Een slimme zet: de overstap van Fitness Aalsmeer

Een slimme zet:
de overstap van
Fitness Aalsmeer
Begin 1996 bracht Health Software met hun Exercise Assistant
een zeer innovatief product op de markt, dat vooruitliep op de
concurrentie en een grote slag op het gebied van digitalisering
binnen sportscholen maakte. Door het recente faillissement van
Health Software moeten de 1.200 klanten op zoek naar iets nieuws.
We namen een kijkje achter de schermen bij Fitness Aalsmeer,
een voormalig klant van Health Software, die na een vergelijkend
onderzoek gekozen heeft voor Virtuagym Professional.
Virtuagym is het resultaat van de droom
van broers Paul en Hugo Braam. Met hun
online fitnessplatform voor eindgebruikers,
waarbij het ontwikkelen van een interactieve community centraal stond, hebben ze
inmiddels meer dan 3 miljoen gebruikers.
Met Virtuagym Professional richten zij zich
met een onverminderd enthousiasme op
de fitnessbranche. Ze bedienen momenteel
klanten in meer dan 20 landen met een totaalpakket met tools voor management en
klantbegeleiding.
24
I body•LIFE 1I2014
Fitness Aalsmeer:
sociaal en gedreven
Het team van de onafhankelijke sportclub
Fitness Aalsmeer helpt al meer dan 15 jaar
hun klanten met het realiseren van een fitter en gezonder leven. Hylke Sietzema,
Managing Director en mede-eigenaar bij
Fitness Aalsmeer: “We zijn altijd op zoek
naar oplossingen om onze bedrijfsprocessen te versoepelen en manieren om klanten
efficiënter te kunnen helpen.”
De afgelopen jaren heeft het bedrijf met ver-
schillende softwarepakketten gewerkt, waaronder Health Software´s Exercise Assistant.
Nu maken ze de overgang naar Virtuagym
Professional. Het team is inmiddels volop
aan de slag met de nieuwe software. Hoe
ging dit allemaal in zijn werk? We vroegen
het aan Hylke.
Waarom hebben jullie gekozen
voor Virtuagym?
Wat zo fijn is aan Virtuagym is dat alles in
één systeem zit. Voorheen gebruikten we
een verzameling van programma’s om in
onze behoeften te voorzien. Health Software
gebruikten we bijvoorbeeld voornamelijk
om trainingsschema’s te maken. We zetten
deze schema’s op met behulp van Health
Software, daarna printten we ze uit en verzamelden we ze in kaartenbakken. Klanten
konden deze schema’s gebruiken in de sportschool.
We waren echter op zoek naar een vervanging
voor al deze programma’s, om ons bedrijfs-
VIRTUAGYM
I PRODUCTEN EN CONCEPTEN
proces te versimpelen. In eerste instantie
speelden we met het idee om zo’n systeem
zelf te ontwikkelen, totdat we Virtuagym tegenkwamen. Het is een snel systeem, heel
gebruiksvriendelijk, en het maakt andere
software voor ons overbodig. Daarnaast heb
ik ook kennis gemaakt met het team achter
Virtuagym: ze zijn jong, enthousiast en ze
werken hard aan het systeem om het continu
te verbeteren. Een sterk systeem en een gedreven team: precies het totaalpakket dat we
nodig hadden.
Welke modules gebruik je?
Na het faillissement van Health Software
zijn we direct gestart met de training-module. Daarnaast hebben we al onze groepslessen in de rooster-module gezet. Klanten
kunnen zich online inschrijven voor lessen.
Dat was met ons vorig systeem al mogelijk,
maar het grote voordeel van Virtuagym is
dat klanten dit nu ook simpeler via de app
kunnen doen. We hadden al wel een app via
een andere partij, maar dit werkte niet naar
onze tevredenheid. Onze klanten moesten
daarom eerst hun computer opstarten om
zich online in te schrijven. Dan pak je toch
sneller de telefoon.
“De snelheid
waarmee feedback
wordt verwerkt is
fantastisch. Ik heb
dit zelden bij andere
bedrijven gezien.”
Tevens geven we voor een gering bedrag per
week onze klanten toegang tot de voedingsregistratie. Voor een klein beetje meer gaan
we ook om de acht weken met de klant om
tafel zitten om hun voortgang te bespreken.
Door het zo aan te pakken kunnen we zeer
kosteneffectief persoonlijke voedingsbegeleiding bieden.
We willen in samenwerking met de tennisclub in ons complex het check-in systeem
gebruiken. Klanten krijgen zo bij al onze
abonnementen toegang tot de tennisbaan
– een mooie manier om ons aanbod te verrijken.
In de toekomst willen we kijken naar het overzetten van onze personal training-gegevens
naar de Coach-module. Onze test- en meetgegevens van klanten van de afgelopen jaren
zouden gewoon kunnen worden overgezet
van Health Software naar Virtuagym, dus
met die switch zou er niets verloren gaan.
Hoe verliep het
overstapproces?
We zijn per 1 december gestart met de implementatie van Virtuagym. We wilden niet
alles direct vervangen, maar alles geleidelijk
doorvoeren: hierdoor hebben zowel het personeel als onze klanten voldoende tijd om
bekend te raken met het nieuwe systeem.
Daarom vonden we het ook zo handig dat
Virtuagym modulair is opgebouwd.
Omdat we in december zijn begonnen, hadden we nogal wat tijdsdruk om vóór januari
overgestapt te zijn. Als ik het over zou moeten doen, dan had ik het liever anders aangepakt. Het is handiger om geleidelijker over
te stappen; om ons personeel eerst volledig
vertrouwd te laten raken met het systeem –
bijvoorbeeld door het systeem alleen een
maand lang intern te gebruiken. En het daarna nog een maand naast het oude systeem te
gebruiken, zodat klanten ook kunnen wennen
aan de verandering.
Verder ging de overgang gladjes. Ik moet zeggen dat het onze verwachtingen overtrof. We
hadden veel meer issues verwacht. Sommige
functies uit ons oude systeem zaten nog niet
in Virtuagym, maar de snelheid waarmee
feedback wordt verwerkt is fantastisch. Ik heb
dit zelden bij andere bedrijven gezien.
Hoe reageerden het personeel
en de klanten?
De overgrote meerderheid reageert echt
enorm enthousiast. Er zijn altijd wat tegengeluiden van mensen die alles liever bij het
oude houden, maar ik weet zeker dat ook zij
van mening zullen veranderen. De eenvoud
en het gebruiksgemak zullen ook hen uiteindelijk overtuigen.
Wat levert het gebruik van
Virtuagym je op?
Dat moet zich nog een beetje uitwijzen – we
zijn nog niet heel lang overgestapt. Wat we al
wel merken is dat het ons veel tijd bespaart.
Doordat het online inboeken nu makkelijker
gaat via de mobiele telefoon, kan dit ons al
gauw enkele uren per dag aan telefoonverkeer besparen.
Daarnaast biedt het ons de mogelijkheid ons
te onderscheiden en dat is tegenwoordig
zeer waardevol. We zijn gepositioneerd tussen budgetclubs en luxe all-inclusive clubs,
en dan moeten we ons op de een of andere
manier toch kunnen onderscheiden. Doordat
Virtuagym modulair werkt, kunnen we de
klantervaring op maat verrijken. We bieden
een basispakket aan, maar voor aanvullende upgrades krijgt een klant toegang tot
de diensten die hij of zij nodig heeft. Het is
geen alles of niets, geen keuze tussen budget
of all-inclusive – het is een abonnement op
maat gemaakt, precies volgens de behoefte
van de klant.
Ten slotte zijn we een sociale en vriendelijke club. De virtuele Club community van
Virtuagym past daarom goed bij ons: via het
systeem kunnen we direct contact zoeken
met klanten en vice versa. Het kweekt verbondenheid – het gevoel dat we ook echt een
club zijn, in plaats van slechts een plek om
te sporten. En dat heeft zeker een positieve
invloed op het klantverloop.
Virtuagym Professional
Wil je meer weten over Virtuagym Professional?
Kijk dan eens op virtuagym.com/professional
body•LIFE 1I2014
I 25

Download Report