Download klantcase (pdf)

ULTIMO ONDERSTEUNT BIJ BUSINESS POLICY TOTAL/ARTECO
Mobiel werken zorgt tegelijkertijd voor efficiencywinst
De Business Policy van Total/Arteco schrijft onder andere voor dat de medewerkers van de organisatie: de
gezondheid, de veiligheid en het milieu moeten beschermen, moeten zorgen dat werkzaamheden op orde zijn voor
audits en optimale prestaties moeten leveren. Ook voor de afdeling Uitrusting en Onderhoud heeft deze Business
Policy invloed. Hoe zorgt de afdeling ervoor dat aan de speerpunten uit de policy kan worden voldaan? En op welke
manier kunnen zij dit vervolgens aantonen? Ultimo Maintenance Management biedt uitkomst. Er wordt niet alleen aan
de Business Policy voldaan, maar door het mobiel werken met Ultimo is er ook een grote efficiencywinst geboekt.
TOTAL/ARTECO: DE ORGANISATIE
Total/Arteco in Schoten produceert koelvloeistoffen. Bij de Europese
marktleider werken 56 medewerkers dagelijks op een site van 4,5 hectare
aan kwalitatief hoogwaardige producten. Officieel was deze locatie een
fabriek van ‘Elf’ waar smeeroliën en koelvloeistoffen werden
geproduceerd. In 1998 vroeg het toenmalige ‘Texaco’ aan Elf een jointventure aan te gaan, omdat Texaco op dat moment nog niet beschikte
over een smeeroliën en koelvloeistoffen fabriek. Deze joint-venture kreeg
de naam ‘Arteco’. Elf smolt in de daarop volgende jaren samen met Total
en zo werd de organisatie Total/Arteco geboren. De productie van
smeeroliën werd even later verplaatst naar de locaties Ertvelde en Rouen,
waardoor er tegenwoordig alleen nog koelvloeistoffen in Schoten worden
geproduceerd.
COMPLEXITEIT
Deze organisatiestructuur heeft ertoe geleid dat het onderhoud op de
hoogtechnologische apparatuur complex is geworden. Sommige assets
zijn eigendom van Total, terwijl andere weer tot de joint-venture behoren.
Voor aankopen van wisselstukken betekent dit bijvoorbeeld dat er altijd
moet worden nagegaan voor welk bedrijf de bestelling wordt geplaatst.
Ook op het gebied van salarissen en interne doorbelasting speelt deze
organisatiestructuur een rol. Zo staan de medewerkers van de
onderhoudsdienst op de payroll van Total, maar werken zij eveneens voor
de joint-venture Arteco. Wanneer er onderhoud wordt uitgevoerd op
assets van de joint-venture, worden deze dus intern doorbelast. Daarbij
komt het risicovolle karakter van de activiteiten. Veel ingrepen gaan
gepaard met vergunningen en er dient voldoende predictief en preventief
onderhoud te worden uitgevoerd om de veiligheid van de werknemers en
de omgeving te garanderen. Omdat de onderhoudsorganisatie slechts uit
een team van vijf medewerkers bestaat is dit een complexe en tevens
omvangrijke taak.
KEUZE VOOR ULTIMO
De complexiteit van de organisatiestructuur, waarbij kostenposten aan de
juiste firma moeten worden toegekend, was belangrijk bij de selectie van
het juiste onderhoudsmanagementsysteem. Na een goede en uitgebreide
selectieprocedure is de keuze op Ultimo Maintenance Management
gevallen. De basisfunctionaliteit sloot naadloos aan bij de gewenste
functionaliteiten en ook het vraagstuk met betrekking tot de kostenposten
kon op eenvoudige wijze in het systeem worden ondervangen. De open
architectuur van de Ultimo software, waardoor er eenvoudig met andere
systemen gekoppeld kan worden, waren eveneens een belangrijk pluspunt
van Ultimo, net als de usability en flexibiliteit. Het beheer van magazijnen,
de onderhoudscontracten, de opleidingscertificaten, kalibraties en
projectenbeheer waren extra’s die Total/Arteco goed kon gebruiken.
ULTIMO EN DE BUSINESS POLICY
Na de implementatie, heeft men zich het eerste jaar met name
geconcentreerd op de inrichting van het systeem. Gefaseerd is de
applicatie in gebruik genomen. Tegenwoordig neemt de applicatie echter
een onmisbare plaats in, waarmee de dienst uitrusting en onderhoud veel
beter aan de Business Policy kan voldoen. In deze Business Policy staat
opgenomen:
 Minimaliseer de gevolgen van onvoorziene omstandigheden
 Wees in orde voor audits
 Lever kwalitatieve producten op elk ogenblik
 Bescherm en monitor de gezondheid, veiligheid en het milieu
 Zorg dat middelen en personeel beschikbaar zijn
 Beheer de risico’s
 Lever optimale prestaties
Total/Arteco ondervond door de introductie van Ultimo Maintenance
Management dat er op elk vlak nog veel winst viel te behalen…
Minimaliseer de gevolgen van onvoorziene omstandigheden
Om de gevolgen van onvoorziene omstandigheden te kunnen
minimaliseren, is inzicht noodzakelijk. Inzicht in de voorraad, inzicht in de
onderhoudshistorie en inzicht in de status van assets. Dit inzicht ontbrak.
De stock in het magazijn klopte niet altijd, waardoor er soms werd
misgegrepen en werkzaamheden moesten worden uitgesteld. Ook
kritische onderdelen waren niet altijd beschikbaar. Doordat er geen
onderhoudshistorie werd opgebouwd van de assets, ontbrak het ook aan
kennis en kritische informatie. De Ultimo software heeft ertoe geleid dat er
een uitgebreide onderhoudshistorie is opgebouwd en er een professioneel
voorraadbeheer en inkoopbeleid kon worden opgezet.
Wees in orde voor audits
Ontbrekende informatie, tekorten in het versiebeheer van documenten en
gebrek aan bewijzen waren problemen waar Total/Arteco mee te maken
kreeg bij audits. Hierdoor werden er Non Conformities (oftewel
tekortkomingen) vastgesteld. De introductie van Ultimo Maintenance
Management heeft hierin uitkomst geboden. Door een consequente
registratie van de onderhoudsactiviteiten en de bijbehorende documenten
is Total/Arteco in staat om de gewenste informatie bij audits te tonen,
waarmee ook dit punt uit de Business Policy met behulp van Ultimo beter
wordt ondersteund.
Lever kwalitatieve producten
Voor de komst van Ultimo Maintenance Management kreeg Total/Arteco
geregeld te maken met kwaliteitsproblemen. Onderhoud werd niet
optimaal uitgevoerd: werkzaamheden werden niet meer ‘just in time’
uitgevoerd, maar ‘just to late’. Dit resulteerde in uitval en beschadiging
van componenten. Door het preventief en predictief onderhoud in Ultimo
te borgen, worden werkzaamheden nu wel op tijd uitgevoerd en geborgd.
Wanneer een activiteit wordt uitgesteld, omdat de prioriteit op dat
moment bij andere activiteiten ligt, worden werkzaamheden niet vergeten.
Zodoende levert Ultimo een essentiële bijdrage aan het borgen van de
kwaliteit. Deze kwaliteit is eveneens van essentieel belang voor het borgen
en monitoren van de gezondheid.
Zorg dat middelen en personeel beschikbaar zijn
Om te kunnen voldoen aan dit speerpunt uit de Business Policy, zijn
overzichtelijke planningen van groot belang. Wanneer zijn technici en
gereedschappen beschikbaar? Total/Arteco had niet de beschikking over
deze planningen.
Daarnaast werd er niet goed geregistreerd wanneer opleidingen en
certificaten van personeel verliepen. Hierdoor kwam het voor dat
personeel of middelen niet konden worden ingezet op het moment dat zij
nodig waren, waardoor werkzaamheden noodgedwongen moesten
worden uitgesteld.
Lever optimale prestaties
In de oude situatie ging er veel tijd verloren aan het zoeken van materiaal
en de juiste informatie. Ook werden sommige gegevens op verschillende
plekken ingegeven of overgetypt of ging er informatie verloren, doordat
de gegevens nergens werden geregistreerd. Door de inzet van Ultimo
behoren deze problemen tot het verleden: gegevens worden éénmalig op
één centrale plek ingegeven, waardoor informatie altijd eenvoudig is
terug te vinden en er veel efficiencywinst wordt geboekt. De prestaties
werden door de inzet van Ultimo dus wel degelijk geoptimaliseerd. De
efficiency kreeg een nog grotere boost door het gebruik van de Ultimo
App Ultimo GO+, waarmee er mobiel met Ultimo gewerkt kon worden.
EFFICIENCYWINST DOOR MOBIEL WERKEN
Om de App uitvoerig te testen was een WIFI-netwerk noodzakelijk. In
2013 is er zodoende over de hele Total/Arteco plant een netwerk
aangelegd met meer dan 80 acces points. Uit de eerste testresultaten
bleek al snel dat de App een toegevoegde waarde was om de prestaties
verder te optimaliseren en nog meer efficiencywinst te boeken.
De eenvoudige schermopbouw van de App
en de zeer goede performance, welke
natuurlijk ook afhankelijk is van het
WIFI-netwerk, hebben ervoor gezorgd dat
na één week testen de conclusie is getrokken
dat de App volledig inzetbaar is. De App heeft
ervoor gezorgd dat veel meer informatie ter plaatse
inzichtelijk is, zoals installatie-informatie,
leveranciergegevens met directe contactfunctionaliteit,
tekeningen, contracten en handleidingen. Ook
hebben de technici nu de mogelijkheid om de
urenregistratie direct, op locatie in Ultimo te verwerken
en om werkorders sneller op te volgen, doordat er altijd up-to-date
informatie voor handen is over (de status van) openstaande werkorders.
TOEKOMSTPLANNEN
Het gebruik van de App zal de aankomende tijd verder worden
uitgebreid. Daarnaast zijn er nog voldoende plannen voor de toekomst.
De ingebruikname van de Ultimo HSE-Suite (Health, Safety &
Environment) is hier een mooi voorbeeld van. De suite bestaat uit een
vijftal modules, ontwikkeld in samenwerking met diverse klantenpanels.
Total Arteco was onderdeel van het klantenpanel ‘Werkvergunningen’.
Deze module is, samen met de module Indienststellingsverslagen,
inmiddels door de organisatie aangeschaft, waarmee Total Arteco ook de
speerpunten ‘beheer de risico’s en ‘Bescherm de gezondheid, veiligheid
en het milieu’ beter vorm kan geven. Het proces van het uitgeven en
beheren van werkvergunningen moet daardoor beter en sneller worden
ondersteund, alsook de indienststellingen moeten optimaler verlopen.
Andere wensen zijn het beheren van elektriciteitsplannen in Ultimo en het
verschaffen van magazijntoegang tot Ultimo. Ultimo Maintenance
Management zal zodoende voor de afdeling Uitrusting en Onderhoud
een belangrijke positie in blijven nemen.

Download Report