WERKINSTRUCTIES VAN INTAKE TOT EXIT T.A.V. OUDERS TEAM

2.4 werkinstructies team – van intake tot exit t.a.v. de ouders
1 van 8
WERKINSTRUCTIES VAN INTAKE TOT EXIT T.A.V. OUDERS
TEAM – OUDERS
Intakegesprek/overgangsgesprek voeren
Voortraject:
Bij een nieuwe plaatsing krijgt het kind via het debiteurensysteem automatisch een
welkomstbrief met de groep van plaatsing en een telefoonnummer gemaild. De ouder maakt
dan een afspraak voor een intakegesprek, dit combineer je met de eerste wenochtend of
middag van het kind. In de welkomsbrief staat dat de ouder het pedagogisch beleid en met
name de praktische zaken op de site moet bekijken. (Je hoeft deze dus niet uit te delen of
door te nemen.) Vraag bij het maken van de wendag/intake of de ouder dit bekend is.
De ouders ontvangen het intake formulier tijdens het intakegesprek. In de naaste toekomst
zal het digitaal verstuurd worden.
Tijdens het intake- gesprek voer je een aantal zaken uit:
Vraag bij nieuwe ouders of ze al een welkomskaart hebben ontvangen bij hun rondleiding.
Zo niet geef dan de welkomskaart. Er wordt ook een welkomskaart voor kinderen ontwikkeld.
Informeer of de ouder nog vragen hebben. Pak het intakeformulier met vragenlijst erbij
Baby
Dreumes
Ukken
Peuter
Peuterspeelzaal
bso
-
je vult het intakeformulier samen met de ouder in en zet de gegevens in de tablet
je geeft het intakeformulier met de gang van zaken in jouw groep
je beantwoordt vragen van de ouder
controleer de gegevens op de tablet, vraag ouder eventueel veranderde gegevens
aan te passen via ouderportaal.
denk aan de logeerbeer bij peuters
verwijs ouder naar site voor info en beleidsstukken
Geef duidelijk de ophaaltijden aan en leg uit dat als ouders later zijn er extra opvang
in rekening wordt gebracht. Als ouders altijd op tijd zijn en een keer te laat vanwege
file of andere calamiteit is dat natuurlijk geen probleem en worden er geen extra
kosten berekend
Geef uitleg over onze visie met het ZaaiGoed. Gebruik hiervoor de ZaaiGoed kaart intake
als hulpmiddel. Achterop de kaart staat in het kort de visie beschreven en uitleg over de
personages en het ZaaiGoed.
Hieronder staan voorbeelden van ZaaiGoed gebruik op de verschillende groepen die je
tijdens de intake ook aan ouders kunt vertellen:
De babygroep:
Gebruikt voornamelijk het ZaaiGoed: Blijf bij jezelf ( ieder kindje de zorg/ aandacht geven wat
het nodig heeft, kijken naar het individu), Zorg goed voor jezelf ( bij flesjes geven, gaan
slapen), Voel je bak ( bij huilen), Laat los ( bij troosten en als het huilen over is) maak ruimte
voor jezelf ( als een kindje even alleen in de box tot rust wil komen). Met deze voorbeelden
erbij zien ouders meteen wat er bedoelt wordt met het ZaaiGoed en hoe we dat in de praktijk
brengen.
De dreumesgroep:
Aangepast door de instelling op datum : Nov 2014
2.4 werkinstructies team – van intake tot exit t.a.v. de ouders
2 van 8
Gebruikt voornamelijk het ZaaiGoed, Focus ( bij een drukke groep of een kind wat is
afgeleid, bij spelletjes of eetmomenten), Zorg voor jezelf ( bij eet en slaapmomenten of bij
hygiëne zoals een snottebel), Ken je bak en Voel je bak ( bij huilen of vrolijkheid), Laat los (
als het huilen over is) Ken je grenzen (dit benoemen de pm-ers bij momenten dat er kleine
aanvaringen zijn), Maak ruimte voor anderen, ZaaiGoed bij anderen ( de pm-ers leren de
kinderen hoe ze een ander kunnen aaien of een kusje geven), Kijk verder ( bij spelletjes of
het uit wandelen gaan), Maak een keuze ( bij het eetmoment), Maak ruimte voor jezelf ( het
uitspreken van de behoeftes van een kind, en het zien waar een kind op dat moment
behoefte aan heeft qua activiteit of juist rustmoment).
De ukkengroep en peutergroep gebruiken al het ZaaiGoed en de ukken zijn vooral bezig
met: Blijf bij jezelf ( wie ben je en wat vind je leuk om te doen/ lekker om te eten etc) Focus (
tijdens eetmomenten en spelletjes), Zorg voor jezelf ( insmeren met zonnebrand, eten/
slapen en hygiëne), Ken je grenzen en hoe laat je dit aan de ander merken ( praten vanuit Ik,
Leeg je bak), Maak ruimte voor anderen ( hoe ga je met de ander om), Vraag om hulp ( evt
aan een peuter) Maak een keuze ( tijdens eten en spelletjes), we maken een begin met Werk
samen, Maak ruimte voor jezelf.
Als voorbereiding op de basisschool focussen de peuters zich veel op de Ik boodschap (
aanspreken op gedrag ipv op persoon en praten vanuit Ik), Fouten maken mag/ Laat alles er
zijn ( zorg dragen voor een veilige omgeving), werk samen ( stimuleren om te laten zien dat
je samen veel kunt), Vraag om hulp ( respect voor het eigen tempo en eigen ontwikkeling en
veel vanuit Wij bijv. de ouderen helpen de jongeren), Blijf bij jezelf en Sta in je eigen kracht (
je bent goed zoals je bent), Wees eerlijk ( veilige omgeving) en Wees verantwoordelijk ( als
het gaat om je eigen spulletjes opruimen en daar zorg voor dragen).
Zorg dat de locatiemanager het kind leert kennen dat nieuw is. Als zij aanwezig is, stel dan
ook de ouder voor.
Als het kind naar de volgende groep gaat, is er een overdracht naar de volgende pm-er.
Als ‘oude’ pm-er neem je afscheid van het kind. De observatie is al door één van de pm-ers
van jouw groep gekoppeld in het ouderportaal, nadat het eerst door de locatiemanager is
goedgekeurd. Tevens krijgen ouders automatisch het groepsverslagevaluatie formulier mee
gestuurd bij de observatie. Hierin geeft de ouder aan hoe ze het bij jou op de groep heeft
ervaren. Als een ouder veel vragen heeft over de observatie kun je een aparte afspraak
maken. Je bedankt de ouder voor de samenwerking en stelt de ouder voor aan je collega
van de volgende groep.
De nieuwe pm-er doet dan een intakegesprek:
je neemt het intakeformulier van jouw groep met de ouder door bij de eerste keer
wennen. Pak de vragenlijst intakeformulier erbij en vul deze samen in. Zorg dat alle
gegevens over het kind duidelijk zijn. Deze gegevens vul je in op de tablet onder het
kopje bijzonderheden op de voedingslijst vul je de juiste gegevens
Baby
Dreumes
Ukken
Peuter
Peuterspeelzaal
bso
- je geeft het intakeformulier met de beschrijving van jouw groep
- je controleert op de tablet de gegevens van de ouders; vraagt de ouder de gegevens
in het ouderportaal te wijzigen. Het gesprek duurt ongeveer 15 minuten
Bij de verticale groepen (0-4, 0-2 en 2-4 jarigen) is belangrijk dat je in je invalmap van
elke leeftijd intakeformulieren met de vragenlijsten van de intakeformulier hebt zitten,
Aangepast door de instelling op datum : Nov 2014
2.4 werkinstructies team – van intake tot exit t.a.v. de ouders
3 van 8
zodat je dit bij de verjaardag van het kind tijdens de intakegesprekje kunt doornemen met
de ouder en kunt mee geven.
Intake Bso
Bij het maken van een afspraak voor een intake op de Bso is het belangrijk om naast de
ouders juist ook het kind uit te nodigen. De intake bij de Bso bestaat uit 2 delen. Het ene
gedeelte is samen met ouder en kind en in het andere gedeelte krijgt het nieuwe Bso kind de
keuze om samen met een Bso ZaaiGoedcoach kind de Bso te gaan bekijken en eventueel
al wat te spelen. In die tijd kun je met de ouders de gegevens doornemen. Kiest het kind
ervoor om bij de ouder te blijven dan kan het de welkomskaart in gaan kleuren (in
ontwikkeling). Betrek het kind zoveel mogelijk bij de informatie die je geeft. Stel ook aan het
kind vragen en leg uit.
Vergeet het computerprotocol niet uit te leggen.
Laat ruimte voor de ouders om vragen te stellen en informeer aan het einde van het gesprek
of ze nog iets willen vragen.
Overdrachtschrift:
De verslagen naar ouders in de schriften zijn erg belangrijk voor de communicatie. Schrijf
leuke verhaaltjes over wat de kinderen doen. Vraag ook regelmatig aan ouders wat ze willen
weten, zodat je gericht kunt schrijven. Schrijf gevarieerd en begin niet elk stukje met dezelfde
inleidende zin. De eerste week schrijf je uitgebreid over het kind zodat de ouder een goede
indruk krijgt over hoe het met het kind gaat. Ook speciale uitstapjes is een leuk onderwerp
om over te schrijven.
Hieronder staat omschreven wat je standaard per groep moet vermelden/schrijven:
Er moet altijd worden geschreven of het kind gewandeld heeft of buiten gespeeld.
Baby’s
Dagelijks schrijven over de voedings- en slaaptijden, dit is heel belangrijk. Geef ook aan of
het kind ontlasting heeft gehad. Ook de ontwikkelingen van het kind moet worden
beschreven.
Dreumes, ukken, peuters
Op de dreumes groepen wordt 1 keer per maand geschreven. Op de ukken/peuter groepen
wordt eens in de twee maanden geschreven. Vertel veel over wat het kind doet en
meemaakt. Beschrijf ook karaktertrekken die zich gaan ontwikkelen.
 Vragen om nieuwe spullen voor de kinderen
Op het informatiebord kun je om nieuwe spullen voor de kinderen vragen. Natuurlijk kan dit
ook mondeling. Let goed op of de kleren vervangen moeten worden. Help de ouders hierbij
herinneren.
 Ouders begeleiden in wenproces en bepalen van wenschema kind:
Als een kind voor het eerst op ons kinderdagverblijf komt, zullen ook de ouders/verzorgers
eerst even moeten wennen. Goed wennen in eigen tempo achten wij van groot belang.
Ouders/verzorgers moeten de kans krijgen om op een rustige manier met ons
kinderdagverblijf kennis te maken. De ouder bepaalt in overleg met jou, hoe het wenproces
van het kind wordt aangepakt en vervolgd. Het ene kind went nu eenmaal makkelijker dan
het andere kind. Door het in zijn eigen tempo de tijd te geven om te wennen, krijgt het kind
vertrouwen in de situatie en kan het de ouders/verzorgers een beter gevoel geven. Een
maand voordat het kind bij ons komt, krijgt de ouder een welkomstbrief. Hierin staan de
namen van de pm-ers waarmee ze contact op kunnen nemen. Op de toekomstige
Aangepast door de instelling op datum : Nov 2014
2.4 werkinstructies team – van intake tot exit t.a.v. de ouders
4 van 8
plaatsingenlijst kun je zien of het kind is ingedeeld. Bij een spoedplaatsing kan het zijn dat ze
nog niet bekend zijn op je lijst. Geef dan aan dat je nog even achter de gegevens aangaat en
contact opneemt, mocht er iets niet goed zijn gegaan. Schrijf goed het telefoonnummer van
de ouder op bij je afspraak, zodat er afgebeld kan worden als er iets tussen komt. Door het in
de jaarkalender op te schrijven, weet je collega er ook van af. Vraag bij het management na
of deze plaatsing klopt.
Als de ouders bellen kun je een afspraak maken voor een wendagdeel. Ouders mogen twee
dagdelen op onze kosten wennen. Hierbij gelden een aantal regels:
 De ouder moet te bereiken zijn op die dagdelen
 Liefst twee aparte dagdelen en geen hele dag. Als de ouder dit toch wil, dan kan het wel,
maar ze moeten wel oproepbaar zijn.
 Niet eerder dan twee weken voordat het kind gaat beginnen.
 De dagdelen moeten zijn opgenomen voor de datum dat het kind officieel geplaatst
wordt.
 Laat het kind pas komen na 09.00 uur in verband met de drukte van het brengen.
 Plan een rustig moment waarop je tijd hebt voor het intakegesprek. Als het een overgang
betreft, hoeft er niet met de ouder echt gezeten te worden. Bespreek wel wanneer het
uitkomt dat je de ouder aan de nieuwe pm-ers voorstelt.
Op de toekomstige plaatsingslijst kun je zien of je nieuwe kinderen krijgt.
OUDERBELEID
Ouders en het contact met hen vinden wij erg belangrijk. Ouders moeten zich net zo thuis
voelen als de kinderen en een goed contact met de pedagogisch medewerker is daar erg
belangrijk in. In de onderlinge samenwerking en in contact met ouders/opvoeders is het
belangrijk om onze visie en het ZaaiGoed in te zetten.
Dat begint al bij de kennismaking door de ouders open te ontvangen en je volle aandacht te
geven. Zo kun je de ouder leren kennen en weten waar hun behoeften liggen.
Geef bij ouders aan dat wij het heel belangrijk vinden dat we een goed en open contact
hebben waarbij alles bespreekbaar is. Dat wanneer ouders vragen hebben of wensen wij dit
graag willen horen.
Wees verantwoordelijk en probeer zoveel mogelijk op de wensen van ouders in te gaan.
Maar weet waar de grenzen liggen van onze visie en mogelijkheden. Wanneer je vragen
hebt of de wens van ouders kan worden vervuld vraag dan hulp aan je locatiemanager. Sta
in je eigen kracht door tegen ouders te zeggen dat je niet direct antwoord hebt op hun
vragen. Dat je erop terug komt.
BELEID INZAKE SCHEIDING VAN OUDERS
Steeds vaker krijgen we te maken met scheidingen van ouders, waarbij pedagogisch
medewerkers in het middelpunt van de strijd worden geplaatst. Wij kiezen geen partij en
beide ouders hebben recht op informatie. Een moeder heeft automatisch het ouderlijk gezag
over een kind. Een vader krijgt dit alleen automatisch indien er sprake is van een huwelijk.
Als er geen huwelijk is afgesloten en vader heeft het kind wel erkend, dan is vader
zogenaamd juridisch ouder. Dit betekent dat hij recht heeft op informatie, maar contacten
met het kind verlopen volgens de afgesproken omgangsregeling. Een juridische ouder mag
zonder toestemming van de ouder met het ouderlijk gezag het dagverblijf niet bezoeken of
het kind meenemen.
Wanneer er een omgangsregeling is getroffen geldt, dat ongeacht of ouder ouderlijk gezag
heeft of alleen juridisch ouder is, buiten de omgangsregeling het kind niet mag worden
meegenomen en worden meegegeven.
Informatie geven aan beide ouders is, indien dit gevraagd wordt, verplicht volgens het
burgerlijk wetboek artikel 1:377 b&c. Alleen als de rechter heeft bepaald dat het informeren
Aangepast door de instelling op datum : Nov 2014
2.4 werkinstructies team – van intake tot exit t.a.v. de ouders
5 van 8
niet in het belang van het kind is, hoeft er geen informatie te worden gegeven. Dit staat dan
ook in het vonnis.
Het is belangrijk om geen partij te kiezen wat je zelf ook van de situatie vindt.
Schakel in dit soort zaken altijd je locatiemanager of de directie in.
Ouderraad:
Uit elke vestiging zitten er ouders in de ouderraad. Hier worden allerlei zaken omtrent de
opvang besproken. Op de site vind je de leden.
Het spreekt bijna voor zich maar de algemene beroepshouding (open, respectvol,
professioneel, positief, verantwoordelijk, eenheid, vertrouwelijk en eerlijk)
is natuurlijk ook gebaseerd op de visie met het ZaaiGoed. De visie en de beroepshouding is
te lezen in de algemene werkinstructies van het ouderbeleid.
COMMUNICATIE
Om de communicatie met de ouders goed te houden zijn er verschillende informatiewegen
om de ouders op de hoogte te houden en te betrekken bij het kinderdagverblijf.
Nieuwsbrieven: Door middel van nieuwsbrieven worden ouders op de hoogte gebracht van
officiële mededelingen vanuit de directie. De nieuwsbrieven worden op de site geplaatst en
via de mail verspreid.
De foto’s van de groepen worden direct op het ouderportaal geplaatst van de betreffende
kinderen van die groep.
Post naar ouders verzorgen
Post wordt zoveel mogelijk via de mail en de site verzorgd.
Informatieborden naar ouders bijhouden
De grote informatieborden worden door de locatiemanager bijgehouden. De
informatieborden van de groep moeten jullie zelf bijhouden. Schrijf alle informatie voor de
ouders op deze borden. Geen aparte papiertjes op de deur. Wen de ouders aan één plek om
te kijken. Hou goed bij of de informatie op het bord nog relevant is. Verwijder oude berichten
op tijd. Op dit bord moet je ook noteren, wanneer er een pedagogisch medewerker ziek is of
met vakantie gaat en wie er die dag werkzaam is.
Verslagen van gesprekken maken:
Soms is het van belang om met ouders een extra gesprek te hebben, omdat er bepaalde
zaken spelen. Bijvoorbeeld met betrekking tot het kind of met betrekking tot een klacht.
Vraag altijd een locatiemanager of ander mt lid bij dit gesprek, zodat er een derde aanwezig
is. Maak een verslag van het gesprek en zorg dat de ouder er ook één krijgt. Dit verslag
moet worden opgeslagen in het digitale kinddossier.
Verjaardagen ouders bijhouden
Schrijf de verjaardagen meteen op je kalender, ook als er een nieuw kind komt, zodat je een
cadeau kunt maken met de kinderen. Let ook op de dagen dat de kinderen niet komen, zodat
je hier rekening mee kunt houden. Aan het einde van het jaar kun je je agenda dan gewoon
overnemen en aanvullen.
Betrokkenheid van ouders:
Aanwezigheid bij feesten:
Feesten worden bij ons soms op zaterdag gegeven. Dit om de ouders in de gelegenheid te
stellen erbij te zijn.
Aangepast door de instelling op datum : Nov 2014
2.4 werkinstructies team – van intake tot exit t.a.v. de ouders
6 van 8
Ook voor ouders ben je op zo’n feest een houvast, net als voor de kinderen. Wees daarvan
bewust en besteed ook tijdens een feest genoeg aandacht aan de ouders en mensen die ze
meenemen.
Thema avonden verzorgen
Het doel van de thema avonden op het KDV is om ouders met elkaar in contact te laten
komen. We hebben gekozen om de ouders van de groepen bijeen te laten komen. Deze
ouders hebben kinderen in dezelfde leeftijd en kunnen elkaar tips geven over bepaalde
onderwerpen.
Daarnaast proberen we ouders informatie te geven over thema’s of over het reilen en zeilen
in de groep. Het is de bedoeling dat ouders met elkaar in discussie raken over het
onderwerp. Als pm-er geef je dus alleen een aanzet en inleiding en hou je het gesprek
draaiende. De pauze op zo’n avond is ook langer, speciaal om ouders met elkaar te laten
praten.
De thema’s komen in eerste instantie vanuit de groep ouders, daar naast kan de pm-er
onderwerpen voorstellen.
Je bereidt samen met je collega het onderwerp voor. Het thema wordt ter goedkeuring aan
de locatiemanager voorgelegd, evenals het programma.
Maak gebruik van gastsprekers, folders, videomateriaal enz.
Wees ruim van tevoren aanwezig en verzorg stoelen, koffie, thee, koekjes en eventuele
hulpmiddelen zoals video.
Begin de avond met de mensen welkom te heten en sluit af met een dankwoord voor
aanwezigen of gastsprekers.
Regel de betaling bij gastsprekers of zorg dat dit gebeurt. Bij vrijwillige deelname zorg je voor
een bedankje ( doosje merci)
KLACHTEN:
Omdat we het contact met ouders zo belangrijk vinden, is het ook erg belangrijk om goed te
reageren als ouders het ergens niet mee eens zijn of er zaken zijn gebeurd waar de ouders
ontevreden over zijn.
 Hoor de ouder eerst rustig aan. ZaaiGoed: Ontvang open
 Vraag goed wat nu eigenlijk het probleem is, zodat je dat voor jezelf helder hebt. Of
vraag door naar de gebeurtenis die is voorgevallen. ZaaiGoed: Kijk verder
 Maak niet de fout de verdediging in te schieten. ZaaiGoed: Ken je bescherming. Het
is niet zo dat je jezelf niet mag verdedigen, maar op zo’n moment lukt dat niet. De
ouder moet eerst zijn ontevreden gevoel kwijt. Op het moment dat jij je gaat
verdedigen, gaat de ouder steeds meer aanvallen en is er geen open gesprek meer
mogelijk. ZaaiGoed: Herken je filters
 Probeer je goed in te leven in de situatie en de gevoelens van de ouder. Vaak kun je
dan al begrijpen waarom er een probleem is, ook al kun je daar niks aan doen.
ZaaiGoed: Kijk verder
 Geef aan dat het je spijt dat de ouder dit zo voelt ( je komt namelijk de ouder
tegemoet zonder dat je de schuld op je neemt of dat je het ermee eens bent. Je zegt
alleen dat het jammer is dat er iets tussen jullie in staat). ZaaiGoed: Wees
verantwoordelijk
 Mocht jij of een collega echt een fout hebben gemaakt, biedt dan je excuses aan, laat
duidelijk merken dat je het erg vindt en dat je er in de toekomst op zult letten om dit
te voorkomen. ZaaiGoed: Wees eerlijk
 Mocht een ouder iets te klagen hebben over een collega of over het beleid, praat dan
niet mee. Laat je niet tot een uitspraak verleiden ook al ben je het 100 % met de
ouder eens. Verwijs de ouder door of zeg dat je met de klacht aan de gang zult gaan.
Blijf achter je collega’s en organisatie staan, hoe goed je relatie met de ouder ook is.
Dit stukje professionaliteit wordt van een ieder verwacht. ZaaiGoed: Ken je grenzen,
wees verantwoordelijk en vraag zo nodig hulp.
Aangepast door de instelling op datum : Nov 2014
2.4 werkinstructies team – van intake tot exit t.a.v. de ouders
7 van 8
Hieronder de weg die je moet bewandelen met klachten en vragen t.a.v. de
klachtenprocedure.
 Klachtenprocedure afwikkelen
Ouders kunnen met klachten naar je toe komen. Je dient op de volgende wijze te handelen.
Klacht:
Alle klachten moeten worden vermeld aan de locatiemanager, zodat zij op de hoogte is wat
er speelt en hoe je het hebt opgelost. Vraag aan de ouder of ze gebruik willen maken van het
reactieformulier of dat ze het mondeling willen behandelen. Verwijs de ouder naar de site
voor de reactie. Mocht dit voor ouders een drempel zijn geef je de suggesties zelf door aan
de locatiemanager.
Klachten en vragen die de pedagogisch medewerker moet kunnen beantwoorden
 Over alles wat er in jouw groep gebeurt
 Over de administratie die jij zelf doet
 Over extra opvang
 Over jouw eigen functioneren
 Vragen die je kunt beantwoorden door gebruik te maken van het informatieplan :
informatieboek, intakeformulier, pedagogisch plan.
Overige klachten en vragen verwijs je door naar de locatiemanager.
VRAGEN:
Naast klachten zullen ouders ook met vragen naar je toe komen. Beantwoord deze altijd via
het informatieplan.
INFORMATIEPLAN
Hieronder kun je lezen wie voor welke informatie verantwoordelijk is en naar wie je de ouder
kunt verwijzen voor antwoorden omtrent deze informatie. Geef alleen de informatie die op
papier staat. Als je twijfelt over de uitleg of je weet het antwoord niet zeker omdat het niet
goed uit de informatie blijkt, geef dan geen eigen uitleg maar verwijs door naar de
locatiemanager.
Het informatieplan is een onderdeel van het algemeen beleid.
Informatie aannemen en verwerken
Ouders kunnen gegevens doorgeven die in hun dossier verwerkt moeten worden, zoals
adreswijzigingen, andere telefoonnummers. Verwijs ouders naar het ouderportaal, alle
wijzigingen kunnen hier worden vermeld/aangegeven .
Ook informatie die belangrijk is voor de opvang van het kind bespreek je in het team bij de
kindbespreking aan de hand van het weekverslagformulier.
Algemeen directeur/adjunct-directeur:
 Vragen en klachten over plaatsingscontracten ( let op! geen vragen of er plaats is, dit
moet via de plaatsingsprocedure gebeuren)
 Vragen en klachten over alle beleidszaken ( algemeen beleid, pedagogisch beleid,
personeelsbeleid) binnen het dagverblijf ( dit moet volgens de klachtenprocedure eerste
via de locatiemanager), mocht je merken dat dit een probleem is dan kan het ook
rechtstreeks.
Locatiemanager:
Aangepast door de instelling op datum : Nov 2014
2.4 werkinstructies team – van intake tot exit t.a.v. de ouders


8 van 8
Vragen en klachten over de beleidszaken binnen de vestiging ( algemeen beleid,
pedagogisch beleid, personeelsbeleid). Zij kan dit doorspelen naar de algemeen
directeur.
Verstrekken van informatie aan de hand van informatieboek
Pedagogisch medewerkers:
 Vragen en klachten over de groep, de gang van zaken in de groep en de ontwikkelingen
van het kind.
 Verstrekken van informatie die in het informatieboekje en intakeformulier staan
Administratie:
 Vragen en klachten met betrekking over de administratie: facturen, rekeningen,
aanmaningen, enz.
 plaatsingen
Op de homepagina van de site onder het mapje informatie, staat belangrijke informatie voor
ouders die een plaats willen gaan afnemen:
 Informatie over de organisatie
 De aanmeldingsprocedure
 De plaatsingsprocedure
 De leveringsvoorwaarden en kosten
 Huisregels
Op het intake formulier staat informatie over het dagritme en de afspraken per groep voor
de ouders wiens kind al geplaatst is of naar een andere groep gaat. Het intake formulier
ontvangt de ouder tijdens het intakegesprek.
Op de homepagina van de site staat alle informatie over:
 Klachtenregeling
 Privacyreglement
 Ouderraad
 Medezeggenschapsmogelijkheden voor ouders
 Bereikbaarheid management en administratie
 Informatie over de organisatie
Op de site staat onder het mapje beleid alle beleidsstukken die voor de ouders van
toepassing zijn.
Privacy:
 Zorg ervoor dat onbevoegden geen schriften van andere kinderen lezen, dus ook geen
ouders van andere kinderen.
 Denk aan je beroepsgeheim en vertel niets over de kinderen en ouders door aan
buitenstaanders.
 Vertel ook niets van andere kinderen/ouders aan andere ouders door.
Verstrek geen gegevens over ouders/kinderen of personeel aan derden zonder
toestemming. Dus ook geen telefoonnummers van kinderen aan ouders geven zonder
toestemming.
Aangepast door de instelling op datum : Nov 2014

Download Report