Platform Medezeggenschap Pensioenfondsen

Platform
Medezeggenschap Pensioenfondsen
Huishoudelijk Reglement
In het Huishoudelijk Reglement wordt ingegaan op de praktische en procedurele
zaken van het Platform Medezeggenschap Pensioenfondsen.
Waar in het onderstaande wordt gesproken van Platform wordt het Platform
Medezeggenschap Pensioenfondsen bedoeld.
De medezeggenschapsorganen: Verantwoordings- en Belanghebbendenorganen en
de Ondernemingsraden waar in onderstaande tekst over wordt gesproken, zijn de
organen zoals bedoeld in de Pensioenwet.
Doelstellingen
Het Platform beoogt de kwaliteit van de medezeggenschap te versterken en te
verhogen door het bieden van mogelijkheden om kennis en ervaringen uit te
wisselen en mogelijkheden om te netwerken. Het Platform kan daarnaast besluiten
een (gezamenlijk) standpunt te formuleren betreffende kwesties die de
medezeggenschapsorganen rechtstreeks aangaan en dit naar buiten te brengen.
Geledingen
Het Platform kent drie geledingen: de aangesloten medezeggenschapsorganen van
de pensioenfondsen, de Adviesraad en het Bestuur. Ieder aangesloten
medezeggenschapsorgaan vaardigt uit zijn midden een vertegenwoordiger c.q.
afgevaardigde af. Deze afgevaardigden tezamen vormen de Adviesraad. De
Adviesraad kiest uit zijn midden het Bestuur.
Aangesloten Medezeggenschapsorganen
Medezeggenschapsorganen die zijn ingesteld door een bedrijfstakpensioenfonds,
beroepspensioenfonds of een ondernemingspensioenfonds, kunnen toetreden tot
het Platform. Aangesloten leden hebben stemrecht in de Adviesraad. Elk
aangesloten én aanwezig pensioenfonds heeft één stem.
Positionering
Het Platform Medezeggenschap Pensioenfondsen is een zelfstandig autonoom
orgaan. Het Platform ontvangt secretariële, ICT en financiële ondersteuning vanuit
de Pensioenfederatie. Ook individuele pensioenfondsen en/of
uitvoeringsorganisaties kunnen het Platform ondersteunen.
Realisatie doelstellingen
Naast bijeenkomsten van Bestuur en van Bestuur en Adviesraad gezamenlijk, is het
organiseren van (thema )bijeenkomsten één van de instrumenten om bij te dragen
aan de door het Platform beoogde kwaliteitsverbetering. Leden van de aangesloten
medezeggenschapsorganen van de pensioenfondsen en genodigden kunnen zich
inschrijven voor de door het Platform te organiseren themabijeenkomst(en).
1
Het Bestuur draagt zorg voor het realiseren van de doelstellingen, en houdt daartoe
ontwikkelingen op het (aandachts-) gebied van medezeggenschapszaken voor
pensioenfondsen bij. Op basis daarvan doet het Bestuur voorstellen aan de
Adviesraad voor het ontplooien van activiteiten of het nemen van initiatieven.
Verantwoording
Door middel van het jaarverslag legt het bestuur vóór 30 juni van het daarop
volgende jaar verantwoording af over de wijze waarop in het betreffende jaar de
doelstellingen van het Platform vorm zijn gegeven. Het jaarverslag wordt vastgesteld
door de Adviesraad.
Daarnaast legt het Bestuur tussentijds tijdens de vergaderingen met de Adviesraad
verantwoording af over lopende en voorgenomen initiatieven en standpunten.
Adviesraad
Ieder aangesloten medezeggenschapsorgaan van een pensioenfonds participeert in
het Platform door een afgevaardigde te laten deelnemen in de Adviesraad. Tevens
heeft ieder aangesloten medezeggenschapsorgaan van een pensioenfonds het recht
een plaatsvervanger uit zijn midden af te vaardigen indien de vaste
vertegenwoordiger verhinderd is. Een afgevaardigde of plaatsvervanger kan geen
deel uit maken van deze raad, noch van het Bestuur, indien hij of zij niet meer in het
afvaardigende medezeggenschapsorgaan zitting heeft.
De Adviesraad is tevens’ klankbord’ voor het Bestuur. De Adviesraad adviseert
(gevraagd of ongevraagd) het Bestuur over bijvoorbeeld actuele thema’s of een te
organiseren (thema) bijeenkomst. Anderzijds kan de Adviesraad het Bestuur
verzoeken verantwoording af te leggen over het gevoerde beleid of ingenomen
standpunten. De Adviesraad (inclusief Bestuur) vergadert tenminste viermaal per
jaar. Het Bestuur is verantwoordelijk voor het (doen) organiseren van de vergadering
van de Adviesraad. De Adviesraad kan besluiten tot het instellen van een werkgroep
of commissie, samengesteld uit zijn midden.
De leden van de Adviesraad hebben zitting in deze raad zonder last maar met
achteraf ruggenspraak naar het medezeggenschapsorgaan van zijn/haar
pensioenfonds.
Bestuur
Het Bestuur wordt door middel van stemming gekozen en bestaat uit maximaal
zeven leden. De aangesloten medezeggenschapsorganen van pensioenfondsen
kunnen hun afgevaardigde kandidaat stellen voor een bestuurszetel. De gekozen
leden van het Bestuur hebben geen stemrecht in de Adviesraad. Indien een
afgevaardigde van een medezeggenschapsorgaan van een pensioenfonds wordt
verkozen tot bestuurslid, heeft het betreffende orgaan het recht een ander lid uit
zijn midden als afgevaardigde te laten participeren in de Adviesraad.
Het Bestuur verdeelt zelf de functies en taken, behoudens die van voorzitter. De
voorzitter wordt door de Adviesraad in functie gekozen en vertegenwoordigt het
Platform naar buiten toe. Naast de functie van voorzitter kent het Bestuur in ieder
geval de functies van secretaris en vicevoorzitter.
De leden van het Bestuur worden gekozen door de Adviesraad. Het bestuur zorgt
voor een rooster van aftreden.
Het Bestuur bewaakt de doelstellingen van het Platform en onderhoudt de contacten
met stakeholders. Het Bestuur is verantwoordelijk voor het (doen) organiseren van
de themabijeenkomst(en), de vergaderingen van de Adviesraad en zijn eigen
vergaderingen. Het Bestuur vergadert tenminste vier maal per jaar.
2
Voorzitter, vicevoorzitter en secretaris van het bestuur
De voorzitter leidt de vergaderingen van het Bestuur, de gezamenlijke vergadering
van Bestuur en Adviesraad en de themabijeenkomst(en). De secretaris is binnen het
Bestuur verantwoordelijk voor het (doen) organiseren van de hiervoor genoemde
vergaderingen. De secretaris draagt tevens zorg voor het (doen) opstellen van de
agenda, de notulen of een besluitenlijst. Verder is de secretaris verantwoordelijk
voor het (doen) verzorgen van de correspondentie en de archivering. Het Bestuur
maakt afspraken over de verdeling van de (overige)taken.
De voorzitter, secretaris en vicevoorzitter vormen tezamen het Dagelijks Bestuur.
Het Platform wordt vertegenwoordigd door het Dagelijks Bestuur. Het Dagelijks
Bestuur is gemachtigd in voorkomende gevallen een standpunt te formuleren,
waarbij achteraf verantwoording aan de Adviesraad wordt afgelegd.
Verkiezingen en stemmingen
Slechts in het geval er meer kandidaten zijn dan (vacante) bestuurszetels worden
verkiezingen gehouden. Een bestuurslid is voor maximaal drie bestuursperioden
verkiesbaar. De verkiezingsprocedure wordt door het Bestuur opgesteld en ter
vaststelling voorgelegd aan de Adviesraad.
In het geval Bestuur en/of Adviesraad een stemming noodzakelijk achten, worden
besluiten genomen als er tenminste 15 aanwezige- en stemgerechtigde leden
aanwezig zijn. Over zaken wordt mondeling gestemd; over personen schriftelijk.
Rooster van aftreden van de bestuursleden
Een bestuurslid wordt voor drie jaar benoemd door de Adviesraad. Om de
continuïteit te bevorderen is er op basis van een driejarencyclus een rooster van
aftreden opgesteld. Jaarlijks treden maximaal twee bestuursleden af. Een nieuw
gekozen bestuurslid treedt in het driejarenschema van zijn/ haar voorganger; voor
de opvolger dus de eerste termijn. Een nieuw gekozen bestuurslid begint met een
nieuw schema van aftreden en wordt dus voor drie jaar benoemd. Een bestuurslid
kan tweemaal herbenoemd worden voor drie jaren. Hij/zij treedt definitief af na de
derde zittingsperiode.
Financiën
Deelname aan het Platform is in principe gratis. De kosten die een lid van de
Adviesraad of het Bestuur maakt, worden niet vergoed door het Platform.
Het Bestuur draagt zorg voor waarborging van de faciliteiten en/ of financiële
middelen, die nodig zijn voor de realisatie en uitvoering van de aan haar
opgedragen taken.
Communicatie
Het Platform kan, voor zover het onderwerpen betreft die passen binnen zijn
doelstelling, gevraagd en ongevraagd advies geven.
In het geval het Bestuur van het Platform een standpunt formuleert en naar buiten
brengt, bindt dat de aangesloten leden niet.
In het geval de Adviesraad een gezamenlijk standpunt naar buiten wil brengen,
draagt het Bestuur zorg voor de totstandkoming van het besluit alsmede voor de
communicatie van het standpunt.
In het geval dat het Bestuur een standpunt naar buiten brengt, zal het altijd achteraf
in de Adviesraad verantwoording afleggen.
3
Correspondentie
Ieder aangesloten medezeggenschapsorgaan van de pensioenfondsen draagt er
zorg voor dat het secretariaat beschikt over een vast correspondentieadres. Naar dat
correspondentieadres worden (alle) algemene uitnodigingen en publicaties
gezonden. De afgevaardigde en de plaatsvervangende afgevaardigde van het
aangesloten medezeggenschapsorgaan in de Adviesraad zorgen er zelf voor dat
zijn/haar e-mailadres bij het secretariaat bekend is en dat bij wijzigingen dit
onmiddellijk doorgegeven wordt. Naar deze e-mailadressen zullen de
vergaderstukken van de Adviesraad en (alle) algemene uitnodigingen en publicaties
gezonden worden.
Correspondentieadres
Platform Medezeggenschap Pensioenfondsen
Prinses Margrietplantsoen 90
Postbus 93158
2509 AD Den Haag
E-mail: [email protected]
Ingekomen brieven en/of e-mails gericht aan het Platform krijgen binnen 2 weken
een ontvangst bevestiging.
Reglement
Voorstellen tot wijziging van het vastgestelde huishoudelijk reglement kunnen door
iedere afgevaardigde worden ingebracht. Wijzigingen van het Huishoudelijk
Reglement worden door het Bestuur ter goedkeuring voorgelegd aan de Adviesraad.
Als er tenminste 15 stemgerechtigden aanwezig zijn en als de stemgerechtigden
instemmen met de wijziging dan zal deze worden doorgevoerd.
In situaties waarin het Reglement niet voorziet, beslist het Bestuur.
Vastgesteld
Amsterdam , 13 juni 2014
4

Download Report