Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen

Maatschappelijk Verantwoord
Ondernemen
bij Tredin in 2014
MVO
prestatieladder
Niveau 3
Tredin behaalde in januari 2014 Niveau 3 van de MVO Prestatieladder. In dit document nemen we u
mee in onze ervaringen en vertellen we over onze inspanningen in het kader van ons MVO beleid.
Maatschappelijk
Verantwoord
Ondernemen
bij Tredin in 2014
Wat is dat nou, Maatschappelijk Verantwoord
Ondernemen?
Toen Tredin in 2013 de certificatie ging voorbereiden was een
veelgehoorde opmerking: “MVO? Dat is toch iets met duurzaam
ondernemen of zo?” Niets is minder waar. Bij het uitdiepen van alle
vereisten voor het certificaat bleek al snel dat er veel meer bij komt
kijken. De economische aspecten (gevat onder “Profit”) en ook sociale
aspecten (gevat onder “People”) spelen een belangrijke rol. Om een
indruk te geven van wat dat inhoudt, hieronder een beknopte definitie
van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen, of kortweg MVO.
MVO is een integrale visie op de gehele bedrijfsvoering,
waarbij het bedrijf waarde creëert op economisch (Profit), ecologisch
(Planet) en sociaal (People) gebied.
M = Maatschappelijk
Dit heeft betrekking op het sociale gebied. Maatschappelijk wordt ook
wel het “People” aspect genoemd. Het richt zich op de menselijke
aspecten binnen en buiten het bedrijf.
V = Verantwoord
Dit is het ecologisch gebied. Verantwoord, wordt het “Planet” aspect
genoemd, waarbij gekeken wordt naar de invloed op het milieu die de
onderneming heeft.
MVO in
steekwoorden
•••
Indicatoren
33 MVO-indicatoren
Kernthema’s
De indicatoren zijn
onderverdeeld in
7 MVO-kernthema’s,
dezelfde als de MVOkernonderwerpen uit
ISO 26000).
Stakeholders
alle betrokken partijen,
zowel intern als extern
Prestatieladder
De richtlijn om te komen
tot een gecertificeerd
MVO-beleid
O = Ondernemen
Hier gaat het om de economische aspecten. Ondernemen, ook wel het
“Profit” aspect, betekent blijven streven naar het maken van winst, wat
elke commerciële onderneming doet.
MVO bij Tredin in 2014
2
Uit deze definitie valt nog steeds weinig af te lezen van wat MVO in de
praktijk voor een onderneming betekent. Er zijn een aantal kenmerken
die daar wat meer licht op werpen.
MVO is verankerd in alle bedrijfsprocessen
Bij iedere bedrijfsbeslissing wordt een afweging gemaakt tussen
verschillende belangen van betrokken personen, bedrijven en
organisaties (stakeholder). Dat kunnen medewerkers of klanten zijn, maar
bijvoorbeeld ook omwonenden, leveranciers, investeerders en zelfs ‘de
maatschappij’.
Er valt meer
onder MVO
dan u denkt
•••
Denk wanneer u begint
met MVO zo breed
mogelijk. Haal alle
De dialoog aangaan en transparant zijn
procedures, (on)ge-
Door de dialoog met de betrokken partijen krijgt een bedrijf inzicht in
welke gevolgen een bedrijfsbeslissing heeft en kan het een bewuste
keuze maken. Daarbij is het belangrijk dat het bedrijf transparant is over
die keuze en op deze manier de bewuste keuze kan legitimeren.
schreven regels, en
MVO is maatwerk
Voor iedere onderneming zien de MVO-activiteiten er anders uit. Alles
hangt af van bedrijfsgrootte, sector, cultuur van de onderneming en de
bedrijfsstrategie.
MVO is een proces en geen eindbestemming
De doelen die het bedrijf nastreeft veranderen in de tijd en met elke
bedrijfsbeslissing. Om de maatschappelijke verantwoordelijkheid vorm te
geven wordt gezocht naar haalbare stappen.
MVO in de praktijk
Om nog concreter te kunnen zijn zouden we de lijst met zogeheten
indicatoren moeten laten zien, maar dat voert hier wat ver. Belangrijk om
te weten is dat MVO een breed scala aan onderwerpen omvat, en dat het
MVO-beleid er voor elke organisatie anders uit zal zien. Sterker nog, het
beleid ziet er van jaar tot jaar anders uit, doordat de focus telkens op
andere aspecten van de bedrijfsvoering komt te liggen.
MVO bij Tredin
Laten we nu beginnen bij het eindresultaat: het MVO-thema met de
bijbehorende speerpunten voor 2014.
MVO bij Tredin in 2014
instructies in uw
organisatie bij elkaar
en bekijk ze dan in het
licht van de
‘indicatoren’ uit de
MVO Prestatieladder.
U zult al snel tot de
conclusie komen dat u
al veel meer aan MVO
doet dan u in eerste
instantie voor mogelijk
zou houden.
Is er al een kwaliteitsof managementsysteem in uw
organisatie? Neem dat
dan altijd als
uitgangspunt.
Tredin Onderneemt Duurzaam
Hoewel MVO dus uitdrukkelijk meer is dan alleen groen en duurzaam
ondernemen, waren het uiteindelijk toch juist deze aspecten die in het
beleid van Tredin wat meer aandacht konden gebruiken. Zij werden
samengebracht onder het thema ‘Duurzaam Ondernemen’ en uitgewerkt
in een aantal concrete speerpunten voor 2014.
Ga bewust om met licht & energie
•
•
andere verlichting op kantoor, zuinigere LED/TL lampen
bekijk op welke wijze er nog zuiniger omgegaan kan worden met
energie (op het hoofdkantoor)
Houd de CO2 uitstoot zo laag mogelijk
•
•
de CO2 uitstoot van het wagenpark in kaart brengen
beoordelen of er veranderingen kunnen/moeten worden
aangebracht in het wagenpark, eventueel via de leaseregeling
'Groene(re)' inkoop van kantoorartikelen
•
bij de inkoop bekijken of er alternatieven zijn wanneer duidelijk is
dat een product of artikel geproduceerd wordt in een land waar
minder goed wordt omgegaan met mensenrechten en
arbeidsomstandigheden, of die (extra) milieubelastend zijn
Kiezen voor FSC papier
•
•
het in kaart brengen welk soort papier er voor al het drukwerk wordt
gebruikt (printpapier, enveloppen, schrijfblokken, schriften etc)
zoveel mogelijk kiezen voor FSC papier
Gescheiden afval inzamelen
•
al het afval moet gescheiden worden ingezameld, en ook gescheiden
weggegooid door de schoonmaakdienst
Recycle bij ICT
•
•
in kaart brengen of alle cartridges ingeleverd worden voor recycling
worden oude laptops, printers, mobieltjes en dergelijk worden
hergebruikt, en zo ja op welke manier
MVO bij Tredin in 2014
Meer dan alleen Duurzaam
Met deze speerpunten kan het lijken alsof MVO dus toch alleen
‘Duurzaam’ of ‘Groen’ betekent. Dat zeker niet het geval. Het zijn juist
deze aspecten waar we actief mee aan de slag gaan, die op de voorgrond
staan in onze communicatie intern en naar klanten en andere partijen
waar we in de dagelijkse praktijk mee te maken hebben.
Ingebed in de bestaande beleidscyclus
Daarnaast zijn er de talloze onderwerpen die al zijn ingebed in de
beleidscyclus, omdat ze al onderdeel zijn van de ISO 9001 certificering, of
de regels horend bij de Gecertificeerde Arbodienst. Die staan daarom niet
direct op de voorgrond. Zou je kijken naar de aspecten die horen bij
People bijvoorbeeld, dan kom je bij het pakket aan mogelijkheden tot
persoonlijke ontwikkeling. Verder vallen de bestaande regelingen voor
parttime werken of flexwerken daar onder, net als het stimuleren van
vrijwilligerswerk.
Privacy
Zorgdragen voor privacy van klanten en werknemers is een ander aspect
van MVO dat wellicht op de voorgrond zou hebben kunnen staan, als
speerpunt van het MVO-beleid, ware het niet dat privacy in elke
denkbare vorm al een zeer hoge prioriteit heeft in de bedrijfsvoering.
Zodanig dat er ruimschoots wordt voldaan aan de eisen volgens de MVO
Prestatieladder.
Wist u dat?
•••
Dit hoort ook bij MVO:
Het hebben van een
preventiemedewerker
Zorgen dat iedereen
weet wie het is
Een goed uitgewerkt
arbeidsvoorwaarden
reglement
Een passage over
discriminatie daarin
Het hebben van, of
mogelijkheid bieden tot
een medezeggenschapsorgaan (bv. OR)
Op de achtergrond en steeds in beweging
Een uitgewerkt beleid
Zo zijn er nog meer voorbeelden te noemen van onderwerpen die horen
bij MVO, die hoewel niet direct zichtbaar, wel degelijk aandacht krijgen
binnen Tredin. Die wellicht in een volgend jaarplan weer openlijker voor
het voetlicht komen te staan. Want, we kunnen het niet genoeg
benadrukken, MVO-beleid is een proces, dat steeds in beweging blijft.
over privacy van eigen
medewerkers, klanten
(en hun medewerkers )
Corruptie en
belangenverstrengeling
tegengaan door
bijvoorbeeld de
verplichting van het
personeel zich aan te
sluiten bij een beroepsverenging die daar
beleid voor heeft .
MVO bij Tredin in 2014
Hoe te komen tot een MVO-beleid
Kwaliteitssysteem als uitgangspunt
Tredin is een Gecertificeerde Arbodienst en in het bezit van een ISO 9001
certificaat. Het Kwaliteitssysteem dat daarbij hoort bleek een uitstekend
uitgangspunt te zijn bij het in kaart brengen van de stappen die we
zouden moeten ondernemen voor de Prestatieladder. De uitdaging was
vooral om te zien wat in onze visie en alle beleidsregels nu specifiek MVO
is, en te beoordelen welke thema's nog onderbelicht zijn. Dat vraagt om
‘kijken met een andere bril’. De indicatoren zijn in de Prestatie-ladder
vaak behoorlijk abstract omschreven, en daardoor voor meerdere
interpretaties vatbaar.
Trechtermodel
Om niets over te slaan, en tegelijkertijd niet te verdrinken in de vele
begrippen, definities en voorschriften hebben we gewerkt met een
zogenaamd trechter-model kunt noemen. Het proces in een notendop:
bovenin de trechter gaat alles dat betrekking heeft op (intern) beleid,
regels en procedures die van kracht zijn voor de certificaten en
keurmerken die er in onze organisatie aanwezig zijn. Dat geheel wordt
naast de Prestatieladder gezet, om te zien wat waarbij past, en welke
indicatoren al helemaal of gedeeltelijk zijn ingevuld. Na verschillende
fases van filteren en ruggespraak houden met alle betrokken partijen
komt daar een afgerond beleidsplan uit voor dat jaar.
Nulmeting
De eerste fase is de zogeheten Nulmeting: waar staan we op dit moment?
We hebben een grote matrix gemaakt, waarin alle voorschriften en
indicatoren uit de Prestatieladder staan. Per onderwerp werd bekeken
wat de huidige status is, en werd aangegeven hoeveel invloed wij er op
kunnen uitoefenen. Ten slotte werd in kaart gebracht welke wet- en
regelgeving er voor onze organisatie van toepassing is op welk
onderwerp. Overigens hebben wij ons in de aanloop naar het maken van
de Nulmeting laten bijstaan door de certificerende instantie (Lloyds),
vanwege het feit dat MVO als onderwerp nieuw is voor Tredin.
Impactanalyse
Met de Nulmeting in de hand kon aan de volgende fase worden
begonnen: de Impactanalyse. Je wilt namelijk niet alleen weten waar je
staat, maar ook van welke onderwerpen je de speerpunten gaat maken.
Daarvoor is een derde factor belangrijk: de impact. De sleutelformule
werd: hoe meer invloed Tredin kan uitoefenen, hoe hoger de negatieve
én/of positieve impact is, des te significanter is het. Is de huidige status
dat er (te) weinig aan is gedaan, of dat is onduidelijk, dan wordt de
significantie ook hoger.
MVO bij Tredin in 2014
Waar en hoe
te beginnen
•••
Heb je de speerpunten in
kaart gebracht, dan begint
de zoektocht naar meer
informatie.
Internet
Op internet is uiteraard
veel te vinden, maar kan
ook een ‘door de bomen
het bos niet meer zien’
effect hebben.
Vraag het een collega
Een goede optie om te
overwegen is om in
gesprek te gaan met een
collega bedrijf of
leverancier (die al met
MVO bezig is). Gebruik
maken van wederzijdse
expertise is overigens ook
weer een MVO thema.
Doe het liever eerst
‘verkeerd’ dan helemaal
niets te doen
Bovendien geldt:
ga het vooral doen,
doe het misschien eerst
verkeerd, maar ga vooral
aan de slag met MVO. Blijf
ontwikkelen en bijsturen,
dat is het motto.
Van significantie tot speerpunten
Is de Nulmeting nog een proces dat door een kleine groep mensen kan
worden gedaan, na het uitvoeren van de Impactanalyse werden er steeds
meer mensen betrokken bij het MVO-proces. De uitkomsten werden
besproken in MT-vergaderingen, en daarna ging het naar alle werknemers
van de organisatie. Er werd hen gevraagd aan welke onderwerpen men
de prioriteit zou geven.
Communicatie met alle betrokken partijen is namelijk een belangrijk
aspect van MVO. Het is geen “papieren onderwerp” dat alleen in de
kleine kring van het topmanagement wordt besproken. Iedereen heeft
een stem, en iedereen heeft een actieve rol in het beleid. Zelfs de partijen
buiten de eigen medewerkers van het bedrijf. Daar komen we later nog
op terug.
Beleid voor 2014
Nadat alle medewerkers waren geïnformeerd over de te kiezen route, en
zij hun stem hadden uitgebracht zijn ook de andere voor Tredin
belangrijke externe partijen op dezelfde wijze benaderd. Met alle
uitkomsten in kaart kon het MT de definitieve speerpunten bepalen en de
daarbij horende actiepunten vaststellen. Deze zijn opgenomen in de
beleidscyclus en blijven zo continue onder de aandacht.
Continue proces
Dit hele proces van Nulmeting tot Speerpunten bepalen herhaalt zich elk
jaar. Een organisatie is immers steeds in beweging en dat geldt ook voor
de maatschappij waarin je je bevindt. Het sluit helemaal aan bij de
gedachte dat MVO geen proces is. Het behalen van het certificaat MVO
Prestatieladder is geen eindbestemming op zich.
Niet alleen is het een proces dat zich jaarlijks herhaalt. Er kan er op elk
moment worden bijgestuurd, of aangevuld. Het MVO-beleid is immers
ingebed in de algemene managementcyclus van de organisatie. Alle
lopende acties staan op de agenda van MT-vergaderingen en de diverse
overlegvormen met medewerkers, klanten en andere betrokken partijen.
Actiepunten kunnen door voortschrijdend inzicht afvallen of wijzigen,
inbreng van nieuwe actiepunten door partijen kan leiden tot bijstelling.
De Plan-Do-Check-Act-methode die gebruikt wordt voor dit soort
processen heeft twee kanten. Enerzijds zorgt het voor de benodigde
borging van het MVO-systeem. Anderzijds brengt het een proces op gang
waarin continue verbeteren of op pijl houden van de standaard voorop
staat.
MVO bij Tredin in 2014
MVO staat
altijd op de
agenda
•••
MVO is een onderwerp
dat, eenmaal ingevoerd,
een vaste plek op de
agenda heeft.
Het is een doorlopend
proces waar je als
organisatie steeds mee
bezig blijft.
Daarvoor wordt de
Plan, Do, Check, Act
cyclus gebruikt.
Zo blijf je jezelf continue
verbeteren, terwijl de
borging eveneens is
gegarandeerd.
Stakeholdermanagement
Een aspect waarin de MVO-Prestatieladder wezenlijk verschilt van een
kwaliteitssysteem zoals dat van de ISO-9001 is Stakeholdermanagement.
Nu vinden we bij Tredin dat een nogal abstract begrip. Leg maar eens
duidelijk uit wat een ‘stakeholder’ is. Al snel zijn we in onze organisatie dit
begrip gaan vervangen door Betrokken Partijen. Dat is immers precies
wat het inhoudt: Stakeholders zijn alle partijen die (nauw) betrokken zijn
bij jouw organisatie.
Stakeholdermanagement kent drie stappen:
•
•
•
Stap 1: breng in kaart welke Betrokken Partijen er zijn.
Dat loopt van de medewerkers in de eigen organisatie tot
leveranciers, (financiële) dienstverleners tot omwonenden.
Stap 2: breng in kaart hoeveel invloed elke Betrokken Partij heeft
en hoe nauw de relatie met de betreffende partij is.
Dat zet je in een matrix.
Stap 3: bepaal welke vorm van communicatie past bij de diverse
(groepen van) betrokken partijen.
Dit levert een communicatieplan op.
Deze stappen worden elk jaar opnieuw doorlopen, tegelijk met het
hernieuwen van de nulmeting en impactanalyse. Zijn de Stakeholders
eenmaal in kaart gebracht, dan zijn ze een integraal onderdeel van het
MVO-beleid.
Communicatie
heeft een
sleutelrol bij
MVO
•••
Communicatie is het met
elkaar in verbinding staan
van mensen om te
overleggen of berichten
uit te wisselen.
Bij communicatie zijn altijd
ten minste
twee partijen
betrokken in de rol van
zender en ontvanger.
Wederzijdse betrokkenheid
Waarom een communicatieplan? Binnen MVO is het een vereiste dat het
beleid van de organisatie wordt bepaald door alle betrokken partijen.
Uiteraard wordt er rekening gehouden met de afstand die de partij heeft
tot de organisatie, maar er wordt verwacht dat je communiceert over het
beleid.
Nu zal in veel organisaties communicatie (al dan niet terecht) nogal eens
worden gebruikt in de zin van: het overbrengen van een boodschap, een
mededeling doen. Het management maakt beleid en communiceert
daarover met medewerkers en indien nodig met klanten en andere
belanghebbenden.
Dat is voor MVO-beleid niet toereikend. Communicatie betekent dat
beide partijen zowel zenden als ontvangen – zie het kader hiernaast. Dat
betekent dat na de eerste fase van de nulmeting al snel de eerste partijen
betrokken gaan worden in het proces van komen tot beleid. Na het
vaststellen van de significante onderwerpen werden nog meer partijen
betrokken bij het bepalen van de uiteindelijke beleid met Speerpunten
voor 2014. Zo hebben we bijvoorbeeld via een brown paper sessie gepolst
welke onderwerpen de meeste prioriteit hebben bij de medewerkers.
MVO bij Tredin in 2014
Wordt soms gebruikt voor:
Een mededeling, of het
overbrengen van een
boodschap.
Meer informatie over Tredin
Tredin is een gecertificeerde arbodienst. In 1999 opgericht door de
huidige eigenaren Marcel Hamers en Tjerk Albertsma. In de afgelopen
15 jaar is Tredin uitgegroeid tot een landelijk opererende arbodienst met
65 vaste medewerkers. De opdrachtgevers komen uit diverse sectoren,
zoals onderwijs en zorg, en politie en het bedrijfsleven. Wij innoveren
voortdurend: ICT-oplossingen spelen een grote rol. Wij geloven dat we
door slimme innovatie kunnen komen tot transparante, objectieve én
integere diensten en producten om u te helpen: altijd met een scherpe
prijs-kwaliteit verhouding!
Kijk verder op http://www.tredin.nl of neem contact met ons op (zie het
kader hiernaast).
Colofon
•••
Dit jaarverslag is
gemaakt door de
coördinatoren MVO
en Kwaliteit bij
Tredin.
Wilt u meer weten?
Neem dan gerust
Meer informatie over de Nulmeting en Impactanalyse
van Tredin
Wilt u in het bezit komen van onze Nulmeting en de Impactanalyse? Dat
kan. Neem contact op via [email protected] en we helpen u graag verder.
contact met ons op.
Tredin BV
Reaalhof 134-136
8232 VS Lelystad
Postbus 330
Meer informatie op internet over MVO
De nationale kennis- en netwerkorganisatie voor maatschappelijk
verantwoord ondernemen is MVO Nederland. Hét startpunt voor alle
ondernemers die hun bedrijfsvoering willen verduurzamen. Lees verder
op: http://www.mvonederland.nl/
Voor meer informatie over de MVO Prestatieladder, zoals het
document met de certificatie-eisen, kijk op:
http://www.mvoprestatieladder.nl
MVO bij Tredin in 2014
8200 AH Lelystad
Telefoon:
0320-23 90 20
E-mail:
[email protected]

Download Report