Download klantcase (pdf)

FILIALEN SACHA SHOES OVERZICHTELIJK BEHEERD
MET ULTIMO FACILITY MANAGEMENT LITE
Sacha Shoes is in 1909 begonnen als kleinschalige schoenenfabriek. Vandaag de dag is dit familiebedrijf echter
uitgegroeid tot een Europese multinational met vijfenzeventig filialen, verspreid over vijf verschillende landen en
webshops in Nederland, België, Frankrijk en Duitsland. Het succes en de groei van deze vernieuwende organisatie
hebben ertoe geleid dat een Facilitair Management Informatie Systeem voor hen onmisbaar is geworden. Hoe houdt
men grip op het beheer van deze verschillende locaties? Hoe kan Sacha Shoes alle filialen zo optimaal mogelijk
faciliteren? Pim Thijsselink (Facilitair Manager) en Elien Aussems (Assistent Facilitair Manager) vertellen op welke wijze
Ultimo Facility Management Lite hen daarbij ondersteunt.
SACHA SHOES
Sacha staat bekend om de trendsettende en uitgesproken schoenen.
Nadat begin jaren ’70 de merknaam van de familienaam ‘Termeer’
in ‘Sacha’ was veranderd, breidde het aantal winkels zich in rap
tempo uit. Inmiddels staat de vierde generatie van de familie aan het
roer en heeft men filialen in Nederland, België, Duitsland, Frankrijk
en Luxemburg. Met een gemiddelde leeftijd van 23 jaar, beschikt
Sacha over een jong en dynamisch werknemersbestand.
OMVANGRIJKE TAAK
De hoofdvestiging in Tilburg is het centrale hart. Vanuit dit punt
worden de logistiek, administratie, HRM, distributie, marketing en ecommerce geregeld. Ook de facilitaire werkzaamheden worden
vanuit Tilburg gecoördineerd. Pim Thijsselink en Elien Aussems zijn
samen verantwoordelijk voor deze facilitaire coördinatie.
,,We zijn verantwoordelijk voor alle projecten, zoals het openen van
een nieuw filiaal. Daarnaast beheren we alle filialen en het nieuwe
distributiecentrum.’’ Naast het feit dat er veel tijd verloren ging aan
het zoeken naar de juiste informatie, werd de facilitaire coördinatie te
omvangrijk: ,,Twee mensen kunnen de aansturing van circa
vijfenzeventig filialen niet bijhouden. Veel informatie zit in onze
hoofden, staan links of rechts op een papiertje of staan in een
contract, wat je vervolgens in een kast moest opzoeken’’, vertelt
Thijsselink. Het overzicht over de verschillende filialen verdween dus
niet alleen, ook ging er veel efficiency verloren door het zoeken naar
de juiste informatie. Daarnaast bracht de werkwijze ook een serieus
risico met zich mee: ,,Als wij de organisatie zouden verlaten gaat er
heel veel informatie verloren’’, vertelt Aussems.
Een FMIS moest zorgen voor professionalisering van het facilitair
beheer, waardoor informatie centraal zou worden beheerd en tijd en
kosten konden worden bespaard.
KWALITEIT EN PRIJS DOORSLAGGEVEND
,,Vanuit mijn facilitaire studie, heb ik een goede selectie kunnen
maken van de verschillende FMIS leveranciers’’, vertelt Aussems.
Nadat één leverancier al snel was afgevallen, is er een definitieve
vergelijking gemaakt tussen Ultimo en een andere leverancier.
,,Uiteindelijk is de keuze op Ultimo gevallen op basis van de kwaliteit
van het systeem in combinatie met de prijs,´´
,,Ultimo Software Solutions is een organisatie die strak en helder
communiceert´´, voegt Thijsselink daaraan toe.
SNELLE, SUCCESVOLLE IMPLEMENTATIE
In een relatief korte doorlooptijd van twee weken heeft de
implementatie van Ultimo Facility Management Lite plaatsgevonden.
Met behulp van de datainventarisatiesheet (een Excelsheet waarin alle
gegevens vooraf kunnen worden ingegeven en vervolgens in één keer
in Ultimo kunnen worden ingelezen) zijn alle leveranciers en filialen in
Ultimo geïmporteerd. Daarnaast is er in dezelfde periode een
interface met AFAS gerealiseerd ten behoeve van het uitwisselen van
personeelsgegevens tussen beide systemen.
MELDINGENBEHEER
Vooral Aussems heeft in haar dagelijkse werkzaamheden veel met
Ultimo te maken. ,,Ultimo biedt mij inzicht in de filialen: welke
gebouwen betreft het, wat is er in de filialen aanwezig aan installaties
en middelen (zoals kassasystemen en pinautomaten) en welke
contracten hebben betrekking op welk filiaal. Je kunt in principe alles
registreren wat er in de filialen aanwezig is.’’ Een belangrijk
onderdeel van haar werkzaamheden betreft de registratie en
opvolging van meldingen. ,,Meldingen kunnen nu overzichtelijk
worden vastgelegd en alle relevante gegevens met betrekking tot die
meldingen kan ik vervolgens aan de melding koppelen. Een actueel
voorbeeld van een melding is een lekkage die wij onlangs bij een
filiaal hebben gehad. Het filiaal geeft de melding telefonisch of per email aan mij door. Ik verwerk deze melding vervolgens onder het
filiaal in Ultimo. Ik kan daarbij vastleggen wie er verantwoordelijk is,
hoe we de melding hebben opgelost, foto’s en andere documenten
ten behoeve van de verzekering kunnen worden gekoppeld en
facturen kunnen onder de melding worden vastgelegd. Hierdoor
bouw ik een overzichtelijke historie per filiaal op en kan ik informatie
snel terugvinden. Bovendien worden filialen nu ook proactief per email op de hoogte gebracht van de status van hun melding.’’ Door
de koppeling met AFAS hebben Aussems en Thijsselink ook te allen
tijde inzicht in de personeelsbezetting per filiaal.
,,We willen dit dus goed in Ultimo gaan registreren. ´´Ook op dit
gebied speelt de koppeling met AFAS weer een belangrijke rol.
,,Uitdiensttredingen worden geregistreerd in AFAS. Door middel van
de koppeling kan er een notificatie in Ultimo worden afgegeven als er
een uitdiensttreding wordt geregistreerd. Vervolgens kan er vanuit
Ultimo op worden toegezien dat de sleutels (en eventuele andere
middelen) worden ingeleverd.
Een andere wens die tevens op korte termijn zal worden gerealiseerd
is het vastleggen van alle contracten in Ultimo. Dit kunnen
onderhoudscontracten betreffen, maar bijvoorbeeld ook
huurcontracten met eigenaren van gebouwen. Door contracten te
koppelen op installatie- of gebouwniveau, zijn de gemaakte
afspraken snel inzichtelijk. Zo kunnen ze bijvoorbeeld snel inzichtelijk
krijgen of bepaalde werkzaamheden nog onder de garantieperiode
vallen of de leverancier zijn afspraken nakomt. Inzicht in dergelijke
afspraken moeten zorgen dat er op relatief eenvoudige wijze kosten
en tijd kunnen worden bespaard.
Naast het creëren van overzicht in de verschillende filialen, is Sacha
shoes er in geslaagd structuur aan te brengen in de facilitaire
processen. Door meer inzicht en overzicht hebben de twee facilitair
medewerkers een echte efficiencyslag kunnen maken die, door de
uitbreiding van het gebruik van Ultimo, steeds verder zal toenemen.
Het uiteindelijke doel voor Aussems en Thijsselink is daarom om met
Ultimo echt te gaan managen en te sturen in het beleid. De
(standaard) management rapportages die Ultimo biedt zal hen
daarbij optimaal ondersteunen.
TOEKOMSTPLANNEN
In de nabije toekomst zal het gebruik van Ultimo Facility Management
Lite steeds verder worden uitgebreid. Het onderbrengen van het
sleutelplan in Ultimo heeft daarbij één van de hoogste prioriteiten.
,,We hebben nu niet inzichtelijk hoeveel sleutels er per filiaal in
omloop zijn en wie welke sleutels in bezit hebben. Als mensen de
organisatie verlaten, kan dit dus ook grote nadelige gevolgen
hebben’’, vertelt Aussems.
Links Paul Termeer (3e generatie) Rechts Ward Termeer (4e generatie)

Download Report