nr. 2014-45.550 - Provincie Groningen

> ^ provincie
groningen
Martinikerkhof 12
Aan Provinciale Staten
050 316 49 I I
050 316 49 33
Datum
Briefnummer
Zaaknummer
Behandeld door
Telefoonnummer
E-mail
Antwoord op
Bijlage
Onderwerp
t 1 NOV. 20U
2014-45.550/46/A.6, FC
544829
Oosterling J.A.
(050)316 4241
[email protected]
Toezegging PS betreffende doorloop van middelen en
afwijking van baten en lasten (jaarrekening 2013)
Geachte dames en heren,
UJ
O
1. Samenvatting
Bij de bespreking van de Jaarrekening 2013 op de Dag van de verantwoording op
21 mei 2014 hebben uw Staten onder meer opmerkingen gemaakt over het
achterblijven van de uitvoering van het voorgenomen nieuw beleid ten opzichte
van de oorspronkelijke planning. Hierdoor kan er sprake zijn van grote afwijkingen
tussen de gerealiseerde en de geraamde lasten en baten. Gelet op het feit dat de
activiteiten in de jaren daarna uitgevoerd zullen gaan worden betekent dit dat het
nodig is om middelen door te schuiven naar volgende jaren. In deze brief gaan wij
nader in op de mogelijk achterliggende oorzaken en maatregelen die kunnen
worden genomen om te komen tot een snellere uitvoering van het voorgenomen
beleid en/of realistischer ramingen van lasten en baten in de loop van het
begrotingsjaar.
2. Doel en wettelijke grondslag
Tijdens de Dag van de verantwoording op 21 mei 2014 (behandeling Jaarrekening
2013 in PS) hebben wij aan uw Staten toegezegd bij de Begroting 2015 terug te
komen op de doorloop van middelen en de grote afwijking van baten en lasten.
Bij de bespreking van de Begroting 2015 in de Statencommissie Bestuur,
Financiën en Economie (BFE) hebben wij u toegezegd deze toezegging mee te
nemen in de Integrale Bijstelling 2014. Omdat er onvoldoende tijd was om deze
toezegging uit te werken voordat de Integrale Bijstelling 2014 werd opgesteld
leggen wij een en ander nu in een afzonderlijke brief aan uw Staten voor.
3. Procesbeschrijving en planning
De nu voorliggende brief is een vervolg op de discussie over bovengenoemd
onderwerp in uw Staten bij de bespreking van de Jaarrekening 2013.
Wij stellen voor het onderwerp te betrekken bij de bespreking van de Integrale
Bijstelling 2014 in de Statencommissies en in uw Staten.
O
06-HB-SG-001
4. Begroting
Dit onderwerp heeft betrekking op alle programma's en thema's van de Begroting.
De provincie Groningen werkt volgens normen die zijn vastgelegd in een handvest voor dienstverlening.
Pit handvest vindt u op onze website of kunt u opvragen bij de afdeling Communicatie en Kabinet, Publieksvoorlichting: 050 3164160
5. Inspraak/participatie
Er is geen sprake van een een formele inspraakprocedure en/of interactieve
(externe) beleidsvorming.
6. Nadere toelichting
Huidige situatie/proces
In het kader van de reguliere Planning & Controlcyclus informeren wij u regelmatig
over de uitvoering van het beleid en de daarvoor benodigde inzet van middelen.
In principe vindt de afweging van voorstellen nieuw beleid en/of bezuinigingen
plaats in de Voorjaarsnota en in mindere mate in de Begroting.
In de Voorjaarsnota, de Integrale Bijstelling en de bijbehorende digitale Monitor
Groningen rapporteren wij over de uitvoering van het beleid en de inzet van
middelen gedurende het begrotingsjaar. Als blijkt dat het tempo van de uitvoering
afwijkt van de planning zullen de ramingen van lasten en baten daarop zoveel
mogelijk in de loop van het jaar al worden aangepast.
Na afloop van het jaar leggen wij in de Jaarrekening verantwoording af over het
gevoerde beleid en de daarvoor ingezette middelen.
Overboeking kredieten
De verwachte ontwikkelingen in de uitvoering van het beleid vertalen zich niet in
alle gevallen in een aanpassing van de lopende begroting. Zo kondigen wij - op
basis van onze verwachtingen met betrekking tot de uitvoering van het beleid - in
de Integrale Bijstelling alvast aan welke middelen in het kader van de Jaarrekening
waarschijnlijk naar het volgende jaar zullen moeten worden overgeboekt.
In de Integrale Bijstelling 2014 kunt u in bijlage 1.7 zien dat wij verwachten dat in
de Jaarrekening 2014 teminste € 9,66 miljoen zal moeten worden doorgeschoven
naar het volgende jaar. Het gaat daarbij om middelen voor de uitvoering van zowel
het bestaande als het nieuwe beleid.
Op basis van de realisatiecijfers worden de kredieten, die niet gekoppeld zijn aan
specifieke bestemmingsreserves en waarbij sprake is van vertraging in de
uitvoering, pas in het kader van de Jaarrekening daadwerkelijk naar het volgende
jaar overgeboekt. Voor de volledigheid wordt opgemerkt dat het hierbij gaat om
zowel de aangekondigde overboekingen in het kader van de Integrale Bijstelling
als om de overboekingen die voor het eerst zichtbaar worden bij de Jaarrekening.
Bij de overboeking van kredieten van 2013 naar 2014 betrof het met name de nog
niet bestede middelen die wij in de loop 2013 als een decentralisatie-uitkering via
het Provinciefonds hebben ontvangen, de nog niet bestede capaciteiteitskredieten,
de nog niet tot besteding gekomen middelen voor het convenant
bedrijventerreinen, de subsidieregeling 'Asbest eraf, zonnepanelen erop',
uitvoering gebiedenbeleid en de middelen die zijn gereserveerd voor een nieuwe
CAO vanaf 2012. In de Jaarrekening 2013 en bij de bespreking daarvan hebben
wij de achtergronden van deze overboekingen nader toegelicht.
Kredieten gekoppeld aan bestemminasreserves
Van kredieten, die zijn gekoppeld aan specifieke bestemmingsreserves, vloeien de
in het begrotingsjaar niet tot besteding gekomen middelen aan het eind van het
jaar terug in de betreffende bestemmingsreserves.
In de Jaarrekening 2013 zijn er relatief veel middelen voor nieuw beleid, dat wordt
bekostigd uit bestemmingsreserves, doorgeschoven naar volgende jaren.
In 2013 betrof het onder meer het investeringsprogramma Lauwersmeer/
Lauwersoog ten laste van de reserve ESFI, de extra investeringsmiddelen PLG ten
laste van de reserve PLG en de nog niet bestede middelen voor uitvoering van het
Actieprogramma Werk, Energie en Leefbaarheid ten laste van de gelijknamige
bestemmingsreserve. De doorloop van deze programma's en projecten strekt zich
in de meeste gevallen uit tot en met 2020.
Omdat met deze programma's en projecten tot en met 2020 veel middelen zijn
gemoeid, kunnen eventuele afwijkingen in de uitvoering en de daarmee gemoeide
financiële inzet al gauw leiden tot het doorschuiven van grote bedragen naar
volgende jaren.
Mogelijk te treffen maatregelen
Uitgangspunten
Het moment van levering of uitvoering, en niet het moment waarop een verplichting
wordt aangegaan, is volgens het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV)
bepalend voor het jaar waarin een uitgaaf in de provinciale begroting en rekening
moet worden verantwoord (baten-lastenstelsel).
Ramingen in Collegeprogramma en Statenvoordrachten
Bij de start van een collegeperiode worden de middelen voor nieuw beleid tot nu
toe veelal ponds-pondsgewijs over de jaarschijven verdeeld, terwijl in de praktijk
blijkt dat het in het collegeprogramma voorgestelde nieuw beleid eerst moet
worden uitgewerkt tot een concreet uitvoeringsprogramma, project of activiteit en
er daarover met andere betrokken partijen moet worden overlegd voordat met de
daadwerkelijke uitvoering kan worden begonnen. Dat betekent dat in de eerste
fase(n) waarschijnlijk minder en in de vervolgfase(n) juist meer middelen benodigd
zullen zijn. Bij het opstellen van ramingen in het collegeprogramma 2015-2019 zal
hiermee uitdrukkelijker rekening moeten worden gehouden.
Het bovenstaande geldt natuurlijk ook voor voorstellen die door middel van
afzonderlijke voordrachten aan uw Staten worden voorgelegd.
Realistische meeriarenramingen en vastleggen verplichtingen
Bij het opstellen van plannen voor de verschillende activiteiten en projecten zullen,
nog meer dan nu al het geval is, vooraf realistische meerjarenramingen moeten
worden opgesteld en tussentijds indien nodig tijdig moeten worden bijgesteld.
Daarbij moeten reserveringen en verplichtingen in de administratie zodanig over de
jaren worden gefaseerd en vastgelegd dat deze beter sporen met de verwachte
momenten van uitvoering van de activiteiten en projecten.
Overige administratieve maatregelen
Wij verwachten dat een breder gebruik van onze projectadministratie, de inzet van
de digitale monitor Groningen, duidelijke interne afspraken over het vastleggen van
reserveringen en verplichtingen in de financiële administratie en het scherper
toetsen op een juiste toepassing van de voorschriften van het BBV een bijdrage
kunnen leveren aan een betere en tijdiger sturing op geld in relatie tot voortgang
van beleid/projecten.
Het is daarnaast van belang dat projecten tijdig met alle betrokken partijen worden
afgerekend en het resultaat daarvan in onze administratie wordt verwerkt.
Al deze maatregelen kunnen ertoe bijdragen dat de verschillen tussen de ramingen
in de Integrale Bijstelling en de realisatie in de Jaarrekening kleiner worden en er
bij Jaarrekening daarom minder grote bedragen hoeven te worden doorgeschoven
naar het volgende jaar.
Inhoudelijke maatregelen en overleg
Willen wij bij de uitvoering van activiteiten en projecten zoveel mogelijk
vertragingen voorkomen dan moet er een duidelijke focus worden gelegd,
prioriteiten worden gesteld, keuzes worden gemaakt en op de inzet van mensen en
financiële middelen worden gestuurd.
Overleg en afstemming met de betrokken partijen en subsidieontvangers zai waar
nodig verder moeten worden verbeterd, zowel wat betreft de voorbereiding, de
uitvoering, de doorloop en afronding van de activiteiten en projecten, als de
financiering daarvan.
Het gebruik van kengetallen en prestatie-indicatoren met streefwaarden
Het werken met vooraf SMART geformuleerde kengetallen en prestatie-indicatoren
met bijbehorende streefwaarden kan behulpzaam zijn bij het voorbereiden,
uitvoeren en realiseren van programma's, projecten en activiteiten.
Deze kengetallen en prestatie-indicatoren met streefwaarden moeten al bij de
voorbereiding/uitwerking van een programma, project of activiteit worden
geformuleerd en vastgelegd in de bijbehorende Statenvoordrachten. Tot nu toe
gebeurt dit meestal wanneer deze programma's, projecten of activiteiten voor het
eerst worden opgenomen in de Begroting.
Op deze manier kan vanaf de start een heldere relatie worden gelegd tussen
beleid, doelstellingen, resultaten, activiteiten en de inzet van financiële en
personele middelen. Daardoor kan er bij afwijkingen in de uitvoering van het beleid
en/of de inzet van financiële en personele middelen sneller en gerichter worden
bijgestuurd.
7. Geheimhouding
Niet van toepassing.
8. Afsluiting
Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.
Hoogachtend,
Gedeputeerde Staten van Groningen:
, voorzitter.
, secretaris.

Download Report