HARPA VZW SPORTVERENIGING VOOR HARTPATIËNTEN

HARPA VZW . SPORTVERENIGING VOOR HARTPATIËNTEN
MAATSCHAPPELIJKE ZETEL:
TERVUURSEVEST 101, BUS 4071, 3001 LEUVEN
REKNR. : 001 – 2969200 - 09
[email protected]
www. harpa.be
Harpakenmerk: Verslag algemene vergadering van 25 april 2014
Datum: 10/05/2014
Verslag Algemene Vergadering van Harpa vzw
Vrijdag 25 april 2014 om 19.00 u.
Op vrijdag 25 april 2014 om 19.00 u. heeft de algemene vergadering van Harpa vzw plaats gehad in ‘Den
Thuis’ van AB InBev, Vuurkruisenlaan te 3000 Leuven, om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen.
Zoals statutair bepaald zat de voorzitter van de raad van bestuur, Alfons November, de vergadering voor.
De secretaris was Jo Beyen.
Aanwezige bestuurders:
Jo Beyen, André Broos, Miek Hornikx, Victor Leys, Dominique Michaux, Alfons November, Claudine Van
Volsem.
Verontschuldigd:
Prof. Luc Vanhees,
Aantal vaste leden:
Harpa vzw telt 72 vaste leden.
Er zijn 28 vaste leden aanwezig.
Er zijn 7 geldige volmachten voor vaste leden.
In totaal zijn er 35 volwaardige stemmen.
Volgens art. 17.1 van de statuten worden de besluiten van de algemene vergadering genomen bij
eenvoudige meerderheid van de aanwezige en vertegenwoordigde vaste leden.
‘Eenvoudige meerderheid’ wil zeggen: de helft plus 1.
Bij staking van stemmen wordt een voorstel verworpen.
Stemopnemers:
Luc Schiepers en Joseph Lebesque.
1. Welkomstwoord door de voorzitter
Verwelkoming aanwezige leden.
Een minuut stilte voor de overleden Harpaleden.
Dank in naam van Harpa aan ‘Den Thuis’ voor de gastvrijheid.
Dank aan de vrijwilligers die zorgen voor de broodjes.
Op de laatste bestuursvergadering gingen alle bestuursleden ermee akkoord om hun engagement
als bestuurder van Harpa vzw verder te zetten. Robert Degreef had vroeger al laten weten dat hij zijn
taak als bestuurder niet wenste te hernieuwen.
We waren ervan overtuigd dat we met de huidige bezetting verder konden besturen, toen het
onverwachte gebeurde: het overlijden van Luk Vanhorenbeek. Hierdoor werd onze
bestuursorganisatie aanzienlijk verstoord. Een aantal bestuurstaken en mandaten moesten worden
herschikt. Bij deze herschikking zullen Harpaleden Rik Vanbiervliet en Robert Degreef een aantal
taken van het bestuur ondersteunen, zoals voorzien in onze statuten art. 13.3.
Het is verheugend dat er straks twee leden worden voorgesteld die het bestuur willen vervoegen.
Waar we niet onmiddellijk een oplossing voor hebben is de PR-functie die Luk Vanhorenbeek met
zoveel bravoure uitvoerde.
2. Goedkeuring verslag algemene vergadering van 26 april 2013
Dit verslag wordt unaniem goedgekeurd.
3. Jaarverslag 2013
Claudine Van Volsem bespreekt de sport- en lidkaarten en het ledenbestand
In 2013 bedroeg het lidgeld 47,00 euro (of 16,00 euro voor diegenen die uitsluitend op het Harpa Magazine
zijn geabonneerd of trainen bij Respiro). De sportkaart kostte 35,00 euro (of 20,00 euro voor
gepensioneerden van de KU Leuven). Vanaf september 2014 bedraagt het lidgeld 52,00 euro of 18,00 euro,
zoals werd goedgekeurd op de AV van 26 april 2013.
In de loop van 2013 telde Harpa 488 betalende leden, 9 bestuursleden inbegrepen. 325 betaalden 47,00
euro en 163 betaalden 16,00 euro. Van de 163 leden die 16,00 euro betaalden, oefenden er 43 in Respiro.
De anderen worden beschouwd als abonnees van het Harpa Magazine.
In 2013 hernieuwden 64 leden hun lidgeld niet. Zij werden geregistreerd als ontslagnemend.
61 nieuwe leden schreven zich in. 5 leden overleden in 2013.
Het Harpa Magazine had 535 abonnees op 31/12/2013.
Jo Beyen bespreekt zijn taak als secretaris, veiligheidscoördinator, redacteur van het Harpa
Magazine en eindverantwoordelijke voor de infosessies
Als secretaris
Hij mailde de uitnodigingen voor de raad van bestuur naar alle bestuursleden. (De agendapunten werden
opgesteld door de voorzitter Alfons November.) Hij maakte het verslag van de raden van bestuur. In 2013
kwam het bestuur 7 keren samen, telkens om 19.00 u. in het Buurthuis te Korbeek-Lo. Hij maakte het
verslag van de algemene vergadering van 26 april 2013.
Als veiligheidscoördinator
Zijn taak bestaat erin ervoor te zorgen dat we als hartpatiënten goed verzekerd zijn en dat de verzekeringen
in orde zijn. Hij bespreekt de 4 verzekeringen die Harpa betaalt. Hij benadrukt dat ook de partners van de
leden goed verzekerd zijn, wanneer ze deelnemen aan activiteiten die door Harpa worden georganiseerd,
hoewel ze in feite geen lid zijn.
In 2013 heeft Ethias grote reclame gemaakt met : “Hartfalen en beroertes zijn bijna nooit gedekt door
sportverzekeringen. Met Een hart voor Sport is Ethias de eerste Belgische verzekeraar die een dekking biedt
voor deze risico’s tijdens de beoefening van uw sport.”
Jo Beyen heeft navraag gedaan naar deze uitbreiding naar hartfalen en beroertes. Ethias antwoordde dat
Harpa dan moet aansluiten bij een federatie.
Jo heeft contact opgenomen met de federatie Bond voor Lichamelijke Opvoeding in Sint-Amandsberg. Maar
het zou Harpa 7,60 euro kosten per lid: 488 x 7,60 = 3708,80 euro! (veel meer dan we nu betalen voor onze
verzekeringen). Het werd ook duidelijk dat de verzekering bij de federatie BVLO alleen echte leden van de
club dekt, niet de partners die deelnemen aan enkele organisaties van de club, bv. het wandelen, de
benefietbarbecue, de nieuwjaarsreceptie…
Het bestuur heeft beslist om ons te houden bij de verzekeringen die wij nu hebben.
Als redacteur van het Harpa Magazine
In 2013 was het nog samen met Luk Vanhorenbeek als hoofdredacteur en met Dominique Michaux als
redacteur. Redacteur zijn betekent: zelf teksten schrijven, teksten van anderen nalezen, meewerken bij het
klaarmaken van een nieuw nummer voor verzending, de Magazines naar de post brengen.
Het Harpa Magazine verscheen 4 maal, de nummers 58, 59, 60 en 61. Werd op 600 ex. gedrukt door
drukkerij Ameel uit Kessel-Lo. Verzonden naar ongeveer 550 adressen.
Als eindverantwoordelijke van de jaarlijkse infosessie
In samenspraak met het bestuur werd gekozen voor een specialist die kan spreken over een onderwerp dat
de meesten van ons kan interesseren. In 2013 was dit prof. Marc Sabbe over “Reanimatie voor iedereen” Er
waren 175 aanwezigen. Om zeker te onthouden: “het is veel beter iets te doen, dan niets te doen!” Zeker
geen schrik hebben om iets verkeerds te doen en het moet niet perfect zijn.
Alfons November spreekt over de nieuwjaarsreceptie
Op 4 januari 2013 waren er 200 personen aanwezig, partners inbegrepen. Een ideale gelegenheid om
mekaar onze wensen over te brengen en het nieuwe trainingsjaar met veel overtuiging en goede
voornemens in te zetten.
Gabriël Gernay bespreekt de activiteiten van het cyclo-team
In 2013 waren er 15 ritten van gemiddeld 53 km., met 7 verschillende wegkapiteins. Er werden in totaal
12373 km. afgelegd, aan een gemiddelde snelheid van 20 km. per uur. Veiligheid staat voorop, daarom
wordt ook steeds een defibrillator meegenomen. Het moto waaronder wij fietsen: ‘samen uit, samen thuis!’
Er waren geen valpartijen, slechts 1 platte band en 1 ketting af. Freddy Delvaux was sponsor.
André Broos bespreekt de brunch en de kosten van het Harpa Magazine
Op zondag 10 maart 2013 hebben we de jaarlijkse feestmaaltijd gehouden in feestzaal Vogelzang te
Tienen. Het was een gezellige brunch van 10.30 u. tot 15.30 u. Als afsluiter was er dansplezier en ambiance
verzekerd door Kris Wuyts. Alle aanwezigen vonden het een heerlijk buffet en een gezellig feest. In totaal
waren we met 65 personen aanwezig: 34 leden en 31 partners of vrienden. 34 van de 480 leden! Dat is veel
te weinig waardoor de brunch in vraag wordt gesteld. André vraagt initiatieven van de leden om het
gebeuren in de toekomst nog te organiseren.
Volgende kosten zijn elk trimester verbonden aan het Harpa Magazine: 1166,00 euro drukkosten; 150,00
euro lay-out; 134,00 euro verzendingskosten = 5800,00 per jaar.
Op jaarbasis zijn er 4430,00 euro inkomsten door de reclamesponsors. In het verleden werd er steeds
gerekend op een sponsoring van tweemaal 1500,00 euro door Biotronic. Maar jammer genoeg is dit in 2013
niet gerealiseerd en werd er maar 1 storting van 1500,00 euro uitgevoerd. We blijven uiteraard contact
houden met Biotronic.
Natuurlijk zijn nieuwe sponsors steeds welkom. Indien iemand een nieuwe sponsor kan aanbrengen, neemt
hij best contact op met een bestuurslid.
René Vanhoof bespreekt de wandelingen en de daguitstap
Bij de start van het wandelseizoen was het aantal deelnemers kleiner dan we gewoon waren. Waarschijnlijk
door het koude weer. Nadien hebben we toch hetzelfde niveau gehaald van de vorige jaren, op één enkele
regendag na. We hadden 19 wandelingen op de kalender, met telkens een trip van 8 km. en een van 4 km.
In totaal hebben 820 personen deze wandelingen gedaan, wat ons op een gemiddelde brengt van 44
deelnemers per wandeling, verdeeld over 534 personen voor de 8 km. en 286 personen voor de 4 km. In
totale afstand betekent dit dat er voor 5416 km. is gewandeld met als verdeling 4272 km. voor de 8 km. en
1144 km. voor de 4 km.. De etentjes bij de start en het einde van het wandelseizoen werden door iedereen
goed gesmaakt.
De daguitstap naar Hotton en La Roche was zeer geslaagd. Het weer, de natuur, de wandeling zelf en het
bezoek aan de chocolaterie waren allemaal naar ieders zin. De maaltijden waren prima en verzorgd.
Het wandelteam was tevreden met dit resultaat.
Dominique Michaux bespreekt de herdenkingsviering in Scherpenheuvel, het reanimatieteam en de
barbecue
- Op de laatste zaterdag van de maand april ging Harpa traditiegetrouw naar Scherpenheuvel. Naast het
stappen, wandelen of fietsen was het een gelegenheid om stil te staan bij de namen van de overledenen. In
2013 hebben we afscheid genomen van 3 actieve leden. Velen onder ons hebben in hun naaste familie of
vriendenkring ook iemand verloren. Al deze mensen droegen wij ook op in ons gebed tijdens de
eucharistieviering om 11.30 u. Stan Keustermans kon er om gezondheidsredenen niet bij zijn. Hij werd
vervangen door Renaat van den Berckt, vroeger pastoor in Leuven.
- Miek Hornikx heeft met veel energie de leiding genomen over het reanimatieteam.. Het is de bedoeling dat
deze groep tweemaal per jaar samenkomt voor praktische oefeningen en eenmaal op verkenning gaat in het
Sportkot, om te weten wat er concreet moet gebeuren in geval van nood. Wie lid is van het reanimatieteam
wordt dan uitgenodigd. Wie nog geen lid is, maar dat wel zou willen worden, is zeker welkom. Deze sessies
zijn wel bedoeld voor Harpaleden die bereid zijn om verantwoordelijkheid te nemen in geval van nood.
- In 2013 was de barbecue weer een geslaagde activiteit die 3532,85 € opbracht, ongeveer dezelfde som als
in 2012. Even belangrijk als de opbrengst of het aantal aanwezigen is de goede sfeer. En die was er! Een
ploeg van een dertigtal vrijwilligers heeft zich een hele dag ingezet voor het bakken, opdienen, afwassen, in
orde zetten, opruimen… Op sommige plaatsen misten we nog een of twee personen, o.a. aan de bar.
Bedankt allemaal! .
We onthouden enkele zaken van deze editie: op zondagmiddag komt meer volk dan ’s avonds, wat het
drukker maakt; onze kaasbrochettes vielen nog altijd erg in de smaak, hoewel ze misschien niet
’hartvriendelijk’ zijn.(maar het is maar een kleine zonde); we zijn Daniël heel dankbaar voor het ter
beschikking stellen van het materiaal en het lange werken met zijn ‘bakploeg’ (van 8.00 u. tot 22.30 u.); de
medewerkers zullen getrakteerd worden op een maaltijd in de loop van de dag.
We doen het dit jaar opnieuw, … op voorwaarde dat we nog op veel helpende handen kunnen rekenen!
Miek Hornikx bespreekt de reanimatiesessies voor de leden en hun partners
In 2013 werden twee reanimatiesessies gehouden. De eerste viel samen met de infosessie van spoedarts
prof. dr. Marc Sabbe, Na een theoretische onderrichting konden de geïnteresseerden zelf aan de slag met
de reanimatiepoppen. In het kader van een studie werd de groep onderverdeeld en werden de skills van
sommige leden en partners geëvalueerd. Een tweede sessie kwam er, zes maanden later, in november. Op
vraag van de leden werd er in die sessie extra aandacht besteed aan het nut en de werking van de AED.
Deze sessie werd bijgewoond door 21 leden, exclusief partners, van wie er ook enkelen aanwezig waren.
Alfons November bespreekt het aantal uren trainingen, de nieuwe website, de raden van bestuur en
de algemene vergadering
Het aantal deelnemers en trainingsuren is ongeveer gelijk gebleven als in 2012. In totaal noteerde Alfons
17900 trainingsuren van de leden en 443 prestatie-uren van de kinesitherapeuten.
Het aantal leden dat gaat fitnessen is wel met 20% gestegen, Tot onze spijt waren er een aantal
aquagymtrainingen zonder kinesitherapeut. Op een bepaald moment waren er zelfs te weinig
kinesitherapeuten voor de gewone trainingen. Ondertussen is dit probleem opgelost en zijn er 10
kinesitherapeuten die trainingen kunnen begeleiden.
- aantal uren training op woensdag- en vrijdagavond:. 10495
- aantal uren fitness: 1473
- aantal uren zwemmen: 1801.
- aantal uren training op dinsdagnamiddag: 1466
- aantal uren wandelen: 1640
- aantal uren fietsen: 765
- aantal uren volleybal: 260
- totaal aantal uren: 17900
Uit de statistieken blijkt dat onze website meer bezocht wordt dan vroeger. De meeste leden maken ook
gebruik van de website om in te schrijven voor een bepaalde activiteit. Daardoor is het verwerken van de
gegevens voor ons ook gemakkelijker. Het beheer van de website eist wel een dagelijkse opvolging. Indien
Alfons de gegevens niet tijdig ontvangt, kan hij ze ook niet op de website plaatsen, idem wanneer hij met
vakantie is.
De raad van bestuur vergaderde 7 maal in 2013. Gemiddeld waren 90 % van de bestuursleden aanwezig.
De algemene vergadering ging zoals voorgaande jaren door in ‘Den Thuis’ van AB InBev. Het aantal
aanwezigen vermindert elk jaar. Dit was in 2013 ook zo. .
Victor Leys bespreekt de dinsdagnamiddag-trainingen
Toen er enkele jaren geleden gestart werd met een dinsdagnamiddag- training, waren er 12 tot 18
deelnemers, Dit aantal steeg jaar na jaar. Het merendeel zijn leden die alleen op dinsdagnamiddag kunnen
trainen. Toch nemen sommigen ook deel aan andere trainingen. Er zijn 76 leden ingeschreven op de
aanwezigheidslijsten. Het aantal aanwezigen schommelt tussen 25 en 47. Twee kinesisten begeleiden de
trainingen. Na het turnen is het mogelijk een keuze te maken tussen grondoefeningen en balsport. Dit is
alleen mogelijk dankzij de sympathieke en bekwame begeleiders. Zij hebben ook steeds een luisterend oor
voor de kleine kwaaltjes van de leden. Er heerst steeds een gezellige groepssfeer. Een mopje van Victor
draagt er ook toe bij om de training met een vrolijke noot af te sluiten.
Drinkpauze
4. Financieel verslag 2013 door penningmeester André Broos
Het financieel verslag 2013 wordt goedgekeurd, op 1 onthouding na van René Bogaert.
5. Verslag van de rekeningnazichters
Het verslag van Hans Van Gils en Roger Guldentops over het nazicht van de rekeningen voor het
boekjaar 2013 wordt unaniem goedgekeurd.
6. Goedkeuring jaarrekeningen 2013
De jaarrekeningen worden unaniem goedgekeurd.
7. Kwijting van bestuurders en rekeningnazichters
Kwijting wordt unaniem gegeven voor elk bestuurslid afzonderlijk en voor alle bestuurders samen.
Kwijting wordt unaniem gegeven voor alle rekeningnazichters.
Broodjespauze
8. Ontslag, benoemingen van bestuurders en rekeningnazichters
8.1 Kandidaturen bestuurders
Voorzitter Alfons November meldt dat René Vanhoof en Gabriël Gernay hun kandidatuur
voor bestuurder hebben ingediend. Zij worden met groot enthousiasme als lid van het
bestuur van Harpa aanvaard.
8.2 Ontslag bestuurders
Robert Degreef heeft met een e-mail op 9 januari 2014 zijn ontslag als bestuurder
aangeboden.
8.3 Benoeming bestuurders
Daar een aantal bestuursleden meer dan 9 jaar bestuurslid zijn, wensen zij gebruik te maken
van art. 3.3.2 van het huishoudelijk reglement dat zegt: ‘ de benoeming van een bestuurslid
na een termijn van tweemaal 3 jaar kan worden verlengd per 3 jaar.’
De volgende bestuursleden wensen hun benoeming te verlengen:
Jo Beyen, André Broos, Victor Leys, Dominique Michaux, Alfons November en
Claudine Van Volsem.
8.4 (Her)benoeming voorzitter
Het mandaat van voorzitter komt te vervallen en nu zou de ondervoorzitter de vergadering
moeten verder leiden. Bij uitzondering gaat voorzitter Alfons November verder. Het bestuur
gaat akkoord om Alfons terug voor te dragen als voorzitter. Om zijn mandaat verder te
kunnen zetten is wel de goedkeuring van de algemene vergadering vereist, omdat de termijn
van 6 jaar overschreden is. Volgens art. 10.2 van het huishoudelijk reglement is het mogelijk
dat deze termijn nog met een jaar wordt verlengd, mits de goedkeuring van de algemene
vergadering.
De algemene vergadering gaat unaniem akkoord met de herbenoeming van Alfons
November tot voorzitter, voor een periode van 1 jaar.
8.5 Mandaat van ondervoorzitter en secretaris
Het bestuur heeft zich akkoord verklaard om Dominique Michaux voor te dragen als
ondervoorzitter en Jo Beyen als secretaris.
Dit wordt unaniem goedgekeurd door de algemene vergadering.
8.6 Benoeming rekeningnazichters.
De benoeming van de rekeningnazichters Hans Van Gils, Roger Guldentops en Monique
Vandenhove ( reserve) wordt unaniem goedgekeurd.
9. Alfons November bespreekt de lidgelden 2014
Vorig jaar werden de lidgelden verhoogd. Voor 2015 is een verhoging niet nodig, dankzij Music for
Life van Studio Brussel.
10. Alfons November bespreekt de trainingen 2014 – 2015
Het aantal trainingen en de plaatsen waar ze worden gehouden, blijven dezelfde. In verband met de
aquagym hebben we nog geen gerucht opgevangen dat we het voorziene uur zouden moeten
afgeven. We zijn er ons van bewust dat de trainingen die door beginnende stagiairs worden
gegeven, soms minder goed zijn. Maar zij moeten ook de kans krijgen om het te leren. In
samenspraak met Miek wordt het aantal stagiairs wel zoveel mogelijk beperkt, om het verloop van
de trainingen niet te veel te storen.
11. André Broos bespreekt het voorstel van begroting 2014
Het voorstel van begroting 2014 wordt unaniem goedgekeurd.
12. Vragen en antwoorden
Hoeveel kost sponsoring in het Harpa Magazine?
130,00 euro voor 1/3 blad; 260,00 euro voor ½ blad en 500,00 euro voor 1 volledig blad.
Hoeveel moet er worden betaald voor de zaal in Linden? Is de zaal van de scouts niet goedkoper?
André Broos antwoordt dat Harpa de zaal mag gebruiken aan hele goede voorwaarden: 100,00
euro.
Ex-voorzitter Willy Demeuleneere dankt en feliciteert voorzitter Alfons November, het bestuur en
alle aanwezigen voor deze fantastische algemene vergadering in een opperbeste stemming. Hij
verwijst nog naar Luk Vanhorenbeek die moeilijk te vervangen was.
13. Slotwoord.
Voorzitter Alfons November dankt Den Thuis voor het gastvrij onthaal en de goede service. Hij dankt
de vrijwilligers die gezorgd hebben voor de broodjes. Zij krijgen van het bestuur een bloempje
aangeboden. Hij drukt ook zijn grote tevredenheid uit over de goede sfeer waarin deze algemene
vergadering verlopen is.
Einde van de vergadering: 21.45 u.
Alfons November
Voorzitter
Jo Beyen
Secretaris

Download Report