Gestione Effetti

Release
Manuale
5.20
Operativo
CONTABILITA'
Gestione Effetti
La gestione degli effetti permette, attraverso una serie di funzionalità fornite dalla
procedura, di tener traccia del percorso di ogni effetto emesso dal momento della sua
emissione fino al momento dell’incasso.
2 – Manuale Operativo
Indice degli argomenti
1
LA GESTIONE DEGLI EFFETTI ......................................................................................... 3
1.1 Impostazione della procedura per la gestione degli Effetti ............................................ 4
1.2 Numerazione Distinte per anno .................................................................................... 6
2 LE FUNZIONI DEL MENÙ GESTIONE EFFETTI ................................................................ 7
2.1 Assegnazione Effetti ..................................................................................................... 7
2.2 Stampa Effetti ............................................................................................................. 11
2.3 Conferma Effetti.......................................................................................................... 12
2.4 Gestione Incassi Effetti ............................................................................................... 15
2.5 Dettaglio Effetti non Incassati ..................................................................................... 19
2.6 Stampa Dettaglio Rischio Effetti ................................................................................. 20
2.7 Stampa Distinta Effetti Confermate ............................................................................. 21
2.8 Gestione Insoluti ......................................................................................................... 22
2.9 Gestione Richiamo Effetti ........................................................................................... 25
2.10
Gestione Variazione Effetti ........................................................................... 26
2.11
Ricevimento Tratte Accettate ........................................................................ 30
3 ALCUNE NOTE TECNICHE ............................................................................................. 33
CONTABILITA': Gestione Effetti - 3
1 La Gestione degli Effetti
I momenti significativi del percorso degli effetti sono:
1. Contabilizzazione
Può essere effettuata, a seconda del documento di vendita, in due diversi modi:
•
•
Contabilizzazione dei documenti di vendita creati attraverso il modulo Vendite della
procedura (fatture immediate e fatture differite)
Caricamento da Prima Nota dei documenti di vendita non gestiti direttamente attraverso
il modulo Vendite della procedura
2. Conferma
E’ la funzione che permette di confermare il processo di emissione e presentazione degli effetti
alle banche; si compone di 3 passi:
•
•
•
Assegnazione Effetti: con questa funzione l’utente decide di estrarre gli effetti che sono in
scadenziario, non ancora presentati in banca, oppure gli effetti che sono stati presentati ma
richiamati con la funzione Richiamo effetti. Durante questa fase l’utente decide a quale
banca ogni effetto deve essere presentato.
Stampa Effetti: con questa funzione l’utente produce (in formato cartaceo o elettronico,
secondo lo standard tecnico C.B.I.) gli effetti da presentare ad ogni banca e le distinte
(lettera di presentazione o distinta di versamento) che li accompagnano.
Conferma Effetti: è la funzione che genera gli articoli contabili, comunicando alla
procedura che la banca ha preso in carico l’effetto. Dopo la conferma effetti, l’effetto non
può più essere assegnato e stampato, se non richiamando l’effetto con la funzione
Richiamo Effetti.
3. Incasso
Attraverso questa funzione si comunica alla procedura che l’effetto è da considerare incassato.
Dopo la registrazione dell’incasso dell’effetto, non è più possibile richiamare lo stesso con la
funzione Richiamo Effetti. Dopo aver registrato l’incasso dell’effetto, è possibile gestire
l’eventuale insoluto e riaprire le partite del Cliente.
4. Insoluti
Questa funzione consente di registrare gli effetti insoluti, al fine di riaprire le partite clienti
relative a scadenze già incassate: l’estrazione, avviene a seguito della registrazione
dell’avvenuto incasso delle Ricevute Bancarie.
Oltre alle funzionalità sopra elencate, sono state realizzate una serie di stampe e programmi
aggiuntivi per gestioni particolari. La procedura permette, attraverso un automatismo della
Personalizzazione On Fly! di gestire un diverso indirizzo per Intestazioni Riba.
4 – Manuale Operativo
1.1
•
Impostazione della procedura per la gestione degli Effetti
TABELLA BANCHE: le nostre banche
Nella tabella ns. banche è possibile indicare quelli che sono il Conto Contabile della Banca
ed il Conto Portafoglio della Banca, utilizzati dalla procedura per le registrazioni.
•
ANAGRAFICA CLIENTE
·
·
·
•
Banca della società assegnata al cliente: nella cartella Dati Anagrafici, è possibile
indicare il codice della nostra banca alla quale appoggiare le ricevute emesse per
singolo cliente. Durante la fase di Assegnazione effetti le ricevute dei clienti, che
presentano il codice della ns. banca in anagrafica, verranno assegnate di difetto alla
stessa banca; l’utilizzatore deciderà se confermarla o modificare l’assegnazione
proposta, indicando un'altra banca.
Banche preferenziale del Cliente: sulla tool-bar dell’anagrafica cliente, è presente un
pulsante che richiama la funzione di inserimento delle banche del cliente. Se non viene
indicata nessuna banca in anagrafica associata al cliente, sarà necessario indicarla o in
fase di Caricamento del Documento di vendita (prima di contabilizzare la fattura) o
direttamente sulla singola scadenza (dal movimento di Prima Nota Iva, o dalla
Manutenzione Scadenzario), altrimenti la procedura non potrà procedere con
l’assegnazione effetti, avvisando l’utente con un messaggio.
Cartella Dati Contabili: nella cartella dati contabili, è possibile indicare la modalità di
pagamento adottata, i giorni aggiuntivi alla scadenza della modalità di pagamento, e
selezionando il flag Raggruppa RB gli effetti che hanno la stessa data di scadenza,
anche se relativa a partite differenti, verranno raggruppate in un'unica RB.
PARAMETRI DELLA PROCEDURA
La gestione degli effetti genera delle registrazioni contabili differenti in base al tipo di
Parametri
Parametri
gestione che si desidera adottare. Dal Menù Archivi
Procedura, nella cartella Contabilità è possibile, oltre ad indicare la causale effetti standard
che il programma in automatico proporrà per la Conferma Effetti, anche la modalità di
trattamento degli effetti stessi, proponendo 3 modalità differenti:
·
·
·
Emissione ed incasso
Emissione a banca c/to Effetti
Emissione a portafoglio
Esaminiamo in dettaglio le tre modalità di gestione degli effetti.
CONTABILITA': Gestione Effetti - 5
EMISSIONE E INCASSO
In questa modalità abbiamo un solo momento, che coincide con la “Conferma” dell’effetto. In
tale momento, l’importo dell’effetto viene girato dal Cliente al Conto Contabile (ordinario) della
Banca. La procedura considera l‘effetto già incassato, indipendentemente dalla sua scadenza,
chiude la scadenza sullo scadenzario e accredita il Conto Contabile della Banca. Le provvigioni
calcolate sull’incassato, vengono maturate alla data di scadenza dell’effetto. E’ possibile riaprire
la partita del cliente con la funzione Gestione Insoluti. I movimenti generati sono:
Conferma Effetti:
Gestione Insoluti:
Conto Contabile ns. BANCA
CLIENTE
A
A
CLIENTE
Conto Contabile ns. BANCA
EMISSIONE A BANCA C/TO EFFETTI
L’effetto accredita un Conto Portafoglio Banca e chiude la partita del Cliente. Le scadenze
rimangono aperte, e le provvigioni, se calcolate sull’incassato, vengono maturate in seguito alla
registrazione dell’avvenuto incasso. Con la funzione Gestione Incassi Effetti l’importo viene
girato dal Conto Portafoglio al Conto Contabile della Banca. E’ possibile riaprire la partita del
cliente con la funzione Gestione Insoluti. I movimenti generati sono:
Conferma Effetti:
Incasso Effetti:
Gestione Insoluti:
Conto Portafoglio ns. BANCA
Conto Contabile ns. BANCA
CLIENTE
A
A
A
CLIENTE
Conto Portafoglio ns. BANCA
Conto Contabile ns. BANCA
EMISSIONE A PORTAFOGLIO
Viene accreditato il Conto Portafoglio Banca e addebitato il Conto Portafoglio Clienti Attivo. E’
quindi necessario indicare, oltre alla causale effetti, anche il C/to Portafoglio Clienti Attivo. Con
questa opzione rimangono aperte le scadenze, e le provvigioni, se calcolate sull’incassato,
vengono maturate in seguito alla registrazione dell’avvenuto incasso con la Gestione Incassi
Effetti. E’ possibile riaprire la partita del cliente con la funzione Gestione Insoluti oppure si può
decidere di mantenere aperta la partita del cliente (Cliente Aperto) fino all’incasso. L’attivazione
del flag Chiusura Cliente in contabilizzazione su emissione RB invece abilita la generazione
automatica del movimento, con causale effetti, che chiude la partita del cliente sia per il
caricamento della fattura da Prima Nota che generata e contabilizzata dal modulo Vendite.
In entrambi i casi la partita del cliente viene chiusa con l’emissione delle Ricevute Bancarie, che
saranno disponibili nel portafoglio per la successiva estrazione.
•
Per “Emissione a Portafoglio” con Cliente Aperto:
Conferma Effetti:
Incasso Effetti:
Gestione Insoluti:
•
Conto Portafoglio ns. BANCA
Conto Contabile ns. BANCA
Conto Portafoglio CLIENTI
CLIENTE
A
A
A
A
Conto Portafoglio CLIENTI
Conto Portafoglio ns. BANCA
CLIENTE
Conto Contabile ns. BANCA
A
A
A
A
CLIENTE
Conto Portafoglio CLIENTI
Conto Portafoglio ns. BANCA
Conto Contabile ns. BANCA
Per “Emissione a Portafoglio” con Cliente Chiuso:
Contab. Fatture e Fatt. Acc.
Conferma Effetti
Incasso Effetti:
Gestione Insoluti:
Conto Portafoglio CLIENTI
Conto Portafoglio ns. BANCA
Conto Contabile ns. BANCA
CLIENTE
6 – Manuale Operativo
1.2
Numerazione Distinte per anno
Le distinte hanno una numerazione progressiva per codice banca, slegata all’anno: la
procedura consente - in modo opzionale – di gestire la numerazione delle distinte effetti con
una numerazione per anno (in alternativa alla numerazione progressiva), in modo da ottenere
una numerazione tipo:
ANNO.00n (esempio 2005.001)
L’attivazione di questa modalità deve coincidere con l’inizio dell’anno in modo che la distinta numero
uno sia effettivamente quella di inizio d’anno. Se l’attivazione avviene in corso d’anno, in ogni caso la
numerazione riparte dal numero uno.
Nel Menù Archivi
Parametri
Parametri Procedura
cartella Contabilità:
Il flag Numerazione distinte per anno abilita la modalità di numerazione delle distinte per
anno.
•
Con il flag attivato, il numero dell’anno viene assegnato in base alla data di emissione
della distinta (e quindi non in base alla data di elaborazione/posizionamento)
•
Con il flag disattivato, generando una distinta per il 2005 e una seconda nel 2006 la
numerazione della distinta è progressiva.
Il numero della distinta assegnata, viene poi riportata anche nella funzione Consultazione
Mastrini e Partitari.
CONTABILITA': Gestione Effetti - 7
2 Le Funzioni del Menù Gestione Effetti
2.1
Assegnazione Effetti
Gli Effetti Attivi devono essere assegnati alla banca della Società, presso la quale verranno
presentati per l’incasso. In base ai limiti impostati per l’estrazione, vengono visualizzati tutti gli
effetti attivi suddivisi per scadenza e partita, e la Ns. banca (se indicata in Anagrafica Cliente)
alla quale eventualmente sono stati assegnati. E’ possibile assegnare la banca se non è
presente o se necessario cambiare la banca proposta. Questa operazione non genera
registrazioni contabili ma rende disponibili gli effetti per la funzione successiva di stampa.
Si accede alla funzione dal Menù Contabilità – Gestione Effetti – Assegnazione Effetti:
In Testata sono presenti i dati per la selezione dei dati da estrarre, quali:
•
•
•
•
•
Tipo pagamento: tipologia di pagamento che si vuole estrarre (la standard è RB)
Codice nostra banca: unico codice banca limitando l’estrazione a quella sola banca (non
compilando il campo, vengono estratte tutte le banche)
Data Scadenza (Max): data massima di scadenza per la quale si vuole effettuare
l’estrazione
Data Emissione: data con la quale si vogliono emettere le ricevute
Data Scadenza a vista: data stampare le scadenze che sono state definite con una data di
scadenza uguale alla data documento, e quindi dipendente dalla sua presentazione.
Una volta impostati i dati per effettuare l’estrazione, con Estrai la procedura ricerca e visualizza
tutte le ricevute rientranti nella selezione impostata. L’abbinamento proposto durante
l’assegnazione deriva dall’indicazione sull’anagrafica cliente sia della nostra banca
preferenziale che della banca d’appoggio del cliente, dati che vengono ripresi in fase di
caricamento del documento di vendita.
8 – Manuale Operativo
Per tutte le ricevute bancarie sprovviste dell’abbinamento ad una banca, e se l’estrazione non
era stata limitata ad una sola banca, la procedura effettua un controllo tra i codici Abi e Cab
delle banche d’appoggio dei Clienti e le banche della società; qualora entrambi i codici
coincidessero o anche coincidesse il solo Abi, la procedura propone tale abbinamento, che ha
la possibilità di essere variato.
Nel caso in cui su alcune scadenze non sia presente l’associazione con la banca del cliente,
all’atto dell’estrazione la procedura visualizza un messaggio che avvisa l’utente del fatto che
alcuni effetti non sono stato caricati, poiché senza banca d’appoggio. Il messaggio chiede
inoltre se si vuole visualizzare questi effetti. Cliccando su NO, la procedura effettua l’estrazione
delle altre scadenze; cliccando su SI, la procedura, prima di estrarre le altre scadenza
visualizza la maschera seguente:
Premendo il pulsante Stampa viene presentata un’anteprima nella quale è possibile
visualizzare tutti i clienti e gli effetti a cui non è stata associata una banca d’appoggio:
Per poter procedere all’assegnazione di questi effetti, sarà necessario associare la banca
cliente alla scadenza (richiamando il movimento FTV dalla Prima Nota Iva – Tasto Scadenze,
o direttamente dalla funzione Manutenzione Scadenzario).
Nota: dal Menù Vendite (per chi ne prevede l’utilizzo) nella funzione “Contabilizzazione Fatture e Fatture
Accompagnatorie” è presente un flag che permette di selezionare e contabilizzare solo le fatture con banca
d’appoggio, escludendo le fatture senza associazione con la banca cliente:
Inoltre, se non viene selezionato il flag, qualora siano presenti fatture senza banca cliente associata, la
procedura visualizza un messaggio di avviso, con la possibilità di evidenziare tali documenti, in modo che
l’utente possa procedere con le dovute correzioni da apportare in fase di registrazione fatture.
Nella prima griglia (che per comodità definiremo Griglia Banche) vengono visualizzate le
banche, una per ogni riga, con effetti assegnati, con l’indicazione del totale assegnato, il n.
documenti relativi e la data di emissione.
CONTABILITA': Gestione Effetti - 9
Selezionando ogni riga, nella griglia sottostante vengono visualizzati gli effetti assegnati per
quella banca. Il campo Num. Distinta (calcolato in automatico dalla procedura per singola
banca) consente di memorizzare, all'atto dell'assegnazione di una serie di effetti di diversi clienti
inviata alla medesima banca, un numero progressivo di distinta che permetta di richiamarla e
confermarla per intero in fase di Gestione Incassi Effetti.
Nella seconda griglia (che per comodità definiremo Griglia Scadenze) vengono visualizzate le
singole scadenze, in ordine di data, assegnate ad ogni singola banca, con l’indicazione sia
dell’importo che della partita. Nel campo Totale Raggruppamento è visualizzato l’importo
complessivo degli effetti raggruppati dello stesso cliente con la stessa data di scadenza (il
raggruppamento è attivato dal flag ‘Raggruppa R.B.” in anagrafica cliente).
Nel campo Numero raggruppamento è visualizzato il numero delle ricevute raggruppate in
una sola. Ora, possono presentarsi i seguenti casi:
•
•
•
Effetti non assegnati a nessuna banca: in questo caso, nella griglia di dettaglio banche
viene visualizzata una riga senza l’indicazione della banca assegnata, con il valore totale
degli importi dei documenti: si può procedere con un’Assegnazione manuale o
un’Assegnazione automatica.
Effetti per i quali è necessario cambiare la banca assegnata: in questo caso,
selezionando l’effetto che si desidera cambiare nella griglia scadenze, si può procedere o
direttamente premendo il tasto F5 e assegnando una nuova banca, oppure cliccando sul
pulsante Elimina As e procedendo con l’Assegnazione manuale o l’Assegnazione
automatica.
Nel caso si volesse assegnare manualmente una o più ricevute, occorrerà selezionare
la/le righe ad esse relative (utilizzando il mouse e tenendo premuto contemporaneamente il
tasto 'SHIFT', se le righe sono contigue, o il tasto 'CTRL' se le righe sono separate) e
cliccare sul pulsante Assegna : si apre la lista 'Nostre Banche' da cui è possibile scegliere
la banca:
10 – Manuale Operativo
ASSEGNAZIONE MANUALE
Selezionata la riga senza banca della Griglia di Dettaglio Banche (indicata in nero) vengono
visualizzati nella Griglia di Dettaglio Scadenze tutti gli effetti non assegnati. Ora, selezionando
la riga o le righe dell’effetto che si vuole assegnare (indicato in Blu) cliccando sul campo Sel, e
cliccando sul pulsante Assegna (o con F5) viene richiamata la lista delle banche, dalla quale
si può scegliere (con doppio clic) la nuova banca.
ASSEGNAZIONE AUTOMATICA
L’assegnazione automatica è molto utile nel caso in cui si voglia assegnare automaticamente
ad una o più banche un determinato importo: in questo caso, selezionando la riga senza banca
associata dalla Griglia di Dettaglio Banche (indicata in nero) e cliccando sul pulsante
Assegnazione Automatica viene presentata la seguente maschera.
Nella colonna “Banca” è possibile richiamare la lista banche con F5, e scegliere una o più
banche , mentre nella colonna “Definito”, è possibile indicare l’importo complessivo degli effetti
da assegnare alla relativa banca: in questo modo, la procedura raggrupperà automaticamente i
vari effetti, prelevandoli in ordine di scadenza, fino a ottenere un totale uguale o minore
all’importo indicato (a seconda del valore delle scadenze). Con Conferma, viene compilata la
Griglia banche con i relativi dati, con ulteriore possibilità di modifica.
Alla fine dell’operazione, con il pulsante Conferma in fondo alla form vengono memorizzati i
dati inseriti o variati.
Ora, è possibile procedere con le funzioni di Stampa e Conferma degli effetti.
CONTABILITA': Gestione Effetti - 11
2.2
Stampa Effetti
Una volta effettuata l’assegnazione, con questa funzione è possibile procedere con la stampa
su supporto cartaceo (sia lettera sia distinta di presentazione) o su file (in formato sia RIBA che
RID). Viene mostrata la lista degli effetti selezionati per ciascuna banca.
Si accede alla funzione dal Menù Contabilità → Gestione Effetti → Stampa Effetti:
Nella griglia vengono visualizzate le banche con effetti assegnati. Ponendo un flag in
corrispondenza del campo Selezione è possibile decidere la Banca e i relativi effetti da
stampare; usando il pulsante Sel. Tutto in fondo alla maschera, vengono selezionate tutte le
banche. Si può decidere il tipo di stampa con le seguenti opzioni:
•
•
•
•
1
Lettera Pres. Effetti: stampa la distinta di accompagnamento, con la possibilità di indicare
il Tipo Di Presentazione per la stampa delle distinte (con facoltà di evitare la stampa dei dati
della società)
Distinta Pres. Effetti: a differenza della precedente, questa stampa esegue le totalizzazioni
secondo il Tipo Totale della tabella nostre Banche. I dati sono presentati in modalità
colonna.
Ricevuta Cartacea: stampa il supporto cartaceo per la Ricevuta Bancaria, con la possibilità
di stampare la Ragione Sociale e la Denominazione Banca.
RIBA \ RID: per generare il file in formato RIBA o RID 1. Richiede il Nome da attribuire al
file, che in automatico verrà salvato nella cartella del programma; oppure può essere
indicato il nome del file con l’eventuale percorso desiderato (es. “C:\Prova”). È possibile
scegliere il percorso di salvataggio dei file, oltre a digitarlo manualmente, cliccando sul
pulsante con i punti di sospensione … a fianco dei campi. Per procedere con la
generazione del file, è necessario selezionare una sola banca per volta.
Durante la generazione delle RIBA la procedura effettua un controllo per verificare la presenza, in Anagrafica
Cliente, del Codice Fiscale: se non trova il dato, effettua una ricerca sulla partita Iva. Nel caso in cui nell’Anagrafica
del Cliente non sia presente né il Codice Fiscale né la Partita Iva, le procedura blocca l’estrazione e visualizza un
messaggio, che indica il codice del cliente al quale mancano i dati necessari.
12 – Manuale Operativo
2.3
Conferma Effetti
La conferma effetti consente di contabilizzare, in automatico, gli effetti generati, in base ai criteri
impostati in “Parametri della Procedura” per il “Trattamento Effetti”.
Una volta confermati, gli effetti non saranno più disponibili per l’assegnazione e la stampa.
Si accede alla funzione dal Menù Contabilità - Gestione Effetti - Conferma Effetti:
La videata che appare è diversa nella sezione ‘Tipo di conferma’, a seconda della scelta
effettuata per il ‘Trattamento Effetti’: in particolare, solo nel caso in cui la scelta operata sia
“Emissione a portafoglio” viene visualizzato il campo relativo a “Conto Portafoglio effetti”.Nel
campo Causale Emissione Effetti viene visualizzata la causale impostata di difetto.
Selezionando la riga relativa alla Banca, ponendo un flag in corrispondenza del campo
“Selezione” e confermando, vengono generate le registrazioni contabili, con data uguale alla
data indicata nella funzione “Assegnazione Effetti” come “Data Emissione”. Le registrazioni
sono differenti a secondo della modalità adottata per la gestione degli effetti in “Parametri
Procedura”, e nello specifico:
Nel seguente schema, anticipiamo un riepilogo della situazione delle partite clienti e delle
scadenze dopo l’operazione di Conferma Effetti in funzione della modalità adottata:
Modalità di Trattamento Effetti
Partita Cliente
Scadenza
Emissione e incasso
Chiusa
Chiusa
Emissione a banca c/to effetti
Chiusa
Aperta
Emissione a portafoglio con Cliente Aperto
Aperta
Aperta
Emissione a portafoglio con Cliente Chiuso
Chiusa
Aperta
CONTABILITA': Gestione Effetti - 13
EMISSIONE E INCASSO
Alla conferma viene generata la seguente registrazione contabile:
CONTO CONTABILE NS. BANCA
A
CLIENTE
Considera il conto indicato nella tabella è il cliente indicato sull’effetto BANCHE quale “Conto
Contabile. Viene generata una registrazione con tanti codici clienti quanti sono gli effetti
confermati.
L’emissione e incasso consente di chiudere la partita al cliente ed alla banca, lasciando alla
gestione manuale gli eventuali insoluti. Ai fini dello scadenzario e delle provvigioni, questa
emissione imposta come già incassato l’effetto, qualsiasi sia la sua scadenza; quindi disabilita
di fatto l’utilizzo sia dello scadenzario che delle provvigioni sull’incassato.
EMISSIONE A BANCA C/TO EFFETTI
In base alla precodifica indicata nei Parametri Procedura, viene generata la seguente
registrazione contabile:
CONTO EFFETTI NS. BANCA
A
CLIENTE
14 – Manuale Operativo
Questo articolo considera il conto indicato nella tabella è il cliente indicato sull’effetto BANCHE
quale “Conto Portafoglio”. Viene generata una registrazione con tanti codici clienti quanti sono
gli effetti confermati.
L’emissione a banca conto effetti registra in un conto transitorio lasciando aperte sia le partite
che la banca, chiudendo però il mastrino del cliente. Questa emissione permette di gestire sia
lo scadenzario che le provvigioni.
EMISSIONE A PORTAFOGLIO
In base alla precodifica in ‘Parametri della Procedura‘ e dopo la conferma effetti viene generata
la seguente registrazione contabile:
CONTO EFFETTI NS. BANCA
A
CONTO PORTAFOGLIO EFFETTI
Questa scrittura considera il conto indicato nella tabella è il “Conto Portafoglio effetti” BANCHE
quale “Conto Portafoglio” richiesto dalla Conferma Estrazioni.
L’emissione a portafoglio «chiude» la banca e lascia aperte le partite dei clienti, lasciando alla
comunicazione dell’avvenuto incasso la chiusura manuale delle partite.
E’ possibile chiudere la partita del cliente con la Contabilizzazione della Fattura, selezionando il
flag “Chiudi cliente in contab. su emissione RB” (scelta consentita se si utilizza il
modulo Vendite). In questo caso, la procedura genera una registrazione al lancio della
funzione “Contabilizzazione Fatture e Fatture Accompagnatorie”, che chiude immediatamente
la partita del cliente con l’emissione delle Ricevute Bancarie, le quali saranno rese disponibili
nel Portafoglio per la successiva estrazione.
CONTABILITA': Gestione Effetti - 15
2.4
Gestione Incassi Effetti
Per generare in automatico la registrazione dell’avvenuto incasso degli effetti. La funzione è
attiva per la modalità EMISSIONE A BANCA C/TO EFFETTI e EMISSIONE A PORTAFOGLIO
(con cliente aperto o chiuso). Attraverso una selezione preliminare è possibile estrarre gli effetti
in scadenza ed indicare la relativa contropartita per l’incasso.
Si accede alla funzione dal Menù Contabilità
Gestione Effetti
Gestione Incassi Effetti
1
2
3
4
Prima di procedere all’eventuale indicazione di filtri di estrazione, è necessario specificare il
Tipo di estrazione che, a seconda della modalità adottata, può essere:
•
Effetti in Portafoglio: questa selezione deve essere impostata se la modalità di
trattamento effetti adottata è EMISSIONE A PORTAFOGLIO con Cliente APERTO. Infatti,
vengono estratti tutti gli effetti che in fase di emissione sono stati assegnati in portafoglio
(seconda selezione). In questo caso nella selezione "4” verranno richiesti anche il
c/portafoglio e la causale effetti corrispondente.
•
Effetti in banca c/effetti: questa selezione deve essere impostata se la modalità di
trattamento degli effetti adottata è EMISSIONE A BANCA C/TO EFFETTI e EMISSIONE A
PORTAFOGLIO con Cliente CHIUSO (quindi, nel caso in cui si è selezionato il flag
“Chiusura Cliente in contab. su emissione RB” e per le fatture contabilizzate dal modulo
vendite). Infatti, in entrambi i casi il movimento generato sarà del tipo “banca c/ordinario a
banca c/effetti”, perché la partita del cliente è già stata chiusa in fase di conferma degli
effetti stessi o contab. della fattura relativa; in questo caso, dunque, i campi c/portafoglio e
causale c/effetti non vengono richiesti.
Gli effetti che non corrispondono al Tipo di Estrazione indicato non vengono estratti.
16 – Manuale Operativo
Nella sezione preliminare è possibile impostare i seguenti limiti di estrazione:
•
•
•
•
•
•
Cliente: per cui effettuare l’estrazione. Se il campo viene lasciato in bianco, il programma
provvederà ad estrarre le ricevute bancarie di tutti i clienti.
Banca: per cui effettuare l’estrazione. Se il campo viene lasciato in bianco, il programma
provvederà ad estrarre le ricevute bancarie di tutte le banche.
Distinta: per richiamare tutti gli effetti che si riferiscono ad una particolare distinta (il
numero della distinta è stato attribuito in automatico nella funzione 'Assegnazione Effetti').
Da/ A Data: permette di porre gli estremi di un determinato periodo.
Tipo Incasso: per selezionare il tipo di estrazione. Verranno presi in considerazione solo le
modalità ricevuta bancaria, tratta e tratta accettata.
Genera movimento per banca (flag): se attivo, i movimenti di incasso vengono raggruppati
per banca.
Questa opzione è attivabile solo se nella funzione Archivi
Parametri
Parametri della
procedura, tabella Contabilità, si è scelta la modalità “EMISSIONE A BANCA CONTO EFFETTI”
oppure “EMISSIONE A PORTAFOGLIO con Cliente CHIUSO”.
•
Ordina per Scadenza/ Cliente (flag): per estrarre le scadenze per data e per cliente, in
modo da visualizzare le scadenze dei clienti in modo contiguo per la stessa data di
scadenza.
Selezionati i termini di estrazione, il programma provvederà a visualizzare gli effetti in scadenza
nella relativa griglia. Selezionando il flag Sel si considera l’effetto pagato e l’importo
corrispondente verrà sommato nella casella ‘Cont’. I tasti Selez. Tutto e Deselez. Tutto
permettono di selezionare/deselezionare con un unico comando tutte le scadenze estratte.
Le altre colonne sono necessarie per l’identificazione della scadenza e dell’effetto stesso.
La sezione Riepilogo Banche movimentate raggruppa i conti banca che verranno
movimentati in contropartita. I conti e gli importi vengono presentati in automatico in base alla
selezione precedente.
Effettuata la selezione degli incassi e l’assegnazione dei relativi conti bancari, è necessario
indicare la data e la causale dell’incasso (campi DataReg e Caus.Incasso). In automatico la
procedura visualizza gli importi relativi alle ricevute estratte ed al relativo importo portato in
incasso. In modalità ‘Effetti in portafoglio’, il programma richiederà anche il conto portafoglio e
la causale effetti.
Al termine dell’inserimento dei dati richiesti, selezionando il pulsante Conferma , il programma,
riconoscendo il tipo di emissione, provvederà in automatico ad effettuare le scritture contabili
relative, che cambieranno sulla base della modalità di emissione adottata in origine.
Analizziamo qui di seguito le singole possibilità.
CONTABILITA': Gestione Effetti - 17
Modalità ‘Emissione in c/portafoglio’ con cliente aperto
La partita del cliente era rimasta aperta, per cui l’articolo contabile generato in precedenza
interessava solo la banca (c/effetti banca a c/effetti cliente). In fase di gestione incassi, il
programma provvederà a generare l’articolo d’incasso presso la Banca. Dopo la conferma è
quindi possibile consultare l’articolo contabile da Prima Nota:
di chiusura del contro portafoglio clienti:
e la chiusura del cliente:
18 – Manuale Operativo
Modalità ‘Emissione in c/effetti’ oppure ‘Emissione in c/portafoglio’ con cliente chiuso
La partita del cliente è stata chiusa immediatamente (per ciò che riguarda il partitario, mentre
per lo scadenzario il cliente risulta ancora aperto) ed in fase di gestione incassi il programma,
confermando l’incasso dell’effetto, provvederà ad effettuare il giroconto tra il c/effetti ed il
c/ordinario, senza movimentare il cliente (ai fini dello scadenzario la procedura provvederà a
chiudere la partita in automatico). Dopo la conferma è quindi possibile consultare l’articolo
contabile da Prima Nota, che varia a seconda dell’attivazione o meno del flag “G
Genera
movimento per banca”:
Con flag Genera movimento per banca NON attivo
In questo contesto, viene generato un movimento contabile per l’incasso di ogni effetto, quindi
saranno creati in Prima Nota tanti movimenti quante sono le scadenze in fase di incasso:
Esempio di movimento per la prima scadenza (delle 4 in griglia) della banca BPM
Esempio di un movimento per la prima scadenza (delle 4 in griglia) della banca BROM
Esempio di un movimento per la prima scadenza (delle 6 in griglia) della banca ISPT
Con flag Genera movimento per banca attivo
In questo contesto, In Prima Nota vengono generati tanti movimenti di incasso effetti, quante
sono le banche assegnate: viene quindi generato un movimento per ciascuna banca.
Esempio di movimento cumulativo per la banca BPM
Inoltre, i movimenti riportano nelle Note una dicitura variabile con i riferimenti delle varie
scadenze di incasso.
CONTABILITA': Gestione Effetti - 19
2.5
Dettaglio Effetti non Incassati
La funzione permette di stampare il Dettaglio Degli Effetti Non Incassati (Ricevute Bancarie e
Tratte) ordinato per Data di Scadenza e Cliente.
Si accede alla funzione dal Menù Contabilità
Incassati:
Gestione Effetti
Dettaglio Effetti non
I parametri di selezione consentono impostare i limiti per ottenere la visualizzazione dei soli
valori desiderati.
Con Conferma si visualizza l’anteprima di stampa, con Esci si annulla il processo.
In stampa vengono visualizzate tutte le scadenza, con indicazione del: Data Scadenza, Codice
Cliente, Ragione Soc. Cliente, Numero Partita: Num.Documento, Ricevuta Bancaria (importo),
Tratte, Tipo Pagamento, Banca Cliente, Nostra Banca.
Dall’anteprima, cliccando sul pulsante
si procede alla Stampa
20 – Manuale Operativo
2.6
Stampa Dettaglio Rischio Effetti
Un effetto è considerato “a rischio” nel periodo che intercorre tra la data in cui viene presentato
alla banca e quella in cui è considerato incassato. Un effetto è considerato incassato “n” giorni
dopo la sua data di scadenza, indipendentemente dal suo stato (dove "n" è il numero di giorni di
tolleranza indicati per la banca presso la quale l'effetto è stato presentato).
Si accede alla funzione dal Menù Contabilità
a Rischio :
Gestione Effetti
Stampa Dettaglio Effetti
La stampa è relativa al dettaglio degli effetti a rischio e può essere ottenuta per una banca o per
un cliente. Nel campo Tipo Selezione è possibile scegliere tra Stampa per Banca / Stampa
per Cliente. Nel caso in cui venga selezionata la Stampa Per Banca, è possibile omettere i
dettagli relativi al giorno e la totalizzazione degli effetti viene effettuata per banca e per singola
giornata. L'ordinamento, all'interno del cliente o della banca, viene effettuato per data di
scadenza. Con Conferma si visualizza l’anteprima di stampa, con Esci si annulla il processo.
Dall’anteprima, cliccando sul pulsante
si procede alla Stampa
CONTABILITA': Gestione Effetti - 21
2.7
Stampa Distinta Effetti Confermate
La gestione Effetti può essere ampliata prevedendo una funzionalità (di tipo opzionale) che
consente di effettuare la stampa delle distinte effetti già confermate.
Questa funzione viene attivata abilitando un apposito flag Parametri della Procedura – Cartella
Contabilità : il flag “Gestione Storico Distinte Confermate”.
Essendo una funzionalità prevista dallo standard ma non fondamentale per l’intera gestione
degli effetti, non viene visualizzata nel sottomenù Gestione Effetti; per renderla visibile e
operativa è necessario operare con la personalizzazione del Menù. Quindi, per procedere,
cliccare con il tasto destro del mouse in corrispondenza della barra dei menù (toolbar) e
selezionare il comando Personalizza: dalla cartella Comandi scegliere la categoria Contabilità
e ricercare tramite la feccia di scorrimento (verso il basso) la funzione denominata Stampa
Distinte Effetti Confermate. Posizionarsi quindi sulla funzione in questione con il mouse e,
tenendo premuto il tasto sinistro, trascinarla all'interno del sottomenù Gestione Effetti, lasciando
il tasto sinistro del mouse collocarla dove si ritiene più opportuno.
Dopo aver assegnato e confermato gli effetti, con le modalità consuete previste dalla
procedura, il programma provvede a salvare le distinte confermate e a stamparle. Eseguendo la
funzione, appare l seguente maschera:
Il primo campo Banca Distinta è richiesto obbligatoriamente per procedere alla stampa: è
possibile selezionare la banca per la quale si vogliono ristampare la/le distinte selezionandola
dalla lista (richiamabile dal pulsante o con F5); in questa lista appaiono le sole banche per le
quali sono già state archiviate delle distinte.
I campi successivi consentono di scegliere le distinte da ristampare: dai campi Da Distinta e A
Distinta è possibile aprire la lista sulle distinte confermate per la banca selezionata; lasciando
in bianco i due campi, verranno stampate tutte le distinte della banca selezionata.
La stampa elabora la stessa distinta stampata prima della Conferma Effetti.
22 – Manuale Operativo
2.8
Gestione Insoluti
Questa funzione consente la registrazione degli insoluti, al fine di riaprire le partite clienti
relative a scadenze già incassate: l’estrazione, quindi, può avvenire a seguito della
registrazione dell’avvenuto incasso delle Ricevute Bancarie.
Si accede alla funzione dal Menù Contabilità
Gestione Effetti
Gestione Insoluti:
E’ possibile, innanzitutto, impostare i seguenti limiti di estrazione:
•
•
•
•
•
•
Il cliente: per cui effettuare l’estrazione dell’insoluto. Se il campo viene lasciato in bianco, il
programma provvederà ad estrarre le ricevute bancarie emesse per tutti i clienti.
La banca: per cui effettuare l’estrazione dell’insoluto. Se il campo viene lasciato in bianco, il
programma provvederà ad estrarre le ricevute bancarie di tutte le banche.
Da data a data: permette di porre gli estremi di un determinato periodo.
Tipo Effetto: permette di selezionare il tipo di estrazione. Verranno presi in considerazione
solo le modalità ricevuta bancaria, tratta e tratta accettata.
Ricerca Cliente: nel caso di estrazione di più clienti, è possibile richiamare in questo
campo il nome del cliente che si vuole ricercare. Lo stesso vale per il campo successivo,
Partita, dove verrà ricercata la partita.
Tratt. Spese: permette di definire come dovranno essere trattate le spese addebitate dalla
banca in conseguenza dell’insoluto. E’ possibile scegliere tra:
· Add. A Conto Spese: verrà attivato il campo C/to Spese per l’indicazione del conto sul
quale addebitare le spese sostenute.
· Ripartiz. Su Effetti: le spese saranno ripartite sugli effetti insoluti
· Add. A Primo Effetto: le spese saranno aggiunte al primo effetto.
CONTABILITA': Gestione Effetti - 23
Impostate le selezioni, mediante il pulsante Estrai , la procedura visualizza per il cliente
selezionato le ricevute emesse a suo carico evidenziando tutti i dati presenti nella griglia.
Cliccando sul flag Sel. (o mediante i tasti Selez. Tutto o Deselez. Tutto) relativa agli effetti
desiderati, vengono compilati in automatico i campi presenti nella griglia <Conti di
contropartita>, e risulterà l’importo totale nella casella Cont. Le altre colonne presenti nella
griglia sono necessarie per l’identificazione dell’effetto stesso. Selezionate le scadenze, nella
colonna Conti di Contropartita vengono presentati in automatico i conti e gli importi relativi.
Effettuata la selezione dell’effetto insoluto, è necessario indicare la data e la causale
dell’insoluto (campi DataReg e Caus.Incasso). In automatico la procedura, mediante il
pulsante Conferma , genererà la scrittura contabile opportuna:
CLIENTE
A
Conto Contabile ns. BANCA
La procedura provvederà inoltre a generare una nuova scadenza di tipo RD - Rimessa Diretta,
al fine di permettere, mediante la funzione Manutenzione dello scadenzario, di riattribuire le
nuove scadenze ed il nuovo tipo di pagamento. Dalla funzione di ‘Manutenzioni scadenzario’ è
possibile rilevare la generazione della nuova scadenza:
24 – Manuale Operativo
Cliccando due volte sulla riga con indicazione della causale INS, vengono visualizzati i dati
della relativa scadenza, con la possibilità di impostare una nuova modalità di pagamento (nel
campo Tpag.) e la nuova data di scadenza (nel campo Data):
Nel caso in cui l’insoluto riguardasse un effetto che raggruppa più scadenze, il clic di selezione
su una delle fatture/scadenze tra quelle raggruppate, fa sì che in automatico vengano
selezionate tutte le atre facenti parte del medesimo raggruppamento e vengono generate di
conseguenza le relative scritture contabili e le nuove righe di scadenzario, una per singola
fattura/scadenza.
CONTABILITA': Gestione Effetti - 25
2.9
Gestione Richiamo Effetti
La funzione permette di richiamare gli effetti già confermati, generando una scrittura contabile di
giroconto, per procedere con una nuova Assegnazione ed eventualmente modificare le
scadenze stabilite precedentemente (dalla Manutenzione Scadenzario). Ovviamente tali
operazioni possono essere compiute fino al momento della registrazione dell’incasso.
Si accede alla funzione dal Menù Contabilità
Effetti:
Gestione Effetti
Gestione Richiamo
Una volta selezionati con il flag Sel (o con i tasti Selez. Tutto o Deselez. Tutto) gli effetti da
richiamare, occorre indicare la Data Registrazione e la Causale Contabile (per es. GIRO):
con Conferma vengono generate delle registrazioni contabili opposte a quelle generate alla
“Conferma Effetti”, di giroconto dal conto del Cliente (o dal conto Portafoglio Clienti) al conto
Banca (conto Contabile o conto Portafoglio). Nel caso specifico, a seconda della modalità di
Trattamento Effetti adottata, i movimenti generati sono:
•
•
•
Modalità Emissione e Incasso: Viene generato un movimento contabile da CLIENTE a
Conto Contabile ns. BANCA, che riapre la partita del cliente. Solo per questa modalità, le
scadenze relative alla partita vengono cambiate da RB a RD: quindi, per procedere con un
nuovo ciclo degli Effetti, sarà necessario indicare dalla funzione Manutenzione Scadenziario
la modalità di pagamento RB ed, eventualmente, la nuova scadenza.
Modalità Emissione a Banca C/to Effetti: Viene generato un movimento contabile da
CLIENTE a Conto Portafoglio ns. BANCA, che riapre la partita del cliente. Successivamente
alla conferma si potrà tornare in Assegnazione Effetti e procedere con un nuova
estrazione.
Modalità Emissione a Portafoglio (con Cliente Chiuso o Aperto): per questa modalità,
viene richiesto anche il Conto Portafoglio (Clienti). Alla conferma, viene generato un
movimento da Conto Portafoglio CLIENTI a Conto Portafoglio ns. BANCA, mentre il
mastrino del cliente non subisce aggiornamenti. Successivamente alla conferma si potrà
tornare in Assegnazione Effetti e procedere con un nuova estrazione.
26 – Manuale Operativo
2.10 Gestione Variazione Effetti
La funzione Gestione Variazione Effetti può essere utilizzata nel caso sia adottata la modalità
di gestione degli effetti Emissione a Portafoglio con l’opzione”Chiusura Cliente in contab.
su emissione RB.
L’esigenza della funzione nasce dalla particolarità di questo modo di operare: l’effettuazione del
movimento di chiusura della partita del cliente avviene contestualmente alla contabilizzazione
della fattura, ottenendo la registrazione del giroconto dagli Effetti al conto di Portafoglio Effetti;
si rende quindi necessario poter intervenire per modificare i movimenti generati, nel caso
sorgesse la necessità di apportare delle variazioni a tali documenti.
Eseguendo la funzione si ha la possibilità di limitare la selezione ad un particolare cliente e ad
una determinata fattura (basta selezionare il codice cliente dal campo Cliente), oppure
selezionare quella interessata direttamente dalla lista delle fatture che hanno ancora effetti da
assegnare e\o incassare (richiamare il documento ponendosi sul campo Partita).
Si accede alla funzione dal Menù Contabilità
Gestione Effetti
Variazione Effetti:
I campi della griglia vengono compilati sulla base dei dati inseriti nei campi della maschera
Gestione Portafoglio Scadenze (consultabile cliccando il pulsante Scadenze della funzione
Prima Nota). Nel campo Note viene evidenziato lo stato della rata:
•
•
•
•
•
•
•
Chiuso
Insoluto
Effetto in portafoglio
Effetto emesso
Effetto incassato
Effetto assegnato
Parzialmente incassato
CONTABILITA': Gestione Effetti - 27
Estratti i documenti interessati, si seleziona una o più righe cliccando in corrispondenza del
selettore della riga (nel caso le righe non fossero adiacenti, tenere premuto il tasto CTRL e
continuare nella selezione utilizzando le frecce) fino ad evidenziarle con colore diverso .
Le funzioni di seguito descritte, sono effettuabili solo per righe dello stesso tipo e che si trovano nello
stesso stato. Le righe Chiuse, Insolute, Effetto emesso, Effetto assegnato, Effetto incassato si
distinguono in quanto hanno la cella corrispondente al Tipo pagamento (T. Pag.) di colore grigio. Per
queste non è permessa alcuna operazione.
Si può ora fare clic sui seguenti bottoni per scegliere:
Dividi Scadenze: la videata indica l’importo complessivo delle scadenze, che si desidera
assegnare. La griglia è destinata a contenere le nuove date di scadenza e i nuovi importi che,
sommati, dovranno coincidere con l’importo complessivo precedente. Con Conferma le nuove
scadenze vengono riportare nella griglia principale, in sostituzione delle precedenti:
Unisci Scadenze: Il pulsante è abilitato solo se si selezionano almeno due righe di scadenze
con identico T. Pag.; l’unica informazione richiesta è la data di scadenza da assegnare. Con
Conferma si riporta, nella griglia principale, la nuova riga sostitutiva delle precedenti che
riepiloga gli importi precedentemente impostati.
28 – Manuale Operativo
Cambia Tipo: La maschera richiede alcune informazioni riguardanti le scadenze. I dati richiesti
sono:
•
•
•
•
•
•
•
Tipo Pagamento
Data Movimento
Causale Contabile
C/to Portafoglio RB
C/to Portafoglio TR
Numero Documento
Note
I campi Tipo di pagamento e Data di Movimento vengono compilati di default sulla base dei
dati inseriti nei campi della maschera Gestione Portafoglio Scadenze (consultabile cliccando
il pulsante Scadenze della funzione Prima Nota); i campi Causale Contabile, C/to
Portafoglio RB, C/to Portafoglio TR sono desumibili sulla base dei valori inseriti nei Parametri
della Procedura. Infine i campi Numero Documento e Note sono editabili direttamente
dall’utente.
La funzione di Cambio Tipo è impostata in modo da movimentare in modo esauriente i conti
interessati a seconda del cambio di tipo di pagamento effettuato; in particolare:
•
•
Da RB a RD, TR, TA: viene effettuato un giroconto (consultabile dalla funzione Prima Nota)
dal portafoglio effetti RB (in avere) al cliente (in dare) per l'importo complessivo degli effetti
selezionati.
Da RD a RB: viene effettuato un giroconto dal cliente (in avere) al portafoglio effetti RB (in
dare) per l'importo complessivo degli effetti selezionati.
CONTABILITA': Gestione Effetti - 29
•
•
Da TR/TA (senza effetti in portafoglio) a RB: viene effettuato un giroconto dal portafoglio
effetti RB (in dare) al Cliente (in avere) per l'importo complessivo degli effetti selezionati.
Da TR/TA (con effetti in portafoglio) a RB: viene effettuato un giroconto dal portafoglio effetti
RB (in dare) al portafoglio effetti tratte (in avere) per l'importo complessivo degli effetti
selezionati.
In tutti gli altri casi viene registrato il cambio di tipo pagamento solo sullo scadenzario.
Tutti i tipi pagamento che non sono effetti (come BO, PC..) vengono trattati come il tipo RD.
Per i tipi di pagamento RD parzialmente incassati la variazione di tipo non viene accettata: un
messaggio segnala la necessità di provvedere a dividere la rata.
Se il nuovo tipo di pagamento scelto coincide con AN l'operazione di cambio tipo non viene
eseguita.
Cambia Data : il pulsante è abilitato solo se viene selezionata una singola riga. Si richiede la
nuova data da assegnare dell’effetto.
Cambia Banca : il pulsante consente di selezionare una diversa banca tra quelle associate al
cliente, richiamando la lista delle stesse. Questa funzione è ammessa solo per le righe con
pagamento di tipo RB, TR, TA.
Scadenziario : il pulsante consente di effettuare la variazione e l’inserimento delle informazioni
relative alle scadenze di clienti/fornitori delle fatture di acquisto/vendita. (per maggiori dettagli di
veda il paragrafo Manutenzione Scadenziario del presente manuale)
30 – Manuale Operativo
2.11 Ricevimento Tratte Accettate
Permette di gestire l’accettazione delle Tratte in modo tale che possano essere estratte,
confermate e incassate, operando con le funzioni di cui si avvale la Gestione delle Ricevute
Bancarie. L’abilitazione della funzionalità avviene attivando il flag Accettazione Tratte inserito
nella cartella Procedure Contabilità del menù Archivi
Parametri
Parametri della
Procedura
•
•
Causale Accettazione Tratte: inserire una causale di tipo DD – Diversi a Diversi; viene
proposta di difetto per l’emissione dell’articolo contabile alla conferma dell’Accettazione
Tratte
Conto Portafoglio: inserire il Conto di Portafoglio per le Tratte (può anche essere, come
nell’esempio sopra, lo stesso utilizzato per le Ricevute Bancarie)
Se non si abilita il funzionamento, l’incasso delle tratte potrà avvenire normalmente dalla
Gestione Incassi Clienti.
Eseguendo la funzione dal Menù Contabilità
Gestione Effetti
Gestione accettazione
tratte: si può selezionare un determinato cliente del quale si vuole estrarre una particolare la
fattura, oppure selezionare direttamente dalla lista le fatture che hanno ancora tratte da
accettare. Nella griglia si hanno tutte le scadenze delle tratte relative alla fattura selezionata. Si
può quindi selezionare una o più righe cliccando in corrispondenza del selettore della riga (con
CTRL o SHIFT premuti si possono selezionare più righe contemporaneamente), fino ad avere
evidenziato con colore diverso le righe desiderate.
CONTABILITA': Gestione Effetti - 31
La maschera contiene i seguenti bottoni che hanno un funzionamento similare a quelli della
funzione Gestione Variazione effetti (dettagliata nel paragrafo precedente del presente
manuale):
•
•
•
•
•
Dividi Scadenze: la videata evidenzia l’importo complessivo delle scadenze che si
desidera riassegnare (Importo da Assegnare); nella griglia digitare le nuove date di
scadenza e gli importi che, sommati, dovranno coincidere con l’importo complessivo
precedente. Con Conferma le nuove scadenze si riportano nella griglia principale, in
sostituzione delle precedenti.
Unisci Scadenze: il pulsante è abilitato solo se si selezionano almeno due righe di
scadenze; viene richiesta la data di scadenza da assegnare, e con Conferma viene
riportata nella griglia principale la nuova riga di scadenza in sostituzione delle precedenti,
delle quali riepiloga gli importi.
Cambia Data: il pulsante è abilitato solo se si seleziona una singola riga. Viene richiesta la
nuova data di scadenza da assegnare alla tratta.
Cambia Banca: Il pulsante consente di selezionare una diversa banca tra quelle associate
al cliente.
Scadenziario: il pulsante consente di effettuare la variazione e l’inserimento delle
informazioni relative alle scadenze di clienti/fornitori delle fatture di acquisto/vendita. (per
maggiori dettagli di veda il paragrafo Manutenzione Scadenziario del presente manuale)
Un pulsante specifico di questa funzione è Accettazione Tratte: alla pressione si apre la
seguente videata in cui si chiede la conferma ad informazioni proposte di difetto.
I campi obbligatori richiesti sono:
•
•
•
Data Movimento: propone la data del documento fattura
Causale Contabile: propone di difetto quella definita in Parametri della Procedura
Conto Portafoglio: propone di difetto quello definito in Parametri della Procedura
Premendo il pulsante Conferma si genera una registrazione che effettua un giroconto
(Consultabile dalla funzione Prima Nota) dal Conto Portafoglio Tratte al Cliente per l’importo
complessivo delle tratte selezionate:
32 – Manuale Operativo
Per quanto riguarda l’amministrazione completa delle Tratte, come accennato è molto simile
alla gestione delle Ricevute Bancarie. Nel seguito si descrivono le differenze di cui tener conto
rispetto a quanto descritto nei paragrafi relativi alla Gestione Effetti (cui si rimanda per
maggiori dettagli):
1. Assegnazione Effetti
Selezionando in Tipo Pagamento i codici TR – Tratte, o TA - Tratte Accettate, si può
gestire l’estrazione delle tratte precedentemente accettate con la funzione di Gestione
Accettazione Tratte; il funzionamento è come per l’assegnazione delle Ricevute Bancarie
(RB)
2. Stampa Effetti
L’unica opzione possibile è quella della stampa della distinta delle tratte
3. Conferma Effetti
La funzione consente la conferma dell’avvenuta presentazione delle tratte all’incasso; il
funzionamento è identico a quanto avviene per le Ricevute Bancarie
4. Gestione Richiamo Effetti
La funzione è facoltativa e permette di richiamare le tratte già presentate all’incasso. Alla
conferma viene emesso l’articolo contabile di giroconto dal conto effetti/tratte della banca, al
conto di portafoglio (la tratta rimane comunque accettata)
5. Gestione Incasso Effetti
Selezionando da Tipo Incasso i codici TR – Tratte, o TA - Tratte Accettate, si estraggono i
documenti relativamente ai quali si può procedere con l’incasso: le modalità sono le stesse
descritte per le Ricevute Bancarie.
6. Gestione Insoluti
La funzione è facoltativa, e consente di registrare come ‘insoluta’ una tratta registrata come
incassata; occorre impostare in Tipo Effetto i codici TR – Tratte, o TA - Tratte Accettate: si
estraggono le tratte incassate e, come per le Ricevute Bancarie, si possono selezionare
quelle da modificare in insolute. Alla conferma sarà effettuata la registrazione di riapertura
del cliente, per l’importo della tratta insoluta, e di storno dell’importo dal conto corrente della
banca.
CONTABILITA': Gestione Effetti - 33
3 ALCUNE NOTE TECNICHE
GESTIONE DEL CALCOLO PROVVIGIONI E GESTIONE EFFETTI
Un altro punto che si basa sull’avvenuto incasso di un effetto è il calcolo delle provvigioni
sull’incassato.
In questo caso, l’avvenuto incasso è fondamentale, dal momento che l’importo viene calcolato
sul campo “Incassato” e sul campo “ImpGiro” della tabella “MovContScad”. Tale campi vengono
valorizzati solamente quando l’effetto viene incassato; solo nel caso di utilizzo della prima
modalità di gestione effetti, la valorizzazione avviene al momento della Conferma Effetti, e
comunque dopo la data di scadenza dell’effetto stesso. Nel calcolo delle provvigioni lo stato
dell’effetto viene considerato solamente per valutare che non sia insoluto, viene dunque
effettuato il test “FlagStato” diverso da X.
INDIRIZZO PER INTESTAZIONE RIBA (PERSONALIZZAZIONE ON FLY!)
La procedura permette, con un automatismo attivato dalla Personalizzazione On Fly, di
associare alle scadenze effetti, un diverso codice cliente e di conseguenza una diversa banca
d'appoggio. Nell'anagrafica clienti si avrà quindi il riferimento ad un secondo codice cliente che
serve a contenere la banca su cui poter appoggiare le RIBA emesse. È il caso classico della
sede amministrativa che differisce dalla sede legale: mentre i documenti fiscali dovranno essere
indirizzati alla sede legale, le RIBA avranno come destinatario la sede amministrativa.
Il procedimento da attuare per gestire la funzionalità, richiede, come detto, un intervento da
operare sull'anagrafica del cliente. Per l'utilizzo della Personalizzazione On Fly, si rimanda al
paragrafo 'Indirizzo per Intestazione RIBA' del Manuale Personalizzazioni (fornito insieme al
programma).
La maschera dell'anagrafica sarà completata dal campo Intestatario RB, contenente il codice
del cliente, e dalla sua descrizione/ragione sociale. Ovviamente l'inserimento del nuovo campo
nell'anagrafica è necessario per attivare la funzione in esame: successivamente può essere
inserito in tutti i documenti previsti dal programma (Offerte Clienti, Ordini Clienti, Caricamento
DdT, Fatture e Fatture Accompagnatorie), in modo tale da avere sempre il riferimento al codice
dell'intestatario .
Sulla Scadenza, verrà riportato anche il codice cliente “Intestatario RB”, comunque modificabile.
Nota per gli utenti che migrano da king4000
Per gli utenti che migrano da King4000 consigliamo di utilizzare il trattamento Effetti con l’impostazione in
Parametri Procedura su ‘Emissione a Banca C.to Effetti’, per controllare meglio la situazione del cliente
durante le fasi che precedono la consegna in Banca delle RIBA.
Così facendo la Partita del Cliente rimarrà aperta dopo la contabilizzazione della Fattura e verrà chiusa
dalla Conferma degli Effetti (fase che segue l’Emissione Effetti) con il Conto Portafoglio indicato sulla
Nostra Banca. Dopo questa conferma, la partita risulta chiusa ma nello scadenzario è ancora aperta fino
a quando non verrà eseguita la ‘Gestione Incassi Effetti’ che giroconterà il ‘Portafoglio Effetti/Banca’ sul
‘Conto Corrente’ della stessa. Attenzione, i conti sopracitati vengono prelevati dalla tabella Banche
Nostre.
Se invece si desidera mantenere invariata la gestione utilizzata in King4000 è sufficiente impostare in
‘Parametri Procedura’ il trattamento effetti su ‘Emissione a Portafoglio’ indicare un ‘Conto Portafoglio’
generico di Società e attivare la voce ‘Chiusura Cliente in Contaliz. Su emissione RB’.
Così facendo il Cliente verrà chiuso alla contabilizzazione con un movimento di RB ma lo scadenzario
rimarrà aperto fino alla successiva ‘Gestione Incassi Effetti’ passando attraverso le normali fasi di
gestione per ottenere il dischetto RIBA.
Ricordiamo che nella migrazione da King4000 non vengono riprese le ricevute, pertanto devono essere
estratte prima del passaggio dei dati.

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