Verzoek tot Wijziging Dienst RfC Procedure VECOZO

Naam van document0.1
Verzoek tot Wijziging Dienst
RfC Procedure VECOZO
1
RfC Procedure versie 2.0
22-01-2014
Naam van document0.1
Inhoudsopgave
1
2
Inleiding ...........................................................................................................................................................3
1.1
Doel en scope van deze procedure ..........................................................................................................3
1.2
Betrokken partijen ..................................................................................................................................3
Processtappen RfC-procedure ..........................................................................................................................4
2.1
Indienen verzoek tot wijziging dienst .....................................................................................................4
2.2
Verwerking formulier .............................................................................................................................4
2.3
Onderzoek door Product Owner .............................................................................................................5
2.4
Inplannen en aanpassen dienst ................................................................................................................5
2.5
Nazorg ....................................................................................................................................................6
2
RfC Procedure versie 2.0
22-01-2014
Naam van document0.1
1 Inleiding
Dit document is opgesteld om verduidelijking te scheppen in het proces van het aannemen en
afhandelen van Requests for Change (RfC’s ofwel een verzoek tot wijzigingen) met betrekking op de
diensten van VECOZO. Het doel van deze procedure is optimale aansluiting te behouden van de
VECOZO-applicaties op de ketenprocessen tussen zorgaanbieders en zorgverzekeraars,
zorgverzekeraars onderling en andere betrokken partijen en hiermee bij te dragen aan een
administratieve lastenverlichting in de zorg.
1.1
Doel en scope van deze procedure
Deze procedure concentreert zich op de beoordeling en afhandeling van wijzigingsverzoeken en de
communicatie daarover. Middels deze procedure willen we evenwichtige besluitvorming over de
haalbaarheid en wenselijkheid van de ingediende verzoeken realiseren. Initieel zal daarom naar
aanleiding van een wijzigingsverzoek een toetsing plaatsvinden en na goedkeuring zal dit leiden tot
een concrete wijzigingsopdracht. Om deze analyse volledig uit te voeren, zal er vanuit verschillende
disciplines een oordeel gegeven worden.
De procedure heeft tevens tot doel dat de wijzigingen aan diensten of technische infrastructuur
zodanig worden uitgevoerd dat de continuïteit en kwaliteit in de dienstverlening zoveel mogelijk
gegarandeerd blijft.
Deze procedure is van toepassing op diensten van VECOZO die op het moment van indienen in de
productieomgeving van VECOZO actief zijn. Mogelijke aanleidingen voor het indienen van een
wijzigingsaanvraag kunnen zijn:
• Probleemstellingen
• Verzoeken
• Voorstellen
Deze procedure is niet van toepassing in de volgende situaties:
• Wens tot het aanpassen van diensten die in ontwikkeling zijn.
• Regulier onderhoud zoals verplichte wijzigingen op basis van wetgeving en ontwikkeling in
zorg
• Noodwijziging als gevolg van een serieuze verstoring, fouten (defects) of tekortkomingen
• Niet functionele eisen
• Administratieve wijzigingen in het systeem
1.2
Betrokken partijen
Partijen die wijzigingsverzoeken kunnen indienen zijn onder andere:
• Zorgaanbieders
• Zorgverzekeraars
• Zorgverzekeraars Nederland (ZN)
• Brancheorganisaties van zorgaanbieders
• Softwareleveranciers
• Servicebureaus (factoring firma's, clearing houses)
• Vektis B.V.
• VECOZO
• Andere partijen die een samenwerkingsverband hebben met VECOZO
Al deze partijen vallen in dit document onder de noemer ketenpartijen.
3
RfC Procedure versie 2.0
22-01-2014
Naam van document0.1
2 Processtappen RfC-procedure
Het proces omvat het ontvangen van, de afhandeling, registratie, beoordeling en publicatie van
wijzigingsverzoeken aan VECOZO (zie afbeelding 2.1). Het wijzigingsproces geeft een eenduidig
mechanisme om de gewenste veranderingen aan een dienst te beoordelen, prioriteren, inplannen,
terugkoppelen en publiceren.
Indienen
verzoek tot
wijziging
dienst
Verwerking
formulier
Onderzoek
door
Product
Owner
Inplannen en
aanpassen
van de
dienst
Nazorg
Afb. 2.1: Processtappen RfC-procedure
De indiener van de wijziging zal gedurende dit hele proces op de hoogte worden gehouden van de
voortgang.
2.1
Indienen verzoek tot wijziging dienst
VECOZO heeft voor het aanleveren van een verzoek tot wijziging een formulier beschikbaar gesteld,
genaamd het ‘RfC-formulier’.
Middels het ‘RfC-formulier’ geeft de gebruiker aan wat het onderwerp van de wijziging is, in welke
dienst de wijziging moet komen en wat de reden van het wijzigingsverzoek is.
Het volledig ingevulde formulier kan worden toegestuurd aan [email protected].
2.2
Verwerking formulier
De wijzigingscoördinator (een medewerker van de afdeling Functioneel Beheer) neemt het formulier
na ontvangst in behandeling en controleert het formulier op de volgende punten:
• Zijn alle verplichte velden op het formulier ingevuld?
• Is er een duidelijke omschrijving van het probleem?
• Is er een duidelijke omschrijving van de gewenste wijziging?
• Is het duidelijk wat de risico’s zijn als de wijziging niet wordt doorgevoerd?
• Heeft de RfC betrekking op een lopend project of een bestaande dienst?
• Heeft de RfC impact op meerdere ketenpartijen?
• Is de indiener bekend / aangesloten bij VECOZO?
Bij onduidelijkheden overlegt de wijzigingscoördinator met de partij die het formulier heeft ingediend
en verzoekt indien nodig om meer informatie. Indien een vergelijkbaar verzoek al eerder is ingediend
door een andere partij, dan zal de wijzigingscoördinator dit voorleggen aan de indiener. Het nieuwe
wijzigingsverzoek kan komen te vervallen of worden afgewezen of het oorspronkelijke
wijzigingsverzoek kan desgewenst aangepast of uitgebreid worden. In het geval van aanpassing of
uitbreiding van het oorspronkelijke wijzigingsverzoek, zal de wijzigingscoördinator overleg hebben met
de indiener van het oorspronkelijke wijzigingsverzoek.
De wijzigingscoördinator streeft er naar om deze stap binnen vijf werkdagen te hebben uitgevoerd.
4
RfC Procedure versie 2.0
22-01-2014
Naam van document0.1
2.3
Onderzoek door Product Owner
Nadat de wijzigingscoördinator het formulier gecontroleerd heeft en op bovenstaande vragen niet
heeft afgekeurd, dan wordt het formulier doorgestuurd naar de Product Owner van de betreffende
dienst.
De rol van Product Owner wordt vervuld door een projectmanager. De Product Owner is
verantwoordelijk voor de (door)ontwikkeling van een of meerdere diensten en vertegenwoordigt de
belangen van de klant.
De Product Owner beoordeelt het verzoek tot wijziging dienst. In overleg met de juiste (keten)partijen
wordt een impactanalyse gemaakt. Er wordt een inschatting gemaakt of de gewenste wijziging een
impact heeft op:
• Documentatie
• Technische aspecten en haalbaarheid
• Te besteden manuren
• Kosten/baten
• Informatiebeveiliging
• Juridische aspecten
• Impact op het zorgveld
• Ondersteuning bij Support
• Benodigde communicatie (wat, naar wie, wanneer en hoe)
Indien het wijzigingsverzoek impact heeft op een of meerdere ketenpartijen, zal VECOZO de
betrokken partijen consulteren. Indien nodig zal met deze partijen afgestemd worden wat de impact is
van het wijzigingsverzoek. Dit wordt meegenomen in de beoordeling van het wijzigingsverzoek.
De indiener ontvangt binnen maximaal 20 werkdagen een definitieve beoordeling, tenzij afstemming
met ketenpartijen meer tijd vergt. Een afkeuring zal altijd voorzien zijn van een duidelijke motivatie.
2.4
Inplannen en aanpassen dienst
Nadat besloten is een verzoek tot wijziging goed te keuren zullen de Product Owner en Functioneel
Beheer gezamenlijk de prioriteit van het verzoek bepalen. Zij zorgen voor een goede afweging tussen
de systeemtechnische aspecten enerzijds en de behoefte van de business anderzijds.
Goedgekeurde wijzigingsverzoeken worden door Functioneel Beheer en de Product Owner ingepland.
Een goedgekeurd verzoek tot wijziging moet binnen één jaar in behandeling zijn genomen door
VECOZO. Mocht een verzoek niet binnen één jaar zijn opgepakt, zal deze opnieuw beoordeeld
moeten worden.
Voortschrijdend inzicht kan er ook voor zorgen dat de planning later mogelijk nog wordt aangepast. De
wijzigingscoördinator betrekt hierbij de indienende partij en houdt deze op de hoogte. De indiener van
het verzoek zal bij de implementatie van de wijziging betrokken worden. Zo kan in een vroeg stadium
al worden bepaald of de doorgevoerde wijziging inderdaad voldoet aan de wens van de klant.
5
RfC Procedure versie 2.0
22-01-2014
Naam van document0.1
2.5
Nazorg
De wijzigingscoördinator stelt de indiener op de hoogte van de uitkomst van de beoordeling en de
voorlopige planning voor het ingediende wijzigingsverzoek.
Alle binnengekomen wijzigingsverzoeken worden bijgehouden in één overzicht, ongeacht of deze
goed- of afgekeurd zijn. Dit Excel-document, genaamd ‘Statusoverzicht wijzigingsaanvragen’, bevat
per wijzigingsverzoek de volgende informatie:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
RfC ID
Datum ontvangst aanvraag
Verkorte omschrijving wijzigingsaanvraag
Soort wijziging
Heeft effect op welke dienst?
Heeft effect op welk gedeelte van de website of webservice?
Aanvrager
Status aanvraag
o Geregistreerd
o In behandeling
o Nader onderzoek
o Uitstel
o Ingetrokken
o Afgehandeld
Meest recente datum behandeling
Beoordeling aanvraag door VECOZO
o RfC toegewezen
o RfC afgewezen
o Retour aanvrager
Prioriteit
o Must have
o Should have
o Could have
o Would have
Korte omschrijving concrete wijzigingsactie
Planning uitvoering
Opmerking/motivatie
Gerelateerd PBI
Het ‘Statusoverzicht wijzigingsaanvragen’ wordt gepubliceerd op onze website. Op deze manier
krijgen ketenpartijen inzage in de voortgang van de ingediende wijzigingsverzoeken. De
wijzigingscoördinator werkt het document tweewekelijks bij en koppelt altijd het definitieve besluit terug
naar de indiener van het wijzigingsverzoek.
Alle ingediende wijzigingsverzoeken worden intern bewaard, ongeacht of deze zijn goed- of
afgekeurd. Als het om een afgekeurd verzoek gaat, wordt het statusoverzicht aangevuld met de
motivatie voor afwijzing.
6
RfC Procedure versie 2.0
22-01-2014

Download Report