Download klantcase

BUSINESS INTEGRATION ZORGT VOOR TIJD- EN KOSTENREDUCTIE
Interfaces met SAP en Barcode scanner gerealiseerd
Amcor Flexibles, de grootste verpakkingsondernemening in de wereld, maakt sinds 2009 intensief gebruik van Ultimo
Maintenance Management. De Ultimo software heeft gezorgd voor kennisborging, keuze-onderbouwing en analysemogelijkheden, maar bovenal voor tijd- en kostenreductie. Stefaan van den Bossche, eindverantwoordelijk voor het
onderhoud van Amcor, vertelt hoe Business integration hierin een belangrijke rol heeft gespeeld.
AMCOR FLEXIBLES
Met 27.000 werknemers verspreid over meer dan veertig landen en
ruim honderdtachtig locaties, is Amcor Flexibles ’s werelds grootste
verpakkingsorganisatie. Dagelijks gebruiken miljoenen consumenten
producten die verpakt zijn in Amcor-producten, zoals bijvoorbeeld de
Leerdammer Kaas. Het grootste gedeelte van de productie is bestemd
voor de medische en voedingsmiddelenbranche. Branches waarbij de
productveiligheid letterlijk van levensbelang is. Innovatie van nog
veiligere verpakkingsproducten, die tevens ecologisch verantwoord
zijn, staat daarom bij Amcor hoog in het vaandel.
WILDGROEI AAN DOCUMENTEN
Een belangrijk onderdeel van het produceren van veilige producten is
een goed en gedegen onderhoudsproces. Wordt onderhoud op het
juiste moment uitgevoerd? Wanneer is een installatie voor het laatst
gecontroleerd? Kan de veiligheid van de consument worden
gewaarborgd? Zaken die voor de Belgische wetgever aangetoond
moeten kunnen worden om kwaliteitseisen en certificeringen te
behalen.
Tegelijkertijd moeten organisaties de kosten reduceren en moet er
nog efficiënter te werk worden gegaan. Een grote uitdaging.
Binnen de Amcor vestiging in Gent werd al snel onderkend dat op
deze vlakken nog veel winst viel te behalen. Onderhoud werd
geregistreerd in Word- en Excel-documenten, waarbij op het
hoogtepunt maar liefst honderd documenten verspreid over
verschillende netwerkschijven stonden opgeslagen. Veel tijd ging
verloren aan het opzoeken van de juiste informatie: mede omdat de
mensen die de documenten hadden opgebouwd en opgeslagen
inmiddels de organisatie hadden verlaten. ,,Wij liepen tegen het
probleem aan dat er geen tot weinig borging van kennis en ervaring
was en er veel tijd en dus geld verloren ging aan het zoeken naar de
juiste gegevens’’, vertelt Van den Bossche. ,,Dit proces kon en moest
efficiënter.’’ Naast de verschillende Word en Excel-documenten
draaide een klein programma voor het voorraadbeheer en de
inkoop. ,,Dit proces moest ook worden geoptimaliseerd, het liefst
geïntegreerd in één centrale database met het onderhoudsproces.’’
FLEXIBEL KARAKTER ULTIMO GEEFT DOORSLAG
Met deze doelstellingen als uitgangspunt, is Amcor op zoek gegaan
naar een geschikte softwaretool, waarbij de flexibiliteit en het
gebruikersgemak belangrijke speerpunten waren. Bij het
selectieproces is er gekeken naar de uitbreidingsmogelijkheden van
het ERP en naar onderhoudsmanagement systemen die op de markt
aanwezig zijn. Uiteindelijk is de keuze op Ultimo Maintenance
Management gevallen: ,,Bij Ultimo hadden we het gevoel dat het
systeem volledig aangepast kon worden aan onze wensen. We waren
erg gecharmeerd van de flexibiliteit en het gebruikersgemak van de
software. Dit, in combinatie met de prijs, heeft ertoe geleid dat wij de
keuze voor Ultimo hebben gemaakt. De verregaande
integratiemogelijkheden tussen Ultimo en ons ERP, SAP, heeft hierin
ook een belangrijke rol gespeeld.’’
Voor het maken van een definitieve keuze heeft Amcor ook gebruik
gemaakt van referentiebezoeken: ,,We hebben een aantal Ultimo
klanten in de buurt van Gent bezocht om het systeem in de praktijk te
zien. Het enthousiasme van die klanten heeft onze keuze voor Ultimo
ook mede bepaald.’’
BUSINESS INTEGRATION
Ultimo Maintenance Management wordt sindsdien ingezet ter
ondersteuning van de onderhoudswerkzaamheden en het
voorraadbeheer en inkoopproces. SAP is als boekhoudkundig pakket
actief gebleven binnen de organisatie. ,,Op deze manier konden
beide partijen, de boekhouding en de technici, werken met het pakket
dat het beste aansluit bij hun werkzaamheden. Iedereen kan in zijn
eigen comfortzone blijven.´´ Door het beste van twee werelden met
elkaar te laten communiceren door een interface, is er een flinke
efficiencyslag gemaakt. ,,Een interface tussen SAP en Ultimo was erg
belangrijk voor ons, omdat we informatie niet meerdere malen in
verschillende systemen wilde ingeven. Gelukkig kon dit eenvoudig
worden gerealiseerd.´´ Facturen van de technische dienst worden
ingeboekt in Ultimo en vervolgens met één druk op de knop
doorgeschoten naar SAP. Dit geldt ook voor de technische
bestellingen, die eenvoudig worden gecommuniceerd naar SAP. Op
deze manier blijft SAP het centrale systeem voor alle financiële
informatie, ondanks dat de technische dienst met een eigen systeem
werkt.
Een andere vorm van Business integration binnen Amcor is het
gebruik van de barcode-interface. Elk onderdeel van het magazijn
heeft zijn eigen barcode.
De interface tussen Ultimo en de barcodescanner zorgt ervoor dat
iedere keer wanneer er een artikel uit het magazijn wordt gepakt, de
voorraad in Ultimo wordt bijgewerkt en dus up-to-date blijft. Door
professioneel voorraadbeheer, actuele stockinformatie en het gebruik
van artikelreserveringen in Ultimo, is Amcor erin geslaagd om de
voorraad terug te dringen en betere werkplanningen te maken,
omdat er nooit wordt ‘misgegrepen’ op benodigde artikelen.
Daarnaast zorgt de barcode-interface natuurlijk voor een serieuze
tijdwinst, doordat informatie up-to-date blijft, zonder dat daar extra
handelingen voor benodigd zijn.
OPTIMALISATIE COMMUNICATIE
Naast de gerealiseerde interfaces en het toepassen van professioneel
voorraad- en inkoopbeheer, heeft ook de communicatie-optimalisatie
bijgedragen aan de professionalisering van het onderhoudsproces.
Deze communicatie-optimalisatie is behaald door het inrichten van
een centraal meldpunt, het gebruiken van de Ultimo Self Service (een
portaal waarin elke medewerker de status van meldingen kan
raadplegen en overige informatie kan inzien) en de e-mailintegratie
met Ultimo. Communicatiestromen verlopen efficiënter, doordat
medewerkers zelf informatie kunnen raadplegen of pro-actief op de
hoogte worden gehouden over de status. Bovendien is de
communicatie tussen de Technische Dienst en de productie
aanzienlijk verbeterd en behoort de papierflow tot het verleden.
TOTALE INTEGRATIE MAINTENANCE MANAGEMENT
Amcor Flexibles beschikt vandaag de dag over een nieuw opgezette,
volledig geïntegreerde onderhoudsorganisatie. Stefaan van den
Bossche: ,,Ons maintenance management is tegenwoordig volledig
geïntegreerd. Alle data, planning en kosten worden centraal in één
systeem geregistreerd.’’ Dankzij de koppeling met SAP worden de
facturen en kostendragers gekoppeld aan werkorders in Ultimo,
waardoor er een totaaloverzicht is van de kosten. De integratie van
maintenance management met het stockbeheer in Ultimo (en de
bijbehorende reserveringen van artikelen) heeft bijgedragen aan het
verminderen van de voorraad en het verbeteren van de
werkplanningen. Het integreren van e-mail met Ultimo heeft gezorgd
voor een pro-actieve informatievoorziening, waardoor de
communicatie (zowel binnen de technische dienst als met de
productieafdeling) efficiënter en gestructureerder, digitaal verloopt.

Download Report