TAS-tms®

CASE
S T U DY
TAS-tms
®
TAS-tms bezorgt
Kees in ’t Veen
Tanktransporten stabiliteit
voor beheersbare groei
www.TAS-tms.com
Kees in ’t Veen is één van de weinige privéondernemingen temidden van
multinationals in Europoort-Rotterdam. Het familiebedrijf groeide heel behoorlijk
de laatste jaren, ondanks een stevige concurrentie. De groei werd mede mogelijk
gemaakt door TAS-tms, de stabiele transportmanagement software van Wolters
Kluwer Transport Services. Jeffrey in ’t Veen, Businessunit Manager bij de
onderneming: “TAS-tms is flexibel, communiceert goed met onze boordcomputers
en maakt het registreren van activiteiten eenvoudiger.”
■■ DE UITDAGING
Een plezierig eigen TMS dreigde door de
groei van Kees in ´t Veen in de toekomst
onbetaalbaar te worden. Een selectietraject
moest leidden tot de beste fit tussen de
Transics-boordcomputers enerzijds en het
TMS anderzijds. “We wilden de continuïteit
van de onderneming garanderen.”
■■ DE OPLOSSING
Kees in ’t Veen koos voor TAS-tms van
WKTS vanwege de stabiliteit en de naadloze
aansluiting met de al aangeschafte Transicsboordcomputers. Ook koppelde het een
document management systeem aan het
TMS. Hiermee kunnen chauffeurs in de
vrachtauto direct documenten scannen
zodra een vracht is geladen of gelost. Jeffrey
in ’t Veen: “Deze ordermanagementoplossing
versnelt de orderafhandeling behoorlijk.”
■■ DE VOORDELEN
Modeldossiers met gegevens over prijzen,
laad en losplaatsen, producten, etc.
vervangen meerdere documenten en zullen
de planning blijvend tijdwinst opleveren.
“De planning hoeft bij het importen van een
Modeldossier nog slechts enkele gegevens
in te voeren.” Ook zal de te lanceren
webportal de snelheid naar de klanten van
de transporteur toe vergroten. Chauffeurs
werken bovendien prettiger omdat ze worden
aangestuurd door accuratere data.
De transporteur is kerngezond. De stevige groei die het bedrijf doormaakt is het gevolg van een aantal
keuzes die Kees in ’t Veen in de afgelopen jaren maakte. De vestiging in Europoort is het resultaat van
een vraag die één van de grootste klanten van het bedrijf in 2004 bij de directie neerlegde. Kemira
wilde Kees in ’t Veen graag naast zich gevestigd zien, de transporteur durfde de stap aan. Gestart
werd er met 20.000 m2, maar inmiddels wordt beslaat het totale terrein 60.000 m2.
Keuze voor TAS-tms met oog op groei
De combinatie van het transport management systeem (TMS) en de ingebouwde boordcomputers
zorgt voor de communicatie in de driehoek tussen opdrachtgevers, planning en chauffeurs. De keuze
voor het TAS-tms van WKTS werd enkele jaren geleden gemaakt. Voor de uitrol van de software
beschikte Kees in ’t Veen over een in eigen huis ontwikkeld transportmanagementsysteem.
“Overigens tot grote tevredenheid van de planners”, zo stelt Jeffrey in ’t Veen. Hij legt uit waarom er
toch een selectietraject is gestart naar modernere software: “Het door ons ontwikkelde maatwerk
werkte goed, maar juist dankzij de groei van het bedrijf zou dit onbetaalbaar worden in de toekomst.
Met de implementatie van TAS-tms van WKTS hebben we de continuïteit van het bedrijf verbeterd.”
In 2002 werden de eerste Transics boordcomputers ingebouwd, na acht maanden waren alle
vrachtwagen voorzien van de Transics boordcomputer. De implementatie van een nieuw TMS was
volgens de Businessunit Manager een begrijpelijke vervolgstap. “De selectie van Transics hielp
bij de keuze voor TAS-tms”, meent In ’t Veen. “De connectie tussen deze boordcomputers en de
transportsoftware is een één-tweetje. Wat we daarbij prettig vinden aan TAS-tms, is dat WKTS
ons bij kleine noodzakelijke aanpassingen niet direct op kosten jaagt.” Wat in ’t Veen en passant
ook noemt is de sterk verbeterde urenregistratie. “Daar waar in het verleden geschat werd over de
beschikbare tijd, hebben we nu de beschikking over exacte gegevens. Deze exacte gegevens hebben
ons de mogelijkheid gegeven om een stuk efficiënter te werken en op die manier meer te halen uit
de beschikbare werktijden.
Uitgebreide modeldossiers
Ondanks de volgens In ‘t Veen gevoelsmatige en logische keuze voor TAS-tms, was het omgaan met
de software wel even wennen voor de planning. Zo werkten deze eerder met een planscherm waarop
activiteiten onder elkaar werden geplaatst. “Nu kijken we van links naar rechts. Het aanmaken van
orders verlangt andere stappen en bovendien beschikken we nu over meer velden.” Tariefafspraken
staan ook in het systeem. Waar deze afspraken eerder op basis van landinformatie werden gemaakt,
gebruiken de planners vandaag de dag een modeldossier waarin naast de prijs ook de laad/losplaats,
product, etc. vermeld kunnen staan . “Het woord dossier staat daarbij voor order.
TAS-tms
®
www.TAS-tms.com
Dit aspect van TAS-tms biedt ons echt toegevoegde waarde, we proberen de modeldossiers zo
compleet mogelijk te maken. Een compleet dossier maken vergt in eerste instantie iets meer werk
dan we gewend waren, maar die tijd winnen we later terug. De planning hoeft bij het importen van
een modeldossier nog slechts enkele gegevens in te voeren.”
“
“De connectie tussen de boordcomputers
en het TMS is een één-tweetje. Wat we
bovendien prettig vinden aan TAS-tms, is
dat WKSTS ons bij kleine noodzakelijke
aanpassingen niet direct op kosten jaagt.”
Jeffrey in ‘t Veen, Businessunit Manager bij
Kees in ’t Veen Tanktransporten
De onderneming Kees in ’t Veen stapte over
van een eigen TMS op TAS-tms. Dat was even
wennen, maar hoe intensiever de planners
het transport management systeem inzetten,
des te meer voordelen ze ontdekken. Ook
chauffeurs zien de voordelen volgens In ’t
Veen: “Chauffeurs hebben inzicht in hun
rijtijden, iets wat onze planning ook heeft.
Dankzij TAS-tms zijn ze beter dan voorheen
in staat om werk in te plannen en voorwerk
te verrichten.”
De transporteur koppelde recent een document management systeem (DMS) aan het bestaande
TMS. Hiermee zijn chauffeurs in staat om in de vrachtauto direct documenten te scannen zodra
een vracht is geladen of gelost. “Deze documentmanagementoplossing versnelt de orderafhandeling
behoorlijk”, aldus In ’t Veen. “Dit is vooral bij de afhandeling van deep sea containers. We kunnen
de benodigde documenten, zoals de CMR, direct na het laden en of lossen sturen. De klant kan
daarop direct de gegevens controleren.” Na het scannen gaan de documenten onmiddellijk digitaal
het archief in, wat volgens In ’t Veen op een later moment het nodige nazoekwerk bespaart.
‘Sneller klanten bedienen’
De aanvulling van TAS-tms met het document management systeem staat niet op zich. In ’t Veen
ziet de implementatie van de transportsoftware als een onderdeel van een continu verbeterproces,
waarbij regelmatig aanvullingen nodig of gewenst zijn. Hetzelfde geldt voor de communicatie tussen
chauffeurs en thuisbasis. “We zijn in staat om onze chauffeurs steeds efficiënter in te zetten.” Ook
heeft de transporteur dankzij de koppeling van de aanwezige transportoplossingen zijn klantenservice
weten te verbeteren. Een volgende stap daarbij is de lancering van een webportal. “Daarmee kunnen
klanten zien wat de status is van een order. Ook willen we klanten de mogelijkheid bieden om
documenten op te vragen. De webportal zal de snelheid van onze service naar klanten toe vergroten.”
Volgens In ’t Veen voegt het bedrijf dit stukje extra toegevoegde waarde niet geruisloos toe aan de
bestaande klantenservice. “We moeten laten zien wat we kunnen..”
Voor het meten van de prestaties die In ’t Veen levert zijn wekelijkse overlegmomenten gepland. Op
die momenten bespreekt het management de financiële zaken, het klantperspectief, de organisatie
en de interne processen. Het gebruikt daarvoor een balanced scorecard. TAS-tms heeft voor het
aspect klantperspectief een aantal zaken mogelijk gemaakt. “We registreren nu veel meer punten,
waardoor we deze punten ook kunnen gaan verbeteren. Dat maakt ons kwetsbaarder, maar ook
transparanter. Het TMS is daarnaast het bronsysteem voor het voeden van onze andere IT-systemen,
zoals het boekhoudpakket. We zijn daarom blij met de huidige stabiliteit.”
Interne en externe service verbeterd
De uitgebreide en digitale registratie van activiteiten heeft tenslotte niet alleen de klantenservice
van In ’t Veen aanzienlijk verbeterd. Ook de interne service is vooruit gegaan, vooral de
arbeidsomstandigheden van de chauffeurs. De chauffeurs beschikken door de koppeling van de
boordcomputers en het TMS over de juiste gegevens, zoals de naam van een producent of product
en een referentie. Ook kan de chauffeur zelf een moment uitkiezen waarop hij zijn berichten wil lezen
of wil teruglezen. “Hij heeft inzicht in zijn rijtijden, iets wat onze planning ook heeft. Dankzij TAS-tms
zijn ze beter dan voorheen in staat om werk in te plannen en voorwerk te verrichten.”
TAS-tms NV
Ter Waarde 73
8900 Ieper
+32 57 22 17 50
[email protected]
www.TAS-tms.com
TAS-tms is onderdeel van Wolters Kluwer Transport Services. Het Wolters Kluwer Transport Services logo is een gedeponeerd merk. Alle andere logo’s,
producten en bedrijfsnamen zijn merken die eigendom zijn van de respectievelijke eigenaren en onderwerp van de eigen copyright regels van deze
partijen.
13/03

Download Report