Dematerializzazione dei processi di business e il cloud Lomazzo, 8 Ottobre 2014 Agenda Il Consumo della carta L’evoluzione normativa L’evoluzione tecnologica Qualche esempio Slide 2 Perché digitalizzare? Ripetute indagini (fonti: Xplor Italia-Research, Sole24Ore,Net Consulting, Politecnico Milano): In media un addetto il 7,5% di tutti i documenti viene perso, un ulteriore 3% viene archiviato erroneamente; il personale di imprese pubbliche e private spende tra il 5% e il 15% del proprio tempo per leggere l’informazione, ma impiega fino al 50% nella sua ricerca. spende 25 ore per ricostruire un documento perso spende 400 ore in un anno per cercare documenti che non si trovano. In media enti e aziende perdono 1 documento ogni 20 producono 19 copie di uno stesso documento spendono circa 20 euro per l’archiviazione di un singolo documento spendono circa 120 euro per recuperare un documento catalogato o archiviato in modo scorretto. Fonte: Evento Regione Veneto, Riflessioni sul C.A.D. e dintorni, G. Riem – 14 Maggio 2012 Slide 3 Il consumo della carta http://www.ilpost.it/2012/04/04/chi-consuma-piu-carta/ Il sito dell’Economist ha pubblicato un grafico sul consumo di carta pro capite oggi nel mondo. Come ricorda il settimanale, trent’anni fa con l’avvento dei computer si pensava che il consumo di carta sarebbe radicalmente sceso negli anni successivi. Invece, paradossalmente, dal 1980 a oggi il consumo di carta nel mondo è cresciuto del 50 per cento. Un americano medio, scrive l’Economist, consuma in un anno l’equivalente di carta che si ricava da quasi sei alberi da 12 metri, per esempio. Quelli che consumano più carta nel mondo a livello pro capite, tuttavia, sono i belgi con otto alberi e mezzo: in questo caso, scrive l’Economist, la colpa è della burocrazia europea di Bruxelles che fa sì che vengano stampate molte copie degli stessi documenti, in più lingue. L’Italia non compare nel grafico dell’Economist ma anche da queste parti il consumo di carta è piuttosto elevato. Secondo uno studio del Bureau of International Recycling (BIR), l’Italia avrebbe consumato nel 2010 quasi 11 milioni di tonnellate di carta, più di Brasile, Russia, India, Francia, Spagna o Regno Unito. Finlandia, Svezia, Germania e Austria sono nelle prime posizioni nel grafico dell’Economist, invece, perché utilizzerebbero per gli imballaggi molta più carta rispetto agli altri paesi. Il grafico mostra il consumo di carta nel 2010, calcolato nella quantità di carta prodotta da ogni singolo paese più la quantità di carta importata, al netto di quella esportata. Slide 4 Slide 5 Il consumo della carta Slide 6 La gestione della carta e i costi nascosti http://www.firmagrafometrica.it/calcolo_del_ritorno_economico.asp http://www.sefin.it/index.php/FAQ-Gestione-Documentale/quanto-costa-adunazienda-ogni-documento-cartaceo.html Italia Oggi in una sua stima del 2010 ha calcolato che la produzione di ogni documento cartaceo costa 0,61 €. Il costo di gestione è di 1,35 €. Il Sole 24ORE ha calcolato (stima del 2010) che il 40% del costo della gestione cartacea è costituito da costo del personale. L’Osservatorio sulla fatturazione elettronica del Politecnico di Milano ha calcolato (stima del 2007) che il risparmio del passaggio alle procure digitali relative al document management oscilla dal 67% all’82% dei costi totali della gestione cartacea. Per ogni Euro speso per produrre documenti cartacei vengono spesi dai 20 a 50 Euro per il loro processamento (fonte: Gartner, 2004). Il 30% della carta stampata è cestinata (fonte INPS, 2002). Il 25% dei documenti cartacei sono archiviati e non possono essere riutilizzati (Fonte: D&T, 2003) In pratica si possono risparmiare mediamente: 70 Giorni di lavoro a fotocopiare, archiviare e consultare i fascicoli richiesti dai Clienti 900 Euro di acquisto di armadi ignifughi per conservare i documenti cartacei 150 Euro di carta per fotocopie da destinare ad archiviazione Slide 7 Caso d’uso: studio dentistico con una poltrona Costi di gestione della carta Esempio di utilizzo: 150 moduli (di 3 pagine) al mese 5400 fogli annui Voci di costo Fogli di carta Toner Stampante Costo (annuo) Criterio di calcolo € 33 circa € 3 per risma da 500 fogli € 216 1 toner da € 80 ogni 2000 fogli € 27 1 stampante da € 200 ogni 20 toner Raccoglitori € 108 Si ipotizza un raccoglitore da € 3 ogni 50 moduli (36 raccoglitori annui) Armadi € 144 Un armadio da € 200 ogni 50 raccoglitori Locali € 1000 € 1000 al mq. Un mq per ogni armadio. Costo risorsa umana recuperato € 2000 5 minuti a modulo in uno studio informatizzato (1800 moduli annui). Costo risorsa 20 euro l’ora. Totale annuo € 3528 Slide 8 La rivoluzione digitale Negli ultimi anni, sia i media che la politica hanno spinto nell’ottica di una «rivoluzione digitale» Le intenzioni dell’ Agenda Digitale per l’Italia Semplificazione della PA Banda larga Anagrafe Unica Obbligo della ricezione del pagamento con bancomat per professionisti, per cifre al di sopra dei 30 Euro (30 Giugno, anche se non è prevista alcuna sanzione per chi non se ne sia dotato…) Obbligo della fatturazione elettronica verso PA Processo Civile Telematico Firma Elettronica Avanzata Registro elettronico e LIM nelle scuole Conservazione sostitutiva a norma ecc. ecc. Slide 9 Agenda Il Consumo della carta L’evoluzione normativa L’evoluzione tecnologica Qualche esempio Slide 10 L’evoluzione normativa Spunti normativi Fatturazione elettronica Conservazione sostitutiva Firma elettronica avanzata (DPCM 22 Febbraio 2013) Evoluzione della Firma digitale: Firma Digitale Remota Slide 11 Fatturazione elettronica Dal 6 giugno 2014 le PA Centrali non possono più accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea e non possono procedere al pagamento, anche parziale, sino alla ricezione del documento elettronico. Dal 31 marzo 2015 l'obbligo di fatturazione elettronica è esteso anche ai fornitori delle PAL (Pubbliche Amministrazioni Locali) come indicato nel Decreto Irpef (art. 25) pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale il 24 aprile 2014. Slide 12 Fatturazione elettronica Quadro normativo Articolo 1, commi 209-214 Legge 244/2007 e successive modifiche È la norma che istituisce l’obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione. … L'emissione, la trasmissione, la conservazione e l'archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni pubbliche deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica. …. Le amministrazioni pubbliche non possono accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea ne' possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all'invio in forma elettronica. …. La trasmissione delle fatture avviene attraverso il Sistema di Interscambio Decreto 7 marzo 2008, individuazione del gestore del Sistema di Interscambio Decreto 3 aprile 2013 n. 55 individua nell’Agenzia delle Entrate il gestore del Sistema di interscambio (SdI), ne definisce i compiti, le responsabilità e individua nella Sogei SpA la struttura dedicata ai servizi strumentali e alla conduzione tecnica del SdI. regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica attraverso il Sistema di Interscambio Art. 25 del D.L. 66/2014 Modifica la tempistica di adozione Slide 13 Conservazione sostitutiva La conservazione sostitutiva è il processo legale/informatico, regolamentato dalla legge italiana, che consente di creare documenti informatici con pieno valore legale. La conservazione sostitutiva equipara, se si rispettano determinate condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e permette ad aziende private e pubbliche amministrazioni di eliminare o ridurre i costi legati alla stampa, allo stoccaggio, all’archiviazione, all’imposta di bollo dei giornali bollati, etc. Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l’equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. La sempre crescente mole di documentazione prodotta, con la necessità di conferire alla stessa la corretta valenza civile e fiscale, ha dato luogo, nel corso degli anni, ad un progressivo aggiornamento del panorama normativo italiano relativo alla conservazione sostitutiva. Slide 14 Conservazione sostitutiva Quadro normativo D.M. 17 giugno 2014: Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto - articolo 21, comma 5, del decreto legislativo. n. 82/2005. (Pubblicato nella G.U. n. 146 del 26 giugno 2014). D.P.C.M. 03 dicembre 2013: Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’Amministrazione Digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005. (Pubblicato nella G.U. n. 59 del 12 marzo 2014). Decreto Legislativo n. 52 del 20 febbraio 2004: "Attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA". Decreto del Presidente della Repubblica n. 633 del 26 ottobre 1972 e successive modificazioni ed integrazioni: ISTITUZIONE E DISCIPLINA DELL’IMPOSTA SUL VALORE AGGIUNTO Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 30 marzo 2009: Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti informatici. (Pubblicato nella Gazz. Uff. 6 giugno 2009, n. 129). Provvedimento dell'Agenzia delle Entrate n. 143663/2010: Provvedimento attuativo della comunicazione dell’impronta relativa ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari, ai sensi dell’articolo 5 del decreto 23 gennaio 2004. Slide 15 Firma grafometrica Per firma grafometrica si intende l’apposizione di una firma autografa su un supporto tecnologico specifico - un pad di firma, un tablet PC o un tablet – che registra, oltre all’immagine della firma, alcuni parametri biometrici È basata sulle caratteristiche comportamentali del titolare che firma con uno stilo elettronico su una tavoletta grafica ad alta sensibilità. In funzione della tecnologia impiegata, si possono ottenere diversi livelli di qualità Slide 16 Firma grafometrica Definizioni DPCM 22 Febbraio 2013 Firma Elettronica “L’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica” Firma Elettronica Avanzata (FEA) “Insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l’identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati” Valida legalmente dal 21 Maggio 2013, secondo quanto pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 117 del 21.05.2013, dove vengono rese attuative le Regole Tecniche in materia di firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali Slide 17 Firma grafometrica Definizioni DPCM 22 Febbraio 2013 Firma Digitale “Un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici”. Firma Elettronica Qualificata “Un particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma”. Slide 18 Firma Elettronica Avanzata Responsabilità di processo da parte del cliente La medesima soluzione tecnologica che realizza la firma grafometrica consente, mediante accorgimenti nel processo, di supportare la firma elettronica avanzata 1. Identificazione del firmatario; questa operazione è delegata al broker/operatore di sportello, che 2. obblighi di informazione dal contenuto estremamente dettagliato riconosce la persona che si presenta allo sportello mediante la verifica di un documento di identità. Non è richiesto dalla normativa che, nel caso digitale, il documento venga scansionato e allegato al pdf, anche se è consigliabile per eventuali questioni successive. sui termini e sulle condizioni del servizio, compresa ogni eventuale limitazione d’uso sulle caratteristiche del sistema idonee a soddisfare i requisiti di legge sulle caratteristiche delle tecnologie utilizzate e su come queste consentono di ottemperare a quanto previsto dalla legge sulle modalità con cui il firmatario può ottenere copia della dichiarazione di accettazione delle condizioni di servizio 3. Dichiarazione di accettazione; obbligo di subordinare l’attivazione del servizio alla sottoscrizione di una dichiarazione di accettazione delle condizioni di servizio da parte dell’utente 4. Revoca; servizio di revoca del consenso all’utilizzo della soluzione di firma elettronica avanzata ed un 5. Assicurazione; copertura assicurativa per la responsabilità civile per un ammontare non inferiore a cinquecentomila euro servizio di assistenza Slide 19 Firma Elettronica Avanzata Responsabilità della tecnologia 1. Connessione univoca della firma al firmatario; i parametri biometrici che vengono raccolti 2. il controllo esclusivo del firmatario del sistema di generazione della firma, ivi inclusi i dati biometrici eventualmente utilizzati per la generazione della firma; i dati biometrici durante la firma appartengono univocamente al firmatario relativi alla grafometria sono propri e caratteristici del firmatario, e la gestione della chiave di decifratura da parte di un notaio rende impossibile utilizzare un dato biometrico su un documento diverso da quello per cui il dato è stato catturato 3. la possibilità di verificare che il documento informatico sottoscritto non abbia subito modifiche dopo l’apposizione della firma; Questo passo è garantito dalla firma con certificato digitale del documento PDF composto da: documento originale, eventuali allegati, ESDC 4. la possibilità per il firmatario di ottenere evidenza di quanto sottoscritto; 5. Firmando su un tablet android si può vedere l’intero documento. Utilizzando un monitor + tavoletta con display che visualizzi la porzione di documento si potrebbe avere la stessa (o quasi) evidenza. il firmatario può accedere al/a una copia del documento firmato l’assenza di qualunque elemento nell’oggetto della sottoscrizione atto a modificarne gli atti, fatti o dati nello stesso rappresentati; Utilizzo del formato PDF/A ed, eventualmente, della marca temporale 6. l’individuazione del soggetto che ha erogato la soluzione di firma elettronica avanzata e la connessione univoca della firma al documento sottoscritto; Cifratura di dati biometrici congiuntamente allo hash del documento nell’ESDC Slide 20 Firma digitale remota La “firma remota” è una modalità innovativa di firma digitale che, pur garantendo lo stesso grado di sicurezza e gli stessi effetti di legge della tradizionale firma digitale basata su smart card o token UBS, rispetto a quest’ultima offre diversi vantaggi specifici: non richiede l’installazione di hardware o software dedicato, pertanto riduce virtualmente a zero i relativi problemi di incompatibilità hw/sw, supporto tecnico, ecc. è sostanzialmente indipendente dall’ambiente operativo dell’utente (Windows, Mac, Linux, …) permette di generare firme digitali in ogni momento ed in ogni luogo. In concreto, con “firma remota” si intende la firma digitale eseguita con una chiave privata non residente su un dispositivo personale dell’utente, quale ad es. una smartcard, bensì su un dispositivo remoto (normalmente un HSM – Hardware Security Module). I dati da firmare (o meglio la loro impronta) sono inviati allo HSM attraverso la rete, e la risposta ritorna all’utente sempre attraverso la rete, come illustrato in modo semplificato nella figura: Slide 21 Agenda Il Consumo della carta L’evoluzione normativa L’evoluzione tecnologica Qualche esempio Slide 22 L’evoluzione tecnologica L’avvento dei tablet Pin, token e chiavette Ha consentito di allargare il mercato dei fruitori della tecnologia Nel caso della firma grafometrica, permette di sostituire il kit PC + tavoletta in un device facilmente trasportabile Utilizzati per l’accesso a lettori di smart card, per la realizzazione dell’autenticazione forte per effettuare disposizioni bancarie e per l’attivazione della firma digitale remota …e la voce? Utilizzo per accesso nella propria sezione privata dell’internet banking (http://www.widiba.it/) Slide 23 Gli strumenti del processo documentale dematerializzato Scanner OCR Applicazione di Validazione Firma del documento Invio al gestore documentale della versione flattened Invio in conservazione sostitutiva a norma della versione con i dati biometrici Slide 24 Come cambia il ciclo di vita del documento As is Creazione documento Visualizzazione Stampa Firma sul cartaceo Scansione Documentale Conservazione Dematerializzazione To be Creazione documento Visualizzazione Firma grafometrica Documentale Conservazione Il documento viene archiviato come «originale digitale», non essendo mai stato materializzato. La firma ottenuta può essere una firma elettronica semplice, una firma elettronica con qualche vincolo di processo per renderla meno oppugnabile, o una firma elettronica avanzata, se il processo rispetta completamente quanto indicato dalla normativa Slide 25 Sistema di firma integrabile in un processo come black box Slide 26 Fruibilità della firma Evoluzione da inizio 2013 a oggi On-line PC Punto Punto fisso fisso 55 in. in. PC Punto fisso fisso 55 in. in. Colori Colori Punto Punto fisso fisso 10 10 in. in. Colori Colori Punto Win 88 Win Android Android iOs iOs Off-line Off-line Full off-line off-line Full Slide 27 Cloud si/ Cloud no Cloud si Cloud no Nessuna necessità di costi del lavoro fissi in ambito ICT Dipendenza dal gestore del servizio Garanzie su: • SLA • Backup • Business Continuity I dati aziendali devono rimanere all’interno della struttura Accesso a tecnologie varie in modalità «servizio», l’acquisizione delle quali richiederebbe notevoli investimenti Privacy: Non so dove vadano a finire i miei dati, dietro la nuvola Accessibilità con qualunque dispositivo da qualunque zona Migrazione dei dati in caso di cambio provider Slide 28 Agenda Il Consumo della carta L’evoluzione normativa L’evoluzione tecnologica Qualche esempio Slide 29 Qualche esempio di fruizione di servizi cloud Dropbox / EMC Syncplicity Servizio Mail Gestore documentale Firma Conservazione sostitutiva a norma Postalizzazione documenti e invio raccomandate Slide 30 Grazie www.kedos-srl.it Nicola Bianconcini Slide 31
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