via deze link - Vlaamse Judofederatie

VZW Vlaamse Judofederatie
Financiële- en
verantwoordingsprocedures van de
Vlaamse Judofederatie vzw
Kalenderjaar 2015
Financieel handboek 2015
Financieel Handboek 2015 Versie 01/09/2015
1
Financiële- en verantwoordingsprocedures van de
Vlaamse Judofederatie vzw
Kalenderjaar 2015
Financieel handboek 2015
Geschreven door:
Mike Van de Rostyne
Penningmeester
Contactinformatie:
Vlaamse Judofederatie vzw
Warandestraat 1A
9240 Zele
Telefoon
Fax
E-mail
Website
:
:
:
:
052 44 90 16
052 44 97 20
[email protected]
www.vjf.be
DOCUMENTINFORMATIE
Geschreven voor
: Vlaamse Judofederatie vzw
Geschreven door
: Mike Van de Rostyne
Laatste herziening
: 09/01/2015
Door
: secretariaat VJF
Versie
: 1.00
Financieel Handboek 2015 Versie 01/09/2015
2
Financiële- en verantwoordingsprocedures van de
Vlaamse Judofederatie vzw
Kalenderjaar 2015
Financieel handboek 2015
Inhoudsopgave
1.
Basisprincipes
4
2.
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
Boekhouding en begroting
Algemeenheden
Begroting
Boekhouding
Banktransacties
Wijziging in het penningmeesterschap
7
7
7
8
8
9
3.
Inkomstenstromen
10
4.
Uitgaven en verantwoording van uitgaven
16
5.
Bijzondere toekenningen (provinciale comités)
19
Financieel Handboek 2015 Versie 01/09/2015
3
1. Basisprincipes
1.1. De financiële en verantwoordingsprocedures van de Vlaamse
Judofederatie VZW (hierna VJF genaamd), in samenhang met de
statuten van de vereniging en haar huishoudelijk reglement, vormen
de bindende basis van alle financiële verrichtingen van de vereniging.
1.2. Over elke wijziging van deze procedures wordt een beslissing getroffen
door de Raad van Bestuur en elk lid-club van de vereniging kan een
wijziging aan de procedures voorstellen. Deze voorstellen tot wijziging
dienen toegestuurd te worden ter attentie van de penningmeester van
de vereniging, die ze op een eerstvolgende vergadering aan de Raad
van Bestuur zal voorleggen.
1.3. Indien het voorstel tot wijziging zaken inhoudt waarover de Raad van
Bestuur niet rechtsgeldig kan beslissen, omdat het beslissingsrecht
toekomt aan de Algemene Vergadering, zal het voorstel van wijziging
ingeschreven worden op de dagorde van de eerstvolgende Algemene
Vergadering.
1.4. In geval een conflict zou rijzen tussen de financiële en
verantwoordingsprocedures en artikelen van de statuten en/of het
huishoudelijk reglement, zal de beslissing van de Raad van Bestuur van
doorslaggevende aard zijn. Bij staking van stemmen binnen de Raad
van Bestuur zal de stem van de voorzitter van de Raad van Bestuur
van doorslaggevende aard zijn. In dit laatste geval zal de
penningmeester hieromtrent verslag uitbrengen op de eerstvolgende
Algemene Vergadering.
1.5. Alle door de vereniging afgesloten contracten worden door de
penningmeester op de maatschappelijke zetel bewaard en zullen door
hem, op het einde van zijn ambtstermijn, overgedragen worden aan
de secretaris-generaal, die ze op zijn beurt zal overmaken aan de
opvolgende penningmeester.
Financieel Handboek 2015 Versie 01/09/2015
4
Referenties naar de statuten
art. 5, vierde lid:
Het uitgetreden of uitgesloten lid kan geen deel van het maatschappelijk
vermogen of patrimonium van de Vlaamse Judofederatie opeisen en kan
nooit teruggave of vergoeding van de gestorte bijdragen, aanbrengsten of
van andere prestaties vorderen.
art. 6 :
De Algemene Vergadering stelt jaarlijks de bijdragen van de leden vast,
met een maximum van € 619,73. Deze jaarlijkse bijdrage dient jaarlijks te
worden betaald vóór 31 januari. De bijdragen zijn opeisbaar vanaf de
aansluiting, zij zijn niet terugvorderbaar noch deelbaar.
art. 17:
De Raad van Bestuur leidt de zaken van de VJF. Hij is bevoegd voor alle
aangelegenheden met uitzondering van deze die door de wet uitdrukkelijk
aan de Algemene Vergadering zijn voorbehouden.
Hij kan onder meer alle handelingen verrichten; alle akten stellen, overeenkomsten sluiten en minnelijke schikkingen treffen, dit met en tegenover
personeel, banken, de overheid, de openbare instellingen en gelijk welke
derden; alle daden van beheer en beschikking stellen met betrekking tot
roerende en onroerende goederen; leningen sluiten; legaten, subsidies,
schenkingen en overdrachten aanvaarden, aan rechten verzaken; volmachten verlenen aan alle door hem aangewezen mandatarissen die al dan niet
lid zijn van de vereniging; het huishoudelijk reglement samenstellen en/of
wijzigen; de vereniging in rechte vertegenwoordigen als eiser of als verweerder en beslissen over het al dan niet aanwenden van rechtsmiddelen.
De Raad van Bestuur kan eveneens een wijziging van de statuten
voorstellen.
Geen akte verbindt de vereniging indien zij niet twee handtekeningen van
de leden van de Raad van Bestuur draagt, waaronder deze van de voorzitter
of zijn volmachtdrager.
De Raad van Bestuur kan onder de leden van de Raad van Bestuur een
afgevaardigd beheerder benoemen en aan deze zijn bevoegdheid voor
bepaalde handelingen en taken overdragen.
Behoudens de genoemde bevoegdheidsdelegatie vanwege de Raad van
Bestuur, verzorgt de afgevaardigd bestuurder onder meer de lopende zaken
en de dagelijkse briefwisseling en tekent namens de vereniging eveneens
alle bescheiden die nodig zijn voor de uitoefening van zijn taak. Hij is tevens
bevoegd de beslissingen van de Raad van Bestuur uit te voeren en in het
bijzonder het mandaat ad litem te verstrekken aan een advocaat in gerechtelijke acties als eiser of verweerder.
Financieel Handboek 2015 Versie 01/09/2015
5
art. 18:
Het financieel beheer bestaande uit de rekening van het afgelopen
dienstjaar wordt jaarlijks door de Raad van Bestuur onderworpen aan
de goedkeuring van de Algemene Vergadering. Deze Algemene
Vergadering wordt bijeengeroepen op de wijze zoals voorzien in de
statuten.
art. 19:
De VJF is als vereniging aansprakelijk voor de misgrepen die kunnen
toegeschreven worden, hetzij aan haar aangestelde, hetzij aan de
organen waardoor haar wil wordt uitgevoerd. Door de bestuurders
wordt geen persoonlijke verplichting aangegaan betreffende de
verbintenissen van de federatie.
art. 21, eerste lid:
Dezelfde vereisten van art. 21 worden gesteld wanneer de Algemene
Vergadering zich uitspreekt over de ontbinding van de federatie. In
geval van ontbinding zal het maatschappelijk vermogen geschonken
worden aan één of meer verenigingen zonder winstoogmerk.
Referenties naar het huishoudelijk reglement.
art. 5: gevolgen van de beslissing van de Raad van Bestuur
Elke club, die een voorlopige goedkeuring tot opening krijgt van de
Raad van Bestuur is er toe gehouden aan al de verplichtingen te
voldoen als lid-club (jaarlijkse bijdrage enz...)
art. 9: formaliteiten voor vergunninghouders, inzonderheid 3e lid.
Om een vergunning aan te vragen moet iedere beoefenaar een door
de VJF ter beschikking aan de clubs gesteld aanvraagformulier, volledig
en leesbaar invullen. Deze formaliteiten gebeuren door de
clubsecretarissen. De aanvraag wordt ondertekend door de
clubmandataris, de beoefenaar of door één van de ouders of de
wettelijke vertegenwoordiger, indien hij/zij nog niet ten volle 18 jaar
is (de clubleiders zijn verantwoordelijk voor deze handtekening). De
aanvraag wordt overgemaakt conform de bepalingen van het
huishoudelijk reglement. De vergunningsaanvraag wordt slechts
geregistreerd wanneer de betaling op de VJF is toegekomen. Ieder
bestuurslid van een club dient in het bezit te zijn van een geldige
vergunning.
art. 25: functie van de voorzitter (zie huishoudelijk reglement)
art. 29: functie van de penningmeester (zie huishoudelijk reglement)
Financieel Handboek 2015 Versie 01/09/2015
6
2. Boekhouding en begroting.
2.1. Algemeenheden
2.1.1.
De valuta voor alle financiële verrichtingen is de Euro (€).
2.1.2.
Indien een financiële transactie geschiedt in een vreemde munt,
zal de officiële dagkoers van de bank geldig zijn voor de financiële
transactie.
2.1.3.
De boekhoudperiode vangt aan op 1 januari en loopt tot en met
31 december.
2.1.4.
De voorzitter en het directiecomité van de VJF kunnen te allen
tijde aan de penningmeester een rapport opvragen van de
financiële toestand van de vereniging. Indien de penningmeester
dergelijk verzoek ontvangt, zal hij uiterlijk op de eerstvolgende
Raad van Bestuur dit rapport, ondersteund door alle mogelijke
bewijsstukken indienen bij de voorzitter en/of het directiecomité.
2.1.5.
De voorzitter en het directiecomité van de VJF kunnen te allen
tijde
het
op
de
Algemene
Vergadering
aangesteld
accountantskantoor vragen een onderzoek naar de financiële
toestand van de vereniging in te stellen. De penningmeester is
ertoe gehouden al de rekenplichtige stukken te tonen die door het
accountantskantoor worden opgevraagd. Uiterlijk tegen de
eerstvolgende Raad van Bestuur dient het rapport van het
accountantskantoor bij de voorzitter en het directiecomité
neergelegd te worden.
2.2. Begroting
2.2.1.
De begroting bestrijkt een periode die ingaat op 1 januari en loopt
tot en met 31 december van een zelfde kalenderjaar.
2.2.2.
Elke commissie dient de door haar opgemaakte begroting voor
haar commissie in bij de penningmeester van de vereniging,
uiterlijk vóór 15 augustus van het jaar dat het begrotingsjaar
voorafgaat.
2.2.3.
De penningmeester zal alle door de commissies opgemaakte
begrotingen verzamelen en bundelen, een begroting voor de
gehele vereniging opmaken en deze aan de goedkeuring van de
Raad van Bestuur onderwerpen. De begroting zal slechts bindend
zijn na goedkeuring door de Algemene Vergadering.
Financieel Handboek 2015 Versie 01/09/2015
7
2.3. Boekhouding
2.3.1.
De boekhouding van de vereniging wordt gevoerd volgens de
algemene principes van het Belgisch boekhoudrecht en is er op
gericht te allen tijde een exacte financiële toestand van de
vereniging weer te geven.
2.3.2.
De boekhouding geschiedt dagelijks of zo dicht mogelijk bij de
gebeurtenis waarop de financiële verrichtingen betrekking
hebben.
2.3.3.
Alle financiële verrichtingen dienen
geëigende kanalen van de vereniging.
2.3.4.
De penningmeester zal de boeken afsluiten per 31 december, een
financieel verslag opmaken en dit onderwerpen aan de
goedkeuring van het aangesteld accountantskantoor en de Raad
van Bestuur, uiterlijk één maand voor de Algemene Vergadering.
Het accountantskantoor zal haar verslag overmaken aan de Raad
van Bestuur en voordragen op de Algemene Vergadering. De
penningmeester zal het financiële verslag voorleggen aan de Raad
van Bestuur en het onderwerpen aan de goedkeuring van de
Algemene Vergadering.
te
geschieden
via
de
2.4. Banktransacties.
2.4.1.
De naam van de rekeningvoerende houder is
"VLAAMSE JUDOFEDERATIE VZW".
2.4.2.
De penningmeester is de aangewezen persoon om alle
banktransacties te verrichten, hij kan volmacht geven aan de
boekhoudster om alle transacties van < 1.000,00 euro in zijn
naam uit te voeren. In onvoorziene omstandigheden is het de
voorzitter toegelaten transacties te verrichten.
Voor het elektronisch betaalverkeer “Isabel”, zijn er voor het
directie comité betaalkaarten voorzien zodat te allen tijde
bankverrichtingen kunnen gebeuren.
2.4.3.
Belangwekkende geldelijke overschotten in de zichtrekening
(d.w.z. meer dan € 75.000,00 zullen door de penningmeester (of
zijn gevolmachtigde) overgeschreven worden naar een
intrestopbrengende rekening. Indien het over te schrijven bedrag
meer is dan € 50.000,00 zal de penningmeester, de voorzitter en
de secretaris-generaal van deze transactie op de hoogte brengen.
Hij zal deze transactie ook aan de goedkeuring van de Raad van
Bestuur onderwerpen.
Financieel Handboek 2015 Versie 01/09/2015
8
2.4.4.
Ten einde een maximum aan rentabiliteit van betalingsuitgaven te
bekomen, kan het directie comité een kredietkaart opnemen bij
de rekeningvoerende bankinstelling.
2.4.5.
Het afsluiten en het openen van een bankrekening zal geschieden
volgens dezelfde procedure als de
wijziging
in het
penningmeesterschap.
2.4.6.
Alle uitzonderlijke uitgaven of aankopen boven € 2.500,00 dienen
vooraf ter goedkeuring voorgelegd te worden aan de Raad van
Bestuur.
2.5. Wijziging in het penningmeesterschap.
2.5.1.
Indien het penningmeesterschap eindigt, hetzij door ontslag van
de penningmeester, hetzij door aanduiding van een nieuwe
penningmeester, is de procedure als volgt:
De voorzitter, de scheidende en de nieuwe penningmeester zullen
in overleg een sluitingsdatum bepalen, die binnen een periode van
veertien dagen na de ontslagdatum gelegen is.
De scheidende penningmeester sluit de boekhouding af en zal alle
bescheiden met betrekking tot de financiële verrichtingen
overdragen aan de nieuwe penningmeester.
De partijen (i.e. voorzitter, scheidende penningmeester en nieuwe
penningmeester) zullen de neergelegde documenten onderzoeken
en een financieel verslag van overdracht in viervoud opmaken.
Eén exemplaar wordt overgemaakt aan de secretaris-generaal,
en elk van de hierboven vermelde partijen behoudt één kopie.
De voorzitter zal op de eerstvolgende vergadering van de Raad
van Bestuur het financieel verslag van overdracht voorleggen.
2.5.2.
Bovenvermelde
procedure
ontslaat
de
scheidende
penningmeester niet van eventuele misgrepen in het
penningmeesterschap tijdens zijn ambtsperiode.
Financieel Handboek 2015 Versie 01/09/2015
9
3. Inkomstenstromen.
De voornaamste inkomstenstromen van de VLAAMSE JUDOFEDERTIE
VZW zijn:
3.1. De inkomsten uit leden-clubbijdrage, verschuldigd door de ledenclubs
aan de federatie voor een kalenderjaar: deze zijn voor 2015
vastgesteld op:
één dojo
2 dojo's
van 0 tot 49 leden:
€ 100,00
€ 174,00
van 50 tot 99 leden:
€ 112,00
€ 199,00
vanaf 100 leden:
€ 124,00
€ 199,00
(De vrijwilligersverzekering van 25,00 euro is voorzien in deze clubbijdrage)
Te late betaling van de clubbijdrage adm. boete € 5,00/mnd
Aan de ledenclubs worden vrijkaarten gegeven op clubnaam die in
januari worden verstuurd. Het gebruik van de vrijkaart is geldig op alle
officiële kampioenschappen van de federatie, mits voorlegging van een
geldige vergunning.
Volgende wedstrijden komen in aanmerking voor de vrijkaart:
- provinciale kampioenschappen
- regionale kampioenschappen
- nationale kampioenschappen
- Callant Cup wedstrijden
- Flanders Judo Cup
Het aantal vrijkaarten voor een bepaald kalenderjaar wordt bepaald in
functie van het aantal vergunningen op het einde van de maand
november van het voorgaande kalenderjaar:
van 0 tot 10 leden
geen vrijkaarten
van 11 tot 49 leden
2 vrijkaarten
van 50 tot 99 leden
3 vrijkaarten
van 100 tot 149 leden
4 vrijkaarten
van 150 tot 199 leden
5 vrijkaarten
meer dan 199 leden
6 vrijkaarten
De leden van de verschillende commissies zullen tevens een vrijkaart
ontvangen. De officiële tekst dient op de rugzijde van de kaart vermeld
te zijn.
Misbruik van een vrijkaart leidt automatisch tot het intrekken ervan en
verloren kaarten worden in de loop van het kalenderjaar niet
vervangen.
Financieel Handboek 2015 Versie 01/09/2015
10
3.2. De inkomsten uit de federale vergunningverzekering: voor het jaar
2015 bedraagt de prijs van de federale vergunningverzekering € 38,00
en de kleutervergunning € 21,00.
(Vanaf 2010 werd de vergunningverzekering en kleutervergunning
gekoppeld aan de spilindex, sinds 2010 werd de spilindex vier keer
overschreden waardoor de prijzen van de vergunningverzekering en
van de kleutervergunning respectievelijk € 38,97 en € 21,65 bedragen.
Deze worden pas aangepast bij de overschrijding van een euro).
Voor het aanmaken van een duplicaat vergunning wordt € 5 gevraagd.
Spoedprocedure
Voor judoka’s die dringend hun vergunning nodig hebben, omdat ze
deelnemen aan buitenlandse tornooien en een PDF lijst niet voldoende
is, kan een spoedprocedure worden toegepast. Voor deze procedure
wordt een administratieve kost van € 10 aangerekend.
Indien er geen gebruik gemaakt wordt van het digitaal ledenbestand
en de vergunningen door de administratie van de federatie dienen te
worden verwerkt, zal er een extra kost per vergunning dienen betaald
te worden van € 2,00.
3.3. De inkomsten uit de betoelaging van BLOSO: de betoelaging van
BLOSO wordt opgesplitst in subsidies voor basisopdrachten bestaande
uit
werkingssubsidies en personeelssubsidies, in subsidies voor
facultatieve opdrachten bestaande uit het realiseren van een specifiek
jeugdsportbeleid (facultatieve opdracht “jeugdsport”), het organiseren
van sportkampen (facultatieve opdracht “sportkampen”), het
realiseren van een integraal topsportbeleid (facultatieve opdracht
“topsport”) en het organiseren van activiteiten die passen in het
prioriteitenbeleid van de Vlaamse Regering (facultatieve opdracht
“prioriteitenbeleid”). Elk van de toegekende subsidies dienen
aangewend te worden binnen het bestek waarvoor zij bestemd zijn.
3.4. De inkomsten uit de betoelaging van het BOIC: de betoelaging van het
BOIC
wordt
toegekend
binnen
het
kader
van
het
samenwerkingsakkoord tussen de nationale federatie (Koninklijke
Belgische Judobond VZW) en het BOIC. Deze inkomsten mogen slechts
gebruikt worden binnen het bestek van de programmaonderdelen
waarvoor zij bestemd zijn.
3.5. De inkomsten voortvloeiend uit sponsoring: aan de inkomsten uit
sponsoring zal door de Raad van Bestuur een bestemming gegeven
worden in functie van de met de sponsor afgesloten overeenkomst.
Financieel Handboek 2015 Versie 01/09/2015
11
3.6. De inkomsten voortvloeiend uit publiciteitswerving voor Judo-Contact.
Het tarief voor publiciteit werd vastgesteld op (excl. BTW)
4-kleurendruk: enkel omslag
1/1 blad:
€ 1.000,00
1/2 blad:
€ 600,00
1/3 blad:
€ 400,00
4-kleurendruk: binnenblad
1/1 blad:
€ 600,00
1/2 blad:
€ 400,00
1/4 blad:
€ 250,00
1/8 blad:
€ 200,00
1/16 blad:
€ 100,00
4-kleurendruk: middelste binnenblad: € 900,00
3.7. Publiciteit via de officiële website van de federatie € 200,00 euro (excl.
BTW) per maand en € 2.200,00 euro (excl. BTW) voor een volledig
jaar. De facturatie geschiedt na elke verschijning. De inkomsten
voortvloeiend uit inschrijvingsgelden, inkomtarieven en toegewezen
organisaties:
Stand op RK/BK/CC 1 dag € 150,00; 2 dagen € 250,00 (excl.BTW)
De hierna genoemde inkomsten zijn incl. BTW indien deze aan
de BTW-regeling onderworpen zijn.
3.7.1. Inschrijvingsgelden voor wedstrijden
FJC buitenlandse judoka’s door overschrijving
€ 15,00
FJC geselecteerde binnenlandse judoka’s
€ 7,50
provinciale kampioenschappen
€ 10,00
(doorstorting van de provincies aan de VJF € 5,00 voor
degene die op de uitslaglijst staan van de PK en mogen
deelnemen aan de RK)
individuele jeugdbeker
€ 5,00
Callant Cup (heren en dames)
1ste afd.
2de afd.
3de afd.
4de afd.
boetesysteem indien forfait (zie reglement)
andere ploegenkampioenschappen
Belgisch kampioenschap masters
8 beurtenkaart voor de shiai
Financieel Handboek 2015 Versie 01/09/2015
12
€
€
€
€
350,00
174,00
149,00
124,00
€ 50,00
€ 10,00
€ 20,00
3.7.2. Inkomtarieven voor wedstrijden
Regionale kampioenschappen:
Flanders Judocup:
ouder dan 12 jaar
€ 5,00
ouder dan 12 jaar € 10,00
Jonger dan 12 jaar
gratis
Ticket 2 dagen
€ 15,00
Belgische Kampioenschappen: toegangsprijs bepaald door
K.B.J.B.
3.7.3. Inrichting van Callant Cup wedstrijden
De uiteindelijke toewijzing geschiedt door de Raad van
Bestuur van de vereniging op voorstel van de
wedstrijdorganisatiecommissie
(zie
hieromtrent
de
desbetreffende reglementering);
De nationale finaledag van de ereafdeling wordt ingericht
door de Koninklijke Belgische Judobond VZW, die alternerend
een toewijzing zal doen aan een regionale federatie.
3.7.4. Inrichting van een organisatie zonder toestemming VJF: boete
€ 1.000,00
3.8. De inkomsten voortvloeiend uit het inrichten van vormingsstages:
- Handboeken – cursussen ·€ 15,00
- Stages sportkampen (per week afhankelijk van de door ons te
betalen accommodatie)
3.9. De inkomsten voortvloeiend uit het inrichten van pedagogische
activiteiten:
- BLOSO-cursus: naargelang de tarifering van het BLOSO
Inschrijvingsgeld voor deelname aan sho-dan-shiken
- 1e, 2e en 3e Dan:
€ 50,00
e
- 4 en 5e Dan:
€ 100,00
- vanaf 6e Dan:
€ 100,00
- Herexamen
- 1e,2e en 3e dan:
€ 30,00
- vanaf 4e en hoger:
€ 60,00
- Pedagogische bijscholingen:
Financieel Handboek 2015 Versie 01/09/2015
13
€ 20,00
3.10. Andere inkomsten:
Inkomsten uit verkoop van goederen:
Ronde stickers (per stuk)
Lange stickers (per stuk)
DVD
CD ROM kleuterjudo
Verzendingskosten DVD binnenland
Verzendingskosten DVD buitenland
Judobeertje
Judobal
Weegschalen
Inkomsten uit verkoop van formulieren:
Verkoop van shiaikaarten: per kaart
Verkoop van technische kaarten: per kaart
€ 1,00
€ 1,25
€ 20,00
€ 10,00
€ 2,50
€ 5,00
€ 10,00
€ 27,50
€ 25,00
€ 10,00
€ 10,00
Inkomsten voor levering van diensten:
Vergunning
€ 38,00
Kleutervergunning tot 6 jaar
€ 21,00
Kost aanmaak vergunning door secretariaat
€ 2,00
Duplicaat vergunning
€ 5,00
Factuur vergunningen
€ 12,50
Spoedprocedure vergunning
€ 10,00
Admin. kost bij te late betaling van de clubbijdrage € 5,00 /mnd
Duplicaat diploma
€ 10,00
Duplicaat kaart zwarte gordel
€ 10,00
Duplicaat badges SR/TO
€ 10,00
Kinderdiploma (+ verzendingskosten)
€ 0,50
Rondschrijven ledenclubs nieuwsbrief – per te verspreiden PDF +
toevoegen info tornooi aan kalender
€ 40,00
Rondschrijven niet-ledenclubs via nieuwsbrief per te verspreiden PDF
€ 100,00
Adressen op sticker per lid club blad
€ 25,00
met commerciële doeleinden
€ 200,00
Vergunninghouders van een lid-club - per sticker
€ 0,15
(enkel beschikbaar voor het lid-club zelf)
Copies voor ledenclubs
€ 0,25/blad
Copies uit een dossier (met een min. van € 1,70)
€ 0,85/blad
Terugsturen van vrijkaarten, vergeten vergunningen,
shiaikaarten
€ 2,50
Uitlenen materiaal : waarborg
€ 25,00
(Bij te late teruggave zal € 1/dag aangerekend worden)
Financieel Handboek 2015 Versie 01/09/2015
14
4. Uitgaven en verantwoording van uitgaven
4.1. Algemeenheden: het basisprincipe van de verantwoording van
uitgaven ligt in het minimaliseren van de uitgaven en het opvoeren van
de efficiëntie van de betalingen en de boekhouding.
De VJF zal alleen de uitgaven die verband houden met een activiteit
van de federatie ten laste nemen. Hierbij wordt voor en door iedereen
een uniforme staat aangehouden.
Alle uitgaven geschieden via de bankrekening, via bankcheques of via
kas op voorlegging van een originele factuur of een rekenplichtig
kasstuk.
Alle kasstukken betreffende het vorige boekjaar moeten op de
federatie ingediend worden voor 15 januari van het nieuwe boekjaar.
4.2. Bij voorlegging van een originele factuur wordt, na goedkeuring door
de penningmeester, de factuur betaald aan de leverancier. Indien de
betaling werd voorgeschoten door een derde, zal de terugbetaling
gebeuren aan deze persoon, mits indiening van een kasstuk vergezeld
van de nodige bewijsstukken.
4.3. Een rekenplichtig kasstuk dient volgende gegevens te vermelden:
datum van de geleverde prestatie, dienst of verplaatsing, aard van de
prestatie, aantal km (heen en terug).
- De vrijwilligers maken een keuze op jaarbasis (van 01/01-31/12):
-
ofwel voor reële kosten: verplaatsingskosten € 0,34/kilometer
ofwel voor vrijwilligersvergoeding: maximum € 32,00/dag, de
jaargrens mag niet meer bedragen dan € 1.308,38
+ € 0,20/km met een maximum van 2.000 km op jaarbasis
De verantwoordelijke van de organisatie is verantwoordelijk voor het
verzamelen van de rekenplichtige kasstukken en afgifte aan het
administratief secretariaat binnen de 14 kalenderdagen. De uitbetaling
zal gebeuren binnen de 60 kalenderdagen.
Financieel Handboek 2015 Versie 01/09/2015
15
- Trainers:
-
Verplaatsingskosten
Lesgeld
€ 0,34 per km
€ 18,59 per uur
Om vrijgesteld te zijn van RSZ bijdragen mag het aantal trainingen niet
meer dan 25 dagen op jaarbasis bedragen (in alle organisaties samen) en
dienen de trainingsdagen vooraf doorgegeven te worden aan de federatie
die deze op haar beurt moet doorgeven aan FOD.
Bij overschrijding van 25 dagen zal er gewerkt worden via VLABUS.
- lesgevers op regionaal en nationaal niveau ontvangen per uur € 18,59
voor bijscholingen en opleidingscursussen aan scheidsrechters en
tijdopnemers
De ontvangen vergoedingen zullen onderworpen aan de fiscale wetgeving
en waar nodig zal er bedrijfsvoorheffing worden ingehouden.
- leden van de Raad van Bestuur kunnen in hun functie een keuze maken
tussen reële of forfaitaire onkostenvergoeding.
Bij keuze voor reële onkostenvergoeding kan men een maandelijkse
internetvergoeding ontvangen mits voorlegging van de factuur hierop zal
de wettelijke inhouding van toepassing zijn.
- leden van de medische commissie, (niet-contractuelen) dienen te
factureren op zelfstandige basis (na goedkeuring van het multidisciplinair
project).
- bijscholing leraren
- buitenlandse trainers: (in onderling akkoord)
- binnenlandse trainers
VPK: normaal tarief
vergoeding : € 35,00 € per uur
(Deze vergoeding is een belastbare materie, het aantal prestatiedagen
mag niet meer dan 25 dagen op jaarbasis bedragen om vrijgesteld te zijn
van RSZ, zo niet dient men te werken met een dagcontract en zal er een
dimona-aangifte moeten worden opgemaakt).
Vergoeding Coach / trainer
- Binnenlandse wedstrijden in opdracht van de federatie: hier zal men een
keuze dienen te maken tussen verplaatsingskosten of forfaitaire
onkostenvergoeding.
- Buitenlandse wedstrijden en stages € 37,50 per dag + VPK
(Deze vergoeding mag de verblijfsvergoeding van het betreffende land
niet overschrijden anders wordt deze belastbaar).
Financieel Handboek 2015 Versie 01/09/2015
16
Algemeen:
Bij meer dan 20 deelnemers kan een tweede trainer aangesteld
worden die zijn onkosten kan vergoed worden.
-
De
ingediende
kasstukken
dienen
steeds
aan
de
aanwezigheidslijst van de trainingen gehecht te worden. De
kasstukken dienen binnen een termijn van één maand ingediend
te worden op de federatie.
-
De atleten die voorkomen op de Olympische lijst kunnen recht
hebben op verplaatsingskosten voor de vooraf bepaalde
trainingen .De lijst van atleten en trainingen dient te worden
goedgekeurd door de RVB.
4.4. Afrekening van een internationale ontmoeting, een binnenlandse of
een buitenlandse stage of een organisatie over meerdere dagen. De
verantwoordelijke begeleider van de Raad van Bestuur of de
aangeduide verantwoordelijke zal binnen de 14 kalenderdagen een
schriftelijke afrekening indienen op het administratief secretariaat ter
attentie van de penningmeester. De afrekening dient alle
rekenplichtige stukken te bevatten die een bewijs leveren van de
gemaakte uitgaven.
De Raad van Bestuur beseft dat niet voor alle uitgaven rekenplichtige
stukken voorhanden kunnen zijn. Nochtans staat zij er op dat voor de
niet door rekenplichtige stukken verantwoorde uitgaven een verklaring
op eer door de verantwoordelijke begeleider wordt toegevoegd.
In alle geval dient de ingediende afrekening klaar en duidelijk gesteld
te worden zodanig dat een concreet overzicht verkregen wordt van de
gemaakte uitgaven. Dit kan door het opgeven van de ontvangen
voorschotten en dit te verminderen met de gemaakte uitgaven, welke
als volgt kunnen worden opgesplitst: uitgaven voor verblijf, uitgaven
voor lokale verplaatsingen, uitgaven voor inschrijvingen en uitgaven
ten gunste van de atleten en het begeleidend kader. Het eindresultaat
is een positief of een negatief saldo.
Tevens zal de verantwoordelijke een algemeen verslag indienen
betreffende het verloop van de manifestatie en wordt, in geval van een
internationale wedstrijd, een verslag opgemaakt dienstig voor de
sportcommissie en/of Judo Contact.
Zie eveneens de richtlijnen aan begeleiders en coaches.
Financieel Handboek 2015 Versie 01/09/2015
17
4.5. Tenslotte kunnen door de penningmeester "nota's voor de
boekhouding" worden opgemaakt, waardoor uitgaven binnen de
boekhouding zullen worden verantwoord. Deze nota's verschaffen
uitleg betreffende de aard van de uitgaven.
Financieel Handboek 2015 Versie 01/09/2015
18
5. Bijzondere toekenningen ( provinciale comités )
Toekenningen aan provinciale comités: bij beslissing van de Raad van
Bestuur 11/03/2014 wordt aan de provinciale comités voor het kalenderjaar
2015 een toelage toegekend voor een totaal gebudgetteerd bedrag van
€ 26.000,00 euro , te verdelen onder de vijf provincies.
Hieruit zal iedere provincie een vast bedrag van 3.000 euro ontvangen en
een variabel bedrag afhankelijk van het ledenaantal van hun
respectievelijke provincie in verhouding tot het totale ledenaantal VJF.
Deze dotatie kan worden verhoogd met € 1.000,00 per provincie bij het
indienen van een project.
Een eerste deel van de toelage ten bedrage van 40% kan door de
provinciale comités opgevraagd worden op 30 januari mits de indiening van
een factuur ten aanzien van de federatie. De toelage dient aangewend te
worden voor de organisatie van een provinciale algemene vergadering met
passende viering voor verdienstelijke leden van de provincie, voor de
nieuwjaarsreceptie, voor de administratieve werking van het provinciaal
secretariaat tijdens het eerste kwartaal en voor de organisatie van de
provinciale kampioenschappen. (De aankoop en levering van de medailles
voor de erkende provinciale kampioenschappen gebeurt door de federatie).
Een tweede, een derde en een vierde deel van de toelage bedraagt telkens
20% en kan door de provinciale comités opgevraagd worden op 10 april,
10 juli en 10 oktober en zal dienen voor de administratieve werking van het
provinciaal secretariaat tijdens het tweede, het derde en het vierde kwartaal
en het eventueel inrichten van een kata en/of ne waza en/of groen/blauw
tornooi.
Een toelage voor de sportieve werking van de provinciale comités kan
worden opgevraagd na indienen van het hierboven vernoemde project voor
maximum € 1.000,00 per provincie.
De rekenplichtige stukken met betrekking tot de ingediende facturatie ten
aanzien van de federatie zullen nagezien worden tijdens de maand
september voor het eerste semester van het jaar en tijdens de maand
december voor het vervolg van het jaar. Eventuele regularisaties kunnen
geschieden ten aanzien van de provinciale comités.
De boekhouding van de provinciale comités zal viermaal per jaar verwerkt
worden in de boekhouding van de Vlaamse Judofederatie telkens na het
afsluiten van elk kwartaal om de werkzaamheden bij de eindejaarsafsluiting
te verlichten.
Financieel Handboek 2015 Versie 01/09/2015
19
De mandatarissen van de provinciale rekeningen zijn : voorzitter, secretaris
en penningmeester
De bepalingen in het financieel handboek zijn van toepassing op de
provinciale comités.
Financieel Handboek 2015 Versie 01/09/2015
20
FINANCIELE REGELING ORGANISATIES VJF
Tussenkomsten Kampioenschappen
1° Interprovinciale miniemen ontmoeting
Zie lastenboek
2° Nationaal Interprovinciaal ploegentornooi U18
Zie lastenboek
3° Overeenkomst voor nationale, federale en
regionale organisaties uitgegeven volgens
lastenboek aan de provincies of een andere
organisator:
*
*
*
*
Flanders Judo Cup
Regionale kampioenschappen
Officiële Belgische kampioenschappen
Callant Cup
- Steeds een speciale overeenkomst in de vorm van een contract
Algemeen:
- afspraak en typeovereenkomst (schriftelijk) per toegekende
activiteit met VJF en organisator. (Lastenboek zal doorgegeven
worden).
Financieel Handboek 2015 Versie 01/09/2015
21

Download Report