ZITTING VAN DE PREZONERAAD VAN 28 mei 2014 Aanwezig: Ann Coopman, Voorzitter Patrick Hoste, Koen Loete, Filip Gijssels, Marleen Van Den Bussche, Johan Cornelis, Franki Van De Moere, Tony Vermeire, Erné De Blaere, Leden Hillert Bingé, Zonecoördinator Thaïs De Vuyst, Secretaris openbare zitting 1 Goedkeuren verslag van 30 april 2014 Gelet op het verslag van de prezoneraad in zitting op 30 april 2014 zoals opgemaakt door de secretaris in toepassing van artikel 17, 5° van het huishoudelijk reglement van de prezoneraad; BESLUIT EENPARIG: Het verslag van de prezoneraad in zitting op 30 april 2014 zoals opgemaakt door de secretaris in toepassing van artikel 17, 5° van het huishoudelijk reglement van de prezoneraad wordt goedgekeurd. 2 Oprichten van de hulpverleningszone Meetjesland - goedkeuring De prezoneraad beslist om dit agendapunt te verdagen naar de volgende zitting van de prezoneraad en eerst de gevolgen te onderzoeken indien de oprichting van de hulpverleningszone wordt uitgesteld. De werkgroep personeel zal deze vraag verder onderzoeken en toelichten op een volgende zitting. De technische commissie adviseert om de oprichting niet uit te stellen en wil graag vooruit met de voorbereidingen voor de oprichting van de hulpverleningszone. 3 Oprichten en samenstellen van het zonecollege Gelet op de wet van 15 mei 2007 betreffende de Civiele bescherming, artikelen 55 tot 63; Overwegende dat de raad uit de raadsleden de leden van het zonecollege kiest; Overwegende dat er geen beperking is in aantal leden van het zonecollege; Overwegende dat het zonecollege proportioneel dient samengesteld te worden; Overwegende dat de voorzitter van de raad dezelfde is als de voorzitter van het zonecollege; Overwegende dat de secretaris van de raad dezelfde is als de secretaris van het zonecollege; Overwegende dat de zonecoördinator lid met raadgevende stem is van het zonecollege; BESLUIT EENPARIG: Art.1 - Het zonecollege wordt opgericht tijdens de eerste zitting van de zoneraad van de HVZ Meetjesland en zal als volgt samengesteld zijn: - Mevrouw Ann Coopman, voorzitter - leden: burgemeesters van de gemeenten: - Patrick Hoste, Aalter - Koen Loete, Eeklo - Filip Gijssels, Kaprijke, - Erné De Blaere, Knesselare - Marleen Van Den Bussche, Maldegem - Johan Cornelis, Nevele - Franki Van De Moere, Sint-Laureins - Tony Vermeire, Zomergem - De zonecommandant (lid met raadgevende stem) - De secretaris Art.2 - Afschrift van dit besluit zal ter kennisgeving aan de FOD Binnenlandse Zaken toegezonden worden. Zitting van 28 mei 2014 1 van 6 4 Openstellen van vacature voor zonecommandant van de Hulpverleningszone Meetjesland Gelet op de wet van 15 mei 2007 betreffende de Civiele bescherming; Gelet op de wet van 3 augustus 2012 die aan de prezones rechtspositie toekent; Gelet op het Koninklijk Besluit van 26 maart 2014 tot vaststelling van het functieprofiel van de commandant van een hulpverleningszone en van de nadere bepalingen voor zijn selectie en evaluatie; Overwegende dat de zonecommandant pas in dienst kan komen als de zone rechtspersoonlijkheid heeft verkregen (art.7: eedaflegging treedt pas in werking overeenkomstig art.18, wanneer de voorwaarden van art.220 Wet Civiele Veiligheid zijn vervuld); Overwegende dat voor het goed functioneren van de hulpverleningszone een zonecommandant moet worden aangesteld; Overwegende dat de aanwervingsprocedure enkele maanden in beslag neemt en de zone op 1 januari 2015 over een zonecommandant wenst te beschikken; Overwegend dat het zonecollege instaat voor de publicatie van de vacature van de functie op de website van VDAB, FOREM, ACTIRIS en de publicatie in het Belgisch Staatsblad; Overwegende dat de zonecommandant, onder het gezag van het zonecollege, verantwoordelijk is voor de leiding, de organisatie, het beheer en de taakverdeling binnen de zone; dat hij het organogram moet opmaken, alsook het meerjarenbeleidsplan en het operationeel organisatieschema; Overwegende dat de mandaattoelage zal bepaald worden door de hogere overheid en dat de zone zich hierbij aansluit; BESLUIT EENPARIG: Art.1 - De zoneraad verklaart de vacature voor zonecommandant open. Art.2 - De zoneraad machtigt de voorzitter om het nodige te doen. Art.3 - Afschrift van dit besluit zal ter kennisgeving aan FOD Binnenlandse Zaken toegezonden worden. 5 Vaststellen van de samenstelling van de selectiecommissie voor de vacature van zonecommandant Gelet op het ontwerp van Koninklijk Besluit van 26 maart 2014 tot vaststelling van het functieprofiel van de commandant van een hulpverleningszone; Gelet op het ontwerp van Koninklijk Besluit van 19 april 2014 tot bepaling van het administratief statuut van het operationeel personeel van de hulpverleningszone; Gelet op het ontwerp van Koninklijk Besluit van 19 april 2014 houdende de bezoldigingsregeling van het operationeel personeel van de hulpverleningszone; Overwegende dat de openverklaring bij wijze van aanwerving gebeurt onder het mandaatstelsel van één voltijds zonecommandant voor 6 jaar met mogelijkheid tot verlenging; Overwegende dat de betrekking van zonecommandant vacant is; Overwegende dat er een selectie moet plaatsvinden en er een selectiecommissie moet samengesteld worden om de kandidaten te beoordelen; Overwegende dat de commissie voor minstens de helft uit leden bestaat, extern aan de hulpverleningszone; BESLUIT EENPARIG: Art.1 - De selectiecommissie voor de betrekking van zonecommandant in de hulpverleningszone Meetjesland bestaat uit de volgende 7 leden: De voorzitter van de prezoneraad (eveneens voorzitter van de commissie); Deskundige inzake human resources of management; Een zonecommandant; De provinciegouverneur van Oost-Vlaanderen of zijn afgevaardigde; De directeur van de Algemene Directie Civiele Veiligheid of arrondissementscommissaris; 2 burgemeester aangeduid door de zoneraad; Een vertegenwoordiger van de FOD Binnenlandse Zaken. Art.2 - De prezoneraad gelast de voorzitter om het nodige in deze te doen. Zitting van 28 mei 2014 2 van 6 6 Goedkeuren van facturen Gelet op het koninklijk besluit van 2 augustus 1990 houdende de invoering van de Nieuwe Gemeentelijke Boekhouding; Gelet op het besluit van de prezoneraad van 27 december 2012 houdende het vaststellen van de aankoopprocedure, het volgen van de boekhoudregels volgens BBC en de VISUM-verplichting; Gelet op het besluit van de prezoneraad van 27 december 2012 houdende het vaststellen van de machtiging van de voorzitter tot aankopen kleiner dan of gelijk aan 2.500 € exclusief BTW; Gelet op het besluit van de prezoneraad van 27 december 2012 houdende het ter kennis geven van de aankopen kleiner dan of gelijk aan 2.500 € exclusief BTW; Gelet op het besluit van de prezoneraad van 27 december 2012 dat aankopen hoger dan 2.500 € exclusief BTW ter goedkeuring worden gegeven op de eerstvolgende prezoneraad; Overwegende dat de uitgaven van de prezoneraad vastgelegd worden volgens de lijst der facturen van boekjaar 2014 documentnummer 2014/9 voor een totaal bedrag van 2.715,97 euro; Overwegende dat de uitgaven van de prezoneraad vastgelegd worden volgens de lijst der facturen van boekjaar 2014 documentnummer 2014/10 voor een totaal bedrag van 15.654,58 euro; BESLUIT EENPARIG: Artikel 1 - kennis te nemen van de vastleggingen van de uitgaven van de prezoneraad volgens de lijst der facturen van boekjaar 2014 documentnummer 2014/9 voor een totaal bedrag van 2.715,97 euro zoals in bijlage bijgevoegd. Art.2 - goedkeuring te geven aan de vastleggingen van de uitgaven van de prezoneraad volgens de lijst der facturen van boekjaar 2014 documentnummer 2014/10 voor een totaal bedrag van 15.656,58 euro zoals in bijlage bijgevoegd. Art.3 - Afschrift van dit besluit over te maken aan de financieel beheerder van de prezone Meetjesland. 7 Afsluiten van een interim contract voor de vergoeding van de bijzonder rekenplichtige - kennisgeving gunning Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 26, § 1, 1° a (limiet van 85.000,00 euro excl. btw niet overschreden); Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 105; Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 5, § 4; Overwegende dat in het kader van de opdracht “Interim overeenkomst” een bijzonder bestek met nr. HVZ Meetjesland/2014-02 werd opgesteld; Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 31.695 euro excl. btw of 38.351 euro incl. 21% btw; Gelet op het éénparig besluit van de prezoneraad van 30 april 2014 betreffende de goedkeuring van de lastvoorwaarden, de raming en de gunningswijze van deze opdracht, met name de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, en waarbij tevens beslist werd om volgende firma’s uit te nodigen om deel te nemen: - Accent Select Services, Molenstraat 2 te 9900 Eeklo - Adecco, Stationstraat 17 te 9900 Eeklo - Randstad, Marktstraat 33 te 9990 Maldegem - Tempo-Team, Stationsstraat 91 te 9880 Aalter Overwegende dat de offertes het bestuur ten laatste op 16 mei 2014 voor 17.00 uur dienden te bereiken; Overwegende dat de verbintenistermijn van 90 kalenderdagen eindigt op 25 augustus 2014; Overwegende dat 2 offertes werden ontvangen: Randstad Belgium, Buro & Design Center bus 71 - Heizel Esplanade te 1020 Brussel Adecco Personnel Services, Noordkustlaan 16B te 1702 Groot-Bijgaarden Overwegende het overzicht (coëfficiënt en bijkomende kosten): Zitting van 28 mei 2014 3 van 6 Functie Niveau A1 Toegepaste Toegepaste coëfficiënt coëfficiënt Randstad Totaal Adecco Totaal € 35,36 € 40,56 Bruto geïndexeerd uurloon € 20,80 (excl. haardgeld of standplaatsvergoeding met een minimum van 20u/week) 1,70 1,95 21% 21% excl. btw Bijkomende kosten Maaltijdcheques 1,69 1,69 Ecocheques 1,69 1,69 Feestdagen 1,70 Nettovoordelen/terugbetaalde kosten vb. haardgeld of standplaatsvergoeding 1,10 Woonwerkvergoeding 1,10 Brutopremie 1,70 Transport 1,00 Kosten eigen aan de werkvloer 1,00 Overwegende dat wordt voorgesteld om, rekening houdende met het voorgaande, deze opdracht te gunnen aan de meest voordelige regelmatige bieder, zijnde Randstad Belgium, Buro & Design Center bus 71 - Heizel Esplanade te 1020 Brussel, tegen het coëfficiënt van 1,70 en andere kosten; BESLUIT EENPARIG: Artikel 1 - De opdracht “Interim overeenkomst” te gunnen aan de meest voordelige regelmatige bieder, zijnde Randstad Belgium, Buro & Design Center bus 71 - Heizel Esplanade te 1020 Brussel, tegen het coëfficiënt van 1,70 en andere kosten: Maaltijdcheques 1,69 Ecocheques 1,69 Feestdagen 1,70 Nettovoordelen/terugbetaalde kosten vb. haardgeld of standplaatsvergoeding 1,10 Woonwerkvergoeding 1,10 Brutopremie 1,70 Art.2 - Dat de uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bijzonder bestek met nr. HVZ Meetjesland/2014-02. 8 Aanstellen van een schatter bebouwde eigendommen - kennisgeving gunning Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 26, § 1, 1° a (limiet van 85.000,00 euro excl. btw niet overschreden); Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 105; Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 5, § 4; Overwegende dat in het kader van de opdracht “Aanstellen schatter bebouwde eigendommen” een bijzonder bestek met nr. HVZ Meetjesland/2014-01 werd opgesteld; Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 6.250,00 euro excl. btw of 7.562,50 euro incl. 21% btw; Gelet op het éénparig besluit van de prezoneraad van 30 april 2014 betreffende de goedkeuring van de lastvoorwaarden, de raming en de gunningswijze van deze opdracht, met name de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, en waarbij tevens beslist werd om volgende firma’s uit te nodigen om deel te nemen: Zitting van 28 mei 2014 4 van 6 - Studiebureel Goegebeur - Van Den Bulcke, Herbakkersplein 5 te 9900 Eeklo - Studiebureau De Pauw, Engelendale 19 te 9900 Eeklo - Kantoor Assuplan, Dorp 17 te 9991 Adegem - Siska Vandecasteele, Oude Burkelslag 7A te 9990 Maldegem - Eric Martens, Kleitestraat 6 te 9880 Aalter - Plan², Peerdsbossstraat 31 te 2200 Herentals; Overwegende dat de offertes het bestuur ten laatste op 16 mei 2014 om 17.00 uur dienden te bereiken; Overwegende dat de verbintenistermijn van 90 kalenderdagen eindigt op 25 augustus 2014; Overwegende dat 2 offertes werden ontvangen: Studiebureau De Pauw, Engelendale 19 te 9900 Eeklo 13.310,00 euro incl. 21% btw Plan², Peerdsbossstraat 31 te 2200 Herentals 4.840,00 euro incl. 21% btw; Overwegende dat de firma Studiebureel Goegebeur - Van Den Bulcke, Herbakkersplein 5 te 9900 Eeklo meldt dat zij momenteel geen gunstige prijsofferte kunnen opmaken; Overwegende de scores rekening houdende met de vooropgestelde gunningscriteria: Firma Score Gewicht Motivering Studiebureau De Pauw (4.840,00 euro / 13.310,00 euro) * 50 = Prijs 18,18 50,00 18,18 Uitvoeringstermijn 19,17 25,00 30 werkdagen: 25 x (23/30) = 19,17 Plan van aanpak 25,00 25,00 Geen opmerkingen Totaal 62,35 100,00 Firma Score Gewicht Motivering Plan² (4.840,00 euro / 4.840,00 euro) * 50 = Prijs 50,00 50,00 50,00 Uitvoeringstermijn 25,00 25,00 23 werkdagen: 25 x (23/23) = 25,00 Plan van aanpak 25,00 25,00 Geen opmerkingen Totaal 100,00 100,00 Overwegende dat wordt voorgesteld om, rekening houdende met het voorgaande, deze opdracht te gunnen aan de meest voordelige regelmatige bieder, zijnde Plan², Peerdsbossstraat 31 te 2200 Herentals, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van 4.000,00 euro excl. btw of 4.840,00 euro incl. 21% btw; BESLUIT EENPARIG: Artikel 1 - De opdracht “Aanstellen schatter bebouwde eigendommen” te gunnen aan de meest voordelige regelmatige bieder, zijnde Plan², Peerdsbossstraat 31 te 2200 Herentals, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van 4.000,00 euro excl. btw of 4.840,00 euro incl. 21% btw. De looptijd wordt vastgesteld op 23 werkdagen. Art.2 - Dat de uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bijzonder bestek met nr. HVZ Meetjesland/2014-01. 9 Organogram van de hulpverleningszone Meetjesland - tweede bespreking Piet De Meester brengt omstandig verslag uit van de werkgroep Personeel. Daarbij wordt het voorstel van organogram met bijhorende raming “Calog personeel” besproken. De PZR stelt bijkomend dat de aanwervingen van operationeel personeel binnen de huidige korpsen nog ingevuld mogen worden, voor zover voorzien in het kader en mits advies door de prezoneraad. Kaderwijzigingen worden niet meer doorgevoerd. De opmerkingen uit de PZR worden meegenomen naar de werkgroep Personeel om tegen de volgende PZR met een finaal voorstel + bijhorend financieel plaatje ter goedkeuring voor te leggen. Zitting van 28 mei 2014 5 van 6 10 Gebruik van de federale opdrachtencentrale (https://forcms2.p-o.be) Gelet op de bepalingen van de wet van 31 december 1963; Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen; Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen; Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen; Overwegende dat de hulpverleningszones kunnen bestellen op de FOR-contracten voor wat de aankopen inzake civiele veilighied betreft; Overwegende de rubriekenlijst: Dranken en snacks Hygiëne en onderhoud ICT: kopieerders (mfp) en printers (aankoop/huur) ICT: PC, schermen, toebehoren en Microsoft licenties Lichte bestelwagens Meubilair Motorbrandstoffen & gasolie voor verwarming Papier, bureaubenodigdheden en informaticaverbruiksartikelen Personenvoertuigen Telecommunicatie Verzekeringen BESLUIT EENPARIG: Artikel 1 - Goedkeuring te verlenen om aankopen te realiseren via de FOR-contracten. Art.2 - De uitgaven worden voorzien in het budget. 11 Leveren van brandstof via magnetische kaarten. Goedkeuring lastvoorwaarden, raming en gunningswijze Dit agendapunt wordt verdaagd naar de volgende zitting van de prezoneraad van 25 juni 2014. 12 Varia 1. Locatie maatschappelijke zetel: De burgemeesters denken na over mogelijke plaatsen van de maatschappelijke zetel van de hulpverleningszone Meetjesland. (Mogelijkheden: Gerolflaan 10a Aalter, appartementen boven kazerne Maldegem, …). Wordt op de volgende PZR geagendeerd. 2. Aanwerving 1 beroepskorporaal Maldegem: De PZR gaat akkoord met de verderzetting van de lopende procedure van één beroepskorporaal in de post Maldegem conform het bestaande organiek reglement. 3. Burgemeester Koen Loete merkt op dat ondanks de bevestiging van de voorzitter Waarschoot nog niet is toegetreden tot de wachtkamer. De voorzitter zal dit in orde brengen en de factuur (sinds februari 2014) mag reeds opgestuurd worden. Niets meer te behandelen wordt de zitting geheven om 16.40 uur. Namens de Prezoneraad: Secretaris, Thaïs De Vuyst Zitting van 28 mei 2014 Voorzitter, Ann Coopman 6 van 6
© Copyright 2024 ExpyDoc
