GGZ Noord-Holland

Elke GGZ-instelling mag
bij ons komen kijken wat
VCD CONTROLE
EN WORKFLOW VOOR
ONS DOET!
Voor de verbetering van de datakwaliteit binnen zorginstellingen ontwikkelde VCD de applicatie VCD
Controle en Workflow (VCW). Deze laagdrempelige oplossing controleert de registratie en facturering
van patiënt- en behandelgegevens. Jefke Plasmeijer en Yntske Zijlstra van GGZ Noord-Holland-Noord
droegen er inhoudelijk aan bij én gaan er binnen de GGZ-sector als eersten mee aan de slag: “Wij
kunnen met VCW op meerdere manieren op het proces sturen zodat we sneller in staat zijn om onze
verantwoordingsplicht correct uit te voeren met uiteraard eveneens een positieve invloed op onze
facturatie. Al het goeds wat VCW ons brengt, ligt nu ook binnen handbereik van andere GGZ-instellingen.”
Jefke Plasmeijer en Yntske Zijlstra, GGZ Noord-Holland-Noord
GGZ Noord-Holland-Noord is al langer bezig met
VCD GEVRAAGD MEE TE DENKEN
terrein is nu in VCW terug te vinden. De oplos-
het verbeteren van de registratie rond het zorg-
“We hebben hen gevraagd mee te denken over
sing waar VCD mee kwam hebben we vervolgens
proces. Dit vergde teveel handmatig werk. Jefke
de realisatie van een kwalitatief goede, maar beter
uitgebreid getest. De innovatieve insteek van dat
Plasmeijer en Yntske Zijlstra, beiden Informatie-
betaalbare alternatieve oplossing voor wat er in
voorstel? Hoe beter je aan de voorkant in het
managers GGZ NHN: “In de zorg wordt het regis-
de markt voorhanden was. Een oplossing die
proces je zaken al goed inregelt, hoe minder je
tratieproces steeds belangrijker. Je móet
het wel goed doen, want je moet jezelf
ermee verantwoorden. Dus exact conform
de realiteit en de werkelijkheid. Echter, het
tijdsbeslag voor dit administratieve proces
beoordeelden wij als te groot. We hebben
achteraf in het controleproces hoeft te
“IN DE ZORG WORDT HET
REGISTRATIEPROCES STEEDS
BELANGRIJKER.”
vervolgens op eigen initiatief contact ge-
08
doen. Dan heb je het dus over pure
winst. Maar het doel van VCW is breder
dan dat: het gaat om de kwaliteit van
de totale registratie van gegevens,
dus ook zorginhoudelijk. Als resultaat daarvan wordt ook de registratie
zocht met VCD. De reden? In het veld zagen we
snel, secuur en betaalbaar zou kunnen werken
voor je facturatie verbeterd. Kortom, we kunnen
weliswaar een pakket voor ons registratieproces,
op basis van de data uit ons Datawarehouse.
met VCW op meerdere manieren op het proces
maar daar keken we tegen enorme kosten aan.
Echter, een aantal zaken voor die mogelijke op-
sturen zodat we sneller in staat zijn om onze
Wij hadden al een goede relatie met VCD als
lossing hadden wij zelf al op orde, zoals queries,
verantwoordingsplicht correct uit te voeren met
leverancier van ons Datawarehouse en door het
en deze hebben wij bij VCD aangeleverd. VCD
uiteraard eveneens een positieve invloed op onze
regelmatig inschakelen van hun mensen voor
kwam vervolgens met een aantrekkelijk voorstel.
facturatie. Het mes snijdt zo aan twee kanten.”
allerlei diensten kenden zij onze organisatie goed.”
Veel van wat wij zelf al hadden voorbereid op dit
VCD Magazine | Maart 2014
MAATWERK MOGELIJK
VCW biedt een combinatie van voorgedefinieerde
controles en zelf te definiëren controles. “Deze
zijn in eigen beheer aan te passen aan onze eigen
situatie en uit te breiden. Die maatwerkaanpassing is op zich een technische exercitie. Daarbij
moet je vooraf heel goed nadenken over welke
zaken je precies in het zorgproces wilt laten controleren. Daarnaast hadden wij de brontabellen in
het datawarehouse. Via die route kunnen wij vrij
eenvoudig de controleregels bij de hulpverleners
aanbieden. VCW is bij ons in korte tijd geïnstalleerd en de controles zijn in goed overleg met ons
gedefinieerd en vormgegeven.”
MEDEWERKING VAN BEHANDELAREN
“VCW ondersteunt ons door de controles te automatiseren en de ontdekte fouten of ontbrekende
gegevens te koppelen aan een behandelaar.
Deze oplossing zal tot verbeteracties leiden, zoveel is duidelijk. Het verzoek om daar actie op
te ondernemen, komt automatisch in zijn of haar
workflow terecht. De rol van die behandelaars is
dus cruciaal. We zijn in gesprek met onze behandelaren om de voordelen van VCW uit te leggen
en hun rol te bespreken in dit registratieproces.
Kijk, behandelaren zien liever hun patiënten dan
dat zij registratie doen. Echter, onze behandelaren zijn er inmiddels goed van doordrongen dat
wij zonder goede registratie geen omzet gene-
te onderzoeken hoe betrouwbaar de bedrijfsge-
behandelaren die liever zaken zelf snel oplossen
reren. Tot nu toe kregen de behandelaren elke
gevens zijn. De voorwaarden waar de controles
dan daarop aangesproken te worden door hun
week tijdens een bijeenkomst van secretaresses
aan moeten voldoen worden daar in gesteld.
secretaresses.”
te horen welke verbeteracties er nodig waren van
Jefke: “Het is een zeer praktisch instrument met
hun zijde in relatie tot het registratieproces. De
een superhandige logica. Je kunt er ook meer
KOM KIJKEN!
behandelaren zelf gaven eerder al aan er behoefte
mee doen dan waar wij het nu voor gebruiken.
Yntske en Jefke zijn razend enthousiast over
aan te hebben om in hun workflow een lijstje te
Maar eerst willen wij onze organisatie meenemen
VCW: “Wij zijn heel gemotiveerd om deze oplos-
krijgen met ontbrekende registratiegegevens voor
in de verandering met VCW. Daarna gaan we op
sing aan andere GGZ-instellingen te tonen. Bel,
in het patiëntendossier. Hiermee kunnen zij zelf
ontdekkingstocht met wat de SAP Information
kom bij ons kijken en oriënteer je op de site. Als
hun werk gaan plannen. Dat vinden ze prettiger
Steward nog meer voor ons kan betekenen.”
je als GGZ-instelling dan nóg niet overtuigd bent?
dan achteraf van hun secretaresse te vernemen
Dan snappen wij dat ook niet. Wat het voor ons
dat zij het proces niet op orde hebben. De appli-
CULTUUROMSLAG
doet en brengt, ligt nu ook binnen handbereik van
catie VCW speelt juist op die behoefte in. Dus
Tot slot geven Yntske en Jefke een raad aan
andere GGZ-instellingen!”
hebben we de keuze daarvoor uitgelegd en dit
andere GGZ-instellingen die ook over willen op
hielp enorm bij het kweken van begrip voor VCW.”
VCW: “Zorg eerst dat je je processen op orde
hebt en organiseer een cultuur waarin behande-
SAP INFORMATION STEWARD
laren en directie mee kunnen én willen gaan in
De SAP BusinessObjects Information Steward
deze omslag. Je moet er dus wel wat voor doen.
wordt als onderdeel van VCW meegeleverd. Deze
Je kunt niet zomaar een tool als VCW neerzetten
applicatie is ook waardevol voor andere toepas-
in je organisatie zonder nagedacht te hebben
singen binnen de informatiehuishouding van de
over de consequenties. Je moet bijvoorbeeld
klant. SAP BusinessObjects Information Steward
al een beetje een cultuur hebben waarin je op
biedt alles wat een organisatie nodig heeft om
cijfers wilt sturen. Ook helpt het als je werkt met
VCD Magazine | Maart 2014
09

Download Report