ARIS proceshandboek Tijdverantwoording

ARIS proceshandboek
Tijdverantwoording
Versie:
3
Status:
Productie
Datum:
28-07-2014
Pagina:
1 van 39
Tijdverantwoording
Documenthistorie
Datum
Eenheid
Activiteit
Besproken met:
Uitkomst
19-06-2014
AC
03-10-2013
AC
Hein Brouwer (Hoofd Projectadministratie)
Henri Rots (Projectadministratie)
Edwin Peters (Functioneel Beheer)
17-09-2013
AC
13-02-2013
AC
01-02-2012
AC
14-03-2011
AC
Onderhouden
proceshandboek
Onderhouden
proceshandboek
Onderhouden
proceshandboek
Uitvoeren onderhoud
proceshandboek
Aanpassen
procesbeschrijving
naar Aris ProcessWeb
Vaststellen
procesbeschrijving
Proceshandboek
onderhouden
Proceshandboek
onderhouden
Proceshandboek
onderhouden
Onderhoud proceshandboek uitgevoerd
Procesbeschrijving
aangepast naar
Aris ProcessWeb
Handboek vastgesteld
Geselecteerd model:
In ARIS-groepsstructuur:
Datum opgeslagen: 28-07-2014
Hein Brouwer (Hoofd Projectadministratie
Administratief Centrum)
N.v.t.
Alleen inhoudelijke controles (‘semantic
checks’) uitgevoerd
Chris Schut (Directeur AC) en Arne
Brentjes (Directeur Concern Control)
Tijdverantwoording
Main group\Algemeen\Processen\Ondersteunende processen\Projectadministratie en
kostentoerekening\Tijdverantwoording
Pagina 2 van 39
Tijdverantwoording
Inhoudsopgave
1.
PROCES: TIJDVERANTWOORDING........................................................................................................................4
1.1
2.
PROCES: INVOEREN TARIEVEN NIEUW BOEKJAAR ........................................................................................6
2.1
3.
PROCESKETEN: MAANDELIJKSE CONTROLE INZETPLAN .......................................................................................... 21
PROCES: MONITOREN PASSIEVE TIJDVERANTWOORDING ....................................................................... 23
8.1
9.
PROCESKETEN: INVOEREN/WIJZIGEN INZETPLAN PASSIEF ...................................................................................... 18
PROCES: MAANDELIJKSE CONTROLE INZETPLAN ....................................................................................... 20
7.1
8.
PROCESKETEN: INVOEREN/WIJZIGEN INZETPLAN ACTIEF ........................................................................................ 16
PROCES: INVOEREN/WIJZIGEN INZETPLAN PASSIEF ................................................................................... 17
6.1
7.
PROCESKETEN: CONTROLEREN WIJZE VAN TIJDVERANTWOORDING ....................................................................... 13
PROCES: INVOEREN/WIJZIGEN INZETPLAN ACTIEF...................................................................................... 15
5.1
6.
PROCESKETEN: BEHEER TOESLAGENSCHEMA UVA ............................................................................................... 10
PROCES: CONTROLEREN WIJZE VAN TIJDVERANTWOORDING ............................................................... 12
4.1
5.
PROCESKETEN: INVOEREN TARIEVEN NIEUW BOEKJAAR ...........................................................................................7
PROCES: BEHEER TOESLAGENSCHEMA UVA ..................................................................................................9
3.1
4.
PROCESKETEN: TIJDVERANTWOORDING ..................................................................................................................5
PROCESKETEN: MONITOREN PASSIEVE TIJDVERANTWOORDING ............................................................................. 24
PROCES: ACTIEF TIJDVERANTWOORDEN ........................................................................................................ 25
9.1
PROCESKETEN: ACTIEF TIJDVERANTWOORDEN ...................................................................................................... 26
10. PROCES: VERWERKEN TIJDVERANTWOORDING ........................................................................................... 28
10.1
PROCESKETEN: VERWERKEN TIJDVERANTWOORDING ............................................................................................ 29
11. PROCES: CORRIGEREN TIJDVERANTWOORDING (BOEKEN MET TERUGWERKENDE KRACHT) .... 31
11.1
PROCESKETEN: CORRIGEREN TIJDVERANTWOORDING (BOEKEN MET TERUGWERKENDE KRACHT) ........................ 32
12. PROCES: CORRIGEREN TIJDVERANTWOORDING (GESLOTEN BOEKJAREN) ...................................... 34
12.1
PROCESKETEN: CORRIGEREN TIJDVERANTWOORDING (GESLOTEN BOEKJAREN) ................................................... 35
13. PROCES: RAPPORTAGES TIJDVERANTWOORDING ...................................................................................... 37
13.1
PROCESKETEN: RAPPORTAGES TIJDVERANTWOORDING ........................................................................................ 38
Datum opgeslagen: 28-07-2014
Pagina 3 van 39
Tijdverantwoording
1.
Proces: Tijdverantwoording
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
• Projectadministratie en kostentoerekening
Het doel van dit proces is het toerekenen van personeelskosten en
overheadkosten aan activiteiten door het vastleggen van de tijdsbesteding van
medewerkers.
Dagelijks, wekelijks, maandelijks en jaarlijks
Urenboekingen en boekingsgang tijdverantwoording
Intern memo Business Rules voor Actief Tijdschrijven: een keuzemodel;
Intern memo Business Rules voor Passief Tijdschrijven
Bestuursstaf
Financiën & Control zorgt voor:
* het opstellen en tijdig aanleveren van de toeslagen en tarieven van het nieuwe
boekjaar
Administratief Centrum
Functioneel Beheer zorgt voor:
* het correct verwerken van het toeslagenschema.
De medewerker Projectadministratie zorgt voor:
* het maandelijks controleren van de volledigheid inzake passief
tijdverantwoorden
* het maandelijks verwerken van uren.
Triggers
Afbakening
Prestatie-maatstaf
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Datum opgeslagen: 28-07-2014
Faculteiten en overige diensten
De controller zorgt voor:
* hete tijdig aanleveren van de kostenverdeelstaat, zodat de tarieven kunnen
worden berekend
* het aanleveren van het inzetplan van medewerkers inzake passief en actief
tijdverantwoorden
* het vooraf controleren van de tijdverantwoording
* het corrigeren van de tijdverantwoording
* het eventueel doorgeven van correcties.
Datum volgens afsluitschema
Van het invoeren van tarieven voor een nieuw boekjaar tot en met het opstellen
van rapportages tijdverantwoording.
[email protected]
Oct 15, 2013 11:51:50 AM
rkieft1
Pagina 4 van 39
Tijdverantwoording
1.1
Procesketen: Tijdverantwoording
Datum opgeslagen: 28-07-2014
Pagina 5 van 39
Invoeren tarieven nieuw boekjaar
2.
Proces: Invoeren tarieven nieuw boekjaar
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
Trigger(s)
Afbakening
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Opmerkingen model:
Modelstatus
Opmerkingen model
Datum opgeslagen: 28-07-2014
• Inrichten financiële administratie met samenhang
• Tijdverantwoording met samenhang
• Tijdverantwoording
het invoeren van geactualiseerde uurtarieven nieuw boekjaar.
Jaarlijks
Urenboekingen en boekingsgang tijdverantwoording
Administratief Centrum
Een medewerker Functioneel Beheer zorgt voor:
* het maken van inleesbestanden voor nieuwe tarieven
* het koppelen van prestatiesoorten aan kostenplaatsen.
Het Hoofd Functioneel Beheer en Hoofd Verslaggeving zorgen voor:
* het goedkeuren van de ingevoerde tarieven.
Datum volgens afsluitschema
Van het maken van inleesbestanden van nieuwe uurtarieven tot en met het
controleren en goedkeuren van de nieuwe tarieven.
[email protected]
Oct 28, 2013 2:22:05 PM
rkieft1
Productie
Pagina 6 van 39
Invoeren tarieven nieuw boekjaar
2.1
Procesketen: Invoeren tarieven nieuw boekjaar
Datum opgeslagen: 28-07-2014
Pagina 7 van 39
Invoeren tarieven nieuw boekjaar
Korte uitleg per processtap van proces: Invoeren tarieven nieuw boekjaar
Processtappen / objecten
1
Maken inleesbestanden van
nieuwe uurtarieven
2
Koppelen prestatiesoorten aan
kostenplaats
3
Controle nieuwe tarieven
4
Aanpassen fout ingevoerde
tarieven
Kopiëren tarieven naar overige
kostenplaatsen
Controle nieuwe tarieven
5
6
7
Aangeven reden van afkeuring
ingevoerde tarieven
Datum opgeslagen: 28-07-2014
Beschrijving / doel
Alle tarieven voor het nieuwe jaar worden in een excelbestand gezet met bijbehorend
prestatiesoort. Deze wordt gebruikt als input voor de koppeling.
Voor het nieuwe boekjaar wordt één WP en één OBP kostenplaats gevuld met de nieuwe
tarieven op basis van 1680 uur. Voor actieve tijdverantwoording op basis van 1200 uur. Een
WP kostenplaats met de tarieven van de WP-prestatiesoorten en hetzelfde voor OBP.
Er worden in de test urenboekingen gemaakt om te controleren of de uren met de juiste
tarieven en kostensoort worden geboekt op de netwerkactiviteit en op de zendende
kostenplaats worden tegengeboekt.
De fout wordt hersteld.
Alle tarieven voor het komende jaar zijn ingevoerd. De database zal worden gekopieerd naar
de overige WP en OBP kostenplaatsen.
Er worden in de test urenboekingen gemaakt om te controleren of de uren met de juiste
tarieven en kostensoort worden geboekt op de netwerkactiviteit en op de zendende
kostenplaats worden tegengeboekt.
Bij afkeuring wordt aangegeven welk tarief niet op de goede kostenplaats is geboekt.
Pagina 8 van 39
Beheer Toeslagenschema UvA
3.
Proces: Beheer Toeslagenschema UvA
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
• Inrichten financiële administratie met samenhang
• Tijdverantwoording met samenhang
• Tijdverantwoording
Beheren van het toeslagenschema op uren in SAP.
Maandelijks
N.v.t.
Administratief Centrum
Een medewerker Functioneel Beheer zorgt voor:
* het controleren van de opslagen in SAP zoals aangegeven door Financiën &
Control
* het controleren van de zendende kostenplaats met het organisatieregister
* het voorbereiden en bepalen delta voor customizing.
Applicatiebeheer zorgt voor:
* het muteren van de opslagen in SAP zoals is aangegeven door Financiën &
Control
* het koppelen van de toeslag aan de kostenplaats.
Het Hoofd Functioneel Beheer zorgt voor:
* het controleren van de juiste en tijdige invoer van mutaties in het
opslagenschema.
Trigger(s)
Afbakening
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Opmerkingen model:
Modelstatus
Opmerkingen model
Datum opgeslagen: 28-07-2014
Bestuursstaf
Een medewerker Financiën & Control zorgt voor:
* het tijdig aanleveren van de kostenverdeelstaat
* het tijdig aanleveren van organisatieregisterwijzigingen.
* Kostenverdeelstaat is ontvangen
* Nieuw toeslagsoort
* Wijziging in opslag
* Organisatiewijziging voor het nieuwe boekjaar
Administratief Centrum (AC)
[email protected]
Jul 1, 2014 1:53:07 PM
rkieft1
Productie
Pagina 9 van 39
Beheer Toeslagenschema UvA
3.1
Procesketen: Beheer Toeslagenschema UvA
Datum opgeslagen: 28-07-2014
Pagina 10 van 39
Beheer Toeslagenschema UvA
Korte uitleg per processtap van proces: Beheer Toeslagenschema UvA
Processtappen / objecten
1
Maken overzicht
toeslagenschema
2
Controleren profitcenters
3
Controleren kostenplaatsen
4
Controleren toeslagen
5
Aanmaken wijziging
urentoeslag
Aanmaken wijziging %toeslag
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Controleren wijziging volgens
organisatieregister
Doorgeven verschil met
organisatieregister
Verschil met organisatieregister
beoordelen
Bepalen te wijzigen tabel
Aanmaken wijziging tabel
"Basis"
Aanmaken wijziging in tabel
"Creditering"
Controleren toeslagenschema
Uitvoeren eindcontrole
toeslagenschema
Aangeven reden afkeuring
toeslagenschema
Datum opgeslagen: 28-07-2014
Beschrijving / doel
Een medewerker Functioneel Beheer maakt overzicht toeslagenschema voor de nieuwe
toeslagen en geeft weer wat de mutaties, veranderingen zijn ten opzichte van het voorgaand
boekjaar.
Een medewerker Functioneel Beheer controleert of de profitcenters van zendende
kostenplaatsen overeenkomen met de kostendekkingsplaats.
Een medewerker Functioneel Beheer controleert de zendende kostenplaatsen en
dekkingskostenplaatsen.
Een medewerker Functioneel Beheer controleert de toeslagen. Controle vindt voornamelijk
plaats om te zien of de zendende kostenplaatsen per kostendekkingsplaats dezelfde toeslag en
de juiste tarieven hebben.
Wijziging voor de werkplek-, Afdelings- en Instituutstoeslag kan worden doorgevoerd bij de
goede code aan de hand van de wijzigingen in het overzicht toeslagenschema.
Wijzigingen voor Overige PL, Ziekterisico en Wachtgeldrisico kan worden doorgevoerd bij de
goede code aan de hand van de wijzigingen in het overzicht toeslagenschema.
Check op de aangeleverde kostenplaatsen met de HR kostenplaatsen in het organisatieschema.
Als de medewerker Functioneel Beheer constateert, dat de wijziging niet aansluit op het
organisatieregister wordt dit doorgegeven aan Financiën & Control.
Een medewerker Financiën & Control beoordeelt het verschil met het organisatieregister of zet
dit door aan een medewerker Financiën & Control. Als het organisatieregister goed is wordt
dit doorgegeven aan de behandelend medewerker Functioneel Beheer.
De behandelend medewerker Functioneel Beheer bepaalt de te wijzigen tabel.
Indien wijzigingen zijn geconstateerd ten opzichte van de oorspronkelijke afdelingstoeslagen
van de zendende kostenplaatsen, dan worden deze aangepast in de tabel "Basis ".
Indien wijzigingen zijn geconstateerd ten opzichte van de dekkingskostenplaats behorende bij
de zendende kostenplaatsen, dan worden deze aangepast in de tabel "Creditering".
Nadat de mutaties zijn verwerkt worden de toeslagen gecontroleerd op invoer en wordt een
testboeking uitgevoerd.
Door Hoofd Functioneel beheer wordt een laatste controle gedaan op invoer en verwerking
van de toeslagen.
Mochten fouten geconstateerd zijn, dan zal aangegeven worden waarom de invoer niet goed is,
zodat deze hersteld kan worden.
Pagina 11 van 39
Controleren wijze van tijdverantwoording
4.
Proces: Controleren wijze van tijdverantwoording
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
Trigger(s)
Afbakening
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Opmerkingen model:
Modelstatus
Opmerkingen model
Datum opgeslagen: 28-07-2014
• Tijdverantwoording met samenhang
• Tijdverantwoording
Het controleren van de wijze van tijdverantwoorden.
Dagelijks
Urenboekingen en boekingsgang tijdverantwoording
Administratiecentrum (AC)
De medewerker Projectadministratie zorgt voor:
* het controleren van de wijze van tijdverantwoording, ingevoerd in SAP HR door
medewerker PSA.
* het eventueel aanpassen van de codering voor de wijze van tijdverantwoording.
* aanstelling aan de UvA
* inhuur medewerker niet in dienst
* beleidswijziging tijdverantwoorden
* aanpassing van methode van tijdschrijven
Van het controleren en eventueel aanpassen van de wijze van tijdschrijven tot en
met het archiveren van het formulier voor tijdschrijven.
[email protected]
Oct 15, 2013 11:04:13 AM
rkieft1
Productie
Pagina 12 van 39
Controleren wijze van tijdverantwoording
4.1
Procesketen: Controleren wijze van tijdverantwoording
Datum opgeslagen: 28-07-2014
Pagina 13 van 39
Controleren wijze van tijdverantwoording
Korte uitleg per processtap van proces: Controleren wijze van tijdverantwoording
Processtappen / objecten
1
Controleren/ aanpassen wijze
tijdschrijven
2
Bepalen volgende stappen
3
Invoeren/aanpassen wijze van
tijdverantwoorden
Beschrijving / doel
Een medewerker Projectadministratie controleert de wijze van tijdverantwoorden.
Een medewerker Projectadministratie bepaalt de volgende stappen.
Het aanleggen van nieuwe medewerkers bij aanstelling gebeurt via een medewerker PSA. Het
muteren van de gegevens van medewerkers gebeurt op basis van een mutatieformulier in
Topdesk van een medewerker PSA door een medewerker Projectadministratie in SAP HR.
Topdesk houdt het mutatieformulier vast. Een medewerker Projectadministratie controleert
aan de hand van het ontvangen formulier of codering
voor de juiste wijze van tijdverantwoording correct in SAP staat. Eventueel kan SAP worden
aangepast.
In SAP HR wordt ingevoerd of gewijzigd op welke manier de medewerker gaat tijd
verantwoorden. Dat kan passief, actief of niet van toepassing zijn. Bij actief tijd
verantwoorden wordt voor de medewerker een inzetplan ingevoerd zodat hij in de
zelfbediening beschikt over een werkvoorraad en bij passief tijdverantwoorden wordt een
inzetplan voor de medewerker ingevuld.
Bij inhuur van externe medewerkers wordt ook de wijze van tijdverantwoorden opgegeven.
Het wijzigen van een passieve inzetplanning kan alleen voor een gehele maand, niet voor een
gedeelte van een maand.
Datum opgeslagen: 28-07-2014
Pagina 14 van 39
Invoeren/wijzigen inzetplan actief
5.
Proces: Invoeren/wijzigen inzetplan actief
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
Trigger(s)
Afbakening
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Opmerkingen model:
Modelstatus
Opmerkingen model
Datum opgeslagen: 28-07-2014
• Inrichten financiële administratie met samenhang
• Instroom personeel met samenhang
• Projectadministratie algemeen met samenhang
• Projectadministratie Onderwijs & Onderzoek met samenhang
• Tijdverantwoording met samenhang
• Tijdverantwoording
• Werving en selectie met samenhang
Het zorgen dat voor elke medewerker, die actief tijd verantwoord, een inzetplan
wordt ingevoerd of wordt gewijzigd, opdat de medewerker op de door hem
gewenste activiteiten/projecten tijd kan schrijven (werkvoorraad).
Dagelijks
Urenboekingen en boekingsgang tijdverantwoording; Intern memo Business Rules
voor Actief Tijdschrijven: een keuzemodel
Het Administratief Centrum (AC)
Een medewerker Projectadministratie zorgt voor:
* het controleren van aangeleverde inzetplannen
* het verwerken van de inzetplannen
* het uitvoeren van wijzigingen van het inzetplan, zonder tussenkomst van
controller of projectcontroller bij medewerkers die uit dienst zijn of gaan.
* het doorgeven aan de medewerker en leidinggevende dat actief tijd verantwoord
kan worden.
* Ingevuld inzetplan
* Wijziging in tijdverantwoording van passief of n.v.t. naar actief
* Inzet medewerker op andere activiteiten, waardoor het inzetplan aangepast moet
worden
* Uitdienstmelding
Van het aanmaken van een inzetplan voor actief tijdverantwoorden tot en met het
verzenden en ontvangen van de melding dat tijdschrijven mogelijk is.
[email protected]
Oct 14, 2013 5:05:41 PM
rkieft1
Productie
Pagina 15 van 39
Invoeren/wijzigen inzetplan actief
5.1
Procesketen: Invoeren/wijzigen inzetplan actief
Korte uitleg per processtap van proces: Invoeren/wijzigen inzetplan actief
Processtappen / objecten
1
Aanmaken inzetplan voor actief
tijdverantwoorden
2
Ontvangen melding
tijdschrijven is mogelijk
Datum opgeslagen: 28-07-2014
Beschrijving / doel
Om actief tijd te verantwoorden wordt een inzetplan aangemaakt inclusief
netwerkactiviteit(en), die via netwerkplannen gekoppeld zijn aan WBS elementen. Als de
medewerker hiervoor passief tijd heeft verantwoord dan zal eerst het oude inzetplan
verwijderd moeten worden. Indien WBS elementen niet (juist) zijn aangemaakt, dan zal
Controller eerst goedkeuring voor aanpassing moeten geven. Daarna kan Projectadministratie
WBS element aanmaken of wijzigen.
Als actief tijdschrijven mogelijk is, ontvangen de werknemer en zijn leidinggevende hiervan
bericht van de medewerker Projectadministratie.
Pagina 16 van 39
Invoeren/wijzigen inzetplan passief
6.
Proces: Invoeren/wijzigen inzetplan passief
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
Trigger(s)
Afbakening
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Opmerkingen model:
Modelstatus
Opmerkingen model
Datum opgeslagen: 28-07-2014
• Projectadministratie algemeen met samenhang
• Tijdverantwoording met samenhang
• Tijdverantwoording
• Uitstroom personeel met samenhang
Het zorgen dat voor elke medewerker, die passief tijd verantwoord, een inzetplan
wordt ingevoerd of wordt gewijzigd.
Dagelijks
Handleiding Rapport Y_IT27 Integraal overzicht kostenverdeling
Het Administratief Centrum (AC)
Een medewerker Projectadministratie zorgt voor:
* het controleren van het aangeleverde inzetplan
* het aanmaken van een inzetplan(kostenverdeling) m.b.t. IT27 voor passief
tijdverantwoorden
* het uitvoeren van wijzigingen van het inzetplan die uit dienst zijn of gaan door
invoeren van een einddatum.
Van PSA via TOPdesk doorgezette HR mutaties
Van controllers ontvangen mutaties ontvangen.
Van het controleren van de juistheid van het inzetplan tot en met het invoeren of
wijzigen van het inzetplan.
[email protected]
Jul 1, 2014 1:08:31 PM
rkieft1
Productie
Pagina 17 van 39
Invoeren/wijzigen inzetplan passief
6.1
Procesketen: Invoeren/wijzigen inzetplan passief
Datum opgeslagen: 28-07-2014
Pagina 18 van 39
Invoeren/wijzigen inzetplan passief
Korte uitleg per processtap van proces: Invoeren/wijzigen inzetplan passief
Processtappen / objecten
1
Ontvangen inzetplan of verzoek
wijzigen inzetplanning
2
Controleren inzetplan of
wijziging op juistheid
3
Invoeren/wijzigen inzetplan
4
Afstemmen over correcte
inzetplan
Datum opgeslagen: 28-07-2014
Beschrijving / doel
Projectadministratie ontvangt van PSA via TOPdesk op PSA mutatieformulieren naar de
Projectadministratie doorgezette HR mutaties. Ook worden van controllers afzonderlijke
mutaties ontvangen.
Een medewerker Projectadministratie controleert het inzetplan of het verzoek op juistheid. Het
is mogelijk dat een verschil in capaciteit ten opzichte van het rooster wordt geconstateerd,
welke niet is aangegeven op het formulier.
Het inzetplan (inclusief netwerkactiviteit) wordt verwerkt en opgeslagen in SAP PS.
Indien een medewerker meer dan zes weken ziek is, worden de kosten automatisch geboekt op
een speciaal aangelegde WBS-element voor ziekte.
Indien er onduidelijkheden zijn, wordt dit eerst afgestemd met betrokkenen (zoals
(project)controller, medewerker P&O of medewerker PSA) om inzetplan correct in te kunnen
voeren in SAP PS.
Pagina 19 van 39
Maandelijkse controle inzetplan
7.
Proces: Maandelijkse controle inzetplan
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
Trigger(s)
Afbakening
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Opmerkingen model:
Modelstatus
Opmerkingen model
Datum opgeslagen: 28-07-2014
• Tijdverantwoording met samenhang
• Tijdverantwoording
Controleren of inzetplannen van medewerkers die passief tijd verantwoorden
corresponderen met aanstellingsomvang en op veranderingen om voor de
maandafsluiting zo nodig een nieuw inzetplan in te vullen.
Conform afsluitschema
Administratief Centrum (AC)
Projectenadministratie
De medewerker Projectadministratie zorgt voor:
* het controleren van het projectstatusoverzicht en het controleren van de
volledigheid van het inzetplan aan de hand van aanstellingsomvang
* het verwerken van veranderingen in inzetplannen.
De controller of projectcontroller zorgt voor:
* het doorgeven van aanvullende informatie over veranderingen in inzetplannen.
* Datum afsluitschema tijdverantwoording
Controleren van de inzetplannen.
[email protected]
Jul 1, 2014 1:53:07 PM
rkieft1
Productie
Pagina 20 van 39
Maandelijkse controle inzetplan
7.1
Procesketen: Maandelijkse controle inzetplan
Datum opgeslagen: 28-07-2014
Pagina 21 van 39
Maandelijkse controle inzetplan
Korte uitleg per processtap van proces: Maandelijkse controle inzetplan
Processtappen / objecten
1
Controleren inzetplannen
Beschrijving / doel
Van medewerkers die passief tijdschrijven worden de gegevens in SAP PS (verdeling van de
uren over netwerkactiviteiten) vergeleken met de gegevens in SAP HR (totaal uren op basis
van aanstelling).
Afwijkingen worden Indien mogelijk zelf (binnen PA of AC) opgelost of de desbetreffende
(project) controller wordt gevraagd om informatie.
Er zal worden nagegaan of de werkzaamheden in de lopende maand of in de komende
maanden zal veranderen.
De veranderingen worden op de lijst aangegeven. De lijst wordt getekend en verstuurd voor
archivering en voor het doorgeven van veranderingen.
Uren die niet geschreven worden, komen niet op WBS elementen.
Datum opgeslagen: 28-07-2014
Pagina 22 van 39
Monitoren passieve tijdverantwoording
8.
Proces: Monitoren passieve tijdverantwoording
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
• Projectadministratie algemeen met samenhang
• Tijdverantwoording met samenhang
• Tijdverantwoording
Beoordelen van medewerkers die passief tijd verantwoorden ter voorbereiding op
de maandafsluiting, zodat de personele lasten samen met opslagen geboekt
kunnen worden.
Maandelijks - 1e week na einde verslagperiode
Intern memo Business Rules voor Passief Tijdschrijven
Administratief Centrum (AC)
De Medewerker Functioneel Beheer zorgt voor:
* het beoordelen van de controlelijsten
* het doorgeven van de bevindingen van de controlelijsten
De Medewerker Projectenadministratie zorgt voor:
* het tijdig doorgeven van wijzigingen die voortvloeien uit 'fouten' uit de
controlelijst
* het goed aanleveren van de te corrigeren urenboekingen
* het oplossen van fouten uit de controlelijst.
* het verwerken van de correctieboeking van de uren en toeslagen.
Trigger(s)
Afbakening
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Opmerkingen model:
Modelstatus
Opmerkingen model
Datum opgeslagen: 28-07-2014
De Medewerker PSA zorgt voor:
* het tijdig doorgeven van wijzigingen die voortvloeien uit 'fouten' uit de
controlelijst
* het oplossen van fouten uit de controlelijst.
* Maandelijkse controle volgens afsluitschema
* Vrijgegeven WBS-element
* Roosterwijziging
* Gewijzigd inzetplan
Van het beoordelen van de controlelijst inzetplannen tot en met het oplossen van
de fouten uit de controlelijst.
[email protected]
Jul 1, 2014 1:53:07 PM
rkieft1
Productie
Pagina 23 van 39
Monitoren passieve tijdverantwoording
8.1
Procesketen: Monitoren passieve tijdverantwoording
Korte uitleg per processtap van proces: Monitoren passieve tijdverantwoording
Processtappen / objecten
1
Beoordelen controlelijst
inzetplannen
2
Doorgeven bevindingen
controlelijst
3
Controleren controlelijst
4
Controleren controlelijst
5
Oplossen PA fouten uit
controlelijst
6
Oplossen fouten uit controlelijst
Datum opgeslagen: 28-07-2014
Beschrijving / doel
De controlelijst wordt beoordeeld op onjuistheden.
Als de controlelijst akkoord wordt bevonden wordt deze doorgestuurd voor verwerking.
De ontvangen controlelijst wordt gecontroleerd.
De ontvangen controlelijst wordt gecontroleerd.
De foutenlijst kan de volgende gegevens laten zien:
* verschil in aanstellingsomvang
* WBS afgesloten
* WBS geblokkeerd
* WBS verkeerde status (wel open maar niet vrij)
* of andere issues voor projecten
Oplossen van fouten door/voor de PSA, zoals invoer op medewerkers uit dienst .
Pagina 24 van 39
Actief tijdverantwoorden
9.
Proces: Actief tijdverantwoorden
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
Trigger(s)
Afbakening
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Opmerkingen model:
Modelstatus
Opmerkingen model
Datum opgeslagen: 28-07-2014
• Tijdverantwoording met samenhang
• Tijdverantwoording
Medewerkers die actief tijdverantwoorden de uren te laten invoeren via de portal.
Dagelijks
Intern memo Business Rules voor Actief Tijdschrijven: een keuzemodel
Een werknemer binnen de UvA zorgt voor:
* het tijdig voor de datum volgens het afsluitschema invoeren van de
tijdverantwoording van de afgelopen maand
* het indienen van de tijdverantwoording van de vorige maand als deze niet
ingevuld kon worden door de medewerker of door de leidinggevende.
* Herinneringsemail om uren te verantwoorden
* Roosteraanpassing
* Verwerking van werktijdwijziging
* Toevoeging van WBS-element aan werkvoorraad
* Goedkeuring om actief tijd te verantwoorden in plaats van passief
Van het openen van de Zelfbediening voor tijdschrijven tot en met het aanvragen
van een WBS-element voor het tijdschrijven.
[email protected]
Oct 14, 2013 5:05:43 PM
rkieft1
Productie
Pagina 25 van 39
Actief tijdverantwoorden
9.1
Procesketen: Actief tijdverantwoorden
Datum opgeslagen: 28-07-2014
Pagina 26 van 39
Actief tijdverantwoorden
Korte uitleg per processtap van proces: Actief tijdverantwoorden
Processtappen / objecten
1
Openen Zelfbediening voor
actieve tijdverantwoording
2
Actief gebruik maken van
Zelfbediening
3
Controleren basisgegevens
4
Registreren tijdverantwoording
5
Aanvragen WBS-element
toevoegen tot werkvoorraad
Datum opgeslagen: 28-07-2014
Beschrijving / doel
De werknemer opent de Zelfbediening om actief tijd te schrijven.
De werknemer maakt actief gebruik van de Zelfbediening.
De volgende basisgegevens kunnen door de medewerker gecontroleerd worden:
* werktijd
* werkrooster
* het ontbreken van een WBS-element in de werkvoorraad.
De tijd kan ongeacht de fouten die geconstateerd zijn verantwoord worden behalve als een
WBS-element ontbreekt. Als een WBS-element in de werkvoorraad ontbreekt, kan de
medewerker de controller verzoeken om goedkeuring te geven aan dit verzoek, zodat
medewerker Projectenadministratie WBS elementen kan aanmaken.
De tijdverantwoording zal tenminste één keer per maand worden ingevuld, maar kan ook
dagelijks worden bijgehouden.
Via e-mail wordt gevraagd aan de controller van de eenheid een WBS-element toe te voegen
aan de werkvoorraad.
Pagina 27 van 39
Verwerken tijdverantwoording
10.
Proces: Verwerken tijdverantwoording
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
Trigger(s)
Afbakening
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Opmerkingen model:
Modelstatus
Opmerkingen model
Datum opgeslagen: 28-07-2014
• Projectadministratie Onderwijs & Onderzoek met samenhang
• Tijdverantwoording met samenhang
• Tijdverantwoording
Het toerekenen van de tijdsbesteding en de daaraan gerelateerde kosten aan de
activiteiten.
Maandelijks
Intern memo Business Rules voor Actief Tijdschrijven: een keuzemodel;
Intern memo Business Rules voor Passief Tijdschrijven
Het Administratief Centrum (AC)
Een medewerker Functioneel Beheer zorgt voor:
* het boeken van de uren en toeslagen door uitvoeren van de maandelijkse
verwerking
* afsluitschema
* goedgekeurde inzetplannen van passieve tijdschrijvers
* tijdverantwoordingen van actieve tijdschrijvers
Van het boeken van de tijdverantwoording tot en met het sluiten van de
tijdverantwoording in SAP en het archiveren van de controlelijst.
[email protected]
Jul 1, 2014 1:43:06 PM
rkieft1
Productie
Pagina 28 van 39
Verwerken tijdverantwoording
10.1
Procesketen: Verwerken tijdverantwoording
Datum opgeslagen: 28-07-2014
Pagina 29 van 39
Verwerken tijdverantwoording
Korte uitleg per processtap van proces: Verwerken tijdverantwoording
Processtappen / objecten
1
(automatisch) Boeken actieve
tijdverantwoording in SAPCATS
2
Boeken passieve
tijdverantwoording
3
Oplossen foutenlijsten passieve
tijdverantwoording
Uitvoeren verwerken
tijdverantwoording
4
5
6
Boeken tijd op
netwerkactiviteiten
Boeken ziekteuren
7
Boeken toeslagen
8
Afrekenen netwerk activiteiten
naar WBS
Afrekenen Kpl / WBS
Draaien SAP controle lijsten
Controleren voor correcte
verwerking
Archiveren controlelijst
Sluiten SAP tijdverantwoording
9
10
11
12
13
Datum opgeslagen: 28-07-2014
Beschrijving / doel
De actieve tijdverantwoording wordt automatisch geboekt in SAP-CATS op het moment dat
de medewerker de actieve tijdverantwoording registreert via de Zelfbediening. De uren
worden op een netwerkactiviteit geboekt.
Als blijkt dat de tijdverantwoording niet goed is, dan wordt een foutenlijst gegenereerd. Deze
fouten worden meteen opgelost door Functioneel Beheer en Projectenadministratie.
De passieve tijdverantwoording wordt in SAP geboekt. De uren worden op een
netwerkactiviteit geboekt.
Als blijkt dat de tijdverantwoording niet goed is, dan wordt een foutenlijst gegenereerd.
Een medewerker Projectadministratie haalt de foutenlijsten op uit SAP en lost de fouten op.
Het verwerken van de tijdverantwoording gebeurt in twee runs: De eerste run bestaat uit :
1. het in SAP boeken van tijd op netwerkactiviteiten
2. het in SAP boeken van de ziekte-uren
3. het in SAP laten afrekenen van netwerkactiviteiten naar WBS-elementen
Indien akkoord, na eventuele correctie van tijdverantwoording, wordt een tweede run gedaan.
Deze bestaat uit:
1. het in SAP boeken tijd op netwerkactiviteiten
2. het in SAP laten afrekenen netwerkactiviteiten naar WBS
3. het in SAP laten afrekenen kostenplaatsen naar WBS-elementen
4. het in SAP boeken van matching (wel onderdeel van de run, maar staat los van
tijdverantwoording.)
De uren worden verwerkt in CATS op netwerkactiviteiten. Deze uren worden per dag geboekt.
Pas bij de boeking naar WBS-elementen worden de uren verzameld in één maandboeking.
Als passieve tijdschrijvers meer dan 42 dagen ziek zijn, dan worden de uren naar Z-WBS
elementen geboekt. Bij actieve tijdschrijvers vind er geen tijdverantwoording meer plaats
vanaf dag 1 ziekte.
Er wordt een aantal overheadtoeslagen geboekt. Dit zijn de toeslagen voor ziektekosten,
werkplekkosten en ook instituutoverhead.
De uren zijn per dag geboekt op een netwerkactiviteit. De uren worden doorgeboekt en meteen
omgezet naar 1 maandboeking per medewerker op een WBS-element.
De uren worden afgerekend naar kostenplaats of WBS-element.
De SAP controlelijsten worden gedraaid.
Indien de eerste en de tweede run zijn gedraaid wordt gecontroleerd op correcte verwerking.
De controlelijst met inzetplannen wordt gearchiveerd in een dossier.
Sluiting van SAP tijdverantwoording voor desbetreffende periode.
Pagina 30 van 39
Corrigeren tijdverantwoording (boeken met terugwerkende kracht)
11.
Proces: Corrigeren tijdverantwoording (boeken met terugwerkende kracht)
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
Trigger(s)
Afbakening
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Opmerkingen model:
Modelstatus
Opmerkingen model
Datum opgeslagen: 28-07-2014
• Projectadministratie algemeen met samenhang
• Tijdverantwoording met samenhang
• Tijdverantwoording
Het doel van dit proces is het corrigeren van uren in het huidige boekjaar.
Dagelijks
Intern memo Business Rules voor Actief Tijdschrijven: een keuzemodel;
Urenboekingen en boekingsgang tijdverantwoording
Administratief Centrum (AC)
Een medewerker Projectadministratie zorgt voor:
* het tijdig en juist verwerken van de correctieboeking van de uren en toeslagen.
Correcties van urenboekingen
Van het verwerken van de correctieboeking van de uren tot en met het
doorboeken van de uren naar 1 maandboeking per medewerker op een WBSelement.
[email protected]
Jul 1, 2014 1:12:52 PM
rkieft1
Productie
Pagina 31 van 39
Corrigeren tijdverantwoording (boeken met terugwerkende kracht)
11.1
Procesketen: Corrigeren tijdverantwoording (boeken met terugwerkende kracht)
Datum opgeslagen: 28-07-2014
Pagina 32 van 39
Corrigeren tijdverantwoording (boeken met terugwerkende kracht)
Korte uitleg per processtap van proces: Corrigeren tijdverantwoording (boeken met
terugwerkende kracht)
Processtappen / objecten
1
Boeken correctie
tijdverantwoording
2
Boeken toeslagen over correctie
3
Boeken netwerkactiviteiten naar
WBS over correctie
Datum opgeslagen: 28-07-2014
Beschrijving / doel
De medewerker Projectadministratie boekt de correctie tijdverantwoording met SAP
transactiecode KB21N.
De gekoppelde toeslagen aan uren zullen moeten ook gecorrigeerd worden met SAP
transactiecode CJ44 of CJ45(collectief boeken).
De uren zijn geboekt per dag op een netwerkactiviteit. De uren worden doorgeboekt en meteen
omgezet naar 1 maandboeking per medewerker op een WBS element met SAP transactiecode
CJ88 of CJ8G (collectief boeken).
Pagina 33 van 39
Corrigeren tijdverantwoording (gesloten boekjaren)
12.
Proces: Corrigeren tijdverantwoording (gesloten boekjaren)
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
Trigger(s)
Afbakening
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Opmerkingen model:
Modelstatus
Opmerkingen model
Datum opgeslagen: 28-07-2014
• Tijdverantwoording
Het doel van dit proces is het corrigeren van uren in een reeds afgesloten
boekjaar.
Jaarlijks
Memo TWK urenboekingen gesloten boekjaren
Administratief Centrum (AC)
Een medewerker Projectadministratie zorgt voor:
* het juist verwerken van de correctieboeking van de uren en toeslagen.
Correcties van urenboekingen
Van het verwerken van de correctieboeking van de uren tot en met het
doorboeken van de uren naar 1 maandboeking per medewerker op een WBSelement.
[email protected]
Jul 1, 2014 1:44:54 PM
rkieft1
Productie
Pagina 34 van 39
Corrigeren tijdverantwoording (gesloten boekjaren)
12.1
Procesketen: Corrigeren tijdverantwoording (gesloten boekjaren)
Datum opgeslagen: 28-07-2014
Pagina 35 van 39
Corrigeren tijdverantwoording (gesloten boekjaren)
Korte uitleg per processtap van proces: Corrigeren tijdverantwoording (gesloten boekjaren)
Processtappen / objecten
1
Boeken correctie
tijdverantwoording gesloten
boekjaren
2
Berekenen en invoeren tarieven
en toeslagen
Datum opgeslagen: 28-07-2014
Beschrijving / doel
De medewerker Projectadministratie boekt de correctie tijdverantwoording
gesloten boekjaren door middel van een standaard CO transactie inclusief logistieke details
voor het overboeken van kosten met SAP transactiecode KB15N. Hierbij is het mogelijk om
op personeelsnummer een overboeking met uurhoeveelheden te doen van een zender naar een
ontvanger. Er mogen alleen overboekingen van een WBS (zender) naar een WBS (ontvanger)
plaatsvinden.
De financiële mutatie valt (uiteraard) in het openstaande boekjaar, maar tegelijkertijd komt de
logistieke correctie (de gewijzigde urenaantallen van een medewerker) terecht in het jaar
waarop de correctie feitelijk betrekking heeft.
De te gebruiken kostensoorten zijn handmatige rekeningen in de 52- en 57-range.
De aanlevering zal geschieden via een template dat hiervoor is gemaakt. Hierbij wordt degene
die de boeking aanlevert, verantwoordelijk gesteld voor de validiteit van de gegevens,
denkend aan de juiste kostensoort aan persoon (PID/PNID), aantal uren, juiste documentdatum
en naleving van de tekst conventie.
Tarieven en toeslagen moeten buiten SAP om worden berekend, om vervolgens in SAP te
worden ingevoerd.
Pagina 36 van 39
Tijdverantwoording
13.
Proces: Rapportages tijdverantwoording
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
• Tijdverantwoording met samenhang
• Tijdverantwoording
Het verschaffen van informatie voor onder andere de afdeling Projectadministratie,
projectleiders en projectcontrollers.
Maandelijks, jaarlijks en op aanvraag
Urenboekingen en boekingsgang tijdverantwoording
Administratief Centrum
Een medewerker Functioneel Beheer zorgt voor:
* het controleren van het toeslagenschema
* het verschaffen van informatie mbt opbouw en tarieven in het toeslagenschema
* het op verzoek verschaffen van informatie door middel van rapportages,
eventueel ten behoeve van eigen controles.
Een medewerker Projectadministratie zorgt voor:
* het op verzoek verschaffen van informatie door middel van rapportages
* het op verzoek verschaffen van informatie voor externen door middel van
rapportages.
Trigger(s)
Afbakening
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Opmerkingen model:
Modelstatus
Opmerkingen model
Datum opgeslagen: 28-07-2014
Faculteiten en overige diensten
De projectcontroller zorgt voor:
* het uitdraaien van controlelijsten inzake tijdverantwoording.
Interne vraag of een periodieke controle
Van het maken van een keuze van de soort rapportage tijdverantwoording tot en
met het uitdraaien van de rapportage.
[email protected]
Jul 1, 2014 1:53:07 PM
rkieft1
Productie
Pagina 37 van 39
Tijdverantwoording
13.1
Procesketen: Rapportages tijdverantwoording
Korte uitleg per processtap van proces: Rapportages tijdverantwoording
Processtappen / objecten
1
Maken keuze soort rapportage
tijdverantwoording
2
Maken keuze soort rapportage
tijdverantwoording
3
Opvragen overzichten in
Zelfbediening
4
Uitdraaien lijst met
inzetplannen
5
Uitdraaien controlelijst
opslagenschema
6
Uitdraaien controlelijst
tijdverantwoording
Rapporteren controle totaal
aantal uren
7
Datum opgeslagen: 28-07-2014
Beschrijving / doel
Een medewerker maakt een keuze voor het soort rapportage tijdverantwoording.
Een medewerker maakt een keuze voor het soort rapportage tijdverantwoording.
Onder de tab tijdverantwoording kan een overzicht worden verkregen van de geschreven uren
over het huidig en vorig jaar.
Via UvAdata kunnen een Y_inzetplan vervangend rapport en Y_IT27 worden uitgedraaid om
tussentijds de inzetplannen van de medewerkers te controleren.
P.S.
Er staat een call bij Functioneel Beheer uit om hier één lijst van te maken.
De controlelijst wordt gebruikt om te controleren of alle opslagen goed zijn ingevoerd en om
bij de overzetting van een nieuw boekjaar te controleren of de opslagen aangepast dienen te
worden aan de hand van de kostenverdeelstaten.
De medewerker Projectadministratie draait ter voorbereiding op de maandelijkse verwerking
van de passieve tijdverantwoording de controlelijst uit.
De medewerker Projectadministratie rapporteert het controle totaal aantal uren in vergelijking
tot de inzetplanning en voorgaande maanden aan Verslaggeving.
Pagina 38 van 39
Tijdverantwoording
Datum opgeslagen: 28-07-2014
Pagina 39 van 39