Collegevoorstel Openbaar Onderwerp Brief aan de raad inzake advies auditcommissie inzake stadsrekening 2013 Programma / Programmanummer BW-nummer Bestuur & Middelen / 1042 Portefeuillehouder H. Tiemens Samenvatting Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr. De auditcommissie heeft een advies over de stadsrekening 2013 aan FA20, Peggy van Gemert, 3187 de Raad toegezonden waarin een aantal aanbevelingen en vragen aan Datum ambtelijk voorstel het College zijn opgenomen. In de brief zijn de reacties op het advies 23 mei 2014 van de auditcommissie opgenomen Registratienummer 14.0006383 Ter besluitvorming door het college De brief aan de raad over de reactie op het advies van de auditcommissie inzake de stadsrekening 2013 vast te stellen. Paraaf akkoord Datum Paraaf akkoord Datum Steller P. van Gemert Alleen ter besluitvorming door het College Actief informeren van de Raad (uiterlijk 11 juni 2014) Besluit B&W d.d. 27 mei 2014 X Conform advies Aanhouden Anders, nl. nummer: 3.8 Bestuursagenda Portefeuillehouder CVS reactie College op advies auditcommissie (2) Collegevoorstel 1 Probleemstelling De auditcommissie heeft naar aanleiding van de stadsrekening en het rapport van bevindingen van de accountant een advies over de stadsrekening uitgebracht. Hierin zijn een aantal vragen aan het College geformuleerd. Ten behoeve van de behandeling van de stadsrekening is het wenselijk dat de beantwoording meegenomen kan worden bij de behandeling van de stadsrekening. Hiermee beschikt de Raad over de volledige informatie. 2 Juridische aspecten Dit voorstel heeft geen juridische consequenties. 3 Doelstelling De Raad tijdig te informeren zodat zij bij behandeling in de Raad van 11 juni 2014 een volledige informatieset tot hun beschikking hebben. 4 Argumenten Om de reactie op het advies van de auditcommissie tijdig, dat wil zeggen voor de raadsbehandeling van 11 juni beschikbaar te stellen aan de Raad, is het gewenst dat besluitvorming over de brief plaatsvindt in uw collegevergadering van 27 mei 2014 5 Financiën Dit voorstel heeft geen financiële consequenties. 6 Participatie en Communicatie Na de collegebespreking zal de brief aan de Raad worden gestuurd, zodat deze beschikbaar is voor de raadsvergadering van 11 juni 2014. 7 Uitvoering en evaluatie Dit onderdeel is verder niet van toepassing. 8 Risico Aan dit voorstel zijn geen risico’s verbonden. Bijlage(n): Brief aan de raad Aanbiedingsbrief auditcommissie met advies Extra informatie Ernst & Young Financiën Concernexperts Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen Telefoon 14024 Telefax (024) 323 59 92 E-mail [email protected] Aan de Gemeenteraad van Nijmegen Postbus 9105 6500 HG Nijmegen Datum 27 mei 2014 Ons kenmerk FA20/14.0006383 Contactpersoon Peggy van Gemert Onderwerp Advies Auditcommissie over de Stadsrekening 2013 Datum uw brief - Doorkiesnummer (024) 3293187 Geachte leden van de Raad, U heeft van de auditcommissie een advies ontvangen over de stadsrekening 2013. Het advies van de auditcommissie richt zich vooral op de bevindingen van de accountant. Aangezien u als Raad de opdrachtgever bent van de accountant is het rapport van bevindingen van de accountant, gedateerd 10 april, aan uw Raad toegezonden. Wij hebben als College een kopie van dit rapport ontvangen en het concept is met de portefeuillehouder financiën besproken. Wij hebben de jaarstukken en het raadsvoorstel bij de stadsrekening op 8 april vastgesteld en aan u toegezonden in de wetenschap dat wij een goedkeurende verklaring zouden krijgen. Inhoudelijk zijn wij niet op het rapport van de accountant ingegaan. Naast het feit dat dit qua timing bijna onmogelijk is, vinden wij dat een reactie op vragen van uw Raad hieromtrent gepaster is. Dit is de laatste jaren een gebruikelijke volgorde. Wij hebben het voornemen om het proces van follow up op de accountantsrapporten, zowel de managementletter als het verslag van bevindingen, verder uit te schrijven in samenspraak met de auditcommissie, zodat we met elkaar kunnen afspreken hoe de optimale behandelvorm er uit gaat zien voor de cyclus 2014. Hierbij komt ook de follow up van het verslag van bevindingen over 2013 aan bod. Ten behoeve van de behandeling van de stads rekening 2013 geven wij een inhoudelijke reactie op het advies van de audit commissie. Voor de leesbaarheid hebben wij de bevindingen van de audit commissie in deze brief geciteerd. Bevinding van de auditcommissie: 1. Planning jaarrekening Eerder kondigde het college aan dat de Stadsrekening op 19 maart aan de raad zou worden aangeboden, ca. drie weken eerder dan tot nu toe gebruikelijk is. De ambtelijke organisatie heeft daartoe met veel inspanningen het rekeningproces versneld. De auditcommissie was dan ook verbaasd te moeten constateren dat de rekening uiteindelijk pas op 8 april is aangeboden, zonder dat daarvoor in het raadsvoorstel een verklaring is opgenomen. De auditcommissie heeft vervolgens verzocht om de raad te informeren over de achtergrond van de late aanbieding. In bijgaande brief licht de accountant de reden toe. Vermeld wordt dat onder meer de definitieve www.nijmegen.nl brief raad als reactie auditcommissie Gemeente Nijmegen Financiën Concernexperts Vervolgvel 1 afwikkeling van de jaarrekeningen van de belangrijkste verbonden partijen Waalsprong en Waalfront en die van Bergerden langer op zich heeft laten wachten. Reactie College: Wij hebben inderdaad de uitdrukkelijke bedoeling gehad om de stadsrekening 2013 op 19 maart 2014 aan te bieden en daar zijn ook veel inspanningen voor geleverd. Het rekeningproces is gestart met een versneld ambtelijk proces. Vervolgens heeft ons College op 11 februari de stadsrekening in concept vastgesteld, zodat een te controleren jaarrekening aan de accountant kon worden aangeboden. Zoals Ernst & Young ook heeft toegelicht is de doorlooptijd van de controle langer geweest dan zij hadden ingeschat. Hiervoor verwijzen wij u naar de als bijlage meegezonden brief van de accountant aan de auditcommissie. Uit deze brief noemen wij de aanscherping van de interne en externe kwaliteitsregels voor accountants welke tot vertraging heeft geleid. Ook heeft de accountant gebruik gemaakt van accountantsverklaringen bij de verbonden partijen. De (logische) keuze voor deze werkwijze is gedurende het proces gemaakt. Om die reden was het ook schier onmogelijk voor de verbonden partij om eerder klaar te zijn met hun werkzaamheden. Sterker nog, de verbonden partijen en de controlerend accountant hebben zich enorm ingespannen om de doorlooptijd zo kort mogelijk te laten zijn. Ons College heeft steeds de indruk gehad dat de verklaring wel bijtijds kon worden afgegeven en uiteindelijk bleek dit enkele malen op te schuiven. Wij hopen uiteraard niet meer met dergelijke schuivende planningen te moeten werken, maar mocht zich dit nog eens voordoen, zullen wij u hiervan eerder op de hoogte stellen. Bevinding van de auditcommissie : 2. Getrouwheid In de toelichting op de fouten en onzekerheden die weliswaar binnen de controletolerantie blijven, constateert de accountant dat door het stil liggen van de verkoop van de bedrijfsterreinen Bergerden een risico bestaat dat ligt tussen € 0 en de 9,8 miljoen. Zo wordt ook in diezelfde toelichting een mogelijk nadeel van € 1,9 miljoen verwacht als gevolg van de vertraging van de uitgifte van bedrijventerreinen. De geplande uitgifte voor de komende jaren wordt te optimistisch genoemd. Reactie College: Ten aanzien van het risico bij Bergerden, hebben wij in de jaarrekening 2013 (pagina 200 en 201) toegelicht wat wij van Bergerden hebben verwerkt in de jaarrekening en welke risico’s we lopen.. We hebben een verliesvoorziening genomen van 2,8 miljoen en een risico van € 10 miljoen opgenomen. Tevens is vermeld dat een “stekker eruit” scenario voor Nijmegen een verlies op zou leveren van bijna € 13 miljoen, waarvan we dus al een deel hebben genomen. Oftewel, dat wat de accountant als onzekerheid opneemt, hebben wij zelf ook aangegeven. En het is zoals de accountant zegt: een onzekerheid en om die reden nog niet financieel vertaald. Overigens is in het coalitieakkoord een bedrag van € 2 miljoen als bijdrage uit de saldireserve opgenomen voor ontwikkelingen bij Bergerden. De prognose van de verkoop van bedrijventerreinen is onderbouwd aan de hand van de verwachte ontwikkeling van de werkgelegenheid. Op basis hiervan wordt een jaarlijkse uitgifte verwacht van ca. 6 ha per jaar (zie VGP december 2013) Dat is een gemiddelde, waarbij elk jaar afwijkingen te verwachten zijn. Wij zien nu geen noodzaak om onze prognose bij te stellen maar www.nijmegen.nl brief raad als reactie auditcommissie Gemeente Nijmegen Financiën Concernexperts Vervolgvel 2 zullen de ontwikkeling goed monitoren. Duidelijk is dat, zeker in het huidige economische klimaat, de prognose van de uitgifte van bedrijventerreinen complex is. Bevinding van de auditcommissie : 3. Bergerden Niet alleen het stil liggen van de verkoop en daarmee gepaard gaande risico's baart de auditcommissie zorgen. Dat doet ook het toezicht op deze verbonden partij. Onze accountant constateert dat bij de jaarrekening 2013 van Bergerden nog geen controleverklaring beschikbaar was. Hij heeft daarom zelf een oordeel gevormd over de waardering. Dat was ook het geval bij de jaarrekening 2012. Het college meldde de raad toen dat Bergerden onder preventief toezicht van de Provincie was gesteld omdat de begroting van 2013 niet realistisch bleek te zijn. Een andere oorzaak van het preventief toezicht had ook te maken met het gegeven dat tijdens de controlewerkzaamheden het bestuur noch de jaarrekening van 2011 had vastgesteld, noch de jaarrekening van 2012 beschikbaar w/as. Ook toen besloot onze accountant in overleg met betrokken gemeenten zelfstandig een geactualiseerde grondexploitatie 2012 door te rekenen. De vraag blijft of Bergerden voldoende in control is. Wij adviseren de raad het College te verzoeken hier inzicht in te verschaffen. Reactie College: De jaarrekening 2011 en 2012 en de begroting 2013 zijn vastgesteld inclusief het businessplan met daarin de contouren voor een nieuwe koers. Met beide gemeenteraden zijn zienswijzen op de ontwikkelingsmogelijkheden gedeeld en zijn gezamenlijke politieke avonden gehouden. Op basis hiervan heeft de provincie Gelderland het preventief toezicht op 6 maart 2014 door de provincie Gelderland vervangen door repressief toezicht. In februari 2014 is de jaarrekening 2013 overlegd aan de accountant, welke gebaseerd was op de jaarrekening 2012 en 2011 (nog recent goedgekeurd door de accountant). De accountant gaf aan geen goedkeurende controleverklaring af te willen geven zonder extra onderbouwing van een aantal zaken. In de tussentijd werkte Bergerden zoals u weet ook aan een nieuw toekomstperspectief voor het project. Dit toekomstperspectief kan mogelijk consequenties hebben voor de grondexploitatie en de jaarbegroting. OLB Bergerden stond nu voor de vraag om een jaarrekening op te stellen op basis van de oude uitgangspunten óf de jaarrekening te baseren op het nieuw toekomstperspectief, die in het 2e kwartaal van 2014 werd verwacht. In het DB van 20 februari jl is besloten om alle energie te zetten op de onderbouwing van het nieuwe toekomstperspectief en de jaarrekening 2013 dus te baseren op het nieuwe toekomstperspectief voor Bergerden. De financiële vertaling van het toekomstperspectief zal in juli 2014 aan het AB worden gepresenteerd als discussiestuk. In september zal dan de nieuwe grondexploitatie ter goedkeuring worden aangeboden aan het Dagelijks Bestuur van de GR Bergerden. Hierna zullen de stukken worden aangeboden aan de raden van Lingewaard en Nijmegen voor zienswijze. Wij verwachten dat het Algemeen Bestuur in november 2014 een besluit neemt over deze stukken. Tussentijds is de projectorganisatie Bergerden verder versterkt met ook versterkte deelname vanuit Nijmegen. Het College is graag bereid het gewenste inzicht in de planexploitatie en financiën van Bergerden te verschaffen. De raad van Nijmegen wordt met regelmaat op de hoogte gehouden van zaken rond de GR en ook vindt afstemming plaats met Lingewaard en de Provincie regelmatig plaats. www.nijmegen.nl brief raad als reactie auditcommissie Gemeente Nijmegen Financiën Concernexperts Vervolgvel 3 Bevinding van de auditcommissie : 4. Analyse van de financiële positie Het resultaat van de stadsrekening ( na bestemming) laat een positief saldo zien van ca. € 3 miljoen. In de najaarsnota meldt het college dat op jaarbasis een positief resultaat van € 0,3 miljoen te verwachten is. In de najaarsnota is weliswaar een aantal mogelijke voordelen gemeld, waaronder € 1,6 miljoen inzake WWB, echter het late tijdstip waarop de raad wordt geïnformeerd en de hoogte van het verschil over het eindresultaat is vanuit het oogpunt van sturing door de raad ongewenst. Dit onderwerp is reeds diverse malen in de auditcommissie besproken. Door de destijds ingevoerde maatregel van maandelijkse afsluitingen moet het mogelijk zijn de raad actueel te Informeren over relevante afwijkingen ten opzichte van de begroting. Opnieuw vraagt de auditcommissie aandacht om de begroting conform uit te voeren en het gedurende het lopende jaar maken van een zo goed mogelijke inschatting van de afwijkingen en de raad daarover tijdig te informeren. De accountant vraagt aandacht voor het solvabiliteitspercentage: met andere woorden is er voldoende eigen vermogen om schulden en leningen terug te betalen. In 2012 was dat percentage 10,3 in 2013 is dat gezakt naar 7,3 %. De gemeente heeft een omvangrijke externe financiering. De accountant constateert dat het College de risico's hiervan bij een stijgende rente onderkent. Het ratio weerstandsvermogen is 0,7; dat betekent dat de aanwezige reserves niet voldoende zijn om de risico's op te vangen wanneer deze zich allen gelijktijdig en nu zouden voordoen. De accountant adviseert om de genomen maatregelen strak te monitoren en ervoor te zorgen dat het ratio weerstandsvermogen conform afspraak 1 wordt. Reactie College: In de planning en controlcyclus zoals op dit moment nog met uw Raad is afgesproken, zijn de stadsbegroting, voorjaarsnota, najaarsnota en Stadsrekening de momenten waarop wij uw raad integraal informeren over de financiële positie van de gemeente. Indien zich bijzonderheden voordoen buiten deze cyclus om, stellen wij uw raad hiervan op de hoogte met een separate brief. Aanpassingen in de planning en controlcyclus is inderdaad een voortdurend onderwerp van gesprek met de auditcommissie. Een voorbeeld van wijziging in de cyclus naar aanleiding van het overleg met de auditcommissie is het vervroegen van de Voortgangs rapportage Grote Projecten, welke nu in januari 2014 in uw Raad is behandeld en niet meer bij de stadsrekening. Ten aanzien van de cijfers: het voordelig resultaat van de stadsrekening is afgerond € 0,7 miljoen, hetgeen € 3 miljoen voordelig afwijkt van de voorspelling bij de najaarsnota. In de rekening hebben wij uitgelegd waar deze afwijkingen zich voordoen. Daarbij zijn bijvoorbeeld de gemeentefonds effecten uit de decembercirculaire, een extra dividenduitkering waartoe in december besloten is, het verwerken van de effecten uit de jaarrekening van de GEM Waalsprong welke in maart 2014 beschikbaar is gekomen en een gevormde voorziening naar aanleiding van de afspraken met het Waalfront uit januari 2014 voorbeelden, waarbij uw Raad indien mogelijk betrokken is (Waalfront), maar ook op een zodanig moment op ons pad komen dat de jaarrekening het meest tijdige moment is om uw Raad te informeren. Ten aanzien van de solvabiliteitspercentage willen wij nog opmerken dat een oorzaak van de daling in 2013 vooral veroorzaakt is door het vormen van voorzieningen (vreemd vermogen) ten laste van de saldireserve (eigen vermogen). Voor een uiteenzetting over het solvabiliteitspercentage verwijzen wij u ook graag naar de beantwoording van de technische vragen. www.nijmegen.nl brief raad als reactie auditcommissie Gemeente Nijmegen Financiën Concernexperts Vervolgvel 4 Ten aanzien van het monitoren van de genomen maatregelen op de saldireserve en het doel om weer naar ratio 1 te komen, merken wij nog op dat ons College hier strak op toeziet en ook in het coalitieakkoord deze spelregel uitdrukkelijk heeft bevestigd. 5. Woningbouwprogrammering De accountant constateert dat het aanbod van woningen nog niet optimaal is afgestemd op de vraag en adviseert dat een nadere overweging van de woningbouwprogrammering noodzakelijk is. In het kader van de risicobeheersing heeft het monitoren en afstemmen van aanbod en specifieke vraag naar woningen een hoge prioriteit. De auditcommissie adviseert de raad het college te verzoeken het woningbouwprogramma te heroverwegen. Reactie College: Ons College is actief om de ontwikkelingen op de woningmarkt te monitoren en waar nodig zal ons College ook over gaan tot het bijsturen van de plannen. In het laatste VGP van december 2013 heeft al een herprioritering van woningbouwprojecten plaats gevonden. Ook zijn criteria opgesteld die de gemeente toe gaat passen bij het wel of niet medewerking verlenen aan toekomstige projecten. Daarnaast is onderdeel van het coalitieakkoord om de programmering in de Waalsprong te herzien met het naar voren trekken van Knoop Lent. Wij willen deze acties verder uitwerken in combinatie met een goede monitoring van de woningmarkt. Bevinding van de auditcommissie: 6. Bijstandsdebiteuren De accountant schrijft in zijn managementletter van november 2013 dat ondanks de inspanningen van de gemeente de vordering bijstandsdebiteuren tot € 33 miljoen is opgelopen. In 2009 was dat € 26 miljoen, in 2012 € 32,5 miljoen. Gezien de toename van het risicoprofiel (ca de helft van de openstaande vorderingen betreft fraudevorderingen en de economische situatie) is de verwachting dat deze stijging zich verder door zal zetten. De accountant adviseert het college te analyseren of de oorzaak van de toename van het openstaande saldo gevonden moet worden in het proces van toetsing van aanvraag en toekenning of dat er andere oorzaken zijn, De auditcommissie adviseert de raad het college te verzoeken inzicht te geven in de wijze waarop het risicoprofiel bijgesteld kan worden. Reactie College: De processen rondom bijstandsverlening en bijstandsdebiteuren hebben onze voortdurende aandacht. Zo hebben wij een centralisatie van debiteurenbeheer/ incasso bewerkstelligd. Ook wordt het totale bestand in een projectvorm doorgelicht waarbij kritisch gekeken wordt of er verdergaande maatregelen getroffen moeten worden. Ten aanzien van het proces zijn wij van mening dat aan de voorkant een goede toets plaatsvindt (streng aan de poort) en wij een actief handhavingsbeleid voeren. Daarmee wordt fraude ook opgespoord, en ook steeds tijdiger opgespoord. Daarmee is ook een stijging van het debiteurensaldo te verklaren. Wij rapporteren u ook telkenmale in de P&C documenten over de stand van zaken en de hoogte van de voorziening voor oninbaarheid. De hoogte van deze voorziening is op basis van de getrokken steekproeven gehandhaafd op 52%. Het feit dat dit percentage onderbouwd gehandhaafd kan blijven, geeft aan dat er geen verslechtering van het risicoprofiel is. Ook de accountant heeft in zijn rapport van bevindingen geen opmerkingen gemaakt over de omvang van de (voorziening) www.nijmegen.nl brief raad als reactie auditcommissie Gemeente Nijmegen Financiën Concernexperts Vervolgvel 5 bijstandsdebiteuren. Indien zich bijzonderheden voordoen, zullen wij u in ieder geval via de P&C documenten op de hoogte houden en indien significante zaken optreden, zullen wij, zoals in de raaskamer toegezegd, u dit separaat melden. Bevinding van de auditcommissie : 7. Kwaliteit beheersorganisatie a) Aanbesteding In de Managementletter interim-controle 2013 van november 2013 meldt de accountant dat door de nieuwe aanbestedingswet de zogenoemde "drempelwaarden" niet geheel overeenkomen met de waarden die in de Gids Proportionaliteit zijn opgenomen. De accountant adviseert een nadere toelichting in de Nijmeegse regels op te nemen. Dat geldt ook voor het vastleggen van de zware motiveringsplicht die door de nieuwe wet wordt vereist. Tenslotte constateert de accountant in het verslag van bevindingen dat er fouten zijn geconstateerd In de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Hoewel dat in de afgelopen jaren wel het geval was, laat het zich nu aanzien dat de procedures rondom de aanbesteding niet geheel op orde zljn. De auditcommissie adviseert de raad het college te verzoeken de raad te informeren over de voorgenomen verbeteringen. Reactie College: Het Inkoopbeleid, uitgewerkt in Kadernota Inkoop en Nijmeegse Inkoopregels, wordt dit jaar mede naar aanleiding van het Coalitieakkoord deels herzien. De toelichting op de afwijking van de Gids Proportionaliteit wordt hierin dan ook meegenomen. Dat geldt ook voor het vastleggen van de zware motiveringsplicht die door de nieuwe wet wordt vereist. De standaard aanbestedingsstukken zijn aanpast en er wordt voldoende aandacht geschonken aan alle motiveringsplichten. Ten aanzien van de geconstateerde fouten zijn wij van mening dat de procedures wel op orde zijn, maar dat het in incidentele gevallen schort aan naleving van de interne regels. Om die reden is naleving een speerpunt in de werkplanning 2014 van de ambtelijke organisatie. b) Automatisering In het verslag van bevindingen wordt gemeld dat de toegangsbeveiliging in de werkprocessen bij belastingen en in sociaal domein onvoldoende is en dat bij belastingen als gevolg van onvoldoende eisen aan het wachtwoord een verhoogd risico bestaat op ongeautoriseerde toegang tot de gegevens. De accountant adviseert om een calamiteitenplan op te stellen en dit plan 1 of 2 x per jaar op zijn werking te laten testen. Reactie College: Met betrekking tot Gouw/belastingen zijn we nog in de eerste fase van de productie en zullen we de aanbevelingen overnemen en in samenwerking met de leverancier implementeren Een calamiteitsplan hebben wij altijd gehad, maar steeds meer zaken uit het calamiteitsplan zijn going-business geworden bijvoorbeeld de standaard ICT-piketregeling van 7x24 uur. Kortom er is geen integraal calamiteitenplan in de zin zoals EY dat nog had verwacht, maar onderdelen zijn er wel. Wij zullen de aanbeveling van EY dat het ook goed is om specifiek vanuit enkele gedefinieerde calamiteiten enkele keren alle genoemde voorzieningen te testen opvolgen. www.nijmegen.nl brief raad als reactie auditcommissie Gemeente Nijmegen Financiën Concernexperts Vervolgvel 6 Ten aanzien van de paragraaf 8 aandachtpunten Raad en paragraaf 9 Algemene terugblik laten wij een nadere toelichting achterwege, omdat dit toch de raadsbeschouwingen betreffen en niet zozeer een inhoudelijke reactie van ons College vragen. Ten aanzien van de vraag naar de onafhankelijkheid van de concerncontroller geven wij aan dat in de aanstellingsbesluiten van de stadscontroller en de vervangend stadscontroller de onafhankelijkheid gewaarborgd is, in die zin dat gerapporteerd kan worden aan ons College, zonder tussenkomst van de ambtelijke top. Verder is ingeregeld dat het hoofd financiën als stadscontroller over alle onderwerpen gaat, behalve wanneer het de afdeling financiën betreft. De plaatsvervangend stadscontroller wordt als stadscontroller beschouwd daar waar het over de afdeling financiën gaat. Wij zijn van mening dat het intern beheerssysteem zo opgezet is dat onafhankelijkheid en functiescheiding adequaat ingeregeld zijn. Overigens heeft de accountant hier geen negatieve opmerkingen over gemaakt. Wel merkt de accountant op dat de onafhankelijke positie van control en audit een vereiste blijft vanuit de beroepsregels van de accountants. Wij hopen u met deze brief voldoende te hebben geïnformeerd over de door de auditcommissie gestelde vragen. Hoogachtend, college van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, De Gemeentesecretaris, drs. H.M.F. Bruls drs. B. van der Ploeg Bijlage: brief van Ernst & Young aan de auditcommissie dd. 9 mei 2014 www.nijmegen.nl brief raad als reactie auditcommissie Gemeenteraad van Nijmegen Raadsgriffie G E M E E N T E en G e m e e n t e r a a d Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen Telefoon (024) 329 90 30 Telefax (024) 323 59 92 E-mail [email protected] College van B&W Postbus 9105 6500 HG Nijmegen Datum Ons kenmerk Contactpersoon 20-05-2014 BIVISO/ Tine Mientjes Onderwerp Datum uw brief Doorkiesnummer Advies aan de gemeenteraad over Stadsrekening 2013 3292520 Geactit college, In de bijlage treft u de brief aan die de auditcommissie vandaag aan de raad tieeft toegezonden en waarin tiet advies over de stadsrel<ening 2013 is opgenomen. Als gevolg van agenda tectinisctie problemen lul<te liet de commissie niet eerder het advies op te stellen en derhalve niet met de portefeuillehouder te bespreken.. Met vriendelijke groet, namens de auditcommissie. H.S. Veldman Voorzitter auditcommissie www.nijmegen.nl 20150510 Aanbiedingsbrief aan College advies Stadsrel<ening 2013 Gemeenteraad van Nijmegen Raadsgriffie G E M E E NTE 0 » Ijmegen G e m e e n t e r a a d Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen Telefoon (024) 329 90 30 Telefax (024) 323 59 92 E-mail [email protected] Gemeenteraad Nijmegen Postbus 9105 6500 HG Nijmegen Datum Ons kenmerk Contactpersoon 10-05-2014 Bl\/I50/ Tine Mientjes Onden/verp Datum uw brief Doorkiesnummer Advies van de auditcommissie over de Stadsrekening 2013 3292520 Geachte leden van de raad, Op 8 april 2014 heeft het college van B&W de Stadsrekening 2013 vastgesteld. Zoals u weet vindt de inhoudelijke kamerbehandeling van de Stadsrekening plaats tijdens de Politieke Avond van 21 mei 2014. De besluitvorming in de gemeenteraad staat vervolgens gepland tijdens de Politieke Avond van 11 juni aanstaande. De auditcommissie is onder andere belast met de voorbereiding van de besluitvorming van de raad over het vaststellen van de jaarrekening en het jaarverslag. Daarom brengt de auditcommissie jaarlijks advies uit aan de gemeenteraad. Het advies over de Stadsrekening 2013 treft u in deze brief aan. De auditcommissie besteedt in haar jaarlijkse advies vooral aandacht aan diverse financiele aspecten van de Stadsrekening en tevens aan aspecten zoals de bedrijfsvoering en verbonden partijen. De commissie adviseert niet over de Inhoudelijke resultaten zoals opgenomen in de Stadsrekening. In deze brief richten we ons vooral op het verslag van bevindingen van Ernst & Young van april 2014, de interim controle van januari 2014 en geven we in het kader van de overdracht aan de nieuwe raad een korte terugblik op de afgelopen jaren. Specifieke aandachtspunten controle Jaarrekening 2013 Jaarlijks geeft de auditcommissie de accountant conform de opdracht van uw raad een aantal specifieke aandachtspunten mee bij de jaarrekenlngcontrole. In onze brief aan de raad van 15 oktober 2013 hebben wij u gemeld dat wij opdracht hebben gegeven gekregen extra aandacht te schenken aan de sturing van de drie grote decentralisatieoperaties, de sturing en beheersing van de grondexploitaties en de beheersing van de voorgenomen bezuinigingsoperaties. Over deze drie onderwerpen heeft de accountant in zijn verslag gerapporteerd. Daarnaast zijn er signalen gemeld over een aantal andere aspecten met betrekking tot de bedrijfsvoering en heeft de accountant daarover geadviseerd. De auditcommissie constateert dat het college daar geen reactie op geeft. Wij zullen daarom in onze brief hier aandacht aan besteden en de raad daarover advies uitbrengen. 20140510 Brief auditcommissie inzake Stadsrekening 2013 Gemeente Nijmegen Gemeenteraad van Nijmegen Raadsgriffie Vervolgvel 1 Voordat we daar op ingaan wil de auditcommissie iiaar waardering uitspreken voor hiet feit dat fiet dit jaar fiet college en de ambtelijke organisatie opnieuw is gelukt om een goedkeurende accountantsverklaring te verkrijgen ten aanzien van zowel de getrouwheid als de recfitmatigheid. In het hiernavolgende komen de volgende onderwerpen aan bod: 1. Planning jaarrekening 2013 2. Getrouwheid 3. Bergerden 4. Analyse van de financiele positie 5. Woningbouwprogrammering 6. Kwaliteit beheersorganisatie a) Aanbesteding b) Automatisering 7. Aandachtspunten van de raad: a) Sturing op de grondexploitaties b) Sturing decentralisaties c) Beheersing van de bezuinigingen 8. Korte terugblik op de afgelopen jaren 1. Planning jaarrekening Eerder kondigde het college aan dat de Stadsrekening op 19 maart aan de raad zou worden aangeboden, ca. drie weken eerder dan tot nu toe gebruikelijk is. De ambtelijke organisatie heeft daartoe met veel inspanningen het rekenlngproces versneld. De auditcommissie was dan ook verbaasd te moeten constateren dat de rekening uiteindelijk pas op 8 april is aangeboden, zonder dat daarvoor in het raadsvoorstel een verklaring is opgenomen. De auditcommissie heeft vervolgens verzocht om de raad te informeren over de achtergrond van de late aanbieding. In bijgaande brief licht de accountant de reden toe. Vermeld wordt dat onder meer de definitieve afwikkeling van de jaarrekeningen van de belangrijkste verbonden partijen Waalsprong en Waalfront en die van Bergerden langer op zich heeft laten wachten. 2. Getrouwheid In de toelichting op de fouten en onzekerheden die weliswaar binnen de controletolerantie biijven, constateert de accountant dat door het stil liggen van de verkoop van de bedrijfsterreinen Bergerden een risico bestaat dat ligt tussen € 0 en de 9,8 miljoen. Zo wordt ook in diezelfde toelichting een mogelijk nadeel van € 1,9 miljoen verwacht als gevoig van de vertraging van de uitgifte van bedrijventerreinen. De geplande uitgifte voor de komende jaren wordt te optimlstisch genoemd. 3. Bergerden Niet alleen het stil lllggen van de verkoop en daarmee gepaard gaande risico's baart de auditcommissie zorgen. Dat doet ook het toezicht op deze verbonden partij. Onze accountant constateert dat bij de jaarrekening 2013 van Bergerden nog geen controleverklaring beschikbaar was. Hij heeft daarom zelf een oordeel gevormd over de waardering. Dat was ook het geval bij de jaarrekening 2012. Het college meldde de raad toen dat Bergerden onder preventief toezicht van de Provincie was gesteld omdat de begroting van 2013 niet realistisch bleek te zljn. Een andere oorzaak van het preventief toezicht had ook te maken met het gegeven dat tijdens de Gemeente Nijmegen Gemeenteraad van Nijmegen Raadsgriffie Vervolgvel 2 controlewerl<:zaamtieden Iiet bestuur noch de jaarrekening van 2011 had vastgesteld, noch de jaarrekening van 2012 beschikbaar w/as. Ook toen besloot onze accountant in overleg met betrokken gemeenten zelfstandig een geactualiseerde grondexpioitatie 2012 door te rekenen. De vraag blijft of Bergerden voidoende in control is. Wij adviseren de raad het College te verzoeken hier inzicht in te verschaffen. 4. Analyse van de financiele positie Het resultaat van de stadsrekening ( na bestemming) laat een positief saldo zien van ca. € 3 miljoen. In de najaarsnota meldt het college dat op jaarbasis een positief resultaat van € 0,3 miljoen te verwachten is. In de najaarsnota is welisvi^aar een aantal mogelijke voordelen gemeld, waaronder € 1,6 miljoen inzake W W B , echter het late tijdstip waarop de raad wordt geinformeerd en de hoogte van het verschil over het eindresultaat is vanuit het oogpunt van sturing door de raad ongewenst. Dit onderwerp is reeds diverse malen in de auditcommissie besproken. Door de destijds ingevoerde maatregel van maandelijkse afsluitingen moet het mogelijk zijn de raad actueel te Informeren over relevante afwijkingen ten opzichte van de begroting. Opnieuw vraagt de auditcommissie aandacht om de begroting conform uit te voeren en het gedurende het lopende jaar maken van een zo goed mogelijke inschatting van de afwijkingen en de raad daarover tijdig te informeren. De accountant vraagt aandacht voor het solvabiliteitspercentage: met andere woorden is er voidoende eigen vermogen om schulden en leningen terug te betalen. In 2012 was dat percentage 10,3 in 2013 is dat gezakt naar 7,3 %. De gemeente heeft een omvangrijke externe financiering. De accountant constateert dat het College de risico's hiervan bij een stijgende rente onderkent. Het ratio weerstandsvermogen is 0,7; dat betekent dat de aanwezige reserves niet voidoende zijn om de risico's op te vangen wanneer deze zich alien gelijktijdig en nu zouden voordoen. De accountant adviseert om de genomen maatregelen strak te monitoren en ervoor te zorgen dat het ratio weerstandsvermogen conform afspraak 1 wordt. 5. Woningbouwprogrammering De accountant constateert dat het aanbod van woningen nog niet optimaal is afgestemd op de vraag en adviseert dat een nadere overweging van de woningbouwprogrammering noodzakelijk is. In het kader van de risicobeheersing heeft het monitoren en afstemmen van aanbod en specifieke vraag naar woningen een hoge prioriteit. De auditcommissie adviseert de raad het college te verzoeken het woningbouwprogramma te heroverwegen. 6. Bijstandsdebiteuren De accountant schrijft in zijn managementletter van november 2013 dat ondanks de inspanningen van de gemeente de vordering bijstandsdebiteuren tot€ 33 miljoen is opgelopen. In 2009 was dat € 26 miljoen, in 2012 € 32,5 miljoen. Gezien de toename van het risicoprofiel (ca de helft van de openstaande vorderingen betreft fraudevorderingen en de economische situatie) is de verwachting dat deze stijging zich verder door zal zetten. De accountant adviseert het college te analyseren of de oorzaak van de toename van het openstaande saldo gevonden moet worden in het proces van toetsing van aanvraag en toekenning of dat er andere oorzaken zijn, De auditcommissie adviseert de raad het college te verzoeken inzicht te geven in de wijze waarop het nsicoprofiel bijgesteld kan worden. Gemeente Nijmegen Gemeenteraad van Nijmegen Raadsgriffie Vervolgvel 3 7. Kwaliteit beheersorganisatie a) Aanbesteding In de Managementletter interim-controle 2013 van november 2013 meldt de accountant dat door de nieuwe aanbestedingswet de zogenoemde "drempelwaarden" niet geheel overeenkomen met de waarden die in de Gids Proportionalitelt zijn opgenomen. De accountant adviseert een nadere toelichting in de Nijmeegse regels op te nemen. Dat geldt ook voor het vastleggen van de zware motiveringsplicht die door de nieuwe wet wordt vereist. Tenslotte constateert de accountant in het verslag van bevindingen dat er fouten zijn geconstateerd In de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Hoewel dat in de afgelopen jaren wel het geval was, laat het zich nu aanzien dat de procedures rondom de aanbesteding niet geheel op orde zljn. De auditcommissie adviseert de raad het college te verzoeken de raad te informeren over de voorgenomen verbeteringen. b) Automatisering In het verslag van bevindingen wordt gemeld dat de toegangsbeveiliging in de werkprocessen bij belastingen en in sociaal domein onvoldoende is en dat bij belastingen als gevoig van onvoldoende eisen aan het wachtwoord een verhoogd risico bestaat op ongeautoriseerde toegang tot de gegevens. De accountant adviseert om een calamiteitenplan op te stellen en dit plan 1 of 2 x per jaar op zijn werking te laten testen. 8. Aandachtspunten raad a) Beheersing Grondexploitaties De Auditcommissie is verheugd te constateren dat de schattingen binnen de grondexploitaties op een prudente wijze tot stand komen en daarbij voorzichtlge uitgangspunten worden gehanteerd. Dat neemt niet weg, aldus de accountant, dat een aantal exploitaties specifieke risico's heeft. W e noemden eerder Bergerden. De risico's gelden ook voor de verbonden partijen Waalsprong en Waalfront. Het stagneren van de gronduitgifte en verkoop van kavels met name van deze exploitaties leidt direct tot grotere en substantiele verliezen en tekorten en daarmee een groter beroep op de algemene reserve, aldus de accountant. Het risicoprofiel wordt dan ook als "hoog" gewaardeerd. b) Stand van zaken decentralisaties De Auditcommissie is verheugd te constateren dat de interne beheersing en ingerlchte processen rondom de drie decentralisaties goed worden opgepakt en de gemeentelijke organisaties zich daarbij in positieve zin onderscheidt ten opzichte van andere gemeentelijke organisaties. c) Bezuinigingsprogramma De taakstellende bezuinigingen tijdens de afgelopen raadsperiode lopen in 2017 op tot € 76,3 miljoen. Het eerste deel t/m 2013 is feitelijk gerealiseerd. De opgave voor 2014 moet vorm worden gegeven door het nieuwe college/nieuwe gemeenteraad. De afdeling Financien heeft hierin een regiefunctie voor wat betreft de realisatie van de getroffen bezuinlgingsmaatregelen. Gemeente Nijmegen Gemeenteraad van Nijmegen Raadsgrii^ie Vervolgvel 4 9. Algemene terugblik De auditcommissie wil in Iiet kader van de overdraclit van het dossier van de stadsrekening naar de nieuwe commissle/gemeenteraad een aantal algemene opmerkingen meegeven. In de afgelopen vier jaar zijn belangrijke stappen gezet om de organisatie verder in control te brengen. In deze periode is er steeds sprake van goedkeurende verklaringen van de accountant. Vanaf de start van de economische crisis komt risicomanagement steeds hoger op de agenda te staan. Zo is de sturing op de risico's in de grondexpioitatie samen met de gemeenteraad en de commissie Waalsprong inmiddels goed ingebed in de organisatie. De sturing op het weerstandsvermogen is voor de raad Inzichtelijk. Tevreden zijn we over de nieuwe opzet van de Voortgangsrapportage Grote Projecten (VGP), waardoor de raad goed wordt geinformeerd en op de hoogte wordt gehouden van de actuele ontwikkelingen. Wat de kwaliteit van de beheersorganisatie betreft zien we dat deze in zijn algemeenheid verder in control komt. Binnen de verantwoordelijke afdelingen wordt stevig gewerkt aan de verbetering van processen en is er oog voor de risico's. Zo constateert de accountant dat de sturing op de drie decentralisaties goed wordt ingezet, de voorbereiding voor nieuwe taken die op de gemeente afkomen goed wordt opgepakt en het realiseren van de taakstellende bezuinigingen bij de verschillende afdelingen vanuit het concern bewaakt wordt. We maken ook enkele kanttekeningen. Een signaal over de kwaliteit en positie van het bureau Control en Audit waarover de accountant in het verslag over 2013 schrijft is er een van. Opgemerkt wordt dat de onafhankelijke posltionering van het bureau een belangrijkste vereiste is. Dat brengt ons tevens naar de zorg die wij hier willen uitspreken over het ontbreken van de concerncontroller, een onafhankelijke functionaris die verantwoordelijk is voor het proces van planning en control. Wij komen daarop omdat we zien dat weliswaar de beheersing van processen binnen de verantwoordelijke afdelingen goed wordt opgepakt, maar dat de sturing op processen die dwars door de organisatie lopen verminderde aandacht lijkt te krijgen. Voorbeelden daarvan zijn de hier eerder genoemde signalen over automatisering, terugkerende problemen rondom dossiervorming en opmerkingen die de accountant maakt over de aanbesteding Eerder was dit laatste proces goed op orde. Het lijkt erop of de aandacht daarvoor vermindert. Een signaal dat we in dit verband ook melden is de opmerking van de accountant in zijn verslag van bevindingen dat de beheersing van een aantal processen nog In bepaalde mate verbeterd kan worden. Een tweede punt van zorg is de sturing op verbonden partijen, waar met name de relatie tussen de inhoudelijke afdelingen en het concern stevig verankerd moet zijn. Tegen de achtergrond van de verdere reglonalisering en overheveling van taken moeten verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor de raad transparant zijn en moet de informatievoorziening voor de raad stevig worden ingericht. Eerder heeft de raad naar aanleiding van de raadsonderzoeken "Sturen in de mist" van 2008 en "Regie zonder script" in 2009 gepleit voor een stevige regiefunctie binnen het concern. Met het oog op de nieuwe taken en de komende decentralisaties is deze regiefunctie van cruciaal belang. Daar hoort ook een onafhankelijke concerncontroller bij. Wij adviseren de raad het college te verzoeken inzicht te geven In de wijze waarop binnen de concernafdeling de financiele functie ingericht is en op welke wijze de onafhankelijkheid wordt gegarandeerd. Gemeente Nijmegen Gemeenteraad van Nijmegen Raadsgriffie Vervolgvel 5 Samengevat luidt tiet advies om de raad te informeren over de volgende onderwerpen: • inzicht in de sturing en control van Bergerden • de wijze waarop het tijdig informeren van relevante afwijkingen ten opzichte van de begroting wordt ingericht • het strak monitoren van de ontwikkelingen inzake het weerstandsvermogen en de raad tijdig over de afwijkingen te informeren • een heroverweging van het woningbouwprogramma » inzicht te geven in de wijze waarop het risicoprofiel bijstandsdebiteuren in positieve zin bijgesteld kan worden. • de raad te informeren over de voorgenomen verbeteringen bij het proces van aanbesteding • de raad te informeren over de uitvoering van het advies van de accountant om een calamiteitenplan automatisering op te stellen en dit plan 1 of 2 x per jaar op zijn werking te laten testen. • inzicht geven in de wijze waarop binnen de concernafdeling de financiele functie ingericht is en op welke wijze de onafhankelijke functie van een concerncontroller wordt gegarandeerd Tenslotte melden wij u dat wij het college en de rekenkamer een afschrift van het advies hebben H.S. Veldman Voorzitter Auditcommissie Building a better working world Ernst & Young Accountants LLP Meander 861 6825 MH Arnhem Postbus 30116 6803 AC Arnhem Tel: +31 88 407 10 00 Fax: +31 88 407 60 05 ey.com Aan de auditcommissie van de gemeente Nijmegen Postbus 9105 6500 HG NIJMEGEN Arnhem, 9 mei 2014 MLON-9JWJKX/JD/MvL/mb Geachte leden van de auditcommissie, Met deze brief informeren wij u separaat over het jaarrekeningtraject 2013 van de gemeente Nijmegen en belangrijke hierop van invloed zijnde (externe) ontwikkelingen. Deze ontwikkelingen zullen ook de komende jaren een belangrijke rol gaan spelen in het jaarrekeningproces. De planning van de jaarrekening 2013 was ten opzichte van 2012 sterk naar voren gehaald. Zowel door het ambtelijk apparaat als door ons is een forse inspanning geleverd om deze strakke planning te gaan realiseren. Aan de voorkant in het traject zijn zowel door de gemeente Nijmegen als door ons de noodzakelijke acties hiervoor ingezet. Vooraf is ondermeer onderkend dat belangrijke risico’s zich voordoen bij de verbonden partijen. De oorspronkelijke bestuurlijke planning is uiteindelijk niet gerealiseerd. Onze controlewerkzaamheden hadden een langere doorlooptijd dan vooraf ingeschat. Dit heeft naar onze mening een aantal redenen waaronder: De definitieve afwikkeling van de jaarrekeningen van de belangrijkste verbonden partijen (waalsprong en waalfront) heeft langer op zich laten wachten. Na de afronding van de jaarrekening door de desbetreffende accountants hebben wij conform onze vaktechnische voorschriften nog een review moeten uitvoeren. Daarnaast heeft de controle van de verbonden partijen meer tijd gevraagd door diverse overleggen en besprekingen met de desbetreffende accountants en de verwerking daarvan in de gemeenterekening. Een belangrijk bespreekpunt betrof de prognose van toekomstige nog te ontvangen subsidies, de verantwoording van een negatief eigen vermogen en de omvang van de benodigde voorziening voor toekomstig verwachte verliezen. De situatie rondom Bergerden en het nieuwe perspectief heeft meer tijd gevraagd dan vooraf was ingepland. De maatschappelijke discussie omtrent de grondexploitatie en de exposure van Nijmegen in de pers vragen om een meer diepgaande controle op de grondposities, doordat de risico’s toenemen. De interne en externe kwaliteitsprocedures worden steeds strakker aangetrokken, waarbij na onze controle een interne kwaliteitscontrole wordt uitgevoerd door een onafhankelijk team (los van controleteam). Dit doen wij voor alle gemeenten met een grondexploitatie van een bepaalde omvang. Voor de gemeente Nijmegen is dit van toepassing. Na akkoord van het interne kwaliteitsteam kunnen wij pas onze controleverklaring afgeven. Ook externe toezichthouders beoordelen het kwaliteitssysteem van de accountantskantoren. Landelijk komt daar een beeld uit dat wij meer moeten vastleggen en documenteren omtrent het interne beheersysteem van gemeenten. E~ Q~~9 ~..u a ners in po ,,~, 1 Ernst & Young Accountants LLP is een limited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies 1 House van een) onder vennoot registratienummer van Ernst S Young 0C335594. Accountants In relatie LLP. lot Ernst Ernst S Young S Voung Accountants Accountants LLPLLP5 Statutair wordt de gevestigd term partner te Lambeth gebruikt Palace voor een Road (vertegenwoordiger 1. London 5E1 Koophandel Rotterdam onder nummer 24432944. Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen. yr Pagina 2 Building a better working world De uitkomsten van deze externe beoordeling en de interne reviews hebben aangetoond dat de jaarrekening een getrouw en rechtmatig beeld geeft en dat wij en de gemeente Nijmegen de controle werkzaamheden goed hebben uitgevoerd. Deze kwaliteitseisen en procedures zullen ook in de komende jaren van toepassing zijn. Dit betekent dat ook voor de planning van de controle van de jaarrekening voor het komende jaar hier rekening mee moet worden gehouden. Met het ambtelijk management hebben wij afgesproken op korte termijn het jaarrekeningproces 2013 te evalueren en de (externe) ontwikkelingen te bespreken. Deze evaluatie wordt als input gebruikt voor het komende jaarrekeningproces 2014. Graag lichten wij, indien gewenst, deze brief nader toe. Hoogachtend Ernst & Y Accountants drs. J.M.,~rRA / P
© Copyright 2024 ExpyDoc
