Cafetaria De Wildeman toewijzingsleidraad

TOEWIJZINGSLEIDRAAD TAVERNE DE WILDEMAN
1. Concessiegever
§1. BEVOEGD ORGAAN
De concessie zal verleend worden door:
Gemeentebestuur Herent
Spoorwegstraat 6
3020 Herent
016 85 30 20
www.herent.be
§2. LEIDEND AMBTENAAR
Steve Stroobants
Wnd. Diensthoofd vrije tijd
016 85 30 20
[email protected]
§3. WIJZE VAN TOEKENNING VAN DE CONCESSIE
Deze opdracht betreft een concessie van de taverne De Wildeman welke niet is onderworpen aan de
wetgeving overheidsopdrachten. Er wordt evenwel een openbare procedure gehouden teneinde alle
geïnteresseerden gelijke kansen te verlenen om de concessie te bekomen. De concessie zal worden
toegewezen aan de inschrijver met de meest voordelige offerte.
De toewijzingsprocedure zal als volgt verlopen:
De inschrijvers dienen hun offerte in uiterlijk op 2 juni 2014 om 12u00 bij het secretariaat van het
bevoegd orgaan vermeld in deze toewijzingsleidraad.
De concessiegever zal hen uitnodigen om hun offerte toe te lichten in de periode van 10 juni tot 13 juni
2014.
Op deze toelichting zullen eventueel bijkomende vragen worden gesteld indien het bestuur meent dat
dit wenselijk is.
Op basis van de offerte zoals bijgesteld in de antwoorden op de vragen zal een beoordeling worden
gemaakt aan de hand van de gunningscriteria. Het college zal op basis van deze beoordeling
beslissen met welke kandidaat de concessieovereenkomst wordt afgesloten.
De concessiegever kan hiervan op een gemotiveerde wijze afwijken. De timing is indicatief.
§4. INFORMATIE
Geïnteresseerden kunnen tot en met 20.05.2014 schriftelijke vragen richten aan de leidend ambtenaar.
Het antwoord op de vragen wordt na 20.05.2014 schriftelijk aan de gekende geïnteresseerden bezorgd.
Pagina 1/10
Toewijzingsleidraad taverne De Wildeman
2. Voorwerp van de opdracht
§1. GEGEVENS TAVERNE
De taverne is gelegen in 3020 Herent, Schoolstraat 13. De lokalen maken deel uit van
gemeenschapscentrum ‘Oud Gemeentehuis’, waarin naast tal van verenigingenactiviteiten ook het
merendeel van de voorstellingen van gemeenschapcentrum de Wildeman doorgaan.
§ 2. INSCHRIJVER
De concessiegever hecht veel belang aan de wijze waarop de inschrijver de cafetaria zal inrichten en
exploiteren. De inrichting zal daarom door de inschrijver slechts uitgevoerd kunnen worden mits schriftelijk
akkoord van de concessiegever. De exploitatie zal gebeuren onder de voorwaarden bepaald in deze
toewijzingsleidraad en in de concessieovereenkomst .
De inschrijver is een natuurlijke- of rechtspersoon of een tijdelijke handelsvereniging.
§3. CONCESSIERECHT
De weerhouden inschrijver zal een concessierecht verkrijgen voor de duur van 9 jaar met de verplichting
om de cafetaria, het terras en de bijhorende lokalen in te richten met kwalitatief materiaal en deze in goede
staat te onderhouden. De weerhouden inschrijver zal derhalve gedurende 9 jaar de cafetaria kunnen
uitbaten als horeca-aangelegenheid. Op het einde van het concessierecht kan de concessienemer zijn het
door hem gefinancierde materiaal uit de cafetaria meenemen op voorwaarde er geen schade aan deze
cafetaria wordt aangericht.
De volgende inrichting dient voorzien te worden door de concessienemer:
Tafels en stoelen
Uitrusting terras
Inrichting keuken naar gelang van het in te dienen businessplan
…
De concessienemer zorgt ervoor dat de cafetaria voldoende ruime openingsuren heeft en stemt zich
daarvoor af op het gebruik van het gemeenschapscentrum. De openingsuren zullen bepaald worden in de
concessieovereenkomst, waar minimaal het volgende in bepaald wordt:
minimum 6 dagen per week open
De vakantiedagen en sluitingen
De openingsuren bij activiteiten van GC De Wildeman
De afspraken m.b.t. de openingsuren zullen jaarlijks kunnen herzien worden in onderling overleg tussen
partijen. Wordt er geen overeenkomst bereikt blijven de openingsuren van toepassing zoals bepaald in de
concessieovereenkomst.
De tarieven van drank en voedsel aangeboden door de concessienemer moeten correct en marktconform
zijn.
De concessienemer is tijdens de openingsuren van de cafetaria een aanspreekpunt voor bezoekers met
vragen en/of problemen betreffende het gebruik van het gemeenschapscentrum.
De concessienemer zal nauw dienen samen te werken met de gemeente, wat o.a. het volgende zal
inhouden:
De concessienemer is partner van de dienst vrije rijd en communiceert op regelmatige basis met de
gemeentelijke administratie.
De concessienemer stemt zijn openingsuren en dienstverlening af op de activiteiten van GC De
Wildeman.
De concessienemer en de gemeente / GC De Wildeman kunnen samenwerken m.b.t. programmatie
van culturele en gemeenschapsvormende activiteiten.
De nadere uitwerking van deze voorwaarden zal gebeuren in de met de weerhouden inschrijver nog af
Pagina 2/10
Toewijzingsleidraad taverne De Wildeman
Er wordt geen opstalrecht of enig ander zakelijk recht overgedragen aan de concessienemer met
betrekking tot cafetaria. De contractuele voorwaarden worden bepaald in de concessieovereenkomst.
§ 4. CONCESSIEVERGOEDING
De concessienemer zal een maandelijkse concessievergoeding van € 1.150 dienen te betalen aan de
gemeente. Deze concessievergoeding wordt jaarlijks aangepast aan het indexcijfer der consumptieprijzen.
Buiten de concessievergoeding zal de concessiehouder, maandelijks aan de gemeente de som van € 100
betalen als forfaitaire vergoeding voor het waterverbruik. Deze vergoeding vervalt van zodra er een
individuele teller voor waterverbruik wordt geïnstalleerd door de gemeente en het contract wordt
overgedragen op naam van de concessienemer.
3. Selectiecriteria
§1. UITSLUITINGSCRITERIA
Wordt in elk stadium van de procedure uitgesloten, de inschrijver die bij vonnis dat in kracht van gewijsde is
gegaan waaraan de concessiegever kennis heeft, veroordeeld is voor:
1° deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek;
2° omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek;
3° fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële
belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002;
4° witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het
gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
Met het oog op de toepassing van deze paragraaf kan de concessiegever, indien zij twijfels heeft over de
persoonlijke situatie van een inschrijver, de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken
om de inlichtingen die ze ter zake nodig acht.
Kan uitgesloten worden van deelneming aan de procedure in welk stadium van de procedure ook de
dienstverlener:
1° die in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt of die
een gerechtelijke reorganisatie heeft bekomen, of die in een overeenstemmende toestand verkeert als
gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen;
2° die aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening of van
gerechtelijke reorganisatie aanhangig is of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande
in de nationale wetgevingen en reglementeringen;
3° die, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn
professionele integriteit aantast;
4° die bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die de
concessiegever aannemelijk kan maken;
5° die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid
6° die niet in orde is met de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die
van het land waar hij gevestigd is;
7° die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het
verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar bij toepassing van dit artikel.
De inschrijver voegt een verklaring op eer toe op het inschrijvingsformulier waarin hij verklaart zich niet te
bevinden in één van deze uitsluitingscriteria.
De inschrijver voegt, wanneer van toepassing, bij zijn inschrijving tevens een RSZ-attest van het kwartaal
voorafgaand aan dit waarbinnen de uiterste indiendatum valt, alsook een uittreksel uit zijn strafregister.
Indien de inschrijver een rechtspersoon is, wordt een uittreksel uit het strafregister van alle
zaakvoerders/bestuurders bijgebracht. Strafrechtelijke veroordelingen vermeld in dit artikel van de
zaakvoerders/bestuurders kunnen eveneens aanleiding zijn tot uitsluiting cf. dit artikel.
Ingeval er wordt ingeschreven door een THV moet elk lid van de inschrijvende THV deze stukken
bijbrengen.
Pagina 3/10
Toewijzingsleidraad taverne De Wildeman
§2. FINANCIEEL EN ECONOMISCHE DRAAGKRACHT
De inschrijver moet mede op basis van het businessplan aantonen dat hij over voldoende financiële
middelen bezit om de concessie op een financieel gezonde basis uit te kunnen oefenen.
Dit businessplan moet gemaakt worden op de termijn van de concessie, m.n. 9 jaar.
4. Gunningscriteria
De offertes zullen worden beoordeeld dat de hand van de volgende gunningscriteria. De opdracht zal
worden gegund aan de inschrijver met de meest voordelige offerte op voorwaarde dat de offerte regelmatig
is.
§1. CONCEPT, INRICHTING EN UITBATING VAN DE CAFETARIA (60 PUNTEN)
De concessiegever beoogt een kwaliteits- en sfeervolle cafetaria die uitgroeit tot een aantrekkelijke
ontmoetingsplaats zowel voor de inwoners als voor bezoekers van het gemeenschapscentrum.
De inschrijver zal moeten aangeven op welke wijze hij de investeringen en inrichtingswerken zal financieren
en hoe hij de concessie juridisch zal structureren. Hiertoe kan hij onder meer een verklaring van een
kredietinstelling toevoegen die zich bereid verklaart de investeringen te financieren. Een offerte kan worden
geweigerd indien de financiering niet op een voldoende wijze wordt aangetoond.
a) concept van uitbating cafetaria (30 punten)
De inschrijver moet bij zijn offerte een toelichtende nota voegen waarin hij zijn voorstel tot exploitatie met
inbegrip van het horeca-aanbod beschrijft. Hierbij dient de inschrijver met de volgende principes rekening te
houden:
het horeca-concept moet aangepast zijn aan de karakteristieken van het gebouw;
de openingsuren moeten zo ruim mogelijk zijn;
de prijzen worden niet gelimiteerd maar moeten marktconform zijn;
het aanbod moet voldoende ruim zijn;
er moet een aanbod van fairtrade producten zijn;
wat betreft het aanbieden van warme en/of koude maaltijden kan de inschrijver in zijn nota een voorstel
formuleren van het aanbod dat zal aangeboden worden. De inrichting van de keuken dient afgestemd
te zijn op het gamma van maaltijden die de inschrijver zal aanbieden.
activiteiten ter versterking van de horeca-uitbating, waaronder het organiseren van bv. optredens,
thema-avonden, … kunnen alleen mits voorafgaande toelating door de concessiegever;
een overzicht van eigen activiteiten wordt in onderling overleg met de concessiegever vastgelegd zodat
er duidelijke afspraken zijn rond planning (in relatie met de vaste gebruikers), timing, frequentie, … Het
algemene principe is dat de gebruikers van het gemeenschapscentrum geen hinder mogen
ondervinden
een overzicht van alle bijkomende toestellen die de concessienemer wil plaatsen moeten nominatief
omschreven worden (rookautomaten, …)
De inschrijver moet in een toelichtingsnota zijn voorstel tot exploitatie toevoegen en aantonen dat hij
voldoet aan de bovenvermelde principes. Hij voegt een voorstel toe van horecaconcept; een voorstel van
kaart met prijslijst; Hij voegt tevens de cv’s toe van de personen die verantwoordelijk zullen voor de
exploitatie.
De concessiegever zal een gemotiveerde score toekennen over de afstemming tussen doelstellingen van
de concessiegever en de inhoud van de offerte. Indien de score “zeer goed” wordt beoordeeld, verkrijgt de
inschrijver een score van 100% van de punten; bij een score “goed” verkrijgt de inschrijver de score van
75% van de punten; bij een score “voldoende” verkrijgt de inschrijver 50% van de punten; met een score
“slecht” verkrijgt de inschrijver een score van 25% van de punten; bij een score “zeer slecht” verkrijgt de
inschrijver 0% van de punten.
Pagina 4/10
Toewijzingsleidraad taverne De Wildeman
b) Subcriterium Inrichting (20 punten)
De inschrijver moet aan de hand van een beschrijvende nota en schets aangeven op welke wijze hij de
cafetaria, het terras en de keuken zal inrichten en meubileren. Hierbij is het belangrijk dat wordt
aangegeven welke materialen ( bv. meubilair, kleurkeuze …) worden gebruikt.
De concessiegever zal een gemotiveerde score toekennen over de afstemming tussen doelstellingen van
de concessiegever en de inhoud van de offerte. Indien de score “zeer goed” wordt beoordeeld, verkrijgt de
inschrijver een score van 100% van de punten; bij een score “goed” verkrijgt de inschrijver de score van
75% van de punten; bij een score “voldoende” verkrijgt de inschrijver 50% van de punten; met een score
“slecht” verkrijgt de inschrijver een score van 25% van de punten; bij een score “zeer slecht” verkrijgt de
inschrijver 0% van de punten.
c) Investeringswaarde (10 punten)
De inschrijver moet een investeringsplan opstellen met de meetstaat van de inrichtingswerken die hij wenst
uit te voeren. De meetstaat moet volledig zijn en alle werken omvatten met in begrip van alle meubilering.
Alle uitgaven voor de inrichting moeten derhalve op de meetstaat worden opgenomen. De som van de
verschillende posten van de meetstaat vormt de investeringswaarde. Een onrealistische meetstaat zal de
weigering van de offerte tot gevolg hebben. Alle bedragen zijn exclusief BTW.
De inschrijver met de offerte met de hoogste investeringswaarde krijgt de maximale score van 10 punten.
De andere inschrijvers krijgen een score gelijk aan:
X0 = prijs van de hoogste offerte
X1= prijs van de lagere offerte
Score = X1 x 10
X0
Het procentuele verschil in lagere investeringswaarde leidt hierdoor tot een gelijke procentuele
vermindering van het aantal punten. Een inschrijver die een investeringswaarde heeft die 10% lager ligt, zal
derhalve 10% minder punten krijgen, zijnde een score van 10 – 1 = 9.
§2. BUSINESSPLAN (40 PUNTEN)
De concessienemer maakt een gedetailleerd businessplan op dat elementen op de volgende 2 pagina’s
minimaal voorziet.
De concessiegever zal een gemotiveerde score toekennen over de geloofwaardigheid van het
businessplan, de financiële situatie die hieruit blijkt en de afstemming tussen de visie, de investeringen en
de exploitatie voorgesteld door de inschrijver en de inhoud van dit businessplan. Indien de score “zeer
goed” wordt beoordeeld, verkrijgt de inschrijver een score van 100% van de punten; bij een score “goed”
verkrijgt de inschrijver de score van 75% van de punten; bij een score “voldoende” verkrijgt de inschrijver
50% van de punten; met een score “slecht” verkrijgt de inschrijver een score van 25% van de punten; bij
een score “zeer slecht” verkrijgt de inschrijver 0% van de punten.
Pagina 5/10
BUSINESSPLAN
Jaar 1
Jaar 2
Jaar 3
Jaar 4
Jaar 5
Jaar 6
Jaar 7
Jaar 8
Jaar 9
Opbrengsten
Omzet
Verkoop automaten
Inkomsten horeca
Diverse
bedrijfsopbrengsten
Diverse opbrengsten
Kosten
Handelsgoederen, gronden hulpstoffen
Aankopen automaten
Aankopen horeca
Diensten en diversen
Huur automaten
Klein onderhoud gebouw
Groot onderhoud gebouw
Onderhoud machines horeca
Onderhoud andere machines
Elektriciteit
Pagina 6/10
Toewijzingsleidraad taverne De Wildeman
Telefoon, kabel, internet
Onderhoudsprodukten
Afvalcontainer
Klein materieel
Verzekeringen
Promotie en publiciteit
Boekhouder
Bezoldigingen, sociale
lasten en pensioenen
Personeel
Afschrijvingen
Afschrijving inrichting,
meubilair, machines 10j
Afschrijvingen computers en
uitrusting 5j
Afschrijving materiaal 3j
Andere bedrijfskosten
Wettelijke formaliteiten
Sociale bijdrage
Financiële kosten
Bankintrest op investering
Diverse financiële kosten
Concessievergoeding
Totaal bedrijfsresulutaat
Pagina 7/10
5. Indiening van de offertes
De offertes moeten verplicht als volgt worden opgesteld:
1. Inschrijvingsformulier
2. Voorstelling THV (indien van toepassing)
3. RSZ-attest (indien van toepassing)
4. Uittreksel(s) uit het strafregister
5. Toelichtende nota betreffende het concept van uitbating
6. Beschrijvende nota betreffende de inrichting
7. Nota omtrent de financiering van de investeringen en de inrichtingswerken (investeringsplan)
8. Meetstaat met berekening van de investeringswaarde
9. Businessplan
De offertes moeten worden ingediend ten laatste op 02.06.2014 vóór 12 uur op het bovenvermeld adres:
Spoorwegstrat 6, 3020 Herent.
De offerte opgesteld op papier wordt per brief of per bode aan het secretariaat van de concessiegever
overgemaakt. Ze wordt in een definitief gesloten omslag geschoven waarop het volgende vermeld wordt :
“Offerte concessie taverne De Wildeman”.
Bij verzending per post, als gewoon of aangetekend stuk, wordt die gesloten omslag in een tweede
gesloten omslag geschoven met opgave van het adres dat in deze toewijzingsleidraad is aangegeven en
met de vermelding “Offerte concessie cafetaria sporthal”.
Iedere offerte moet bij het gemeentebestuur toekomen voor de vermelde datum.
Pagina 8/10
Toewijzingsleidraad taverne De Wildeman
BIJLAGE 1 INSCHRIJVINGSFORMULIER
OFFERTE CONCESSIE TAVERNE DE WILDEMAN
Natuurlijk persoon
NAAM:
ADRES:
KBO NR.:
Telefoon:
E-mail:
Ofwel(1)
Vennootschap
NAAM EN RECHTSVORM:
ADRES MAATSCHAPPELIJKE ZETEL:
KBO NR.:
Contactpersoon:
Telefoon:
E-mail:
Hier vertegenwoordigd door ………………………………………………….. die verklaart gemachtigd te zijn
om de persoon te verbinden (voeg bewijs van handtekeningsbevoegdheid toe)
Ofwel (1)
Tijdelijke vereniging (THV)
NAAM:
ADRES:
KBO NR.:
LEDEN VAN DE THV:
Contactpersoon:
Telefoon:
E-mail:
Hier vertegenwoordigd door ……………………………………………. die verklaart gemachtigd te zijn om de
THV te verbinden (voeg bewijs van handtekeningsbevoegdheid toe)
Verklaren een offerte in te dienen voor de concessie van taverne De Wildeman uitgeschreven door de
Gemeente Herent.
Zij voegen in bijlage een offerte toe als volgt samengesteld:
1. Inschrijfformulier
2. Voorstelling THV (indien van toepassing)
3. RSZ-attest (indien van toepassing)
4. Uittreksel(s) uit het strafregister
5. Toelichtende nota betreffende het concept van uitbating
6. Beschrijvende nota betreffende de inrichting
7. Nota omtrent de financiering van de investeringen en de inrichtingswerken (investeringsplan)
8. Meetstaat met berekening van de investeringswaarde
9. Businessplan
DATUM :
HANDTEKENENINGEN + BEWIJS
ONDERTEKENINGSBEVOEGDHEID
(1)Schrappen wat niet past
Pagina 9/10
Toewijzingsleidraad taverne De Wildeman
Bijlage 2: PLAN TAVERNE DE WILDEMAN
Pagina 10/10

Download Report