firma digitale: una
autenticazione forte anche
per i processi interni
Naturalmente, per garantire una
maggiore sicurezza e validità ai
documenti digitali il percorso migliore sarebbe quello della dematerializzazione ab origine, strada
percorsa attraverso l’adozione della firma digitale: sempre secondo
la survey ABI Lab, quasi la totalità
delle banche, d’altronde, si è già
dotata di strumenti adeguati alla
sottoscrizione “forte” dei documenti (94,4%,), spesso dedicata
agli stessi dipendenti della banca
(nel 72,2% dei casi) per la gestione
e la conservazione dei documenti interni (libro inventari, giornale
bollato e documenti societari),
ma anche per offrire ai clienti (nel
33,3% dei casi) la possibilità di apAndrea Lisi,
Presidente di
ANORC
DATA CERTA PER I DOCUMENTI INFORMATICI,
O CHE DIVENTANO TALI
Fonte: ABI LAB, Tavolo di Lavoro Documento Elettronico, 2013
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La marca temporale rappresenta una garanzia normativa
che le banche non hanno esitato a utilizzare: secondo i
dati ABI Lab 2013, infatti, il 66,7% delle banche intervistate
già utilizza la marca temporale, mentre l’11,1% prevede di
introdurla a breve. Inoltre, per il 73% delle 18 banche campione la marca temporale è usata per documenti relativi a
garanzie reali e personali e alla cessione del credito, mentre nel 27% dei casi è estesa anche alle pratiche di mutuo,
moratorie, anticipo fatture e ordini di derivati OTC.
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UTILIZZO DELLA FIRMA GRAFOMETRICA
I NUMERI DELLA FIRMA GRAFOMETRICA
Fonte: ABI LAB, Tavolo di Lavoro Documento
Elettronico, 2013
LE BANCHE MAGGIORI
HANNO PUNTATO MOLTO
SULL’ADOZIONE DI SOLUZIONI
DI FIRMA AVANZATA
GRAFOMETRICA, UN
PROCESSO COSTOSO,MA CHE
HA TROVATO UNA POSITIVA
ACCOGLIENZA DEI CLIENTI
Cresce il numero di banche che utilizza la firma grafometrica
nelle proprie filiali, grazie ai tanti progetti pilota avviati nel
2012 che negli anni successivi hanno trovato applicazione
concreta: in base ai dati ABI Lab, il 35,3% degli istituti, infatti, la utilizza grazie alla installazione di un numero variabile
di tablet allo sportello, analoga percentuale di banche ha in
corso progetti pilota, mentre la restante quota del campione non ha introdotto lo strumento sia per vincoli di carattere
normativo sia per motivi di costo e fattori interni organizzativi.
Chi l’ha predisposta, inoltre, la utilizza principalmente per sottoscrivere i documenti contabili e per la documentazione di
cassa, mentre la sottoscrizione di contratti per servizi di conto
corrente, di banca multicanale per privati e di gestione di carte di debito e prepagate rimangono ambiti di applicazione
marginali, probabilmente per i possibili impatti derivanti da
eventuali controversie giudiziarie.
porre la loro firma su RID, documentazione di cassa, contratti di
deposito titoli o mutuo.
Le big scelgono
la firma grafometrica
Ma alla firma digitale si affianca
una seconda tipologia di firma:
quella grafometrica. «Le banche
maggiori, ad esempio, hanno
puntato molto sull’adozione di
soluzioni di firma avanzata grafometrica – precisa Foglia. Sicuramente è un processo costoso,
in quanto richiede un supporto
informatico, un dispositivo per
l’acquisizione dei dati grafometrici, sistemi informativi aggiornati e nuova tecnologia di sportello. Ma l’esperienza di utilizzo
di tali sistemi, molto vicina alla
classica sottoscrizione su carta,
ha generato una positiva accoglienza dei clienti, in particolare
nei casi di grandi banche retail».
Il paradosso: la carta
non scompare
All’interno di questo percorso
virtuoso verso la banca paperless, tuttavia, la firma grafometrica mostra ancora un fianco
scoperto, costringendo gli istituti bancari a non eliminare totalmente la carta. «Le nuove regole
tecniche sono molto stringenti
riguardo all’utilizzo della firma
grafometrica e della Firma Elettronica Avanzata anche dal punto di vista organizzativo – commenta Foglia. La banca, infatti,
prima di poter rendere valida la
firma deve identificare il soggetto, acquisire copia della sua carLuigi Foglia,
Delegato
territoriale per la
sede di Lecce e
Responsabile della
conservazione
digitale di ANORC
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ta di identità e conservarla per
almeno 20 anni, deve rendere
pubbliche e trasparenti le condizioni d’uso della firma e ottenere la approvazione da parte del
cliente tramite la sottoscrizione
di un documento che spesso resta cartaceo».
firma è più robusta, dal punto di
vista probatorio, rispetto a quella
applicata su un documento cartaceo, in quanto garantisce la appartenenza della firma e riduce i
rischi di contenzioso – prosegue
Lisi. Ecco perché, nonostante
qualche indugio iniziale relativo
alla validità giuridica ottenibile
con la firma digitale, oggi, la firma grafometrica, grazie alla solidità di questo processo di firma
dal punto di vista giuridico, può
aprire le porte alla firma digitale
in remoto anche per la sottoscrizione online dei contratti, in linea
con quanto predisposto anche
dal regolamento eIDAS sull’identificazione elettronica, già in
vigore e verso cui deve tendere
tutta l’Unione Europea».
Una forte validità giuridica
Questo iter può essere visto
dalle banche come un rallentamento alla adozione della firma
grafometrica, ma necessario alla
tutela della clientela. «Tuttavia,
oggi questa nuova tecnologia di
I contratti si sottoscrivono
online
L’utilizzo remoto della firma digitale è e sarà quindi la vera evoluzione di questi ultimi anni. Secondo i
dati della survey ABI Lab, già quasi
la metà delle banche l’ha attivata
FIRMA GRAFOMETRICA: COSA SI FIRMA
Fonte: ABI LAB, Tavolo di Lavoro Documento Elettronico, 2013
OGGI LA FIRMA
GRAFOMETRICA, GRAZIE
ALLA SOLIDITÀ DI QUESTO
PROCESSO DI FIRMA DAL
PUNTO DI VISTA GIURIDICO,
PUÒ APRIRE LE PORTE
ALLA FIRMA DIGITALE IN
REMOTO ANCHE PER LA
SOTTOSCRIZIONE ONLINE
DEI CONTRATTI
I DOCUMENTI DELLA FIRMA DIGITALE
ANORC (Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione digitale dei documenti) dal 2007 mette in comunicazione e canalizza le conoscenze e i bisogni di
aziende, enti pubblici, professionisti ed esperti
che operano, con diversi ruoli, nella Dematerializzazione e Conservazione digitale dei documenti: con quasi 400 soci e 22 sedi territoriali ANORC opera affinché questo processo
- che è alla base di qualunque progetto efficace di innovazione - sia gestito correttamente e
in sicurezza. www.anorc.it
Fonte: ABI LAB, Tavolo di Lavoro Documento Elettronico, 2013
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FIRMA DIGITALE PER DIPENDENTI E CLIENTI
FIRMA GRAFOMETRICA, F.E.A.
E FIRMA DIGITALE REMOTA
Una volta posta la firma del cliente sul tablet, la tecnologia di firma grafometrica permette alle banche di ottenere diversi scopi: il più comune, secondo i dati della
survey ABI Lab, è applicarla a un processo di creazione
di Firma Elettronica Avanzata (71,4%), segue la semplice
sottoscrizione di contabili (35,7%), mentre solo nel 14,3%
delle banche è impiegata come mezzo di autenticazione
all’interno di un processo di firma digitale.
sia per i dipendenti
(44,4% dei casi), sia
per i clienti (38,9%).
«Sono tanti i clienti
che richiedono processi di firma digitale anche per i servizi
avanzati di home
banking – aggiunge
Fonte: ABI LAB, Tavolo di Lavoro Documento Elettronico, 2013
Foglia – ed è sorprendente che la fascia di clientela under 30 e over 60
(spesso aiutati dai più giovani), sia
quella che ricerca maggiormente
questa nuova tecnologia di firma
remota».
Aumentare la sicurezza
per consolidare gli obiettivi
Intanto bisogna aspettare che
il Garante della Privacy esprima
il suo giudizio sull’utilizzabilità,
senza verifica preliminare, di
una soluzione di firma biometrica (tramite un provvedimento
generale posto in consultazione
pubblica il 21 maggio 2014) ma,
sicuramente, queste tecnologie
di firma potranno essere ulteriormente validate grazie alla attuazione del progetto nazionale
SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale) e diventare volano
per la realizzazione della identità digitale. «Ma bisogna investire per rendere solidi questi binari – conclude Lisi. Anche solo un
caso di firma grafometrica mal
utilizzata potrebbe creare un’eco negativa tale da rivelarsi deleteria, ecco perché è necessario che le banche si impegnino
a rafforzare i sistemi di sicurezza,
così da rendere non aggredibili
i dati, e investire sulla usabilità
della tecnologia: servono persone qualificate, formate e che
pongano forte attenzione alla
sicurezza informatica».
G.C.
AIFAG (Associazione Italiana Firma elettronica Avanzata, Biometrica e
Grafometrica) si pone l’obiettivo di promuovere e sostenere nel mercato delle firme l’adozione di standard sicuri e interoperabili e di stilare e
fornire delle linee guida e delle best practice sull’utilizzo corretto della
firma elettronica avanzata, biometrica e grafometrica, coinvolgendo sia
le aziende della domanda che dell’offerta. www.aifag.org
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