Vastleggen meerdaagse reisdeclaratie

Alle informatie is te vinden op www.radboudnet.nl/declareren
Vastleggen meerdaagse reisdeclaratie
Deze handleiding beschrijft het invoeren van een
onkostendeclaratie.
1. Inloggen in Oracle
Onder de aanvullende gegevens kunt u een kostenplaats (6
cijfers), verbijzondering (7 cijfers) of projectcode (8 cijfers)
invullen. De waarde die u invult zal op elke onkostenregel
terugkomen. U kunt deze per regel aanpassen in stap 3.
Kies hier uw reisaanvraagnummer en vul de onkostenlocatie
en de bijbehorende vertrekdatum en datum terugkomst in.
Onkostensoort
Bedrag
betalingsbewijs
Reden / zakelijk
karakter
zijn
Kies hier de onkostensoort waar de kosten
betrekking op hebben
Vul hier het bedrag van de gemaakte onkosten in
Geef aan waarvoor de kosten gemaakt zijn en wat
het zakelijk karakter van de kosten is
Klik hier voor de instructie voor het inloggen in Oracle.
(http://www.ru.nl/cif/cfa/bass-finlog/handleidingen/)
2. Autorisatie
Kies aan de linkerkant de autorisatie ‘RU
Onkostendeclaratie’ en kies voor de functie ‘Declaraties’
5. Stap 2: Contante en overige uitgaven
Kilometers kunt u invullen onder het tabblad
‘Kilometeronkosten’. Alle andere onkosten kunt u invullen
onder het tabblad ‘Overige onkosten’
U kunt een regel dupliceren door deze te selecteren en op
de knop ‘dupliceren’ te klikken.
U kunt een regel verwijderen door deze te selecteren en op
de knop ‘verwijderen’ te klikken.
3. Declaratie invoeren
Kies voor ‘Declaratie aanmaken’.
4. Stap 1: Algemene gegevens
Kies het sjabloon ‘Meerdgse Reis buitenland’ en vul een
duidelijke omschrijving, en de reden van de gemaakte
kosten, in.
Bij het veld ‘Naam’ kunt u de gewenste declarant kiezen
indien u gemachtigd bent om namens iemand anders
declaraties in te dienen.
Tabblad ‘Kilometers’
Veld
Datum
Reden / zakelijk
karakter
Van / Naar
Ritafstand
Waarde
Vul hier de datum in waarop de kosten gemaakt
zijn
Geef aan waarvoor de kilometers gemaakt zijn
Vul hier plaatsen in van waar naar waar u gereisd
heeft.
Vul hier het aantal kilometers in
Tip!
U kunt ook onkosten in een andere valuta declareren. Klik
daarvoor op de knop ‘Invoer in vreemde valuta’. U dient zelf
de koers in te geven.
Tabblad ‘Overige Onkosten’
Veld
Datum
V0.1
Waarde
Vul hier de datum in waarop de kosten gemaakt
Pagina 1 van 2
Alle informatie is te vinden op www.radboudnet.nl/declareren
Knop
Opslaan
Annuleren
Terug
Volgende
Actie
U kunt uw declaratie tussentijds opslaan en later
verder bewerken.
U verlaat het scherm zonder de declaratie op te slaan
U gaat terug naar de vorige stap
U gaat naar de volgende stap
7. Stap 4: Voorschot toewijzen.
Let op: Dit scherm ziet u alleen indien u een voorschot open
heeft staan.
Indien de gemaakte kosten betrekking hebben op een
ontvangen voorschot dient u dat aan te geven in onderstaand
scherm. U kunt middels de zaklamp/vergrootglas uw
openstaande voorschotten inzien.
Selecteer het bestand en klik op ‘Openen’
6. Stap 3: kostenverbijzonderingen
In stap drie kunt u per regel aangeven hoe u de kosten wilt
verdelen. In het tabblad ‘Project’ kunt u projecten kiezen. In
het tabblad ‘Kostenplaats/Verbijzondering’ kunt u
kostenplaatsen / verbijzonderingen kiezen.
Project
Als u een regel op een project wilt boeken dient u het
projectnummer en de taak in te geven.
Indien het voorschot geen betrekking heeft op de kosten kunt
u dit aangeven in het veld ‘Reden voor niet toewijzen
voorschot’.
-
8. Stap 5: Bekijken en bijlage toevoegen
In dit scherm kunt u uw declaratie bekijken en de gescande
bonnen toevoegen.
-
Klik 'Toevoegen' indien u een extra bijlage wilt
toevoegen.
Klik ‘Toepassen' indien u klaar bent met het toevoegen
van de bijlage en terug wilt keren naar het vorige
scherm.
Klik op 'Annuleren' indien u terug wilt keren naar het
vorige scherm.
Alle details van uw declaratie vindt u onder de tabbladen.
Kostenplaats / Verbijzondering
Als u een verbijzondering invult kunt u het veld
kostenplaats leeglaten.
Regels die op een project zijn geboekt kunt u niet
aanpassen.
Tip!
U kunt naar de volgende stap door op ‘volgende’ te klikken.
Het toevoegen van de bonnen is bij alle declaraties verplicht
tenzij u alleen kilometers declareert.
Als u op toevoegen klikt verschijnt onderstaand scherm. Klik
op ‘Bladeren’ om een bestand te selecteren.
V0.1
Onder het tabblad ‘Fiatteurs’ ziet u door wie uw declaratie
goedgekeurd dient te worden.
U kunt uw declaratie indienen door op de knop ‘versturen’
te klikken.
Pagina 2 van 2

Download Report