Managementletter 2013 gemeente Alphen-Chaam 15 januari 2014 Deloitte Accountants B.V. Bijster 5 4817 HX Breda Postbus 1195 4801 BD Breda Nederland Aan het college van burgemeester en wethouders Van de gemeente Alphen-Chaam Postbus 3 5130 AA ALPHEN (NB) Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9793 www.deloitte.nl Onderwerp Behandeld door Datum Management letter 2013 Drs. W. Veldhuis RA 15 januari 2014 Geacht college, Wij hebben conform uw opdracht d.d. 30 oktober 2013, als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2013, de interim controle voor de gemeente Alphen-Chaam uitgevoerd. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. In onze managementletter zijn onze bevindingen en aanbevelingen terzake opgenomen. Tevens heeft deze controle als doelstelling om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2013 te signaleren en onder uw aandacht te brengen. Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse en evaluatie is uitgevoerd in het kader van de door u verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico's dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken en het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. De risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing. Hierdoor is onze analyse en evaluatie beperkter dan dat deze zou zijn geweest in het kader van een opdracht tot het geven van een oordeel over de opzet, het bestaan, de effectiviteit en de efficiency van de interne beheersing als geheel en bestrijkt daarom niet noodzakelijkerwijze alle in de interne organisatie vervatte tekortkomingen. Wij wijzen u er op dat deze brief is opgesteld ten behoeve van het college van de gemeente Alphen-Chaam en daarom niet zonder onze toestemming aan derden mag worden verstrekt. De bevindingen en aanbevelingen kunnen worden gelezen als constructieve aanbevelingen voor het college als onderdeel van het continue proces van het veranderen en verbeteren van de beheersing van de bedrijfsvoering en de kwaliteit van de jaarrekening. Graag willen wij deze rapportage en de daarin opgenomen bevindingen en aanbevelingen nader met u bespreken. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. Drs. W. Veldhuis RA Inhoudsopgave gemeente Alphen-Chaam Management letter 2013 Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE ................................................................................................................................................................................................. 3 MANAGEMENTSAMENVATTING........................................................................................................................................................................... 5 THEMA’S ................................................................................................................................................................................................................ 8 BEVINDINGEN INTERNE BEHEERSING ............................................................................................................................................................. 12 FOLLOW-UP AANBEVELINGEN 2012................................................................................................................................................................. 21 AANDACHTSPUNTEN JAARREKENINGCONTROLE......................................................................................................................................... 25 ACTUELE ONTWIKKELINGEN ............................................................................................................................................................................ 30 DISCLAIMER EN BEPERKING IN HET GEBRUIK ............................................................................................................................................... 39 gemeente Alphen-Chaam Management letter 2013 4 Managementsamenvatting gemeente Alphen-Chaam Management letter 2013 Managementsamenvatting INLEIDING In deze managementletter zijn onze bevindingen naar aanleiding van de interim controle opgenomen. Ook gaan wij in op een aantal ontwikkelingen die op uw gemeente afkomen. Wij hebben onze managementletter als volgt ingericht: In de managementsamenvatting geven wij een overzicht van de bevindingen/ontwikkelingen die de meeste impact hebben op de organisatie. In het volgende hoofdstuk gaan wij in op de thema’s grondexploitatie, interne rechtmatigheidstoetsing en naleving van het treasurystatuut. Vervolgens bespreken wij de bevindingen met betrekking tot de interne beheersing en de follow-up van de bevindingen uit onze voorgaande rapportages (met name de managementletter 2012). Wij hebben een afzonderlijk hoofdstuk opgenomen met daarin de specifieke aandachtspunten ten behoeve van de jaarrekening. In de laatste twee hoofdstukken geven wij u een overzicht van landelijke ontwikkelingen en overige relevante zaken. Voorafgaand aan onze interimcontrole hebben wij op 8 oktober jl. overleg gevoerd met d auditcommissie over de actualiteiten en aandachtspunten bij onze controle. Daarnaast zijn drie speerpunten voor de controle 2013 benoemd: 1) 2) 3) Ondersteuning van de organisatie bij frauderisicoanalyse: Wij zullen voorafgaand aan de afronding van de jaarrekeningcontrole over de frauderisico’s met het College van gedachten wisselen. In ons accountantsverslag bij de jaarrekening komen wij hier op terug. Decentralisatie (hoe is de organisatie hierop voorbereid?): Gezien de huidige onzekerheden op dit gebied (zie hoofdstuk actuele ontwikkelingen van deze managementletter) zullen wij hierover rapporteren in ons accountantsverslag bij de jaarrekening 2013. Follow up aanbevelingen voorgaande rapportages op het gebied van projectbeheersing: Bij de controle van de jaarrekening 2013 besteden wij onder andere aandacht aan de investeringsprojecten en de grondexploitatie en zullen wij ook hierover rapporteren in ons accountantsverslag bij de jaarrekening 2013. gemeente Alphen-Chaam Management letter 2013 6 Managementsamenvatting OVERALL BEELD Tijdens onze interimcontrole 2013 hebben wij, voor zover passend binnen onze opdracht, een beeld gekregen van de ontwikkelingen binnen uw organisatie op het gebied van bedrijfsvoering, interne beheersing en interne controle, mede in relatie tot de door ons in de managementletter 2012 aangereikte adviezen en aanbevelingen. Wij stellen vast dat de in voorgaande jaren door ons gerapporteerde adviezen voor een groot gedeelte zijn opgevolgd. Als belangrijke aandachtspunten voor de korte termijn zien wij: Het verder naleven c.q. vormgeven/actualiseren van het treasurystatuut. Het uitvoeren van een zichtbare, onafhankelijke en kritische beoordeling van de grond-exploitatieopzetten. Het adequaat onderbouwen van grondaankopen en grondverkopen met actuele en getekende onafhankelijke taxatierapporten. Het tussentijds periodiek aansluiten van diverse subadministraties met de financiële administratie. Het dynamiseren van interne controles gedurende het jaar zodat bevindingen eerder beschikbaar zijn en waar nodig tijdig bijsturing kan plaatsvinden. gemeente Alphen-Chaam Management letter 2013 7 Thema’s Thema’s gemeente Alphen-Chaam Management letter 2013 Thema’s 1. GRONDEXPLOITATIE De grondexploitatie is qua financiële omvang en risico’s één van de significante processen van de gemeente Alphen-Chaam. De kredietcrisis en de economische recessie hebben (mogelijk) invloed op de resultaten van de verschillende projecten. De gevolgen hiervan, evenals de overige ontwikkelingen, worden door uw gemeente verwerkt in de periodieke actualisatie van de exploitatieopzetten. Voor de controle van de bouwgronden in exploitatie (BIE) zullen wij met de bij de grondexploitatie betrokken medewerkers begin 2014 een afzonderlijk gesprek plannen. Het doel hiervan is het uitwisselen en analyseren van de (voorlopige) resultaten van de actualisatie van de kostprijsopzetten en het maken van concrete afspraken over het verdere controleproces van de grondexploitatie. Het streven hierbij is dat de werkzaamheden ten aanzien van de grondexploitatie (grotendeels) zijn afgerond vóór aanvang van de jaarrekeningcontrole. Over de uitkomsten van onze werkzaamheden rapporteren wij in ons accountantsverslag bij de jaarrekening 2013. De commissie BBV heeft in februari 2012 een herziene notitie grondexploitatie uitgebracht. Hierin zijn onder andere aanbevelingen en stellige uitspraken opgenomen voor de verantwoording van de NIEGG. Eén van de stellige uitspraken is: ‘Voor het activeren van kosten bij NIEGG moet een reëel en stellig voornemen bestaan dat deze in de nabije toekomst worden bebouwd. Deze verwachting moet zijn gebaseerd op een raadsbesluit, waarin inhoud wordt gegeven aan ambitie en planperiode’. Kortom, de externe ‘spelregels’ zijn sinds 2012 aangescherpt. Wanneer NIEGG niet voldoen aan deze spelregels dan moet mogelijk een deel van de boekwaarde – tot de lagere marktwaarde op basis van huidige bestemming – afgeboekt worden. Voor de jaarrekening 2013 is het noodzakelijk dat in beeld wordt gebracht of de NIEGG gronden (nog) aan deze voorwaarden voldoen. gemeente Alphen-Chaam Management letter 2013 9 Thema’s 2. AANPAK EN VOORTGANG INTERNE CONTROLE Bij de interim-controle hebben wij aandacht besteed aan de aanpak, de voortgang en de resultaten van de door het cluster Financiën uitgevoerde interne controles. De stand van zaken van de interne controles ultimo november jl. is als volgt weer te geven: gemeente Alphen-Chaam Management letter 2013 10 Thema’s De interne controles worden in belangrijke mate gedurende het laatste kwartaal van het boekjaar respectievelijk het eerste kwartaal van het nieuwe boekjaar uitgevoerd. Wij adviseren in het vervolg voor de belangrijke significante processen de interne controles meer te spreiden over het jaar en de bevindingen tussentijds te rapporteren op een uniforme wijze. Op deze manier worden in een eerder stadium de consequenties van de bevindingen geëvalueerd en op basis van de beschikbare informatie de nodige acties genomen zodat (tijdig) kan worden bijgestuurd. Bovendien wordt een mogelijke (tijds)druk aan het einde van het boekjaar en bij het opstellen van de jaarrekening voorkomen. 3. NALEVING TREASURYSTATUUT In de Gemeentewet en de Wet financiering decentrale overheden (Wet fido) zijn kaders gesteld voor een verantwoorde en professionele inrichting en uitvoering van de treasuryfunctie van decentrale overheden. Uw gemeente onderkent het belang hiervan en beschikt over een door de Raad op 15 juli 2010 vastgesteld Treasurystatuut. Wij hebben de naleving van dit Treasurystatuut beoordeeld en vastgesteld dat niet alle bepalingen uit dit statuut worden nageleefd. Als voorbeeld noemen wij: De gemeente moet volgens het statuut haar interne liquiditeitsrisico’s baseren op een korte termijn liquiditeitsplanning (looptijd tot één jaar), alsmede op een meerjarige liquiditeitsplanning met een looptijd van minimaal 4 jaar. Op dit moment wordt alleen een meerjarige liquiditeitsplanning opgesteld en ontbreekt het aan een meer gedetailleerde liquiditeitsplanning voor de korte termijn. Een collegevoorstel met betrekking tot een garantiestelling of een lening moet worden voorzien van een opgave waarin het mogelijke gevolg voor het weerstandsvermogen weergeven wordt. Op dit moment wordt hier in dergelijke collegevoorstellen geen melding van gemaakt. Wij adviseren de bepalingen uit het Treasurystatuut in het vervolg geheel na te leven of het Treasurystatuut te actualiseren en/of aan te passen naar de huidige werkwijze binnen uw gemeente. U heeft aangegeven dat mede als gevolg van de invoering van schatkistbankieren het Treasurystatuut in 2014 zal worden geactualiseerd en ter vaststelling aan de Raad zal worden aangeboden. gemeente Alphen-Chaam Management letter 2013 11 Bevindingen interne beheersing gemeente Alphen-Chaam Management letter 2013 Bevindingen interne beheersing Significante tekortkoming in de interne beheersing*. Direct actie vereist. Andere tekortkomingen in de interne beheersing. Actie gewenst. Andere tekortkomingen in de interne beheersing. Actie te overwegen. 1 MEMORIAALBOEKINGEN Bevinding Uw gemeente gebruikt memoriaalboekingen om specifieke transacties of mutaties in de financiële administratie te verwerken, die niet via reguliere proces- en boekingsgang (kunnen) worden geboekt. Voorbeelden hiervan zijn afschrijvingen, salarissen en correctieboekingen. Memoriaalboekingen doorkruisen de reguliere waarborgen van interne beheersing in bijvoorbeeld het inkoopproces. Het is daarom belangrijk aanvullende c.q. specifieke interne beheersingsmaatregelen te treffen die waarborgen dat ook memoriaalboekingen op een betrouwbare wijze tot stand komen en in de financiële administratie worden verwerkt. Wij hebben geconstateerd dat geen zichtbare controle en autorisatie van memoriaalboekingen plaats vindt. Risico Het inherente risico van memoriaalboekingen – doordat deze de reguliere interne beheersingsmaatregelen doorkruizen – is dat materiële afwijkingen in de financiële administratie en (tussentijdse) managementinformatie ontstaan als gevolg van fraude of van fouten. Aanbeveling Wij adviseren u de memoriaalboekingen zichtbaar te controleren en te autoriseren vóórdat de memoriaalboekingen in de financiële administratie worden verwerkt en deze boekingen tevens te onderbouwen met de relevante documentatie. * Significante tekortkoming in de interne beheersing: een tekortkoming of een combinatie van tekortkomingen in de interne beheersing die, op grond van het professionele oordeel van de accountant, voldoende belangrijk is om de aandacht van degenen belast met governance te verdienen. gemeente Alphen-Chaam Management letter 2013 13 Bevindingen interne beheersing 2 BIJDRAGEN GEMEENSCHAPPELIJKE REGELINGEN Bevinding De gemeente neemt deel in diverse gemeenschappelijke regelingen. Jaarlijks wordt de hoogte van de gemeentelijke bijdragen aan de gemeenschappelijke regeling door middel van een collegebesluit (bij de behandeling van de begroting van desbetreffende gemeenschappelijke regeling) vastgesteld en daarna in de programmabegroting van de gemeente verwerkt. Wij merken op dat zowel in de collegebesluiten als in de paragraaf verbonden partijen in de programmabegroting de hoogte van deze bijdragen niet expliciet worden vermeld. Aanbeveling Wij adviseren u in het vervolg de hoogte van de bijdragen aan de gemeenschappelijke regelingen expliciet te vermelden in zowel de collegebesluiten als in de paragraaf verbonden partijen in de programmabegroting van uw gemeente. gemeente Alphen-Chaam Management letter 2013 14 Bevindingen interne beheersing 3 Bevinding INTERNE CONTROLE SUBSIDIEVERSTREKKINGEN Uw gemeente verstrekt jaarlijks subsidies aan diverse organisaties en instellingen. Voor het aanvragen, toekennen en vaststellen van subsidies heeft u spelregels vastgelegd in de ‘Nota subsidiebeleid gemeente Alphen-Chaam’. Om de juistheid en rechtmatigheid van deze subsidies vast te stellen vindt interne controle plaats op de subsidieverstrekkingen. Wij merken hierbij op dat bij de interne controle over 2013 alleen aandacht wordt besteed aan de juistheid en rechtmatigheid van de toekenningen 2013 en geen aandacht is besteed aan de vaststellingen 2012. Risico Het risico bestaat dat subsidievaststellingen 2012 niet juist en/of rechtmatig zijn. Aanbeveling gemeente Alphen-Chaam Management letter 2013 Het is van belang dat alsnog interne controle wordt uitgevoerd op de juistheid en rechtmatigheid van de subsidievaststellingen 2012. Hiervoor kan bijvoorbeeld gebruik worden gemaakt van een checklist waarin de (belangrijkste) bepalingen uit de subsidieverordening zijn opgenomen. 15 Bevindingen interne beheersing 4 Bevinding GRONDEXPLOITATIE EN TUSSENTIJDSE INFORMATIEVOORZIENING Gezien de financiële omvang, de risico’s en complexiteit is een adequate beheersing en informatievoorziening met betrekking tot de grondexploitatie een belangrijk aandachtspunt. In de tussentijdse informatievoorziening aan de Raad (bijvoorbeeld de Zomernota 2013) wordt niet ingegaan op afwijkingen ten opzichte van de exploitatieopzetten en/of de begroting. Aanbeveling Wij adviseren u in de toekomst waar nodig meer informatie over de ontwikkelingen binnen de grondexploitatie op te nemen in de tussentijdse informatievoorziening. Als voorbeeld noemen we het relateren van de voortgang van de verkopen aan de laatst opgestelde exploitatieopzetten en/of de begroting. gemeente Alphen-Chaam Management letter 2013 16 Bevindingen interne beheersing 5 ACTUALISEREN VAN DE EXPLOITATIEOPZETTEN GRONDEXPLOITATIE Bevinding Aan het begin van elk jaar worden de exploitatieopzetten van de grondexploitaties herzien door een extern bureau in overleg met de verantwoordelijk medewerkers binnen uw gemeente. Het ontbreekt hierbij aan een gestructureerd vastgelegde onderbouwing van de diverse aannames en parameters in deze exploitatieopzetten. Aanbeveling gemeente Alphen-Chaam Management letter 2013 Wij adviseren u om in het vervolg de onderbouwing van de diverse uitgangspunten, aannames en parameters per grondexploitatie zichtbaar en gestructureerd vast te leggen. Op deze manier kan het Cluster Financiën en/of Planning&Control vervolgens een kritische beoordeling van de exploitatieopzetten worden uitgevoerd. Wij verzoeken u overigens deze beoordeling reeds bij de jaarrekening 2013 per complex zichtbaar vast te leggen. 17 Bevindingen interne beheersing 6 LEGES OMGEVINGSVERGUNNINGEN Bevinding Ten aanzien van de behandeling en verstrekking van omgevingsvergunningen hebben wij vastgesteld dat zowel de inhoudelijke beoordeling van de aanvraag als de definitieve besluitvorming door dezelfde persoon wordt uitgevoerd. Het ontbreekt derhalve aan een adequate functiescheiding in het proces. Daarnaast hebben wij vastgesteld dat het besluit in sommige gevallen wordt genomen door een medewerker die niet bevoegd is conform de mandaatregeling. Risico Het risico van het ontbreken van adequate functiescheiding in het proces is dat onjuiste of onrechtmatige besluiten worden genomen in het kader van de omgevingsvergunningen. Aanbeveling Wij adviseren u in het vervolg waar mogelijk functiescheiding aan te brengen tussen de behandeling van de aanvraag en de definitieve besluitvorming en de onafhankelijke controle in het proces hierbij zichtbaar vast te leggen. Daarnaast is het van belang dat definitieve besluiten worden genomen door een daartoe bevoegd persoon. gemeente Alphen-Chaam Management letter 2013 18 Bevindingen interne beheersing 7 LEGES OMGEVINGSVERGUNNINGEN: AANSLUITING SUBADMINISTRATIE VERGUNNINGEN MET FINANCIËLE ADMINISTRATIE Bevinding De aansluiting tussen de legesopbrengsten volgens de primaire registratie van de verleende omgevingsvergunningen en de financiële administratie is voor 2013 tot op heden niet vastgesteld. Risico Het risico bestaat dat de opbrengst leges omgevingsvergunningen niet volledig wordt verantwoord in de financiële administratie en dat de tussentijdse informatievoorziening niet juist en/of volledig is. Aanbeveling gemeente Alphen-Chaam Management letter 2013 Wij adviseren u in het vervolg niet alleen ten behoeve van de jaarrekening de aansluiting tussen de subadministratie omgevingsvergunningen en de financiële administraties te maken maar deze aansluitingen in het vervolg periodiek (bijv. per kwartaal) vast te stellen om eventuele afwijkingen tijdig te signaleren en waar nodig tijdig bij te sturen. 19 Bevindingen interne beheersing 8 Bevinding VASTGOEDTRANSACTIES / STAATSSTEUN De gemeente verricht aan- en verkopen van grond en overig vastgoed. Voor dergelijke transacties moet worden vastgesteld dat de prijzen op een adequate en objectieve wijze tot stand zijn gekomen, onder andere in verband met het risico op staatssteun. Wij hebben vastgesteld dat het bij de verkoop in 2013 van de gronden in het kader van het Centrumplan Alphen (op basis van ontwikkel- en realisatieovereenkomst uit maart 2012) ontbreekt aan een actuele onafhankelijke taxatie. De aanwezige taxatie voor deze verkoop betreft een ongetekend concept taxatierapport uit 2009 waarbij de taxatiewaarde niet meer aansluit op de definitieve verkoopprijs. De gemeente heeft ten behoeve van onze controle aangegeven waardoor deze afwijking is ontstaan. Aanbeveling gemeente Alphen-Chaam Management letter 2013 Het is van belang dat alle aan- en verkopen binnen de gemeente worden onderbouwd met actuele en getekende stukken. 20 Follow-up aanbevelingen 2012 gemeente Alphen-Chaam Management letter 2013 Follow-up management letter vorig boekjaar Niet opgelost**. Gedeeltelijk opgelost. O Significante tekortkoming in de interne beheersing*. Direct actie vereist. Andere tekortkomingen in de interne beheersing. Actie gewenst. Andere tekortkomingen in de interne beheersing. Actie te overwegen. Risico Opgelost. Onderwerp Toelichting Interne rechtmatigheidstoetsing / Interne controle Professionalisering en dynamiseren van de uitvoering van de interne controles. De interne controles worden nog in belangrijke mate gedurende het laatste kwartaal van het boekjaar en het eerste kwartaal van het nieuwe boekjaar uitgevoerd (zie paragraaf Thema’s in deze managementletter) en het ontbreekt nog aan een volledige gestructureerde vastlegging zoals is voorgeschreven in de Nota AO/IC van uw gemeente. Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking West-Brabant (BWB) Maken van afspraken over interne controles en informatievoorziening. De gemeente ontvangt maandelijks van de BWB rapportages met betrekking tot afdrachten, WOZ/OZB, leegstand, bezwaren en kwijtscheldingen. De gemeente analyseert deze bestanden en koppelt bevindingen daar waar nodig terug met de BWB. Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking West-Brabant (BWB) In beeld brengen van de processen binnen uw gemeente en waar nodig aanpassen. De procesbeschrijvingen worden op dit moment binnen de gemeente geactualiseerd. O Op dit moment vinden er gesprekken plaats tussen de deelnemende gemeenten en de BWB en worden er afspraken gemaakt met betrekking tot de uitvoering van de controle van vrijstellingen en leegstand over 2013. O Onroerende Zaakbelasting Controle vrijstellingen en leegstand. gemeente Alphen-Chaam Management letter 2013 Follow-up O 22 Follow-up management letter vorig boekjaar Risico Onderwerp Toelichting Bouwleges Zichtbaar vastleggen van de akkoord bevonden opgegeven bouwsom. De berekening wordt door middel van een daarvoor opgezet memo in het bouwdossier zichtbaar gemaakt. Bouwleges Periodieke aansluiting registratie (subadministratie) afdeling Publiekszaken met de financiële administratie. Gedurende 2013 heeft deze aansluiting niet plaatsgevonden. Het is van belang dat deze aansluiting ten tijde van de jaarrekeningcontrole 2013 wel zichtbaar is vastgelegd. Votering investeringskredieten Totale projectkosten opnemen en afzonderlijk de dekking. Met ingang van 2013 is in de staat van restantkredieten alsmede in de zomernota 2013 naast de netto bedragen melding gemaakt van de brutobedragen en wordt de totale dekking afzonderlijk weergegeven. Grondaankopen Onafhankelijke taxatie te laten uitvoeren bij de aankoop van grond. In 2013 hebben geen materiële grondaankopen plaatsgevonden. In de nieuwe grondnota (die naar verwachting in maart 2014 wordt vastgesteld door de gemeenteraad) worden richtlijnen met betrekking tot aankoop van gronden opgenomen. Hierin wordt ingegaan op eventuele taxaties bij grondaankopen. Inkopen, goederen en diensten Autorisatie facturen door een daartoe bevoegde medewerker. Wij hebben in onze deelwaarneming op inkoopfacturen 2013 vastgesteld dat 2 van de 42 facturen door een niet daartoe bevoegde medewerker is geautoriseerd. Subsidieverstrekkingen beoordeling van zowel subsidieaanvragen als –vaststellingen zichtbaar vast te leggen in de subsidiedossiers. Deze zichtbare vastlegging vindt nog niet plaats. De verantwoordelijk medewerker heeft aangegeven dat er op korte termijn afspraken worden gemaakt om de werkwijze aan te passen en de uniforme vastlegging van de interne toetsing te formaliseren. gemeente Alphen-Chaam Management letter 2013 Follow-up O 23 Follow-up management letter vorig boekjaar Risico Onderwerp Toelichting Onroerende Zaakbelasting Controle op de volledige en juiste informatievoorziening vanuit de gemeente aan de BWB. Ten behoeve van de jaarrekeningcontrole 2012 is door de gemeente alsnog onafhankelijk vastgesteld of alle gereedmeldingen van omgevingsvergunningen zijn doorgegeven aan de BWB. Wij merken op deze controle over 2013 nog niet heeft plaatsgevonden en deze derhalve nog voor de jaarrekeningcontrole 2013 moet worden uitgevoerd. Tussentijdse informatievoorziening Efficiëntie en tijdigheid van de tussentijdse informatievoorziening verbeteren. Vanaf 2013 is de P&C-cyclus hierop aangepast wat door de gemeenteraad op 31 januari 2013 is goedgekeurd. Follow-up * Significante tekortkoming in de interne beheersing: een tekortkoming of een combinatie van tekortkomingen in de interne beheersing die, op grond van het professionele oordeel van de accountant, voldoende belangrijk is om de aandacht van degenen belast met governance te verdienen. ** Met de term ‘opgelost’ wordt bedoeld dat deze bevinding in het kader van doelstelling van de jaarrekeningcontrole ons geen aanleiding geeft deze dit jaar te herhalen. Zoals aangegeven heeft deze kwalificatie echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing. gemeente Alphen-Chaam Management letter 2013 24 Aandachtspunten jaarrekeningcontrole gemeente Alphen-Chaam Management letter 2013 Aandachtspunten jaarrekeningcontrole VOORZIENINGEN Achtergrond De in de balans ultimo 2012 opgenomen voorzieningen zijn onderbouwd met inschattingen van de toekomstige verplichtingen en eventuele risico’s. Binnenkort zullen deze inschattingen weer geactualiseerd moeten worden ten behoeve van de jaarrekening 2013. De uitkomsten zullen waar nodig worden verwerkt in de jaarrekening 2013. Mogelijke bevinding Het risico bestaat dat er ten onrechte of voor een niet juist bedrag voorzieningen zijn getroffen. Aanbeveling Het is van belang dat voor alle voorzieningen de benodigde omvang ultimo 2013 wordt onderbouwd met actuele calculaties, uitgangspunten e.d. en dat ook de dotaties aan de voorzieningen in 2013 aansluiten met deze herziene calculaties. Ook is het van belang werkelijke onttrekkingen in het boekjaar 2013 te relateren aan de inschattingen van ultimo 2012 en afwijkingen toe te lichten en te onderbouwen. Wij willen eind februari 2014 al naar de voorzieningen kijken. Op deze manier worden eventuele bijzonderheden of andere aandachtspunten vroegtijdig gesignaleerd en kan tijdig actie worden ondernomen voor de jaarrekening 2013. Het is daarbij wel van belang dat intern de benodigde documentatie en analyses ook eind februari 2014 beschikbaar zijn voor de controle. gemeente Alphen-Chaam Managementletter 2013 26 Aandachtspunten jaarrekeningcontrole HERBESTEMMING GEMEENTELIJK VASTGOED Achtergrond Mede als gevolg van noodzakelijke bezuinigingen en actuele ontwikkelingen in het takenpakket denken veel gemeenten momenteel na over herbestemming van gemeentelijk vastgoed en/of andere wijze van exploiteren van dit vastgoed. Mogelijke bevinding Een eventuele herbestemming en/of andere wijze van exploitatie van gemeentelijk vastgoed heeft vaak gevolgen voor de toekomstige waarde van het vastgoed en kan eventueel leiden tot duurzaken waardevermindering van dit vastgoed. Deze zullen dan ten laste van het jaarresultaat verantwoord moeten worden. Aanbeveling Wij adviseren u ten behoeve van de jaarrekening het gemeentelijk vastgoed nadrukkelijk te beschouwen op (verwachte) toekomstige bestemming, wijze van exploitatie e.d. en daarbij te bezien of de noodzaak aanwezig is om tot een afwaardering van de waarde van dit vastgoed over te gaan. In dit kader verwijzen wij u ook naar de notitie die commissie BBV in juli 2013 over dit onderwerp heeft uitgebracht. gemeente Alphen-Chaam Managementletter 2013 27 Aandachtspunten jaarrekeningcontrole OVERIGE ACTIEPUNTEN JAARREKENING 2013 Achtergrond gemeente Alphen-Chaam Managementletter 2013 Op verschillende onderdelen in deze management letter zijn reeds actiepunten benoemd die van belang zijn voor de jaarrekening 2013. Hier geven wij een overzicht van de belangrijkste actiepunten, die overigens onderdeel zijn van de interne (jaarrekening)planning: Het actualiseren van de kostprijsopzetten voor de Bouwgronden In Exploitatie (BIE) en het op basis hiervan bepalen van de waardering van de BIE in de jaarrekening 2013 inclusief de toereikendheid van de eerder getroffen verliesvoorzieningen. Het beoordelen en onderbouwen van de waardering van de Niet In Exploitatie Genomen Gronden (NIEGG) op (1) het stellig voornemen tot ontwikkeling, (2) de mate waarin de gemeente in staat is om de desbetreffende gronden te ontwikkelen (bijvoorbeeld met de bestemmingsplannen) en (3) de marktwaarde in relatie tot de boekwaarde. Hierbij moet worden nagegaan of (NIEGG) eventueel als materieel vast actief of als overige voorraden moet worden verantwoord hetgeen bij de agrarische gronden het geval kan zijn. Het afronden van de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden op diverse overige processen (zie paragraaf ‘Stand van zaken verbijzonderde interne controle’ eerder in de management letter voor een gedetailleerde weergave). Het analyseren en evalueren van de impact van de interne controlebevindingen op de jaarrekening 2013. Het tijdig uitvoeren en afronden van de interne controle op de SiSa-bijlage en het opleveren van een volledig SiSa-dossier. Het uitvoeren van interne controle op de juiste en volledige naleving van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). Ter ondersteuning hierbij zullen wij u een vragenlijst toesturen (zie voorts het hoofdstuk ‘Actuele ontwikkelingen’ hierna). 28 Aandachtspunten jaarrekeningcontrole Aanbeveling De actiepunten zijn al besproken met de ambtelijke organisatie en zijn door de organisatie ook onderkend en onderschreven. De organisatie neemt de actiepunten op in de interne planning voor en werkzaamheden bij het opstellen van de jaarrekening 2013. Mochten de interne controlebevindingen hiertoe aanleiding geven, dan is het belangrijk dat u de (voorlopige) uitkomsten ervan tussentijds met ons deelt zodat wij gezamenlijk de benodigde vervolgacties kunnen bepalen. Wij wijzen nog specifiek op het volgende: Voor de verwerking van de algemene uitkering heeft de commissie BBV een stellige uitspraak gedaan. In de jaarrekening 2013 wordt de algemene uitkering opgenomen conform de in 2013 laatst gepubliceerde accresmededeling (september circulaire 2013). Wanneer u voor het inzicht van de jaarrekening 2013 rekening houdt met de in latere circulaires of berichtgeving aangekondigde ontwikkelingen van het accres, dan dient u deze afwijking van de genoemde stellige uitspraak toe te lichten bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening 2013. gemeente Alphen-Chaam Managementletter 2013 29 Actuele ontwikkelingen gemeente Alphen-Chaam Management letter 2013 Actuele ontwikkelingen WET NORMERING BEZOLDIGING TOPFUNCTIONARISSEN PUBLIEKE EN SEMIPUBLIEKE SECTOR Wat beoogt de wet? De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is vanaf 2013 van toepassing en vervangt de Wopt (Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens). Doel van de wet is te verhinderen dat instellingen in de (semi)publieke sectoren rechtens in staat zijn bovenmatige bezoldigingen toe te kennen. In de WNT is geregeld: op welke organisaties de WNT van toepassing is; wat onder een topfunctionaris wordt verstaan; de hoogte van bezoldigingsmaxima voor topfunctionarissen (de algemene maximale bezoldiging mag over 2013 niet meer bedragen dan € 228.599); een verbod op bonussen of andere variabele beloningen aan topfunctionarissen; een verbod op non-activiteitsregelingen voor topfunctionarissen; een verbod op hoge beëindigingsvergoedingen aan topfunctionarissen (de maximale ontslagvergoeding is gelijk aan de som van de beloning en de voorzieningen voor beloningen betaalbaar op termijn over de twaalf maanden vóór het einde van het dienstverband maar niet meer dan € 75.000); uniforme openbaarmakingsverplichtingen voor organisaties waarop de WNT van toepassing is. De WNT verschilt op een aantal punten van de Wopt. Zo moeten onder de WNT alle bezoldigingen van (gewezen) topfunctionarissen worden gepubliceerd in de jaarrekening, ook als geen sprake is van een overschrijding van de bezoldigingsnorm. Daarnaast kent de WNT een handhavingsregime. Overschrijding van de bezoldigingsnorm wordt aangemerkt als een onverschuldigde betaling, die door de topfunctionaris terugbetaald moet worden. Gebeurt dit niet, dan is Deloitte als accountant wettelijk verplicht om bij het ministerie melding te doen van deze onverschuldigde betaling. Wij hebben tevens een meldingsplicht indien u geen of onjuiste gegevens heeft gepubliceerd in de jaarrekening. Het ministerie zal vervolgens tot handhaving overgaan, wat in het uiterste geval leidt tot terugvordering van het onterecht ontvangen bedrag bij de topfunctionaris. Het begrip ‘topfunctionaris’ Voor gemeenten zijn de functies van griffier en gemeentesecretaris wettelijk aangewezen als topfunctionarissen in de zin van de WNT. Ook indien de functie van topfunctionaris anders dan in dienstverband wordt vervuld, is de WNT van toepassing. Dus ook indien bijvoorbeeld sprake is van detachering of inhuur als zzp’er. De WNT is voorts van toepassing op een interim-topfunctionaris, die zijn interim functie binnen een periode van 18 maanden, zes maanden of meer vervult. gemeente Alphen-Chaam Management letter 2013 31 Actuele ontwikkelingen Overgangsrecht niet altijd van toepassing In de wet zijn overgangsbepalingen opgenomen voor bestaande beloningsafspraken. Er zijn situaties waar het overgangsrecht niet van toepassing is en de WNT met ingang van 1 januari 2013 al directe werking heeft. Dit heeft tot gevolg dat betalingen uit hoofde van bestaande bezoldigingsafspraken met topfunctionarissen, gemaakt voor de inwerkingtreding van WNT, al met ingang van 1 januari 2013 een onverschuldigde betaling kunnen zijn. De gemeente moet deze onverschuldigde betalingen dan terugvorderen bij de topfunctionaris. Tijdig signaleren is dus van belang, omdat een onverschuldigde betaling die pas aan het einde van het jaar aan het licht komt onbewust tot een terugbetaling kan leiden. Wat betekent dit voor u? De WNT heeft gevolgen voor uw gemeente. Het is van belang zodanige maatregelen van interne beheersing te treffen die de naleving van de wet waarborgen: 1. toets bezoldiging topfunctionarissen en overige medewerkers aan de WNT en specifiek het overgangsrecht; 2. zorg voor een goede registratie van de relevante WNT-gegevens, zowel voor personen met een dienstverband als externe inhuur; 3. maak de openbaarmakingsverplichting tot onderdeel van uw jaarrekeningproces; 4. stel vast of het wervings- en beloningsbeleid moet worden aangepast; 5. treed indien nodig tijdig in overleg met uw toezichthouder en/of accountant. Ten behoeve van de jaarrekeningcontrole zullen wij u een vragenlijst overhandigen, waarin is opgenomen welke informatie wij nodig hebben om de controle op de naleving van de WNT voor uw gemeente te kunnen uitvoeren. Actuele ontwikkelingen In een brief van 10 juli 2013 is door de Minister van BZK aangekondigd dat er twee afzonderlijke wetsvoorstellen tot aanscherping van de WNT zullen komen. Dit ter uitvoering van afspraken in het regeerakkoord. Het betreft enerzijds een wetsvoorstel tot verlaging van de maximale bezoldigingsnorm tot 100% van het ministerssalaris. De norm is momenteel 130% van het ministerssalaris. Beoogd wordt dat dit wetsvoorstel per 1 januari 2015 in werking treedt. Het tweede wetsvoorstel betreft het uitbreiden van de reikwijdte van de WNT naar alle functionarissen. Dit betekent dat de maximale bezoldigingsnorm en ontslaguitkering van toepassing zou worden op alle medewerkers in de publieke en semipublieke sector. Beoogd wordt dat dit wetsvoorstel uiterlijk per 1 januari 2017 in werking treedt. gemeente Alphen-Chaam Management letter 2013 32 Actuele ontwikkelingen WIJZIGING BBV MET INGANG VAN BEGROTINGSJAAR 2014 Op 25 juni 2013 is de wijziging van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) gepubliceerd. De wijziging houdt verband met: 1. De wijziging van de Gemeentewet en de Provinciewet door het aanpassen van enkele bepalingen in het financieel toezicht op gemeenten en provincies zoals het wijzigen van de term ‘in evenwicht’ door ‘structureel en reëel in evenwicht’; 2. De evaluatie van de financiële functie van gemeenten en provincies door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties (BZK); en 3. Een aantal kleinere, meer technische aanpassingen. De wijziging geldt voor gemeenten vanaf het begrotingsjaar 2014 en voor gemeenschappelijke regelingen vanaf het begrotingsjaar 2015. Hierna komen achtereenvolgens de belangrijkste inhoudelijke aanpassingen van het BBV aan bod. Structureel evenwicht Het bestaan van structureel evenwicht is vast te stellen als inzicht bestaat in het deel van de baten en lasten dat structureel respectievelijk incidenteel is. Om dit inzicht te verbeteren, is artikel 19 en 28 als volgt gewijzigd: Gemeenten dienen het voorgeschreven overzicht van incidentele baten en lasten voortaan op te nemen ‘per programma, waarbij per programma ten minste de belangrijkste posten afzonderlijk worden gespecificeerd en de overige posten als een totaalbedrag kunnen worden opgenomen’; en Er is een overzicht van de beoogde resp. gerealiseerde structurele toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves verplicht gesteld. Paragraaf verbonden partijen Gemeenten brengen taken onder bij verbonden partijen, zoals gemeenschappelijke regelingen. Voor het adequaat invullen van het toezicht door de gemeenteraad, is het van belang dat de begroting en jaarrekening inzicht geven in de verbonden partijen waar de gemeente in deelneemt, het belang dat de gemeente hierin heeft en in de financiële positie van de verbonden partijen. Met de wijziging van artikel 15 van het BBV zijn gemeenten verplicht deze informatie in de paragraaf verbonden partijen op te nemen. De verplichting in de artikelen 67 en 69 om de lijst met verbonden partijen op te nemen in de toelichting op de productenrealisatie is geschrapt. Programmarekening Om de relatie tussen de begroting en de jaarstukken te verduidelijken, is in artikel 24 het begrip ‘programmarekening’ gewijzigd in ‘het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening’. gemeente Alphen-Chaam Management letter 2013 33 Actuele ontwikkelingen Na de wijziging van het BBV bestaan de begroting resp. de jaarstukken van een gemeente ten minste uit de volgende onderdelen: BEGROTING JAARSTUKKEN Beleidsbegroting: Jaarverslag: Programmaplan Programmaverantwoording Paragrafen Paragrafen Financiële begroting: Jaarrekening: Overzicht van baten en lasten in de begroting en de toelichting Overzicht van baten en lasten in de jaarrekening en de toelichting Uiteenzetting financiële positie en de toelichting Balans en de toelichting Bijlage verantwoordingsinformatie specifieke uitkeringen (SiSa-bijlage) Resultaat bestemmen Het BBV staat toe dat de raad al bij de begroting autoriseert dat mutaties in bestemmingsreserves plaatsvinden. Feitelijk bestemt de raad hiermee gedurende het jaar een deel van het verwachte resultaat. Om die reden kende het BBV de begrippen geraamd en gerealiseerd resultaat voor en na bestemmen. Het verschil tussen de genoemde geraamde en gerealiseerde resultaten betreft het saldo van de geraamde respectievelijk gerealiseerde mutaties in reserves. Het begrip ‘resultaat bestemmen’ kan verwarring geven. Om hierin meer duidelijkheid te geven, zijn de begrippen in de artikelen 17 en 27 van het BBV als volgt aangepast: VÓÓR WIJZIGING BBV NA WIJZIGING BBV Geraamd resultaat voor bestemmen Geraamde totaal saldo van baten en lasten Geraamd resultaat na bestemmen Geraamde resultaat Gerealiseerd resultaat voor bestemmen Gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten Gerealiseerd resultaat na bestemmen Gerealiseerde resultaat gemeente Alphen-Chaam Management letter 2013 34 Actuele ontwikkelingen Stand van zaken in Alphen-Chaam Wij hebben vastgesteld in hoeverre in de programmabegroting 2014 rekening is gehouden met de voornoemde wijzigingen in het BBV. Naar aanleiding hiervan merken wij het volgende op: De ‘Staat van reserves en voorzieningen’ in de begroting 2014 geeft inzicht in de begrote mutaties in reserves en voorzieningen. De staat geeft echter geen inzicht in de beoogde structurele toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves. In de begroting 2014 is nog de ‘oude’ terminologie gehanteerd van het BBV vóór de beschreven wijzigingen. Het is voorgeschreven de juiste terminologie uit het BBV te hanteren in de jaarstukken 2014. Wij adviseren bij het opstellen van de programmabegroting 2015 en de jaarstukken 2014 rekening te houden met voornoemde bevindingen, zodat de jaarstukken volledig voldoen aan het BBV. Daarnaast is het aan te bevelen de raad tijdig te informeren over de wijzigingen in het BBV, zodat de raad de betreffende informatie, posten en resultaten juist begrijpt en interpreteert. gemeente Alphen-Chaam Management letter 2013 35 Actuele ontwikkelingen WET MARKT EN OVERHEID De Wet Markt en Overheid (hierna: Wet M en O) is per 1 juli 2012 van kracht. Het doel van de wet is oneerlijke concurrentie met marktpartijen voorkomen en een gelijkwaardig speelveld te creëren. Het in concurrentie treden met marktpartijen wordt in de Wet M en O als economische activiteit geduid. Voorbeelden hiervan zijn de verhuur van ruimten en exploitatie van gemeentelijke accommodaties of parkeergarages. Als sprake is van economische activiteiten dan moeten de integrale kosten worden doorberekend aan de afnemers. In de wet M en O is de bepaling opgenomen dat een gemeente een inventarisatie maakt van haar producten en diensten en vervolgens een analyse verricht op het aanbieden van producten en diensten in concurrentie met marktpartijen. Vervolgens dient de gemeente voor de economische activiteiten een integrale kostprijsberekening op te stellen die aansluit bij de bepalingen die opgenomen zijn in de Wet M en O. Gemeenten hebben tot 1 juli 2014 om de bepalingen na te leven voor activiteiten die al voor 1 juli 2012 werden verricht. Op activiteiten die na 1 juli 2012 zijn opgestart (dus nieuwe activiteiten) is de Wet M en O direct van toepassing. De volgende bepalingen uit de Wet M en O zijn voor de jaarrekening 2013 van belang: De Wet M en O is externe regelgeving die dient te worden opgenomen in het normenkader rechtmatigheid voor 2013; Het is van belang dat uw gemeente op korte termijn een analyse maakt van activiteiten die als economische activiteiten kwalificeren; Indien sprake is van nieuwe economische activiteiten in de zin van de Wet M en O, dan dienen onder andere de integrale kosten aan de afnemers van de economische activiteiten te worden doorberekend. Hiertoe dient een integrale kostprijsberekening te worden opgesteld die voldoet aan de Wet M en O; en Voor bestaande economische activiteiten (van vóór de invoering van de Wet M en O) dient een tijd- en activiteitenplanning te worden opgesteld waarmee wordt geborgd dat deze activiteiten vóór 1 juli 2014 voldoen aan de bepalingen van de Wet M en O. gemeente Alphen-Chaam Management letter 2013 36 Actuele ontwikkelingen INVOERING DECENTRALISATIES Inleiding Het kabinet Rutte I heeft besloten de gemeenten de wetgeving op het sociale domein uit te laten voeren welke voorheen door de Rijksoverheid werd gedaan. Deze drie decentralisaties waren bekend onder de namen: de Participatiewet, de Jeugdzorg en de begeleiding AWBZ naar de Wmo (AWBZ). De Wwnv (nu: Participatiewet) en AWBZ zijn na de val van het kabinet Rutte I controversieel verklaard. Het doel van de decentralisaties was het effectiever en efficiënter laten uitvoeren van de werkzaamheden. De Rijksoverheid had voorafgaand aan de decentralisering een efficiencykorting opgelegd aan de gemeenten. Onderkant arbeidsmarkt (Participatiewet) Voor de verwachte regeling voor de onderkant van de arbeidsmarkt moeten de gemeenten goed zicht krijgen op de aantallen die gebruik gaan maken van de regeling. De uitvoering van deze regeling zal waarschijnlijk uiteenvallen in een aantal posten: het Inkomens-deel, het Werk-deel en de herstructurering van de Wet sociale werkvoorziening (Wsw). Het gebruik van het Inkomens-deel is een recht van de burger; de gemeente heeft de mogelijkheid om te toetsen of de burger het recht heeft om de uitkering aan te vragen. Gemeenten gebruiken het Werk-deel om mensen met een uitkering geschikt te maken voor werk. De gemeente heeft de keuze om dat deel te gebruiken voor een doelgroep en is niet verplicht om iedere persoon hiervan gebruik te laten maken. Naar verwachting zal, binnen het financiële kader van de regeling, een meerderheid van het budget opgaan aan de relatief dure Wsw-doelgroep. Hoewel de korting op het subsidiedeel van de Wsw voorlopig is opgeschort, is het niet ondenkbaar dat het Rijk een dergelijke bezuiniging opnieuw oplegt. Wanneer gemeenten met ongewijzigd beleid doorwerken, ontstaan tekorten. Voor uw gemeente is het daarom van groot belang inzicht te hebben in de bestanden en de doelgroepen en kennis te hebben van het rendement van het ingezette instrumentarium. Het is belangrijk dat u de koers van het kabinet blijft volgen en direct vertaalt naar de gevolgen voor de eerder opgestelde project- en transitieplannen om op die manier zo snel mogelijk, op een effectieve en efficiënte manier, de uitvoering ter hand te kunnen nemen. AWBZ: Extramurale Begeleiding en kortdurend verblijf Gemeenten zijn verantwoordelijk voor maatschappelijke participatie van burgers op grond van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). Het kabinet Rutte I heeft ervoor gekozen om de extramurale begeleiding, die nu nog deel uitmaakt van de AWBZ, dichter bij de cliënt te organiseren. Doelstelling van de decentralisatie van de extramurale begeleiding, het bijbehorende vervoer en kortdurend verblijf is dat gemeenten ook via inzet van dit type zorg (zoals dagbesteding voor mensen met een verstandelijke beperking) de participatie bevorderen. Dit levert maatschappelijke meerwaarde op meerdere terreinen op. Gemeenten zijn bij uitstek in staat om verbindingen te leggen tussen zorg en welzijn. Door zorg en welzijn in samenhang te organiseren in de wijk, kan de gemeente makkelijker en goedkoper zorg op maat leveren. Gemeenten kunnen als regievoerder dwarsverbanden leggen met andere gemeentelijke taken zoals schuldsanering, jeugdhulp, werk en inkomen en het vrijwilligersbeleid. Gemeenten krijgen te maken met een efficiencykorting. Hoe hoog deze korting op het budget zal zijn, is nog niet bekend. gemeente Alphen-Chaam Management letter 2013 37 Actuele ontwikkelingen Het is belangrijk uw doelgroep goed inzichtelijk te maken. Hierdoor krijgt u inzicht in de kwetsbare doelgroepen waarvoor de gemeente zorg moet organiseren, wat de achtergrond is van de zorgvraag en welke zorg de gemeente moet leveren. Door goede afspraken te maken met de aanbieders die op dit moment de begeleiding bieden, kan uw gemeente efficiencyvoordeel behalen. Daarnaast kan de gemeente efficiencyvoordelen behalen door bijvoorbeeld met andere gemeenten samen te werken, een integraal aanbod te bieden, de indicatiestelling (nu door CIZ uitgevoerd) tegen het licht te houden en eenvoudiger te maken, door slimme keuzes te maken op lokaal niveau en een efficiënte bedrijfsvoering. Gemeenten kunnen daarbij ook kiezen voor het inrichten van laagdrempelige algemene voorzieningen, zoals inloopgelegenheden, om de druk op het loket en het aantal af te geven individuele beschikkingen te beperken. Jeugdzorg Het Rijk maakt de gemeenten vanaf 2015 verantwoordelijk voor de gehele jeugdzorg. Gemeenten ontwikkelen een visie op de uitgangspunten en kaders voor dit beleidsveld. Het gaat niet alleen om het overnemen van taken, het gaat ook om de vraag hoe gemeenten het anders gaan doen en de financiële taakstelling van 10% invullen. Uw gemeente zit in een proces waarin u zich oriënteert op de nieuwe taken en nadenkt op welke manier u de ondersteuning en zorg anders gaat organiseren en inzetten. Thema’s zijn onder meer het vormgeven van een sterke basis van preventie en signalering, het vormgeven van de toegang tot de jeugdzorg, het verbinden met andere onderdelen van gemeentelijke dienstverlening, gebiedsgericht organiseren (wijkteams) en het voorbereiden van inkoop en financiering. Ook moeten u bepalen op welke schaal verschillende onderdelen van de jeugdzorg het best zijn uit te voeren. Voor jeugdbescherming is regiovorming een eis vanuit de wetgever maar ook voor andere onderdelen zoals bepaalde (hoog) specialistische vormen van zorg ligt bovenlokale samenwerking voor de hand. Afsluitend De drie decentralisaties hebben onderlinge verbanden waardoor het mogelijk is met een integrale aanpak (efficiency)voordelen te behalen. Door de integraliteit te benadrukken is het mogelijk om effectievere en efficiëntere hulp aan burgers te bieden. De efficiency zorgt voor vermindering van de uitgaven waarmee de gemeente de beoogde efficiencykorting voor een deel kan realiseren. Innovatieve oplossingen kunnen weer bijdragen aan een effectievere uitvoering en een betere dienstverlening aan de burgers in de gemeente. gemeente Alphen-Chaam Management letter 2013 38 Disclaimer en beperking in het gebruik gemeente Alphen-Chaam Management letter 2013 Disclaimer en beperking in gebruik Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse en evaluatie is uitgevoerd in het kader van de door u verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico's dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing. Hierdoor is onze analyse en evaluatie beperkter dan dat deze zou zijn geweest in het kader van een opdracht tot het geven van een oordeel omtrent de opzet, het bestaan, de effectiviteit en de efficiency van de interne beheersing als geheel en bestrijkt daarom niet noodzakelijkerwijze alle in de interne organisatie vervatte tekortkomingen. Wij attenderen u er op dat deze brief is opgesteld ten behoeve van het management van gemeente Alphen-Chaam en daarom niet zonder onze toestemming aan derden mag worden verstrekt. gemeente Alphen-Chaam Management letter 2013 40 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see www.deloitte.com/about for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte's approximately 170,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence. This publication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the “Deloitte Network”) is, by means of this publication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte Network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this publication. © 2013 Deloitte The Netherlands gemeente Alphen-Chaam Management letter 2013 41
© Copyright 2024 ExpyDoc
