HANDLEIDING ADVODATA (INTERIM) Versie 8.9.x 11 MAART 2015 ADVODATA COMPUTER SERVICES 1. Berekeningen A. Invorderingen Via het bovenstaande menu item kan de nieuwe versie van de invorderingberekening module gestart worden. Creatie & Selectie Invordering Het systeem van invorderingen, is eenvoudig in te delen in volgende onderdelen: Dossierselectie Invorderingenbeheer per dossier: o Toevoegen + wijzigen + verwijderen Documentenbeheer per dossier (documenten zijn facturen en creditnota’s) o Toevoegen + wijzigen + verwijderen o Koppeling met betalingen o Schadebeding- en intrestberekeningen Betalingen toekennen aan één of meerdere documenten o Toevoegen + wijzigen + verwijderen o Koppeling met documenten Export naar Excel Stap 1: de selectie van een dossier. Door op ‘Selecteer Dossier’ te klikken volgt een popup waarin men het dossier kan selecteren. Pas indien een correct dossier geselecteerd werd (dossier met een partij voor en een partij tegen), kan men de invorderingen voor dat dossier beheren. Advodata 8.9.x (Interim) 1 Advodata 8.9.x (Interim) 2 Stap 2: selecteer een reeds bestaande invordering of maak een nieuwe invordering aan. Bij de ingave van een nieuwe invordering worden de partijen voor en de partijen tegen, zoals die in het dossier gekoppeld zijn, in dropdowns weergegeven. De default-instellingen van de verkoopsvoorwaarden voor de partij voor worden daaronder ingeladen, en zijn voor elke invordering wijzigbaar: Vervaldag type: de datum die gehanteerd worden bij de intrestberekeningen Intrest %: de conventionele intrest voor de intrestberekeningen Schadebeding type: het type dat bepaald of het schadebeding per factuur apart, of voor alle facturen samen berekend wordt Schadebeding %: het percentage voor de schadebeding berekening Ondergrens en bovengrens zijn indien te stellen, afhankelijk van het schadebeding type Advodata 8.9.x (Interim) 3 Het is ook mogelijk om in de dropdown bestaande invorderingen te selecteren. Eens een invordering geselecteerd is, zijn er verschillende mogelijkheden: Invordering wijzigen: hou er rekening mee dat een invordering wijzigen, kan impliceren dat herberekeningen uitgevoerd worden voor alle facturen onder deze invordering (cfr. Schadebeding en intresten) Invordering verwijderen: een invordering verwijderen, verwijdert tevens onherroepelijk alle documenten en betalingen onder deze invordering Documenten (facturen credit nota’s) toevoegen: een popup verschijnt indien men op de knop klikt Betalingen toevoegen: een popup verschijnt indien men op de knop klikt Advodata 8.9.x (Interim) 4 Document toevoegen (factuur of credit nota) Indien men een document wil toevoegen, zijn er opnieuw een aantal verplichte instellingen: Document type: factuur of creditnota Referte Onderwerp: tekstuele beschrijving Documentdatum: puur administratieve datum Vervaldatum: de datum die gebruikt wordt bij alle berekeningen Bedrag Schadebeding: indien men het percentage uitvinkt, kan men het schadebeding bedrag gewoon manueel invoeren Wet Betalingsachterstand: hier is het mogelijk om voor de intrestberekeningen de wet van 22/11/2013 toe te passen of niet Traject: indien bovenstaande van toepassing is, kan men het gewenste traject kiezen (contract afgesloten of herzien voor of na 22/11/2013) Advodata 8.9.x (Interim) 5 Bestaande Documenten wijzigen Als er één of meerdere documenten gedefinieerd zijn, kan men deze ook gaan beheren (wijzigen en verwijderen). Dit kan uiteraard enkel vanaf het moment dat er een document geselecteerd wordt in de grid. Hou er opnieuw rekening mee dat het wijzigen van een document, een herberekening van dat document impliceert. Let er ook op, dat wanneer reeds betalingen gekoppeld werden aan een document, en je vervolgens het document wijzigt of verwijdert, de bedragen van de betaling niet meer zullen kloppen of geen zin meer hebben. Advodata 8.9.x (Interim) 6 Betalingen Toevoegen Vanaf het moment dat er documenten gedefinieerd zijn, is het zinvol om ook betalingen toe te voegen. Elke betaling kan één of meerdere toekenning bevatten, en dit voor meerdere documenten. Er wordt per document onderscheid gemaakt op vier niveaus: Voorschot: dit bedrag wordt van de hoofdsom afgetrokken, en is dus van invloed voor de schadebeding- en intrestberekening Hoofdsom: het nog af te lossen bedrag Schadebeding: het nog af te lossen bedrag van het schadebeding Intrest: de openstaande intrest Opnieuw zijn er echter een aantal verplichte instellingen: Betalingsdatum: ven belang bij de berekening van de intresten Bedrag Advodata 8.9.x (Interim) 7 Bij de toekenning van de bedragen, worden de gewenste documenten opengeklapt. Indien het toegekend bedrag in het rood gemarkeerd is, betekent dit dat de betaling nog niet compleet is. Men kan kiezen om de toekenningen manueel in te voeren, of (indien een document geselecteerd is) via de dropdown die een aantal vastgelegde verdelingen toepast: Geen keuze: manuele toekenning Betaling 1: enkel de hoofdsom in mindering brengen Betaling 2: eerst het schadebeding, en dan pas de hoodsom in mindering brengen Afbetaling: eerst het schadebeding, vervolgens de intrest, en dan pas de hoodsom in mindering brengen Advodata 8.9.x (Interim) 8 In de grid kunnen bij documenten de gekoppelde betalingen, en bij betalingen de gekoppelde documenten geraadpleegd worden. Advodata 8.9.x (Interim) 9 Bij documenten is er nog een tweede subniveau voorzien, namelijk een gedetailleerd overzicht van de intrestberekening. Deze berekening houdt rekening met de referentiedatum boven de grid, en alle bedragen en datums van het document en alle eventueel gekoppelde betalingen. In onderstaande screenshot is een betaling toegevoegd, tov de screenshot hierboven. Advodata 8.9.x (Interim) 10 Exporteren naar Excel Ten slotte kan men voor elke invordering een afdruk in Excel-formaat exporteren naar het bestandsysteem. Dit kan met de knop ‘export naar Excel’. Advodata 8.9.x (Interim) 11 2. Boekhouding A. Aankoopboek Ingave Via de ingave module kunnen nieuwe aankoopfacturen en ontvangen credit nota’s worden toegevoegd aan het aankoopboek. De ingave van een aankoopfactuur of ontvangen creditnota begint met het toevoegen van de bovenste coördinaten in het scherm. (Zie onderstaand scherm) Type: keuze tussen factuur of credit nota Periode: hier geeft u aan voor welke kwartaalaangifte van de BTW deze factuur moet ingeboekt worden (suggestie) Leverancier: hier ziet u een lijst met alle leveranciersrekeningen die tot dusver in het systeem ingevoerd werden. In het leveranciersscherm kan met het menu beheer ook een nieuwe leveranciersrekening toegevoegd worden. Documentdatum: dit is de datum die op het document (factuur, credit nota) vermeld staat. Document nummer: dit is een automatische nummering die over alle inkomende facturen en creditnota’s doorloopt Boekingsdatum: is automatisch de datum waarop de boeking ingevoerd wordt en kan niet aangepast worden. Referentie leverancier: dit is het documentnummer van de leverancier Totaal Document: dit is de totale waarde van de factuur of creditnota inclusief BTW Saldo Afwijking: Dit controlegetal geeft aan of er een verschil is tussen de som van de lijnen onderaan in het document en de totaal document waarde. Pas als alles correct is ingebracht, komt dit saldo op nul te staan en kan je de ingave van die factuur beëindigen. Advodata 8.9.x (Interim) 12 Eens de bovenste Coördinaten ingevuld zijn moet nog de boeking op de kosten- of investeringsrekeningen ingegeven worden. Bij deze boeking moet er steeds een opdeling gemaakt worden tussen de kost exclusief BTW enerzijds en de terug te vorderen BTW indien er BTW werd aangerekend. Deze boeking kan via 2 wegen ingevoerd worden. In de meeste gevallen is het makkelijker om in te voeren via onze wizard. In dat geval zullen enkele berekeningen en selecties voor u gemaakt worden. Advodata 8.9.x (Interim) 13 Ingave met de Wizard In onze wizard wordt eerst de kostenrekening gevraagd waarop de boeking mag gebeuren. Bij rekening krijgt u een overzicht van alle kostenrekeningen die momenteel al in het rekeningstelsel zijn opgenomen. Met de knop kan u bovendien de instellingen van de gekozen rekening aanpassen. Voor het instellen van rekeningen verwijzen we graag naar het hoofdstuk instellingen in deze handleiding. Bij BTW regeling staat standaard Normale BTW aangeduid. Hier kan ook ingesteld worden dat het om een factuur met medecontractant dan wel een intracommunautaire factuur gaat. Bij BTW ventilatie kan aangegeven worden wat de BTW voet is die op de factuur verrekend werd. Afhankelijk van de gekozen kostenrekening wordt hier al een BTW voet voorgesteld. Deze kan in dit scherm nog aangepast worden indien nodig. Voor facturen met verschillende BTW voet, raden we aan de ‘ingave zonder wizard’ te gebruiken. Het veld ‘Aftrek. BTW rekening’ toont de aftrekbaarheid van de geselecteerde kostenpost, zoals deze werd ingesteld in het rekeningenstelsel. Deze instelling kan gewijzigd worden door te dubbelklikken op het veld. Het Veld ‘Aftrek. BTW Globaal’ geeft aan in welke mate u BTW plichtig bent. Standaard staat dit op 100% ingevuld. Indien u gemengd BTW plichtig bent, dan moet dit aangepast worden naar het percentage waarin u BTW plichtig bent. Onze software maakt bij de boeking van de BTW de verrekening van bovenstaande velden. BV. Een wagen is 50% aftrekbaar + u bent voor 50% BTW plichtig: de aftrekbare BTW zal 25% bedragen. Onderaan het scherm wordt de boeking opgedeeld in de kost exclusief BTW en de terug te vorderen BTW. De verdeling tussen privé een bedrijfsmatig en de terugvorderbaarheid van de BTW zullen voorgesteld worden zoals dit is ingesteld in de geselecteerde kostenrekening. Om deze instellingen aan te passen verwijzen we terug naar het hoofdstuk instellingen. Met toevoegen voegt u de boekingen voor kost en BTW toe aan het hoofdscherm van de ingave. Advodata 8.9.x (Interim) 14 Ingave zonder Wizard Met ingave zonder de wizard kunnen handmatig nog extra lijnen toegevoegd worden. Dit kan nuttig zijn voor complexere facturen die niet via onze wizard ingeboekt kunnen worden. Bijvoorbeeld facturen waar op een deel van het bedrag een andere BTW voet moet worden toegepast of facturen waar een deel in credit moet worden ingebracht. Hierbij is het belangrijk dat de som van alles wat werd ingebracht overeenkomt met de totaal document waarde die bovenaan aangegeven werd. Het veld saldo afwijking controleert of dit het geval is. Eens alle gegevens zijn ingegeven kan de boeking finaal bevestigd worden met de knop bevestigen. Detail boeking uit voorbeeld: Rekening Leverancier Kostenrekening Terug te vorderen BTW Advodata 8.9.x (Interim) Nummer 44xxxx 60xxxx of 61xxxx 411003 Debet Credit € 121 € 100 € 21 15 Overzicht De map met het overzicht bevat alle boekingen die reeds in de boekhouding zijn ingevoerd. Bovenaan de map kan een selectie gemaakt worden op boekhoudperiode, kwartaal van de BTW aangifte of een andere periode naar keuze. Met de knop voor elke boeking kan steeds het detail van de boeking opgevraagd worden. De kolom status toont het resultaat van een automatische controle op alle boekingen. Indien er boekingen zijn waar het saldo niet overeenstemt of met ontbrekende gegevens dan zal dit hier aangegeven worden. Advodata 8.9.x (Interim) 16 Aanpassen of verwijderen boekingen Met de knoppen wijzigen en verwijderen kunnen boekingen uit het verleden makkelijk gecorrigeerd of verwijderd worden. Verwijderen is slechts mogelijk met de laatste boeking in de lijst. Dit omdat de documentnummering steeds moet doorlopen doorheen de boekhouding. Er mogen m.a.w. geen hiaten in de documentnummering gemaakt worden door documenten te verwijderen. Wijzigen is steeds mogelijk voor zover de periode (kwartaal) waarop de boeking slaat nog niet is afgesloten. Eens de aangifte van de BTW voor een bepaalde BTW-periode is gebeurd moet dit kwartaal worden afgesloten en mogen geen aanpassingen in de boekhouding voor dit kwartaal gebeuren. Voor het afsluiten van een kwartaal verwijzen we naar het hoofdstuk BTW aangifte. Wanneer u een boeking wenst te wijzigen begint u met de cursor op de desbetreffende lijn te plaatsen. Dit kan door op deze lijn te klikken, waardoor deze opgelicht wordt weergegeven. Het is in deze fase belangrijk dat het detailoverzicht van deze lijn is dichtgeklapt. Dit is het geval wanneer de knop voor de lijn staat. Met de knop wijzigen opent een venster met de details van de boeking. Dit venster komt overeen met het venster waarin de oorspronkelijke boeking werd ingevoerd. Hier kunnen alle waarden eenvoudig worden overschreven. Met de knop ‘Bevestigen’ wordt de wijziging opgeslagen. Advodata 8.9.x (Interim) 17 B. Provisies De module provisienota’s biedt de mogelijkheid om bedragen op te vragen aan cliënten zonder dat deze al gefactureerd worden. Dit biedt als voordeel dat deze dan ook nog niet worden opgenomen in het overzicht van opbrengsten & BTW aangiftes. Ingave Kies de knop ‘Ingave’ om een nieuwe ingave te starten: Stap 1: Selecteer de datum en klant Advodata 8.9.x (Interim) 18 Stap 2: Voeg via “Toevoegen Rekening” alle lijnen toe met juiste omschrijving & bedragen. Eens het document volledig is kan je onderaan bevestigen en wordt er gevraagd om deze af te drukken. Advodata 8.9.x (Interim) 19 Overzicht Via de knop ‘Overzicht’ kan de historiek van alle provisienota’s opgevraagd worden en kunnen bestaande provisienota’s nog aangepast worden. C. Verkoopboek Het verkoopboek wordt gebruikt om uitgaande facturen en credit nota’s aan te maken, te raadplegen of te wijzigen. Bij het inboeken van een uitgaande factuur of creditnota krijgt u de mogelijkheid om deze af te printen. Advodata 8.9.x (Interim) 20 Ingave van een factuur met betrekking tot maximaal 1 dossier Via de knop ‘ingave’ kunnen nieuwe uitgaande facturen geboekt worden. Inboeken gebeurt als volgt: Afbeelding vak 1 : 1. Geef bovenaan het scherm aan of het om een factuur of credit nota gaat. 2. Geef de documentdatum aan 3. Geef aan voor welke periode deze factuur/credit nota opgenomen mag worden in de BTW aangifte Advodata 8.9.x (Interim) 21 4. Selecteer de cliënt aan wie de factuur/credit nota gericht is. U kan zoeken op partij, op dossier nummer of op rekening. Indien u factureert aan een cliënt die nog niet opgenomen is in Advodata, dan moet deze eerst in ons dossierbeheer als partij worden aangemaakt. Indien u factureert aan een cliënt waarvoor geen dossier werd aangemaakt, dan kan u deze enkel terugvinden wanneer u opzoekt via partij. Afbeelding vak 3: 5. U kan de te factureren bedragen op 2 wijzen invoegen: rechtsreeks via ‘toevoegen rekening’ of automatisch gebaseerd op de geregistreerde prestaties via ‘toevoegen prestaties’. (Vak 3 in bovenstaande afbeelding) Direct de te factureren bedragen ingeven via ‘toevoegen rekening’ Hier krijgt u een overzicht van alle opbrengsten rekeningen die voorzien zijn in het rekeningenstelsel (klasse 7). Via deze rekeningen kunnen zowel erelonen als kosten worden toegevoegd. Advodata 8.9.x (Interim) 22 Voor het ingeven van erelonen die slaan op prestaties geleverd vanaf 1 januari 2014 kiest u de rekening 700000 erelonen. Voor het ingeven van erelonen die slaan op prestaties geleverd voor 2014 kiest u de rekening Ereloon voor 2014. Na selectie van een rekening wordt ook de link met een dossier gevraagd. Is er geen dossier gemaakt voor de partij waaraan u factureert, dan kunt u hier op annuleren klikken. Abeelding vak 2: Eens de rekeningen zijn toegevoegd verschijnen deze in het midden van het hoofdscherm. Hier ziet u per lijn de BTW regeling (Normale BTW, Medecontractant of Intracommunautair) en de BTW ventilatie in (0%, 6%, 12% of 21%). Deze zaken worden afhankelijk van de instellingen van de gekozen rekening voor u ingesteld. U kan de voorgestelde instellingen hier nog wijzigen vooraleer de boeking te bevestigen. Per rekening vult u het bedrag exclusief BTW in bij de kolom Credit (indien factuur) of de kolom debet (indien creditnota). Wanneer op het ingegeven bedrag BTW verschuldigd is, voegt het systeem automatisch een lijn ‘te betalen BTW’ toe. Advodata 8.9.x (Interim) 23 Wanneer alle bedragen zijn ingevuld klikt u onderaan het scherm op bevestigen om de boeking door te voeren. U krijgt nog de vraag of u de factuur wilt afprinten. Dit kan ook nog op een later tijdstip gedaan worden. Factureren op basis van de items in de prestatiefiche Indien u prestaties met bijhorende tarieven bijhoudt in de prestatiefiches van uw dossiers, dan kunnen deze gegevens overgenomen worden bij facturatie. Daarvoor klikt u op de knop ‘toevoegen prestatie’. Er opent zich een scherm met bovenaan de actieve dossiers van de geselecteerde partij. Daaronder vindt u een lijst met de nog niet gefactureerde items op de prestatiefiche van het geselecteerde dossier. Standaard staan alle items geselecteerd voor facturatie. U kan echter ook handmatig items afvinken, zodat deze niet opgenomen worden in de factuur. Advodata 8.9.x (Interim) 24 Wanneer u op selecteren klikt wordt een lijn erelonen aangemaakt met de som van de geselecteerde items. U kan vervolgens nog extra kosten handmatig toevoegen via toevoegen rekening indien gewenst. Met Bevestigen boekt u de factuur en krijgt u ook hier de mogelijkheid om af te printen. Advodata 8.9.x (Interim) 25 Ingave factuur met betrekking op meerdere dossiers Met de module ‘collectief’ kunt u de prestaties uit meerdere dossiers automatisch factureren. Het systeem overloopt alle niet aangerekende prestaties uit alle dossiers en maakt automatisch facturen aan. Dit veronderstelt dat de prestatiefiche en bijhorende tarieven wordt gebruikt om de geleverde prestaties in deze dossiers bij te houden. In het Scherm collectief kan u selecteren welke dossier gefactureerd moeten worden. U kan een filter opgeven naar periode van de dossiers, periode van de geleverde prestaties, beheerder en behandelaar. Met minimum bedrag stelt u in dat er geen facturen worden aangemaakt met een waarde kleiner dan dit bedrag. Wanneer u ‘nazicht per dossier’ aanvinkt wordt elke factuur nog eens op het scherm getoond eer deze effectief wordt ingeboekt. Wij raden aan deze functie steeds aangevinkt te laten. Advodata 8.9.x (Interim) 26 Wanneer u op ‘Factureren’ klikt maakt het systeem alle facturen aan binnen de opgegeven filters. Elke factuur wordt nog eens afzonderlijk op het scherm getoond ter bevestiging. Met de knop ‘bevestigen’ bevestigt u de factuur en toont het systeem de volgende factuur op scherm. Met de knop ‘Annuleren’ slaat u de huidige factuur over en gaat het systeem naar de volgende factuur. Met de knop ‘Facturatie stoppen’ slaat u de huidige factuur over en zal het systeem ook geen verdere facturen tonen. Overzicht Naar analogie met het aankoopboek toont de map met het overzicht in het verkoopboek een lijst met alle ingeboekte verkoopfacturen en uitgaande creditnota’s. Deze lijst kan via onze nieuwe boekhoudsoftware geconsulteerd worden. Net zoals in het aankoopboek kunnen de verkoopfacturen aangepast en verwijderd worden. Hiertoe selecteert u de desbetreffende lijn zoals hieronder en klikt u op de knop wijzigen of verwijderen. Verwijderen lukt slechts bij de factuur met het hoogste documentnummer. Wijzigen is steeds mogelijk voor zover de BTW periode waarvoor de factuur in aanmerking komt niet is afgesloten. Advodata 8.9.x (Interim) 27 Advodata 8.9.x (Interim) 28 D. Financieel Dagboek Het Financieel dagboek dient voor het registreren van inkomende en uitgaande betalingen, maw de geldbewegingen op bankrekeningen en kas. Door uw financieel dagboek bij te houden kan u zien welke facturen nog openstaan. Bovendien is het financieel dagboek ook gekoppeld met onze dossiermodule. Hierdoor kan u op dossierniveau bijhouden wat opgevraagd werd en welk deel hiervan reeds ontvangen is. Ingave van een rekeninguittreksel Via de groene knop ingave kan u de ingave van een nieuw rekeninguittreksel starten. Onderstaand scherm opent zich. Selecteer de bankrekening waarvoor een uittreksel ingegeven moet worden. Geef datum van het uittreksel in Geef het eindsaldo van het uittreksel in Boekingsdatum, uittrekselnummer, beginsaldo en saldo afwijking worden door het systeem ingevuld Advodata 8.9.x (Interim) 29 Nu moeten alle lijnen uit het rekeninguittreksel toegevoegd worden. Eens deze correct zijn toegevoegd zal de saldo afwijking bovenaan het scherm op 0 komen te staan. Op dit moment kan de ingave met de knop bevestigen gefinaliseerd worden. Ingave van een aankoop Om een lijn toe te voegen die slaat op een uitgaande betaling klikt u op de knop lijn toevoegen linksonder het scherm. Onderstaand menu opent zich. Hier kiest u voor ‘Aankoop’ (afbeelding 1). Hiernaa krijgt u in het rechtse menu een aantal opties die op aankoop boekingen slaan. Met aankoopfactuur: het betalen van een aankoopfactuur die reeds in uw aankoopboek ingevoerd is. Gebruik deze optie voor alle gevallen waar u reeds de aankoopfactuur heeft ontvangen. Op leveranciersrekening: het betalen van een kost waarvoor u nog de aankoopfactuur dient te ontvangen. Bij inboeken van de factuur zal u deze betaling kunnen koppelen, zodat de factuur als betaald geboekt wordt. Gebruik deze optie voor alle gevallen waar u verwacht in de toekomst een factuur te ontvangen. Dossierkosten: dossierkosten waarvoor u geen factuur zal ontvangen Deurwaarder/Expert/Deskundige: kosten van een expert, indien u hier geen factuur voor zal ontvangen Algemene kosten: voor kosten die niet gebonden zijn aan een dossier, waarvoor u geen factuur zal ontvangen Personeel Kosten: voor betaling van uw medewerkers Bank kosten: aangerekende bankkosten Investeringen: voor investeringskosten waarvoor u geen factuur zal ontvangen Andere kosten Advodata 8.9.x (Interim) 30 Van zodra u ‘aankoop’ en ‘met aankoopfactuur/creditnota’ geselecteerd heeft krijgt u een lijst te zien met nog openstaande aankoopfacturen. U kan in deze lijst zoeken via de velden in het kader ‘opzoeken document’. Eens u de juiste factuur heeft gevolden kan u deze selecteren door ze aan te klikken. De lijn met de factuur wordt geel opgelicht. (afbeelding 2) Van zodra een document werd geselecteerd kan u onderaan een omschrijving en het bedrag ingeven. Wanneer er geld verdwijnt van uw bankrekening boekt u het bedrag op Credit. Wanneer u geld ontvangt boekt u dit bedrag bij Debet. Bevestig het ingeven van deze lijn met de knop bevestigen. Advodata 8.9.x (Interim) 31 Ingave van een verkoop De ingave van een verkoop gebeurt naar analogie met de ingave van een aankoop. Klik op de knop Lijn toevoegen. In het menu kiest u voor verkoop (figuur 1). Er dienen zich opnieuw enkele mogelijkheden aan. Met verkoopfactuur/creditnota: wanneer u de betaling ontvangt van een verkoopfactuur die reeds ingeboekt is in uw verkoopboek Op klantenrekening: Wanneer u de betaling ontvangt voor een dienst waarvoor u in de toekomst nog een verkoopfactuur zal maken. Bij het aanmaken van de verkoopfactuur zal u deze betaling kunnen koppelen, zodat de factuur als voldaan geboekt wordt. Provisie Nota: voor ontvangen betalingen bij een nieuwe klant, waarvoor nog geen klantrekeing bestaat. Het systeem maakt bij deze boeking een rekening aan. Provisie in: Boeken van een betaling zonder een klantrekening te gebruiken (niet aangeraden) Provisie uit: Boeken van een betaling zonder een klantrekening te gebruiken (niet aangeraden) Andere opbrengsten Advodata 8.9.x (Interim) 32 Eens u verkoop en de juiste optie uit het menu gekozen heeft krijgt u een lijst te zien met facturen of een lijst met klantenrekeningen, indien u deze optie heeft gekozen. In het kader opzoeken rekening kan u terug een opzoeking doen, om de juiste rekening of het juiste document terug te vinden. U selecteert een rekening door deze aan te klikken, de geselecteerde rekening licht geel op. Van zodra u een rekening heeft geselecteerd kan u onderaan het scherm een referentie en het bedrag opgeven. De boekingsregel is hier identiek aan een aankoop. Wanneer er geld verdwijnt van uw bankrekening boekt u het bedrag op Credit. Wanneer u geld ontvangt boekt u dit bedrag bij Debet. Met bevestigen wordt de nieuwe lijn aan het uittreksel toegevoegd. Ingave van een betaling op de derden rekening Naast aankoop en verkoop kan ook een verrichting op de derdenrekening ingevoerd worden. Dit gebeurt volledig naar analogie met aankoop en verkoop boekingen. U heeft hier de keuze tussen een inkomende of een uitgaande betaling. Advodata 8.9.x (Interim) 33 Ingave van een overige boeking Bij overige boekingen vindt u nog enkele boekingen die niet onder een van de vorige rubrieken vallen. De opties hier zijn: Geldbewegingen: voor het overschrijven van geld tussen verschillende bankrekeningen Wachtrekeningen: voor het toevoegen van geld op een wachtrekening Rekening Courant: wordt gebruikt voor uitgaven waar geen speciefieke rekening voor gemaakt is en waar geen factuur voorzien is Belastingen: Voor het betalen van belastingen of ontvangen van een belastingstegoed Bevestigen van het rekeninguittreksel Eens alle lijnen van het uittreksel correct zijn ingegeven zal het saldo op 0 staan. Dit betekent dat de verrekening van alle ingevoegde lijnen overeenkomt met het verschil tussen begin en eindsaldo op de rekening. Met de knop bevestigen finaliseert u het ingeven van het uittreksel. Advodata 8.9.x (Interim) 34 Raadpleging van uw financieel dagboek Met de knop overzicht kunnen vorige rekeninguittreksels geraadpleegd worden. Het is ook mogelijk om correcties aan te brengen aan vorige boekingen. Bovenaan het scherm selecteert u de bankrekening en het boekjaar. Alle uittreksels van dit boekjaar worden getoond in de lijst. Eventueel kan u ook een begin en einddatum invoeren om de lijst verder te filteren. Wanneer u een uittreksel selecteert kan u met de knop wijzigen aanpassingen doorvoeren. Advodata 8.9.x (Interim) 35 Met het + teken voor de lijn met het uittreksel kan een detail uitgeklapt worden. Er verschijnt dan een overzicht met alle lijnen van het geselecteerde uittreksel. E. Diversenboek Voor het diversenboek verwijzen we naar de handleiding bij de vorige versie van onze boekhoudsoftware. Deze module is voorlopig niet beschikbaar in onze nieuwe boekhoudsoftware. 3. BTW aangiftes A. Periodieke aangifte Eens alle aankoop en verkoop facturen voor een kwartaal zijn ingeboekt kan de Periodieke BTW aangifte gebeuren. Dit kan via de tab ‘Aangiftes’ in onze software. Met de knop ‘Periodieke BTW’ kan een voorstel voor de aangifte aangemaakt worden. Het aanmaken van een voorstel voor de periodieke aangifte begint met het aanduiden van de periode waarvoor deze aangifte moet worden gemaakt. Van zodra u de periode aanduidt, genereert ons systeem alle vakken die verwacht worden bij de aangifte. Deze worden onderaan in het scherm weergegeven. Naast elke rekening staat er een knop. Hiermee kan een lijstje opgevraagd worden van alle boekingen die samen het totaalbedrag uitmaken van dit vak op de aangifte. Advodata 8.9.x (Interim) 36 Met de tabs overzicht aankoop en overzicht verkoop kan een overzicht opgevraagd worden van alle boekingen in het aankoop en verkoopboek die op deze periode van toepassing zijn. Naast de informatie die uit de boekhouding automatisch gewonnen wordt is er de mogelijkheid om manueel bedragen in te vullen voor de vakken 61 en 62. Deze dienen voor het ingeven van historische BTW op investeringen die voor het huidige kwartaal zijn doorgevoerd. Deze bedragen kunnen toegevoegd worden door vak 61 en 62 te selecteren en de knop manuele ingave onderaan het scherm te gebruiken. Onderaan het scherm voorzien wij de mogelijkheid om het voorstel voor de aangifte te exporteren naar een Excel bestand op de computer. Dit Excel bestand bevat alle vakken voor de aangifte met per vak alle boekingen die voor dit vak in aanmerking komen. Dit Excel bestand kan achteraf afgeprint worden of doorgestuurd naar een expert ter controle. Eens alle boekingen finaal zijn en u klaar bent om de aangifte door te voeren kan de periode afgesloten worden met de knop ‘periode afsluiten’. Eens de periode is afgesloten kunnen geen wijzigingen of extra boekingen ingevoerd worden voor deze periode in het aankoop- en verkoop boek. In het financieel dagboek kunnen ook na afsluiten van een periode nog aanpassingen gebeuren. Wanneer de periode afgesloten is wordt de knop ‘maak intervat bestand’ onderaan de pagina actief. Met deze knop kan een intervat bestand geëxporteerd worden naar de computer. Met dit bestand kan de aangifte gebeuren via de website van de FOD financiën. Na het aanmelden via uw kaartlezer en paspoort of via uw token selecteert u ingave via bestand. Hier kan het intervat bestand opgeladen worden die onze software heeft aangemaakt. Daarna krijgt u nog een overzichtje van de aangifte, ter bevestiging. Advodata 8.9.x (Interim) 37 Advodata 8.9.x (Interim) 38 B. Klantenlisting Na elk kalenderjaar vraagt de overheid een overzicht van alle gefactureerde bedragen en de opgevraagde BTW aan jullie klanten. Dit moet voor het eind van maart van het daaropvolgende jaar ingediend worden. Dit overzicht kan gegenereerd worden via de optie ‘Klantenlisting’. Na selectie van het jaar, wordt het overzicht opgebouwd en worden alle totalen gemaakt per klantrekening. Wanneer meerdere klantrekeningen hetzelfde BTW nummer hebben opgegeven worden deze ook samengevoegd. Door op het plusteken links te klikken kunnen de details van de verkoopfacturen en creditnota’s weergegeven worden. Automatisch wordt voor alle klantrekeningen waarbij een BTW nummer ingevuld staat nagekeken of deze nummers geldig zijn volgens de VIES database (VAT Information Exchange System). Alle Advodata 8.9.x (Interim) 39 klantrekeningen met een geldig BTW nummer worden groen gekleurd, klantrekeningen waarvan het BTW nummer niet wordt aanvaard worden rood aangegeven en moeten nagekeken en gecorrigeerd worden. Alle klantrekeningen waarvoor geen BTW nummer werd opgegeven, worden in het wit weergegeven. Wij raden aan deze nog eens te overlopen om zeker te zijn dat er geen BTW nummers werden vergeten voor klanten die toch BTW-plichtig zijn. Automatisch wordt ook bepaald welke lijnen er opgenomen gaan worden in de listing. Hiervoor worden volgende voorwaardes overlopen: Totaal van de netto bedragen van de klantrekening moet boven het opgelegde minimumbedrag van 250 € uitkomen. Dit bedrag kan bovenaan in het scherm aangepast worden indien nodig. Indien er creditnota’s werden opgemaakt dan moet de klantrekening altijd opgenomen worden in de klantlisting. Klant moet over een geldig Belgisch BTW nummer beschikken. Aanpassingen van het BTW nummer kunnen gemaakt worden door de gewenste lijn te selecteren en onderaan op de knop ‘Wijzigen Klant Rekening’ te drukken. Dan wordt het overzicht van de klantrekening getoond en kan daar een ander BTW nummer ingegeven worden. Na de ingave wordt automatisch gecontroleerd of het BTW nummer geldig is volgens VIES en wordt ook de naam en adres volgens de VIES informatie weergegeven ter controle. Wanneer de je dan de wijzigingen opslaat wordt de klantlisting opnieuw overlopen voor alle nieuwe / foutieve BTW nummers. Dit overzicht kan altijd geëxporteerd worden naar Excel door de knop ‘Maak Excel bestand’ om dit zo te kunnen voorleggen aan collega’s / boekhouders ter controle. Eens alle BTW-plichtige klanten van een geldig BTW nummer werden voorzien, kan het Intervat bestand worden gegenereerd via de knop ‘Maak Intervat bestand’. Dit bestand kan dan worden aangeboden op de website van Intervat. Advodata 8.9.x (Interim) 40 4. Instellingen Via instellingen kan het rekeningstelsel beheerd worden. Via de map beheer krijgt u een lijst van alle rekeningen die tot dusver in het systeem zijn voorzien. Advodata 8.9.x (Interim) 41 Het algemeen rekeningen stelsel wordt opgedeeld in 7 klassen naargelang de bestemming van de rekeningen. Uiteraard is het belangrijk dat nieuwe rekeningen steeds onder de juiste klasse ondergebracht worden. klasse 1 : Vermogen klasse 2 : Investeringen klasse 3 : Voorraden klasse 4 : Vorderingen en Schulden klasse 5 : Financiële middelen klasse 6 : Aankopen en Algemene kosten klasse 7 : Opbrengsten Advodata 8.9.x (Interim) 42 Nieuwe rekeningen kunnen naast het instellingen menu ook aangemaakt worden bij het selecteren van een leverancier of kostenrekening. Dit kan telkens bovenaan het scherm via het menu beheer. Leveranciersrekeningen (44xxxxx) Bij het aanmaken van een nieuwe leveranciersrekening geeft u de naam en bedrijfsgegevens van de leverancier in. Met opslaan wordt de leverancier toegevoegd aan de lijst met leveranciersrekeningen. U geeft aan dat de nieuwe rekening om een leverancier gaat door bij categorie 44 – Leveranciers te selecteren. Het is niet strikt noodzakelijk alle info velden in te vullen bij het aanmaken van een nieuwe leveranciersrekening. Voor de volledigheid van de administratie raden we dit echter wel aan. Advodata 8.9.x (Interim) 43 Kostenrekeningen (60xxxxx of 61xxxxx) Bij het aanmaken of het wijzigen van een kostenrekening opent zicht het scherm waar de aftrekbaarheid qua BTW en de kostverhouding tussen bedrijfsmatig en privaat kan ingesteld worden. Wanneer deze zaken zijn ingesteld zal bij het inboeken van facturen via de wizard deze opsplitsing automatisch voorzien worden. Wanneer een deel van de kost privaat is zal gevraagd worden op welke rekening het private deel geboekt mag worden. Hiervoor wordt meestal de rekening courant 4166 of de rekening privaat gebruik 621000 geselecteerd. (volgens mij best geen rekeningnummers vermelden, iedereen heeft hiervoor een ander nummer) Bij BTW rooster kan het rooster van de aangifte geselecteerd worden waar deze kosten op terecht komen. Rooster 81 wordt gebruikt voor kosten die doorgerekend worden naar de cliënt Rooster 82 wordt gebruikt voor algemene bedrijfskosten Rooster 83 wordt gebruikt voor investeringskosten Rooster 47 wordt gebruikt voor schuldbemiddeling en voorlopige bewindvoering Advodata 8.9.x (Interim) 44
© Copyright 2024 ExpyDoc
