Procedure del ciclo passivo approvato in giunta il 27 maggio 2014

PROCEDURA DEL CICLO PASSIVO
PER L’APPROVVIGIONAMENTO DI BENI E SERVIZI
Approvato dalla Giunta il 27 maggio 2014
1. ATTORI DEL PROCESSO
Il processo vede coinvolti i seguenti attori:
- Dipartimenti
- Segreterie
- Ufficio Protocollo
- Ufficio Contabilità
- Segretario Generale
- Giunta
- Presidente.
2. DESCRIZIONE DEL PROCESSO
2.1 FASE PRELIMINARE: LA GESTIONE DELLA RICHIESTA DI ACQUISTO
Ogni Dipartimento, rilevato un determinato fabbisogno di beni e/o servizi necessari allo svolgimento
delle proprie funzioni, attiva il processo di approvvigionamento (ciclo passivo) mediante la
compilazione, direttamente o per il tramite della Segreteria, di una richiesta di acquisto (Rda), che sarà
trasmessa in via cartacea o per mezzo di posta elettronica ai fini dell’ottenimento dell’autorizzazione di
spesa.
I Dipartimenti richiedenti avranno cura di verificare, attraverso il monitoraggio del budget del proprio
centro di imputazione interessato, l’esistenza di disponibilità di budget sufficiente ad effettuare la spesa.
Nel caso in cui il budget si rilevi insufficiente, avranno cura di segnalarlo alla Giunta, per il tramite del
Segretario Generale, affinché si possa provvedere - se del caso - ad una variazione di budget o di
bilancio. Nel caso in cui la richiesta di variazione non venga accolta non si dà luogo alla spesa.
Le richieste di acquisto sono sottoposte all’attenzione della Giunta, che provvede all’autorizzazione alla
spesa attraverso apposite delibere.
Sono, tuttavia, escluse dall’autorizzazione di Giunta le richieste di approvvigionamento relative:
- alle forniture di beni e servizi per importi fino a 500 euro (inclusa IVA); l’autorizzazione alla spesa
viene rilasciata direttamente dal Segretario Generale;
- alle forniture di beni e servizi di natura informatica per importi fino a 1.000 euro (inclusa IVA),
come da Regolamento Ucei sulle forniture informatiche. Con riferimento a gruppi o insieme di beni
collegati (ad es. postazione computer composta da pc, schermo, tastiera, ecc.), il limite si intende
non per singolo bene ma per la fornitura complessiva;
- alle forniture di beni e servizi previste in dettaglio nel bilancio di previsione (tabelle di progetto),
per le quali, pertanto, l’approvazione del bilancio di previsione ha validità anche di autorizzazione
alla spesa. In tal caso verrà presentata in Giunta solo la relazione di accompagnamento al progetto; il
parere favorevole non ha valenza ai fini dell’autorizzazione della spesa specifica;
- alle spese ricorrenti dovute per effetto di un’adesione preliminare (ad es. quote associative, contratti
per utenze fatturati a consuntivo in base al consumo effettivo) o di un contratto avente un vincolo
pluriennale (ad es. contratti di locazione passiva, contratti di manutenzione rinnovati
automaticamente di anno in anno).
Per le richieste di acquisto di beni/servizi sopra le soglie di spesa previste per le diverse tipologie di
spesa, ogni Dipartimento richiedente deve effettuare, per l’attivazione del processo di acquisto, una
ricerca di mercato per la selezione di almeno tre fornitori da cui acquisire i preventivi di spesa e
l’eventuale documentazione a supporto. Ai fini dell’acquisizione dei preventivi, il Dipartimento
richiedente deve specificare natura e caratteristiche del bene/servizio oggetto di richiesta e le condizioni
della fornitura (tempi, durata, qualità del servizio, assistenza post vendita, ecc.).
E’ considerata buona prassi la richiesta di preventivi anche per gli acquisti di importi inferiori alla soglia
di 500 o di 1000.
Per i fabbisogni relativi all’esercizio della struttura dell’Ente (manutenzioni ordinarie, facile consumo,
piccole riparazioni, ecc.) provvede autonomamente il Segretario Generale, il quale non dovrà richiedere
preventiva autorizzazione alla Giunta, ma dovrà comunque rispettare le disponibilità di budget e la
procedura di affidamento tramite ricerca di mercato. Delle richieste di acquisto e della relativa
autorizzazione del Segretario Generale e dell’ordine inviato è informato l’assessore al bilancio.
A seguito dell'autorizzazione di spesa – da parte del Segretario Generale o della Giunta – il referente
dell’ufficio di Segreteria/Dipartimento si occupa di effettuare l'acquisto ovvero avvia la procedura di
stipula del contratto di collaborazione nel caso di servizi professionali, che dovrà essere
preventivamente firmato dal Presidente.
Il Segretario Generale provvede a curare la formalizzazione delle decisioni autorizzative della spesa
assunta in seno alle delibere della Giunta e, unitamente alla RdA e alla documentazione comprovante la
procedura di acquisto (preventivi di spesa, espletamento della selezione, contratti di fornitura, ecc.), ne
cura la trasmissione all’Ufficio Contabilità per l’espletamento a sistema delle operazioni contabili.
L’Ufficio Contabilità avrà cura di archiviare la documentazione ricevuta.
2.2 ORDINE DI ACQUISTO
L’Ufficio Contabilità, ricevuta e archiviata la documentazione inviata dal Segretario Generale
comprovante la fase di approvvigionamento, inserisce nel sistema informativo contabile dell’UCEI un
ordine di acquisto (OdA), indicando i seguenti elementi relativi alla procedura di acquisto avviata:
- Centro d’imputazione
- Conto di budget
- Descrizione della spesa
- Quantità del bene da acquistare
- Valore
- Nominativo fornitore
- Estremi della Determina di Giunta con cui è stata deliberata l’autorizzazione alla spesa.
L’ordine inserito a sistema genera un impegno di spesa, diminuendo il budget residuo a disposizione del
centro d’imputazione.
Il Responsabile dell’Ufficio Contabilità verifica la coerenza dell’ordine inserito con il budget del centro
d’imputazione di riferimento ed in caso di budget insufficiente lo comunica al Segretario Generale ed al
Dipartimento di competenza, al fine di provvedere alla conseguente richiesta di variazione in bilancio.
2.3 EVASIONE ORDINE DI ACQUISTO
Il responsabile del Dipartimento richiedente, una volta ricevuta la fornitura o ultimato il servizio
richiesto, emette un certificato di congruità, comunicando via posta elettronica all’Ufficio Contabilità la
corretta esecuzione e la conformità del servizio o della fornitura rispetto alle condizioni di acquisto
concordate con il fornitore.
L’Ufficio Contabilità, sulla scorta della comunicazione ricevuta dal Dipartimento richiedente, provvede
alle operazioni di evasione dell’ordine di acquisto precedentemente inserito a sistema.
2.4 LIQUIDAZIONE DELLA SPESA
Ogni fattura di acquisto o altro documento comprovante una spesa viene protocollato in ingresso e
scansionato ai fini di una più agevole archiviazione.
L’Ufficio Contabilità riceve dall’Ufficio Protocollo via posta elettronica e in modalità cartacea le fatture
di acquisto e gli altri documenti di spesa, li registra a sistema confrontando con il relativo OdA e ne
esegue la liquidazione, avendo cura di verificare la correttezza formale e fiscale del documento
registrato.
Sarà cura dell’Ufficio Contabilità allegare informaticamente a sistema ad ogni registrazione contabile la
relativa documentazione scansionata (RdA, autorizzazione alla spesa, certificazione di congruità,
fattura, ecc.). Il Segretario Generale può interrogare il sistema per verificare che tutta la documentazione
di supporto sia completa.
Le fatture liquidate vengono riepilogate in una distinta dei pagamenti che viene sottoposta
all’autorizzazione al pagamento dal Segretario Generale e dal Presidente.
La distinta dei pagamenti può essere modificata; in tal caso l’Ufficio Contabilità procede ad eliminare
dalla distinta le fatture da non pagare ed a riemettere una nuova distinta da sottoporre ad autorizzazione.
Il Presidente riceve la distinta dei pagamenti da autorizzare ed in caso positivo appone la firma sulla
distinta stessa.
2.5 PAGAMENTO
L’Ufficio Contabilità, successivamente all’autorizzazione congiunta di pagamento da parte del
Segretario Generale e del Presidente genera tramite la procedura di remote banking un ordinativo di
pagamento su tracciato informatico.
Una volta predisposto l’ordinativo di pagamento, il Segretario Generale e il Presidente finalizzano la
procedura di pagamento accedendo al sistema di remote banking ed appongono le proprie firme digitali
autorizzatorie (token) in base alle specifiche ed alle condizioni di utilizzo della procedura di pagamento
informatizzata.
2.6 PRASSI PER RAPPORTI BANCARI
Ad insediamento del nuovo consiglio e giunta va adottata la delibera per le deleghe di firma. L’estratto
del verbale su libro vidimato che contiene la delibera della delega di firme deve essere di origine
notarile, per la consegna alla banca.
L’estratto del verbale deve essere consegnato alla banca personalmente dal Presidente, quale soggetto
delegante, o da chi ne fa le veci ai sensi dello Statuto.
La consegna alla banca della modulistica contrattuale firmata e dello specimen vanno firmati presso la
banca - ciascuna persona dovrà essere identificata in base alla delibera;
I libretti di assegni devono essere richiesti su un numero più ristretto possibile di banche corrispondenti
(per le comunità più grandi che hanno più di una banca, si ritiene opportuno limitare a due). I libretti
devono essere depositati presso il Segretario Generale;
Tutti i mandati di pagamento, la cui spesa è già prevista nel preventivo, una volta siglati dal
Responsabile dell’Ufficio Amministrativo e dal Segretario Generale, devono avere la doppia firma
congiunta dei delegati. Per importi superiori a 50.000 è richiesta specifica autorizzazione di Giunta al
fine di procedere al pagamento (anche via email);
Per le gestione di rapporti via internet: La password dispositiva via internet (presso SGE o assessore)
deve essere diversa da quella consultativa e di predisposizione dei pagamenti (presso amministrazione);
Deve essere prodotto un report, a frequenza mensile, con la situazione bancaria che deve essere
accompagnato dai report degli estratti conto dei diversi istituti bancari così come estratti dal sistema e
dalle riconciliazioni contabili preparate dal responsabile dell’Ufficio Amministrativo e deve essere
siglato dal Segretario Generale e dall’assessore al Bilancio;
L’assessore al Bilancio, il Segretario Generale e il responsabile dell’Ufficio Amministrativo devono
prevedere un incontro periodico, almeno semestrale, con tutti gli istituti bancari in modo da verificare le
condizioni applicate e le deleghe di firma;
Il personale dell’amministrazione e il Segretario Generale che hanno rapporti contrattuali personali in
essere presso le stesse filiali con cui opera la Comunità devono darne informativa all’assessore al
bilancio;
La disposizione per il pagamento di somme che riguardano la persona delegata o autorizzata deve essere
firmata da altre persone delegate, evitando la firma a favore di se stessi.

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