ARIS proceshandboek Activamanagement

ARIS proceshandboek
Activamanagement
Versie:
3
Status:
Productie
Datum:
02-06-2014
Pagina:
1 van 39
Activamanagement
Documenthistorie
Datum
Eenheid
Activiteit
Besproken met:
Uitkomst
24-03-2014
AC
Ernst Jonker (AC)
19-09-2013
AC
06-02-2013
AC
01-02-2012
AC
14-03-2011
AC
Onderhouden
procesbeschrijving
Onderhouden
procesbeschrijving
Onderhouden
procesbeschrijving
Aanpassen
procesbeschrijving
naar Aris ProcessWeb
Vaststellen
procesbeschrijving
Procesbeschrijving
onderhouden
Procesbeschrijving
onderhouden
Procesbeschrijving
onderhouden
Procesbeschrijving
aangepast naar
Aris ProcessWeb
Handboek vastgesteld
Geselecteerd model:
In ARIS-groepsstructuur:
Datum opgeslagen: 02-06-2014
Ernst Jonker (AC)
Ernst Jonker (AC)
Alleen inhoudelijke controles (‘semantic
checks’) uitgevoerd
Chris Schut (Directeur AC) en Arne
Brentjes (Directeur Concern Control)
Activamanagement
Main group\Algemeen\Processen\Ondersteunende processen\Financieel
management\Activamanagement
Pagina 2 van 39
Activamanagement
Inhoudsopgave
1.
PROCES: ACTIVAMANAGEMENT ............................................................................................................... 4
1.1
2.
PROCES: BEHEER VAN ACTIVAGROEPEN EN -STAMGEGEVENS ......................................................... 6
2.1
3.
PROCESKETEN: BEHEER VAN ACTIVA-DATA ................................................................................................. 10
PROCES: ACTIVEREN ................................................................................................................................ 12
4.1
5.
PROCESKETEN: BEHEER VAN ACTIVAGROEPEN EN -STAMGEGEVENS ................................................................ 7
PROCES: BEHEER VAN ACTIVA-DATA ...................................................................................................... 9
3.1
4.
PROCESKETEN: ACTIVAMANAGEMENT .......................................................................................................... 5
PROCESKETEN: ACTIVEREN ...................................................................................................................... 13
PROCES: DEACTIVEREN ........................................................................................................................... 16
5.1
PROCESKETEN: DEACTIVEREN .................................................................................................................. 17
6. PROCES: CONTROLEREN (TUSSEN)REKENINGEN EN BESTELLINGEN OP DE AANSCHAF VAN
NIEUWE ACTIVA ................................................................................................................................................. 19
6.1
7.
PROCES: AFSCHRIJVINGSRUN ................................................................................................................ 22
7.1
8.
PROCESKETEN: AFSCHRIJVINGSRUN .......................................................................................................... 23
PROCES: AANSLUITEN VAN ACTIVA MET GROOTBOEK ...................................................................... 25
8.1
9.
PROCESKETEN: CONTROLEREN (TUSSEN)REKENINGEN EN BESTELLINGEN OP DE AANSCHAF VAN NIEUWE ACTIVA20
PROCESKETEN: AANSLUITEN VAN ACTIVA MET GROOTBOEK .......................................................................... 26
PROCES: ACTIVARAPPORTAGES MAKEN .............................................................................................. 28
9.1
PROCESKETEN: ACTIVARAPPORTAGES MAKEN ............................................................................................ 29
10. PROCES: EIGENDOMSCONTROLE VAN MVA ......................................................................................... 31
10.1
PROCESKETEN: EIGENDOMSCONTROLE VAN MVA ....................................................................................... 32
11. PROCES: HERWAARDEREN ..................................................................................................................... 34
11.1
PROCESKETEN: HERWAARDEREN .............................................................................................................. 35
12. PROCES: TOEREKENEN VAN RENTE OVER DE BOEKWAARDE VAN MVA ........................................ 37
12.1
PROCESKETEN: TOEREKENEN VAN RENTE OVER DE BOEKWAARDE VAN MVA ................................................. 38
Datum opgeslagen: 02-06-2014
Pagina 3 van 39
Activamanagement
1.
Proces: Activamanagement
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
• Financieel management
Het doel van dit proces is een juiste, tijdige en volledige verwerking, waardering,
presentatie en toelichting van materiële vaste activa op de balans.
Dagelijks, maandelijks, jaarlijks
Accounting manual
Richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving (RvJ)
Administratief Centrum
De medewerker grootboekadministratie zorgt ervoor dat:
* wijzigingen worden doorgevoerd in de activadata en activagroepen.
* controlelijsten en gewenste rapportages worden gedraaid.
* grootboekmutaties ten behoeve van activering, deactiverering, afschrijving, en
herwaardering worden klaargezet.
De medewerker Projectadministratie Vastgoed zorgt ervoor dat bij
vastgoedprojecten:
* de niet gefactureerde verplichtingen worden afgesloten/gereserveerd na overleg
projectleider
* er tijdig een activeringsvoorstel wordt gemaakt en ter controle en goedkeuring
aan de controller Vastgoed wordt voorgelegd.
* het project na activering wordt afgesloten.
De medewerker Verslaggeving zorgt ervoor dat:
* wijzigingen worden aangegeven op basis van OC&W-regels.
Functioneel beheer zorgt ervoor dat:
* wijzigingen worden doorgevoerd in het stambestand van de activagroepen.
Faculteiten en overige diensten
De controller zorgt ervoor dat:
* a.d.h.v. richtlijnen een beoordeling plaatsvindt of uitgaven leiden tot activering of
het onmiddellijk nemen van kosten.
* analyses worden gemaakt van de aansluitingen.
* het activeringsvoorstel wordt ingediend (zie formulier).
* de maandelijkse tussentijdse beoordeling van de MVA wordt gedaan.
* activalijst ten behoeve van de herwaardering wordt beoordeeld.
De directeur zorgt ervoor dat:
* wijzigingen naar aanleiding van de inventarisatie worden goedgekeurd.
Triggers
Afbakening
Prestatie-maatstaf
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Datum opgeslagen: 02-06-2014
Bestuur en bestuursstaf
De concern controller zorgt ervoor dat:
* beleidswijzigingen worden doorgegeven aan de controllers, hoofd financiële
administratie en medewerker verslaggeving middels een officieel goedgekeurd
document.
* Renteberekeningen die worden doorbelast aan vastgoed worden goedgekeurd.
Aanschaf, verwijdering of herwaardering van vaste activa
Van het beheren van activagroepen en stamgegevens tot en met het toerekenen
van rente over de boekwaarde van MVA.
[email protected]
Jun 2, 2014 8:21:16 AM
rkieft1
Pagina 4 van 39
Activamanagement
1.1
Procesketen: Activamanagement
Datum opgeslagen: 02-06-2014
Pagina 5 van 39
Beheer van activagroepen en -stamgegevens
2.
Proces: Beheer van activagroepen en -stamgegevens
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
• Activamanagement met samenhang
• Activamanagement
Het tijdig, juist en volledig doorvoeren van een wets- of beleidswijziging in SAP.
Accounting manual
Richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving (RvJ)
Financiën & Control
De concern controller zorgt ervoor dat:
* beleidswijzigingen worden doorgegeven aan de controllers, het hoofd financiële
administratie, hoofd projectadministratie en aan medewerker verslaggeving
middels een officieel en goedgekeurd UVA-document.
Administratief Centrum
De medewerker verslaggeving zorgt ervoor dat:
* wetswijzigingen worden doorgegeven.
Trigger(s)
Afbakening
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Opmerkingen model:
Modelstatus
Opmerkingen model
Datum opgeslagen: 02-06-2014
De functioneel beheerder zorgt ervoor dat:
* wijzigingen in de activagroepen worden doorgevoerd en gearchiveerd in het
stambestand.
* wetswijzigingen (externe trigger)
* beleidswijziging
Van het doorgeven van een beleidswijziging richtlijnen MVA tot en met het
archiveren van de wijzigingen.
[email protected]
Jun 2, 2014 8:21:16 AM
rkieft1
Productie
Pagina 6 van 39
Beheer van activagroepen en -stamgegevens
2.1
Procesketen: Beheer van activagroepen en -stamgegevens
Datum opgeslagen: 02-06-2014
Pagina 7 van 39
Beheer van activagroepen en -stamgegevens
Korte uitleg per processtap van proces: Beheer van activagroepen en -stamgegevens
Processtappen / objecten
1
Doorgeven beleidswijziging
richtlijnen MVA
2
Monitoren wetswijziging MVA
3
Informeren mdw grootboek
administratie
Informeren mdw Projectadm.
VG
4
5
6
7
8
9
Ontvangen beleidswijziging
Maken voorstel implementatie
wijziging
Beoordelen voorstel
implementatie
Terugkoppelen reden van
afwijzing
Doorgeven van goedgekeurd
voorstel
10
Wijzigen in stambestand
activagroep
11
Archiveren van de wijzigingen
Datum opgeslagen: 02-06-2014
Beschrijving / doel
Naar aanleiding van een beleidswijziging worden de nodige aanpassingen doorgegeven en in
de activastamgegevens doorgevoerd. Tevens wordt de nieuwe werkwijze intern
gecommuniceerd.
Er wordt gemonitord of er wetswijzigingen zijn. Indien sprake van wetswijziging wordt dit
doorgegeven en voorstel tot implementatie opgesteld.
De medewerker activa administratie bij de afdeling Grootboek wordt geïnformeerd over de
beleidswijziginging en implementeert deze in de activa administratie.
Naar aanleiding van de beleidswijziging worden de medewerkers Projectadministratie
Vastgoed geïnformeerd. Zij implementeren de beleidswijziging in de activavoorstellen die zij
maken.
De controllers ontvangen bericht van de beleidswijziging.
De medewerker verslaggeving maakt een voorstel tot implementatie van de beleidswijziging.
Het implementatie voorstel wordt gecontroleerd op de inhoud, en er wordt onderzocht of de
benodigde wijziging in SAP kan worden doorgevoerd.
De reden van afwijzing van de wijziging wordt teruggekoppeld met verzoek tot aanpassing.
Wanneer het implementatie voorstel is goedgekeurd, kan deze worden doorgezet voor
verwerking in SAP. Dit gebeurt aan de hand van een officieel UVA-document waarop het
voorstel staat vermeld.
Na ontvangst van een officieel UVA document met handtekening hoofd Financiële
administratie waarop de betreffende wijziging is goedgekeurd, kan de wijziging in SAP
worden doorgevoerd.
De documenten die betrekking hebben op de wijziging worden bewaard, zodat achteraf kan
worden geraadpleegd waar de wijziging op gebaseerd is en wat de inhoud van de wijziging is
geweest.
Pagina 8 van 39
Beheer van activa-data
3.
Proces: Beheer van activa-data
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
Trigger(s)
Afbakening
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Opmerkingen model:
Modelstatus
Opmerkingen model
Datum opgeslagen: 02-06-2014
• Activamanagement met samenhang
• Activamanagement
Het inrichten van de verschillende activa-data
Dagelijks / maandelijks
Accounting manual
Richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving (RvJ)
Financiële administratie
De medewerker grootboekadministratie zorgt ervoor dat:
* activaklasse, kostenplaatsen of omschrijvingen etc. worden gewijzigd.
Afschrijvingsrun, herwaardering, inventarisatie of wanneer er activa wordt
aangeschaft.
Van het controleren van gewenste wijzigingen in activa-data tot en met het
archiveren van het wijzigingsformulier en brondocument.
[email protected]
Jun 2, 2014 8:21:17 AM
rkieft1
Productie
Pagina 9 van 39
Beheer van activa-data
3.1
Procesketen: Beheer van activa-data
Datum opgeslagen: 02-06-2014
Pagina 10 van 39
Beheer van activa-data
Korte uitleg per processtap van proces: Beheer van activa-data
Processtappen / objecten
1
Controleren gewenste wijziging
in activa-data
2
Wijzigen kostenplaats MVA
3
Wijzigen activaklasse MVA
4
Wijzigen overige data
5
Archiveren wijz.formulier en
brondocument
Datum opgeslagen: 02-06-2014
Beschrijving / doel
Controleren van de wijziging die is aangegeven met behulp van onderliggende stukken of
brondocumenten en bepalen wat gewijzigd zal worden in de activa-data.
In de activamodule zal een kostenplaats worden gewijzigd om aansluiting te krijgen tussen de
activamodule in SAP en het grootboek.
In de activamodule zal een activaklasse worden gewijzigd om aansluiting te krijgen tussen de
activamodule in SAP en het grootboek.
Andere wijzigingen dan de kostenplaats of het grootboekrekeningnummer, bijvoorbeeld de
afschrijvingstermijn, restwaarde of omschrijving, kunnen worden gewijzigd in de activa-data.
Het wijzigingsformulier en het brondocument worden gearchiveerd.
Pagina 11 van 39
Activeren
4.
Proces: Activeren
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
• Activamanagement met samenhang
• Activamanagement
• Grootboekadministratie met samenhang
• Inrichten financiële administratie met samenhang
• Projectadministratie algemeen met samenhang
Kosten op de balans zetten en het systematisch alloceren van het af te schrijven
bedrag van een actief over zijn gebruiksduur.
Continu
Accounting manual
Richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving (RvJ)
Faculteiten en overige diensten
De directeur zorgt ervoor dat:
* projecten tijdig gereed worden gemeld.
De controller zorgt er voor dat:
* de voortgang van het gereed melden wordt bewaakt.
* tijdig een activeringsvoorstel wordt ingediend bij het AC.
* het ingediende activeringsvoorstel wordt beoordeeld en daar waar nodig
gecorrigeerd en ter verdere verwerking in de activa-administratie wordt
aangeboden aan het AC.
* wordt gecontroleerd of een activeringsvoorstel juist en volledig is verwerkt.
Trigger(s)
Afbakening
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Opmerkingen model:
Modelstatus
Opmerkingen model
Datum opgeslagen: 02-06-2014
Administratief Centrum
De medewerker Projectadministratie Vastgoed zorgt ervoor dat bij
vastgoedprojecten:
* de niet gefactureerde verplichtingen worden afgesloten/gereserveerd na overleg
projectleider
* er tijdig een activeringsvoorstel wordt gemaakt en ter controle en goedkeuring
aan de controller Vastgoed wordt voorgelegd.
* het project wordt afgesloten.
De medewerker grootboekadministratie zorgt ervoor dat:
* een actief conform activeringsvoorstel tijdig en juist wordt geactiveerd.
* nieuwe activa worden gekoppeld aan de juiste activagroep
* actiefnummer wordt doorgegeven bij gereed melden van een vastgoedproject.
Aanschaf of gereed melden van nieuwe MVA groter dan 10.000 euro.
Van het maken van een activeringsvoorstel tot en met het archiveren van een
goedgekeurd voorstel.
[email protected]
Jun 2, 2014 8:21:17 AM
rkieft1
Productie
Pagina 12 van 39
Activeren
4.1
Procesketen: Activeren
Datum opgeslagen: 02-06-2014
Pagina 13 van 39
Activeren
Korte uitleg per processtap van proces: Activeren
Processtappen / objecten
1
Maken activeringsvoorstel I
2
Doorgeven dat project moet
worden afgesloten
3
Maken activerings-voorstel II
4
Openstaande verplichtingen
beoordelen en afsluiten
5
Goedkeuren activeringsvoorstel
6
Maken activeringsvoorstel in
excel
7
Corrigeren activeringsvoorstel
8
Goedkeuren activeringsvoorstel
9
Goedgekeurd act. voorstel
doorsturen
Bepalen of activeerdatum in het
verleden ligt
10
11
Corrigeren activeringsvoorstel
12
Bepalen inhaalafschrijving
13
Activeringsvoorstel doorsturen
14
Aanvragen actiefnummer(s)
15
Aanmaken actiefnummers
16
17
18
Bepalen of het een
Vastgoedproject betreft
Activeren MVA
Doorgeven actiefnummer(s)
19
Boeken kosten op
Datum opgeslagen: 02-06-2014
Beschrijving / doel
De medewerker grootboekadministratie maakt middels een activeringsvoorstelformulier een
overzicht welke kosten dienen te worden geactiveerd. In het activeringsvoorstelformulier
worden gegevens ingevuld die van belang zijn voor de aanleg van het actief en de
bijbehorende afschrijvingstermijn.
Indien een project moet worden afgesloten geeft de controller dit door aan de
projectadministratie Vastgoed. Redenen hiervoor kunnen zijn, bijvoorbeeld het verstrijken van
de einddatum, (te) lange inactiviteit op het project, de start van een vervolgproject of
uitputting van het budget.
De controller maakt middels een activeringsvoorstelformulier een overzicht welke kosten
dienen te worden geactiveerd. In het activeringsvoorstelformulier worden aanvullende
gegevens ingevuld die van belang zijn voor de aanleg van het actief en de bijbehorende
afschrijvingstermijn.
Indien verplichtingen nog een restsaldo hebben moet worden nagekeken of dit salso nog zal
worden gedeclareerd. Indien dit het geval is, moet dit worden opgenomen in het
activeringsvoorstel. Als vast staat dat er geen factuur meer volgt, wordt de openstaande
verplichting afgesloten. Het beoordelen van de openstaande verplichtingen gebeurd in
samenwerking met de projectleider.
Na controle op correctheid en compleetheid van de te activeren kosten, gebruikte
activagroepen en geplande afschrijvingstermijn moet het activeringsvoorstel voor goedkeuring
worden geaccordeerd.
De medewerker projectadministratie vastgoed maakt middels een activeringsvoorstelformulier
een overzicht welke kosten dienen te worden geactiveerd. In het activeringsvoorstelformulier
worden aanvullende gegevens ingevuld die van belang zijn voor de aanleg van het actief en de
bijbehorende afschrijvingstermijn.
Het activeringsvoorstel bevat o.a. de volgende gegevens:
* totale uitgaven
* openstaande verplichtingen
* beoordeling geboekte uren en honorarium voor FC
* eindstaat
* activaklasse
* eventueel bijkomende kosten
* opleverdatum
* pand nummer
* etc.
Indien het activeringsvoorstelformulier niet correct is ingevuld, wordt deze direct
gecorrigeerd. Na deze correctie wordt het activeringsvoorstel alsnog geaccordeerd.
Na controle op correctheid en compleetheid van de te activeren kosten, gebruikte
activagroepen en geplande afschrijvingstermijn moet het activeringsvoorstel voor goedkeuring
worden geaccordeerd.
Het geaccordeerd activeringsvoorstel wordt verzonden naar de medewerker grootboek van het
AC.
Het is van belang te bepalen of de activeerdatum in een vorig boekjaar ligt. Omdat in dat
boekjaar niet meer geboekt kan worden, moet er handmatig een inhaalafschrijving worden
gemaakt door de medewerker grootboekadministratie. Indien de activeerdatum in het huidig
boekjaar ligt, rekent SAP de inhaalafschrijving van de achterliggende maanden uit en boekt
deze in de huidige boekmaand.
Indien het activeringsvoorstelformulier niet correct is ingevuld, wordt deze direct
gecorrigeerd. Na deze correctie wordt het activeringsvoorstel alsnog geaccordeerd.
Indien een activeerdatum (datum van oplevering van het actief) in het verleden (voorgaand
boekmaand/-jaar) ligt op het moment van verwerking in de activa administratie, dan dient er
een inhaalafschrijving plaats te vinden. Dit houdt in dat de kosten die reeds geactiveerd diende
te zijn, in een keer worden genomen, te weten in de boekmaand dat het actief in het systeem
wordt aangelegd.
Het geaccordeerde activeringsvoorstel wordt doorgestuurd naar de medewerker
projectadministratie vastgoed van het AC.
Om de kosten in de activa te kunnen opnemen dienen actiefnummers te worden gegenereerd.
Deze actiefnummers zijn benodigd bij het afrekenen van het wbs-element voordat deze
definitief wordt afgesloten.
Actiefnummers worden aangelegd ten behoeve van het boeken van kosten zodat deze in de
activa worden opgenomen.
De medewerker Grootboekadministratie bepaalt of het een Vastgoedproject betreft.
De kosten worden geboekt op de aangemaakte actiefnummers.
Indien de kosten op een V wbs-element staan, boekt de medewerker projectadministratie de
kosten naar het actief. De actiefnummers moeten in dit geval worden doorgegeven aan de
projectadministratie.
De kosten zoals genoemd op het activeringsvoorstel worden geboekt op de aangemaakt
Pagina 14 van 39
Activeren
20
21
22
actiefnummers
Archiveren activeringsvoorstel
en facturen MVA
Afrekenen wbs-element naar
actiefnummers
Goedgekeurd
activeringsvoorstel archiveren
Datum opgeslagen: 02-06-2014
actiefnummers.
De facturen die ten grondslag liggen van het gecreëerde actief worden gekopieerd en samen
met het activeringsvoorstel gearchiveerd.
Het wbs-element wordt afgerekend. De afrekening zorgt ervoor dat de kosten die op de
actiefnummers zijn geboekt worden overgeheveld in de activa. Na afrekening wordt het
project afgesloten.
Nadat het project is afgesloten wordt het geaccordeerde activeringsvoorstel gearchiveerd.
Pagina 15 van 39
Deactiveren
5.
Proces: Deactiveren
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
Trigger(s)
Afbakening
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Opmerkingen model:
Modelstatus
Opmerkingen model
Datum opgeslagen: 02-06-2014
• Activamanagement met samenhang
• Activamanagement
Het tijdig en juist verwerken van wijzigingen in MVA zodat per eenheid de juiste
boekwaarden worden gerapporteerd.
Incidenteel.
Accounting manual
Richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving (RvJ)
Administratief Centrum
De medewerker grootboekadministratie zorgt ervoor dat:
* conform deactiveringsvoorstel wordt gedeactiveerd.
Faculteiten en overige diensten
De controller zorgt ervoor dat:
* een deactiveringsvoorstel wordt gemaakt.
* het standaardformulier, inclusief bewijsstukken, geaccordeerd door melder,
wordt bijgevoegd bij deactiveringsvoorstel.
* vervreemding, looptijdverandering etc.
* melding van buitengebruikstelling.
Van buitengebruikstelling tot en met het archiveren van de onderliggende stukken.
[email protected]
Jun 2, 2014 8:21:18 AM
rkieft1
Productie
Pagina 16 van 39
Deactiveren
5.1
Procesketen: Deactiveren
Datum opgeslagen: 02-06-2014
Pagina 17 van 39
Deactiveren
Korte uitleg per processtap van proces: Deactiveren
Processtappen / objecten
1
Opstellen procesverbaal buiten
gebruikstelling
2
Accorderen van de
buitengebruikstelling
3
Verzamelen en versturen
benodigde informatie
4
Terugsturen naar de afzenden
inclusief reden van afkeuring
5
Analyseren positie van te
deactiveren activum
Beoordelen hoe het activum zal
worden verwijderd
6
7
Aanpassen afschrijvingstermijn
voor versneld afschrijven MVA
8
Activum hard verwijderen en
corrigeren
Markeren van activum voor
verwijdering
9
10
Archiveren onderliggende
stukken
Datum opgeslagen: 02-06-2014
Beschrijving / doel
Als activa buiten gebruik gesteld moeten worden stelt de controller een procesverbaal
buitengebruikstelling op.
Wanneer een procesverbaal wordt ontvangen, wordt deze geaccordeerd. Eventueel worden bij
het procesverbaal onderliggende stukken geleverd of er wordt modeling toelichting gegeven.
Nadat de inventarisatie voltooid is en de buitengebruikmelding is gedaan of de
looptijdverandering is doorgegeven, zal een lijst met te deactiveren activa inclusief
inventarisatielijsten worden verstuurd. Wanneer een looptijd veranderd van een activagroep,
zal eerst de volledige groep gedeactiveerd worden om vervolgens weer geactiveerd te worden.
Wanneer het procesverbaal wordt afgekeurd, zal deze worden teruggestuurd naar de afzender.
Hieruit vloeit voort dat een procesverbaal volledig komt te vervallen of dat deze opnieuw zal
worden ingediend.
Wanneer deactivering plaatsvindt, zal gekeken worden of het activum al volledig is
afgeschreven of dat er nog een boekwaarde staat.
Wanneer van een activum alleen stamgegevens zijn aangelegd en er nooit boekingen hebben
plaatsgevonden, is het mogelijk om het activum hard te verwijderen. Zodra er wel op het
activum geboekt is kan dit niet meer. Wel is het mogelijk om te "markeren voor verwijdering."
Wanneer het activum nog een boekwaarde heeft en boekingen op het activum hebben
plaatsgevonden, zal de looptijd aangepast worden om versneld af te schrijven. Dit kan worden
aangegeven in SAP via het pad "desinvesteringen. "
Wanneer nog geen boeking op het activum heeft plaatsgevonden kan een activum hard worden
verwijderd.
De optie 'activum verwijderen' wordt gemarkeerd in SAP, zodat de tegenboekingen tijdens de
afschrijvingsrun geboekt zullen worden. Deze optie wordt gebruikt als boekingen op het actief
hebben plaatsgevonden en de boekwaarde 0 is.
De onderliggende bewijsstukken, bijvoorbeeld een verkoopakte, worden gescand en aan het
activum gekoppeld.
Pagina 18 van 39
Controleren (tussen)rekeningen en bestellingen op de aanschaf van nieuwe activa
6.
Proces: Controleren (tussen)rekeningen en bestellingen op de aanschaf van nieuwe
activa
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
Trigger(s)
Afbakening
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Opmerkingen model:
Modelstatus
Opmerkingen model
Datum opgeslagen: 02-06-2014
• Activamanagement met samenhang
• Activamanagement
Controleren of mutaties in activa juist en volledig zijn verwerkt.
Maandelijks
Accounting manual
Richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving (RvJ)
Administratief Centrum
De medewerker grootboekadministratie zorgt ervoor dat:
* de lijst met nieuwe activa en de tussenrekening van de MVA worden verspreid
onder de controllers.
Faculteiten en overige diensten
De controller zorgt ervoor dat:
* De lijst met nieuw geactiveerde activa en de tussenrekening van de MVA wordt
gecontroleerd op volledigheid en juistheid.
Einde van de maand
Van het verstrekken tot en met het controleren van informatie over activeerbare
kosten.
[email protected]
Jun 2, 2014 8:21:18 AM
rkieft1
Productie
Pagina 19 van 39
Controleren (tussen)rekeningen en bestellingen op de aanschaf van nieuwe activa
6.1
Procesketen: Controleren (tussen)rekeningen en bestellingen op de aanschaf van
nieuwe activa
Datum opgeslagen: 02-06-2014
Pagina 20 van 39
Controleren (tussen)rekeningen en bestellingen op de aanschaf van nieuwe activa
Korte uitleg per processtap van proces: Controleren (tussen)rekeningen en bestellingen op de
aanschaf van nieuwe activa
Processtappen / objecten
1
Controleren op nog te activeren
kosten
2
3
4
5
6
7
Verstrekken informatie over
activeerbare kosten
Controleren van lijst met
nieuwe activa en tussenrekening
Terugkoppelen niet akkoord
boeken als activa
Beoordelen motivatie niet
activeren
Navragen Verslaggeving niet
activeren kosten
Beoordelen motivatie niet
activeren kosten
Datum opgeslagen: 02-06-2014
Beschrijving / doel
De medewerker Grootboekadministratie controleert tussenrekening 20990 Nog te activeren
kosten en onderhouds- en aanschafrekeningen op te activeren kosten die op deze
grootboekrekeningen zijn opgenomen.
Deelfacturen van nog te activeren kosten blijven op de tussenrekening Nog te activeren kosten
of de bestelorder staan zolang nog niet alle deelfacturen zijn ontvangen. Als alle deelfacturen
zijn ontvangen worden de betrokken facturen per factuur maar wel gelijktijdig uit de
exploitatie naar de balans geboekt.
De medewerker Grootboekadministratie stelt specificaties van activeerbare kosten op en stuurt
die specificaties per e-mail aan de controller van de faculteit of dienst.
De controller controleert de lijst op juistheid en volledigheid, door deze lijst te vergelijken met
de activeringsverzoeken van de betreffende maand. Daarnaast wordt beoordeeld of er geen
activa in de kosten zijn opgenomen, bijvoorbeeld op onderhouds- en aanschafrekeningen,
die moeten worden geactiveerd.
Kosten die niet mogen worden geactiveerd worden door de controller aangegeven met een
motivatie waarom deze kosten niet mogen worden geactiveerd en blijven op de kosten staan.
De controller koppelt aan Grootboekadministratie terug, dat hij niet akkoord gaat met het
activeren van de kosten.
De medewerker Grootboekadministratie beoordeelt de motivatie van de controller om de
kosten niet te activeren.
Kosten kunnen ook via grootboekrekening 45900 uit de exploitatie worden gehaald. Daardoor
blijven de kosten in de exploitatie zichtbaar en navolgbaar.
De medewerker Grootboekadministratie
doet navraag bij Verslaggeving over het niet activeren van de kosten.
De medewerker Verslaggeving beoordeelt de motivatie tot het niet activeren van de kosten.
Naar aanleiding waarvan de medewerker Grootboekadministratie de kosten alsnog boekt of
contact wordt opgenomen met de controller over het al dan niet activeren van de kosten.
Pagina 21 van 39
Afschrijvingsrun
7.
Proces: Afschrijvingsrun
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
• Activamanagement met samenhang
• Activamanagement
• Inrichten financiële administratie met samenhang
Het nemen van de kosten verdeeld over verschillende opeenvolgende perioden,
i.p.v. in een keer en het boeken van de kosten. De aanschafwaarde wordt
verlaagd met de afschrijving (rekening houdend met de restwaarde), zodat de
juiste boekwaarde kan worden gerapporteerd.
Maandelijks
PI: Activeringen worden binnen 1 maand na aanlevering bij FA verwerkt.
Accounting manual
Richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving (RvJ)
Administratief Centrum
De medewerker grootboekadministratie zorgt ervoor dat:
* de maandelijkse afschrijvingsrun wordt gedraaid.
* geblokkeerde grootboekrekeningen of kostenplaatsen worden doorgegeven.
De controller zorgt ervoor dat:
* geblokkeerde kostenplaatsen worden vrijgegeven of gecorrigeerd.
Trigger(s)
Afbakening
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Opmerkingen model:
Modelstatus
Opmerkingen model
Datum opgeslagen: 02-06-2014
De medewerker verslaggeving zorgt ervoor dat:
* geblokkeerde grootboekrekeningen worden vrijgegeven of nieuwe worden
aangemaakt.
Maandafsluiting
Van het simuleren van de afschrijvingsrun tot en met controleren van de
afschrijvingen op aanwezige activa.
[email protected]
Jun 2, 2014 8:21:18 AM
rkieft1
Productie
Pagina 22 van 39
Afschrijvingsrun
7.1
Procesketen: Afschrijvingsrun
Datum opgeslagen: 02-06-2014
Pagina 23 van 39
Afschrijvingsrun
Korte uitleg per processtap van proces: Afschrijvingsrun
Processtappen / objecten
1
Simuleren afschrijvingsrun
MVA
2
3
Draaien en boeken maandelijkse
afschrijvingsrun
Controleren afschrijvingen op
aanwezige activa
Datum opgeslagen: 02-06-2014
Beschrijving / doel
Voordat de afschrijving definitief geboekt wordt, zal eerst een afschrijvingsrun worden
gesimuleerd. Daarbij wordt gekeken of alle boekingen doorgang zullen vinden naar het
grootboek. Er kunnen kostenplaatsen of grootboekrekeningen geblokkeerd zijn. Tevens
kunnen er nieuwe grootboekrekeningen zijn aangemaakt. Eventuele fouten worden
geanalyseerd en hersteld.
Nadat de afschrijvingsrun is gesimuleerd en er geen blokkades meer zijn, kan de
afschrijvingsrun definitief worden doorgezet en de afschrijvingen worden geboekt.
Er wordt gecontroleerd of op alle aanwezige activa daadwerkelijk een afschrijving heeft
plaatsgevonden.
Pagina 24 van 39
Aansluiten van activa met grootboek
8.
Proces: Aansluiten van activa met grootboek
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
Trigger(s)
Afbakening
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Opmerkingen model:
Modelstatus
Opmerkingen model
Datum opgeslagen: 02-06-2014
• Activamanagement met samenhang
• Activamanagement
• Grootboekadministratie met samenhang
Controleren of de SAP module MVA aansluit met het grootboek en de
tussenrekening is leeg geboekt en alles in de MVA is opgenomen.
Maandelijks
Accounting manual
Richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving (RvJ)
Administratief Centrum (AC)
De medewerker grootboekadministratie zorgt ervoor dat:
* per bedrijf controlelijsten worden uitgedraaid
* aansluiting wordt gemaakt met het grootboek
* als MVA niet aansluit met het grootboek, de oorzaak van de afwijking wordt
onderzocht en opgelost.
De medewerker verslaggeving zorgt ervoor dat:
* de aansluiting van de vaste activa wordt gecontroleerd en eventuele correcties
worden gemaakt.
Einde van de maand
Van het aansluiten van de controlelijsten MVA met het grootboek tot en met het
goedkeuren van het boekingsvoorstel.
[email protected]
Jun 2, 2014 8:21:19 AM
rkieft1
Productie
Pagina 25 van 39
Aansluiten van activa met grootboek
8.1
Procesketen: Aansluiten van activa met grootboek
Datum opgeslagen: 02-06-2014
Pagina 26 van 39
Aansluiten van activa met grootboek
Korte uitleg per processtap van proces: Aansluiten van activa met grootboek
Processtappen / objecten
1
Aansluiten controlelijst met
grootboek
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Uitzoeken waarom MVA niet
aansluit
Nakijken kruisposten activa
Doorsturen aansluiting MVA
Ontvangen aansluiting
Analyseren activabestand en
uitsluiting
Archiveren controlelijsten
Maken boekingsvoorstel
Archiveren goedkeuring
Verslaggeving
Goedkeuren boekingsvoorstel
Datum opgeslagen: 02-06-2014
Beschrijving / doel
Tijdens het aansluiten worden de lijsten uit de SAP MVA-module aangesloten met het
grootboek. Aansluiting vindt plaats op aanschafwaarde, cumulatieve afschrijving op de balans
en afschrijvingskosten in de exploitatierekening.
Er zal worden uitgezocht waarom de MVA niet aansluit. Er kunnen handmatige boekingen
terecht zijn gekomen op de verkeerde grootboekrekening.
Een medewerker Grootboekadministratie kijkt de kruisposten activa na (grootboekrekening
20990).
Een medewerker Grootboekadministratie stuurt de aansluiting MVA door.
Een medewerker Verslaggeving stuurt de aansluiting MVA door.
De aansluiting wordt ontvangen en gecontroleerd.
Ook wanneer er geen aansluiting is, wordt de controlelijst gearchiveerd. Daarmee kan worden
achterhaald waar en waarom de MVA niet aansluit.
Naar aanleiding van de analyse wordt een boekingsvoorstel gemaakt.
De medewerker Grootboekadministratie archiveert de goedkeuring door Verslaggeving.
De teamleider Grootboekadministratie beoordeelt het boekingsvoorstel en keurt dit goed.
Pagina 27 van 39
Activarapportages maken
9.
Proces: Activarapportages maken
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
Trigger(s)
Afbakening
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Opmerkingen model:
Modelstatus
Opmerkingen model
Datum opgeslagen: 02-06-2014
• Activamanagement met samenhang
• Activamanagement
Het inrichten van SAP rapportages voor MVA zodat de verschillende stappen in
het proces kunnen worden gemonitord.
Maandelijks of op aanvraag.
Accounting manual
Richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving (RvJ)
Faculteiten en overige diensten of verslaggeving ten behoeve van de jaarrekening
Controller of medewerker verslaggeving zorgen ervoor dat:
* gewenste rapportages worden gedraaid en ter beschikking worden gesteld
* rapportages worden geanalyseerd.
Maandafsluiting of informatiebehoefte vanuit de UvA.
Van het maken van een keuze tot en met het uitdraaien van een rapportage MVA.
[email protected]
Jun 2, 2014 8:21:19 AM
rkieft1
Productie
Pagina 28 van 39
Activarapportages maken
9.1
Procesketen: Activarapportages maken
Datum opgeslagen: 02-06-2014
Pagina 29 van 39
Activarapportages maken
Korte uitleg per processtap van proces: Activarapportages maken
Processtappen / objecten
1
Maken keuze voor soort
activarapportage
2
Uitdraaien rapportages t.b.v.
nieuwe activa
3
Uitdraaien van rapportage met
boekwaarde
4
Uitdraaien van activalijst t.b.v.
herwaardering
5
6
7
8
9
10
11
12
Uitdraaien van rapportages
t.b.v. inventarisatie
Uitdraaien van mutatielijst
MVA
Uitdraaien van tussenrekening
Maken nadere keuze voor
benodigde rapportage
Uitdraaien van activarapportage per kostenplaats
Uitdraaien van activarapportage per kostensoort
Uitdraaien van activarapportages van voorgaande
periodes
Uitdraaien van lijst met
investeringen en
desinvesteringen
Datum opgeslagen: 02-06-2014
Beschrijving / doel
Afhankelijk van de informatiebehoefte zal gekeken worden naar het genereren van een
passende rapportage.
Er worden rapportages gedraaid van de nieuw aangeschafte activa in de huidige maand.
Hierin wordt een rapportage gemaakt met de boekwaardes van de verschillende activa.
Hierin wordt een activalijst gedraaid ten behoeve van de herwaardering. Het zou kunnen
voorkomen dat er slechts een klein deel van de activa wordt geherwaardeerd. Hiervan zal een
aparte lijst worden gedraaid.
Specifieke gedetailleerde lijsten kunnen worden gevraagd naar aanleiding van een
inventarisatie.
Deze lijst wordt uitgedraaid om aansluiting te maken met het grootboek. Stel per kostenplaats /
WBS-element een lijst samen met activa.
Voor controle doeleinden wordt de tussenrekening voor de activa uitgedraaid.
Afhankelijk van de informatiebehoefte zal gekeken worden welke rapportage benodigd is.
Voor analyse doeleinden zal een rapportage kunnen worden gevraagd per kostenplaats.
Daarmee kan bijvoorbeeld worden berekend wat de toekomstige afschrijvingskosten zullen
zijn van de reeds bestaande activa in verband met begroting of budgettering.
Voor analyse doeleinden kan een rapportage worden gevraagd per kostensoort. Bijvoorbeeld
door concern control.
Er kan worden gevraagd naar activa standen van voorgaande periodes. Dit kan voorkomen
tijdens een accountantscontrole voor de aansluiting met de jaarrekening of openingsbalans.
tijdens het maken van de jaarrekening worden alle investeringen en desinvestering van het
betreffende jaar in de jaarrekening opgenomen.
Pagina 30 van 39
Eigendomscontrole van MVA
10.
Proces: Eigendomscontrole van MVA
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
• Activamanagement met samenhang
• Activamanagement
Het vaststellen dat geregistreerde activa aanwezig zijn en met de juiste waarde
staan geregistreerd. Tevens wordt gecontroleerd of wat in eigendom is van de
UvA ook is opgenomen in de activa-administratie. Beslissend is of de activa voor
de bedrijfsvoering ter beschikking staan. Financial lease kwalificeert ook als actief.
Jaarlijks
NB Kadastrale recherche vindt eenmaal in de 3 a 4 jaar plaats.
Accounting manual
Richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving (RvJ)
Administratief Centrum
De medewerker verslaggeving zorgt ervoor dat:
* lijsten van de huidige stand van de MVA worden verspreid
* inventarisatieresultaten worden gearchiveerd
* inventarisatieresultaten worden doorgezet naar het volgende proces.
Faculteiten en overige diensten
De controller zorgt ervoor dat:
* de inventarisatie wordt gepland, uitgevoerd en geaccordeerd
* een proces-verbaal wordt gemaakt van de wijzigingen naar aanleiding van de
inventarisatie.
Trigger(s)
Afbakening
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Opmerkingen model:
Modelstatus
Opmerkingen model
Datum opgeslagen: 02-06-2014
De directeur zorgt ervoor dat:
* de lijst met wijzigingen naar aanleiding van de inventarisatie wordt
geaccordeerd.
Een keer per jaar voor jaarafsluiting
Van het verspreiden van de MVA-lijsten onder de controllers tot en met het
vaststellen van de vervolgstappen van de inventarisatie.
[email protected]
Jun 2, 2014 8:21:19 AM
rkieft1
Productie
Pagina 31 van 39
Eigendomscontrole van MVA
10.1
Procesketen: Eigendomscontrole van MVA
Datum opgeslagen: 02-06-2014
Pagina 32 van 39
Eigendomscontrole van MVA
Korte uitleg per processtap van proces: Eigendomscontrole van MVA
Processtappen / objecten
1
Verspreiden MVA-lijsten
2
Maken instructies voor de
inventarisatie
3
Maken van planning en
uitvoeren van inventarisatie
4
Archiveren inventarisatieresultaten
5
6
Maken proces-verbaal met de
wijzigingen
Accorderen van proces-verbaal
7
Informeren over inventarisatie
8
Vaststellen vervolgstappen van
de inventarisatie
9
Informatie over inventarisatie
lezen
Archiveren inventarisatieresultaten
10
Datum opgeslagen: 02-06-2014
Beschrijving / doel
De gedraaide MVA-lijsten worden verspreid onder de controllers.
Er worden instructies gemaakt hoe de inventarisatie zal worden gedaan.
Er wordt een planning gemaakt voor de inventarisatie en er wordt bepaald wie erbij worden
betrokken. Vervolgens wordt de inventarisatie uitgevoerd en worden de resultaten bekeken.
Naast het inventariseren zelf wordt er ook gekeken naar de waardering van de activa.
Nadat de controller zijn handtekening heeft gezet onder de resultaten worden de resultaten en
de bijbehorende stukken gearchiveerd. De resultaten worden in alle gevallen gearchiveerd.
Voorbeelden van zaken die worden gearchiveerd zijn de instructies, de tellijsten, de lijst van
betrokkenen en de resultaten. Dit is ten behoeve van een zichtbare controle
Op een proces-verbaal wordt aangegeven wat de wijzigingen zijn die doorgevoerd moeten
worden naar aanleiding van de inventarisatie.
Het proces-verbaal met wijzigingen wordt geaccordeerd, zodat deze in SAP kunnen worden
doorgevoerd.
Er wordt informatie verstrekt over de inventarisatie en de resultaten. Er kunnen nog vragen
over de resultaten gesteld worden.
Medewerker grootboekadministratie beoordeelt de resultaten op verdere stappen die eventueel
gedaan worden. Er kan sprake zijn van deactivering van MVA of een inzet tot herwaardering.
De resultaten worden in alle gevallen gearchiveerd.
De concern controller leest de informatie over de inventarisatie.
Nadat de controller zijn handtekening heeft gezet onder de resultaten worden de resultaten en
de bijbehorende stukken gearchiveerd. De resultaten worden in alle gevallen gearchiveerd.
Voorbeelden van zaken die worden gearchiveerd zijn de instructies, de tellijsten, de lijst van
betrokkenen en de resultaten. Dit is ten behoeve van een zichtbare controle
Pagina 33 van 39
Herwaarderen
11.
Proces: Herwaarderen
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
• Activamanagement met samenhang
• Activamanagement
Het volgens beleid en wet- en regelgeving juist, volledig en tijdig verwerken van
een onverwachte waardeverandering van een MVA. Dit is van belang voor
boekwaarde en tevens verzekering.
Incidenteel, bij waardeverandering actief
Accounting manual
Richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving (RvJ)
Administratief Centrum
De medewerker Grootboekadministratie zorgt ervoor dat:
* lijsten van de huidige stand van de MVA worden verspreid .
Faculteiten en overige diensten
De controller zorgt ervoor dat:
* de activalijsten worden beoordeeld;
* wordt aangegeven dat er geen wijzigingen of welke wijzigingen inclusief
onderbouwing nodig zijn;
* wordt aangegeven dat een externe partij zal herwaarderen
* de onderliggende stukken van de herwaardering worden gearchiveerd.
De directeur zorgt ervoor dat:
* de lijst met herwaarderingen wordt gecontroleerd en geaccordeerd;
* een memo wordt geschreven waarom de activa
worden geherwaardeerd. De herwaardering gaat in overleg met de Concern
Controller.
* wordt doorgegeven dat de herwaardering is goedgekeurd.
Trigger(s)
Afbakening
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Opmerkingen model:
Modelstatus
Opmerkingen model
Datum opgeslagen: 02-06-2014
Bestuur en bestuursstaf
De Concern Controller zorgt ervoor dat:
* wordt ingestemd met een eventuele herwaardering.
Periodiek of bij extreme schommelingen in de markt.
Van het versturen van de activalijst tot en met het archiveren van de
onderliggende stukken en resultaten.
[email protected]
Jun 2, 2014 8:21:19 AM
rkieft1
Productie
Pagina 34 van 39
Herwaarderen
11.1
Procesketen: Herwaarderen
Datum opgeslagen: 02-06-2014
Pagina 35 van 39
Herwaarderen
Korte uitleg per processtap van proces: Herwaarderen
Processtappen / objecten
1
Versturen van activalijst
2
Beoordelen activalijst
3
Aangeven dat er geen
wijzigingen nodig zijn
4
Aangeven van wijzigingen incl.
onderbouwing
5
Aangeven dat een externe partij
zal herwaarderen
6
Archiveren onderliggende
stukken herwaardering
Accorderen en schrijven van
een memo bij de herwaardering
7
8
9
Doorgeven dat herwaardering is
goedgekeurd
Archiveren van onderliggende
stukken en resultaten
Datum opgeslagen: 02-06-2014
Beschrijving / doel
De medewerker Grootboekadministratie stuurt de activalijst inclusief reeds verwerkte
herwaarderingen aan de controller die het betreft.
De activalijst wordt beoordeeld. Hierbij wordt gekeken of herwaardering plaats zal vinden.
Als dit het geval is zal gekeken worden of hiervoor een externe partij met een bepaalde
expertise aangetrokken zal worden.
Als geen herwaardering plaats hoeft te vinden, wordt dit aangegeven. Hierbij wordt ook
aangegeven dat naar de herwaardering is gekeken, maar dat men van mening is dat dit niet
nodig is.
Wanneer met eigen expertise intern een herwaardering wordt gedaan, zal toegelicht worden
waarop de herwaardering wordt uitgevoerd en zal een onderbouwing gegeven worden hoe
men tot dit bedrag komt.
Als de expertise niet intern aanwezig is, zal een externe partij de herwaardering of taxatie
doen. Dit zal worden doorgegeven aan inkoop, die wellicht de voorkeur geeft aan een
bepaalde partij in verband met de prijs.
De controller archiveert de onderliggende stukken van de herwaardering.
De lijst met herwaarderingen wordt gecontroleerd en geaccordeerd. Wanneer een
herwaardering niet akkoord wordt bevonden, wordt deze teruggestuurd met een uitleg waarom
deze is teruggestuurd. Bij de goedgekeurde herwaarderingen wordt een memo geschreven
waarom de activa geherwaardeerd worden met de onderliggende stukken. De herwaardering
gaat in overleg met concern control.
De directeur of de Concern Controller geeft door dat de herwaardering is goedgekeurd.
De medewerker Grootboekadministratie archiveert de onderliggende stukken en resultaten.
Pagina 36 van 39
Toerekenen van rente over de boekwaarde van MVA
12.
Proces: Toerekenen van rente over de boekwaarde van MVA
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
• Activamanagement met samenhang
• Activamanagement
Het toerekenen van rente aan de boekwaarde van geactiveerde vastgoed zodat
de juiste kostprijs berekend kan worden voor de (interne) verhuur van de panden.
Maandelijks
Accounting manual
Richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving (RvJ)
Treasury zorgt ervoor dat:
* het te hanteren rentepercentage jaarlijks wordt doorgegeven.
Administratief Centrum
De medewerker vastgoedadministratie zorgt ervoor dat:
* een berekening wordt gemaakt van de te alloceren rente
* een voorstelboeking gemaakt wordt.
Trigger(s)
Afbakening
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Opmerkingen model:
Modelstatus
Opmerkingen model
Datum opgeslagen: 02-06-2014
Faculteiten en overige diensten
De controller vastgoed zorgt ervoor dat:
* een berekening wordt gemaakt welke rente moet worden toegerekend aan het
OHW.
* de berekening van de allocatie wordt geaccordeerd
* de berekening na goedkeuring wordt doorgestuurd om geboekt te worden.
Datum volgens afsluitschema
Van het maken van een boekingsvoorstel van de berekende rente tot en met het
archiveren van de renteberekening.
[email protected]
Jun 2, 2014 8:21:19 AM
rkieft1
Productie
Pagina 37 van 39
Toerekenen van rente over de boekwaarde van MVA
12.1
Procesketen: Toerekenen van rente over de boekwaarde van MVA
Datum opgeslagen: 02-06-2014
Pagina 38 van 39
Toerekenen van rente over de boekwaarde van MVA
Korte uitleg per processtap van proces: Toerekenen van rente over de boekwaarde van MVA
Processtappen / objecten
1
Maken voorstelboeking van de
berekende rente
2
Controleren berekende rente en
boeking
3
Archiveren van de
renteberekening
Datum opgeslagen: 02-06-2014
Beschrijving / doel
Er wordt een voorstelboeking gemaakt voor de berekende rente over de boekwaarde. Hiervoor
wordt een standaard-grootboekmutatieformulier ingevuld. Het formulier wordt doorgestuurd
voor controle. De berekening wordt gemaakt met inachtneming van de geldende wet- en
regelgeving.
Het voorstel komt in de takenlijst en wordt gecontroleerd op berekening en boeking. Als het
voorstel wordt goedgekeurd wordt de boeking doorgestuurd en verwerkt in de financiële
administratie. Als het voorstel wordt afgekeurd gaat het voorstel retour naar de controller
vastgoed.
De medewerker Cashmanagement archiveert de renteberekening.
Pagina 39 van 39