Opleidingsplan 2014 - Erasmus Universiteit Rotterdam

Opleidingsplan 2014
SSC Onderwijs, Onderzoek en Studentenzaken
Opleidingsjaarplan 2014
SSC OO&S
Vastgesteld op:
13 februari 2014
Door:
MT SSC OO&S
Opleidingsjaarplan 2014 SSC OO&S
1
INHOUD
Inleiding
3
1. Wie zijn wij
1.1 Waar staan wij voor
1.2 Waar gaan wij voor
1.3 Speerpunten
1.4 Kwadrant
Opleidingsbeleid
1.5 Visie op opleidingsbeleid
1.6 Rol van leren en opleiden
4
4
4
4
5
6
6
6
2. Financiën, taken en verantwoordelijkheden
2.1 Beschikbare budget
2.2 Aanvraagprocedure
2.3 Evalueren van het opleidingsbeleid
8
8
8
9
Bijlage 1 Overzicht leer- en opleidingsactiviteiten 2014 SSC OO&S breed
Bijlage 2 Registratieformulier scholingsactiviteiten 2014
Opleidingsjaarplan 2014 SSC OO&S
2
Inleiding
Het SSC OO&S krijgt in het medewerker tevredenheid onderzoek (MTO) een goede
waardering, maar er is nog genoeg ruimte voor kwaliteitsverbetering. Aangegeven wordt dat
het verminderen van werkdruk een aandachtspunt is en ook zien onze medewerkers veel
mogelijkheden voor ontwikkeling: resultaatgericht werken, inspirerend en sturend
leiderschap, grotere externe gerichtheid en optimalisering van de universiteit als leer- en
werkplek.
Het SSC OO&S wil in staat zijn de topondersteuning te bieden die in de ambities van de
universiteit worden geformuleerd. Zij vindt het belangrijk actief werk te maken van
loopbaanvorming en opleiding. Medewerkers van SSC OO&S zijn professionals en juist
omdat zij dat zijn, is continue ontwikkeling en scholing een deel van hun ‘dagelijks werk’.
Dit opleidingsplan speelt op deze instelling en ambitie in en bevat de bouwstenen en
richtlijnen voor een gedegen opleidingsbeleid binnen SSC OO&S.
Het plan omvat zowel de richting voor de ontwikkeling van het SSC OO&S als geheel, als
ook de individuele mogelijkheden voor medewerkers.
Door het MT zijn in het najaar van 2012 algemene uitgangspunten en randvoorwaarden voor
het opleidingsbeleid vastgesteld, nadat hierover binnen elk afdelingsoverleg gesproken is.
De procedure die jaarlijks uitgevoerd wordt is als volgt:
Het MT stelt jaarlijks op basis van de R&O cyclus een concept Opleidingsplan op. Dit plan
geeft een overzicht van de speerpunten voor het opleidingsbeleid van het aankomende jaar
die gekoppeld zijn aan het specifieke beleid van het SSC OO&S (door het MT voor de hele
organisatie) met daarbij een raming van de benodigde financiële middelen. Een begroting is
onderdeel van het plan.
Vervolgens wordt de concrete scholingsbehoefte op verschillende niveaus geïnventariseerd:
• door leidinggevenden met hun medewerkers (resultaatafspraken die worden
vastgelegd met de R&O cyclus);
• door teamleiders/coördinatoren met betrekking tot hun team;
• op afdelingsniveau worden binnen de beschikbare budgetten (tijd en geld) de
opleidingsprioriteiten voor dat jaar vastgesteld.
Opleidingsjaarplan 2014 SSC OO&S
3
1 Wie zijn wij
1.1
Waar staan wij voor
SSC OO&S is een professionele organisatie die in afstemming met faculteiten en studenten
kwalitatief goede ondersteuning biedt op het gebied van onderwijs-, onderzoek- en
studentenzaken. Zij speelt daarbij snel in op de wensen en behoeften van de student en
medewerker.
1.2
Waar gaan we voor
Vanuit onze deskundigheid op het gebied van studentenadministratie,
studentenvoorzieningen en onderzoeks-, onderwijs- en beleidsondersteuning werken wij
samen met de faculteiten en andere SSC’s aan de realisatie van de doelstellingen van de
EUR. Wij dragen bij aan het (studie)succes en de ontplooiing van onze studenten en
wetenschappers door een uitgebalanceerd pakket aan studiebegeleiding en
studentenadministratie, een gevarieerd aanbod van extracurriculaire activiteiten en
hoogwaardige support voor wetenschappers te bieden. Wij handelen daadkrachtig en met
oog voor interne en externe ontwikkelingen en zorgen voor de balans tussen operational
excellence en customer intimacy
Kortom: Met SSC OO&S is het goed zaken doen.
In ons werk staan deskundigheid, betrouwbaarheid en continuïteit voorop. Wij beschikken
over de flexibiliteit en ruimte om in te spelen op veranderingen. Wij handelen proactief en zijn
steeds op zoek naar mogelijkheden voor verbetering. Wij werken in een omgeving waarin we
ons uitgedaagd voelen en waarin we worden gestimuleerd in onze ontwikkeling.
Kortom: Bij SSC OO&S is het goed werken.
1.3
Speerpunten
De kerntaak van het SSC OO&S is om innovatieve, professionele en hoogwaardige
dienstverlening te bieden zodat binnen de EUR onderwijs en onderzoek op topniveau kan
worden uitgevoerd.
Vanuit de visie zijn de volgende doelstellingen geformuleerd:
• In 2014 hebben de klanten een positief oordeel over de dienstverlening van SSC
OO&S. Om dit te realiseren vraagt SSC OO&S periodiek aan zijn klanten naar de
tevredenheid over de dienstverlening. Vanuit de resultaten worden verbeteringen
doorgevoerd en op het effect ervan beoordeeld.
• In 2014 is SSC OO&S in staat adequaat te anticiperen op veranderingen in de
omgeving. Door proactief te opereren zijn we een vanzelfsprekende gesprekspartner
en vraagbaak voor onze klanten. Toenemende internationalisering en hierop inspelen
(buitenlandse studenten, samenwerking met ISS en EUC) is hier een belangrijk
voorbeeld van.
• In 2014 is voor alle medewerkers een duidelijk competentieprofiel opgesteld. Elke
medewerker weet wat er wordt verwacht en kan gebruik maken van een op maat
gesneden opleidings- en/ of ontwikkelingsprogramma. Kennisdeling wordt
gestimuleerd.
Vanuit het MTO:
• In 2014 wordt op actieve wijze aandacht besteed aan de ervaren werkdruk van
medewerkers.
Opleidingsjaarplan 2014 SSC OO&S
4
•
In 2014 wordt op actieve wijze aandacht besteed aan inspirerend en sturend
leiderschap.
Klantbetrokkenheid, Samenwerken & Resultaatgerichtheid
De SSC’s hebben gezamenlijk een drietal kerncompetenties geformuleerd. Het MT vindt dat
alle medewerkers van SSC OO&S over deze competenties moeten beschikken om de
doelstellingen (gekozen speerpunten) te kunnen realiseren. Het in toenemende mate
resultaatgericht werken en een doorontwikkeling van de competenties samenwerken en
klantbetrokkenheid dragen bij aan het verwezenlijken van de doelstellingen.
1.4
Kwadrant
Met deze speerpunten ligt het komende jaar op de volgende kwadranten de nadruk:
•
•
•
•
Vernieuwen en innoveren van vakinhoudelijke en/of relationele aspecten?
Verankeren van vakinhoudelijke en/of relationele aspecten (wat gaat goed en moet dus
blijven)?
Relatie: ontwikkeling en/of verankering van in- en externe samenwerkingsvormen?
Inhoud: inhoudelijke ontwikkeling en/of verankering?
VERNIEUWEN
Resultaatgerichtheid
Inspirerend en sturend leiderschap
Opleidingsplan medewerkers
Anticiperen op veranderingen
Toenemende internationalisering
Aandacht werkdruk
RELATIE
INHOUD
Klantbetrokkenheid
Samenwerken
Binnen & buiten OO&S
kennisdeling stimuleren
Monitoring dienstverlening
Deskundigheid medewerkers
Medewerkers komen afspraken na
VERANKEREN
Hieruit kunnen we concluderen dat de komende jaren de nadruk vooral gelegd moet worden
op verankering/ doorontwikkeling van relatieaspecten en vernieuwing op de inhoud.
Opleidingsjaarplan 2014 SSC OO&S
5
Opleidingsbeleid
1.5
EUR visie op opleidingsbeleid
De Erasmus Universiteit Rotterdam streeft niet alleen de ontwikkeling na van talenten van
haar studenten, maar nadrukkelijk ook van al haar medewerkers. Het bureau TOP,
Trainings- en Ontwikkelingsplatform, stimuleert en ondersteunt daarom medewerkers van de
Erasmus Universiteit Rotterdam om zich zowel persoonlijk als professioneel verder te
ontwikkelen en het beste uit zichzelf en de organisatie te halen. Met als doel een duurzame
inzet van medewerkers en het creëren van een lerende organisatie, waarin mensen zich
blijvend ontwikkelen en kennis delen met elkaar. Kortom een organisatie waarin talent telt!
1.6 Scholing is een voorwaarde voor strategisch succes
De Erasmus Universiteit Rotterdam is zich ervan bewust dat het halen van haar strategische
doelen mede afhangt van een sterke organisatie. Een van de voorwaarden voor een sterke
organisatie is de kwaliteit van de medewerkers. Die kwaliteit wordt in belangrijke mate
bepaald door kennis en kunde, en door motivatie en betrokkenheid. Het is de overtuiging dat
kennis- en talentenontwikkeling daarin een belangrijke rol spelen. Ten einde deze elementen
te versterken, is het bureau TOP in leven geroepen: het Trainings- en Ontwikkelingsplatform
van de Erasmus Universiteit Rotterdam. TOP is laagdrempelig, gericht op alle medewerkers
van de EUR en heeft een up-to-date cursusaanbod afgestemd op de behoefte van de
organisatie. We adviseren en ondersteunen mensen en organisatie-onderdelen in het
verankeren van leren, persoonlijke groei en effectiviteit, en het delen van kennis. Zo wordt de
zichtbaarheid van leren en ontwikkelen vergroot, worden netwerken versterkt en wordt een
plek gecreëerd waar je met al je vragen rondom training en ontwikkeling terecht kunt. Aldus
willen we een cultuur tot stand brengen waarin life long learning vanzelfsprekend is om onze
ambities waar te maken en het beste uit onszelf te halen, zodat de EUR haar sterke positie
kan behouden en verder kan uitbouwen.
Opleidingsbeleid is faciliterend aan het strategisch EUR opleidingsbeleid en het strategisch
personeelsbeleid. Met leren en opleiden werken we aan de versterking en ontwikkeling van
de gewenste competenties van de zittende medewerkers. Leren en opleiden in een
organisatie is een gedeelde verantwoordelijkheid van de organisatie en de medewerker. Zij
hebben echter wel verschillende doelen:
Doelen voor de organisatie:
•
Innovatie: aanpassen aan veranderingen in de omgeving.
•
Vergroten inzetbaarheid van medewerkers, binnen of buiten de organisatie.
•
Kwaliteit van dienstverlening.
•
Loopbaanperspectief kunnen bieden aan medewerkers.
Doelen voor de medewerker:
•
Meer werkplezier en uitdaging in het werk.
•
Loopbaanperspectief.
•
Bevestiging dat er in je geïnvesteerd wordt.
•
Bijblijven in je vakgebied – betere positie op de arbeidsmarkt verwerven.
Het is de kunst de ontwikkeling van de organisatie en de ontwikkeling van de
medewerker tegelijkertijd te realiseren in het opleidingsbeleid, zodat deze elkaar versterken
Opleidingsjaarplan 2014 SSC OO&S
6
en opleiden dus ook niet alleen een kwestie van moeten is, maar zeker ook een kwestie van
mogen en willen.
1.7
Rol van leren en opleiden
Opleidingsbeleid is een onderdeel van integraal personeelsbeleid. Het management en elke
individuele medewerker van SSC OO&S hebben ieder een eigen verantwoordelijkheid als
het gaat over het op een effectieve manier werken aan professionele en persoonlijke
ontplooiing binnen de organisatie. Het gaat om verantwoordelijkheid op alle niveaus. Een
gestructureerde aanpak en planmatige organisatie van opleiding en ontwikkeling van
medewerkers maakt deel uit van een integraal personeelsbeleid.
De effectiviteit van de uit te voeren activiteiten wordt voor een groot deel bepaald door
motivatie, taakgerichtheid en betrokkenheid van een ieder. Het MT schept voorwaarden en
omstandigheden die nodig zijn om de kunde en kwaliteit van medewerkers te benutten. De
directeur SSC OO&S is eindverantwoordelijk voor scholing in de organisatie. Een
afdelingshoofd heeft scholing in zijn portefeuille.
Elke medewerker heeft daarnaast een eigen persoonlijke verantwoordelijkheid; verwacht
wordt dat hij of zij een bijdrage levert aan de ontwikkeling van de dienstverlening op het
eigen werkterrein. Dit kan intern SSC OO&S zijn maar ook een breder perspectief hebben.
Ook wordt van elke medewerker verwacht dat hij/zij een effectieve bijdrage levert aan het
realiseren van de organisatiedoelen.
Dit betekent een persoonlijke verantwoordelijkheid en alertheid op de kwaliteit van het eigen
werk. Elke medewerker zal voortdurend moeten investeren in eigen professionele
ontwikkeling. Dit komt aan de orde in de R&O cyclus.
Er is dan ook sprake van een vraaggerichte, een taakgerichte en een competentiegerichte
scholing. Dit betekent dat de medewerker vanuit de reflectie op de eigen taakuitoefening, de
eigen werksituatie, eigen positie, opties, grenzen en ambities zelf ook actieve bijdragen aan
de opleidingsvraag formuleert.
Er is sprake van verschillende vormen van leren. Onder opleidingsactiviteiten wordt dan ook
verstaan het volgen van opleidingen, trainingen, het bijwonen van congressen, conferenties
en symposia, persoonlijke begeleidingstrajecten zoals coaching en het informele leren door
kennis te delen met collega’s.
De functieprofielen die zijn vastgesteld door de universiteit vormen het uitgangspunt voor de
door de medewerker of leidinggevende gewenste opleidingsactiviteiten.
Aan vereisten die extern en dwingend worden opgelegd aan de uitoefening van bepaalde
functies wordt hoge prioriteit gegeven. Zo worden bijvoorbeeld voor studentpsychologen
door de landelijke vereniging van psychologen eisen gesteld ten aanzien van permanente
educatie, terwijl dit voor andere functionarissen binnen SSC OO&S niet geldt. Om die reden
worden de kosten van dergelijke scholingstrajecten buiten het opleidingsbudget om
gefinancierd.
Elke medewerker heeft een bijgewerkt scholings CV (onderdeel van/gekoppeld aan het
persoonlijk jaarverslag) en doet daarvan verslag tijdens de R&O cyclus. De resultaten van
scholing worden tijdens werkoverleggen en in het kader van de R&O cyclus besproken,
geëvalueerd en/of beoordeeld.
Opleidingsjaarplan 2014 SSC OO&S
7
Deelname aan een opleiding, congres, conferentie of symposium veronderstelt ook actieve
participatie. Bijvoorbeeld door een terugrapportage in het team of het verzorgen van een
workshop (het haal-en-breng principe).
Het MT kan het volgen van bepaalde scholingsactiviteiten voor (groepen van) medewerkers
verplicht stellen.
Het bovenstaande leidt er toe dat voor opleidingsactiviteiten waarvoor een beroep gedaan
wordt op het opleidingsbudget, het volgende onderscheid wordt gemaakt. Activiteiten ten
behoeve van:
⋅ Organisatieontwikkeling
⋅ Afdelingsontwikkeling
⋅ Conferenties, symposia ed.
⋅ Functionele competenties
⋅ Persoonlijke ontwikkeling
⋅ Verplichtingen (wettelijk, beroepseisen, CAO en overig).
Opleidingsjaarplan 2014 SSC OO&S
8
2 Financiën, taken en verantwoordelijkheden
2.1 Beschikbare budget
Voor wat betreft de faciliteiten en bekostiging hanteert SSC OO&S de volgende
uitgangspunten:
• SSC OO&S hanteert voor het beschikbare opleidingsbudget 3% van de personeelslasten
van OOS, deze middelen worden met het jaarlijkse opleidingsplan toebedeeld aan de
verschillende organisatieonderdelen (afdelingen, centraal, MT). Niet-bestede budgetten
kunnen niet voor het jaar daarop gereserveerd worden.
• SSC OO&S hanteert als uitgangspunt voor de jaarlijks beschikbare opleidingstijd
minimaal 1% van de aanstellingsomvang van de betreffende medewerker.
Op deze wijze geeft OOS invulling aan de nieuwe CAO waarin is opgenomen dat er per
medewerker 2 dagen gereserveerd worden ten behoeve van de duurzame inzetbaarheid.
Voor het jaar 2014 heeft SSC OO&S binnen de eigen begroting een bedrag van € 140.000
gereserveerd voor opleidingsactiviteiten.
Uitgangspunten voor de toekenning van dat budget zijn:
• Een derde (€ 46.000) wordt gereserveerd voor de verplichte (SSC OO&S) opleidingen en
de afdelingshoofden (zie bijlage 1). Twee derde (€ 94.000) wordt gereserveerd voor de
afdelingen.
• De verdeling van het budget per afdeling vindt plaats naar rato van de totale personele
lasten per afdeling van het voorafgaande jaar. Voor 2014 leidt dat tot de volgende
reserveringen:
⋅ Secretariaat + directeur: € 9.400
⋅ O.OOS: € 14.100
⋅ SV: € 34.780
⋅ SA: € 35.720 (inclusief ABO)
• De verdeling van het afdelingsbudget is de verantwoordelijkheid van de
afdelingshoofden. Daarbij worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:
⋅ De bijdrage aan opleidingen gericht op persoonlijke ontwikkeling bedraagt maximaal
€ 2.000, waarbij SSC OO&S-breed jaarlijks maximaal 4 medewerkers aanspraak
kunnen maken op deze bijdrage.
⋅ Buiten verplichte (SSC OO&S) opleidingen om kan een medewerker in 2014 in
principe maximaal 1 andere opleiding volgen. Conferenties, symposia e.d. vallen in
dit geval niet onder opleidingen.
⋅ Opleidingen die vereist zijn voor de uitoefening van bepaalde functies worden buiten
het opleidingsbudget om gefinancierd en komen ten laste van de betreffende
afdeling.
⋅ De kosten van heidagen van teams en afdelingen vallen niet onder het
opleidingsbudget.
⋅ Er dient voldoende budget als “vrije ruimte”beschikbaar te blijven om in de loop van
het jaar te kunnen worden toegekend aan “onvoorziene” opleidingen.
2.2 Aanvraagprocedure
Nadat het opleidingsplan door het MT is vastgesteld, kunnen concrete scholingsactiviteiten
met het registratieformulier bij de leidinggevende worden aangevraagd (zie bijlage 2).
De leidinggevende beoordeelt de aanvraag en stuurt het formulier naar het afdelingshoofd.
Wanneer het een opleiding betreft uit het TOP aanbod van de EUR schrijft een medewerker
zich in via: http://www.eur.nl/medewerkers/hr_beleid/top_opleidingen/inschrijven/, uiteraard
Opleidingsjaarplan 2014 SSC OO&S
9
na goedkeuring van de leidinggevende. Deze goedkeuring vindt plaats op basis van het
aanvraagformulier zoals dat in bijlage 2 van dit plan is opgenomen.
Opleidingsactiviteiten kunnen door SSC OO&S en door andere partijen worden aangeboden.
De HR adviseur kan om advies worden gevraagd zowel bij de beoordeling van de aanvraag
als bij de keuze van de uitvoerende organisatie.
Het afdelingshoofd beoordeelt de aanvraag en stuurt het formulier door naar het SCC
OO&S-secretariaat (Renee Visser).
Het SSC OO&S secretariaat registreert de opleidingsactiviteit en informeert indien nodig
andere medewerkers binnen het secretariaat die op de hoogte dienen te zijn.
De medewerker schrijft zichzelf in voor de betreffende activiteit en zorgt ervoor dat de factuur
volgens de juiste procedure naar de universiteit wordt toegestuurd.
Resultaten van de opleiding worden opgenomen door de leidinggevende in het portfolio van
de medewerker.
Van te voren wordt afgesproken hoe de activiteit een bijdrage moet leveren aan kennisdeling
met de collega’s; het afdelingshoofd ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.
Waar van toepassing worden de binnen de EUR aanwezige regelingen voor
dienstopleidingen en studiefaciliteiten toegepast, zie :
http://www.eur.nl/medewerkers/hr_beleid/top_opleidingen/inschrijven/studieregeling/. Dat
betekent dat rekening gehouden moet worden met regels ten aanzien van het verstrekken
van studieverlof en terugbetalingsregelingen.
2.3 Het evalueren van het opleidingsbeleid
Het opleidingsjaarplan wordt jaarlijks geëvalueerd en indien nodig bijgesteld, in
samenwerking met de HR adviseur. Het MT neemt daartoe het initiatief.
Opleidingsjaarplan 2014 SSC OO&S
10
Bijlage 1 Overzicht leer- en opleidingsactiviteiten 2014
OOS en Afdelingshoofden#
Leer- en
opleidingsactiviteiten
EHBO
Gericht
op *
V
Aantal
medewerkers
3
BHV
V
1
Vervolg Vlissingen,
samenwerken
Vaardigheid Engels
Benodigde cursus
O
12 teams
Alle medewerkers
Alle medewerkers
die bijgeschoold
moeten worden (±
32)
MT (4)
Leidinggeven aan verandering
Persoonlijke trajecten
afdelingshoofden
Totaal
FC
FC
FC
Resultaten
Kennis up to date
houden
Kennis up to date
houden
Samenwerken in de
praktijk
Bij functie passende
Engels taal en
schrijfvaardigheid
Toegerust zijn voor
veranderingen in
organisatie
Teamleiders (12)
HR vragen te adviseren
4
Kwaliteitsverbetering
Uitgevoerd
door
EUR
Begin & eind
Apart budget
EUR
MT SSC’s
Kosten
Apart budget
feb-dec 2014
€ 10.000
2014-2015
€ 10.000
TTC
Leiderschapstraject
Tot juni 2014
€ 9.000
€ 9.000
ntb
Eind 2013 gereed
€ 8.000
€ 46.000
* O = organisatieontwikkeling A = afdelingsontwikkeling CO = conferenties, symposia ed. FC = functionele competenties PO = persoonlijke ontwikkeling
V = verplicht (wettelijk, beroepseisen, CAO en overig.
# De ontwikkel- en scholingsactiviteiten van individuele medewerkers zijn niet in dit overzicht opgenomen, dit zijn afspraken tussen medewerker en
leidinggevende.
n.b. Waar gesproken wordt over teams en teamleiders wordt ook bedoeld secties en sectie coördinatoren.
Opleidingsplan 2014 SSC OO&S
11
Bijlage 2: Registratieformulier scholingsactiviteiten
Naam medewerker:
Functie:
Afdeling en team:
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
Deelname voorgesteld door:
☐ medewerker zelf
☐ leidinggevende
☐ MT / hoofd afdeling
Titel scholing:
__________________________________________
Activiteit betreft:
☐ Organisatieontwikkeling
☐ Afdelingsontwikkeling
☐ Conferenties, symposia ed.
☐ Functionele competenties
☐ Persoonlijke ontwikkeling
☐ Verplicht (wettelijk, beroepseisen, CAO en overig).
Aangeboden door:
Data scholing:
Kosten (deelname/reis/verblijf):
Tijdsbeslag medewerker:
Uiterste aanmelddatum:
__________________________________________
van:___________________tot__________________
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
Motivatie deelname (wat gaat deze scholing mij en het SSC OOS opleveren):
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Resultaat verplichting (in te vullen door leidinggevende, bijv: verslag, presentatie aan het
team, presentatie MT, rapport, etc.)
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Aanvraag akkoord:
Naam leidinggevende:
Datum:
Handtekening:
Naam afdelingshoofd:
Datum:
Handtekening:
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
Voldaan aan resultaatverplichting?
Hoe______________________________________________________________________
Wanneer_________________________________________________________________
Opleidingsplan 2014 SSC OO&S
12

Download Report