Febbraio / Marzo 2014 A TUTTI I CLIENTI : LORO SEDI OGGETTO: RINNOVO ANNUALE PRATICA PRIVACY 2014 Gentile cliente, siamo a ricordarLe la necessità di provvedere , ENTRO IL 31 MARZO, all’adeguamento del disciplinare tecnico in materia del trattamento dati Sensibili o Personali per Vs. Conto redatto nello scorso anno (2013) o precedenti. Sono invariate le misure previste dal D. Lgs. 196/2003 sulla redazione di un disciplinare tecnico. Tali misure contemplano : - Redazione idonee Informative : Informative Dipendenti e Collaboratori; Informative Clienti, Fornitori, Potenziali Clienti, Terzi; Informative utenti sito web; Informativa Candidati all’assunzione; Privacy Policy sito web. - Nomina Incaricati al trattamento dati personali personali :redazione documento che individua l’ambito di trattamento dati personali consentito a ciascuna unità organizzativa; redazione lettere d’incarico per ciascun incaricato al trattamento dati personali. - Nomina Responsabili al trattamento dati personali personali e analisi trattamenti affidati in outsourcing : redazione lettera di nomina per ciascun Responsabile al trattamento dati sensibili o personali interno o esterno. - Identificazione banche dati : Classificazione delle stesse secondo parametri normativa ed identificazione tipologia, locazione, conservazione e permessi di accesso. - Disciplinare Tecnico interno uso strumenti elettronici: elettronici redazione Disciplinare interno obbligatorio relativo all’uso di strumenti elettronici e conservazione dati digitali, adozione di procedure per la custodia di copie di sicurezza, protezione degli strumenti elettronici e dei dati rispetto a trattamenti illeciti, aggiornamento periodico dell'individuazione dell'ambito del trattamento consentito ai singoli incaricati e addetti alla gestione o alla manutenzione degli strumenti elettronici. - adozione di procedure di gestione delle credenziali di autenticazione. - Nomina o rinnovo dell’ Amministratori di sistema. - Regolamentazione in materia di videosorveglianza videosorveglianza - Gestione Privacy Policy sito web, Newsletter e Servizi interattivi: interattivi procedure di gestione dati personali utenti sito web; procedure di attivazione e gestione servizio Newsletter; procedure di attivazione e accesso aree riservate Sono altresì rimaste invariate sia le sanzioni civili che penali previste dalla normativa in caso di inadempienza o in caso di fuga o furto dei dati. Sede: Via A. Moro, 2 – 23861 – Cesana Brianza (LC) - Tel. 031.6790020 Fax 031.9790021 http://www.soluzioniweb.eu [email protected] Come da normativa, entro il 31 marzo di ogni anno, il titolare dei dati redige un documento sicurezza trattamento dati contenente idonee informazioni riguardo variazioni rispetto il precedente documento stesso. In qualità di consulenti designati in fase di realizzazione della Pratica Privacy anche per il rinnovo secondo i termini commerciali concordati, chiediamo gentilmente di voler compilare il questionario allegato rispedendolo prima possibile al numero : Fax 031 6790021 Vista l'introduzione della Posta Elettronica Certificata e la possibilta' di conservare documenti digitali, i rinnovi DPS privacy privacy verranno inviati mediante Mail PEC. La mancata restituzione del medesimo sottintende nessuna variazione da effettuarsi, pertanto il Documento Privacy verrà riemesso in aggiornamento senza alcuna modifica. (D.Lgs 196/2003 p.19-24) Per ogni Vs. necessità siamo a disposizione al 031 6790020 [email protected] oppure alla casella email: Cordiali Saluti Sede: Via A. Moro, 2 – 23861 – Cesana Brianza (LC) - Tel. 031.6790020 Fax 031.9790021 http://www.soluzioniweb.eu [email protected] Spettabile Rag. Sociale _______________________________ Rif. Interno _______________________________ Comune: _______________________________ Tel _______________________________ OGGETTO : RINNOVO DOCUMENTO PRIVACY Data ______________________________ Capitolo Variazioni (Barrare la casella desiderata) Variazioni Ragione Sociale Azienda SI NO Variazioni Nominativi Dipendenti Incaricati al trattamento (integrazione di nuovi o variazione nominativi citati nel precedente dps) SI NO Variazione Nominativi Soci Azienda SI NO Variazione Studio Elaborazione Contabile Fiscale SI NO Variazione Studio Consulenza del Lavoro Elaborazione paghe dipendenti SI NO I lavoratori (a qualsiasi livello) sono sottoposti a visite mediche SI NO Variazione Studio Consulenza Medico del Lavoro (solo in caso i dipendenti siano soggetti a visite mediche) SI NO Variazione Azienda Assistenza Consulenza Sistemi Informatici (solo in caso di presenza di PC) SI NO Variazioni Indirizzi Vs. Sedi (riguardanti sia sede legale che operative) SI NO Si intende Mantenere Invariato il Ruolo di Titolare del Trattamento Dati SI NO Si intende Mantenere Invariato il Ruolo di Responsabile del Trattamento Dati SI NO Variazione dei sistemi Informatici (sostituzione e cambiamenti PC) SI NO Si trattano / archiviano dati sensibili ( quindi idonei a rilevare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, lo stato di salute e la vita sessuale) non riguardanti i propri diependeti e non per soli scopi strettamente amministrativo-contabili SI NO Ringraziamo per l’attenzione e in attesa porgiamo distinti saluti. Firma Cliente : _________________________________ GAMMA3 – Soluzioniweb.EU (Uff. Servizio Clienti) al Fax 031.6790021 Sede: Via A. 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