Jaap Peters - Projectmanagement Parade

‘Haal vakmensen uit de toolkit van de manager.’
Interview Jaap Peters
Nieuwe tijden vragen nieuwe manieren van werken. Of toch niet? In 1911
beschreef econoom Taylor het nieuwe werken als de omslag van mens- naar
systeemgericht . Medewerkers moesten maar naar de fabriek komen, want
daar stonden alle spullen en was informatie aanwezig die nodig was. Anno 2014
hebben we nieuwe technologieën. Het gebruik van apps en sociale media als
Facebook en WhatsApp maken het mogelijk horizontaal te communiceren en
daarmee je zaakjes te organiseren. Hierdoor kun je elkaar op een andere
manier aansturen. Wat betekent dat voor projectmanagers?
Door Marion Visser-de Boer en Gert van der Windt
Jaap Peters is, zoals een oud collega zei,
organisatieactivist. Als organisatiekundige
krijgt hij veranderingen voor elkaar. ‘Niet zo
gek,’ aldus Peters, ‘want managers willen lang
niet altijd iets voor elkaar krijgen. Niet omdat
ze hun werk niet goed doen, maar omdat ze
een andere opdracht hebben; geld
verdienen staat primair, goed organiseren is
slechts een afgeleide. Menig manager (een
voor elkaar bokser van een sub-deeltje die
zijn straatje schoonveegt) werkt vanuit het
Anglo-Amerikaanse model, waarin
kapitaalverschaffers domineren en de
planningshorizon drie maanden is. Hierdoor
spelen budgetten, planning en controle een
grote rol. De afdeling/unit moet renderen;
waarde toevoegen voor de
aandeelhouders.’
op basis van klantwensen in een restaurant. In
het Angelsaksisch model stuurt de alwetende
backoffice de frontoffice, uitvoerders, aan.
‘Daar gingen bijvoorbeeld van oudsher veel
zorginstellingen de mist mee in. Zij stellen op
hun website dat de cliënt de zorg bepaalt
(frontoffice stuurt backoffice aan) terwijl zij
anders zijn georganiseerd: als een traditionele
lijn/staforganisatie. Dat gebeurt overigens
allemaal met de beste intenties. ‘Zelfsturende
teams die worden aangestuurd door de
directie, … tja het is even wennen. ICT-ers
kunnen ook maar zo apparaten uitrollen,
waar niemand op zit te wachten, aldus
Peters.
Een Rijnlander probeert juist denken en doen
weer te integreren. Hij zoekt daarbij
verbinding met de buitenwereld (de klant,
burger, cliënt, leerling, zorgnemer) en de
missie is de leidraad. Dat is niet nieuw, dat
bestaat al heel lang. Peters: ‘In 1806 verloren
de Pruisen de veldslag tegen de Fransen van
Napoleon. Gevraagd naar de oorzaak
hiervan: Wat verwacht je dan als je allemaal
inleenkrachten in het veld zet.? In de
dagelijkse praktijk zie ik vaak dat daar waar
het echte werk gebeurt uitzendkrachten
actief zijn en in de top –waar de officieren
Peters is een fervent voorstander van het
Rijnlandse model in organisaties waarin geen
lopende band staat. Dit model houdt
principieel rekening met alle betrokkenen
(klanten, medewerkers, partners, overheid en
kapitaalverschaffers) en werkt met een
middellange termijn planning. Bijgevolg
spelen vertrouwen en samenwerking een
grote rol. In het Rijnlands model stuurt de
frontoffice de backoffice aan, zoals een
serveerster of een ober de keuken ‘aanstuurt’
1
zitten- eigen mensen werken. Dat werkt niet
echt lekker. Het eerste wat President Obama
deed bij zijn aantreden was de inleners,
Blackwater, in Irak weer naar huissturen en
vervangen door de eigen beroepsmilitairen.
(zie
http://www.volkskrant.nl/vk/nl/2668/Buitenlan
d/article/detail/957201/2007/10/03/Blackwat
er-moet-weg-uit-Irak.dhtml). Vakmensen die
precies weten waar het over gaat en die
missie omarmen, geen mensen die tijd voor
geld ruilen. In het Rijnlandse model noemen
we dat vakmanschap.
‘Er ontstaat in veel sectoren een beweging
waarin sterk hiërarchische organisaties naar
zelfsturende teams willen komen. Dan gaan
we vervolgens zelfsturende teams
implementeren, dat werkt dus niet! We
maken er weer een projectje van en gaan
over tot de orde van de dag.
Vaak worden er projectmanagers in huis
gehaald die de organisatie moeten
veranderen. Maar wat is organisatie
veranderen: mensen laten doen wat een
kleine elite heeft bedacht? Zijn mensen in
organisaties nu zo dom of lui, dat ze niet zelf
veranderingen kunnen organiseren en
projecten kunnen runnen?’ vraagt Peters zich
af.
Als mensen eenmaal in de het gevecht zitten,
dan is het handig als iemand overzicht heeft.
Niet vanaf een grote afstand, de heuvel of
de 1e verdieping, maar vanaf de werkvloer.
Dat noemden we ooit ‘de meewerkend
voorman’. Bij voetbal is dat de aanvoerder.
We moeten veel meer gaan samenwerken, in
plaats van te zeggen daar ben ik niet van,
dat staat niet in mijn functieomschrijving. Ook
in het voetbal geef je, als het nodig is elkaar
rugdekking.
Projectmanagement 3.0
‘Als projectmanager krijgen we de opdracht
van A en naar B te gaan. Dan maken we een
gap-analyse en een plan om een brug te
sluiten. Vervolgens zetten we daar een
werkgroep op met milestones en dan gaan
we implementeren door van B naar A te
plannen. De kans is dan groot dat tegen de
tijd dat je bij B bent aangekomen, het
resultaat achterhaald is.
Ingewikkelder is het niet (vakmanschap,
leidinggeven vanaf de werkvloer en
samenwerken), maar probeer een bedrijf
maar eens zover te krijgen dat ze een project
runnen met vakmensen en niet met extern
ingehuurde projectmanagers die niet weten
waar het over gaat. We schakelen de
professionals vaak veel te laat in.’
Daarom gaan we in het Rijnlands model
anders om met projecten en met tijd.
Volgens het Rijnlands model zou de gebruiker
(!) de leiding moeten hebben over de
verandering. Dan heb je verder geen
specialisten nodig, want de gebruiker is zelf
de specialist van zijn eigen proces, wel kan
de gebruiker specialistische kennis inhuren en
heeft daar budget voor.
Organisaties moeten in handen komen van
vakmensen
In 1806 is al bedacht dat je de mensen op het
slagveld de leiding moet geven, want daar
gebeurt het. Een goed hedendaags
voorbeeld hiervan is Buurtzorg Nederland;
waar zelfsturende teams de zorg verlenen.
Aanvankelijk kreeg deze organisatie veel
kritiek, maar nu Buurtzorg Nederland 8.000
medewerkers heeft, twee keer de werkgever
van het jaar is geworden, tevreden cliënten
heeft en de helft goedkoper werkt,
verstommen de kritieken.
Vanuit Agile en Scrum zijn wel bewegingen
die sterk lijken op de Rijnlandse aanpak. Ik
herken wel de aanpak, maar zie nog niet
altijd de mensen in de juiste rol aan tafel. De
professionals uit de eigen organisatie zijn niet
in de lead.
2
Dan het fenomeen tijd. Je hebt twee soorten
tijd. Sommige mensen hebben de klok,
anderen de tijd! Je kunt zaken niet
implementeren als de tijd er niet rijp voor is.
Twitter jij zelf bijvoorbeeld al? Hoe kan ik het
nut daarvan in jouw hersens implementeren
en uitrollen? Dat voortschrijdend inzicht is de
echte tijd. Dat zie je ook wel in tijd zoals
gebruikt bij Scrum. Een Whats-app groepje is
een online-scrum.
Projecten lineair managen op basis van tijd,
budget en scope is echt niet meer van deze
tijd. Het wordt de hoogste Tijd om de lokale
vakmensen bij het organiseren van
veranderingen serieus te nemen en hen de
regie te geven van een project,’ meent Jaap
Peters.
Interviewers: Marion Visser-de Boer en Gert van der Windt
CV Jaap Peters
Jaap Peters is organisatiekundige en studeerde Bedrijfskunde in Delft aan de Interdisciplinaire
Interfaculteit Bedrijfskunde (IIB). Hij is medeoprichter van ‘DeLimes | Nieuw Organiseren’ dat is
gevestigd in Zwammerdam. In de dagelijkse praktijk noemt hij zichzelf organisatieactivist. Volgens
Jaap Peters zijn onze organisaties in verbluffend tempo aan het veranderen in Intensieve
Menshouderijen. De term zegt precies wat hij ermee bedoelt: plekken waar anonieme modellen
en procedures heersen en de mens er niet meer toe doet. In onze organisaties heeft dat tot
gevolg dat het niet meer gaat om vakmanschap, maar over managen. Niet langer geldt dat wie
het weet het mag zeggen, maar wie de macht heeft. De vakmensen raken willoos overgeleverd
aan praktijken van opknippen, beheersen en voorspellen. De rationaliteit is doorgeslagen en de
kwaliteit is daarin opgelost. Bezieling heeft plaatsgemaakt voor geld. Anders dan menigeen ons
wil doen geloven, is er wel degelijk een alternatief voor het omgaan met de toenemende
complexiteit in de wereld. Zolang er nog mensen zijn die een vak verstaan, is het nog niet te laat.
Jaap Peters weet zijn zorg op vaak humoristische wijze over te brengen. Daardoor is het
aanstekelijk en overtuigend.
3

Download Report