Streekgericht bibliotheekbeleid. Overeenkomsten betreffende het

PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN
Vergadering van 27 februari 2014
Verslag van de deputatie
Bevoegd deputatielid: Luk Lemmens
Agenda nr. 1/3
Telefoon: 03 240 52 65
Streekgericht bibliotheekbeleid. Overeenkomsten
betreffende het "herenakkoord" over de gefaseerde
aansluiting van bibliotheken op het provinciaal
bibliotheeksysteem. Goedkeuring.
Situering:
Sinds 2006 biedt het Provinciaal Bibliotheekcentrum van de provincie Antwerpen de
mogelijkheid aan gemeentes op haar grondgebied om met hun bibliotheek in te
stappen in het provinciaal bibliotheeksysteem (PBS). Op dit moment zijn 49
gemeentes reeds aangesloten en is de aansluiting van 6 andere gepland. Dat geeft
een totaal van 55 van de 70 gemeentes, ofwel 78% van de gemeentes en ca. 84%
van de bevolking van de provincie Antwerpen.
De participerende gemeentes zijn tevreden met de dienstverlening die ze krijgen,
zoals ook gebleken is uit een onafhankelijke enquête van sectororganisatie VVBAD.
Uit verkennende gesprekken met verschillende gemeentes kan opgemaakt worden
dat binnenkort wellicht nog een aantal van hen voor een instap zullen kiezen.
Andere gemeentes hebben de voorbije jaren steeds de boot afgehouden omdat ze
om verschillende redenen niet de meerwaarde zagen van een instap in het PBS
(situatie identiek in alle provincies). De opposanten vonden het ook niet kunnen dat
zij door niet voor het PBS te kiezen de facto ook uitgesloten werden van de
Vlaamse ontwikkelingen op vlak van de digitale bibliotheek, die via het project
‘bibliotheekportalen’ dat geënt is op de provinciale bibliotheeksystemen, worden
uitgerold. De keuze om op deze manier te werken was een pragmatische keuze van
Bibnet (projectorganisatie van de Vlaamse overheid) om op korte termijn zoveel
mogelijk bibliotheken aan te sluiten op dit project. De provincieraad keurde op 23
juni 2011 de samenwerkingsovereenkomst goed met Bibnet omtrent dit
interbestuurlijk project bibliotheekportalen.
Om deze situatie te deblokkeren en omdat Vlaanderen graag alle bibliotheken op
haar grondgebied wil laten profiteren van de ‘bibliotheekportalen’ stelde de Vlaamse
overheid een bemiddelaar aan, met name de heer Bart Beuten.
Die werkte een compromis uit, waarbij deze gemeentes zich enerzijds formeel
engageren om toch in te stappen in het PBS en waarbij de provincies zich
anderzijds engageren om zowel organisatorische als technische inspanningen te
leveren om het PBS nog beter te maken.
Het compromisvoorstel van de Vlaamse Gemeenschap:
De krijtlijnen van het compromis werden aan alle provincies gecommuniceerd via
de VVP en in augustus 2013 stemden alle provincies, behalve de provincie WestVlaanderen, binnen de VVP in met het principe van dit ‘herenakkoord’.
Vervolgens heeft de Vlaamse bemiddelaar een ontwerp van convenant (tussen
gemeentes en provincie) vorm gegeven, met daarin de concrete gevraagde
provinciale inspanningen en de engagementen van de gemeenten. Over deze tekst
is er een inhoudelijk akkoord tussen het bibliotheekcentrum en deze bibliotheken.
Er worden in deze tekst 8 uitgebreide actiepunten en subpunten beschreven
waartoe de provincie zich engageert. Samengevat wordt aan de provincie
gevraagd:
Organisatorisch:
 Verbeterd inspraakmodel
 Voorzien van een voldoende bestaft team
 Duidelijke kostenstructuur
 Aandacht voor lokale accenten en reglementen
 Kwaliteitsvolle service, bereikbare helpdesk
Technisch:
 Systeem voorziet in intergemeentelijke samenwerking (rotatie van collecties,
terugbrengen in een andere bib dan waar een werk geleend werd, …)
 Voorzien van geavanceerde managementinformatie
 Zorgen voor een consistente catalogus zonder ‘vervuiling’ (is ook een
organisatorisch punt)
 Continuïteit dienstverlening (noodsysteem, back-ups, …)
Contractueel:
 Openheid van het bibliotheeksysteem (koppeling met andere toepassingen),
contractueel vastgelegd met leverancier.
 Uitgebreide SLA’s met alle leveranciers, incl. exit-scenario
Deze actiepunten vallen in te delen in items die
a) nu reeds in orde zijn of dat binnenkort zullen zijn dankzij reeds opgestarte
deelprojecten.
b) werkpunten die haalbaar zijn, maar tijd en inspanningen vragen om te
realiseren (vb. contractuele afspraken met systeemleveranciers en
partnerorganisaties).
c) Punten waarvan de realisatie afhangt van randvoorwaarden (vb. technische
ontwikkelingen door softwareleverancier).
Tussenoplossing
Bibliotheken/Gemeentes die dit convenant ondertekenen engageren zich om op
bepaalde datum in te stappen in het PBS. In de tussentijd krijgen zij
Vlaanderen/Bibnet reeds toegang tot het project ‘Bibliotheekportalen’ via
technische tussenoplossing. De opvolging van deze tussenoplossing vraagt
inspanningen van de provincies:


een
van
een
ook
nazorg implementaties + operationele opvolging (=dataconversie en issues
opvolgen)
helpdeskvoorziening leveren
Deze tussenoplossing komt er op neer dat er tijdelijk een 2de set
aquabrowsercatalogi gecreëerd worden naast de bestaande PBS-catalogus. De
initiële implementatie daarvan en de operationele opvolging brengen dezelfde
hoeveelheid werk met zich mee dan die die nu geleverd wordt voor de bestaande
PBS-catalogus. Dit terwijl de inspanningen voor het eigenlijke PBS gewoon blijven
doorlopen
(nieuwe
aansluitingen
van
bibliotheken,
projecten
m.b.t.
collectiemanagement, enz.). Voor de implementatie en de opvolging van deze
tussenoplossing zal dus intern een oplossing m.b.t. personeelsinzet gevonden
moeten worden.
Om dit alles te formaliseren wordt hierbij ter goedkeuring voorgelegd: Addendum 3
“Tussenoplossing Bibliotheekportalen voor bibliotheken die niet zijn aangesloten op
het Provinciaal Bibliotheeksysteem ” bij de bovengenoemde overeenkomst
Bibliotheekportalen tussen de provincie Antwerpen en Bibnet (goedgekeurd door de
provincieraad op 23 juni 2011); inclusief de modeltekst convenant ‘herenakkoord’
m.b.t. de gefaseerde aansluiting van lokale openbare bibliotheken op het
provinciaal bibliotheeksysteem Antwerpen. Het addendum is elektronisch als bijlage
ter beschikking.
De overeenkomsten die op basis hiervan met de gemeenten worden afgesloten,
hebben een uitdovend karakter. Wanneer de gemeenten die voor dit akkoord
kiezen uiteindelijk definitief de overstap naar het provinciaal bibliotheeksysteem
(PBS) maken wordt het normale convenant m.b.t. de instap in het PBS van
toepassing.
Dit verslag werd door de deputatie goedgekeurd op 6 februari 2014.
De provincieraad van Antwerpen,
Gelet op de bepalingen van het provinciedecreet;
Op voorstel van de deputatie,
BESLUIT:
Enig artikel:
Goedgekeurd wordt
Addendum 3 “Tussenoplossing Bibliotheekportalen voor
bibliotheken die niet zijn aangesloten op het Provinciaal Bibliotheeksysteem ” bij de
overeenkomst omtrent het interbestuurlijk project Bibliotheekportalen tussen de
provincie Antwerpen en Bibnet (goedgekeurd door de provincieraad op 23 juni
2011); inclusief de modeltekst convenant ‘herenakkoord’ m.b.t. de gefaseerde
aansluiting van lokale openbare bibliotheken op het provinciaal bibliotheeksysteem
Antwerpen.

Download Report