Verslag AB vergadering 27 maart 2014

Algemeen bestuur
Verslag - concept
Pagina 1/5
Conceptverslag van de vergadering van het
algemeen bestuur van de Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland
d.d. 27 maart 2014
Aanwezig
H. Pluckel, Rijnland (voorzitter)
A.G. Straathof, Rijnland
C. van der Kamp, Bodegraven-Reeuwijk
H. van den Akker, Gouda
W. van Duijn, Katwijk
J. Haanstra, Oegstgeest
E.P. Beimers, Wassenaar
E.T.M. van Kesteren (directeur)
Afwezig
R.C.L. Strijk, Leiden
H. Schouffoer, Rijnland
B. de Beer, Voorschoten
C. den Ouden, Zoeterwoude
Verslag:
R. van Welzen
1. Opening
De heer Pluckel opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom, in het bijzonder de heer Van
der Kamp als nieuw lid van het algemeen bestuur en de heer Straathof als plaatsvervanger van de
heer Schouffoer. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.
2. Mededelingen
Mevrouw Van Kesteren meldt dat de BSGR in het afgelopen weekend is overgegaan op Werkplek 71.
Dankzij de geleverde inspanning van de medewerkers van Servicepunt 71 is dit redelijk soepel
verlopen.
Daarnaast meldt zij de status van de gesprekken met potentiële nieuwe deelnemers.
3. AB vergadering 3 februari 2014
Mevrouw Van Kesteren meldt over actiepunt 1 ‘mogelijkheden WOZ-app onderzoeken’ dat zij hiervoor
binnenkort op bezoek gaat bij de gemeente Borne. De gemeente Borne werkt al enkele jaren met
digitale voormeldingen van de WOZ-waarde. In de vergadering op 16 juni wordt hier op teruggekomen.
Het verslag en de besluitenlijst van de vergadering van het algemeen bestuur van 3 februari 2014
worden ongewijzigd vastgesteld.
Pagina 2/5
4. Jaarrekening BSGR 2013
De heer Beimers geeft zijn complimenten over het mooie resultaat.
Mevrouw Haanstra vraagt naar de afspraken over de algemene reserve. Mevrouw Van Kesteren geeft
aan dat de algemene reserve met € 122.000 wordt volgestort tot 3% van de totale begrote lasten ad
€ 342.000.
De heer Van den Akker geeft aan dat een plan voor de bestemmingsreserve flankerend beleid
noodzakelijk is. Mevrouw Van Kesteren reageert dat er een plan tot en met 2018 is opgesteld. Dit plan
is ter beschikking gesteld aan het dagelijks bestuur.
De heer Van Duijn merkt op dat er inhoudelijk veel dingen zijn verbeterd. De uitvoering van de WOZ en
de heffing en inning gaan goed. Hij vraagt of er wordt gekeken naar de incidentele post
invorderingskosten. Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat er dit jaar mogelijk gekeken wordt naar een
egalisatiereserve invorderingskosten. Dit gebeurt op basis van ervaringscijfers over 2013 en 2014.
Het algemeen bestuur neemt kennis van en stemt met veel genoegen in met de jaarstukken 2013,
waarbij het resultaat over het begrotingsjaar 2013 wordt toegevoegd voor een deel aan de algemene
reserve, voor een deels aan de bestemmingsreserve achterstanden en projecten 2013 en 2014 en voor
een deel aan de bestemmingsreserve flankerend beleid.
5. Begrotingswijziging 2014
Mevrouw Van Kesteren haalt de redenen voor de begrotingswijziging 2014 kort aan.
De heer Beimers juicht het wegwerken van de achterstanden bij Waarderen en Bezwaar en Beroep
toe. Mevrouw Van Kesteren haakt hierop in dat, hoewel er achterstanden zijn, de Waarderingskamer te
kennen heeft gegeven dat zij een duidelijke kwaliteitsverbetering bij de BSGR heeft waargenomen. De
Waarderingskamer ziet in den lande ook wel gebeuren dat de kwaliteit afneemt naarmate een
samenwerkingsverband langer opereert. Bij de BSGR wordt de kwaliteit daarentegen jaarlijks beter.
Het algemeen bestuur neemt kennis van en stemt in met de begrotingswijzingen 2014.
6. Begroting 2015-2018
Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat bij de meerjarenbegroting 2015-2018 is uitgegaan van het
Strijkkader van september 2013. Om de taakstellingen te kunnen realiseren is enerzijds flankerend
beleid nodig, anderzijds zal er steeds verder geautomatiseerd moeten worden.
Mevrouw Haanstra vraagt naar de totstandkoming van de taakstelling ad 15% in 2018. De norm voor
2015 is in september op 5,31% vastgesteld. Voor 2016 en verder moet deze nog worden bepaald. De
heer Van Duijn merkt op dat iedere gemeenschappelijke regeling moet bijdragen aan de te realiseren
bezuinigingen. De heer Van der Kamp voegt hieraan toe dat het algemeen bestuur van een
gemeenschappelijke regeling zelf kan besluiten of de voorgestelde 15% als reëel kan worden
beschouwd. Mevrouw Haanstra verzoekt in de aanbiedingsbrief duidelijk op te nemen hoe met de
Strijknorm is omgegaan.
Pagina 3/5
De heer Straathof vraagt wat er bij toetreding van een nieuwe deelnemer gebeurt met de bezuinigingen
op de personeelslasten. Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat er dan opnieuw naar het aantal fte
gekeken wordt. De heer Van der Kamp voegt hieraan toe dat de financiële en personele gevolgen van
tevoren niet te bepalen zijn, omdat iedere businesscase immers op zichzelf staat.
Het algemeen bestuur neemt kennis van de meerjarenbegroting 2015-2018 en stemt in met de
begroting 2015.
7. Rapportage belastingen 2013
Mevrouw Van Kesteren biedt haar excuses aan voor de late aanlevering van het assurancerapport bij
de rapportage belastingen 2013. Mede door de lage tolerantiegrenzen was de controle erg tijdrovend.
In de vergadering op 16 juni zal opnieuw over de toleranties gesproken worden. Wenselijk is dat deze
meer aansluiten bij de markt, waar het gemiddelde ligt op 0,8% van de totale begroting. Verder heeft
EY voorgesteld de assurance te laten vervallen, omdat de ISAE voldoende validiteit biedt. Dit zal
vooraf met de controllers en accountants van de deelnemers afgestemd worden.
De heer Pluckel verwijst naar pagina 5 van het assurancerapport. Hij vraagt zich af wat er met het niet
materieel ingeschat worden van claims gerelateerd aan kwijtscheldingen bedoeld wordt. Mevrouw Van
Kesteren antwoordt dat het hiermee gemoeide bedrag beperkt is.
De heer Pluckel vraagt naar de op pagina 6 genoemde fraude. Mevrouw Van Kesteren licht toe dat dit
betrekking heeft op ten onrechte toegekende kwijtschelding.
De heer Pluckel verwijst naar de verantwoordelijkheden van de deelnemers op pagina 4 van de
rapportage belastingen 2013. De deelnemers moeten hiermee instemmen. De opmerkingen van 3
februari zijn hierin reeds meegenomen.
Het algemeen bestuur neemt kennis van en stemt in met de rapportage belastingen 2013.
8. Zeggenschap; de stemverhouding
De heer Beimers stelt voor het advies onder b als volgt te wijzigen: in te stemmen met een bepaling dat
geen van de individuele deelnemers 50% of meer dan 50% van de zeggenschap kan verkrijgen. Zo
wordt voorkomen dat de stemmen kunnen staken.
Het algemeen bestuur stemt, onder voorbehoud van instemming door de colleges van Katwijk, Rijnland
en Zoeterwoude, in met het advies de zeggenschap naar rato van de deelnemersbijdrage te verdelen,
waarbij geen van de individuele deelnemers 50% of meer dan 50% van de zeggenschap kan verkrijgen
en dit per 1 januari 2016 in de tekst van de gemeenschappelijke regeling op te nemen.
Pagina 4/5
9. Uitgangspunten liquidatieplan
De heer Van der Kamp vindt het goed dat er over de mogelijkheid van een uittredende partij wordt
nagedacht. Het afwegen van de diverse belangen is altijd lastig, maar dit wordt nog veel moeilijker als
er daadwerkelijk een partij besluit uit te treden. De periode van vier jaar waarin de kosten worden
doorbelast, komt hem redelijk voor. Hij verzoekt de tekst van het memo aan te scherpen voor wat
betreft de daadwerkelijk door te belasten kosten. Mevrouw Van Kesteren licht toe dat op 31 december
voorafgaande aan de uittreding bepaald wordt wat de formatie is die voor de uittreder werkzaam is. Als
er tussentijds fte afnemen, dan wordt van dat lagere aantal fte uitgegaan. Hierbij geldt een
inspanningsverplichting voor de BSGR. Met die toevoeging kan de heer Van der Kamp akkoord gaan
met de uitgangspunten.
Het algemeen bestuur stemt in met het advies de huidige opzegtermijn van ten minste één jaar te
handhaven en het in het liquidatieplan bepalen van de uittredingskosten, conform de in het advies
voorgestelde uitgangspunten.
10. Kostprijscalculatie
De heer Pluckel geeft aan dat Rijnland zich in beginsel met de planing kan verenigen. Hij stelt voor een
klankbordgroep op te richten, waaraan de controllers van de huidige DB-deelnemers deelnemen.
Mevrouw Van Kesteren informeert of het wenselijk is de voortgang door een accountant te laten
monitoren. Dit wordt niet nodig geacht. De heer Pluckel stelt voor eerst van start te gaan met de
klankbordgroep. Indien gewenst, kan er later in het traject alsnog een accountant bij betrokken worden.
Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat de kostprijscalculatie wordt geagendeerd voor de vergadering
van 16 juni. Er zal dan worden gesproken over de wijze waarop het model zal worden ingezet; alleen
voor nieuwe deelnemers of ook voor de huidige deelnemers.
Het algemeen bestuur neemt kennis van de notitie status kostprijscalculatie en stemt in met de daarin
opgenomen planning, met als toevoeging een klankbordgroep.
11. Kostenvergoeding bezwaar- en beroepsprocedure 2014
Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat er vorig jaar is gesproken over de vele procedures die door nocure-no-paybureaus worden opgestart en de hieruit voortvloeiende kostenvergoedingen. Er is besloten
dat de kostenvergoedingen vanaf een bedrag van € 75.000 verhoudingsgewijs aan de gemeentelijke
deelnemers worden doorbelast. Naar schatting zou het in totaal om een bedrag van ca. € 225.000 aan
kostenvergoedingen gaan. In 2013 is er daadwerkelijk € 63.000 van het sur plus ad € 150.000
uitbetaald. Voorgesteld wordt dat de deelnemers alsnog de resterende € 87.000 voor hun rekening
nemen.
De heer Beimers vraagt hoe het er met de wetswijziging ‘Besluit proceskosten WOZ’ voor staat.
Mevrouw Van Kesteren antwoordt dat dit is aangehouden.
Pagina 5/5
Mevrouw Haanstra vraagt naar het overzicht waaruit blijkt dat voor de gemeente Oegstgeest de
gemiddelde waardeverlaging, van dossiers waarvoor een proceskostenvergoeding uitbetaald is, 8,7%
bedraagt. Dit overzicht wordt aangeleverd.
Het algemeen bestuur stemt in met het voor 2014 hanteren van de methodiek van doorbelasting van
de budgetoverschrijding ‘proces-, gerechts- en griffiekosten’ voor die kostenvergoedingen die
redelijkerwijs ten laste van 2013 hadden kunnen/moeten komen.
12. Mondelinge status ISAE
Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat momenteel de laatste hand aan de ISAE-controle wordt gelegd.
Naar verwachting wordt in april de Type II-verklaring verstrekt (mogelijk met een beperking voor de
logische toegangsbeveiliging).
13. Rondvraag
Mevrouw Haanstra stelt voor de actuele berichten over onder meer het positieve resultaat en de ISAE
aan de nieuwe gemeenteraadsleden mede te delen, bijvoorbeeld in de vorm van een nieuwsbrief voor
de overdracht. Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat er na de hopelijke verstrekking van de Type IIverklaring een nieuwsbrief aan de raden verzonden zal worden. Dit zal uiterlijk begin mei gebeuren.
De heer Straathof meldt dat er uit onderzoek van TNS NIPO op basis van een steekproef is gebleken
dat de burger vaak niet weet waar men belastingen voor betaalt. Hij stelt een digitale bijsluiter voor
waarin de burger informatie kan vinden over de besteding van de belastinginkomsten. Mevrouw Van
Kesteren geeft aan dat al naar deze mogelijkheid wordt gekeken. Zij komt hier in de volgende
vergadering op terug.
14. Sluiting
Niets meer aan de orde zijnde, sluit de heer Pluckel de vergadering.

Download Report