Handboek Clubhuis DVO

Handboek
Clubhuis DVO
Aangepast dd
Aanpassing
08-04-2014
opmerkingen n.a.v email Jaap v.Roekel
15-06-2014
Kassagebruik en contantgeld
18-08-2014
Betalingen met munten/kaarten
20-08-2014
Handboek Clubhuis DVO
Dit document is bedoeld als ondersteuning / naslagwerk bij de organisatie van de activiteiten voor het
clubhuis van DVO.
Inhoudsopgave
blz.
1
Functies clubhuiscommissie.........................................................................................................3
2
Algemene Informatie Clubhuis .....................................................................................................5
3
Jaarkalender met activiteiten........................................................................................................7
4
Richtlijnen voetbaltoernooi kerstvakantie......................................................................................8
5
Richtlijnen voor bardiensten ........................................................................................................9
6
Protocol Afsluiten na de laatste bardienst................................................................................... 10
7
Richtlijnen Consumptiemunten/-kaarten ..................................................................................... 11
8
Richtlijnen kassagebruik ............................................................................................................ 12
9
Richtlijnen voor externe activiteiten en feesten ........................................................................... 13
10 Reserveren vergaderruimte........................................................................................................ 14
Versie 10 d.d. 20-08-2014
Pagina 2 van 15
Handboek Clubhuis DVO
1 Functies clubhuiscommissie
Voorzitter
•
•
•
•
•
•
Voorzitten van vergaderingen van de clubhuiscommissie
Interne organisatie clubhuiscommissie
Organiseren en ontwikkelen van (nieuw) beleid op langere termijn
Onderhouden contact bestuur vereniging en andere commissies binnen DVO
Vaststellen verkoopprijzen (i.s.m. inkoop)
Met de penningmeester overleggen over investeringen boven € 10.000,-
Secretaris
•
•
•
•
•
•
Agnes van Beek
Coderen facturen
Zorgen voor voldoende blanco rekeningen in de rode map achter de bar
Facturen voor consumpties maken en naar de verbruikers sturen
Registreren van uitleen en retourontvangst van inventaris (statafels, soepkommen)
Beheerder contant geld
•
•
Aleida Dijkman
Verzorgen financiële administratie en opmaken van de balans en v & w rekening
Bezit bankpas om te telebankieren
Administratieve medewerker
•
•
•
•
Hans Gerritsen
Presentatie jaarstukken op ALV
Aankoop nieuwe apparatuur (bij investeringen boven € 5.000,- samen met de voorzitter)
Contacten met penningmeesters van de stichtingen
Verzekeringen
Boekhouder
•
•
Alina van de Vendel
Zorgen dat er barmedewerkers zijn van maandag tot en met zaterdag en bakkers op zaterdagen
Zoeken van nieuwe mensen die bardienst willen draaien
Zorgen dat nieuwe mensen ingewerkt worden incl. handboek uitreiken
Contact met verenigingscommissie (vrijwilligerscommissie)
Penningmeester
•
•
•
•
Marielle van Amersfoort
1e aanspreekpunt indien niet duidelijk is wie wat moet regelen binnen de commissie
Beheer [email protected]
Bij bijzondere activiteiten de juiste mensen/commissies inlichten
Notuleren van de vergadering en verzenden van het verslag + agenda
Reserveringen vergaderruimten en clubhuis beheren en bijhouden op DVO-website
Het updaten en archiveren van clubhuisdocumenten
Planner
•
•
•
•
Arjan van der Garde
Anton&Hetty (tel. 06 514 548 86)
Storten bij de bank weekomzet
Beheer muntgeld
Versie 10 d.d. 20-08-2014
Pagina 3 van 15
Handboek Clubhuis DVO
Inkoop
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Evert Benthem, Dick Schulting ([email protected])
Inkopen van dranken, etenswaren en hulpmiddelen
Vaststellen verkoopprijzen samen met voorzitter
Contacten leveranciers
Voorraad / magazijnbeheer
Controle houdbaarheid producten/ temperatuur vriezer (HAACCP)
Taponderhoud
Controle inkomende goederen en emballage
Glas en papier afvoeren
Zorgen voor tijdige vervanging van het frituurvet
Bezit bank-pinpas
Diverse Taken
• Verzorgen attentie bij ziekte, jubilea etc.
Geertje
• Inkoop brood/ham/kaas (Joop ten Veen)
Geertje
• Schoonmaakploeg
Rina
• Beheer alarm en sleutels
Evert Benthem
• Klein onderhoud en storingen aan apparatuur verhelpen
Evert Benthem
• Horecawetgeving
Dick Schulting
• Contacten gemeente Ede (excl. aanvragen nachtvergunningen)
Dick Schulting
• Ondersteuning organisatoren van activiteiten in het clubhuis
Erika Buitenhuis /
Henriëtte van den Hul
(incl. aanvragen nachtvergunningen)
Versie 10 d.d. 20-08-2014
Pagina 4 van 15
Handboek Clubhuis DVO
2 Algemene Informatie Clubhuis (voor commissies en website)
De clubhuiscommissie vergadert iedere 2e dinsdag van de maand om 20.30 uur.
Voor vragen / suggesties bent u welkom op de vergadering of via [email protected].
Openingstijden + Rooster zaterdagdiensten
1e
een uur voor de eerste activiteit (maar op zijn vroegst 8:00) – 12:00 uur
2e
12:00 – 16:00 uur
16:00 – 20:00 uur
3e
4e
20:00 – een uur na de laatste activiteit (maar uiterlijk 23:30 uur)
Tijdens alle diensten worden normaliter 1 clubhuismedewerker en 2 aangewezen vrijwilligers ingezet.
Op zaterdagen met thuiswedstrijden van DVO1 in de zaal:
- wordt een extra clubhuismedewerker ingezet van 17:00 - 21:00 uur en van 21:00 - einde.
- worden 2 extra vrijwilligers aangewezen van 19:00 - 22:00 uur
Frituur bakken:
1e
14:00 - 17:00 uur
alleen tijdens veldseizoen (dit wordt in mrt’2014 besproken)
2e
17:00 - 19:00 uur
hele seizoen m.u.v. oefenwedstrijddagen
Laatste twee zaterdagen van veld-/zaalseizoen ook 11:00 - 12:30 uur voor pupillentraktaties
Tijdens korfbal league wedstrijden kan het assortiment voor de frituur worden beperkt.Binnen en
buiten deze tijden worden ook producten met de heteluchtoven bereidt.
Op christelijke feestdagen is het clubhuis gesloten.
Alcoholbeleid
•
Op de volgende dagen en tijden wordt alcohol geschonken:
* maandag t/m vrijdag van 20.00 tot 23.30 uur
* zaterdag van 14.00 tot 23.30 uur.
•
Aan personen jonger dan 18 jaar wordt geen alcohol geschonken.
Bij twijfel wordt om legitimatie gevraagd.
Rookbeleid
In het clubhuis geldt een algemeen rookverbod. Op het terras is wel een mogelijkheid om te roken.
Gebruik vergaderruimte
zie hoofdstuk 7
Externe activiteiten, feesten en gebruik discoapparatuur
zie hoofdstuk 6
Geen privé activiteiten/feesten
DVO ontplooit geen commerciële activiteiten; d.w.z. dat privé-, tentamen- en examenfeesten,
verjaardagen, bruiloften, recepties etc. niet mogelijk zijn.
Reserve shirts
•
Reserve shirts kunnen bij Bep Rigter worden afgehaald (tel. 417552)
Dus niet in het clubhuis! De shirts dienen gewassen te worden teruggebracht.
Versie 10 d.d. 20-08-2014
Pagina 5 van 15
Handboek Clubhuis DVO
Team-consumpties
•
In de rust van de veldwedstrijden kan er thee of ranja in het clubhuis worden gehaald.
De leiders/aanvoerders dienen ervoor te zorgen dat de ketels en emmertjes weer worden
teruggebracht naar het clubhuis.
•
Bij zaalwedstrijden is er voor de jeugd na thuiswedstrijden ranja. De begeleiders kunnen de ranja
uitdelen in het clubhuis.
•
Voor consumpties die door de leider/leidster of trainer van een jeugdteam bij kampioenschap, einde
seizoen e.d. aan een team worden gegeven, gelden speciale prijzen.
•
Indien een team getrakteerd wordt op patat (b.v. bij kampioenschap of het einde van het seizoen) dient
dit minimaal 1 week van tevoren, via [email protected] of telefonisch te worden doorgegeven aan
de secretaris, met opgave van aantal personen en gewenst tijdstip.
Gezien de beperkte ovencapaciteit moet er soms bij grote drukte en afwijkende tijd worden afgesproken
•
Consumpties op kosten van de jeugdcommissie:
Kennismaking
Ouders: koffie/thee
F t/m D: ranja
C t/m A: glas* frisdrank
Bij kampioenschappen
Ouders: niets
Trainers/leiders: glas frisdrank + patat met mayonaise
F t/m D: ranja + patat met mayonaise
C t/m A: glas* frisdrank + patat met mayonaise
Gewone tractaties voor ieder team 1 x per seizoen:
Ouders: niets
Trainers/leiders: frisdrank + patat met mayonaise
F t/m D: ranja + patat met mayonaise
C t/m A: glas* frisdrank + patat met mayonaise
*geen flesje AA Fristi en dubbelfris en ook geen ijsjes
Versie 10 d.d. 20-08-2014
Pagina 6 van 15
Handboek Clubhuis DVO
3 Jaarkalender met activiteiten
Januari
•
Nieuwjaarsbijeenkomst
- eventueel consumptiebonnen en minisnacks (regelen bakker)
•
Clinics voor aspiranten en pupillen, 1 hele dag of 2 middagen
- zorgen zelf voor barbezetting, eventueel sleutels voor openen
Maart
•
Recreantentoernooi (eventueel extra bezetting)
April
•
oefenwedstrijden 2e helft veld:
- Uiterlijk 1 week van tevoren dient het oefenprogramma definitief te worden doorgegeven.
Regelen van de benodigde bezetting.
Mei
•
Sportdag CHE
Juni
•
Planners:
- inventariseren of er medewerkers stoppen, dit melden aan sleutel/alarm-beheerder en Geertje
- nieuwe medewerkers zoeken.
- bij TC navragen wanneer (selectie- en breedteteams) starten met de trainingen
- planning maken voor komende seizoen (doordeweekse en zaterdagen) en bekend maken.
•
Sleutel/alarm-beheerder: sleutels gestopte medewerkers innemen en alarmcode verwijderen
•
Geertje: Attenties verzorgen voor gestopte medewerkers
•
Eindfeest
•
Stefanie Poppelaars
•
OBK
Augustus
•
Start trainingen
•
Bezetting regelen voor het oefenprogramma dat 1 week te voren definitief doorgegeven is
•
Start van de veldcompetitie (ook vaak pas in september)
September
•
Schoolkorfbaltoernooi:
- 2e of 3e zaterdag in september
- clubhuis gaat om 7.00 uur tot ± 14.00 uur open.
- bezetting 3 personen (+ vrijwilligers)
Versie 10 d.d. 20-08-2014
Pagina 7 van 15
Handboek Clubhuis DVO
•
Volleybal toernooi DOS
- 3e of 4e vrijdag in september van 19.00 – 24.00 uur
- evt. zorgen voor bakker als hier om wordt gevraagd
Oktober
•
in de herfstvakantie:
- instuif voor aspiranten, op vrijdagavond in de zaal vanaf 18.00 uur
•
Recreantentoernooi
- 3e / 4e week in oktober
- eventueel extra bezetting regelen
•
Bezetting regelen voor het zaal-oefenprogramma (meestal 2 zaterdagen) dat 1 week te
voren definitief doorgegeven is
December
•
Voetbaltoernooi vier dagen in kerstvakantie (zie hoofdstuk 4)
•
Jeugd Gala-avond
4 Richtlijnen voetbaltoernooi kerstvakantie
Planning
•
1 clubhuismedewerker om 8.00 uur
•
1 extra persoon om 9.00 uur
•
1 extra persoon van 10.30 – 14.00 uur i.v.m. drukte met bakken, als overloop
•
‘s middags is 2 personen voldoende
•
Naar eigen inzicht tussen 18.00 – 18.30 uur het clubhuis sluiten
Drankbeleid
•
Er is alleen oranje AA
•
Op verzoek van de organisatie van het toernooi pas na 16.00 uur alcohol schenken
•
Bij problemen geen bier meer schenken,
mensen kunnen eruit gezet worden, dit ook bekend maken bij de mensen achter de bar
Versie 10 d.d. 20-08-2014
Pagina 8 van 15
Handboek Clubhuis DVO
5 Richtlijnen voor bardiensten
1. Werkzaamheden (naast klanten bedienen)
•
glazen ophalen en spoelen
•
servies ophalen en in afwasmachine doen
•
lege flessen opruimen en koelkasten aanvullen
•
bar, clubhuis en keuken opgeruimd en schoon houden
2. Gebruik plasticbekers alleen als:
•
clubhuismedewerker toestemming geeft, tijdens KorfbalLeague wedstrijden of als een klant
aangeeft de drankjes mee te willen nemen naar kleedkamer, vergaderruimte, zaal of veld
•
drankjes die op het terras genuttigd gaan worden, in glas schenken !
3. Schenk geen alcohol voor personen onder de 18 jaar! Twijfel? -> legitimatie vragen.
4. Drink zelf geen alcohol en eet niets achter de bar dat is namelijk wettelijk verboden!
5. Schrijf eigen consumpties (=drank/eten) maximaal 3 per dienst op in rode map!
6. Betalingen met DVO- munten of schrapkaarten NIET op de kassa AANSLAAN
Betalingen met munten in groene map noteren, betalingen met kaarten NIET noteren
7. Voorkom tekort aan muntgeld
Vraag bijvoorbeeld bij het afrekenen van € 2,10 er 10 cent bij.
onvoldoende muntgeld -> volg de instructies aan binnenkant van de bruine stalen deur.
8. Afsluiten zie: Protocol Afsluiten
Versie 10 d.d. 20-08-2014
Pagina 9 van 15
Handboek Clubhuis DVO
6 Protocol Afsluiten na de laatste bardienst
a. Bar, tapbaden, tafels en dienbladen schoonmaken
b. Koffieautomaat doorspoelen
c. Kassa afsluiten conform richtlijn kassagebruik en contant geld
d. Sluit ALLE ramen en deuren
Terrasdeuren, DVO-hal, kleine vergaderruimte (2x), hoofdingang (2x)
e. Vul koelkasten, snoep en chips aan (zaterdag avond NIET aanvullen!!)
Zet bij het aanvullen producten met kortste houdbaarheid vooraan!
f. Sfeerhaard in de loungehoek en PC’s uitdoen (1x achter de bar, 2x in speelhoek)
g. Als er geen beheerder gemeld heeft dat hij heeft afgesloten, controleer/sluit dan:
- hoofd ingang van de sporthal
- einde gang deur bij JvdBzaal naar kunstgras
- nooduitgangen JvdBzaal
en schakel alle DVO-hal verlichting uit
Op zaterdagen en na feesten extra
h. Stoelen op de tafels hangen maar de barkrukken NIET op de bar zetten
NB. wanneer alle tafels en stoelen eruit zijn, deze NIET terugzetten !
i.
Nieuwe zakken in prullenbakken ook bij de dames toiletten
j.
Vegen / Dweilen
dweilen hoeft alleen als er veel drank gemorst is
k. WC's doorspoelen + sanitair middel (uit kastje onder de gootsteen) er in doen
l.
"Broodjes gezond" koelvitrine leeghalen en restanten in koelkast doen
m. Tosti-ijzers onder water leggen
n. Feestversiering verwijderen
o. Resten en lege flessen van zelf meegebracht eten/drinken meenemen
Versie 10 d.d. 20-08-2014
Pagina 10 van 15
Handboek Clubhuis DVO
7
Richtlijnen Consumptie Munten en Kaarten
Leiders, coaches en DVO-scheidsrechters -> KAARTEN
Leiders, coaches en DVO-scheidsrechters krijgen geen munten maar schrapkaarten voor consumpties
Consumpties die met kaarten "betaald" worden
NIET op de kassa AANSLAAN EN ook NIET in het verbruiksboek NOTEREN
Scheidsrechters van buitenaf -> MUNTEN
Als scheidsrechters van buitenaf aankomen en zich melden bij de bar, krijgen zij vriendelijk een
drankje aangeboden en twee consumptiemunten om later te kunnen gebruiken.
Als de scheidsrechter een consumptie gebruikt de consumptie opschrijven in de kolom
"betaald met munten" op het dagformulier in de groen map.
Ook wordt scheidsrechters verteld waar de kleedkamers zijn en waar de veld/zaalwacht aan te
herkennen is.
•
Voor een consumptiemunt kan het volgende worden genuttigd:
o koffie
o thee
o chocomel
o frisdrank
o AA
o tap bier
o wijn
o eten/snoep ter waarde van 1 euro
•
Munten waarmee "betaald" wordt, in het daarvoor bestemde ontvangstbakje doen.
•
Tijdens de zaalcompetitie worden de munten door de zaalbeheerder verstrekt.
Tijdens de veldcompetitie worden de munten door een clubhuismedewerker verstrekt.
Versie 10 d.d. 20-08-2014
Pagina 11 van 15
Handboek Clubhuis DVO
8 Richtlijnen kassagebruik en contant geld
Openen / Aanzetten
•
Tel het voordat je de lade plaatst het briefgeld en de munten van 2, 1 en ½ euro en schrijf dit op
een kassa telbriefje waarvan blanco exemplaren in de kassalade liggen (zie voorbeeld in bijlage-1)
•
Druk op de knop boven het groene lampje, wacht tot het kassascherm verschijnt en plaats dan
pas de magneetsleutel (uit de kluis) op het rondje. Als het goed is verschijnt dan "REG Mode".
Verkopen afrekenen
•
Je kunt per verkochte product op een producttoets drukken of
als je bijvoorbeeld 10 tapbiertjes aan wil slaan, 1, 0, en dan de toets voor tapbier toetsen.
•
IJs/Snoep: het totaalbedrag met de voorgeprogrammeerde knoppen invoeren.
•
Druk na invoer van alle verkochte producten op "Contant"
Alternatieve methode:
Druk ipv." Contant" op "Subtotaal", toets daarna het ontvangen bedrag in en druk dan pas op "Contant".
Op het scherm verschijnt dan het terug te geven bedrag
Fouten herstellen
•
Meldingen van fouten kunnen worden gewist door Esc/Skip of Clear te toetsen
•
Verkeerd product ingetoetst en de contant-knop nog niet ingedrukt ->
met de pijltjestoetsen het foutief aangeslagen product te selecteren en dan knop: "Fout" toetsen.
•
Verkeerd product ingetoetst en de contant-knop is reeds ingedrukt ->
niet herstellen maar een briefje in de kluis met het verkeerd aangeslagen bedrag
Tussentijds afstorten / muntgeld aanvullen
•
Schrijf tussentijdse afstortingen op het kassa telbriefje.
•
Muntgeld aanvullen --> Volg de instructies aan binnenkant van de bruine stalen deur
Afsluiten
1
Toets achtereenvolgens: "Rapport ", "Eindstand" en "Dagrapport Z"
2
Wacht tot de printer 2x heeft geprint
3
Haal de dagomzet minus de bedragen die al eerder op de dag zijn afgestort uit de kassa
4
Doe het geld samen met het bonnetje uit de printer in een papieren zakje en schrijf je naam erop
en hoeveel geld er in zit.
5
Tel wat er nog in de kassa zit en schrijf dit op het kassa telbriefje.
6
Stop het kassa telbriefje bij het geld in het zakje en doe het in de afstortkluis.
7
Haal de lade uit de kassa en zet deze op het schap in de kluis
8
Doe de bruine metalen deur op slot
9
Laat de lade van de kassa open zodat eventuele inbrekers deze niet openbreken
Versie 10 d.d. 20-08-2014
Pagina 12 van 15
Handboek Clubhuis DVO
9 Richtlijnen voor externe activiteiten en feesten
Contactpersonen
•
Erika Buitenhuis, Henriëtte van den Hul
Meld activiteiten minimaal 8 weken van te voren via [email protected]
en beantwoord in de email alvast zoveel mogelijk van onderstaande vragen:
•
De contactpersonen nemen contact op om de volgende zaken te bespreken:
- Wie is verantwoordelijke
Er moeten 4 organisatoren nuchter blijven. Wie zijn dat?
- Eindigt het feest na 23:30
Dan is nachtvergunning nodig (deze moet 8 weken van
tevoren aangevraagd worden door de feestcommissie).
- Consumptiebonnen nodig
Wat mag er wel en wat niet op geleverd worden? Hoeveel?
- Wat moet clubhuis inkopen
Moet minimaal 2 weken te voren bij inkopers bekend zijn
- Wat ga je zelf inkopen
Minimaal 2 weken vooraf toestemming vragen bij Elna
en NOOIT drank >15% alcohol (ook niet voor mixen)
- Komen er jongeren onder 16 jaar Legitimatiecontrole + identificatie d.m.v. polsbandjes
- Hoeveel vrijwilligers beschikbaar Naast de 2 clubhuismedewerkers die ook aanwezig zijn
•
- Wil je versiering gebruiken
Brandveilig en voor maandag weer verwijderen
- Discoapparatuur nodig
Nooit een rookmachine gebruiken (i.v.m. rookmelders)
De contactpersonen regelen indien nodig
bij/via
- voldoende wisselgeld/kleingeld
beheerder contant geld
- twee clubhuismedewerkers
planner
- aanvraag nachtvergunning
gemeente Ede
- discoapparatuur
Rick v.Roekel
- extra/bijzondere inkopen
inkopers
•
De organiserende groep heeft de verantwoordelijkheid dat alles goed en soepel verloopt
•
De organiserende groep voert onder toezicht van clubhuismedewerkers het Protocol Afsluiten uit
•
Een week na het feest evalueren de contactpersonen met de verantwoordelijke organisatoren
Versie 10 d.d. 20-08-2014
Pagina 13 van 15
Handboek Clubhuis DVO
10 Reserveren vergaderruimte
De bestuurskamer is alleen voor enkele vaste commissies beschikbaar en kan niet gereserveerd
worden via de clubhuiscommissie.
Via een link op de DVO-site is een kalender met reeds gemaakte reserveringen voor de twee
vergaderruimten te zien.
Reserveren van tijdstippen kan door te emailen naar [email protected].
Daarbij geldt: Wie het eerst komt, krijgt de reservering toegewezen.
Vergaderen terwijl clubhuis gesloten is
De openingstijden van het clubhuis worden door de weeks afgestemd op trainingstijden van juniorenen seniorenteams. Dat betekent dat op veel avonden pas om 21:00 het clubhuis open gaat.
Om dan toch al te kunnen vergaderen zijn de volgende oplossingen voorhanden:
Grote vergaderruimte (oude bestuurskamer)
Tijdens het zaalseizoen is de grote vergaderruimte vrijwel altijd via de voordeur DVO-hal bereikbaar.
Tijdens het veldseizoen moet je behalve reserveren, tevens van te voren bellen/mailen met
Gea Burgsteijn. (0318-414160/[email protected]) om af te spreken wanneer je de sleutel van de
DVO-hal bij haar kan ophalen.
In de hal is een automaat en in de vergaderruimte een waterkoker aanwezig voor koffie en thee .
Kleine vergaderruimte (kamertje met de groene boekjes)
De buitendeur van de kleine vergaderruimte is te openen met de sleutel van de veldkleedkamers.
Open in geen geval de binnendeur naar het clubhuis want dan gaat het alarm af !
Sluit na gebruik de buitendeur ook weer af
Neem zelf een thermoskan koffie/thee + bekers mee
Versie 10 d.d. 20-08-2014
Pagina 14 van 15
Handboek Clubhuis DVO
Bijlage-1 voorbeeld van ingevuld kassa tel briefje
Kassa tellingen
Datum:
(op zaterdag) tussentijds
afgestort
voor ingebruikname
Arjan vd Garde
geteld door:
bedrag
€
0
x
20 =
300
afgestort door
8
x
10 =
80
11
x
5 =
55
35
x
2 =
70
285,25
€
na afstorten bij afsluiten
Klaas Vaak
geteld door:
Arjan vd Garde
0
€
15-6-2014
0
x
20 =
0
9
x
10 =
90
10
x
5 =
50
36
x
2 =
72
34
x
1 =
34
27
x
0,5 =
13,50
Klaas Vaak
€
32
x
1 =
32
44
x 0,5 =
22
€
Totaal
in kassa
Totaal
€
259
€
in kassa
voor ingebruikname
Totaal afgestort: €
€ 259,50
na afstorten
585,25
Dagomzet op kassa uitdraai: €
Versie 10 d.d. 20-08-2014
585,25
Pagina 15 van 15