Inventario di Magazzino – Manuale Utente

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Versione 10 del 23/01/2014
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SOMMARIO
1
A Chi è destinato ...............................................................................................................1-3
2
Prerequisiti .......................................................................................................................2-3
3
Obiettivi ............................................................................................................................3-3
4
Durata della formazione ...................................................................................................4-3
5
Introduzione concettuale ..................................................................................................5-3
5.1
A cosa serve ........................................................................................................................................ 5-3
6
Generare la bolla inventariale (1I) ...................................................................................6-3
7
Inserire le quantità rilevate (1L) ......................................................................................7-5
8
Stampa una Lista di controllo bolle inventariali (1O) ........................................................8-6
9
Annullare una bolla inventariale (1M) ..............................................................................9-7
10
Generare le rettifiche inventariali (1N) ........................................................................10-7
11
Stampa Lista controllo rettifiche inventariali (1S) ........................................................11-7
12
Disattivazione Articoli da Bolla Inventariale (H9) ........................................................12-8
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1 A CHI È DESTINATO
Al personale che dovrà organizzare e gestire un inventario fisico di magazzino
e trasmettere le rettifiche di giacenza.
2 PREREQUISITI
L’allievo deve essere in grado di operare con l’interfaccia WEBGATE400.
3 OBIETTIVI
Alla fine del corso sarai in grado di :
Argomento
Livello
Durata
1.
Generare una Bolla inventariale
Base
10 min.
2.
Inserire le quantità rilevate
Base
10 min.
3.
Stampare una Lista di controllo delle bolle
Base
5 min.
4.
Annullare una bolla inventariale
Base
5 min.
5.
Generare le rettifiche di magazzino
Base
10 min.
6.
Stampare una Lista di controllo delle rettifiche
Base
5 min.
4 DURATA DELLA FORMAZIONE
Per la totalità degli obiettivi indicati, compresa la fase di verifica dell’apprendimento, la durata della sessione è di 1 ora.
5 INTRODUZIONE CONCETTUALE
Consente la gestione di un inventario delle quantità effettivamente riscontrate a magazzino ed a generare le rettifiche
necessarie per allineare i SALDI di magazzino nel gestionale. Per qual che riguarda l’impostazione dei parametri e dello
SPI per la corretta attivazione della funzionalità in oggetto si rimanda al documento di HELP_SPI disponibile in linea.
Figura 5.1-I (RHLPNVFM/WGT”CTL)
5.1 A cosa serve
Principalmente a gestire l’inventario di magazzino di fine anno e l’inventario ciclico.
6 GENERARE LA BOLLA INVENTARIALE (1I)
Dicesi “Bolla Inventariale” il documento rappresentato dal risultato di un processo di estrazione dei dati di magazzino, dove
vengono elencati tutti gli articoli considerati dai filtri impostati dall’utente. Questo documento ha lo scopo di fornire traccia
ai Magazzinieri sugli articoli di cui devono verificare l’esistenza fisica. Le limitazioni della “Bolla Inventariale” sono legate
alla modalità di preparazione ossia una bolla si deve riferire ad un solo magazzino ed ad un solo tipo gestione. E’
opportuno che le liste estratti non siano eccessivamente lunghe, è bene attraverso filtri opportuni messi a disposizione
limitarne il contenuto affinché siano più facilmente gestibili, come ad esempio non ha senso estrarre tutta la gestione
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99998 di Conto Lavorazione in quanto la verifica delle quantità la dovranno effettuare i vari fornitori coinvolti e quindi e
preferibile suddividere le liste per ogni singolo fornitore. La “Bolla Inventariale” può essere generata in occasione di un
Inventario di “Fine Anno” oppure anche per un inventario “Ciclico”.
Se in “SA-Saldi e Parametri” dell’articolo sono
indicati il “Numero giorni” oppure il “Numero Movimenti Inclusione”
e si richiede una Bolla inventariale per un inventario
ciclico, il programma di estrazione, riferendosi alla “Data Ultimo Inventario” registrata dal programma di “Generazione
Rettifiche” (lo vedremo successivamente in questo documento) ed al “Numero giorni” piuttosto che la “Nr. Movimenti”
fatti, estrae o meno l’articolo nella lista tra quelli da inventariare.
Figura 5.1-I (RGBM06FM/WGT1)
L’elaborato da lanciare è 1I.
Figura 5.1-II (RQF00MFM/WGT1CTL)
E’ opportuno indicare attraverso la “Descrizione Bolle Inventariale” un testo più esplicativo di quello proposto che consenta
un facile riconoscimento del contenuto della Bolla stessa. Attraverso la “Data Ultimo inventario” è possibile evitare di
estrarre articoli che sono stati recentemente inventariati oppure attraverso la “Non movimentati dalla Data” e “Data non
movimentati” estrarre solo gli articoli “Slow Moving”.
Come già indicato nella premessa, quando si richiede l’estrazione di
una Bolla per un tipo Gestione, è opportuno anche indicare il Cliente o Fornitore oggetto dell’inventario.
La combinazione dei parametri di estrazione ci consente al fine di poter gestire :

Inventario ciclico.
Sono analizzati tutti gli articoli per i quali è stato definito il numero giorni per inventario ed inclusi solamente se il tempo
trascorso dalla data ultimo inventario supera tale limite.

Inventario prodotti NON movimentati dalla data.
Sono inclusi i soli articolo che non risultano movimentati dalla data indicata nei parametri di estrazione.

Inventario prodotti movimentati dalla data.
Sono inclusi i soli articoli che risultano movimentati rispetto alla data indicata nei parametri di estrazione. Se indicato in
SA dell’articolo, viene anche controllato il numero minimo di movimenti fatti per l’articolo ossia, se superiore a quello
dichiarato, viene incluso nell’ estrazione.

Inventario per tipo gestione (C/LAV Clienti/Fornitori).
In questo caso viene estratto un elenco di prodotti che risultano assegnati al cliente/fornitore richiesto allo scopo di
generare una bolla inventariale da inviare al Cliente/Fornitore per verificare lo stato reale delle giacenze.
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Per chi vuole estrarre il documento in EXCEL o altro, può realizzare un Data Download sul file INVEN. Precisiamo che la
situazione dei saldi di magazzino riportata sul file è aggiornata all’istante dell’elaborazione e che non è possibile ricondurre
il saldo a date precedenti.
ATTENZIONE : Il parametro codice di magazzino è obbligatorio, DEVE SEMPRE ESSERE DICHIARATO. Il Magazzino
indicato viene riportato sulla Bolla Inventariale e viene utilizzato dal programma di generazione delle rettifiche inventariali
come riferimento per calcolare (assieme alla “Data Inventario”) la giacenza da confrontare con la quantità inventariata e
quindi generare le opportune rettifiche. Se non indicato, la giacenza di riferimento sarà calcolata a ZERO e quindi la rettifica
che verrà generata sarà sbagliata.
7 INSERIRE LE QUANTITÀ RILEVATE (1L)
Le dichiarazioni delle quantità rilevate/conteggiate degli articoli di magazzino vanno caricate attraverso l’elaborato 1L.
Figura 5.1-I (RINI02FM/WGT0)
Attraverso la ricerca F12
rintracciamo la “Bolla Inventariale”
Figura 5.1-II (RINI03FM/WGT1CTL)
compiliamo la Data Inventario e lo Stato della riga I-Inventariato E-Escluso da Inventario R-Rettificato (sono già state
generate le rettifiche inventariali) e vuoto se voglio visualizzare le righe non ancora inventariate. Richiamiamo una
particolare attenzione alla “Data Inventario” che si imposta in questa maschera, questa data viene scritta sull’intera
“Bolla Inventariale” ed è utilizzata dal programma di generazione delle rettifiche inventariali come riferimento per il calcolo
del saldo di magazzino col quale confrontare la quantità inventariata e generare l’opportuna rettifica.
Procedendo quindi con F1, viene mostrato il contenuto della BOLLA e posso caricare le quantità rilevate in magazzino. In
uscita dal programma le righe aggiornate passeranno dallo stato “nullo” allo stato “I-Inventariato”. Importante per gli
articoli gestiti con due unità di misura diverse, dichiarare sempre entrambe le quantità inventariate. La quantità
secondaria non è calcolata automaticamente dal programma e se lasciata vuota viene considerata a Zero e la generazione
delle rettifiche inventariali che successivamente posso eseguire, andrà ad azzerare il saldo UMS a magazzino disallineando
così il saldo finale.
Figura 5.1-III ((RINI02FM/WGT1CTL)
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Se si vuole azzerare una quantità a saldo di magazzino, non essendo recepiti dal programma valori nulli nelle quantità, si
deve modificare lo stato della riga portandolo al valore “I-Inventariato” affinché venga recepito dal programma che genera
le rettifiche. Se invece si vuole escludere dall’inventario l’articolo, si deve modificare ad “E-Escluso” lo stato della riga.
8 STAMPA UNA LISTA DI CONTROLLO BOLLE INVENTARIALI (1O)
Attraverso l’elaborato “1O” è possibile stampare una lista di controllo della Bolla Inventariale. Impostando in modo
opportuno i parametri di selezione agendo sullo “Stato” è possibile oltre a fornire la lista degli articoli ancora da
inventariare al magazziniere è possibile tenere sotto controllo lo stato di avanzamento della Bolla Inventariale stessa.
La stampa è personalizzabile attraverso “PSG-Report Editor”
o le procedure PSG dell’AS400.
Figura 5.1-I (RQF00MFM/WGT1CTL)
Figura 5.1-II (PRTU02FM/WGT1W)
Esempio di una stampa di una Bolla Inventariale.
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9 ANNULLARE UNA BOLLA INVENTARIALE (1M)
Attraverso l’elaborato “1M” è possibile visualizzare l’elenco di tutte le Bolle Inventariali caricate nel sistema SPI ed
attraverso la selezione di riga “4” cancellarle. Fare molta attenzione quando si annulla una bolla perché non è più
possibile poi recuperare la situazione precedente.
Figura 5.1-I (RINI03FM/WGT1CTL)
10 GENERARE LE RETTIFICHE INVENTARIALI (1N)
Attraverso l’elaborato “1N” è possibile generare in effettivo i movimenti di rettifica inventariale delle giacenze di magazzino.
Figura 5.1-I (RQF00MFM/WGT1CTL)
I tipi movimento che verranno utilizzati per i movimenti di rettifica positivi e negativi vengono ricavati dalla tabella "Tipo
gestione - YS". Il programma aggiorna anche la “Data Ultimo Inventario” dell’articolo in “Saldi e Parametri – SA” e pone
in stato “R” le righe della bolla inventariale. I movimenti per convenzione vengono inseriti con “RINI05” in commessa,
questo per consentirne di riconoscerli.
Richiamiamo l’ attenzione sulla “Data Rettifiche” da non confondere con la “Data inventario” impostata in 1L. La
“Data rettifiche” è solo la data dei movimenti che saranno generati, mentre la “Data inventario-1L” che in questa
maschera non compare, è utilizzata dal programma come riferimento per il calcolo del saldo di magazzino col quale
confrontare la quantità inventariata e generare l’opportuna rettifica.
11 STAMPA LISTA CONTROLLO RETTIFICHE INVENTARIALI (1S)
Attraverso l’elaborato “1S” è possibile stampare una lista di controllo di tutti i movimenti di rettifica inseriti che sono
relativi alle “Bolle Inventariali” in stato “R”.
Figura 5.1-I (RQF00MFM/WGT1CTL)
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Esempio della stampa.
12 DISATTIVAZIONE ARTICOLI DA BOLLA INVENTARIALE (H9)
Per articoli non attivi ( o da disattivare ) si intende tutti gli articoli che l’Azienda non vuole più ne produrre ne vendere, quindi
mettibili in stato “9”. Questi articoli vengono selezionati in base alle seguenti proprietà:

Articoli di vendita da molto tempo
Non devono essere articoli codificati da poco tempo ed assimilabili ad articoli nuovi che potrebbero non avere ancora
venduto. La data di creazione del codice è quindi una variabile di classificazione.

Articoli senza venduto da molto tempo
Tali articoli non devono essere stati venduti negli ultimi anni (attualmente pensiamo 3 anni-36 mesi). Il periodo del non
venduto deve è una variabile di classificazione.

Articoli senza ordini clienti attivi

Articoli senza giacenze di magazzino
I passi operativi per la disattivazione degli articoli è la seguente :
1.
(1I) Estrazione bolla inventariale
Serve per individuare la lista delle parti non più attive in base ai criteri già in essere e altri che verranno introdotti
con questo intervento e sotto descritti. Viene generata una bolla inventariale, con gli estremi imputati dall’utente,
contenente l’elenco delle parti potenzialmente non più attive.
2.
(1L) Manutenzione bolla inventariale
Serve per modificare l’elenco delle parti contenute nella bolla inventariale generata con la fase precedente
consentendo di eliminare una voce dalla disattivazione in corso.
3.
(H9) Disattivazione parti non più attive
Esegue la disattivazione in massa delle parti contenute in bolla inventariale assegnando lo stato “9” in anagrafica
Nell’elaborato 1I sono quindi presenti dei parametri di filtro appositi che consentono di creare una bolla inventariale dei soli
articoli senza ordini o senza impegni.
Includi solo Articoli creati prima del (Limite Data Massima di Creazione Articoli)
Consente di escludere gli articoli nuovi o recenti, che potenzialmente potrebbero non essere mai stati venduti.
L’elaborato includerà per la disattivazione solo gli articoli creati prima di questa data.
Escludi articoli senza ordini attivi.
Escludi articoli senza giacenze di magazzino.
Escludi articoli senza impegni pianificati.
L’elaborato escluderà tutte le parti impegnate da padri attivi per i quali sono in corso o sono stati pianificati degli
ordini di approvvigionamento.
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Creata la bolla inventariale , attraverso l’elaborato 1L è possibile intervenire in modifica per escludere alcuni articoli dalla
lista affinché non vengano poi disattivati.
Attraverso poi l’elaborato H9 presente nel Menu “Gestione Inventari di Magazzino” vengono disattivati tutti gli articoli
presenti nella Bolla Inventariale creata assegnando loro uno Stato Articolo come indicato nei parametri di avvio.
Viene emessa una stampa di controllo degli Articoli Disattivati (Personalizzabile “RINI10”).
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